CUSTOMER CASE GEMEENTE EVERGEM Voor de gemeente Evergem was het duidelijk. Als men de dienstverlening aan de burger wou verbeteren, dan zou men resoluut de digitale kaart moeten trekken, maar hoe begin je aan zo n traject.
GEMEENTE EVERGEM IS KLAAR VOOR DE DIGITALE TOEKOMST De Oost-Vlaamse gemeente Evergem investeerde recent in verschillende Canon oplossingen, waaronder ook in een digitale postkamer. Hiermee worden papierstromen zoals inkomende post en facturen gedigitaliseerd en verwerkt in elektronische records en digitale workflows. Maar het gaat verder dan dat. Ook het goedkeuringsproces van facturen en de opvolging van meldingen loopt nu via hetzelfde platform en de digitalisering gaat steeds verder. Evergem ligt op een boogscheut van de Gentse haven en grenst aan de industrie-as Gent- Zelzate langs het zeekanaal Gent-Terneuzen. De Gentse haven is een belangrijke werkgever in de regio, waardoor Evergem niet minder dan 35.000 inwoners telt. De samenwerking met Canon gaat reeds terug tot 1999, toen er 15 kopieertoestellen werden aangekocht. Vandaag beschikt de gemeente over niet minder dan 46 Canon multifunctionele toestellen, verspreid over verschillende diensten zoals bevolking, technische dienst, OCMW, sportdienst, scholen, etc. Door deze multifunctionals op strategische plaatsen op te stellen, heeft men het aantal desktop printers kunnen terugdringen tot slechts enkele toestellen zonder dat daarbij ingeboet werd op gebruiksgemak, wel integendeel. De uitdaging De gemeente Evergem wilde de communicatie met haar burgers verbeteren door alle informatie en meldingen die binnen kwamen, zowel via mail, briefwisseling of gewoon mondeling aan het loket, op een efficiente manier te verwerken. Om dit te realiseren ging men op zoek naar een partner die deze digitale transformatie kon helpen verwezelijken. De oplossing Evergem trok radicaal de digitale kaart. Op basis van een centraal informatiemanagement systeem van Canon werd een digitale postkamer geimplementeerd. De voordelen Omdat alle binnenkomende meldingen geregistreerd worden in de digitale postkamer kunnen de juiste personen automatisch verwittigd worden van inkomende post. De administratie kan dan ook meteen zien in welke fase de opvolging van een bepaalde vraag of melding zit. en er kan nu meteen een correct en adequaat antwoord gegeven worden De nood aan een digitaal informatie systeem groeide met de dag, maar anderzijds wensten we ons niet vast te rijden in een oplossing die niet makkelijk te onderhouden en bij te sturen was. Marc Goethals, IT manager Evergem
Papieren documenten beheren is tijdrovend Zonder dergelijke toestellen kan een gemeente niet functioneren, want er moet altijd wel een of ander document afgedrukt worden. Maar een modern bestuur zou zichzelf niet respecteren mochten ze die papierstroom niet willen verminderen. Marc Goethals, IT manager bij de gemeente Evergem, zegt hierover het volgende: Een papierloos bestuur is zeker niet voor morgen, maar vandaag zijn er reeds tal van digitale documenten in de omloop en gelukkig neemt dat aantal jaar na jaar toe. Een goede zaak, want papieren documenten beheren neemt veel plaats in beslag en het zoeken naar een document is niet altijd evident. Een document per ongeluk op de verkeerde plaats archiveren volstaat om het nooit meer terug te vinden. De nood aan een digitaal informatie systeem groeide met de dag Voor de gemeente was het zo klaar als een klontje. Als men de dienstverlening aan de burger wou verbeteren, dan zou men resoluut de digitale kaart moeten trekken, maar hoe en vooral met wie begin je aan zo n traject. Marc Goethals vertelt: De nood aan een digitaal informatie systeem groeide hier met de dag, maar anderzijds wensten we ons niet vast te rijden in een oplossing die niet makkelijk te onderhouden en bij te sturen was. Een paar jaar terug hadden we bij Canon al eens een goede demo gehad van de digitale postkamer oplossing, maar het is pas toen we hierover van andere besturen positieve verhalen hoorden, dat de bal aan het rollen gegaan is en we begin 2017 met een proefproject gestart zijn.
Alle meldingen worden geregistreerd in de digitale postkamer. Doel was om de inkomende maiberichten te archiveren, alsook de inkomende post in te scannen en digitaal ter beschikking te stellen. Een ander deel van dit project was het digitaliseren, archiveren en opvolgen van meldingen. Marc Goethals legt uit: Dagelijks komen er tal van meldingen binnen op de gemeente. Dit gaat van een kapot wegdek, een omvergereden paal tot sluikstorten. Deze komen via een variëteit van kanalen binnen, zoals mail, briefwisseling of gewoon mondeling aan het loket. Het bijhouden en opvolgen hiervan was niet evident, met als gevolg dat het niet altijd duidelijk was door wie en wanneer een actie ondernomen was. Nu worden alle meldingen geregistreerd in de digitale postkamer en kunnen we meteen zien in welke fase de opvolging hiervan zit. De tijd die we hiermee winnen is enorm, want bij een vraag van de burger kunnen we nu meteen een correct en adequaat antwoord geven. Briefwisseling terugvinden was nooit eenvoudiger Het onderdeel met de grootste impact op efficiëntie én het terugdringen van de papierberg is zondermeer het digitaliseren van de inkomende post. Daarover zegt Marc Goethals het volgende: Vroeger werd van de binnenkomende post kopieën gemaakt, die vervolgens handmatig verdeeld werden. De originele stukken werden alfabetisch geklasseerd en gearchiveerd. Niks meer van dat met de digitale postkamer oplossing. Alle inkomende post wordt voorzien van een barcode, ingescand en digitaal gedistribueerd aan de desbetreffende personen of diensten. De gebruiker krijgt melding van binnenkomende post en er kunnen ook acties aan gekoppeld worden, zodat men bijvoorbeeld verplicht is om binnen een bepaalde tijd te reageren. Opvolgen en terugvinden van briefwisseling is nooit eenvoudiger geweest. In een volgende fase gaan we ook de uitgaande post digitaliseren, waardoor de cirkel helemaal rond is.
Maar daar houdt het niet mee op. In 2018 wil de gemeente ook alle facturen digitaal distribueren én goedkeuren. Er zal een koppeling gemaakt worden met het boekhoudpakket, zodat na goedkeuring de facturen automatisch ingeboekt worden. Ook formulieren, die nu nog op papier zijn, zullen digitaal beschikbaar gesteld worden aan de burger, met ook de mogelijkheid om deze te voorzien van een elektronische handtekening. Marc Goethals besluit: Het is ongelofelijk dat we op zulke korte tijd al zoveel verwezenlijkt hebben. Een belangrijk aspect hierin was zeker de opleiding. Deze was vooral bedoeld als gegevensoverdracht, zodat we zelf in staat zijn om bijkomende functionaliteiten te configureren. Dat de toekomst digitaal is, lijdt geen twijfel en met de Canon software oplossingen en diensten zijn wij er alvast helemaal klaar voor. Meer info op nl.canon.be/digital-mailroom/ www.evergem.be
Transformeer uw processen om sneller en slimmer te werken
Canon Belgium nv / sa Berkenlaan 3 B-1831 Diegem www.canon.be Tél 02 722 0411 Canon Europa N.V., 2017