Jaarplan 2017 2018 VluchtelingenWerk Zuidwest-Nederland Verbinding en ontwikkeling 1. Introductie Voor u ligt het jaarplan van de stichting VluchtelingenWerk Zuidwest-Nederland. Dit plan schetst de context waarin wij ons bewegen en onze resultaatgebieden voor de komende jaren. 2016: fusie en historisch hoge instroom van vluchtelingen Op 1 januari 2016 is Stichting VluchtelingenWerk Zuidwest-Nederland ontstaan uit een fusie van de vier stichtingen werkzaam in Zuid-Holland en Zeeland. Tegelijkertijd was 2016 wereldwijd het jaar met het hoogste aantal vluchtelingen in de moderne geschiedenis. Zie daar de uitdaging waar wij met elkaar voor stonden. Tegelijkertijd samenbrengen van verschillende culturen, opzetten van een interne organisatie en aannemen van personeel om ervoor te zorgen dat we konden blijven voldoen aan de fors groeiende vraag. Veranderende vraag: maatschappelijk rendement Een andere trend die van grote invloed is op de wijze waarop wij ons werk te doen hebben, is de veranderende vraag vanuit de gemeenten: meer en meer is men geïnteresseerd in het maatschappelijk rendement van onze werkzaamheden, in plaats van het aantal gerealiseerde vestigingen. Het is een kwestie van tijd voordat zij ons hier ook op gaan afrekenen. Meer samenwerking Van oudsher is VluchtelingenWerk een organisatie die gewend is zelfstandig te werken. Wij begeleidden onze cliënten vanaf het moment van binnenkomst tot en met de afronding van het maatschappelijke begeleidingstraject. Deze zienswijze is aan verandering onderhevig. Meer en meer ontstaat het besef en de noodzaak dat juist door samenwerking met ketenpartners mooie resultaten te bereiken zijn. Jaarplan 2017: verbinding en ontwikkeling In 2017 bouwen wij voort op het neergezette fundament. Het thema van het jaarplan 2017 verbinding en ontwikkeling. Verbinding gaan wij aan met de cliënt, met de samenleving, met gemeentes, met netwerkpartners, met vrijwilligers en met collega s, zowel binnen Zuidwest Nederland als met de overige regionale stichtingen en het Landelijk Bureau van de vereniging. Ontwikkeling staat voor vernieuwing in dienstverlening, maar ook voor professionalisering van de eigen organisatie op het gebied van personeel en bedrijfsvoering. 2. Context Visie 2020 VluchtelingenWerk Nederland VluchtelingenWerk Zuidwest-Nederland maakt onderdeel uit van de landelijke vereniging VluchtelingenWerk. Vanuit deze landelijke vereniging is, met alle ontwikkelingen op de achtergrond, gewerkt aan een nieuwe toekomstvisie waarin de ambitie en visie voor het jaar 2020 uiteen gezet zijn. In de komende jaren dient deze visie als inspiratiebron voor al onze medewerkers bij het maken van keuzes en strategische afwegingen in de dagelijkse praktijk. Het helpt ons in alle facetten van ons werk, asiel én integratie. In ons werk met vluchtelingen in een opvanglocatie, in een gemeente, in een regio, op het Landelijk Bureau of tijdens onze lobby op Europees niveau.
De landelijke visie bevat, naast het doorzetten van een goede invulling van bestaande rollen en dienstverlening, ook duidelijke keuzes ten aanzien van vernieuwing. Op de volgende terreinen zoekt VluchtelingenWerk de komende jaren de vernieuwing op: 1. Scherpere focus op de behoeftes van vluchtelingen en het actiever betrekken van vluchtelingen in de eigen organisatie. Doelstellingen zijn het bieden van meer maatwerk in de begeleiding van vluchtelingen, gerichter toewerken naar maatschappelijke zelfstandigheid en het actief betrekken van vluchtelingen in de eigen organisatie (bijvoorbeeld in de vluchtelingenadviesraad, raden van toezicht, als betaalde medewerker of vrijwilliger). 2. Op zoek gaan naar nieuwe vormen van vrijwilligerswerk in onze organisatie. Betrokkenheid voor een kortere duur of incidentele werkzaamheden behoren tot de mogelijkheden. 3. Scherpere keuzes maken tussen iets zelf uitvoeren of aan anderen overlaten. Daar waar we een duidelijke meerwaarde te bieden hebben, ontwikkelen we nieuwe initiatieven. Wij ondersteunen andere organisaties, ketenpartners en overheden met onze kennis en expertise. Aantallen Asielaanvragen In 2015 werden er in Nederland 43.090 eerste asielaanvragen ingediend, tegen 21.811 in 2014 (98% stijging) en 9.838 in 2013. De drie belangrijkste landen van herkomst waren Syrië (43%), Eritrea (17%) en Irak (7%). Statushouders Naast het aantal gestegen asielverzoeken valt bij de beslissingen op asielaanvragen op dat het aantal positieve beslissingen wederom is toegenomen: van 61% in 2013 en 67% in 2014 naar 73% in 2015. Een belangrijke verklaring is dat de erkenningspercentages van de grootste groepen zeer hoog liggen. De stijging in positieve beschikkingen heeft als effect dat het aantal vergunninghouders dat verblijft in de centrale opvang ook weer sterk is gestegen. Op 4 april 2016 ging dit om 16.122 mensen, waar dit eind juli 2015 nog ruim 12.000 was. Terugkeer Gedwongen terugkeer van uitgeprocedeerden blijft onder andere door het gebrek aan medewerking van landen van herkomst en tussenkomst van (internationale) rechters vanwege de veiligheidssituatie weerbarstig. In 2015 werden er 8.850 mensen uitgezet, waarvan 4.340 zelfstandig en 4.510 gedwongen. Taakstelling provincies Zeeland en Zuid-Holland Gemeenten in Nederland krijgen vanuit de overheid een taakstelling opgelegd voor het aantal op te nemen vluchtelingen. Voor alle gemeenten in de provincies Zeeland en Zuid-Holland, het werkgebied van VluchtelingenWerk Zuidwest-Nederland, lag deze taakstelling in 2016 op ruim 10.000. Voor 2017 is deze gedaald naar 7.500. 3. Missie en ambitie VluchtelingenWerk Zuidwest-Nederland De missie van VluchtelingenWerk Zuidwest-Nederland is in lijn met de missie van de Vereniging VluchtelingenWerk Nederland en luidt VluchtelingenWerk Zuidwest-Nederland komt op voor de rechten van asielzoekers en vluchtelingen in de provincies Zuid-Holland en Zeeland. We behartigen hun belangen en bieden ondersteuning bij toelating, het opbouwen van een bestaan in ons land en bij duurzame vrijwillige terugkeer. Ook werken wij aan draagvlak hiervoor in de samenleving. Dat doen we lokaal, vanuit veel locaties in ons werkgebied. Het managementteam van VluchtelingenWerk Zuidwest-Nederland heeft gezamenlijk de ambitie bepaald. Deze ambitie geeft richting voor de resultaatgebieden en in werkplannen nader uit te werken speerpunten voor het plan 2017-2018. De ambitie van VluchtelingenWerk Zuidwest-Nederland is om een ondernemende idealist te zijn en te fungeren als bruggenbouwer in de samenleving, die professioneel, deskundig en eigentijds te werk gaat en streeft naar zelfregie van de cliënt.
De vier pijlers in onze ambitie zijn verder uitgewerkt in de inhoudelijke resultaatgebieden voor de komende jaren. 4. VluchtelingenWerk Zuidwest-Nederland Ambitie 1: Ondernemende idealist Als ondernemende idealist zijn onze idealen de drijfveer om onze doelen te bereiken. Het ondernemerschap uit zich in een actieve houding om de idealen om te zetten in daden. Een ondernemer is innovatief, een initiator die in gesprek gaat met alle stakeholders en ontwikkelingen vertaalt in kansen. 1 Innovatie dienstverlening Zowel innoveren van bestaande dienstverlening als ontwikkelen van nieuwe dienstverlening (bijvoorbeeld het inrichten van een Innovatie Initiatieven Winkel op Internet) 2 Subsidiemogelijkheden Actief op zoek gaan naar alternatieve financieringsbronnen verbreden 3 Uitdragen deskundigheid Zowel landelijk als regionaal profileren 4 Ontwikkelen Gebruik maken van capaciteiten van eigen medewerkers, betaald en ondernemerskwaliteiten 5 Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) vrijwilligers. Breder inzetten van vrijwilligers binnen de organisatie MVO statement opstellen en actief uitdragen 6 Delen van kennis Delen van kennis, zowel binnen de eigen stichting als landelijk Ambitie 2: Bruggenbouwer VluchtelingenWerk Zuidwest-Nederland verbindt verschillende stakeholders met elkaar. Binnen dit veelzijdige proces zijn wij de expert die van het begin tot het eind aanwezig is. Als spin in het web weten we waar het om draait. Bij de samenwerking werken we aan het collectief bewustzijn en draagvlak. Iedereen is ervan overtuigd dat meer en betere samenwerking een voorwaarde is voor succes. 1 Aantonen maatschappelijk rendement Zichtbaar maken van de maatschappelijke effecten van onze interventies, bijvoorbeeld door middel van een extra module in de zelfredzaamheidsmatrix (ZRM) 2 Strategisch netwerken Opstellen van een stakeholderplan. Netwerk vergroten en verdiepen 3 10-punten plan tijdens verkiezingen Concretisering van het 10-punten plan en uitdragen van de rol van VluchtelingenWerk hierin 4 Samenwerking Intensivering van bestaande samenwerkingen en aangaan van nieuwe 5 Vergroten zichtbaarheid / profileren VW neerzetten als partij met kennis van zaken, zowel richting politiek als richting samenleving. Voorbeelden hiervan zijn: voorlichting geven en houden van een tour de innovatione, succesverhalen van arbeidsparticipatie zichtbaar maken Ambitie 3: Professioneel, deskundig en eigentijds VluchtelingenWerk Zuidwest-Nederland doet zijn werk professioneel, deskundig en eigentijds. Professionaliteit heeft zowel betrekking op medewerkers, betaalde krachten en vrijwilligers, als op middelen. Onze medewerkers zijn deskundig op hun vakgebied en wij faciliteren hun ontwikkeling en bieden hen een professionele omgeving om hun werk te kunnen doen. Wij werken eigentijds door gebruik te maken van de mogelijkheden die technologie ons biedt. 1 Ontwikkeling Intervisie, leercirkels, training & opleiding, gesprekscyclus, afscheid
medewerkers nemen van medewerkers die niet voldoen 2 Professionalisering bedrijfsvoering ICT: Basis op orde en vernieuwing (apps, social media) Heldere taakverdeling tussen bedrijfsbureau en regio s Huisvesting: opstellen van strategisch huisvestingsplan 3 Managementinformatie Inrichten managementrapportage, basisregistratie op orde 4 Aandacht voor medewerkers Medewerkers betrekken, heisessie per regio, regelmatig in gesprek gaan, verbinden van oud en nieuw bloed 5 Aandacht voor vrijwilligers Trainen en opleiden, maar ook strakker aansturen op registratie; certificering bij het NOV 6 Implementeren VVS3 Implementeren VVS3 en ook uniform gaan gebruiken Ambitie 4: Zelfregie cliënt Wij stimuleren zelfredzaamheid en de ontwikkeling van eigen talent en initiatief van onze cliënten. Wij ondersteunen het opbouwen van een sociaal netwerk, het wortelen in de eigen leefomgeving. Hiermee wordt bevorderd dat cliënten zich kunnen inzetten voor en in de maatschappij. Dit stimuleert ook de saamhorigheid en het draagvlak in de maatschappij. 1 Stimuleren zelfredzaamheid Cliënt zelf dossier laten vullen, apps aanbieden, cliënten elkaar laten helpen 2 Gebruik maken van kracht van cliënt Brede intake om drijfveren en talenten te achterhalen, stimuleren ondernemerschap, begeleidingsmethodiek aanpassen (stand-by in plaats van stand-in) 3 Participatie in samenleving Persoonlijk ontwikkelplan gericht op volwaardige participatie met smart doelstellingen (gebaseerd op ZRM) 4 Cliëntenraad Samenstellen cliëntenraad, bestaande uit een aantal cliënten Inhoudelijke onderwerpen: portefeuilles We hebben met elkaar een aantal inhoudelijke portefeuilles gedefinieerd, te weten: Asiel / Centrale Opvang / Juridisch, Maatschappelijke Begeleiding, Arbeidsparticipatie, Vrijwilligersbeleid, Kwaliteitsbeleid, Belangenbehartiging / fondsenwerving, VVS en Inburgering. Voor een deel van deze portefeuilles geldt, dat het beleid voornamelijk door het Landelijk Bureau van VluchtelingenWerk wordt opgesteld. VluchtelingenWerk Zuidwest-Nederland voert in die gevallen slechts uit, wat centraal is bepaald. Voor een aantal portefeuilles geldt dat wij meer vrije beleidsruimte hebben, te weten: Asiel / CO / juridisch, Maatschappelijke begeleiding en Arbeidsparticipatie. Voor deze drie zijn de resultaatgebieden voor komend jaar hieronder uitgewerkt. Resultaatgebied Asiel / CO / juridisch 1 Integraal werken Versterken samenwerking met COA Toepassen Utrechtse methode Opzetten integrale aanpak inclusief warme overdracht Versterken samenwerking centrale en decentrale opvang 2 Optimalisatie dienstverlening Actualiseren / vernieuwen productenboek samen met LB Verbeteren vluchtverhaal-analyse Normering voor aanwezigheid op AZC, CO, caseload spreekuur Resultaatgebied Maatschappelijke begeleiding 1 Brede intake Aansluiten bij domeinen in ZRM 3 onderdelen: VIP, ZRM, eigen traject 2 Verbinden MB - Inburgering ONA opnemen als verplicht onderdeel van inburgering Verbinden inburgering met VIP / arbeidsparticipatie
3 Samenwerking Verbinden met welzijnsstichtingen Onderling kennis en initiatieven delen 4 Zelfregie cliënt Zelfsturende groepen: huiskamers, vrouwen / mannengroepen Resultaatgebied Arbeidsparticipatie 1 Implementatie Bijvoorbeeld samenwerking Dutch Tulip foundation visiedocument 2 Registratie op orde Registratie van kennis en competenties (brede intake) Database vacatures (aansluiten bij Refugee Hub) 3 Samenwerking Aansluiten bij initiatieven bedrijven Verkennen samenwerking MBO s 4 Versterken zelfregie cliënt Financieel stimuleren ondernemerschap Bieden van een rugzakje voor het behalen van certificaten 5. Risico s en maatregelen In een sessie met het gehele management team is nagedacht over de risico s voor VluchtelingenWerk Zuidwest-Nederland, die het realiseren van onze doelstellingen in gevaar brengen. Het overzicht hieronder geeft deze weer, inclusief de gedefinieerde beheersmaatregelen. Nr Risicoomschrijving 1 Niet krijgen goedkeurende verklaring accountant 2 Bezuinigingen vanuit rijk of gemeente politiek 3 Conflict tussen rollen van belangenbehartiger en uitvoerder 4 Onvoldoende (kwaliteit) vrijwilligers 5 Onvoldoende oog voor buitenwereld Impact Gevaar voor continuïteit Gevaar voor continuïteit Aangaan van verplichtingen die niet passen bij visie en beleid van VW - niet na kunnen komen van afspraken - niet kunnen leveren van gewenste kwaliteit Teveel intern gericht kan leiden tot 'verkeerd' imago of onvoldoende zichtbaarheid Beheersmaatregelen - inzetten extra formatie - beschrijven en inrichten formele kaders - beschrijven en inrichten processen - informeren accountant (managen verwachtingen) - regelmatig overleg op landelijk niveau en met gemeente - gezonde mix van flexibele en vaste medewerkers - hoge mate van flexibiliteit in kostenstructuur (huisvesting bijvoorbeeld) - eerlijk en transparant communiceren waar VW voor staat en hier ook naar handelen (voorbeeld pakket 2 gemeente R'dam) - regelmatig in gesprek met gemeenten en netwerk partners - uitvoering geven aan visie 2020 - sturing geven aan organisatie (teamleiders en vrijwilligers) in uitdragen van VW richting gemeenten - invulling geven aan vrijwilligersbeleid - coaching, opleiding van vrijwilligers - organiseren binding van vrijwilligers met organisatie - herinrichten werkzaamheden vrijwilligers, zodat duidelijke pakketten ontstaan - zorgen voor meer exposure - regelmatig in gesprek gaan met gemeenten en overige partijen - bereikbaarheid en zichtbaarheid vergroten - geven voorlichting - geven presentaties
Nr Risicoomschrijving 6 Onvoldoende eenheid visie en beleid 7 Verharding samenleving 8 Politieke wispelturigheid (op niveau EU, NL, gemeente) 9 Fluctuatie in aantallen statushouders (groei / daling) Impact Verschillende beelden en afspraken Slechter imago vluchtelingen en VW Wisselende afspraken en financiering Wisselende opbrengsten en dus ook kosten (personeel, huisvesting) 10 Concurrentie Verliezen gemeenten als klant 11 Ontevreden cliënten 12 Continuïteit bedrijfsvoering in geval van schommelingen Bedrijfsvoering niet kostendekkend (vooral in kleinere gemeenten) Beheersmaatregelen - periodiek MT-overleg - opstellen beleidsplan en jaarplan - inrichten P&C-cyclus - lobby en hogere inzet op belangenbehartiging - frequent overleg - flexibiliteit in personeel en huisvesting - periodieke rapportages - frequent overleg - flexibiliteit in personeel en huisvesting - periodieke rapportages - opbouwen relatie met gemeenten en overige subsidieverstrekkers - innovatie in dienstverlening - inzicht krijgen in klanttevredenheid door middel van klanttevredenheidsonderzoek - opnemen vaste basiscomponent in subsidieaanvraag 6. Dienstverlening VluchtelingenWerk Zuidwest-Nederland ondersteunt asielzoekers en vluchtelingen in het gehele traject van aankomst tot aan zelfredzaamheid. De diensten van VluchtelingenWerk Zuidwest-Nederland zijn te verdelen in. In centrale opvanglocaties VluchtelingenWerk Zuidwest-Nederland begeleidt asielzoekers die verblijven in asielzoekerscentra en andere opvanglocaties. Wij begeleiden asielzoekers met de asielprocedure, bij gezinshereniging en bij eventuele terugkeer naar hun land van herkomst. In gemeenten Vluchtelingen die een verblijfsvergunning hebben ontvangen, kunnen beginnen met het opbouwen van een nieuw bestaan. VluchtelingenWerk Zuidwest Nederland begeleidt de vluchtelingen die in de gemeenten in de regio komen wonen en helpt hen bij het opbouwen van een nieuw bestaan. Diensten die wij deze zogenaamde statushouders bieden zijn: Maatschappelijke begeleiding Wij ondersteunen de statushouder bij het opbouwen van een bestaan en bij het regelen van allerlei praktische zaken (bijvoorbeeld regelen van huisvesting, afsluiten van huurcontract, aanmelden van kinderen bij een school). Na deze begeleiding volgt een traject dat gericht is op de zelfredzaamheid van vluchtelingen en participatie in de samenleving. Begeleiding bij gezinshereniging Vluchtelingen met een verblijfsvergunning die door hun vlucht van hun gezinsleden zijn gescheiden hebben recht op gezinshereniging. Zij worden voorgelicht over de mogelijkheden van de gezinsherenigingsprocedure en krijgen begeleiding bij het aanvragen en regelen van de gezinshereniging. Juridische begeleiding
In de juridische begeleiding wordt hulp geboden bij het verlengen van een verblijfsvergunning of problemen rond een vergunningsaanvraag of naturalisatie. Begeleiding bij terugkeer. Hierbij begeleiden wij statushouders door het bespreken van de verschillende opties wanneer een verblijfsvergunning wordt ingetrokken of wanneer deze statushouder is uitgeprocedeerd. Informatie, advies en voorlichting Vluchtelingen die het traject van maatschappelijke begeleiding doorlopen hebben, kunnen terecht op het inloopspreekuur voor informatie, advies en voorlichting. Inburgering Inburgeraars kunnen bij VluchtelingenWerk Zuidwest-Nederland terecht voor taallessen en de voorbereiding op het inburgerings- (inclusief alfabetisering) en het staatsexamen NT2. Door onze ruime ervaring met vluchtelingen weten we als geen ander hoe belangrijk de voorbereiding op het inburgeringsexamen is. We bieden daarom een inburgeringstraject op maat. Projecten VluchtelingenWerk Zuidwest-Nederland voert, veelal in samenwerking met andere partijen, allerlei projecten uit. Deze projecten richten zich ofwel op één van de terreinen die bijdragen tot zelfredzaamheid, zoals arbeidsparticipatie en financiën ofwel op een specifiek thema, zoals het delen van levensverhalen van vluchtelingen of het bieden van specifieke juridische ondersteuning. Voorlichting en educatie Naast het bieden van specifieke diensten aan vluchtelingen, heeft VluchtelingenWerk een rol als belangenbehartiger. Hiertoe geven wij algemene voorlichting over het vluchtelingenvraagstuk en verzorgen wij lessen op scholen. 7. Cijfers In deze paragraaf worden een aantal kengetallen op rij gezet. Taakstellingen: Regio Aantal gemeenten taakstellingen 1 e halfjaar 2017 2 e halfjaar 2017 Totaal 2017 Zeeland 12 294 430 724 Den Haag 3 473 691 1.164 Zuid Holland Zuid 18 375 548 923 Rotterdam 4 580 848 1.428 Leidse regio 6 216 316 532 Gouw Bollenstreek 11 376 550 926 Maaspoort 9 338 494 832 Overig* 12 TOTAAL ZWN 2.652 3.876 6.528 * Dit zijn gemeenten binnen Zuid-Holland en Zeeland waar VluchtelingenWerk geen diensten levert. Cijfers m.b.t. aantal betaalde medewerkers en aantal vrijwilligers over 2017 volgen.