Ontwerp 3 e Begrotingswijziging 2011 Veiligheidsregio Zeeland Te volgen procedure: MT 28 februari 2011 Ontwerp begrotingswijziging DT 7 maart 2011 Ontwerp begrotingswijziging Adviescommissie Financiën 14 maart 2011 Ontwerp begrotingswijziging (Dagelijks Bestuur) VRZ 30 maart 2011 Ontwerp ter vaststelling Gemeenteraden Toezending na DB 30 Procedure art. 35 lid 1 Wgr maart 2011 Bestuur VRZ 7 juli 2011 Vaststelling 3 e begrotingswijziging 2011
Inleiding Hierbij treft u de ontwerp-3 e begrotingswijziging 2011 van de Veiligheidsregio Zeeland aan. De begroting is budgettair neutraal opgesteld en leidt structureel niet tot een hogere inwonerbijdrage voor de gemeenten. De structurele lasten (lees ook structureel minder inkomsten) zijn gedekt uit structurele kostenaframingen en de incidentele meevallers zijn gebruikt voor incidentele uitgaven.het bedrijfsresultaat voor onttrekking sluit op een negatief resultaat voor onttrekking van 164.000. Het bedrijfsresultaat na onttrekking toont een overschot van 147.000. Dit is het gevolg van een onttrekking aan een aantal bestemmingsreserves ter dekking van incidentele uitgaven voor inhuur van externe projectleiding en communicaite-advieseur (uit Project Impuls en project interne organisatie), inhuur voor ICT en financiën (kwaliteitsverbeterende maatregelen) en voor de docentenopleiding (uit ESF). Naast de, in de basisbegroting 2011 opgenomen 3 % korting (VZG norm was 2%) op de gemeentelijke bijdrage, is ook de Rijksbijdrage gekort. Middels de decembercirculaire van het Ministerie van Veiligheid en Justitie is de Brede Doeluitkering (BDUR) met 103.000 neerwaarts bijgesteld voor 2011. Deze korting is opgelost door structureel budget af te ramen bij de post inhuur derden. Afschrijvingslasten van eind 2010 aangeschafte activa (geraamd in begroting 2010-4, vastgesteld 29-9-2010) zijn gedekt door aframing op de post Algemene kosten. Incidenteel heeft vooral een verschuiving plaatsgevonden tussen salarislasten en de post Inhuur derden. Met het oog op de komende regionalisering is een vacaturestop afgekondigd waardoor ontstane vacatures voorlopig niet opgevuld worden met vast personeel. Deze vacatures worden tijdelijk ingevuld met inleenkrachten. De post salarissen laat echter een lagere daling zien dan de stijging van de post inhuur. Dit is o.a. het gevolg van de inhuur van een externe projectleider voor Impuls die gedekt wordt uit de daarvoor gecreëerde bestemmingsreserves. Op de post Overige personeelskosten is incidenteel een bedrag geraamd voor de opleiding van docenten, instructeurs en leerwerkplekbegeleiders ten behoeven van het vernieuwde brandweeronderwijs. Deze kosten worden gedekt uit de daarvoor gevormde reserve die opgebouwd is uit verkregen subsidies van het Europees Sociaal Fonds (ESF). Met betrekking tot terughoudendheid in het doen van uitgaven is incidenteel 50.000 afgeraamd wegens vertraging in investeringen. Voorlopig worden enkel investeringen uitgevoerd, waarvan uitstel tot hogere exploitatielasten zou leiden en / of onacceptabele risico s zou opleveren. 2
Project Impuls (Vernieuwing VRZ incl. regionalisering brandweer) In deze begrotingswijziging is 50.000 extra onttrokken ter dekking van de kosten voor de inhuur van een externe projectleider. Tevens wordt een bedrag van 78.500 onttrokken ter dekking van kwaliteitsverbeterende maatregelen (onderdeel Impuls). Overzicht projectbudget en -begroting Beschikbaar bujdget (bestemmingsreserve) Budget Regionalisatie in 2e begrotingswijz. 2010 615.000 Budget Impuls 796.515 Budget kwaliteitsverbeterende maatregelen 250.000 Totaal beschikbaar budget 1.661.515 Begrote bedrage (projectbegroting) 2009 2010 2011 Totalen Impuls 54.903 508.652 828.366 1.391.921 Kwaliteitsverbeterende maatregelen 0 0 128.500 128.500 Correctie AB 29-9-2010-4.400-4.400 Totaal Begrote bedrag 1.516.021 Totaal beschikbare bedrag 1.661.515 Restant 145.494 3
Exploitatierekening 2011 Globale toelichting De structurele verlaging van de BDUR inkomsten ( 103.000) wordt gedekt uit een structurele verlaging van de post Inhuur derden. De incidentele lasten in deze begrotingswijziging worden gedekt uit: - de bestemmingsreserve t.b.v kwaliteitsverbeterende maatregelen ( 78.500) 1 - de bestemmingsreserve ESF ( 47.000) - bestemmingsreserve interne organisatie ( 50.000) - Bestemmingreserve Impuls (136.000) - incidentele aframingen op diverse posten. bedragen x 1.000 Rubriek Omschrijving (bedragen x 1000) Begroting na 2e Wijziging 3e begrotingswijziging 2011 Structureel Incidenteel Begroting na 3e Wijziging 1. Baten 1.1 Gemeentelijke bijdrage 3.780 0 0 3.780 1.2 Rijksbijdrage 5.680-103 0 5.576 N 1.3 Overige inkomsten 4.637-6 41 4.672 V 1.4 Opbrengsten opleidingen 725 0 0 725 1.5 Rente baten 33 0-5 28 N Totaal Baten 14.855-109 36 14.781 2. Lasten 2.1 Salarissen 6.768 0-271 6.497 V 2.2 Kosten uitbesteed werk 1.260-109 489 1.640 N 2.3 Overige personeelskosten 1.201 0 33 1.234 N 2.4 Huisvesting 831 11 0 842 N 2.5 Kosten opleidingen 795 0 0 795 2.6 Algemene kosten 3.011-56 -1 2.954 V 2.7 Afschrijvingen 677 35-50 663 V 2.8 Automatisering 740 10 0 750 N 2.9 Communicatie (verbindingen) 149 0 0 149 2.10 Rente lasten 56 0 0 56 0 Nieuw beleid 160 0 160 Totaal Lasten 15.648-109 200 15.740 Resultaat uit normale bedrijfsvoering -794 0-164 -958 Toevoeging aan reserves Onttrekking aan reserves -794-311 -1.105 Saldo na bestemming 0 0 147 147 N = nadeel V = voordeel 1 Conform besluit Algemeen Bestuur 8 december 2010 4
Toelichting 1. Inkomsten 1.1 Gemeentelijke bijdrage Geen wijzigingen. 1.2 Rijksbijdrage Structureel (- 103.000) De oorspronkelijke begroting was gebaseerd op de juni circulaire 2010. Volgens deze circulaire bedroeg de bijdrage voor de Veiligheidsregio Zeeland 5.679.000. Volgens de laatste circulaire uit december 2010 is dit bedrag afgeraamd met ruim 103.000 waardoor de herziene BDUR uitkomt op 5.576.000. De daling is te wijten aan diverse oorzaken: het slechts nog gedeeltelijk uitkeren van de loonbijstellingstranche. actualisatie van de basisgegevens voor de verdeelmaatstaven voor de Veiligheidsregio s waardoor Veiligheidsregio Zeeland minder krijgt toebedeeld. 1.3 Overige inkomsten Structureel (- 6.000) Dit betreft een door de Nederlandse Zorgautoriteit (Nza) aangekondigde korting op het budget (- 6.000) van de Meldkamer ambulancezorg (voorheen CPA), dat wordt toegekend via de rekenstaat van de Nederlandse Zorgautoriteit (Nza). Deze aangekondigde korting komt bovenop het bestaande (en reeds begrote) tekort van 30.000. Pas bij de opmaak van de jaarrekening 2011 zal het werkelijke saldo op deze post bekend zijn na de goedkeuring van de nacalculatie door de Nederlandse Zorgautoriteit. Dit saldo hangt mede af van het aantal ambulanceritten dat wordt gemaakt in 2011. Incidenteel ( 41.000) Door tijdelijke detachering van een medewerker bij Politie Zeeland kan incidenteel 22.000 worden opgenomen als extra inkomsten. Voor de bijdragen van de Gemeenten aan het Nederlandse Rode Kruis (NRK) is een bedrag opgenomen van 19.000. Deze ontvangst wordt doorgestort aan het NRK en is als zodanig ook opgenomen onder de post Algemene kosten, waardoor deze post budgettair neutraal is geraamd. 1.4 Opbrengsten opleidingen Geen mutaties 1.5 Rente baten Incidenteel (- 5.000) Door een verminderd banksaldo en daling van het rentepercentage zijn de inkomsten neerwaarts bijgesteld. 2. Uitgaven 2.1 Salarissen Structureel ( 0) Binnen het organisatieonderdeel GHOR heeft een herschikking van de formatie plaatsgevonden: het aantal fte s is neerwaarts bijgesteld van 8,92 fte naar 8,67 fte. Daarnaast is de salarisbegroting bijgesteld als gevolg van een omissie bij het opstellen van de primaire begroting 2011. Het bovenstaande heeft geen budgettaire consequenties. 5
Incidenteel (- 271.000) Salarissen Structureel Incidenteel FLO -69.000 Vacature ghor -12.500 Vacature Post&Archief -36.000 Afroming budget salarissen tbv tijdelijke inhuur overig -50.000 GMZ beheer ter dekking helpdesk -19.500 Teamleider GMZ -74.000 Vacature beleidsmedewerker (gedeeltelijk) -10.000 Totaal 0-271.000 In begrotingswijziging 2011-2 was een incidentele post van 89.000 opgenomen voor FLO lasten. Door herziening van de FLO regeling (afkoop in 2011 i.p.v. 2014) kan de post afgeraamd worden met 69.000. Vacatureruimte wordt niet meer ingevuld middels het aanstellen van personeel i.v.m. de komende reorganisatie. Vrijval van salarislasten door ontstane vacatures worden in deze begrotingswijziging daarom incidenteel afgeraamd ten gunste van de post Kosten uitbesteed werk (inhuurkrachten). De wijziging rondom de teamleider GMZ is een financieel-technische wijziging: deze formatieplaats wordt nl. ingehuurd via Politie Zeeland en dient daarom bij de post Salarissen afgeraamd te worden ten gunste van de post Kosten uitbesteed werk (= budgettair neutraal). 2.2 Kosten uitbesteed werk De dekking voor onderstaande inhuur wordt voornamelijk gevormd door begrote onderschrijding op de salariskosten door ontstane vacatures die in 2011 wegens reorganisatie niet worden ingevuld (zie hierboven onder 2.1). De lasten voor de projectleider Impuls worden gedekt door een onttrekking aan de daarvoor bestemde reserves. Kosten uitbesteed werk Structureel Incidenteel Aframing structureel teveel begroot voor inhuur -109.000 Inhuur tbv Post&Archief 36.000 Inhuur tbv crisisplan 10.000 Inhuur kwaliteitsmedewerker 12.500 Inhuur helpdeskmedewerker 19.500 Inhuur ICT en financiën (kwaliteitsverbeterende maatregel) 78.500 Project Impuls (communicatie adviseur) 86.000 Inhuur tbv netcentrisch werken 22.000 Inhuur tbv teamleider GMZ 74.284 Inhuur tbv overige tijdelijke vacatures 50.000 Project Impuls (projectleider) 100.000 Totaal -109.000 488.784 Structureel (- 109.000) Bij de uitvoering van een interne controle op de post Kosten uitbesteed werk is naar voren gekomen dat in de basisbegroting 2011 zowel op de post Salarissen als ook op de post Kosten uitbesteed werk voor enkele functies dezelfde uitgaven tot een bedrag van 109.000 structureel waren begroot.. Dit is gecorrigeerd en leidt tot een structurele vrijval van 109.000 op de post kosten uitbesteed werk. Incidenteel ( 489.000) Inhuur t.b.v. Post & Archief in verband met een vacature. Inhuur t.b.v. het opstellen van het crisisplan ivm een vacature. Inhuur t.b.v. de GHOR-vacature op het gebied van kwaliteitszorg tot 1 april 2011. Inhuur van een medewerker t.b.v. de helpdesk automatisering; de financiële dekking komt uit een vacature van meldkamer beheer. 6
Inhuur t.b.v. administratieve ondersteuning voor (o.m.) het project netcentrisch werken; de dekking geschiedt door de inkomsten uit een detachering van een medewerker. Om de komende maanden in aanloop naar de reorganisatie te kunnen voorzien in de behoefte aan tijdelijk personeel, is een post Inhuur t.b.v. overige tijdelijke vacatures opgenomen. De dekking wordt gevormd door verwachte onderschrijding op de salariskosten. Voor het project Impuls wordt een externe projectleider ingehuurd. Deze post wordt gedekt door onttrekking van hetzelfde bedrag aan de bestemmingsreserve die gevormd is voor dit project, nl. 50% t.l.v. project Impuls en 50% t.l.v. het project interne organisatie. Communicatie-adviseur ten behoeve van project Impuls Inhuur ICT en financiën in het kader van kwaliteitsverbeterende maatregelen.dekking uit reserve kwaliteitsverbeterende maatregelen 2.3 Overige personeelskosten Incidenteel ( 33.000) De overige personeelskosten bevat de volgende posten: Bijscholing docenten, instructeurs en leerwerkbegeleiders ( 46.750). De kosten worden gedekt uit de daarvoor bestemde ESF-gelden (bestemmingsreserve). Incidentele maatregelen voortkomend uit het Onderzoek Risico inventarisatie en evaluatie ( 20.000). De kosten worden gedekt uit een eenmalige aframing van het budget Voorlichtingskosten (zie onder 2.6 Algemene kosten). Deze maatregelen worden alleen doorgevoerd voor zover ook van toepassing voor de nieuwe VRZ organisatie. Aframing (gedeeltelijke) kosten inhuur voor medisch milieukundige en Hoofd actiecentrum GHOR (- 34.000). Momenteel wordt de verplichting tot invulling van deze (operationele) functies voor de VRZ onderzocht in het licht van de nieuwe Wet op de Veiligheidsregio s. 2.4 Huisvesting Structureel ( 11.000) Deze structurele verhoging betreft de kosten voor nutsvoorzieningen voor het pand Buitenruststraat 4 te Middelburg. De VRZ huurt sinds juli 2010 de (gehele) 2 e etage van dit pand. De energielasten blijken hoger dan eerder begroot. In de meerjarenraming was een ophoging van 60.000 geraamd voor huisvesting VRZ breed, maar bij nader onderzoek is dit herzien tot bovenstaand bedrag van 11.000 voor de vermelde energielasten. 2.5. Kosten opleidingen Geen mutaties 2.6 Algemene kosten Structureel (- 56.000): De post overige algemene kosten wordt afgeraamd ter dekking van de structureel toegenomen afschrijvingslasten en energielasten. In deze aframing ( 56.000) is 10.000 opgenomen voor versobering in het verstrekken van kerstpakketten. Incidenteel (- 1.000): Deze (gesaldeerde) post bestaat uit twee onderdelen: Kosten Nederlandse Rode Kruis ( 19.000). De inkomsten zijn geraamd bij de post Overige inkomsten (zie onder 1.3). Aframing Voorlichtingskosten ( 20.000) ter dekking van de uitvoering van de maatregelen voortkomend uit het Onderzoek Risico inventarisatie en evaluatie (zie onder 2.3). 2.7 Afschrijvingen Structureel ( 35.000) In de begrotingswijziging 2010-4 was een ophoging begroot van de afschrijvingslasten als gevolg van de investering in een upgrade van de netwerkverbinding naar de brandweervestigingen in Goes, 7
Terneuzen en Middelburg. Deze afschrijvingslast ad 30.000 was nog niet doorgevoerd in de begroting(swijzigingen) 2011. Daarnaast moet 5.000 extra afschrijvingslasten worden opgenomen wegens investering in apparatuur bij de meldkamer na aanpassing van de verdeelsleutel tussen VRZ en politie Zeeland. Incidenteel (- 50.000) In verband met terughoudendheid rondom nieuwe investeringen wordt de post Afschrijvingen incidenteel afgeraamd met 50.000. 2.8 Automatisering Structureel ( 10.000) Voor investeringen in apparatuur ten behoeve van Omroep Zeeland als rampenzender dient nog 10.000 te worden bijgeraamd. Onttrekking aan de reserves Aan de volgende reserves wordt onttrokken voor : a) Project interne organisatie: 50.000 (extern projectleider) b) Project Impuls 50.000 (extern projectleider) c) Project Impuls 86.000 (communicatie-adviseur) d) Kwaliteit verbeterende maatregelen 78.500 (uitvoering rapport bedrijfsvoering) 2 e) ESF: 46.750 saldo per 31 december 2010 Onttrekking 2011 begrotings wijzigingen 1 + 2 Begrotingswijziging 3 saldo per 31 december 2011 1. Algemene reserve 312.683 312.683 2. Bestemmingsreserve: 0 3. project interne organisatie 113.000 50.000 63.000 4. ESF-reserve 168.947 56.000 46.750 66.197 5. project IMPULS 1.097.960 738.000 86.000 273.960 6. Kwaliteitsverbeterende maatregelen 250.000 128.500 121.500 Totaal 1.692.590 794.000 311.250 587.340 2 Conform besluit Algemeen Bestuur 8 december 2010 8
Gelet op het bepaalde in artikel 35, lid 5 van de Wet gemeenschappelijke regelingen; gelezen de zienswijzen van de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten alsmede het advies van de Adviescommissie Financiën B E S L U I T : f) vast te stellen de 3 e begrotingswijziging 2011; g) over te gaan tot beschikbaarstelling in 2011 van de budgetten voor het begrotingsjaar 2011 zoals genoemd in deze 3 e begrotingswijziging 2011 Aldus besloten in de vergadering van het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Zeeland gehouden op 7 juli 2011 de voorzitter, de (wnd) secretaris, mr. J.M. Schouwenaar ing. L.P.A. van Dijk MCDm 9