Siveco Handleiding Dynamic Software NV 27/02/2008
1 ALGEMEEN Vanaf versie 6.4.14 werkt Flexigar2000 voor de verwerking van de contracten en de waarborgen met SIVECO Sirius and Vega Coupling. De contracten worden door dezelfde administratie behandeld als de waarborgen en moeten zodus op gelijke manier gedocumenteerd en verstuurd worden. De contracten moeten vanaf heden, net als de waarborgen, gedocumenteerd worden met het gebruik van schadecodes. Indien u niet bekend bent met de manier van werken bij het documenteren van waarborgen, raden wij u aan de desbetreffende handleiding door te nemen. Bijkomend wordt het mogelijk om de documenten bij terugkeer automatisch in te lezen en te verwerken in de boekhouding. 2 PARAMETERS Volgende instellingen zijn nodig voor een correcte werking van de module: 2.1 Meerdere dagboeken voor verkopen Via het menu "Diversen/Parameters/Firma" Via het menu "Werkorders - Facturatie/Parameters/Dagboeken" Via het menu "Werkorders - Facturatie/Parameters/Tellers" Dynamic Software NV 2 27/02/2008
2.2 Tabblad Waarborgen Via het menu "Merken/Mercedes/Parameters" 2.3 Tabblad Sirius Contract Via het menu "Merken/Mercedes/Parameters" De relatie die gebruikt wordt voor de aanmaak van de servicecontracten moet als BTW categorie ingevuld zijn zoals hieronder is aangegeven : Dynamic Software NV 3 27/02/2008
De klantsoort in het tabblad Verkoop dient aangepast te worden als : Onderh. contr. Mercedes, aangezien op basis van deze code de boekingen gedaan worden op de specifieke rekeningen voor verkoop onderhoudscontracten. 3 WAGENPARK (CONTRACTEN) 3.1 Lijst onderhoudscontracten Via het menu "Wagenpark/Lijsten-Selecties/Onderhoudscontracten" krijgt u een lijst met de aanwezige onderhoudscontracten : De lijst bevat alle wagens uit het wagenbestand, waaraan een onderhoudscontract is gekoppeld. Om een goede werking van de onderhoudscontracten te bekomen, moet uiteraard de ingevulde onderhoudscontracten-info van deze wagens correct zijn. Gelieve dit te controleren. Dynamic Software NV 4 27/02/2008
3.2 Wagenpark: tabblad onderhoudscontract Bij het aanvinken van de checkbox J/N krijgt u de volgende vraag : Indien u positief antwoordt, wordt de standaard Sirius facturatieklant (Mercedes parameters) overgenomen en ingevuld als facturatieklant. Dynamic Software NV 5 27/02/2008
Nummer : Eerste tekstkader : Tweede tekstkader : Contractnummer (maximum 6 cijfers lang) Contractvolgnummer (maximum 4 cijfers lang) U mag dit nummer vooraan opvullen met nullen maar dit is niet nodig. Datum begin/einde : Begin- en einddatum van contract Max Km : Kortingsklasse : Limiet aantal kilometers voor het contract. Bij overschrijding eindigt het contract. Elk contract kan een eigen kortingsklasse hebben. Wordt er aan een contract een kortingsklasse gekoppeld, dan krijgt deze voorrang op de kortingsklasse van de klant. Dit geldt enkel voor die facturen die aan de facturatieklant waaraan het onderhoudscontract gekoppeld is, gefactureerd worden en niet voor de facturen die aan de eigenaar, in garantie of intern, gefactureerd worden. - Kortingsklasse aanmaken in menu "Magazijn/Kortingen/Kortingsklasse klanten". - Deze kortingsklasse vervolledigen in het scherm "Kortingspercentages". Maximum bedrag : Het maximum bedrag dat per factuur mag gefactureerd worden aan de onderhoudscontractklant. 4 WERKORDER 4.1 Aanmaken nieuw werkorder Indien u een nieuw werkorder aanmaakt voor een wagen met onderhoudscontract waarvan de gegevens in het wagenpark correct werden ingevuld, dan krijgt u automatisch het volgende scherm : U kiest hier ter hoogte van de lijn Facturatieklant welke klant de onderhoudscontractfacturatieklant wordt (klant 1 of klant 2). Indien de bestuurder verschilt van de eigenaar, dan kan u kiezen voor beiden. In dat geval kan u vanuit het werkorder geen factuur krijgen voor het onderhoudscontract. Dynamic Software NV 6 27/02/2008
Indien klant 1 of klant 2 dezelfde is als de opgegeven relatie bij de Mercedes-parameters en indien de wagen een onderhoudscontract heeft, zal Flexigar2000 de detaillijnen van de respectievelijke klant behandelen volgens de regels die gelden op een onderhoudscontract. Na het factureren van dit werkorder zal u het factuur terugvinden onder het menu "Merken/Mercedes/Onderhoudscontracten". Opgelet: U kan een onderhoudscontract aan een wagen koppelen maar niet aan de standaard relatie vanuit het Mercedes-parameterscherm. In dit geval zal u nog wel de melding krijgen dat er een onderhoudscontract aan deze wagen gekoppeld is, maar zal u dit contract niet terug vinden in de merkmodule. 4.2 Voorbeeld korting die vast hangt aan contract Klant 1: Klant 2: Onderhoudscontractfacturatieklant Eigenaar Indien u hetzelfde artikel voor elke relatie apart op het werkorder plaatst, zal u bij klant 1 de kortingen krijgen die aan het onderhoudscontract hangen. Opgepast: Elke kortingscode kan een verschillend kortingspercentage krijgen. U kan dadelijk controleren of er een kortingsklasse aan het contract gekoppeld is, door in het werkorder op de Klant 1 of Klant 2 tab de Soort klant/korting te bekijken. Indien er een kortingsklasse aan het onderhoudscontract hangt, staat de vermelding Contract in het tekstvak Soort korting. Dynamic Software NV 7 27/02/2008
5 FACTUREREN Contracten hebben een apart volgnummer en worden zodoende getoond in een subvenster van de facturen (rode pijlen). Contracten ontstaan altijd uit een werkorder en kunnen niet direct aangemaakt worden (blauwe pijl). 6 DOCUMENTEREN Via menu Merken/Mercedes/Onderhoudscontracten krijgt u het volgende scherm: Het documenteren van contracten is grotendeels gelijk aan dat van waarborgen. Indien niet bekend met de manier van werken bij het documenteren van waarborgen, raden wij u aan de desbetreffende handleiding door te nemen. Het tabblad Algemeen toont de detailgegevens van het contract uit het wagenscherm: Dynamic Software NV 8 27/02/2008
Opgelet! Er bestaat een aangepaste herstellingstype voor de schadecodes op contracten. 7 BESTAND KLAARZETTEN VOOR VERZENDING Via het menu "Merken/Mercedes/Documenten versturen" krijgt u het volgende scherm: Waarborgen en contracten worden default in één bestand verstuurd (rode pijlen). Voor een duidelijk overzicht kan u het rooster sorteren volgens verschillende instellingen (groene pijl). Op het tabblad Extra kan u een overzicht zien en afdrukken van de verzonden documenten in een gegeven tijdspanne. Dynamic Software NV 9 27/02/2008
8 DOCUMENTEN ONTVANGEN EN VERWERKEN 8.1 Algemeen Na de verwerking van de aanvragen door de invoerder voorziet deze u van de volgende documenten: 1. Officiële creditnota( s): één van waarborgen en/of één van de contracten 2. R20: garantie specificatie totaalblad 3. IO2: Kopie van R20 onder de vorm van een digitaal bestand. Het is dit IO2 bestand dat ingelezen en verwerkt kan worden door het systeem. Na het inlezen zijn alle boekingen in de boekhouding volbracht en kan u overzichtlijsten drukken met de balansen van de verwerkte waarborgen en contracten 8.2 Ophalen IO2 bestand Haal de rapporten binnen vanuit EVA/Web rapporten/io2 Documenten (zie rode en blauwe pijl). Bewaar de documenten in de folder die opgegeven is in het Mercedes parameters scherm/tabblad algemeen/import pad. Opgelet! De benaming van de documenten is vrij te kiezen door de gebruiker, maar Flexigar2000 verwacht de cominatie IO2 ergens in de bestandnaam voor latere herkenning. Bv: IO2-25012008.txt (IO2-Datum.txt) Dynamic Software NV 10 27/02/2008
8.3 Inlezen van IO2 bestanden in Flexigar2000 Via het menu "Merken/Mercedes/Documenten ontvangen en verwerken" krijgt u het volgende scherm: - Elke lijn in het rooster is een IO2 bestand dat klaar staat om ingelezen en verwerkt te worden. - Elke lijn moet door de gebruiker aangevuld worden met de officiële creditnotanummer(s) (rode kaders) en bijhorende bedrag(en) (blauwe kaders). - Het systeem zal dit bedrag of de som van deze bedragen afpunten tegen de bedragen in het IO2 bestand en de lijn een OK Status geven voor verdere verwerking (groene pijl). Na bevestiging (blauwe pijl) worden alle bestanden die de status OK hebben, ingelezen en verwerkt. Na de verwerking worden de bestanden verplaatst naar de map BACKUP ; deze map is een submap van de oorspronkelijke map. 8.4 Overzicht en rapporten Via het menu "Merken/Mercedes/Documenten ontvangen en verwerken" Tabblad Overzicht krijgt u het volgende scherm: Datum: datum waarop/waartussen de IO2-bestanden aangemaakt zijn. Creditnotanummer: officiële creditnotanummer waarvan men de resultaten wil zien. Opgelet! Omdat elk IO2 bestand kan bestaan uit een samenvoeging van een waarborg en een contractcreditnota, worden beide tegelijk getoond. 9 HISTORIEK Via het menu "Merken/Mercedes/Historiek" krijgt u een overzicht van de bestanden die klaargezet zijn voor verzending. Dynamic Software NV 11 27/02/2008