1/9 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 43/2016 van 22 juni 2016 Betreft: aanvraag van de Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders om de gerechtsdeurwaarders toe te laten het gegeven "beroep" uit de bevolkingsregisters te raadplegen via het platform E-huissiers de justice (RN-MA-2016-033) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis ; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ; Gelet op de aanvraag van de Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders, ontvangen op 22/02/2016; Gelet op de bijkomende informatie ontvangen op 22/03 en 12/05/2016; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 26 mei 2016; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 22 juni 2016, na beraadslaging, als volgt:
Beraadslaging RR 43/2016-2/9 I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. De Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders, hierna de "aanvrager" genoemd, diende voor de gerechtsdeurwaarders een machtigingsaanvraag in om via haar beveiligd platform "E-huissier de justice", toegang te hebben tot het gegeven "beroep", als bedoeld in artikel 1, 1ste lid, 12 van het KB van 16 juli 1992 tot vaststelling van de informatie die opgenomen wordt in de bevolkingsregisters en in het vreemdelingenregister. 2. Volgens de aanvrager kunnen op die manier de gerechtsdeurwaarders zelf dit informatiegegeven vermelden in hun exploten in de gevallen waarin de wet dit op straffe van nietigheid vereist. 3. Deze aanvraag is een gevolg van het feit dat in het Rijksregister het gegeven "beroep" werd geschrapt en is gebaseerd op artikel 16, 1ste lid, 12 van de WRR. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG 4. Individuele gerechtsdeurwaarders zijn ingevolge het koninklijk besluit van 16 mei 1986 waarbij aan gerechtsdeurwaarders toegang wordt verleend tot het Rijksregister van de natuurlijke personen, gerechtigd om toegang te hebben tot een aantal informatiegegevens van het Rijksregister voor het vervullen van taken die tot hun bevoegdheid behoren. 5. De aanvrager werd bij beraadslaging nr.02/2006 gemachtigd om toegang te hebben tot diezelfde gegevens uit het Rijksregister als de individuele gerechtsdeurwaarders zodat hij die informatiegegevens via zijn beveiligd platform kan meedelen aan de gerechtsdeurwaarders. Bij de beraadslaging RR nr. 39/2015 van 17 juni 2015, werd hun machtiging uitgebreid naar de informatie bedoeld onder artikel 3, 1ste lid, 15 tot 17 van de WRR. A. ONTVANKELIJKHEID - TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) 6. Het Comité is bevoegd om machtiging te verlenen voor toegang tot de informatie bedoeld onder artikel 3, eerste en tweede lid van de WRR "aan de Belgische openbare overheden voor de informatiegegevens die zij gemachtigd zijn te kennen uit hoofde van een wet, een decreet of een ordonnantie en ook "aan de openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als
Beraadslaging RR 43/2016-3/9 zodanig erkend worden door het voormelde sectoraal comité" (artikel 5, eerste lid, 1 en 2 van de WRR). 7. Het Comité kan eveneens de gemeente verplichten om aan de voormelde instanties die erom verzoeken krachtens een wet, decreet of ordonnantie, andere informatiegegevens te verstrekken dan deze bedoeld onder artikel 3 van de WRR en dit via de diensten van het Rijksregister zonder dat deze gegevens evenwel bewaard worden in het Rijksregister (artikel 16, eerste lid, 12 van de WRR). 8. Deze voorwaarden zijn in dit geval vervuld aangezien: - de gevraagde gegevens worden bewaard in de bevolkingsregisters die door de gemeenten worden bijgewerkt; - de gerechtsdeurwaarders openbare en ministeriële ambtenaren zijn in de uitoefening van hun officiële functies die hen werden toegekend of voorbehouden door een wet, decreet, ordonnantie of koninklijk besluit (art. 509 Gerechtelijk Wetboek). De gegevensverwerkingen waarvoor deze machtigingsaanvraag is ingediend (opstellen van exploten waarin de vermelding van het beroep vereist is door de wet op straffe van nietigheid) maken deel uit van de uitoefening van deze officiële functie. - De Kamer van Gerechtsdeurwaarders is een instelling van publiek recht met rechtspersoonlijkheid (art. 555 Gerechtelijk Wetboek) waaraan taken van algemeen belang zijn toevertrouwd krachtens het Gerechtelijk Wetboek. 9. Uit wat voorafgaat blijkt dat voorliggende aanvraag ontvankelijk is. Het is aan de Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders om technische en organisatorische maatregelen te treffen zodat de gerechtsdeurwaarders slechts toegang hebben tot het gevraagde gegeven en dit uitsluitend voor de taken die zij uitoefenen als openbare en ministeriële ambtenaar. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) 10. De gevraagde informatiegegevens zijn persoonsgegevens. Iedere verantwoordelijke voor de verwerking mag uitsluitend persoonsgegevens verzamelen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden (artikel 4, 1, 2 van de WVP).
Beraadslaging RR 43/2016-4/9 B. DOELEINDE 11. Volgens de aanvrager wensen de gerechtsdeurwaarders toegang tot het gegeven "beroep" uit het bevolkingsregister om het te kunnen vermelden in hun exploten of bevelschriften tot beslag wanneer die vermelding door de wet vereist is op straffe van nietigheid. 12. De Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders vraagt deze machtiging voor zichzelf uitsluitend om te kunnen instaan voor de mededeling van het gegeven "beroep" aan de gerechtsdeurwaarders via haar beveiligd platform E-huissier de justice. 13. Deze aldus omschreven doeleinden lijken welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd te zijn zoals bedoeld in artikel 4, 1, 2 van de WVP en artikel 5, tweede lid van de WRR. 14. Over het onderzoek naar het gerechtvaardigd karakter van het doeleinde, merkt het Comité op dat het op grond van artikel 16, 1ste lid, 12, enkel voor de vervulling is van zijn wettelijke opdrachten door een overheid of de vervulling door een openbare of private instelling voor taken van algemeen belang dat de toegang tot het gegeven "beroep" kan worden verleend wat hier het geval is (zie considerans 8). 15. Bijgevolg stelt stelt het Comité het gerechtvaardigd karakter vast van de nagestreefde doeleinden als bedoeld in de artikelen 4, 1, 2 en 5, 1ste lid, e) van de WVP en als bedoeld in artikel 16, eerste lid, 12 van de WRR. C. PROPORTIONALITEIT C.1 Ten overstaan van de gegevens 16. De aanvrager wenst dat de gerechtsdeurwaarders via zijn platform E-huissiers de justice, toegang kunnen hebben tot het informatiegegeven "beroep met uitsluiting van iedere vermelding die betrekking heeft over de professionele specialisering, de werkgever, een bijkomend(e) functie of beroep", als vermeld onder artikel 1, 12 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 tot vaststelling van de informatie die opgenomen wordt in de bevolkingsregisters en in het vreemdelingenregister en dit betreffende iedere persoon waarvoor het beroep in een exploot moet worden vermeld op straffe van nietigheid.
Beraadslaging RR 43/2016-5/9 17. Het Comité merkt op dat het gegeven beroep uit het Rijksregister werd gehaald en dit omwille van de gebrekkige kwaliteit; er bestaat geen procedure die instaat voor de bijwerking en de authenticiteit van dit gegeven. Het gegeven beroep uit de Bevolkingsregisters vertoont hetzelfde kwaliteitsgebrek omdat het op basis van dit register is dat het Rijksregister wordt gevoed. Bijgevolg, gelet op de verplichting, opgelegd aan iedere verwerkingsverantwoordelijke om de juiste gegevens te verwerken (art. 4, 1, 4 van de WVP), is het Comité van mening dat de gerechtsdeurwaarders de voorkeur moeten geven aan de rechtstreekse inzameling van dit informatiegegeven bij de betrokkenen, wat perfect mogelijk is in het geval de wet op straffe van nietigheid voorschrijft dat het beroep van de eiser van de betekening moet worden vermeld. Wanneer de vermelding van het beroep van de eiser is voorgeschreven (betekening van bewarend beslag op vastgoed via exploot van de gerechtsdeurwaarder - bevel tot uitvoerend beslag van vastgoed betekend bij exploot - Art. 1432 en 1564 Gerechtelijk wetboek), kan de gerechtsdeurwaarder die informatie niet rechtstreeks inwinnen aangezien de schuldenaar in het algemeen niet positief antwoordt op het inwinnen van informatie door een gerechtsdeurwaarder die belast is met de betekening van de beslaglegging op zijn gebouw. 18. Gelet op wat voorafgaat oordeelt het Comité dat een toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 1, 12 van het Koninklijk besluit van 16 juli 1992 proportioneel, ter zake dienend en niet overmatig is (artikel 4, 1, 3 van de WVP) op voorwaarde dat dit gegeven slechts wordt geraadpleegd voor de schuldenaar en niet voor de eiser (voor die laatste is een rechtstreekse inzameling mogelijk en is het kwaliteitsniveau van het gegeven verzekerd) (art. 4, 1, 4 van de WVP). 19. Bijgevolg moet de Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders organisatorische en/of technische maatregelen treffen om zich ervan te vergewissen dat de verzoeken om toegang tot het gegeven beroep die worden verricht door de gerechtsdeurwaarders rechtmatig is en om zich te beveiligen tegen oneigenlijk gebruik. Het invoeren van een kader met "modelverzoekschriften" voor een rechtmatige toegang tot de gegevens die verwijzen naar de bedoelde gevallen is een gepaste, organisatorische maatregel. De aanvrager moet er bijgevolg ook op toezien dat de toegangsverzoeken met redenen omkleed zijn (dossiernummer van de gerechtsdeurwaarder die het bedoelde exploot wenst uit te voeren) opdat de betrokkenen desgevallend alle details kunnen verkrijgen die noodzakelijk zijn om hun rechten te doen gelden. Als intermediaire instelling moet de Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders controleren op de gerechtsdeurwaarders dit kader naleven.
Beraadslaging RR 43/2016-6/9 C.2. Betreffende de frequentie van de mededeling van de gegevens 20. De aanvrager wenst permanent toegang met als argument dat de bevelschriften tot beslag bij exploot een opdracht is van de gerechtsdeurwaarder die hij dagelijks uitoefent. 21. Het Comité stelt vast dat de frequentie waarmee de gerechtsdeurwaarders de gevraagde gegevens nodig hebben niet vooraf kan worden bepaald omdat dit van externe factoren afhankelijk is. 22. Het Comité is van oordeel dat een dergelijke permanente toegang gepast is in het licht van artikel 4, 1, 1, WVP. C.3. Ten overstaan van de gevraagde gebruiksduur 23. De aanvrager wenst een machtiging voor onbepaalde duur aangezien de opdrachten van de gerechtsdeurwaarders niet beperkt zijn in de tijd. 24. Het Comité stelt vast dat de opdracht daadwerkelijk niet beperkt is in de tijd en dat een machtiging voor onbepaalde duur bijgevolg geschikt is (artikel 4, 1, 3 van de WVP). C.4. Ten overstaan van de bewaartermijn 25. Uit het aanvraagformulier blijkt dat de gerechtsdeurwaarders het gegeven "beroep" zullen bewaren zolang de procedures voor de behoeften waarvoor het gegeven werd geraadpleegd actief zijn en ten minste gedurende twee jaar te rekenen vanaf de betekening van de betrokken akte. 26. Gelet op artikel 2276, tweede lid van het Burgerlijk Wetboek, stelt het Comité vast dat de bewaartermijn in overeenstemming is met artikel 4, 1, 5 van de WVP. C.5. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 27. De aanvrager verduidelijkt dat de gerechtsdeurwaarders uitsluitend intern gebruik zullen maken van dit gegeven en niet aan derden zullen meedelen. Het Comité neemt hiervan akte.
Beraadslaging RR 43/2016-7/9 C.6. Netwerkverbindingen 28. Onder "netwerkverbinding" wordt verstaan de mededeling van persoonsgegevens aan derden op geautomatiseerde wijze door koppeling van informatiesystemen en het gebruik van het rijksregisternummer van de betrokkenen als primaire sleutel. 29. De aanvrager doet geen melding van netwerkverbindingen. Het Comité neemt hiervan akte. 30. Om volledig te zijn, vestigt het Comité de aandacht op het feit dat: indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; het Rijksregisternummer in ieder geval slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke deze laatsten eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken. D. VEILIGHEID D.1. Consulent inzake informatiebeveiliging 31. De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd meegedeeld. Hij heeft de vereiste vaardigheden om zijn opdracht uit te oefenen. Het Comité neemt hiervan akte. 32. Aangezien er voor de Studies van de gerechtsdeurwaarders geen consulent werd aangesteld, is het Comité van mening dat de gerechtsdeurwaarders zich tot hem moeten wenden indien nodig. Zo niet moet de aanvrager een netwerk van veiligheidsconsulenten organiseren ten behoeve van de Studies (bijv. een per Arrondissementskamer) 1. D.2. Informatiebeveiligingsbeleid 33. Uit de door de aanvrager meegedeelde stukken, blijkt dat hij over een informatiebeveiligingsbeleid beschikt en over een uitvoeringsplan. 34. Het Comité neemt hiervan akte. 1 Artikel 10 van de WRR verplicht iedereen die toegang krijgt tot het Rijksregister om al dan niet onder zijn personeel, een consulent inzake informatiebeveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer aan te wijzen.
Beraadslaging RR 43/2016-8/9 35. De gerechtsdeurwaarders moeten voor het gebruik van het platform van de aanvrager er zich contractueel toe verbinden de beveiligingsmaatregelen in te voeren overeenkomstig de referentiemaatregelen voor de beveiliging van elke verwerking van persoonsgegevens die de Commissie invoerde en overeenkomstig de door de Commissie uitgevaardigde richtsnoeren ter zake 2. 36. Het is aan de Kamer om daarop toe te zien en dit gegeven slechts te verstrekken aan de gerechtsdeurwaarders die zich daartoe vooraf contractueel hebben verbonden. Er wordt ook aanbevolen dat de Kamer ten behoeve van de gerechtsdeurwaarders voorziet in een informatieen bewustmakingsbeleid waarbij wordt herinnerd aan de privacywetgeving en waarbij de referentiemaatregelen van de CBPL inzake beveiliging gevulgariseerd wordt. 37. Het Comité verzoekt de aanvrager overigens de nodige maatregelen te nemen om de loggings gedurende 10 jaar te registreren (wie, wanneer en waarom toegang had tot de gegevens?) zodat de toegangen kunnen worden gecontroleerd. OM DEZE REDENEN, het Comité 1 machtigt de aanvrager voor de verwezenlijking van het voormelde doeleinde omschreven onder punt B en onder de voorwaarden bepaald in deze beraadslaging om voor onbepaalde duur: permanent toegang te hebben tot het informatiegegeven "beroep, met uitsluiting van iedere vermelding over de professionele specialisering, de werkgever, een bijkomend(e) functie of beroep", als vermeld onder artikel 1, 12 van het voormelde Koninklijk besluit van 16 juli 1992; 2 weigert het overige gevraagde; 3 bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden uit het beveiligingsformulier dat aan het Comité werd verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging en 2 De referentiemaatregelen zijn te vinden op de website van de Commissie op dit adres: https://www.privacycommission.be/sites/privacycommission/files/documents/referentiemaatregelen_voor_de_beveiliging_van _elke_verwerking_van_persoonsgegevens_0.pdf
Beraadslaging RR 43/2016-9/9 antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de beveiliging), de aanvrager een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatiebeveiliging naar waarheid moet invullen en aan het Comité moet bezorgen. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren; 4 bepaalt dat wanneer het Comité een vragenlijst over het beveiligingsniveau van de aanvrager toestuurt, die laatste deze vragenlijst naar waarheid moet invullen en naar het Comité moet terugsturen. Dit laatste zal de ontvangst bevestigen en hierop reageren indien hiertoe aanleiding bestaat. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) An Machtens (get.) Mireille Salmon