Verslag GMR vergadering op donderdag 23 november 2017 Margrietschool, Julianadorp, 19:30 uur

Transcriptie

1 Verslag GMR vergadering op donderdag 23 november 2017 Margrietschool, Julianadorp, 19:30 uur Aanwezig : Mirjam van der Linden, Bartha Schuiling, Nienke Lakeman, Denise van Veen (vz), Miranda Rommers, Henk Uri (bestuurder) en Willy Koster (verslag) Afwezig met bericht : Richard Peper, Anne van der Pol, Jessica Stedema, Iwan Visje Vooroverleg uur De vraag is of Janny Arends op verzoek van de GMR of bestuurder is ingezet en uit welk potje dit betaald wordt. Actie : Denise vraagt dit na bij de bestuurder Er is een aantal punten ter instemming; nu een aantal leden afwezig is, is de vraag of er voldoende geldige stemmen zijn. Nog een tweetal aanvullende vragen: 1. De nieuwe bestuurder is bekend gemaakt; per mail aan GMR, maar wanneer is dit bericht aan het personeel meegedeeld? Dit zou moeten zijn voordat dit in de media staat. 2. Nieuw lid van de RvT: GMR en personeel is daar niet over ingelicht; dit uit de media vernomen, hoe zit dat? Daarbij ook: 3. Formeren van commissies binnen de GMR: de voorzitter heeft daar over nagedacht: a. Commissie financiën: begroting, financieel jaarverslag b. Commissie kwaliteit van onderwijs & ICT c. Commissie personeel & organisatie d. Commissie communicatie & PR e. Commissie dagelijks bestuur Het zou mooi zijn als in iedere commissie zowel een ouder- als personeelslid zit. Stukken ter instemming: 1. Statuten en reglement GMR - Wat is een pariteitsbeginsel (in statuut)? Gelijke verdeling van de leden - p4: punten kunnen ook op eigen activiteitenplan vermeld worden - p5: punt 8c: je moet verder kijken dan je eigen school en eigen belang - p5 in principe is alles openbaar, maar tot wanneer geldt iets als onder embargo en geheimhouding? - typefout: gemeenschappelijk ipv gemenschappelijk - notulen na 10 of 14 dagen versturen? Aanpassing op vorige notulen: het wordt 14 dagen - er staan wat typefouten in het reglement - p6 art 21: begroting? Dit komt aan de orde op de agenda - verkiezingen? Zijn niet verlopen volgens het reglement? In het reglement staat het juist benoemd - zie ook de opmerkingen van de aob - Opmerking over bevoegd gezag: of dit toegevoegd kan worden m.b.t. individuele scholen - Wiens verantwoordelijkheid is het dat de statuten steeds herzien worden? Pagina 1 van 6

2 - Verkiezingen niet volgens reglement verlopen? Waarom? - In het proces voor het gesprek met de RvT is de GMR niet voldoende betrokken Met deze wijzigingen stemt de GMR in met de statuten en het reglement van de GMR. 2. Functieomschrijving beleidsmedewerker Onderwijs en Kwaliteit - Erg breed profiel, lijkt niet haalbaar in 16 uur per week: hoe gaat iemand dit invullen? - Dit lijkt stof die goed bij de nieuwe bestuurder past, is het nodig om daar iemand voor aan te stellen? - punt 4: zinsnede klopt niet? En bij punt 5: denkvermogen is 1 woord Zoals het profiel er nu ligt, kan er niet ingestemd worden met dit profiel. 3. Protocol internet en sociale veiligheid - mogelijk kan als tip worden meegenomen dat er meer openheid in komt, stimuleren van bespreken van situaties, dat je met elkaar kunt bespreken wat er speelt - doelgroep en reikwijdte van het document moet eerder benoemd worden - punt 7: de laatste zin over professionele afstand te bewaken staat er dubbel in - punt 10: hoe kan school berichten verwijderen? Alleen op de eigen schoolpagina kan dit. Moet concreter beschreven worden. - nog aantal typefouten - gezond verstand is een breed begrip: je moet dit afkaderen, wat betekent dit? - in principe geeft ook ruimte - punt 12: is dit nodig om te vermelden? - er staat niets over gebruik van mobiele telefoon door leerlingen, moet dit in dit document of elders? Zoals het protocol er nu ligt, kan de GMR er nog niet mee instemmen. Wanneer de bestuurder de vragen naar tevredenheid beantwoordt, kan met deze wijzigingen ingestemd worden. 4. ERD - opmerking: tijdspad is te kort, het voelt niet goed om zo snel te moeten beslissen. - bijlage 6b: pagina 20 criteria waar aan voldaan moet worden: vervangingsbeleid en rapportage waaruit blijkt dat het beleid succesvol is uitgevoerd. Waar zijn deze stukken? Met een mondeling antwoord op deze punten, kan de GMR instemmen met het ERD 5. Individuele deskundigheidsbevordering i.c.m. opleidingsovereenkomst - bekostiging van individuele scholing: waaruit? - onder vergoedingen: persoonlijk budget, is dit de 500? - budget voor GMR, hoe / wat? Met een mondeling antwoord op deze punten, kan de GMR instemmen met de individuele deskundigheidsbevordering. Pagina 2 van 6

3 Regulier overleg met de bestuurder, uur Er kan instemming op de stukken plaatsvinden: er zijn voldoende leden van de personeelsgeleding aanwezig. 1. Opening en vaststellen agenda Er zijn 2 aanvullingen op de agenda vanuit het vooroverleg (komt aan het einde van de vergadering aan de orde). 2. Concept verslag 25 september 2017 pagina 1: secretariaat gecombineerd met penningmeesterschap: komt op agenda van deze vergadering pagina 2: geen opmerkingen pagina 3: punt 8 dubbel van de GMR pagina 3: 10 dagen voor versturen notulen: in de vergadering van vandaag is besloten dit gelijk te laten aan de statuten en wordt dit 14 dagen pagina 4: op de website staat dubbel Met deze wijzigingen wordt het verslag ter vergadering vastgesteld. Actielijst: 1. Gereed ( vervolgactie : Willy zoekt uit of MR en dit weten) 12. Gereed ( vervolgactie Willy: aan MR en meedelen dat jaarverslag op de website staat) De actielijst wordt bijgewerkt. Besluit : toevoegen van deadline wanneer een actie gereed moet zijn. 3. Mededelingen bestuurder De bestuurder heeft geen mededelingen. 4. Punten ter instemming 1. Statuten GMR - In inleiding: opmerking over openheid en bevoegd gezag: of toegevoegd kan worden dat het ook voor individuele scholen geldt? Een statuut is op stichtingsniveau, niet op schoolniveau. Het reglement geldt ook als algemene, maar kan afgeleid worden op schoolniveau. Een statuut bevat algemene omschreven onderwerpen, het reglement is specifieker. Statuut is abstract, het reglement concreet. - Wiens verantwoordelijkheid is het dat de statuten steeds herzien worden? Het statuut moet om de 2 jaar herzien worden. Als bestuurder ben je eindverantwoordelijk, maar je pakt dit gezamenlijk op. Als er geen aanleiding is om het statuut of reglement te wijzigen, dan is het alleen nog een hamerstuk. Dit zou op de termijnplanning opgenomen moeten worden. De toevoeging van de Aob kan wellicht beter bij het reglement geplaatst worden. Actie Denise: opmerkingen (ook die van de Aob) op de mail aan Henk sturen Actie Denise: navraag doen bij Aob over opmerking bij artikel 9 Gezien de nog openstaande vragen kan nu nog niet ingestemd worden met het statuut GMR, deze zal op de volgende vergadering komen. Pagina 3 van 6

4 Reglement GMR - Verkiezingen niet volgens reglement verlopen? Waarom? Als je deze procedure strikt wilt volgen, dan is dat een langdurig en tijdrovend proces. Normaal gesproken regelt de GMR zelf de aan- en aftredingen. Gezien de situatie binnen Meerwerf is het anders gelopen en heeft de organisatie dit opgepakt. - In het proces voor het gesprek met de RvT is de GMR niet voldoende betrokken. De wens is dat er een betere communicatie komt tussen GMR en RvT in dergelijke situaties. De GMR kan instemmen met het reglement, na wijziging en verwerken van de gemaakte opmerkingen. 2. Functieomschrijving beleidsmedewerker Onderwijs en Kwaliteit - Erg breed profiel, lijkt niet haalbaar in 16 uur per week: hoe gaat iemand dit invullen? Dit is het profiel, de kwaliteitseisen die je stelt aan een dergelijke medewerker, de competenties. En dat is breed. Maar dat betekent niet dat dit allemaal in 16 uur uitgevoerd moet worden. De uit te voeren taken zijn een afgeleide van het profiel. In het profiel geef je aan wat je van iemand verlangt. - Dit lijkt stof die goed bij de nieuwe bestuurder past, is het nodig om daar iemand voor aan te stellen? Of gaat het overlappen? Dit zal in afstemming met de nieuwe bestuurder opgepakt worden. - punt 4: zinsnede klopt niet? En bij punt 5: denkvermogen is 1 woord Na toelichting en verheldering door de bestuurder, dat de 16 uur formatie los gezien moet worden van het profiel, kan de personeelsgeleding van de GMR instemmen met het profiel. De bestuurder geeft aan dat hij nu na instemming aan de slag kan met de werving, maar zet het on hold tot de nieuwe bestuurder aangetreden is, omdat ook hij kennis heeft van deze materie. Daarnaast zou de formatie van de nieuwe bestuurder 0,8 fte zijn, maar is door de RvT naar 1 fte opgehoogd. Hoe verhoudt zich dat dan tot de inzet van een kwaliteitsmedewerker. Fijn dat de GMR instemming heeft verleend, verdere invulling volgt in het formatieplan, dat t.z.t. ter instemming aan de GMR wordt voorgelegd. 3. Protocol internet en sociale veiligheid De GMR kan nu niet instemmen met dit document, er zijn nog teveel opmerkingen en vragen. De GMR zal haar punten op de mail zetten aan de bestuurder. Ook kan het aan de MR en voorgelegd worden om hierover in gesprek te gaan met hun directeur. Actie Denise/Willy : opmerkingen aan bestuurder sturen Actie Willy : aan de MR en sturen met het verzoek dit te bespreken voor volgende vergadering en eventuele opmerkingen en vragen aan de GMR richten. 4. ERD De GMR geeft aan het een gejaagd proces te vinden en zou graag meer tijd hebben gehad, maar begrijpt de situatie dat de aanvraag in november verstuurd moest worden. - bijlage 6b: pagina 20 criteria waar nog aan voldaan moet worden: vervangingsbeleid en rapportage waaruit blijkt dat het beleid succesvol is uitgevoerd. Waar zijn deze stukken? Pagina 4 van 6

5 Dit is een stuk van het Vervangingsfonds. In het jaarverslag 2016 is over deze onderwerpen geschreven. Bjlage 6e is het verzuimbeleid Bijlage 6a is het vervangingsbeleid Voor beide is instemming door de personeelsgeleding van de GMR De personeelsgeleding van de GMR stemt in met de ERD. 5. Individuele deskundigheidsbevordering i.c.m. opleidingsovereenkomst - bekostiging van individuele scholing: waaruit? Hier wordt de lerarenbeurs mee bedoeld, deze vallen onder bekostiging van individuele scholing. - onder vergoedingen: persoonlijk budget, is dit de 500? Nee, die 500 is wat het Rijk vergoedt aan het bestuur per 1 fte in het kader van scholing. Het persoonlijk budget bespreek je met je directeur, wat je nodig hebt voor je scholing. - budget voor GMR, hoe / wat? Is er een bedrag, een bankrekening voor de GMR? Er is een bedrag voor de GMR beschikbaar, volgens CAO. Dat geld wordt vrijgemaakt in de begroting. Eventuele onkosten kunnen gedeclareerd worden bij het bestuurskantoor. Het advies van de bestuurder is om de voorzitter van de GMR meer uren vrij te roosteren voor haar werkzaamheden voor de GMR. En dat er dus wat meer formatie wordt opgenomen. Dit kan opgenomen worden in de begroting van de GMR. Ook dienen hier de kosten voor de secretaris opgenomen te worden, evenals de vergoeding voor ouders. En scholing voor GMR leden, alsook bijvoorbeeld een abonnement op de Aob. De GMR stemt in met de individuele deskundigheidsbevordering. Aanvullende vragen aan bestuurder: - Hoe is de bekendmaking van de nieuwe bestuurder verlopen? eerst de leden van de bac, daarna de GMR, daarna de directeuren, dan de personeelsleden en als laatste de media. Wanneer je deze mail niet op je privéadres ontvangen hebt, dan even contact opnemen met het secretariaat. - Aanstellen van een nieuw lid van de RvT; dit gelezen in de krant van 11 november, zo laat? Nu pas in de media omdat de gemeenteraad de leden van de RvT benoemt. Heeft en zo ja, wanneer en hoe, heeft bekendmaking intern plaatsgevonden? Actie : Henk: uitzoeken hoe de communicatie over het nieuwe lid van de RvT is verlopen. Opmerking van de bestuurder m.b.t. de begroting 2018: Stel een commissie samen en laat deze commissie met de bestuurder in gesprek gaan, dan kan de begroting uitgebreid besproken worden en daar wordt een verslag van gemaakt, dit kan als hamerstuk op de volgende agenda komen. Actie Denise : commissie samenstellen en uitnodiging voor het bespreken van de begroting aan Henk sturen. Indeling commissies De indeling van de commissies binnen de GMR en de daarbij horende actiepunten zijn als bijlage bij dit verslag opgenomen. Miranda en Bartha zijn penningmeester van de GMR. Pagina 5 van 6

6 Ook moet er een vice-voorzitter zijn uit de oudergeleding (agendapunt 8): deze wordt in volgende vergadering gekozen. Met de samenstelling van de commissies zijn ook de agendapunten 5, 6 en 7 van deze vergadering ondergebracht als actiepunt voor de volgende vergadering. 9. Stand van zaken OPR De OPR vergadert 2x per jaar in Den Helder. De OPR is de GMR van het samenwerkingsverband. Het is raadzaam om hier iemand uit de personeelsgeleding voor te kiezen. Het voorstel is om Anne hier dit schooljaar te vragen. Actie : Denise vraagt Anne om deel te nemen aan de vergaderingen van de OPR. 10. Communicatie Kunnen de stukken niet in een digitale omgeving worden geplaatst, bijvoorbeeld in de dropbox, in plaats van via de mail alle stukken te versturen? Actie : Mirjam maakt een dropbox-account aan en Denise onderzoekt of dit werkt. 11. W.v.t.t.k. Geen punten. 12. Rondvraag Denise: heeft een mail gehad over een onderzoek m.b.t. de effectiviteit Raden van Toezicht: deze kan ze niet invullen, vanwege het feit dat zij nog geen ervaring heeft met de RvT. Denise doet een voorstel om met de nieuwe GMR uit eten te gaan om elkaar beter te leren kennen: dit voorstel wordt positief ontvangen. Actie Bartha: datumprikker uitsturen voor een gezamenlijk etentje. De voorzitter bedankt de aanwezigen en sluit de vergadering. Bijlage: indeling commissies GMR en bijbehorende actiepunten Pagina 6 van 6