Handleiding Inlener De inlener rol (autoriseerder) Autorisaties Rapportage (optioneel) De inlener rol (accordeerder) Wekelijkse urenbriefjes Gegroepeerde urenbriefje Uitzendkrachten en plaatsingen Het archief Rapportage (optioneel) De administratieve rol Rapportage Facturen
De inlener rol (autoriseerder) Deze rol is opgezet om binnen een bedrijf het accorderen en invullen van urenbriefjes per afdeling te kunnen delegeren. De autoriseerder heeft de beste kennis over hoe er gewerkt wordt binnen zijn/haar bedrijf en weet dus het beste wie er per afdeling verantwoordelijk is voor de urenbriefjes. Autorisaties Op deze pagina heeft u aan de linkerkant een overzicht van alle autorisaties. Aan de rechterkant van de pagina ziet u een formulier om een autorisatie te zoeken en een autorisatie aan te maken (zie fig. 26). Fig. 26. De autorisatie pagina Er zijn verschillende autorisatieniveau's: Accordeerder: De gebruiker kan briefjes accorderen en/of aanmaken. Administratie: De gebruiker kan alleen in het archief van urenbriefjes kijken en kan facturen (optioneel) bekijken. Toelichting van de verplichte velden: Voornaam: De voornaam van de accordeerder Achternaam: De achternaam van de accordeerder E-mail: Het e-mailadres waar de accordeerder de logingegevens ontvangt Autorisatie: De autorisatieniveau(s) van de accordeerder Afdeling: Hier kunnen de afdeling(en) geselecteerd worden waar de accordeerder voor geautoriseerd is
Rapportage (optioneel) Op deze pagina kunt u naar urenbriefjes zoeken in het systeem. Zo kunt u b.v. urenbriefjes van een bepaalde uitzendkracht over een bepaalde periode zoeken. Er kan gezocht worden op: Uitzendkracht Urensoort Status Afdeling Periode (week, maand jaar) Aantal uren Een aantal velden van de plaatsing welke gekoppeld is aan het urenbriefje. Na de zoekopdracht komen de resultaten onder over de hele breedte van het scherm in beeld (zie fig. 27). Fig. 27. Rapportage pagina
De inlener rol (accordeerder) Na het inloggen komt u op de urenbriefjes pagina (zie. fig. 28). Fig. 28. Urenbriefjes Pagina Op de urenbriefjes pagina zijn twee overzichten te vinden: Aangeboden: In dit overzicht zijn alle aangeboden urenbriefjes te vinden Goedgekeurd: In dit overzicht zijn alle goedgekeurde urenbriefjes te vinden Ook is het mogelijk (als u verschillende autorisatieniveau s heeft) om van autorisatieniveau te wisselen in het menu rechtsboven. Wekelijkse urenbriefjes Als er meerdere aangeboden urenbriefjes in het overzicht staan, kunt u alle urenbriefjes in één keer accorderen door het bovenste hokje aan te vinken (of alle vinkjes per urenbriefje afzonderlijk) en op keur goed! of keer af! te klikken. Het is ook mogelijk om de urenbriefje(s) afzonderlijk te bekijken en te accorderen, door op het weeknummer van een urenbriefje te klikken. Hieronder is een voorbeeld urenbriefje afgebeeld welke verschijnt als u op een weeknummer van een urenbriefje klikt in het overzicht met aangeboden urenbriefjes (zie fig. 29).
Fig. 29. Een voorbeeld urenbriefje Hier kunt u de geschreven uren bekijken van het urenbriefje. De kostenplaats en referentie kunt u hier eventueel ook aanpassen. Als er bijlage(s) toegevoegd zijn aan her urenbriefje (optioneel) dan kunnen deze bekeken worden door erop te klikken. U kunt onderin, het urenbriefje goedkeuren of afkeuren met een eventuele opmerking. Als u er voor kiest om het urenbriefje af te keuren, dan zal het afgekeurde urenbriefje in het overzicht afgekeurd terecht komen bij de uitzendkracht. De uitzendkracht kan het urenbriefje bekijken door er op te klikken en het urenbriefje aanpassen. Hierna kan de uitzendkracht het urenbriefje weer opnieuw aanbieden en kunt u het urenbriefje alsnog goedkeuren. Het is ook mogelijk dat u als inlener de urenbriefjes moet invullen en aanbieden aan de uitzendkracht of meteen kan goedkeuren. Dit is afhankelijk van het procestype. Door een plaatsing en een week te selecteren is het mogelijk om een nieuw urenbriefje aan te maken, indien u de urenbriefjes invult (zie fig. 30).
Het urenbriefje is nu aangemaakt en kan worden ingevuld: Fig. 30. Het in te vullen urenbriefje Bovenin de linkerkolom ziet u de beslissingen die over het urenbriefje genomen zijn. De rechterkolom boven geeft informatie over de uitzendkracht, inlener, afdeling, plaatsing en periode. Onder deze twee kolommen kunnen per dag de gewerkte tijden (ook pauze) en urensoort ingevuld worden. Ook is het mogelijk om onkosten toe te voegen als er door de beheerder onkostensoorten zijn aangemaakt of als er onkosten via de plaatsing gedeclareerd zijn. Het is optioneel mogelijk om bijlage bij het urenbriefje toe te voegen door op bladeren te klikken en een bestand te selecteren. Als hierna op opslaan geklikt wordt, zal e-uur de bijlage opslaan. Er kunnen onbeperkt bijlages toe gevoegd worden. Ook kunnen bestaande bijlages verwijderd worden door op het verwijder-icoontje te klikken naast de bijlage die u wilt verwijderen. In de linkerkolom onderaan de pagina heeft u een aantal opties: Een opmerking plaatsen Opslaan (hiermee slaat u alle gegevens van het urenbriefje op) Aanbieden (hiermee slaat u alle gegevens van het urenbriefje op en biedt u het urenbriefje meteen aan voor goedkeuring) Opslaan als standaard urenbriefje (U kunt de gegevens van dit urenbriefjes opslaan om later bij het invullen van een ander urenbriefje deze weer te gebruiken) Standaard urenbriefje ophalen (gegevens van het standaard urenbriefje gebruiken) Op de afbeelding hieronder zit u een (door u ingevuld) urenbriefje in de lijst van open urenbriefjes staan.
Fig. 31. De urenbriefjes pagina met een ingevuld urenbriefje U heeft voor dit urenbriefje nu de volgende mogelijkheden (zie fig. 31): Het urenbriefje bekijken door op het weeknummer te klikken Het urenbriefje wijzigen door op het wijzigen-icoontje te klikken Het urenbriefje aanbieden door op het aanbieden-icoontje te klikken Het urenbriefje verwijderen door op het verwijderen-icoontje te klikken Gegroepeerde urenbriefje Het is mogelijk in e-uur om gegroepeerde urenbriefjes te schrijven. Dit is afhankelijk van het procestype. Als het procestype gegroepeerde urenbriefjes voor u als inlener geldt, dan is het mogelijk om gegroepeerde urenbriefjes te schrijven. Dit zijn urenbriefjes waarbij er voor meerdere uitzendkrachten tegelijk uren ingevuld kunnen worden. Deze urenbriefjes kunnen aangemaakt worden om vervolgens na het invullen meteen goed te keuren. Er zijn voor gegroepeerde urenbriefjes drie verschillende declaratieperiodes: Wekelijkse gegroepeerde urenbriefjes (1 week per urenbriefjes invullen) 4-Wekelijkse gegroepeerde urenbriefjes (4 weken per urenbriefje invullen) Maandelijkse gegroepeerde urenbriefjes (1 maand per urenbriefje invullen) Het tabblad urenbriefjes ziet er in dit geval (wekelijks voorbeeld) als volgt uit (zie fig. 32). Fig. 32. De urenbriefjes pagina met gegroepeerde urenbriefjes.
Hier kan een weeknummer gekozen worden om vervolgens op Urenbriefje aanmaken te klikken. Hierna is het (aangemaakte) gegroepeerde urenbriefje te zien (zie fig. 33). Fig. 33. Het gegroepeerde urenbriefje Per uitzendkracht kunnen hier de uren en onkosten ingevuld worden. Er kunnen per uitzendkracht extra rijen toegevoegd worden, om uren in te vullen van een ander urensoort. Dit kan door op het groene plusje te klikken. Het verwijderen van een rij kan door op het rode kruisje te klikken. Het opslaan en ophalen van een standaard urenbriefje is hier ook mogelijk. Dit werkt op dezelfde manier als bij normale individuele urenbriefjes. Na het invullen van het gegroepeerde urenbriefje kan het urenbriefje meteen goedgekeurd worden door vanuit het open overzicht op het goedkeuren-icoon te klikken (zie fig. 34). Fig. 34. Het gegroepeerde urenbriefje kan meteen goedgekeurd worden. Uitzendkrachten en plaatsingen De tabbladen uitzendkrachten en plaatsingen geven een overzicht van alle uitzendkrachten en plaatsingen waar u geautoriseerd voor bent. U kunt de gegevens van deze twee pagina s alleen bekijken en niet aanpassen. Het archief Op de archief pagina vindt u alle geschreven urenbriefjes terug (open, afgekeurd, goedgekeurd, aangeboden), waarvoor u geautoriseerd bent. Ook kunt u met het zoekformulier aan de rechterkant, zoeken naar urenbriefjes (zie fig. 35).
Fig. 35. Archief Pagina Vanuit dit archief is het ook (optioneel) mogelijk om een goedgekeurd urenbriefje (ongeacht het procestype) te heropenen door op het weeknummer van een urenbriefje te klikken (om het urenbriefje te bekijken) en vervolgens op de knop heropen urenbriefje te klikken (zie fig. 36). Dit kan handig zijn als er een fout gemaakt is in een urenbriefje en deze is toch per ongeluk goedgekeurd. Fig. 36. Urenbriefjes heropenen. Na het heropenen van het urenbriefje, is het meteen mogelijk om het urenbriefje aan te passen. Hierna kan het urenbriefje meteen goedgekeurd worden. Heropende urenbriefjes die nog niet verbeterd en goedgekeurd zijn, zijn terug te vinden in het (nieuw aangemaakte) heropend overzicht op de urenbriefjes pagina (zie fig. 37). Fig. 37. Het heropend overzicht op de urenbriefjes pagina
Rapportage (optioneel) Op deze pagina kunt u naar urenbriefjes zoeken in het systeem. Zo kunt u b.v. urenbriefjes van een bepaalde uitzendkracht over een bepaalde periode zoeken. Er kan gezocht worden op: Uitzendkracht Urensoort Status Afdeling Periode (week, maand jaar) Aantal uren Een aantal velden van de plaatsing welke gekoppeld is aan het urenbriefje. Na de zoekopdracht komen de resultaten onder over de hele breedte van het scherm in beeld (zie fig. 38). Fig. 38. De rapportage pagina.
De administratie rol De administratie rol kan urenbriefjes bekijken in het archief en facturen inzien. Archief Na het inloggen komt u op de archief pagina (zie. fig. 39). Hier vindt u alle geschreven urenbriefjes terug (open, afgekeurd, goedgekeurd, aangeboden) waarvoor u geautoriseerd bent. Ook kunt u met het zoekformulier aan de rechterkant zoeken naar urenbriefjes. Fig. 39. De archief pagina Facturen Op deze pagina kunt u uw facturen zien. Deze facturen zijn afkomstig van het uitzendbureau (zie fig. 40). Door op een factuur te klikken kunt u de factuur bekijken. Fig. 40. De facturen pagina