Handleiding woon-zorgmanagement 2.18

. Handleiding woon-zorgmanagement 2.18 Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 1 van 100

Opstart Menu Woon - Zorgdossier Facturatie - Klik facturatie - Geef uw initialen in - Geef paswoord in Voor je opstart krijg je altijd eerst een aandachtsveld betreffende de bewoner: - KATZ: bewoner herscoort = wijzigingen katzschaal (als de resident herscoort werd in het zorgdossier, krijg je hier de melding om een wijziging op te sturen) - KATZ: bewoner volledig gescoord = als de bewoner volledig voor de eerste keer werd gescoord in het zorgdossier - Controle goedkeuring aanvraag = controle op verstuurde aanvragen (zolang er geen akkoord wordt ingevuld blijft deze herinnering) - Bewoner met verkeerde verblijfscode = bewoner die ofwel een verkeerde verblijfscode heeft staan in zijn boekhoudingcodes of bewoner die overleden is en nog niet als overleden staat genoteerd in het WZD. - Katz score komt niet overeen met de laatste toelating = Katz score werden niet overgenomen vanuit het WZD. Je moet dan de katz score gaan vergelijken met die in het WZD. - Bewoner heeft geen klantnummer - Bewoner in WZD inactief geplaatst omwille van: - Wanneer een bewoner afwezig/naar ziekenhuis/overleden is, wordt dit in het aandachtspuntenscherm gemeld. Wanneer dit aandachtspunt wordt aangevinkt, kan de gebruiker nu reeds de RIZIV-documenten afdrukken. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 2 van 100

Inhoudstabel Hoofdstuk 1: Starten met facturatiepakket pag 6 1. Instellingen pag 7 1.1 Algemeen pag 7 1.2 Gebruikers pag 8/9 1.3 Toegangsrechten pag 10 1.4 Afdelingen en kamers pag 11 1.5 Bestandsbeheer pag 12 1.6 Facturatie pag 13/14 1.7 Mutualiteiten pag 15 1.8 Nomenclatuur pag 16/17 1.9 Forfait pag 18 1.10 Speciale codes pag 19 1.11 OCMW pag 20 1.12 Dokters en paramedici pag 21 1.13 Docman pag 22/23 1.14 Koppelingen toelaten pag 24 1.15 Ziekenhuizen pag 25 Hoofdstuk 2: Codes pag 26 2.1 Categorieën pag 27 2.2 Codes aanmaken pag 28 2.3 Categorie kiezen en vervolledigen pag 29/30 Hoofdstuk 3: Bewonersdossier pag 31 3.1 Administratief 1 pag 32 3.2 Administratief 2 pag 33/34 3.3 Mutualiteiten pag 35/36 3.4 Toelatingen pag 37 3.5 Boekhoudcodes pag 38 3.6 Aanwezigheden pag 39/40 3.7 OCMW pag 41 3.8 Zakgelden pag 42 3.9 Derde betalers pag 43 Hoofdstuk 4: KATZ SCORES pag 44 4.1 Katz scores pag 45 Hoofdstuk 5: Ingave Facturen pag 46 5.1 Via bewoner pag 47 5.2 Via code pag 48 5.3 Doktersprestaties pag 49/50 5.4 Kineprestaties pag 51 5.5 Code via bewonerslijst pag 52 Hoofdstuk 6: Lijsten pag 53 6.1 Overzicht lijsten pag 54 6.1.1 Bewonerslijst pag 55 6.1.2 Zakgeldenfiches pag 56 6.1.3 Afrekenen zakgelden pag 57 6.1.4 Overzichtslijst enkel code pag 58 6.1.5 Overlijdens pag 59 6.1.6 Bezetting vragenlijst Riziv pag 60 6.1.7 Mailing pag 61 6.1.8 Volmachten pag 62 6.1.9 Kappa lijst (zonder categorie) pag 63 6.1.10 Kappa lijst (met categorie) pag 64 6.1.11 Zakgeldenfiches pag 64 6.1.12 Overzicht van alle codes Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 3 van 100

Inhoudstabel (vervolg) 6.1.13 Opnames pag 66 6.1.14 Docman pag 67 6.1.15 Toelatingen pag 68 6.1.16 Dokters/paramedici met bewoners pag 68 6.1.17 Mutualiteitsgegevens pag 69 6.1.18 Lijst contactpersonen pag 69 6.1.19 Rapport Manager pag 70 6.1.20 Ziekenhuisopnames pag 70 6.1.21 Jaarverslag pag 71 6.1.22 Riziv pag 72 Hoofdstuk 7: Facturatie pag 73 7.1. Facturatie pag 73 7.1.1 Facturen aanmaken pag 74/75 7.1.2 Facturen bekijken pag 76 7.1.3 Facturen opzoeken pag 77 7.1.4 Omschrijving facturen opzoeken pag 78 7.1.5 Dokters/Kinesisten pag 79 7.1.6 Openstaande facturen pag 80 7.1.7 Kopieën afdrukken pag 80 7.1.8 Facturen bestendigen pag 80 7.2 Facturatie Boekhouding pag 81 7.2.1 Export forfait Riziv pag 81 7.2.2 Export doktersprestaties pag 81 7.2.3 Dom-80 bestand (=domicilieringen) pag 81 7.2.4 Export facturen verblijf pag 81 7.2.5 Export zakgeldfiches pag 81 7.2.6 Betalingsbestand dokters pag 82 7.3 Facturatie Riziv pag 82 7.3.1 Forfaits ROB en RVT pag 82 7.3.2 Forfaits verwijderen pag 82 7.3.3 Her aanmaak facturen pag 82 7.3.4 Herberekening forfaits pag 82 7.3.5 Elektronische facturatie pag 82 7.3.6 Forfaits CDV pag 83 7.3.7 CDV Herberekening pag 83 7.4 Facturatie - Woon en zorgdossier pag 83 7.4.1 Registraties importeren en verwijderen import pag 83 7.5 Facturatie Lijsten pag 83 7.5.1 Lijst domicilieringen pag 83 7.5.2 Facturen: detail per code pag 84 Hoofdstuk 8: Management pag 85 8.1 Management Bewoners pag 85 8.1.1 Bezetting pag 86 8.1.2 Kamers bezetting pag 87 8.1.3 Quotum per maand pag 87 8.1.4 Bezetting kortverblijf pag 88 8.2 Management Simulatie forfaits pag 89 8.2.1 Ingaven uren/contracten forfaits pag 89 8.2.2 Eindeloopbaan pag 90 8.2.3 Simulatie forfaits pag 91 8.2.4 Riziv download pag 92 8.3 Management beheer pag 92 8.3.1 Personeelsnorm pag 92 Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 4 van 100

Inhoudstabel (vervolg) 8.3.2 Logboek aanpassingen pag 93 Hoofdstuk 9: Wachtlijstenbeheer pag 94 9.1 Overzicht van de wachtlijsten pag 95 9.2 Toevoegen van een nieuwe aanvraag pag 95 9.3 Verwijderen van wachtlijst aanvragen pag 96 9.4 Overzetten naar bewonersdossier pag 97 9.5 Mailing aanmaken pag 98 Hoofdstuk 10: Centrum dagverzorging pag 99 10.1 Kortverblijf pag 100 Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 5 van 100

1: Starten met facturatiepakket Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 6 van 100

1. Instellingen 1.1 Algemeen Hier dienen de algemene gegevens ingevuld te worden alsook: - Het aantal ROB en RVT bedden - De verschillende erkennings-nummers en RIZIV nummer - Coördinerende arts - Overlijden, aantal extra dagen aan te rekenen - Boekhoudkundige gegevens - Volgorde van de facturen bij nazicht en afdruk - Vrij tekstveld om tekst onder de factuur in te geven - Er wordt vanaf 01/01/2011 een korting voor incontinentiemateriaal aangerekend aan alle rechthebbenden per ligdag. Deze korting bedraagt 0,30 euro. Enkel instellingen waar het incontinentiemateriaal in de dagprijs zit omvat dienen deze korting aan te rekenen. Verder is het belangrijk in het instellingenscherm 'facturatie' aan te geven wanneer je deze korting wil verrekenen. - Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 7 van 100

1. Instellingen 1.2 Gebruikers Hier creëert men de medewerkers met: - Naam en voornaam - Initialen: hiermee logt men in het dossier in Indien medewerkers dezelfde initialen van naam en voornaam hebben, gebruikt men voor de ene medewerker 2 initialen en voor de andere 3. Bv. Verstraelen Els VE Vermonden Evi VEV - Paswoord: ieder kiest zelf zijn paswoord en geeft deze enkel door aan de administrator die de instellingen creëert (bv. aan de directie). Dit paswoord omvat minstens 4 karakters! - Niveau: wanneer men op het pijltje klikt, verschijnt de lijst met niveaus (van administrator tot onderhoud, logistiek). Men kiest het niveau waarbinnen een medewerker functioneert en dus toegangsrechten heeft. - Actief: dit vinkt men uit als een medewerker bv. niet meer in dienst is. Nooit een medewerker overschrijven indien iemand de instelling verlaat. Overschrijven in een database wil zeggen, overschrijven met nieuwe karakters. Al de voorgaande zaken zullen niet meer terug te vinden zijn. Vandaar dat je overal de keuze hebt tussen actief of inactief. - Afdeling: In grote instellingen is het misschien nuttig om uw gebruikers rechtstreeks te koppelen aan een afdeling. In dit geval zullen uw gebruikers in de module registratie/observatie steeds in de desbetreffende afdeling terechtkomen. - Taal: Nederlands of Frans - Symbolen bovenaan (die overal terugkomen) Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 8 van 100

- Gebruiker toevoegen (zie 1) : men plaatst de cursor op de gebruiker waarna men de nieuwe gebruiker wil creëren (bv. als men alfabetisch wil werken) men klikt + aan: een lege balk verschijnt men vult de gegevens van de gebruiker aan - Gebruiker wijzigen: men plaatst de cursor op de gebruiker waarbij men iets wil wijzigen men klikt aan men brengt de wijziging aan - Gebruiker bewaren: Men klikt V Na elke toevoeging of wijziging, hierop klikken en de gegevens worden opgeslagen - X Annuleren Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 9 van 100

1. Instellingen 1.3 Toegangsrechten Dit zijn de verschillende gebruikersgroepen die binnen de instelling werkzaam zijn en die in het facturatiedossier kunnen werken met per gebruikersgroep ook specifieke toegangsrechten. Dit systeem is gelinkt met zorgdossier: administrator, directie/dagelijks, verantwoordelijke, sociale dienst, coördinerend en raadgevend arts, huisarts, hoofdverpleegkundige, verpleegkundige, verzorgende, onderhoud, logistiek, paramedisch personeel (kiné, logo, animatie, ergo). Er kunnen groepen bijgevoegd worden door middel van de linkertoets + (zie 1). Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 10 van 100

1. Instellingen 1.4 Afdelingen en kamers Hier creëert men de afdelingen: - Men creëert een nieuwe afdeling door het + teken bovenaan te gebruiken. Er verschijnt een lege balk en de gegevens kunnen ingetikt worden. Hier creëert men de kamers (staat op juiste afdeling om kamers aan te maken): - Men creëert kamers door het + teken te gebruiken. Er verschijnt een lege balk en de gegevens kunnen ingetikt worden. - Kamer: tik het kamernummer in - Afdeling: kies via het pijltje uit de tabel de afdeling - Capaciteit: bezetting van de kamer (via het pijltje kan men een cijfer kiezen) - Code 1 bewoner: hier vult men de boekhoudkunde code in die van toepassing is op deze kamer - Code > 1 bewoner: hier vult men de boekhoudkunde code in die van toepassing is op deze kamer - Kortverblijf: wordt aangevinkt als het gaat over een kortverblijf kamer, hier kan je vervolgens uw planning van kortverblijf invullen. Een lijst kan je hiervan afdrukken via knop Export naar Excel. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 11 van 100

1. Instellingen 1.5 Bestandsbeheer Enkel nodig voor back-up. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 12 van 100

1. Instellingen 1.6 Facturatie Enkel nodig voor back-up. Hierin geef je de gegevens die noodzakelijk zijn voor een juiste facturatie. Boekhouding: - Met welk pakket werk je - Het nummer van het dagboek facturatie - De vervaldag na het ontvangen van het factuur - Decimalen Facturen: - De volgorde van de facturen - Diverse instellingen Globaal overzichtsblad per OCMW afdrukken: - De optie is default aangevinkt. Indien deze optie wordt uitgevinkt, zal bij de facturatie van OCMW-bewoners het document Globaal overzicht niet meer worden afgedrukt. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 13 van 100

Facturatiekorting incontinentiemateriaal: - Keuze facturatiemaand of vorige maand. Wanneer u bijvoorbeeld voor het einde van de maand vb. 26 ste reeds bewonersfacturen aanmaakt dan kiest u voor voorbije maand. Op die manier bent u zeker dat er geen bijkomende wijzigingen nadien dienen te gebeuren. - De aanrekening van deze korting aan het Riziv zal automatisch gebeuren op basis van de ligdagen maar wel enkel voor de rechthebbenden. Dit zal reeds gebeuren vanaf de facturatie van het eerste kwartaal. Afhankelijk van hoe uw instellingenscherm hebt ingevuld zal de korting worden verrekend de volgende maand. Boekhouding: - Verantwoordelijke facturatie - Domiciliërings gegevens - Journaal en dagboek - Verzamelrekeningen Elk jaar moet het verkoopdagboek van de bewoners terug ingevuld worden. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 14 van 100

1. Instellingen 1.7 Mutualiteiten Alle mutualiteiten (zetels) kan je hierin terug vinden. Indien een zetel niet in de lijst staat, kan je via + een zetel toevoegen. (zie 1) Via roostertje is het mogelijk om bijkomende gegevens per mutualiteit in te vullen. (Telefoonnummers, fax, enz.) (zie 2) Ingeven van het aanvraagadres: dit kan verschillend zijn voor de verzamelkostennota s (forfaits) of de administratie (vb aanvraag van kleefbriefjes). Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 15 van 100

1. Instellingen 1.8 Nomenclatuur De meest gebruikte nomenclatuur nummers staan in dit overzicht. Indien je een nieuw nummer moet toevoegen kan je gegevens bekomen via de website: www.riziv.be: home zorgverleners nomenclatuur databank nomensoft. Hierin typ je het nummer en kan je de omschrijving en de bedragen raadplegen. Voor het toevoegen van een nieuwe code: 1. Klik op rode knop toevoegen. 2. Vul nummer, de omschrijving en duidt aan of het een kiné of dokters prestatie is. 3. Klik op de oranje knop opslaan. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 16 van 100

Voor de bedragen klik je vooraan op je nieuwe code (zie + teken). - Onderdaan de regel die je ziet heb je terug een + teken in het blauw - Klik aan - Vul datum in en het tarief dat weergegeven wordt op de Riziv site Je kan ook nomenclatuur lezen door onderaan te klikken nadat je de nomenclatuur nummer hebt gecreëerd. Automatisch worden de tarieven dan ingevuld. Het globaal medisch dossier moet enkel rekening mee gehouden worden als er gewerkt wordt met derde betalingsregeling: Dan moet je ook naast het gewone tarief ook de tussenkomst noteren zowel gewoon als met GMD. Het globaal medisch dossier wordt automatisch bijgehouden als je de code gebruikt bij het ingeven van de facturatie, deze dient echter wel steeds op het einde van het jaar manueel te worden afgezet. Dit gebeurt onderaan rechts. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 17 van 100

1. Instellingen 1.9 Forfait De ontvangen forfaits dien je hier in te vullen. Bedrag en datums kunnen in de toekomst ingebracht worden, let op de juistheid van je datum voor opmaak van facturen. Voor het toevoegen van forfait: 1. Klik op rode knop toevoegen. 2. Vul datum, bedrag volledige tegemoetkoming, partiële tegemoetkoming en bedrag CDV in. 3. Bedrag als quotum is bereikt, Quotum mag nooit 0 zijn. Quotum: het maximaal aantal ligdagen per jaar dient zelf ingevuld te worden. Let op: als je facturatiepakket midden in een jaar begint te gebruiken, enkel het maximaal aantal ligdagen voor de komende maanden ingeven. VB men start vanaf oktober, dan moet men enkel de ligdagen voor het laatste kwartaal invullen. Heeft men een goedkeuring voor 90 bedden, dan is het quotum 90 x 92. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 18 van 100

1. Instellingen 1.10 Special codes Deze codes zitten vast in het CS pakket. Je kan nog codes aanmaken via het + teken. Codes kan je niet verwijderen. Al deze codes dienen verplicht gelinkt te worden aan ingegeven codes. Bij deze codes is vooral de beschrijving van belang en of het een inkomst of uitgave is. - Cash verrekening zakgeld: deze code wordt gebruikt voor de cash uitbetaling van het saldo van het zakgeld. - Doktersprestaties: de prestaties die de dokter doet met nomenclatuurnummers. - Kinéprestaties: de prestaties die de kinesist(e) doet met nomenclatuurnummers. - Extra dagen na overlijden: Wanneer een bewoner komt te overlijden en er extra dagen worden aangerekend dan gebeurd dit automatisch met deze code. - Code korting: Wanneer er korting wordt gegeven op een code zal dit met deze code gebeuren, enkel de omschrijving is van belang. - Code maaltijden CDV: Deze code wordt gebruikt om automatische berekening uit te voeren voor de maaltijden centrum voor dagopvang. - Overdracht naar volgende/vorige maand: Wanneer een OCMW niet wenst dat een saldo wordt uitbetaald onder een bepaald bedrag dan moet dit worden overgedragen naar/van de volgende maand. - Tussenkomst mutualiteit: Onder deze code wordt het bedrag dat de verzekeringsinstelling terugbetaald (van een dokter of kinéprestatie) geboekt. - Code zakgelden: Met deze code wordt het zakgeld betaald. - Code Systeem I - verrekening zakgeld: Deze code maakt de verrekening voor zakgeld naar systeem I rekening. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 19 van 100

1. Instellingen 1.11 OCMW Deze OCMW s worden standaard ingebracht door CS pakket. Je kan nog OCMW s toevoegen via het + teken. Opmerking: Sommige OCMW S willen geen negatieve facturen. Dan kan je per OCMW in het vakje Plafond OVM ingeven tot hoever ze geen terug stortingen aanvaarden. Vb. OCMW zegt geen negatief factuur te willen ontvangen tot 500 euro, het facturatie pakket gaat dan automatisch de negatieve factuur tegenboeken en het bedrag in mindering brengen op de volgende factuur. Als het limiet van 500 euro is bereikt, gaat de factuur een melding geven: Wordt gestort aan het OCMW. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 20 van 100

1. Instellingen 1.12 Dokters en Paramedici Men creëert een lijst met dokters en paramedici en hun gegevens: naam, voornaam, adres, postcode, gemeente, telefoon, gsm, rizivnummer, leveringsnummer, bankrekening en boeknummer. Voor het toevoegen van een dokter/paramedici: 1. Klik op rode knop toevoegen. 2. Vul naam, voornaam en gegevens zoveel mogelijk in. 3. Bankrekening en boeknummer van de dokter invullen alsook de taal. 4. Via roostertje kan u nog meer gegevens invullen van de desbetreffende dokter. 5. Achteraan laatste kolom geeft u de mogelijkheid om doktersprestaties in te brengen aan terugbetalingstarief. Dit is voor bewoners die enkel het aandeel mutualiteit (VI) moeten betalen. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 21 van 100

1. Instellingen 1.13 Docman Hier maak je documenten aan die je kan linken per bewoner en eventueel aanpassen. Om de documenten te linken per bewoner ga je naar bewonersdossier F3. 1. Klik op nieuw sjabloom 2. Vul naam nieuw sjabloom in, nieuwe documenten kunnen ook gelinkt worden aan een categorie. Is niet noodzakelijk. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 22 van 100

3. Maak uw document op, je kan hier ook een bestaand document naar kopiëren. 4. Zoek juist categorie/veld dat automatisch dient ingevuld te worden. 5. Klik op veld invoegen en werk verder aan je tekst. Sluit af met het rood kruisje rechts boven. Het document kan opgemaakt worden naar eigen smaak en met hoofding van het WZC. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 23 van 100

1. Instellingen 1.14 Koppeling toelaten Dit is van belang voor het exporteren van de forfait facturen naar uw boekhouding. Vul dit in als u de detail van de facturen wil boeken op niveau van de toelatingen. Gebruik het + teken om in te vullen en bewaar. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 24 van 100

1. Instellingen 1.15 Ziekenhuizen Vul hier de lijst met ziekenhuizen in binnen een straal van 25 km. Via het + teken vul je zoveel mogelijk gegevens in en bewaar. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 25 van 100

2: Codes Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 26 van 100

2. Codes 2.1 Categorieën De hoofdcategorieën worden vermeld op de factuur, hier dus niet teveel of te uitgebreid in gaan. Per hoofdcategorie kan men ook een subcategorie aanmaken. Vb. inkomsten als hoofdcategorie, en subcategorie: RVP, tegemoetkoming voor gehandicapten, zorgforfait Hier ga je de lay-out van het factuur vastleggen. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 27 van 100

2. Codes 2.2 Code aanmaken 1. Klik op rode knop toevoegen 2. Vul hier je nieuwe lijn in en zoek juiste categorie. 3. Vul berekening in per code (zie volgende bladzijde) Opmerking: - Bij verhoging of aanpassing van de prijzen kan je de code niet verwijderen, maak een nieuwe lijn aan via + teken. Er zijn 4 categorieën van codes: - Voorschot codes: gekleurd met gele kleur, wijzen erop dat deze code steeds voorruit gefactureerd wordt. - Speciale codes: gekleurd met blauwe kleur, zijn codes die automatische handelingen uitvoeren. MAG men niet wijzigen. - Beëindigde codes: gekleurd met zwarte kleur, zijn codes die beëindigt zijn en niet meer gebruikt worden. - Witte kleur zijn de gewone codes die je steeds kan bijmaken in samenspraak met je dossierbeheerder van het kantoor. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 28 van 100

2. Codes 2.3 Categorie kiezen en vervolledigen Nadat de code is gecreëerd moet het veld naast het overzicht code nog correct ingevuld worden om een juiste facturatie te krijgen. Hier moet de algemene omschrijving van de codes ingevuld worden. Let er op dat de rekening boekhouding ingevuld is. Vul het volgende in: Berekening 1: kan aangeduid worden per stuk, per dag, per week, per maand, per 3 maanden, per jaar. Berekening 2: uitgave of inkomsten. Verblijf of medische kosten: keuze of het gaat over verblijf- of medische kosten Groepering: hier geef je aan of de code op de factuur. - Niet groeperen op factuur: dus elke ingaven wordt afzonderlijk genoteerd op de factuur - Code op factuur groeperen op totaal met aantal 1 : hierbij worden de verschillende lijnen van ingaven voor eenzelfde code opgeteld en als aantal krijg je dan 1. - Code op factuur groeperen op prijs en omschrijving. Voorschot: meestal bij verblijfskosten, worden vooruit betaald Vaste prijs: eens dit aangevinkt kan bij het ingeven in de facturatie de prijs niet meer gewijzigd worden Huisvestigingskosten (individuele kostennota): dit dient aangevinkt worden als de kosten vermeld moeten worden op de kwartaalberekening forfait Opnemen in boekhoudkundig saldo: Dit zijn codes of bedragen die bij het boekhoudkundig saldo moeten komen. Berekenen zoals RIZIV aanwezigheid: bv. bij serviceflats als zij aanwezig zijn wordt dit berekend. Korting bij afwezigheid: hier moet het bedrag ingevuld worden welke korting men geeft op die bepaalde code, vb. bij hospitalisatie moet er een korting worden toegekend, zie instellingen scherm. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 29 van 100

Rekening boekhouding: nummer op te vragen bij dossierbeheerder van de boekhouding (indien het nummer niet ingevuld wordt, zal de facturatie foutief worden overgedragen) Kostendrager: voor boekhouding Kostenplaats: voor boekhouding mogelijkheid om kostendrager dezelfde is dan klantnummer Beschrijving: volledige omschrijving van de code Type verblijf: Dit heeft betrekking op de dagprijscodes, zo kan je gaan specificeren of deze kamer in het rusthuis, Centrum voor dagverblijf, kortverblijf of serviceflat. Daarnaast kan je dan ook weergeven wat de capaciteiten zijn van deze kamer. Gekoppelde pseudocode (individuele kostennota): Het Riziv wenst de aangerekende huisvestingskosten (dagprijs) en supplementen vermeld te zien op de individuele onkostennota. U dient hiervoor wel uw facturatiecodes te koppelen aan de juiste pseudocode. Dit doe je in het scherm onderaan rechts. Dit dient u eenmalig in te stellen. Het maakt niet uit of u de facturatie reeds gedaan hebt of niet. Nadat u dit correct hebt ingesteld zullen op de nieuwe onkostennota de pseudocodes correct gevisualiseerd worden. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 30 van 100

3. Bewonersdossier Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 31 van 100

3. Bewonersdossier 3.1 Administratief 1 Er is de mogelijkheid voorzien om een bewoner fiche te importeren en exporteren, zowel vanuit de module WZD als WZM. De geïmporteerde en geëxporteerde gegevens zijn: de basisgegevens van de bewonersfiche + contactpersonen en Katzscore. 1. Klik op bewoner toevoegen (insert), zorg ervoor dat de gegevens volledig ingevuld zijn. 2. Zoeken op klantnr., naam of via bewonerslijst 3. Inactief zetten van een bewoner is archiveren. Elke bewoner kan terug actief worden gezet door terug op hetzelfde icoontje te klikken. Bijkomende info: - Afdrukken om gegevens af te drukken en na elke verandering bewaren door klik op ok. - Annuleren als je de ingegeven gegevens niet wenst op te slaan. - Bijkomende informatie: is een vrij veld om extra bijkomende informatie per bewoner in te brengen. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 32 van 100

3. Bewonersdossier 3.2 Administratief 2 1. Klik op rode knop toevoegen om partner en/of gegevens in te vullen. 2. Klik op rode knop toevoegen om lijst contactpersonen aan te vullen. - Functie: indien wettelijke vertegenwoordiger wordt aangeduid kan er dadelijk een fiche worden afgedrukt, ondertekend en in het dossier bewaard worden. - Volgorde: hierachter kan je nummers plaatsen om de volgorde van de contactpersonen te bepalen. - Kopie factuur: indien er contactpersonen zijn die een kopie wensen dan de factuur, vink je dit aan en er komt automatisch een extra factuur mee uit de facturatiemodule. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 33 van 100

Wettelijke vertegenwoordigersfiche: Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 34 van 100

3. Bewonersdossier 3.3 Mutualiteit 1. Klik op rode knop toevoegen 2. Kies de juiste mutualiteit en vul verder in. 3. Code verzekerde, grote en kleine risico s worden auto worden automatisch ingevuld na de verzekeringscode in te brengen.!! Indien de bewoner van mutualiteit verandert tijdens zijn verblijf is het belangrijk om met het plusteken een nieuwe mutualiteit toe te voegen en de datum vanaf in te brengen. 4. - Korting incontinentie toch aanrekenen, aanvinken, korting wordt verrekend bij factuur van bewoner - totaal bedrag aanrekenen dient aangevinkt te worden bij residenten die het totaal bedrag betalen voor de dokter- of kiné prestaties (dus waarvoor geen tussenkomst wordt berekend, meestal zijn dit de privéresidenten) - D-staat afdrukken dient aangevinkt te worden bij OCMW residenten of residenten die met derde betalingssysteem werken - Kiné aan verminderd tarief: dit gebruikt men als de voorziening zelf een deel van de kinéprestaties betaald. 5. Aanvraag zorgkas afdrukken, met dadelijk eraan gekoppeld een bevestigingsbrief verblijf rusthuis Steeds zorgen dat de volledige gegevens van het ziekenfonds zijn ingevuld, heel belangrijk voor: - aanvragen forfait - verzamelkostennota s (forfaits) - D-staten Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 35 van 100

Zorgkas aanvraag: Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 36 van 100

3. Bewonersdossier 3.4 Toelatingen Overzicht van de al binnengekomen toelatingen of de opgestuurde aanvragen. Bij een wijziging die wordt aangevraagd via boekhouding gaat hij automatisch deze hier noteren als verstuurd, vanuit dit scherm krijg je de meldingen bij het openen van het pakket (zie aandachtspunten in beginscherm). Indien er goedkeuringen worden verwijderd krijg je deze onderaan te zien (logboek) Bovenaan kan je ook steeds de agenda raadplegen, hierin zie je de dagen die ROB of RVT zijn aangevraagd. Achteraan kan je bij kortverblijf ook de periode inbrengen van de duur van kortverblijf. Dit overzicht kan ook steeds worden afgeprint. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 37 van 100

3. Bewonersdossier 3.5 Boekhoudcodes Hier worden de vaste maandelijkse terugkerende codes ingegeven. Pensioenen of cheques die maandelijks toekomen en door het rusthuis geïnd worden kan je ook hier ingeven. Dit is nodig om het betalingsscherm op te volgen. 1. Klik op rode knop toevoegen 2. Vul gegevens in en zoek juist naam code, gegevens worden automatisch ingevuld. 3. Bevestig Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 38 van 100

3. Bewonersdossier 3.6 Aanwezigheden 1. Vul linker gedeelte in met: - invullen van private bewoner of OCMW bewoner - indien private bewoner, kan je voorschot volgende maand aanduiden - indien OCMW bewoner, voorschot volgende maand uitvinken - aanmaningen al dan niet - klantnummer, bankrekeningnummer, eventueel domicilieringsnummer 2. Vul rechter gedeelte in met: - aanwezigheden of afwezigheden, dit dient strikt te worden ingevuld voor uw facturatie Opmerkingen: - Bewoners die niet mogen mee tellen voor de kwartaalbereking vb. Nederlanders en die niet in België verzekerd zijn, aanduiden aanwezig zonder recht. - Bij afwezigheid wordt er dadelijk gevraagd oe er een einde huisvestiging moet worden afgedrukt. - Bij afwezigheid wordt er dadelijk gevraagd of er een einde huisvestiging moet worden afgedrukt - bij RVT residenten die afwezig worden gezet krijgt men tevens ook de vraag of er vervanging moet gezocht worden voor de RVT - indien JA, dan krijg je de volledige lijst ROB residenten Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 39 van 100

- je klikt er één aan en je krijgt de einde huisvestiging voor de ROB resident, en een nieuwe aanvraag voor in RVT, ook bij deze resident wordt de vermelding gedaan dat de aanvraag verstuurd werd - transfer zonder verandering van categorie, en de aanvraag wordt getoond en afgedrukt 3. Klik op onderaan links aanvraag Riziv afdrukken Je krijgt hier ook de keuze om welke aanvraag het gaat. Documenten worden afgedrukt. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 40 van 100

3. Bewonersdossier 3.7 OCMW Dit is enkel nodig voor OCMW residenten en om een correct zakgelfiche te krijgen: 1. Zoek juiste OCMW via pijltjes en adres komt tevoorschijn. Vul boekhoudkundig nummer in (identificatienummer voor de boekhouding) 2. Hier kan je alles noteren wat op zakgeldfiches moet komen, als er kosten zijn die het OCMW gedeeltelijk betaald kan er een bedrag worden ingegeven vanaf wanneer het op het zakgeld dient te komen. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 41 van 100

3. Bewonersdossier 3.8 Zakgelden Enkel in te vullen bij OCMW residenten: - indien de zakgeleden worden uitbetaald of op Systeem I gezet - indien het zakgeld op Systeem I wordt gezet, dient ook het beginbedrag van de Systeem rekening I worden vermeld - hier dient niet manueel te worden ingegeven, dit gebeurt automatisch via de facturatie - enkel bij rechtzetting kan er gebruik gemaakt worden van dit tabblad Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 42 van 100

3. Bewonersdossier 3.9 Derde betalers Dit scherm wordt gebruikt indien de facturatie moet opgesplitst worden in meerdere partijen. Via + tekens kan u de gegevens invullen. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 43 van 100

4. Katz scores Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 44 van 100

4. Katz scores 4.1 Katz scores Hier krijg je een overzicht van alle laatste gescoorde Katz schalen van de residenten. De Katz scores kunnen manueel ingevuld worden, let wel op als je met het zorgdossier werkt, dan moeten de Katz scores uit het zorgdossier komen. - Katz score bewoner die niet overeenstemmen met de laatste toelating wordt oranje aangeduid - Bij wijzigingen van Katz scores in het zorgdossier, krijg je de melding bij het openen van het pakket (zie pg 1) - Als je de aanvraag doet moet je de melding aanvinken (zie pg 1) en wordt er gevraagd de scores over te nemen vanuit het zorgdossier Dit overzicht kan ook afgedrukt worden zie afdrukken. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 45 van 100

5. Ingave facturen Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 46 van 100

5. Ingave facturen 5.1 Via bewoner De vaste codes komen hier steeds op en dienen niet extra te worden ingegeven. Hier kan je wel zien of de inkomsten al op factuur staan, als de vast inkomsten nog eens vermeld staan in het witte kader dan wordt dit verrekend op de factuur, indien alleen zichtbaar in het blauwe kader, betekent dit dat de gelden nog niet ontvangen werden. 1. Start ingaven via bewoner: - Steeds starten met de maand van ingaven, het pakket toont automatisch de huidige Maand 2. Ingaven gegevens via bewoner: - + teken - zoek via pijltjes de juiste code - vul extra gegevens in 3. Bewaar via orange icoontje Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 47 van 100

5. Ingave facturen 5.2 Via code 1. Start ingaven via code: Steeds starten met de maand van ingaven, het pakket toont automatisch de huidige maand 2. Ingaven gegevens via code: - + teken - zoek via pijltjes de juiste bewoner - vul extra gegevens in 3. Bewaar via orange icoontje Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 48 van 100

5. Ingave facturen 5.3 Doktersprestaties Hier vul je doktersprestaties in, je hebt de mogelijkheid om dit via bewoner in te vullen of via dokters: 1. Start ingaven via bewoners: Steeds starten met de maand van ingaven, het pakket toont automatisch de huidige maand 2. Ingaven doktersprestatie via bewoner: - + teken - zoek via pijltjes de juiste dokter - vul extra gegevens in, bij het invullen van de juiste code verschijnt het bedrag en V.I., dit kan je nog aanpassen. 3. Bewaar via orange icoontje Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 49 van 100

1. Start ingaven via dokters: Steeds starten met de maand van ingaven, het pakket toont automatisch de huidige maand 2. Ingaven doktersprestatie via dokter: - + teken - zoek via pijltjes de juiste bewoner - vul extra gegevens in, bij het invullen van de juiste code verschijnt het bedrag en V.I., dit kan je nog aanpassen. 3. Bewaar via orange icoontje Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 50 van 100

5. Ingave facturen 5.4 Kineprestaties Hier vul je kineprestaties in, je hebt de mogelijkheid om dit via bewoner in te vullen of via kinesten: 1. Start ingaven via bewoners: Steeds starten met de maand van ingaven, het pakket toont automatisch de huidige maand 2. Zoek de juiste code van de prestatie 3. Zoek de juiste kinesist op die de bewoner heeft behandeld 4. Selecteer de dagen en druk insert om toe te voegen (er verschijnt een groene kleur) 5. Klik op kineprestaties invoeren Alle dagen worden genoteerd en geregistreerd, je kan nog manueel lijnen veranderen of toevoegen. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 51 van 100

5. Ingave facturen 5.5 Code via bewonerslijst Op een eenvoudige manier kan je lijsten aanmaken met éénzelfde code. 1. Selecteer de code bv.vervoer 2. Vul de standaard instelling in zoals: datum, prijs, juiste hoeveelheid, boeken op en bestemt voor. 3. Klik op het groene vinkje 4. Het volledig scherm komt tevoorschijn, hier kan je nog manueel het bedrag aanpassen of de bewoners op 0 zetten indien ze niet gebruik hebben gemaakt van vervoer tussen de geselecteerde periode. Steeds afsluiten met codes opslaan. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 52 van 100

6. Lijsten Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 53 van 100

6 Lijsten 6.1 Overzicht lijsten Opgelet: selecteer eerst de juiste periode Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 54 van 100

6 Lijsten 6.1.1 Bewonerslijst Hiermee krijg je een overzicht van alle bewoners met volgende gegevens: - Naam - Kamer - Afdeling - Opmaakdatum (in facturatiepakket) Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 55 van 100

6 Lijsten 6.1.2 Zakgeldenfiches Hiermee krijg je een overzicht van alle bewoners met zakgeldenfiches. Selecteer eerst via 6.1 de juiste periode. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 56 van 100

6 Lijsten 6.1.3 Afrekenen zakgelden Na controle van de zakgeldenfiches (zie 6.1.2.) mag je de zakgelden afrekenen. Dit kan zowel cash als via het Systeem I. Bij het sluiten van deze afrekening vraagt het systeem salderen zakgelden. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 57 van 100

6 Lijsten 6.1.4 Overzichtslijst enkel code Met deze lijst kan je een overzichtslijst enkele code bekomen per code en per periode. 1. Klik op overzichtslijst 2. Kies een code Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 58 van 100

6 Lijsten 6.1.5 Overlijdens Hiermee krijg je een overzicht van alle bewoners die in een bepaalde periode zijn overleden. 1. Selecteer de gewenste periode 2. Klik op opzoeken Dit detail kan men ook afdrukken. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 59 van 100

6 Lijsten 6.1.6 Bezetting vragenlijst Riziv Hier krijg je een overzicht mee om je vragenlijst van Riziv in te vullen. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 60 van 100

6 Lijsten 6.1.7 Mailing Vanuit dit scherm kan je een brief of uitnodiging maken waarbij de gegevens van het rusthuis en de contactpersoon voor correspondentie automatisch mee afgedrukt wordt. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 61 van 100

6 Lijsten 6.1.8 Volmachten Volmacht papieren om tussenkomst van mutualiteiten te laten storten via het Systeem I rekening van de bewoner. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 62 van 100

6 Lijsten 6.1.9 Kappa lijst (zonder categorie) Deze lijst kan worden gevraagd bij inspectiecontroles. De kolomkoppen kan je nog verslepen naar grijze balk om te groeperen per kolom. Deze lijst kan men afdrukken via de knop afdrukken. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 63 van 100

6 Lijsten 6.1.10 Kappa lijst (met categorie) Deze lijst kan worden gevraagd bij inspectiecontroles. De kolomkoppen kan je nog verslepen naar grijze balk om te groeperen per kolom. 6 Lijsten 6.1.11 Zakgeldenfiches Kunnen alleen na het afrekenen nog via dit icoon worden afgeroepen, steeds bovenaan eerst de maand selecteren. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 64 van 100

6 Lijsten 6.1.12 Overzicht alle codes Controle van alle ingegeven codes verwerkt op factuur, dit kan men per maand opvragen voor de maand die reeds gefactureerd is. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 65 van 100

6 Lijsten 6.1.13 Opnames Hiermee kan me de lijst van opnames opvragen, ook gespecificeerd of het een OCMW opname is. 1. Selecteer de gewenste periode 2. Klik op opzoeken Dit detail kan men ook afdrukken. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 66 van 100

6 Lijsten 6.1.14 Docman Via Rapport manager kan je zelf rapporten ontwerpen. Eens je deze hebt opgeslagen kan je deze terug vinden in Docman. Wanneer je klikt op icoontje wisselen dan kan je kiezen via document en bewoners selecteren (rechts) die het document dienen te ontvangen. Druk op afdrukken om de gewenste documenten af te drukken. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 67 van 100

6 Lijsten 6.1.15 Toelatingen Overzicht van al de goedgekeurde toelatingen. Let wel op de geselecteerde maand in je beginscherm. 6 Lijsten 6.1.16 Dokters/paramedici met bewoners Lijst van de bewoners met hun behandelende dokter, kinesist, logopedist,.. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 68 van 100

6 Lijsten 6.1.17 Mutualiteitsgegevens Lijst met mutualiteitgegevens per bewoner. 6 Lijsten 6.1.18 Lijst contactpersonen Lijst met contactpersonen per bewoner Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 69 van 100

6 Lijsten 6.1.19 Rapport manager Maak zelf je eigen lijst op via rapport manager. (zie aparte handleiding) 6 Lijsten 6.1.20 Ziekenhuisopname Opzoeken van ziekenhuisopnames over een zelf ingestelde periode. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 70 van 100

6 Lijsten 6.1.21 Jaarverslag Overzicht van jaarverslag. 1. Selecteer de gewenste periode 2. Zoek juiste verblijf 3. Klik op ok Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 71 van 100

6 Lijsten 6.1.22 Riziv Overzicht van RIZIV aanvragen met of zonder akkoord. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 72 van 100

7. Facturatie Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 73 van 100

7 Facturatie 7.1.1 Facturen aanmaken 1. Selecteer de gewenste periode 2. Klik op facturen aanmaken Er verschijnt eerst een aandachtsveld, steeds eerst alles corrigeren of invullen alvorens verder te gaan met de facturatie. Klik op F10 toch doorgaan indien je de aandachtspunten wil overslaan. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 74 van 100

3. Eventueel kan er een mededeling worden ingevuld, klik op okf10. 4. Facturen worden aangemaakt en de 1 ste factuur verschijnt, links ziet u een overzicht van alle facturen voor die maand. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 75 van 100

7 Facturatie 7.1.2 Facturen bekijken 1. In het afdruk voorbeeld kan je facturen bekijken 2. Indien de factuur correct is, druk op printer icoontje om deze factuur af te drukken. 3. Druk op huidige pagina zodat je enkel de nagekeken factuur afdrukt. Tip: bij een foutieve factuur noteer je de nummer en ga je naar de volgende factuur. Corrigeer de foutieve factuur (en) als laatste. Sluit het programma. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 76 van 100

7 Facturatie 7.1.3 Facturen opzoeken Selecteer de juiste omschrijving en klik op opzoeken. Een overzicht van alle facturen verschijnt hier per bewoner. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 77 van 100

7 Facturatie 7.1.4 Omschrijving facturen opzoeken 1. Kolom 1 geeft je de mogelijkheid om een specifieke opmerking toe te voegen, indien ingevuld dan kleurt de lijn in het geel. 2. Hier kan je de factuur nogmaals bekijken. 3. Factuurnummer. 4. Datum. 5. Naam van het facturatieadres van de bewoner. 6. Klantnummer. 7. Naam van de bewoner. 8. Factuurbedrag. 9. Notitie of de factuur betaald is en/of er een domiciliëring is uitgevoerd. Bij niet betaling zal de openstaande factuur automatisch gemeld worden op volgende factuur. 10. Betaald bedrag. 11. Herberekening van de factuur en opmaak creditnota. Opmerking: Blauw gekleurde lijnen geven weer dat de betaling meer dan 3 dagen te laat is. Deze selectie kan me ook doen op bewoner ipv alle bewoners aan te vinken. Lijsten kunnen ook geprint worden. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 78 van 100

7 Facturatie 7.1.5 Dokters/Kinesisten Facturen voor de mutualiteiten, voor derde betalingsregeling. Deze worden samen verstuurd met het doktersgetuigschrift voorzien van een klever. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 79 van 100

7 Facturatie 7.1.6 Openstaande facturen Mogelijkheid om openstaande facturen op te zoeken. Selecteer periode vanaf tot en met en klik op opzoeken F3. 7 Facturatie 7.1.7 Kopieën afdrukken Selecteer de juiste periode en hier kan je kopie van de gewenste factuur afdrukken. 7 Facturatie 7.1.8 Facturen bestendigen Om de facturatie te bevestigen, enkel wanneer je 100% zeker bent dat de facturatie volledig en correct is (nummering, kosten, verblijf enz.) mag je de maand bevestigen. Vanaf het moment bevestigen kan er niet meer gewijzigd of verwijderd worden. Dit maakt het wel mogelijk om het domiciliëringsbestand aan te maken. (het bestand kan pas aangemaakt worden nadat de facturen bestendigd zijn) Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 80 van 100

7 Facturatie - Boekhouding 7.2.1 Export forfait Riziv Export van forfait Riziv. Dit kan enkel indien alle posten voldoen aan de nodige boekhoudkundige regels. Deze foutmelding krijg je na klikken van Exporteren. Een lijst van de fouten verschijnt op uw scherm. 7 Facturatie - Boekhouding 7.2.2 Export dokterprestaties Deze tool maakt het mogelijk om de doktersprestaties via een bestand in te lezen in het boekhoudprogramma. Uit te voeren stappen zijn: 1) Maand correct zetten 2) Klikken op export doktersprestaties 3) Plaats kiezen om het bestand te bewaren 4) Boekhoudperiode invullen vb 2404 5) Nummer laatste factuur ingeven 7 Facturatie - Boekhouding 7.2.3 Dom-80 bestand (= domicilieringen) Nadat de facturen bestendigd zijn, kan men het dom-80 bestand aanmaken. Uit te voeren stappen zijn: 1) Maand correct zetten 2) Standaard vermeldt het pakket het residentnr en factuurnr, 3) lijn 1 dient om een extra mededeling te voorzien (melding op bankuittreksel), dit is geen verplicht veld 4) Het dom-80 bestand wordt bewaard en kan verder ingelezen worden in je systeem 7 Facturatie - Boekhouding 7.2.4 Export facturen verblijf Nadat de facturen zijn nagekeken en bestendigd werden, kan je ze overdragen naar de boekhouding. Uit te voeren stappen zijn: 1) Maand correct zetten 2) Klikken op export boekhouding 3) Plaats kiezen om het bestand te bewaren 4) Boekhoudperiode invullen vb. 2404 7 Facturatie - Boekhouding 7.2.5 Export zakgeldfiches Ook de zakgeldfiches kunnen geëxporteerd worden naar het boekhoudpakket. Uit te voeren stappen: 1) Maand correct zetten 2) Klikken op export zakgeldfiches 3) Plaats kiezen om het bestand te bewaren 4) Boekhoudperiode invullen vb. 2404 Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 81 van 100

7 Facturatie - Boekhouding 7.2.6 Betalingsbestand dokters Hier heb je de mogelijkheid om een betalingsbestand met de doktersprestaties aan te maken welke kan ingelezen worden in je systeem. Denk eraan dat het rekeningnummer in de fiche van de dokter ingevuld moet zijn. 7 Facturatie - Riziv 7.3.1 Forfaits ROB en RVT Per kwartaal aanmaken van de individuele kostennota s. Selecteer een maand uit het desbetreffende kwartaal. De lijst wordt volledig verwerkt. 7 Facturatie - Riziv 7.3.2 Forfaits verwijderen Indien er nog fouten ontdekt worden voor de bereking werd vestuurd, kan men de forfaits nog verwijderen en terug aanmaken. 7 Facturatie - Riziv 7.3.3 Her aanmaak facturen Deze tool maakt het mogelijk om de aangemaakte verzamelkostennota s te heraanmaken waardoor de vorige volledig verdwijnen. Dit kan enkel in uitzonderlijke situaties gebruikt worden. 7 Facturatie - Riziv 7.3.4 Herberekening Forfaits Deze tool heeft als doel om de verificaties van de mutualiteiten via het pakket te verwerken, zodat de gewijzigde gegevens later kunnen opgevraagd worden. Vb. indien een bewoner volgens de verkeerde categorie werd aangegeven, dan dient deze wijziging ingevoerd te worden. Dit heeft geen effect op het aangegeven bedrag van de forfaits dus een herberekening is niet nodig. Vb. indien er een dag te weinig of teveel zou aangerekend zijn, dan dient ook dit aangepast te worden. Als men hierna de herberekening uitvoert, gaat het pakket het verschil als verzamelkostennota boeken. Deze kostennota kan men terugvinden via forfaits ROB of RVT, helemaal achteraan. 7 Facturatie - Riziv 7.3.5 Elektronische facturatie Enkel te gebruiken bij elektronische facturatie CDV. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 82 van 100

7 Facturatie - Riziv 7.3.6 Forfaits CDV Procedure idem als forfaits RVT en ROB. 7 Facturatie - Riziv 7.3.7 CDV herberekening Procedure idem als forfaits RVT en ROB. 7 Facturatie -Woon en zorgdossier 7.4.1 Registraties importeren en verwijderen inport 7 Facturatie - Lijsten 7.5.1 Lijst domicilieringen Selecteer de juiste periode en klik op lijst domicilieringen. Een overzicht verschijnt van de te innen facturen per maand via domiciliering. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 83 van 100

7 Facturatie - Lijsten 7.5.2 Facturen: detail per code Rapport dat de gebruiken in staat stelt om een detailoverzicht af te drukken van een bepaalde code dat aan bewoners kan worden meegegeven. Op deze manier krijg je een duidelijk overzicht per bewoner en per code. Selecteer een code en klik op ok : Een overzicht per bewoner/maand verschijnt in uw overzicht. Deze documenten kan men per bewoner afdrukken en eventueel meegeven met de facturatie of aan familieleden. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 84 van 100

8. Management Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 85 van 100

8 Management - Bewoners 8.1.1 Bezetting Bij het raadplegen van de bezetting heeft de gebruiker een bijkomende optie: kwartaalen jaargemiddelden. Om het detail te bekijken: bv. 1/6 welke residenten zijn ROB? Klik links op juiste datum (zie blauw), klik in de cel die onder ROB op die dag ingevuld is, en je krijgt het overzicht van de bewoners die ROB zijn. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 86 van 100

8 Management - Bewoners 8.1.2 Kamerbezetting Een overzicht van het financieel beeld van de kamerbezetting. 8 Management - Bewoners 8.1.3 Quotum per maand Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 87 van 100

8 Management - Bewoners 8.1.4 Bezetting kortverblijf Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 88 van 100

8 Management Simulatie forfait 8.2.1 Ingave uren/contracten forfaits Dubbel klik op simulatie. Deze gegevens worden ingebracht en dienen ervoor om een simulatie uit te voeren naar forfait bedrag van volgende periode. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 89 van 100

8 Management Simulatie forfait 8.2.2 Eindeloopbaan Dubbel klik op simulatie. Klik op simulatie starten. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 90 van 100

8 Management Simulatie forfait 8.2.3 Simulatie forfait Dubbel klik op simulatie. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 91 van 100

8 Management Simulatie forfait 8.2.4 Riziv download Mogelijkheid om de geïmporteerde gegevens te bewaren in een nieuwe of een bestaande simulatielijst. In plaats van alles in te vullen via personeel, contracten en gepresteerde uren/dagen, kunt u de ingevulde data importeren na inlog op de RIZIV website. 1 login RIZIV en paswoord (verwijder de drie laatste cijfers van u login) 2 log in klikken Na het selecteren van een kwartaal klik je op ophalen en dan op bewaren Nu heb je alle data om in de gekende simulatiemodule te gaan rekenen of simuleren. 8 Management Beheer 8.3.1 Personeelsnorm Mogelijkheid om het volledig overzicht af te drukken met behulp van een tweede afdrukknop. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 92 van 100

8 Management Beheer 8.3.2 Logboek aanpassingen Aan de hand van de ingebrachte gegevens van de bewoners op zorgbehoevendheid, afwezigheden,. wordt hier de telling gemaakt. Dit heb je nodig om me de Riziv norm in orde te zijn. Mogelijkheden: - wissen van facturen - aanmaken van facturen - aanmaken forfaits - verwijderen forfaits - herbereken forfaits Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 93 van 100

9. Wachtlijstenbeheer Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 94 van 100

9 Wachtlijstenbeheer 9.1.1 Overzicht van de wachtlijsten 9 Wachtlijstenbeheer 9.1.2 Toevoegen van een nieuwe aanvraag Klik op toevoegen en vul de nieuwe gegevens in. U kan ook gebruik maken van een eid lezer. Wijzigingen kunnen laten nog ingebracht worden door dubbel klik op de aanvraag. Klik terug ok om op te slaan. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 95 van 100

9 Wachtlijstenbeheer 9.1.3 Verwijderen van wachtlijst aanvrager Aanvragen kan men niet verwijderen. Om de aanvrager te verwijderen dient men volgende stappen te ondernemen: Selecteer de aanvraag. Verander de status naar geannuleerd, aanvrager staat niet meer tussen de lijst. Je kan achteraf nog met filter kiezen welke status je wenst te zien. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 96 van 100

9 Wachtlijstenbeheer 9.1.4 Overzetten naar bewonersdossier Selecteer de aanvrager (zie blauw). Klik op overzetten naar bewonersdossier en een extra melding komt tevoorschijn. Klik op Yes bij akkoord. Alle gegevens van de aanvrager die al ingebracht zijn worden automatisch in het bewonersdossier geplaatst. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 97 van 100

9 Wachtlijstenbeheer 9.1.5 Mailing aanmaken Je kan een korte mailing opstellen naar alle aanvragers: - Klik op mailing aanmaken. - Maak je tekst klaar en klik op afdrukken. - Een brief per aanvrager komt tevoorschijn. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 98 van 100

10. Centrum dagverzorging Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 99 van 100

10 Centrum dagverzorging 10.1 Kortverblijf Vooraf dien je de kamers voor KV gaan definiëren in het instellingsscherm. Care Solutions NV: Woon- zorgmanagement pag. 100 van 100