CONCEPT verslag GMR vergadering maandag 23 april 2018, Margrietschool Aanwezig: Denise van Bemmel-van Veen (vz), Anne van der Pol, Bartha Schuiling, Richard Peper, Miranda Rommers, Nienke Lakeman, Mirjam van der Linden, Henk Uri, Nils van Heijst en Willy Koster (verslag) Afwezig met bericht: Jessica Stedema Vooroverleg 1. Vaststellen verslag vorige vergadering en agenda Het verslag van 5 februari 2018 en de agenda van vandaag worden ter vergadering vastgesteld. 2. Mededelingen - we gebruiken een nieuw format voor de agenda: het is nog even zoeken naar het handigste gebruik qua vullen van het format, maar het geeft wel een duidelijk inzicht in de onderwerpen, de documenten en de tijdsindeling. 3. Ingekomen stuk Krantenartikel uit het NHD ( Leraar wordt nog steeds onderbetaald ): komt later op de agenda. 4. Mededeling Richard Richard is werkzaam binnen de Vloedlijn als projectmedewerker; maar vraagt zich af of dit te combineren is met het lidmaatschap van de GMR? Ja, dit geeft geen probleem. Het is goed dat het nu bij iedereen bekend is en men af weet van deze situatie in het kader van transparantie. 5. Mededeling Jessica Jessica zal haar lidmaatschap van de GMR aan het einde van dit schooljaar opzeggen. Dus moeten we binnen de Kluft/Tuselant op zoek naar een nieuw lid vanaf het nieuwe schooljaar. Ook voor de vertegenwoordiging van de Duynvaerder zoekt de GMR in het nieuwe schooljaar een lid vanwege het administratief scheiden van Duynvaerder/Villa Kakelbont. actie Mirjam: vacatures uitzoeken en uitzetten 6. Internet en sociale media, AVG en functionaris Er komt een externe functionaris die een nulmeting zal doen: het gaat er om dat je er bewust van bent dat je ergens informatie hebt die je mogelijk onbewust deelt. Educanet kijkt of dat wat opgeslagen is op de server, op de juiste manier is opgeslagen. Daarnaast gaat het om awareness en voorlichting: hoe gaan we om met deze nieuwe wet? Het gaat om de afspraken die we met elkaar maken. De GMR moet instemmen met het aanstellen van een dergelijke functionaris, ter bescherming van onze gegevens. De wet schrijft voor dat deze functionaris er moet zijn. Deze functionaris zal extern worden ingehuurd vanuit het bestuurskantoor. Het is een formaliteit waaraan Meerwerf moet voldoen. Protocol internet & sociale media Alle bezwaren van alle scholen zijn verzameld. Daarmee is het hele protocol doorgelopen door de commissie van de GMR, de schrijvers van het protocol en Henk Uri. De GMR blijft gezond Concept verslag GMR vergadering 23 april 2018 Pagina 1 van 6
verstand een breed begrip vinden, maar de GMR beseft ook dat het protocol een leidraad is en wil hier niet op blijven hangen. De GMR adviseert om het protocol op schoolniveau verder uit te werken en te definiëren. Het protocol is nu wel veel beter leesbaar. 7. Formatieplan Vanuit de GMR zijn er verschillende vragen over het formatieplan, die later in de vergadering met de bestuurder besproken zullen worden. 8. Vakantierooster Het document lijkt niet compleet, daardoor heeft de GMR zich niet voor kunnen bereiden en kan nu geen beslissing nemen. 9. Jaarverslag bestuur Het jaarverslag is al wel goedgekeurd, maar het volledige traject is nog niet afgerond. Komt de volgende vergadering op de agenda, 10. Strategisch Beleidsplan De bestuurder neemt de GMR mee in de planvorming voor een nieuw plan. Krijgt de GMR hier een evaluatieverslag van? Dan kan de GMR er iets van vinden. 11. Evaluatie studiedag Werd de oudergeleding daar verwacht? Dat niet, maar het zou wel leuk geweest zijn. Nienke: geen behoefte als ouder, maar hangt af van het programma Miranda: niet perse behoefte, ook afhankelijk van programma Bartha: een leuke middag, een andere invulling van een studiedag, een verfrissende middag Mirjam: mooi opgezet programma, goede sprekers, leuke workshops Richard: het zou goed zijn om als GMR-lid andere mensen en medewerkers te spreken en te ontmoeten, dus ja, wel behoefte Anne: leuk, inspirerend Denise: vooral de drummer heeft indruk gemaakt. Een mooie start met diverse sprekers. Het viel wel op dat er direct gefilmd werd; zonder daar toestemming voor te hebben gegeven. Juist nu we zo bezig zijn met de privacywet. Een stukje communicatie hierover ontbrak. Waarom wordt er gefilmd? Wat wordt er met het filmmateriaal gedaan? De voorkeur gaat uit naar het personeel hier vooraf over te informeren. 12. Ingekomen stuk Het artikel uit het NHD is duidelijk na de memo van de bestuurder daarover. 13. Communicatieplan Toevoegen aan het communicatieplan: de bestuurder levert 15 dagen voor de vergaderdatum de stukken aan. En de vraag van de voorzitter is of de commissies die ergens aan werken, de voorzitter en de secretaris in de cc mee willen nemen zodat zij kunnen volgen waar in het proces het onderwerp zich bevindt. Het verzoek is dat de MR en hun notulen aan de GMR sturen; deze worden op de GMR drive gezet zodat zij voor de hele GMR inzichtelijk zijn. actie Denise/Willy: mail aan MR met communicatieplan versturen Concept verslag GMR vergadering 23 april 2018 Pagina 2 van 6
Met deze laatste wijzigingen wordt communicatieplan ter vergadering vastgesteld. 14. Bac reglement Het is nog niet gelukt om een afspraak met de RvT-commissie over dit onderwerp te maken. actie: Willy belt de voorzitter van de RvT hierover 15. Rolverdeling secretaris GMR en ambtelijk secretaris actie Mirjam: vult de rolverdeling aan en stuurt dit rond aan de overige leden Overleg met de bestuurder 1. Voorstelronde De bestuurder Nils van Heijst is aanwezig, evenals de scheidend bestuurder Henk Uri. Hij stelt zich voor, ook de GMR-leden stellen zich voor. 2. Protocol internet en sociale media, AVG en functionaris gegevensbescherming (FG) Protocol: de bestuurder heeft zijn gedachten laten gaan over het begrip gezond verstand. Dit is het enige onderwerp waar geen 100% dekking/overeenstemming over bestaat voor alle scholen en situaties. Het voorstel is om deze ruimte te laten aan de scholen om daar naar eigen wens en behoefte invulling aan te geven. Met de hele groep wordt daar geen consensus over bereikt. Ga op schoolniveau vanuit je kernwaarden bedenken hoe je zult handelen in een situatie die niet beschreven staat in het protocol. De GMR geeft de scholen het advies bovenstaande te volgen. In de schriftelijke mededelingen van de bestuurder staat e.e.a. beschreven over de AVG. De GMR dient instemming te geven over het aanstellen van een FG. De GMR stemt in met zowel het protocol als met het aanstellen van de FG. 3. Formatieplan De GMR heeft de volgende vragen aan de bestuurder: - verschil in taakverdeling afhankelijk van leeftijd? Dit is volgens de CAO; bv startende leerkrachten en 57-plussers. Met het overlegmodel kan ook op schoolniveau hier invulling aan gegeven worden. Sluit aan op de vraag hoe Meerwerf alle scholen volgens overlegmodel wil laten werken, namelijk door good practices te laten zien. Het is de keuze van de school zelf om dit overlegmodel te willen volgen en dit mag niet opgelegd worden door het bestuur. - het werven van mensen gaat gebeuren; maar mist nog andere activiteiten om personeel te werven? Het is fijn dat dit ter sprake wordt gebracht: alle kansen en mogelijkheden en ideeën zijn welkom. Ook is er een samenwerking in de Helderse besturen om samen op te trekken in het lokken van personeel naar onze regio. - ICT er blijft ingehuurd worden, er wordt geen ict er aangenomen - medewerker onderwijs & kwaliteit, zijn er al gesprekken gevoerd? Er is nog geen sollicitatieronde geweest, alleen verkennende gesprekken. Er wordt gekeken naar het delen van een medewerker met de samenwerkingsscholen. - functiebouwwerk/functiemix: percentages dekkingsgraad zijn verschillend (punt 5 en 8): actie: moet even nagezocht worden door Iwan Visje. Het meest recente percentage is 36,1%. Meerwerf is hiermee koploper in de regio. De bestuurder geeft aan dat op www.functiemix.nl precies te zien is wat de actuele percentages zijn van de LB ers binnen Meerwerf en andere scholen. Concept verslag GMR vergadering 23 april 2018 Pagina 3 van 6
- 10: mobiliteit: van alles is mogelijk, maar mist het uitbreiden van je uren wanneer je part-timer bent (staat overigens wel in de mobiliteitsbrief): de mogelijkheid is er, maar moet wel passen in de formatie. Mogelijk op een andere school. Zal opgenomen worden in het formatieplan. actie: bestuurder/iwan voegt hierover informatie toe aan het formatieplan. - 11: beleidsvoornemen eind 2017-2018.: staat geen toelichting bij. Het lijkt alsof er al wel vacatures/gesprekken zijn voor leidinggevenden, terwijl daar nog geen beleid over is? Er is al wel beleid (rondom de kweekvijver), alleen hier gaat het over de omvang hiervan. Moet in verhouding staan tot het lesgeven in de klas. Wat heb je nodig aan ambulante tijd om een school van een bepaalde omvang te besturen? Dit zal wat anders beschreven worden in het formatieplan. actie: bestuurder /Iwan kijkt dit na en past dit aan - 13: minimale betrekkingsomvang: is dat 8 uur? Ja, dat is volgens CAO. - 15: facilitering GMR: 15.000: wat valt daar onder? De normale toelage is 10.000, er is eenmalig een toelage geweest van 5000 voor de opstart van een nieuwe GMR. Waarschijnlijk gaat dit weer terug naar 10.000 actie: bestuurder/iwan kijken dit na Actie NvH uitzoeken en terugkoppelen En personale lasten bij bijna alle scholen in het rood: hoe is dit ontstaan? De scholen zijn met iets teveel tegoed gaan rekenen. Er is vorig jaar aangevuld door het bestuur, een zogenaamde gemotiveerde investering. Scholen zijn te vroeg met de aanname van vorig jaar gaan rekenen. Iwan gaat in gesprek met de scholen die in de overschrijding zijn. En wat houdt een Meerwerf-breed formatieplan in? Is dit In tegenspraak met de T-systematiek? Het is een plan voor de hele organisatie; wordt als organisatie opgezet. Het is aan de directeur om dit op schoolniveau in te vullen. Heeft niets met de T-systematiek te maken. - 16,17 en 18 nog niet gevuld Iwan is bezig met actualiseren van een aantal cijfers, volgen nog. 4. Vakantierooster 2018-2019 Heeft de GMR niet het volledige document ontvangen? Normaal gesproken zijn er drie varianten. Nu is ook al de voorkeur van de directeuren bekend gemaakt. Wat is de rol van de GMR hierin? Zij dient advies te geven. De GMR geeft een advies op een voorstel van het bestuur. Zij krijgen geen keuze voorgelegd. Wat er nu ligt is het voorstel vanuit de directeuren. actie H Uri: zoekt uit hoe het vorig jaar gegaan is Afstemming met het VO is haast ondoenlijk. De GMR mist een adviesaanvraag met een toelichting/motivatie. actie: schriftelijke afstemming door GMR na adviesaanvraag met toelichting/motivatie door bestuurder/directeuren. Dit zal via Willy aan de GMR worden gestuurd. 5. Jaarverslag bestuur Op de agenda van de volgende vergadering. 6. Strategisch beleid (met geïntegreerd jaarplan) Hoe wordt dit geëvalueerd, komt er een verslag? De eerdere 3 jaarschijven zijn geëvalueerd, nu staan we voor de laatste jaarschijf. De bestuurder gaat met directeuren kijken naar wat nog aangescherpt kan worden voor dit laatste jaar. Wordt een geactualiseerd jaarplan. Het wordt geen nieuw beleid, maar herijken van wat vier jaar geleden is bedacht. Dit leidt tot een eenvoudig document en wordt ter kennisgeving aan de GMR gestuurd. Concept verslag GMR vergadering 23 april 2018 Pagina 4 van 6
7. RI&E De RI&E s zijn onlangs afgenomen. Het is een instrument dat kijkt naar welbevinden en fysieke veiligheid in gebouwen. Op basis daarvan maken de scholen een plan van aanpak voor die zaken waar wat aan gedaan moet worden en brengen daar een prioritering in aan. Daar komt een verslag van. Dat zal t.z.t. ter kennisgeving worden verspreid. 8. Werkdrukgelden Zie ook de mededelingen, is verwerkt in het formatieplan. Als het goed is, is op alle scholen het gesprek gevoerd. Met de teams wordt besproken waar je tegenaan loopt en wat je daar aan kunt doen. Het bespreken met het team is hierin de belangrijkste component. Dit wordt middels een format ingevuld. Deze gelden moeten van het ministerie duurzaam ingezet worden en kennen een chronisch karakter. I.v.m. het formatieplan moet dit format/voorstel voor 1 mei ingevuld zijn. Houd het eenvoudig, doelmatig en kort. 9. Evaluatie studiedag Eensgezind dat het een positieve en inspirerende dag was. Kanttekening over het filmen en de privacy. Niet duidelijk waarom er gefilmd werd en waarom daar geen toestemming voor werd gevraagd. Dit was met de directeuren vooraf besproken, het is jammer dat dit niet in het team kenbaar is gemaakt. Aandachtspunt voor een volgende keer. Donderdag komt de film van de dag op de website geplaatst, alle medewerkers worden geïnformeerd hierover. actie Willy: film doorsturen aan leden De GMR bedankt de scheidend bestuurder voor al zijn werk en inzet voor Meerwerf met een kleine attentie. Henk prijst de GMR en nodigt hen uit voor zijn afscheidsreceptie op 1 juni. De bestuurders verlaten de vergadering. 1. Nieuwsbrief survey Deze is positief ingevuld, na veel reminders heeft iedere MR gereageerd. Er is veel behoefte aan een nieuwsbrief, 2 x per jaar. Op de helft en aan het einde van schooljaar is een goede keuze hierin. Dit moet wel extra informatie zijn buiten de notulen om. En er is behoefte aan een gezamenlijke bijeenkomst. Dit moet voor volgend schooljaar opgenomen worden in de jaaragenda. actie Richard: uitzoeken welk moment het beste hiervoor is (bijeenkomst MR en en GMR) actie: Nienke maakt screenshots van uitslag Survey, daarna via Denise en willy naar MR Namenlijst MR en: nog niet compleet, moeten er erg om leuren. actie aan aanwezige GMR leden om dit voor hun school te regelen. En daarna ook naar de MR en Concept verslag GMR vergadering 23 april 2018 Pagina 5 van 6
Bij nader inzien geen gebruik gemaakt van privé emailadressen i.v.m. de nieuwe AVG wet, dus alleen algemeen MR-mailadres gebruiken. 2.+3. Begroting GMR en scholing GMR De vergaderkosten lijken hoog; dit is overgenomen uit de vorige begroting. Voor 6x vergaderen moet het uitgezocht worden. actie Bartha: uitzoeken vergaderkosten De kosten voor scholing van de GMR zijn nog niet bekend, maar zullen best fors zijn. Nu is het idee om mogelijk aan te sluiten bij De Dijk. Is er wel behoefte aan scholing? Bij 5 leden wel. Liefst voor de zomervakantie. Dit jaar de basiscursus volgen, volgend schooljaar de verdieping. actie: Richard zoekt op korte termijn uit wanneer en wat de kosten zijn Er is recht op vergoeding voor taakuren als men in een klein team werkt. Deze moeten 2 GMR p- leden dan ook echt wel opvragen. Eerst bespreken met de directeur, anders met de bestuurder. In het laatste geval via GMR laten lopen. 4. Contact met MR en Denise heeft ontzettend moeten leuren om reactie op survey en namenlijsten. Het lijkt alsof de mailadressen niet met regelmaat gelezen worden. Afspraak: Willy neemt ook de GMR leden op in de cc, dan weten zij wat van hun MR gevraagd worden. De GMR-leden wordt verzocht hier een actieve rol in te nemen. 5. Etentje GMR Dit wordt woensdag 23 mei bij Leuk om 18.30 uur. 6. Actielijst Willy maakt de actuele lijst en stuurt door; voor 19 mei reageren op actielijst. 7. Rondvraag Er zijn geen punten voor de rondvraag, de voorzitter sluit de vergadering. Concept verslag GMR vergadering 23 april 2018 Pagina 6 van 6