versie 5.2 Administratieve applicaties voor tankstation en oliehandel
1 Inleiding 2 Eerste keer opstarten 3 Beheren administraties 4 Kopieren rechten 1 6 Beheren groepen 7 Beheren gebruikers 10 Gebruikersrechten exporteren 12 Raadplegen huidige sessies 13 Raadplegen huidige locks 14
2 1 Inleiding Bij het opstarten van het Lodder 5-Startscherm moet u inloggen. De inloggegevens die u gebruikt zijn niet gekoppeld aan het inloggen op uw computer, maar moet u apart opgeven. Binnen de applicatie LA5 Systeembeheer kunt u deze inloggegevens aanmaken en kunt u onder meer de volgende taken uitvoeren:. Het registreren van administraties voor gebruik binnen het startscherm. Het beheren van gebruikersprofielen op basis van groepen en/of individuele gebruikers. Binnen een profiel kan worden vastgelegd van welke pakketten en welke menukeuzes gebruik gemaakt kan worden. Het beheren van de actieve gebruikerssessies Systeembeheer kunt u opstarten vanuit het Startscherm via de knop [Systeembeheer]. Deze knop is alleen beschikbaar als u beschikt over voldoende rechten.
3 2 Eerste keer opstarten Zodra de module Rechtensysteem de eerste keer wordt gebruikt wordt er om een aantal gegevens gevraagd. Deze gegevens worden gebruikt om de eerste gebruiker(s) en de eerste gebruikersgroep aan te maken. Met behulp van deze gegevens kan vervolgens worden ingelogd. Bij het opstarten van het Startscherm wordt (indien er geen gebruikers bekend zijn) het volgende scherm getoond. Afbeelding 1 In dit scherm wordt de inlogcode voorgesteld aan de huidige gebruiker op windows. In het veld [Naam] kunt u de volledige naam opgeven. De velden [Telefoonnummer] en [E-mailadres] zijn niet verplicht, maar deze worden voorgesteld bij het aanmaken van een melding vanuit het startscherm. Hierdoor kunt u eenvoudiger een melding aanmaken. De gebruiker die hier wordt ingevoerd kan direct inloggen door het invoeren van de opgegeven inlogcode en wachtwoord. Alle gebruikers die op deze manier worden aangemaakt hebben dezelfde (volledige) rechten. Via de knop [Systeembeheer] in het Startscherm kunnen deze rechten worden aangepast. Zie hiervoor de hoofdstukken "Beheren groepen" en "Beheren gebruikers". Naast de gebruiker die de eerste keer wordt aangemaakt is er nog een standaardgebruiker aanwezig. Deze gebruiker met de inlogcode SYSTEEM heeft standaard geen wachtwoord. Wij raden u aan om een wachtwoord in te stellen.
4 3 Beheren administraties Na het opstarten van Systeembeheer komt u in het volgende scherm. Dit scherm toont de administraties, de gebruikers en de gebruikersgroepen. Afbeelding 2 Bovenaan in de lijst ziet u de administraties staan, gekenmerkt door. Voor het bewerken van een administratie klikt u op een administratie en vervolgens op [Eigenschappen], of geeft u een dubbelklik op de administratienaam. Voor het aanmaken van een nieuwe administratie klikt u op [Nieuw] en vervolgens op [Nieuwe administratie]. Afbeelding 3 Zowel bij het bewerken van een bestaande administratie als het aanmaken van een nieuwe administratie verschijnt het volgende scherm.
5 Afbeelding 4 Binnen dit scherm kunt u de administratienaam (in het veld [Naam]) opgeven en een [Groep] waartoe deze administratie behoort. Deze groep wordt gebruikt in het startscherm om de administraties bij elkaar te zetten. Het serienummer is de identificatie van de administratie, het serienummer wordt door Lodder Applicaties in de database ingesteld. U vindt het serienummer van een administratie door in een applicatie te dubbelklikken op het veld [Licentiehouder]. De [Alias] is een korte naam voor deze administratie. Deze naam wordt gebruikt voor het bijhouden van de instellingen. De velden [Database servernaam], [Database naam], [MSLoader] en [Data dir] geven de koppeling met de database aan en de locatie waarop diverse bestanden worden opgeslagen. Veelal zullen deze velden door Lodder worden aangepast. Het veld [Salesys] kunt u, indien u over de applicatie Salesys 5 beschikt en Salesys 5 in deze administratie wordt gebruikt, vullen met de directory van het startvenster van Salesys 5. Als u Salesys 5 vanuit het Startscherm wilt opstarten moet dit veld gevuld worden.
6 3.1 Kopieren rechten Als u de rechten voor de groepen en gebruikers al heeft ingesteld en u maakt een nieuwe administratie aan, dan kunt u de ingestelde rechten overnemen. Hiervoor is de kopieerfunctie beschikbaar. Deze functie gebruikt u als volgt: 1. In het overzichtsscherm selecteert u de administratie waarvan u de rechten wilt kopiëren; 2. Vervolgens klikt u op de knop [Kopieer rechten]; 3. U selecteert de administratie waarnaar de rechten gekopieerd moeten worden; 4. U klikt op de knop [Plak rechten].
7 4 Beheren groepen Voor het beheer van gebruikersprofielen is het handig om te werken met gebruikersgroepen. Aan gebruikersgroepen kunt u rechten koppelen. Per menukeuze en soms per tabblad of individueel veld kunt u kiezen uit de volgende opties: Geen toegang Alleen lezen Volledige toegang Het gekozen menu-item is niet toegankelijk. Het gekozen menu-item is alleen te raadplegen. Deze keuze is alleen mogelijk in mutatieschermen en raadpleegschermen. Voor import- en exportfuncties, journaliseren en rapporten is dit recht niet van toepassing. Het gekozen menu-item is volledig toegankelijk. Bij raadpleegschermen blijft het scherm een raadpleegscherm en kan er niet gemuteerd worden. Een gebruiker kan aan meerdere groepen gekoppeld worden. Hierdoor kunt u gebruikersgroepen aanmaken per functiegebied in de applicaties. Bijvoorbeeld [Verkoop] en [Financiele Administratie]. Deze groepen kunt u de rechten geven die ze nodig hebben. Als iemand zowel lid is van de groep Financiele Administratie als van de groep Verkoop, dan geldt het hoogste recht wat gevonden wordt. Tegelijk met het aanmaken van de eerste gebruiker wordt ook de gebruikersgroep "Iedereen" aangemaakt. Deze gebruikersgroep heeft standaard alle rechten. Via Systeembeheer kunt u deze groep de rechten geven die iedereen minimaal nodig heeft. Om een gebruikersgroep aan te maken klikt u op de knop [Nieuw] en vervolgens op [Nieuwe groep]. Hierna krijgt u het volgende scherm. Afbeelding 5 Op het eerste tabblad geeft u de groeps[naam] in. Op het tweede tabblad kunt u de [Leden] van de groep selecteren uit de aanwezige gebruikers.
8 Afbeelding 6 Door middel van de knop [<] verplaatst u een gebruiker uit de categorie [Niet leden] naar de categorie [Leden]. De knop [>] doet precies het tegenovergestelde en verplaatst een gebruiker naar de categorie [Niet leden]. De knoppen [<<] en [>>] verplaatsen alle gebruikers naar de categorie [Leden] respectievelijk [Niet leden]. Het laatste tabblad is het tabblad [Rechten]. Op dit tabblad kunt u de rechten in de boomstructuur opzoeken en aanpassen.
9 Afbeelding 7 Voor het muteren van een bestaande gebruikersgroep geeft u een dubbelklik op de gebruikersgroep of selecteert u de gebruikersgroep en klikt u op [Eigenschappen]. U krijgt hetzelfde scherm te zien als bij het aanmaken van een nieuwe groep.
10 5 Beheren gebruikers Nadat u de benodigde groepen heeft gemaakt, kunt u de gebruikers gaan aanmaken. Het aanmaken van een gebruiker start u via de knop [Nieuw] en vervolgens [Nieuwe gebruiker]. Het wijzigen van een bestaande gebruiker kan door een dubbelklik op de gebruiker of door de gebruiker te selecteren en te kiezen voor [Eigenschappen]. Zowel bij het bewerken als bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker verschijnt het volgende scherm. Afbeelding 8 Op het eerste tabblad staan de [Naam], de [Inlogcode] en het [E-mailadres] vermeld. De inlogcode wordt in het inlogscherm van de applicaties gebruikt. Met het vinkje bij [Inloggen toegestaan] kunt u aangeven dat deze gebruiker de applicaties mag gebruiken. Zodra u dit vinkje verwijdert, kan de gebruiker niet meer inloggen. Hierdoor kunt u tijdelijk iemand de toegang blokkeren zonder alle rechten aan te passen. In het veld [Niveau] geeft u aan wat voor soort gebruiker dit is, u heeft de keuze uit: Administrateur Normale gebruiker Systeembeheerder Deze gebruiker heeft extra rechten binnen de financiele administratie. Deze gebruiker heeft normale rechten. Deze gebruiker mag de applicatie Systeembeheer opstarten en rechten toekennen. Met de knop [Wachtwoord] kunt u een (nieuw) wachtwoord opgeven voor de gebruiker.
11 Het tweede tabblad toont een overzicht van de [Groepen] waar de gebruiker [Lid van] is en waar de gebruiker [Geen lid van] is. U kunt de groepen door middel van de knoppen [<], [>], [<<] en [>>] verplaatsen naar de andere lijst, waarbij [<] en [>] er slechts 1 verplaatsen en [<<] en [>>] alle groepen verplaatsen. Afbeelding 9 Het derde tabblad toont de aanwezige [Administraties] in twee groepen, de eerste lijst toont de administraties waarin de gebruiker mag werken. De tweede lijst toont de voor deze gebruiker verboden administraties. Ook hier kunt u met de knoppen [<], [>], [<<] en [>>] de administraties verplaatsen. Het vierde tabblad toont de rechten die de gebruiker heeft. Het toekennen van de rechten werkt op dezelfde manier als bij groepen, met één uitzondering: U kunt kiezen voor [Volgens groep], wat inhoudt dat de rechten voor die keuze afhangen van de groep. Stelt u bij een gebruiker iets anders in dan [Volgens groep], dan heeft dat voorrang boven alle groepsinstellingen. Wij adviseren u om zo min mogelijk individuele rechten te gebruiken en te werken met groepen. Bij het toevoegen van gebruikers werkt dat eenvoudiger. Zoals eerder is vermeld is er één gebruiker standaard in de applicatie aanwezig, dat is de gebruiker beheerder. Wij adviseren u om deze gebruiker te voorzien van een wachtwoord of om de rechten van deze gebruiker bij te stellen.
12 6 Gebruikersrechten exporteren Om een overzicht te krijgen van de effectieve rechten die ingesteld zijn, is de keuze [Gebruikersrechten raadplegen] beschikbaar. Na het opstarten van de keuze krijgt u een overzicht van de gebruikers en de rechten die zijn ingesteld. Afbeelding 10 In dit scherm zijn twee mogelijkheden om de rechten te raadplegen. De eerste is door in het bovenste grid op een regel te klikken en vervolgens op [Ophalen gebruikersrechten] te klikken. Het onderste grid wordt dan gevuld met de effectieve rechten die de gebruiker heeft. De tweede methode is door het aanvinken van één of meerdere gebruikers en dan de knop [Rechten exporteren naar Excel] aan te klikken. Hierna wordt een Excel-bestand gevuld met de rechten van de gekozen gebruikers, waarbij voor iedere gebruiker een apart werkblad wordt toegevoegd.
13 7 Raadplegen huidige sessies Zodra u inlogt in een applicatie wordt dit in de database geregistreerd in een sessielijst. Zodra u de applicatie afsluit wordt dit in de sessielijst verwerkt. In uw licentiebestand staat vermeld hoeveel gelijktijdige sessies zijn toegestaan. U verbruikt 1 sessie per gebruiker per pc. Wanneer één gebruiker op één pc op één administratie is ingelogd, wordt dat als één sessie geregistreerd. Logt één gebruiker vanaf één pc in op twee verschillende administraties, dan blijft dat één sessie. Loggen twee verschillende gebruikers op dezelfde pc op dezelfde administratie in, dan zijn het twee sessies. Hetzelfde geldt voor het opstarten door twee gebruikers op twee verschillende pc's. Om te zien welke applicaties zijn opgestart kunt u de menukeuze [Sessies raadplegen] gebruiken. In dit scherm ziet u de actuele sessielijst. In deze lijst worden de sessie die verlopen zijn met een blauwe achtergrond getoond. Hieraan kunt u zien dat deze sessie eigenlijk uit deze lijst verdwenen zouden moeten zijn. Als de pc vastloopt kan dit optreden. Door middel van de knop [Verwijderen] kunt u deze regels uit de sessie lijst halen. In dit scherm worden ook de aantal openstaande pakketten en het aantal openstaande sessies getoond. Afbeelding 11 Als u bij het inloggen de melding "Maximaal aantal sessies bereikt" krijgt, dan heeft u op dat moment het maximaal aantal sessies bereikt. U kunt dit oplossen door het sluiten van de applicaties op een pc of door het opschonen van de sessielijst. Het laatste werkt alleen als er eerder problemen zijn geweest met het vastlopen of verkeerd afsluiten van de pc en/of applicatie.
14 8 Raadplegen huidige locks De module Rechtensysteem zorgt ervoor dat u met meerdere gebruikers tegelijk kunt werken. Om te zorgen dat er geen conflicten ontstaan bij het opslaan van gegevens wordt er geregistreerd welke gegevens worden bewerkt. Het kan voorkomen dat, wanneer de applicatie niet correct wordt afgesloten, bepaalde gegevens niet bewerkt kunnen worden omdat het systeem denkt dat ze al bewerkt worden. In dit laatste geval kunt u via Systeembeheer de lijst met actuele bewerkingen aanpassen of opschonen. Na het opstarten van de menukeuze [Locks opheffen] kunt u via de knop [Verwijderen] onterechte registraties verwijderen. Afbeelding 12 Deze functie is alleen bedoeld om op te schonen in geval van een onjuiste registratie. Wanneer u een registratie verwijdert, terwijl deze terecht in de lijst stond, kan dat fouten in de database opleveren.