De duurzame organisatie 1
De Duurzame Organisatie voor een langdurige waardecreatie Duurzaamheid is een begrip dat te pas en te onpas wordt gebruikt en we realiseren ons dat dit begrip devalueert. De combinatie duurzaamheid en organisatie heeft naar ons idee slechts beperkte aandacht. In de visie van Synprofect is het belangrijk dat duurzaamheid in de breedte van de organisatie is ingebed. Hierdoor ontstaat daadwerkelijk een duurzame organisatie, gericht op langdurige waardecreatie voor stakeholders en die als het ware in staat is haar duizendjarig bestaan te vieren. Om daar dieper op in te gaan zullen we eerst enkele modellen en theorieën bespreken om vervolgens het begrip duurzaamheid te definiëren. Tenslotte komen we tot de kenmerken van een duurzame organisatie zoals die er volgens ons uit zien. Organiseren van een lang bestaan Als de duurzame organisatie gericht is op continuïteit en langdurig bestaan, is het interessant om te weten, wat organisaties in staat stelt te overleven. In het boek The living company onderzoekt Arie de Geus wat de kenmerken zijn van organisaties die langer dan honderd jaar bestaan. De onderstaande vier vallen daarbij op: 1. Deze organisaties zijn conservatief met risico s en geld, dat wil zeggen, ze kennen het belang van liquide middelen en zijn voorzichtig met zogenaamde slimme financieringen die gebruikmaken van geld van anderen. 2. Ze staan midden in de wereld en zijn daarom gevoelig voor omgevingsveranderingen. Een eigenschap als gevoeligheid voor de omgeving is een bedrijfsculturele karakteristiek, waarvan men zondermeer mag aannemen, dat ze gunstig zal werken op het leervermogen van de organisatie. Een dergelijke organisatie zal meer waarnemen en eerder zien wat er in zijn wereld gebeurt. Leren begint met waarnemen. 3. In een aantal van deze oude firma s vond De Geus een verrassend hoge geëngageerdheid en interesse in het menselijke element van de zaak. Dit leidt tot een sterk gevoel van saamhorigheid en identiteit. 4. De vierde eigenschap, die de Shell researchers meenden te zien, heeft mogelijkerwijs een nog sterkere invloed op de verhoging van de leercapaciteit. Het Shell-team schreef in zijn rapport dat deze succesvolle firma s sterk gedecentraliseerd zijn met hoge gedelegeerde bevoegdheden. Meer in het bijzonder: ze laten gecentraliseerde controle niet in de weg staan van nieuwe mogelijkheden tot zaken doen. Samengevat betekent dit: bedrijven die gedurende een lange periode overleven in een turbulente omgeving zijn financieel conservatief, bezitten het vermogen zich aan te passen aan de veranderingen in de omgeving en verkrijgen daarmee een hoog leervermogen, hebben personeel dat zich identificeert met het bedrijf en hebben tolerante leiders die open staan voor de wereld waarin de organisatie zich beweegt. 2
VERANTWOORD HANDELEN VERANKERD BIJ STAKEHOLDERS VERDIENMODEL Duurzaam handelen Naast een langdurig bestaan, betekent duurzaamheid ook het positieve effect dat de organisatie heeft op de natuurlijke omgeving, ofwel de V van Verantwoord Handelen uit het 4V-model dat verderop in dit artikel wordt beschreven. Dit aspect staat onder andere aan de basis van de Cradle-to-Cradle principes. De impact van organisaties op de omgeving dient netto positief te zijn en bij te dragen aan een schonere bodem, water en lucht. Indirect betekent dit dat organisaties zich zouden moeten richten op een circulaire economie waarin effectief gebruik wordt gemaakt van grondstoffen in technische of biologische kringlopen, zonder de aarde uit te hollen. Impact gaat over de totale levenscyclus van het product dat wordt voortgebracht (grondstof-producentleverancier-gebruiker/klant-einde product). Handelen vanuit deze visie betekent dat er continu moet worden gezocht naar innovatieve oplossingen en het vernieuwen van producten en diensten. Maatschappelijk verantwoord ondernemen Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) is in veel organisaties een actueel thema. MVO benadert de organisatie vooral in relatie tot de maatschappelijke omgeving. Daarbij maakt ze gebruik van de drie bekende dimensies People, Planet en Profit om daar de juiste balans in te vinden. Drie niveaus bij het zoeken naar deze balans zijn: 1. Normen en waarden van de onderneming. 2. Maatschappelijke verantwoordelijkheid. 3. Maatschappelijke betrokkenheid. Maatschappelijk verantwoord ondernemen leidt tot toegevoegde waarde van de organisatie voor haar omgeving en is daarmee dus vooral gericht op de V van Verankerd zijn bij stakeholders in het 4V-model dat hierna wordt besproken. Zonder verantwoord handelen is deze verankering uiteraard niet mogelijk. De visie van Synprofect op duurzaamheid Duurzaamheid zien wij als een ketting van vier V s, waarbij de zwakste VANZELFSPREKEND GEORGANISEERD schakel bepaalt in welke mate de activiteiten van de organisatie duurzaam zijn of niet. Wij hanteren daarbij het Duurzaamheidsmodel dat hierboven is afgebeeld. Verantwoord handelen gaat over milieu, grondstoffen, energie, gezonde leefomgeving en gezonde invloed van ieders activiteiten. De rekening van de schade aan onze leefomgeving wordt niet doorgeschoven naar toekomstige generaties, het streven is dat de activiteiten bijdragen aan een betere en schonere lucht, water en bodem. Verankerd bij stakeholders gaat om rechtvaardigheid naar de stakeholders in de omgeving zoals klanten, leveranciers en buren. Alleen met draagvlak uit de omgeving is er op lange termijn perspectief voor de organisatie en haar activiteiten. De organisatie moet zich shareholder en noaber voelen. Anders gezegd: zowel de stakeholders als de organisatie zijn trots op elkaar 3
Verdienmodel gaat over rendement en waardecreatie. Zonder verdienmodel is er geen sprake van een duurzame business case. Een exorbitante business case - positief of negatief - biedt geen continuïteit. Vanzelfsprekend georganiseerd zijn betekent dat duurzaamheid en de juiste normen en waarden verankerd zijn in het DNA van de organisatie. Dit betekent professioneel organiseren en duurzaam ontwikkelen van de samenwerkingsketens, de organisatie zelf en haar medewerkers. Otto Scharmer benoemt in zijn boek leading from the emerging future, organisatie 4.0, een co-creatie ecosysteem. Een collectief gecoördineerde organisatie waar ondernemerschap, creativiteit en (eco)systeemdenken de basis vormen van co-creatie, samen met klanten en leveranciers. De vanzelfsprekendheid is het DNA van de hele keten in organisatie 4.0. Vanuit dit duurzaamheidmodel ontstaat een organisatie-ecologie waaraan andere partijen in de omgeving en de context van de organisatie kunnen aanhaken. Ketens worden netwerken van echte samenwerking waarbij de lineaire economie stap voor stap wordt omgebogen in een circulaire economie die waarde toevoegt, zonder anderen waarde te ontnemen. Organisaties zullen hierbij moeten samenwerken en daarbij zijn ze soms klant, soms ook leverancier of zelfs concullega. Met een gezonde set van waarden en normen en respect, heeft een organisatie die zich hierin onderscheidt en haar identiteit krachtig neerzet, bestaansrecht om bij te dragen aan een duurzame toekomst. De visie van Synprofect op organisatie Een organisatie is een doelgerichte samenwerking tussen verscheidene personen of organisaties die verbonden zijn op basis van het gezamenlijke doel. De organisatie is gericht op het toevoegen van waarde aan klanten met hun producten en diensten, aan de mensen, aan de organisatie, aan haar keten en aan haar omgeving. De wil en het vermogen om samen te werken hangt af van de verbondenheid op het gebied van waarden en normen en de wederzijdse afhankelijkheid met betrekking tot het behalen van het doel. Een organisatie heeft een bepaald bestaansrecht en is meestal rondom een merk georganiseerd. Ze kan een lange termijn karakter hebben met als doel te blijven bestaan, maar het kan ook zijn dat de organisatie een tijdelijk karakter heeft, bijvoorbeeld in het geval van een projectorganisatie. Dit karakter wordt ingegeven door de doelstelling van de organisatie. De duurzame organisatie volgens Synprofect Een duurzame organisatie is een organisatie die vanuit de bovenstaande elementen gericht is op de creatie van positieve waarde voor de betrokken mensen, de organisatie(s), de keten met klanten, leveranciers en de omgeving met haar stakeholders. De volgende drie kenmerken omschrijven de duurzame organisatie. Verderop in dit themabulletin worden ze uitgewerkt in een model. Een duurzame organisatie is: 1. Een organisatie die gericht is op een langdurige waardecreatie voor al haar stakeholders, waardoor de organisatie bestaansrecht geniet in haar omgeving. Het gaat daarbij om rendement, om de lange termijn, om ontwikkeling van mensen en de organisatie, om werkgelegenheid en arbeid, die allemaal kwaliteit en waarde toevoegen aan alle stakeholders. 4
2. Een organisatie die gericht is op een langdurig voortbestaan, vanuit het principe dat een organisatie, samen met de mensen in de organisatie, als het ware een levend organisme vormt dat op natuurlijke manier wil en kan overleven. Ze is in staat haar tijd te verstaan en zich daarop aan te passen door te verbeteren, te vernieuwen en te innoveren vanuit een duidelijke visie. Het gaat daarbij om autonomie, kostenbewustzijn en economie, ondernemerschap, innovatie, leiderschap, ketenorganisatie en samenwerking, lerend vermogen, omgevingsbewustzijn en het vermarkten van de organisatie met haar producten en of diensten. 3. Een organisatie die zich bewust is van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid, omdat alleen in deze context de juiste afweging kan plaatsvinden met betrekking tot belangrijke besluiten in de organisatie en de impact op haar omgeving. Het gaat daarbij om de (gezonde) effecten op bodem, water en lucht, het milieu, de natuur, invloed op de openbare ruimte, beschikbaarheid van grondstoffen, op de maatschappelijke verhoudingen en op de arbeidsmarkt. 10. afval is voedsel 9. gezonde impact 11. energie 8. omgeving 7. economie Het bovenstaande is de basis van het Synprofect duurzaamheidsprofiel, dat we hieronder verder uitwerken. Het profiel wordt gemaakt op basis van een duurzaamheidsscan die meet wat uw ambitie is op elf verschillende dimensies - en waar u nu staat om in uw organisatie te komen van ambitie naar actie. Synprofect Duurzaamheidsprofiel Synprofect heeft het begrip duurzaam uiteengerafeld in elf dimensies in een organisatie context. Duurzaamheid gaat over visie en strategie, leiderschap, HRM, samenwerken, gezonde impact van een organisatie, C2C, energie, economie, de omgeving, de organisatie zelf en het vermarkten van de organisatie. Duurzaamheid 1. missie/visie 5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 2. leiderschap 6. marketing huidig beeld gewenst beeld 3. samenwerken 4. hrm 5. organisatie betekent het hebben van een visie, deze kunnen vertalen naar de harde en zachte kanten van de organisatie, zodat zij in staat is continu en toekomstgericht te innoveren om haar bestaansrecht zeker te stellen. Deze visie op duurzaamheid bepaalt in welke mate de organisatie in staat is om voor de toekomstige generaties de juiste keuzes te maken. Dat zou de gewenste natuur van de organisatie zijn. Met behulp van een uitgewerkt duurzaamheidsprofiel kunt u zien waar uw organisatie op dit moment staat ten aanzien van de onderwerpen, die belangrijk zijn in een organisatie die op een duurzame basis wil handelen. Het duurzaamheidsprofiel geeft ook een goede indicatie welke onderwerpen verder kunnen worden ontwikkeld. 5
Duurzaamheid is niets bijzonders, uw organisatie is dat wel. De elf aspecten van het duurzaamheidsprofiel Om te zorgen dat we allemaal vanuit eenzelfde beeld spreken over de onderwerpen, geven we u onderstaand onze definities mee van de specifieke dimensies. 1. Missie/Visie De missie geeft aan wat je wel en niet doet: Waar staat de organisatie voor? In de visie geeft het management de focus van de organisatie aan: Waar gaat de organisatie voor? missie/visie een rol spelen: Kernwaarden benoemd Stakeholders, doelgroepen Behoeften waarop de organisatie zich richt Productportfolio/activiteiten Is de missie onderscheidend? Is de missie bekend/ gecommuniceerd? Focus van het management 2. Leiderschap Leidinggeven aan de organisatie, vanuit een persoonlijke betrokkenheid bij de visie van de organisatie op duurzaamheid en in staat zijn om dit samen met de medewerkers vorm te geven. leiderschap een rol spelen: Ondernemerschap Visie realiseren Transitie management Leiderschapsstijl Ambitie Betrokkenheid Verbinden/motiveren Besluitvorming 3. Samenwerken Samenwerken biedt gezamenlijk voordeel vanuit ambitie, belangen en relatie op basis van gelijkwaardigheid, vertrouwen en gedeelde waarden en normen. samenwerken een rol spelen: Gedeelde normen/waarden Vertrouwen Gelijkwaardigheid/relatie Belangen Efficiëntie Intern en extern/keten Ambitie Geschiktheid/acceptatie Organisatie/proces/uitvoering 4. Human Resource Management Human Resource Management is gericht op de afstemming tussen mens en organisatie op basis van wederzijdse -verantwoordelijkheid, -respect en -waarde toevoeging, teneinde continuïteit te borgen. Human Resource Management een rol spelen: In-/door- en uitstroom Werving en selectie Beloning Motivatie/welzijn medewerker Competenties, vaardigheden, attitude Dynamiek (strategisch/operationeel) Diversiteit Kwaliteit van de arbeid Opleiding/ontwikkeling 5. Organisatie Het ontwerpen, inrichten, meten en (bij)sturen van bedrijfsprocessen gericht op continuïteit van de organisatie waarin duurzaamheid als vanzelfsprekend is verankerd (proces van continu verbeteren en het verminderen van verspilling). 6
organisatie een rol spelen: Processen/management Functies/procedures Prestatie-indicatoren Ontwikkeling Beleid Middelen 6. Marketing Marketing gaat over de manier waarop u uw doelgroepen benadert en bewerkt om te komen tot verkoop van uw producten/diensten. Centraal hierbij staat de klantwaarde die u toevoegt en de positie die u inneemt ten opzichte van uw concurrenten op de markt. U wilt hierbij onderscheidend zijn door een juiste invulling van de marketing mix. Duurzaamheid heeft hierin een duidelijke plaats. marketing een rol spelen: Corporate communication identiteit/imago en reputatie Communicatie en promotie (interactie met klant) Klantwaarde toevoegen Duurzaam onderscheidend vermogen - USP s Personeel en link met HRM Strategy clock - positie op de markt t.o.v. concurrenten Core benefit voor de klant, producten en diensten (portfolio) Cost for the customer, verkoopprijs (verdienmodellen) Convenience en plaats (distributiekanalen en logistiek) 7. Economie Economie gaat enerzijds over financial accounting: de informatievoorziening en verantwoording van het functioneren van de organisatie aan de externe stakeholders - en anderzijds over management accounting: de interne sturing op kengetallen. Hiermee heeft men input om te komen tot een juiste besluitvorming ten aanzien van investeringen naar de toekomst toe en de uiteindelijke bekostiging hiervan. economie een rol spelen: Financial accounting: externe verslaglegging Compliance, voldoen aan de wetgeving Informatieverschaffing aan stakeholders Verantwoording afleggen Economische situatie in de omgeving: conjunctuur Liquiditeit, solvabiliteit en rentabiliteit (cashflow Management accounting Interne sturing op KPO s en KPI s Kosten (kostprijs) en baten (verdienmodellen): winst (waarde) Planning en control/ begroting(cyclus) Investeringsbeslissingen, TCO, LCA 8. Omgeving Maatschappelijke verankering gericht op acceptatie van en in de omgeving door de belanghebbenden buiten de organisatie, onder andere de overheid, de direct omwonenden en mensen/partijen die de aanwezigheid van de organisatie ervaren. omgeving een rol spelen: Omwonenden/acceptatie Rechtvaardigheid/Equity Werkgelegenheid Opleidingen Wet en regelgeving vanuit overheid Invloed op directe infrastructuur, wegen, openbare ruimte Organisatie in context 7
9 pnt - 60% zwart auteurs: Varsseveld, 4 augustus 2014 9. Gezonde impact Gezonde impact gaat om het effect van de bedrijfsprocessen en de producten of diensten die het bedrijf voortbrengt. In welke mate is zij in staat om haar footprint om te buigen in een positieve bijdrage aan een gezonde omgeving en schone bodem water en lucht. gezonde impact een rol spelen: Toxiciteit Arbo en milieu Bijdragen aan schone bodem, water en lucht Positieve footprint in plaats van negatieve Vervuilend moet verschonend worden In plaats van verdedigen en schamen, juist uitdragen en trots 10. Afval is voedsel Afval is voedsel gaat over de mate waarin jouw organisatie inzicht heeft in het gebruik van materiaal en grondstoffen en er naar streeft deze in een circulair systeem te houden zodat ze nooit verloren gaan en producten altijd waarde houden. Het concept afval be- staat niet. De reststromen uit de bedrijfsprocessen zijn geen afval maar vinden elders een bestemming: in technische - of biologische kringlopen. afval is voedsel een rol spelen: Circulaire economie/logistiek Inzicht in kringlopen van materialen Eigendom van grondstoffen Verpakkingen en logistiek Recylcen/upcyclen als integraal onderdeel van het productontwerp Producten: vertaalslag naar nieuwe producten en diensten Ander eigenaarschap Sturing in de keten 11. Energie De energie-impact van je bedrijfsprocessen. Dit betekent dat je als organisatie weet hoeveel je waar en van welke energie verbruikt, hierbij kijk je naar de gehele keten. De organisatie kent doelstellingen om bij te dragen aan de energietransitie door middel van besparen en duurzaam opwekken - en je gaat verstandig om met fossiele energiebronnen. energie een rol spelen: Inzicht in energie Transparantie en doelstellingen op gebied van energie Bijdrage aan de energietransitie naar duurzame bronnen Energiebesparing door gedragssturing Actieve sturing in jouw keten of branche Energiebesparing door technische maatregelen, vervoer en transport, productieproces, gebouw, isolatie en installatie Het Synprofect duurzaamheidsprofiel in de praktijk Tijdens de analysefase worden door middel van interviews en of een schriftelijke enquête alle bovenstaande aspecten in kaart gebracht. Dit is een kwalitatief onderzoek dat een beeld geeft van de actuele stand van zaken ten opzichte van de ambitie van de organisatie zelf ten aanzien van al uw duurzaamheidsactiviteiten. Op basis hiervan ontwikkelen we in samenspraak met u als klant een verandertraject op maat, om met een nuchtere aanpak de ambitie om te zetten in actie die resultaat oplevert. 8
Bronnen Bij de totstandkoming van dit themabulletin is gebruik gemaakt van de volgende bronnen: Houtdreef 40 7051 SC Varsseveld 06 54 31 48 67 info@synprofect.nl Braungart, M., Mc Donough, W. (2007), Cradle to cradle, Heeswijk: Search Knowledge. Covey, S. R. (1989), De 7 eigenschappen van effectief leiderschap, New York: Business Bibliotheek. De Caluwe, L., Vermaak, H., (2006), Leren veranderen, Deventer: Kluwer. Geus, A. de. (1997). The Living Company. Boston: Longview Publishing Limited. Varwijk, W.G.J.M., et al. (2004), Professionalisering van organisaties, missie en visie in de praktijk, in Varwijk, W.G.J.M en Zijl, R.M.H.J., van, (red.), Strategie Moet je samen Doen, Visies op strategisch management uit theorie en praktijk, Ubbergen: Tandem Felix BV. Willemsen, O., (2013), thuis in energie, Varsseveld: Duurzaam4Life. www.mvonederland.nl Meer informatie over Synprofect vindt u op: www. synprofect.nl Morgan, G., (1992). Beelden van organisatie, Schiedam: Scriptum Books. Scharmer O., Kaufer, K., (2013), Leading from the emerging future, from ego-system to co-system economies, San Francisco: Barret-Koehler publishers inc. Coöperatie Synprofect ua 9