Handleiding SABA2.0. Voor zorginstellingen

Handleiding SABA2.0 Voor zorginstellingen Versie 5: 24 juli 2018

Inhoud 1 Inloggen... 3 2 Wachtwoord vergeten... 3 3 Ingelogd zijn... 4 4 Accountgegevens wijzigen... 5 4.1 Wachtwoord wijzigen... 5 4.2 Bedrijfsinformatie wijzigen... 6 4.3 Muteer contactpersoon... 7 4.4 Muteer Tekenbevoegd persoon... 8 4.5 Documenten uploaden... 9 4.6 Geüploade documenten verwijderen / vervangen... 12 5 Opleidingsproject bekijken... 13 6 Activiteiten aanmaken... 14 6.1 Activiteit A... 14 6.2 Activiteit B... 16 6.3 Activiteit C1... 17 6.4 Activiteit C2 intern traject... 18 6.5 Activiteit C2 extern traject... 21 6.5.1 Marktconformiteit... 22 6.6 Activiteiten D en E intern aanmaken... 25 6.7 Activiteiten D en E extern aanmaken... 25 7 Registreren van activiteiten C2, D en E... 26 7.1 Registreren van activiteit C2 intern traject... 26 7.2 Registreren van C2 extern traject... 27 7.3 Registreren van activiteiten D en E intern traject... 27 7.4 Registreren van activiteiten D en E extern traject... 27 1

8 Deelnemers invoeren... 28 8.1 Openstaande registraties... 29 8.2 Deelnemers in-/toevoegen door handmatig te typen... 30 8.3 Deelnemers importeren... 30 8.4 Deelnemers toevoegen m.b.v. de zoekfunctie... 33 8.5 Benodigde documenten... 34 8.5.1 Documenten activiteit A en B... 35 8.5.2 Documenten activiteit C1... 36 8.5.3 Documenten interne activiteit C2, D en E, gekoppeld aan een extern traject... 36 8.5.4 Documenten interne activiteit C2, D en E... 37 8.5.5 Documenten externe activiteit C2, D en E... 37 8.6 Documenten uploaden... 38 8.6.1 Documenten koppelen aan meerdere personen... 39 8.7 Deelnemers in activiteit A of B die vroegtijdig stoppen... 40 8.8 Deelnemers verwijderen... 41 8.8.1 Registratie laten vervallen... 41 8.8.2 Deelnemer annuleren... 41 8.8.3 Annulering deelnemer ongedaan maken... 43 8.9 Extra schermen / tussenstappen... 44 8.9.1 Uploaden van loonstrook start... 44 8.9.2 Uploaden van een factuur... 45 8.9.3 Uploaden van een presentielijst voor een extern traject... 46 8.9.4 Uploaden van een presentielijst voor een intern traject met docentkosten... 47 8.10 Documenten verwijderen... 48 9 Registratie definitief maken... 49 10 Registraties laten vervallen... 50 11 Uw registraties monitoren... 51 11.1 Tabblad Documenten... 52 11.2 Tabblad Financieel... 53 2

1 Inloggen Ga naar https://www.sectorplanplus.nl Klik hier om in te loggen Vul het e-mailadres in Vul het wachtwoord in Klik op Inloggen 2 Wachtwoord vergeten Klik op Wachtwoord vergeten? Vul e-mailadres in Klik op Vraag nieuw wachtwoord aan U ontvangt nu in uw mail een link om een nieuw wachtwoord in te stellen. 3

3 Ingelogd zijn Aan de linkerkant ziet u de koppen: Activiteiten Hier kunt u de activiteiten aanmaken Registraties Indienen Openstaand Afgerond Beheer Hier kunt u uw opleidingsproject bekijken. Account Hier vindt u uw bedrijfsgegevens en kunt u: Bedrijfsinformatie muteren Gegevens contactpersoon muteren Gegevens tekenbevoegd persoon muteren Wachtwoord wijzigen Documenten uploaden Deze onderwerpen komen hierna aan de orde. Klik op Accountgegevens 4

4 Accountgegevens wijzigen Als u op de homepage bent, ziet u links in het scherm een kolom met daar Activiteiten, Registraties, Beheer en Account. Door op Account te klikken kunt u uw gegevens gaan wijzigen. In dit hoofdstuk wordt weergegeven hoe u bepaalde gegevens kunt wijzigen. 4.1 Wachtwoord wijzigen Rechtsboven ziet u Wachtwoord wijzigen Vul huidig wachtwoord in Vul nieuw wachtwoord in Vul het nieuwe wachtwoord nogmaals in Klik op Wijzig Wachtwoord om het nieuwe wachtwoord op te slaan 5

4.2 Bedrijfsinformatie wijzigen Klik eerst op de knop Muteer bedrijfsinformatie om wijzigingen aan te brengen. Klik eerst op de knop Muteer instellingsinformatie om wijzigingen te kunnen aanbrengen Let op: De velden vanaf het KvK-nummer van het bedrijf kunnen niet gewijzigd worden. Deze moeten via de Regionaal Projectleider gewijzigd worden. Klik op de knop Opslaan 6

4.3 Muteer contactpersoon Indien u uw werkzaamheden wilt overdragen aan een collega is het belangrijk dat u het e-mailadres van uw collega invoert bij contactpersonen. Dit gaat als volgt: Klik eerst op de knop Muteer contactpersoon om wijzigingen aan te brengen. 1. Klik eerst op de knop Muteer contactpersoon om wijzigingen te kunnen aanbrengen 2. Voer het e-mailadres van uw collega in die de werkzaamheden gaat overnemen. Breng de wijzigingen vervolgens aan en klik op Opslaan. Klik op de knop Opslaan De nieuwe contactpersoon kan via wachtwoord vergeten een mail aanvragen met een link om een nieuw wachtwoord in te stellen. 7

4.4 Muteer Tekenbevoegd persoon Klik eerst op de knop Muteer tekenbevoegd persoon om wijzigingen te kunnen aanbrengen Breng de wijzigingen vervolgens aan en klik op Opslaan. Klik op de knop Opslaan 8

4.5 Documenten uploaden De documenten die hier staan hoeven niet verplicht geüpload te worden. Dit is afhankelijk van uw aanvraag en bij de registratie ingevulde gegevens. Bij alle documenten die geüpload moeten worden gebeurt dit op dezelfde manier. In onderstaand voorbeeld gaan we het Uittreksel KvK 1 e tijdvak uploaden (als voorbeeld). Klik met de muis op dit vakje Klik op + Nieuwe Uittreksel KvK 1 e tijdvak toevoegen? In het volgende venster, dat zich opent, is het de bedoeling dat u het document gaat opzoeken op uw computer of netwerk. 9

Klik op de knop Bestand kiezen Zoek vervolgens het bestand op en dubbelklik hierop. Het bestand is vervolgens direct zichtbaar in het scherm: Hier staat nu de naam van het bestand Klik nu op de knop Document uploaden 10

Het vakje is grijs en het uploaden is gelukt. Het uploaden van de overige documenten gaat op dezelfde manier. Indien een document gecontroleerd en geaccordeerd is ziet het grijze vakje er zo uit: Afgekeurde documenten herkent u aan het volgende symbool: U ontvangt keurig een mail met de reden van afkeuring zodat u een nieuw document kunt uploaden. 11

4.6 Geüploade documenten verwijderen / vervangen Als het geüploade document niet correct is zult u deze eerst moeten verwijderen alvorens u een nieuw document kunt uploaden. Als voorbeeld nemen we de btw-verklaring. Klik met de muist op het grijze vakje achter BTW-verklaring. Het venster btw-verklaring verschijnt. Klik op vervallen Er verschijnt een extra waarschuwing: Er zit een timer van 30 seconden op deze checkbox. Als u nergens op klikt, zal het document niet verwijderd worden. Klik op JA als u het document wilt verwijderen. Het document is verwijderd. De tekst BTW-verklaring is weer rood. U kunt nu een nieuw document uploaden. Deze procedure geldt voor alle documenten. 12

5 Opleidingsproject bekijken Klik aan de linkerkant onder Beheer op Opleidingsproject. U ziet direct het gereserveerde subsidiebedrag en daaronder het Definitieve project. Dit bedrag is leidend. Onder het Definitief project ziet u staan wat er toegekend is aan uw zorginstelling. U gaat straks Activiteiten aanmaken en Registreren ter verantwoording voor de aangevraagde en toegekende subsidie. U dient zich hierbij te houden aan de toegekende kentallen in het Definitieve project. Ook wat betreft de aantallen in de Doelgroep / type medewerker zult u deze moeten verantwoorden. 13

6 Activiteiten aanmaken De volgende activiteiten kunnen aangemaakt worden: A: Kwalificerend beroepsonderwijs: BBL B: Kwalificerend beroepsonderwijs: HBO-duaal C1: Derde leerweg, HBO-deeltijd en associate degree (minimaal 16 dagen) C2: Training en opleiding lang (minimaal 16 dagen) D: Training en ontwikkeling: middellang (5 tot 16 dagen) E: Training en ontwikkeling: kort (tot 5 dagen) Als een Activiteit niet in het Definitief project is opgenomen krijgt u automatisch een melding daarvan. Een activiteit kan aangemaakt worden door links onder Activiteiten te klikken op de activiteit. Hierna bespreken we er een aantal als voorbeeld. 6.1 Activiteit A Let op: de deelnemer moet minimaal een half jaar de opleiding volgen en een dienstverband van 24 uur per week hebben. Anders kunt u hem opvoeren onder activiteit C1. Klik hier Aan de rechterkant verschijnt een lijst met Crebo-nummers. Dit zijn kwalificerende opleidingen die goedgekeurd zijn op AMR (ArbeidsMarktRelevantie). Uniek nummer dat de portal heeft toegekend aan de opleiding Deze opleidingen/trajecten zijn al goedgekeurd op ArbeidsMarktRelevantie Door te klikken op dit knopje bij de juiste opleiding/traject kun je gaan registreren 14

Zoek aan de hand van de leerwerkovereenkomst het juiste crebo-nummer op in de lijst en klik op de knop Registratie indienen. Door op deze knop te klikken gaan we direct over naar Registraties Indienen. Dit is direct zichtbaar aan de linkerkant. Opmerking: U kunt pas registreren als de projectovereenkomst is ondertekend, geüpload én goedgekeurd is door de Regionaal Project Leider. Stap 1 van 2: Selecteer gegevens Als de Regionaal Project Leider de projectovereenkomst heeft goedgekeurd kan er geregistreerd worden. Dit is het traject dat u zojuist gekozen heeft Velden met een sterretje zijn verplicht om in te vullen Neem start- en einddatum over van de leerwerkovereenkomst Alleen aanvinken voor nieuwe instroom Selecteer een sector Sla op 15

De startdatum voor het 1 e tijdvak moet bij activiteit A en B liggen tussen 24 augustus 2017 en 1 mei 2018. Indien uw deelnemers gestart zijn in schooljaar 2017-2018 en op de leerwerkovereenkomst staat een startdatum in augustus 2017 die vóór de 24 e valt kunt u in het portal de startdatum op 24 augustus zetten. Vanaf die datum kunt u subsidie krijgen. De einddatum neemt u over van de leerwerkovereenkomst. Deze moet minimaal een half jaar na de startdatum liggen, anders krijgt u een foutmelding. Indien de einddatum op de leerwerkovereenkomst later valt dan 2 jaar na de startdatum dan vult u als einddatum 2 jaar na de startdatum in. U krijgt namelijk maximaal 2 jaar subsidie. Hoe u dit verder moet afhandelen in de verantwoording komt in een ander hoofdstuk aan de orde. Maak een keuze Klik op Opslaan. U bereikt nu het stadium van deelnemers invoeren. Per activiteit A, B en C1 kunt u slechts één deelnemer koppelen. Hoe dit in zijn werk gaat wordt in een ander hoofdstuk beschreven. 6.2 Activiteit B Deze gaat exact op dezelfde manier als Activiteit A. 16

6.3 Activiteit C1 Deze activiteit betreft: derde leerweg, HBO-deeltijd en associate degree (minimaal 16 dagen). Dit is altijd een EXTERN traject. Klik op de knop Registratie indienen achter het juiste traject: Vul juiste start- en einddatum in zoals op de leerwerkovereenkomst Maak een keuze Vink aan indien u verletkosten wilt meenemen Sla op Zodra u alles heeft ingevuld komt u in de fase Deelnemers invoeren. Dit wordt in een apart hoofdstuk besproken. 17

6.4 Activiteit C2 intern traject Het aanmaken van een intern traject C2 gaat als volgt: Klik op de knop Traject toevoegen onder Intern. Relevante informatie Minimaal 128 uur Minimaal 250 tekens Maak een keuze Klik op Opslaan 18

Dit traject kan ingediend worden op 2 manieren: 1. Vanuit hetzelfde scherm: Klik op + Reg. indienen Het volgende scherm verschijnt: 1 2 In de i-tjes staat: 1 2 19

Indien een traject eenmaal is aangemaakt verschijnt het in de lijst om ingediend te worden. Per groep kunt u dan een registratie indienen. Dus het traject (opleiding) hoeft u maar éénmaal aan te maken, goed te omschrijven en door de regio goedgekeurd te worden. Per groep (of persoon) kunt u een registratie indienen. In het overzicht van aangemaakte trajecten onder C2 kunt u gelijk zien of de Arbeidsmarktrelevatie (AMR) al is goed- of afgekeurd. Nog niet gekeurd Goedgekeurd Afgekeurd 2. In het linkermenu kunt u onder Registraties klikken op Indienen. Het volgende scherm verschijnt: Selecteer hier C2 20

Klik op Interne Kies het juiste Traject Vul juiste start- en einddatum in Maak een keuze Vink aan indien relevant Sla op U bent nu beland bij het invoeren van deelnemers. Dit wordt in een apart hoofdstuk beschreven. 6.5 Activiteit C2 extern traject Het aanmaken van een extern traject C2 gaat als volgt: Klik op de knop Traject toevoegen onder Extern. 21

Stap 1 van 2 Vul de trajectgegevens in: Vul de trajectnaam in Sla op Maak een keuze. Uitleg volgt hierna. 6.5.1 Marktconformiteit Bij Marktconformiteit kunt u kiezen uit 2 mogelijkheden. Die worden hierna toegelicht. 6.5.1.1 Offertebedrag én factuur tot 25.000 (excl. btw) Bij deze vorm van marktconformiteit volgt nog één stap. 22

Stap 2 van 2 Minimaal 128 uur Vul alle gevraagde gegevens in Sla op Het externe traject C2 is nu aangemaakt. 6.5.1.2 Offertebedrag en/of factuur vanaf 25.000 (excl. btw) Bij deze vorm van marktconformiteit volgt nog twee stappen. 23

Stap 2 van 3: Opleidingsgegevens Vul de velden in en sla op. 24

Stap 3 van 3: Offerte-informatie Vul de velden in Dit uurtarief wordt automatisch berekend aan de hand van de totale kosten, het aantal deelnemers en het aantal lesuren per deelnemer Upload de offerte Belangrijke informatie Sla op 6.6 Activiteiten D en E intern aanmaken Deze trajecten aanmaken gaat op dezelfde manier als beschreven bij Activiteit C2 intern traject. 6.7 Activiteiten D en E extern aanmaken Deze trajecten aanmaken gaat op dezelfde manier als beschreven bij Activiteit C2 extern traject. 25

7 Registreren van activiteiten C2, D en E 7.1 Registreren van activiteit C2 intern traject Klik links in het menu onder Registraties op Indienen Stap 1 van 2: Selecteer gegevens Kies Klik aan Kies het traject Vul in Maak een keuze Als de interne docent gekoppeld is aan een extern traject dan kunt u dit aanvinken en het externe traject opzoeken Verletkosten interne docent Sla op Let op: Als de registratie aan een extern traject gekoppeld moet u een vinkje plaatsen. Dan worden de interne docentkosten hier opgevoerd en de externe kosten plus de verletkosten van de deelnemers worden in de externe registraties opgenomen. Als alle benodigde gegevens zijn ingevuld en opgeslagen kunt u naar de volgende stap Deelnemers invoeren gaan. Dit wordt in een apart hoofdstuk besproken. 26

7.2 Registreren van C2 extern traject Klik links in het menu onder Registraties op Indienen Stap 1: Selecteer gegevens Kies Klik aan Kies het traject Vul in Verletkosten deelnemers Sla op Ongeacht de keuze in MCF en of u Verletkosten wilt meenemen komt u nadat u de gevraagde gegevens hebt ingevuld en opgeslagen in de fase om deelnemers in te voeren. Dit wordt in een apart hoofdstuk besproken. 7.3 Registreren van activiteiten D en E intern traject Het registreren van activiteit D en E intern gaat op dezelfde manier als bij C2 intern. 7.4 Registreren van activiteiten D en E extern traject Het registreren van activiteit D en E extern gaat op dezelfde manier als bij C2 extern. Na het registreren van ongeacht welke activiteit vindt u deze activiteit terug onder Openstaand 27

8 Deelnemers invoeren Vanuit het registreren komt u rechtstreeks in het volgende scherm Indien u besluit de deelnemers pas later in te voeren kunt u op de volgende manier in het juiste scherm terecht komen: Klik in het linker menu onder Registraties op Openstaand. 28

8.1 Openstaande registraties Bovenin zijn er nog filteropties om te zoeken. Alle groepen zichtbaar maken Filter activeren Deelnemers invoeren Deelnemer toevoegen We gaan nu een deelnemer toevoegen. 29

8.2 Deelnemers in-/toevoegen door handmatig te typen 1.Klik hier 3.Kies 4.Vul in 5. Sla de deelnemer op 2.Vul de gegevens in De gegevens blijven bewaard. Als deze deelnemer nogmaals een training gaat volgen kunt u hem/haar opzoeken via de zoekfunctie. Na het invoeren van één deelnemer is bij de Openstaande registraties de Fase veranderd van Deelnemers invoeren naar Documenten uploaden. Nu is gelijk te zien welke documenten u ter verantwoording u moet uploaden. Bij activiteiten A, B en C1 kunt u slechts één deelnemer opvoeren. Voor de andere activiteiten C2, D en E kunt u hele groepen deelnemers aanmaken. U blijft dan ook de beschikking hebben over de knop deelnemers toevoegen. De doelgroep "opscholing" geldt alleen voor de activiteiten A, B eb C1 8.3 Deelnemers importeren Om de invoering van de deelnemers bij de verantwoording te vereenvoudigen is het mogelijk om de deelnemergegevens van uw instelling in één keer te importeren. Klik op Accountgegevens en vervolgens op de knop Importeer Deelnemers 30

Download hier het format Als u op de knop Download het importbestand heeft geklikt ziet u de download linksonder in uw scherm verschijnen. Let op dat uw computer de downloads niet blokkeert. Klik hier en open het importbestand Excel wordt geopend: Klik op de knop Bewerken inschakelen Let op: Bij Achternaam wordt de geboortenaam geadviseerd. 31

Als u de gegevens in het Excel-format heeft ingevoerd kunt het bestand uploaden in het systeem op de volgende manier: 1. Klik links op Accountgegevens 2. Klik op de knop Deelnemers importeren 3. Upload het format zoals hieronder staat aangegeven: Klik hier zoek het excel-format op uw computer en dubbelklik hierop Klik op Importeren om het bestand te uploaden U krijgt een overzicht te zien van alle personen op dit importbestand: Als er fouten worden aangegeven kunt u het Excel-format aanpassen en opnieuw Importeren op de manier zoals hierboven besproken. U kunt steeds opnieuw uw laatste versie importeren totdat het in orde is. Als u op de rode knop klikt kunt u ook een foutenbestand downloaden. Als alle gegevens in het importbestand in orde zijn kunt u het bestand gaan importeren door op de knop Importeren te klikken. Het uploaden van de deelnemergegevens kan beginnen Klik op OK 32

Resultaat van de import: Als er in een later tijdvak deelnemers bij komen kunt u opnieuw een leeg importbestand downloaden en de gegevens van de NIEUWE deelnemers opnemen hierin. Waarschuwing: Géén dubbele deelnemers importeren! 8.4 Deelnemers toevoegen m.b.v. de zoekfunctie Als een deelnemer al eens ingetypt of geüpload is in het portal kan deze opgezocht worden zodat niet alles weer opnieuw ingevuld moet worden. Zoek de registratie op waarin de deelnemer ingevoerd moet worden. Klik hier om het zoekvenster te openen Typ 4 letters/tekens in van een voor- of achternaam en er verschijnt een lijstjes met personen die deze lettercombinatie hebben. Typ de zoekletters in Klik op de knop KIES om te Selecteren Alle gegevens zoals Deelnemer naamgegevens, Geslacht en Geboortedatum worden automatisch ingevuld. Deze zijn wel muteerbaar op het moment dat de deelnemer gekoppeld wordt aan een opleiding. 33

Alleen de Doelgroep en Deeltijdfactor moeten nog ingevuld worden. Klik op het knopje onder Opslaan om de deelnemer definitief aan het traject toe te voegen. De status van de registratie is nu veranderd naar Extra deelnemers toevoegen aan een registratie kan alleen bij activiteiten C2, D en E. Dit kan door te klikken op de knop Deelnemer toevoegen. De doelgroep en deeltijdfactor die ingevuld is bij de deelnemer wordt onthouden in het portal voor een eventuele volgende keer. 8.5 Benodigde documenten Er zijn 2 documenten die bij elke verantwoording gevraagd worden: Deelnemersverklaring: Loonstrook start: deze dient bij elke deelnemer ingevuld, ondertekend en geüpload te worden. hiermee wordt de loonstrook bedoeld van de deelnemer van de maand waarin de opleiding / training start. Welke overige documenten u moet uploaden ter verantwoording is afhankelijk van de geregistreerde activiteit. 34

8.5.1 Documenten activiteit A en B Onderstaand scherm ziet u als u voor A, B en C1 een deelnemer hebt toegevoegd. Deelnemersverklaring openen Documenten uploaden Deelnameverklaring openen Muteer deelnemergegevens De deelnameverklaring dient als Bewijs van deelname in het geval dat: De deelnemer binnen 2 jaar geen diploma behaalt. De deelnemer vroegtijdig afhaakt of uit dienst gaat na minimaal een half jaar na de startdatum. De eerste 3 documenten vormen het "startdossier" voor deze activiteiten. De laatste 2 kunnen pas geüpload worden: na het behalen van het diploma. na 2 jaar (verstrijken van de subsidieperiode). na afhaken / uit dienst gaan van de deelnemer mits deze minimaal een half jaar deelgenomen aan de opleiding. Het uploaden van de documenten wordt in een apart hoofdstuk besproken. 35

8.5.2 Documenten activiteit C1 Muteer deelnemergegevens Deelnemersverklaring openen Document uploaden 8.5.3 Documenten interne activiteit C2, D en E, gekoppeld aan een extern traject Bij dit scherm wordt alleen de verantwoording gedaan voor de interne docentkosten. Eén deelnemer invoeren is hiervoor voldoende want de deelnemers en hun verletkosten worden in het externe traject ingevoerd en verantwoord. Het is voor deze interne activiteit alleen noodzakelijk om de volgende documenten te uploaden: Presentielijst docenturen. Docent loonstrook start. Voor de overige documenten kunt u een leeg testdocument uploaden. Onderstaand scherm ziet u als u voor C2, D en E intern en gekoppeld aan een extern traject één deelnemer hebt toegevoegd. Presentielijst oproepen Muteer deelnemergegevens Deelnemersverklaring openen Document uploaden 36

8.5.4 Documenten interne activiteit C2, D en E Bij dit scherm wordt de verantwoording gedaan voor: De verletkosten van de interne docent. De verletkosten van de deelnemers. Onderstaand scherm ziet u als u voor C2, D of E intern en niet gekoppeld aan een extern traject één deelnemer hebt toegevoegd. Presentielijst oproepen Muteer deelnemergegevens Deelnemersverklaring openen Document uploaden Het uploaden van de documenten wordt in een apart hoofdstuk besproken. 8.5.5 Documenten externe activiteit C2, D en E Bij dit scherm wordt de verantwoording gedaan voor: De factuur van de externe opleider. De verletkosten van de deelnemers. Onderstaand scherm ziet u als u voor C2, D en E extern één deelnemer hebt toegevoegd. Presentielijst oproepen Muteer deelnemergegevens Deelnemersverklaring openen Document uploaden Het uploaden van de documenten wordt in een apart hoofdstuk besproken. 37

8.6 Documenten uploaden Als voorbeeld hoe een document kan worden geüpload, wordt hieronder uitgelegd hoe een leerwerkovereenkomst (BPVO) kan worden geüpload. Klik in een A, B of C1 registratie op het vakje onder Leerwerkovereenkomst: Zoek het bestand op uw pc Geef aan of u alle leerwerkovereenkomsten hebt geüpload Klik op uploaden 38

Bij het uploaden van sommige documenten kun je achter Document compleet aanvinken of alle documenten nu compleet geüpload zijn. Denk hierbij aan trajecten met meerdere presentielijsten. Zolang er niet is aangegeven dat de documenten compleet zijn, zijn de vakjes maar half grijs. Bij sommige documenten is het handig om ze in één keer aan een hele groep te koppelen, bijvoorbeeld: Factuur Betalingsbewijs Presentielijsten 8.6.1 Documenten koppelen aan meerdere personen Klik op het pijltje bij deelnemers achter de persoon en Selecteer allen om alle; in dit geval 2; deelnemers te koppelen aan een document. 39

8.7 Deelnemers in activiteit A of B die vroegtijdig stoppen Als de deelnemer een half jaar de opleiding gevolgd heeft kunt u wel subsidie aanvragen voor deze persoon. Zoek bij openstaande registraties de juiste activiteit waarin de deelnemer gekoppeld is op en open het deelnemeroverzicht. Linksboven ziet u het traject staan. Klik op muteer trajectgegevens Pas de einddatum aan naar de datum van uitstromen Sla op U kunt nu de salarisstrook uploaden van de maand dat de deelnemer is uitgestroomd. Verder kunt u het dossier compleet maken door het bewijs van deelname, ingevuld en ondertekend door de opleiding, te uploaden. 40

8.8 Deelnemers verwijderen Deelnemers laten vervallen kan op 2 manieren: 8.8.1 Registratie laten vervallen Betreft het een registratie waarbij de deelnemer alléén in een traject zit kunt u het hele traject laten vervallen door te klikken op de knop Registratie vervallen: Let op: U krijgt géén subsidie voor deze deelnemer. 8.8.2 Deelnemer annuleren Indien u een deelnemer wilt verwijderen uit een groep in een traject. klikt u op het pennetje vóór de deelnemer: Testpersoon Klik op het pennetje om de deelnemer te verwijderen 41

Vul de annuleerdatum in Klik op opslaan Testpersoon De geannuleerde persoon staat nu doorgestreept in de lijst Let op: U krijgt géén subsidie voor deze deelnemer. 42

8.8.3 Annulering deelnemer ongedaan maken Indien u de annuleerdatum weer verwijdert en op opslaan klikt dan moet u voor de financiele afhandeling nog de volgende stappen zetten: Na het verwijderen van de annuleerdatum is de persoon niet meer doorgestreept Na het verwijderen De kosten van staan de nog annuleerdatum op is de persoon NIET niet MEENEMEN meer doorgestreept Klik op de link NIET MEENEMEN: Klik op het keuzerondje bij JA Het haal dit ook voor een eventueel aanwezige andere link indien deze nog op NIET MEENEMEN staat. 43

8.9 Extra schermen / tussenstappen Nadat u bepaalde documenten heeft geüpload volgen er nog een aantal stappen bij de volgende documenten: Loonstrook start Factuur Presentielijst intern Presentielijst extern. De vervolgstappen zijn hieronder per onderdeel verder uitgewerkt." 8.9.1 Uploaden van loonstrook start Na het uploaden van de loonstrook wordt gevraagd om de datum dat de medewerker in dienst is getreden: Deze datum moet liggen vóór de startdatum van het traject. 44

8.9.2 Uploaden van een factuur Na het invullen en opslaan volgt er nog een stap waarin de factuurkosten per deelnemer gespecificeerd kunnen worden. 45

8.9.3 Uploaden van een presentielijst voor een extern traject Hier wordt gevraagd om het aantal uitvoeringsuren op deze presentielijst. In de vervolgstap kunnen de uren gespecificeerd worden per deelnemer: Als een deelnemer een uur eerder naar huis moest (en dit is op de presentielijst geregistreerd )kan dit hier aangegeven worden. 46

8.9.4 Uploaden van een presentielijst voor een intern traject met docentkosten Hier wordt gevraagd om het aantal uitvoeringsuren op deze presentielijst maar ook het aantal voor- en nawerkuren van de docent indien de docentkosten meegenomen worden. Max 25% van de uitvoeringsuren Vergeet niet de wijzigingen op te slaan. In de volgende stap kunnen de uren nog gespecificeerd worden op deelnemerniveau: 47

8.10 Documenten verwijderen Klik op het grijze vakje onder het document dat u wilt verwijderen Klik op het woord vervallen om het document te verwijderen. U heeft nu een halve minuut om te beslissen of u zeker het document wilt verwijderen. Let op: Als u niet op JA klikt zal het document niet verwijderd worden. 48

9 Registratie definitief maken Klik links in het menu onder Registraties op Openstaand Stel eventueel een filter in Klik op Registratie definitief maken Klik hier om de registratie definitief te maken 49

Het volgende venster verschijnt: Als de registratie compleet is kunt u hem indienen. U heeft een halve minuut bedenktijd. Let op: Als u niet op JA klikt zal de registratie niet definitief gemaakt worden. De registratie ligt nu ter beoordeling bij het SSC. 10 Registraties laten vervallen Klik op de openstaande registratie die u wilt laten vervallen. U komt nu in het deelnemeroverzicht. Klik vervolgens op de knop Als u nu op JA klikt komt deze registratie in zijn geheel te vervallen. 50

11 Uw registraties monitoren Klik op Openstaande registraties: Stel het filter in als volgt: Klik hier om het filter te activeren Klik hier 51

11.1 Tabblad Documenten Afhankelijk van de activiteit zullen er een aantal documenten getoond worden. In onderstaand scherm betreft het een externe activiteit E. Alle documenten zijn goedgekeurd 52

11.2 Tabblad Financieel Klik op tabblad Financieel. Afhankellijk van de activiteit zullen er een aantal kolommen getoond worden. In dit scherm betreft het een activiteit A. Als alles goedgekeurd wordt zal dit het subsidiebedrag worden Een volledig goedgekeurde registratie ziet u hieronder. Dit voorbeeld betreft een externe activiteit E 53