VAn BUZZ naar BiZZ THEMA. tweegesprek bdo en Dell over slim automatiseren SmARt it: tussen hypes en KANSeN

NR 3. 2012 JAARGANG 4 BDO MAGAZINE tweegesprek bdo en Dell over slim automatiseren SmARt it: tussen hypes en KANSeN Aline en André de reus: KlAAR VOOR GROte SPRONG VOORUit bakker & schilder transport We KUNNeN StUReN ZOAlS We WilleN Meer vrijheid met Flex-bV BV-mAKe-OVeR: BeNt U er KlAAR VOOR? THEMA IT VAn BUZZ naar BiZZ DE VAKVROUW + it BAROmeteR BDO HRM-SOLUTION + FORSe BeSPARiNGeN MET LEAN AND GREEN + VeRSNeld AFSlANKeN + DO'S & DON'TS

FiscAAl colofon accent is het relatiemagazine van bdo Accountants & Adviseurs en wordt via controlled circulation verspreid. Redactieadres bdo, afdeling Marketing, communicatie & sales Postbus 182, 5600 AD eindhoven telefoon 040 269 81 11 Fax 040 269 81 73 e-mail info@bdo.nl Hoofdredacteur Mr. klaas kirpensteijn Redactieraad Daan van den broek, Deny Dijkgraaf, robert Franken, Arthur gimes, huib hilhorst, John van kollenburg, Ard lucassen, Martin van Megen, corina roks en sara sprakel Concept & realisatie Monte Media, Amsterdam Medewerkers leonard van den berg (eindredacteur), geert Dekker, Paul groothengel, Mark van harreveld, sharon klein, Friso schotanus en Diederik toet F o t o g r a fi e ivo van der bent, lodewijk Duijvesteijn, knhb/frank rozendaal, tim stet Illustraties leonie bos Art direction en vormgeving Yke bartels en Martijn blokland, Amsterdam Lithografie image Degree Zero, Amsterdam Druk Drukkerij roelofs, enschede 2012 BDO niets uit deze uitgave mag worden overgenomen en/of gereproduceerd zonder schriftelijke toestemming van de uitgever. Deze publicatie is zorgvuldig voorbereid, maar is in algemene bewoordingen gesteld en bevat alleen informatie van algemene aard. Deze publicatie bevat geen advies voor concrete situaties, zodat uitdrukkelijk wordt aangeraden niet zonder advies van een deskundige op basis van de informatie in deze publicatie te handelen of een besluit te nemen. Voor het verkrijgen van een advies dat is toegesneden op uw concrete situatie kunt u zich wenden tot bdo Accountants & Adviseurs of een van haar adviseurs. bdo Accountants & Adviseurs en haar adviseurs aanvaarden geen aansprakelijkheid voor schade die het gevolg is van handelen of het nemen van besluiten op basis van de informatie in deze publicatie. BDO is een op naam van stichting bdo te Amsterdam geregistreerd merk. in deze publicatie wordt BDO gebruikt ter aanduiding van de organisatie die onder de merknaam bdo actief is op het gebied van de zakelijke dienstverlening (accountancy, tingadvies en belas- consultancy). BDO Accountants & Adviseurs is een op naam van bdo holding b.v. te eindhoven geregistreerde handelsnaam en wordt gebruikt ter aanduiding van een aantal met elkaar in een groep verbonden rechtspersonen, die ieder afzonderlijk onder de merknaam bdo actief zijn op een bepaald terrein van de professionele dienstverlening (accountancy, belastingadvies en consultancy). BDO Holding B.V. is lid van bdo international ltd, een rechtspersoon naar engels recht met beperkte aansprakelijkheid, en maakt deel uit van het wereldwijde netwerk van juridisch zelfstandige organisaties die onder de naam bdo optreden. bdo is de merknaam die wordt gebruikt ter aanduiding van het bdo-netwerk en van elk van de bdo Member Firms. VoorWoorD GOed GeReedSchAP Bestaat het nog, een werkdag zonder IT? Automatisering speelt een hoofdrol in het Nederlandse bedrijfsleven. Van productie en logistiek tot innovatie en procesoptimalisatie, en van promotie & sales tot stuur informatie. De computer is telraam, rolmaat, hamer, schroevendraaier én waterpas tegelijk de gereedschapskist van de 21 ste eeuw. Met goed gereedschap werk je efficiënt en boek je beslissend concurrentievoordeel. Dat gold vroeger, dat geldt nu. Ook bij BDO. Daarom investeerden wij al jaren geleden in laagdrempelige IT-oplossingen. Zoals Mijn BDO, het online kennisplatform waarmee we onze deskundigheid en diensten efficiënt en 24/7 naar de klant toe brengen. Daarmee waren we de eerste in Nederland en zijn we volgens de gebruikers nog altijd de beste. Verstandig automatiseren lijkt soms eenvoudig maar is heel complex. De ontwikkelingen volgen elkaar snel op. Vandaag kiest u voor een oplossing, maar deze moet passend zijn op de (toekomstige) groei, verandering van uw organisatie en passen bij de behoeften van uw klanten. De keuze voor een systeem wordt bepaald door uw visie op zaken als efficiencyverbetering, gebruik van uw klantgegevens of het verkorten van uw time to market. Verstandig automatiseren is net ondernemen. Het vraagt om gedegen besluitvorming inzake de onzekere toekomst. VeRStANdiG AUtOmAtiSeReN is Net ONdeRNemeN Accent nr 3. 2012 REINDER BRUMMELMAN Voorzitter Raad van Bestuur BDO accent oktober 2012 3

08 VAN BUZZ NAAR BiZZ Veel ondernemers krijgen hoofdpijn van hun IT. Cloud computing, device management, social media op het werk Is het gebakken lucht? Of mis je de boot als je de trend negeert? Jeannine Peek (Dell) en Alexander Leppink (BDO) over hypes en kansen met automatisering. 14 KlAAR VOOR GROte SPRONG VOORUit dankzij NieUWe AUtOmAtiSeRiNG In drie decennia groeide A. de Reus Aannemersbedrijf B.V. tot een firma met zestig medewerkers en vijftien miljoen euro omzet. Alles groeide mee, behalve de IT. Met nieuwe automatisering bereidt het bedrijf zich nu voor op verdubbeling in de komende vijf jaar. THEMA IT 28 32 FiScAAl 25 Elektronisch factureren harmonisatie van de regels maakt internationaal elektronisch factureren gemakkelijker. 26 Innovatie Uitvinders opgelet: kies bij innovatie de juiste fiscale structuur, voor maximaal belastingvoordeel. 28 Fiscaal kort Fiscale hoogteen diepte punten na Prinsjesdag. AccOUNtANcY 32 Controle beter met IT De computer helpt bij het dagelijkse productiewerk én bij de controle ervan. Jaap boukens, legt uit. 33 Dashboards real-time managementinformatie geeft helder zicht op prestaties en risico s. 30 36 VARiA 18 Ondernemersnieuws Van de nieuwe ready4change scan tot de handige bdo hrm-solution. 38 HR-warenhuis Digitale gereedschappen voor de online P&o-manager. 41 Nieuw BV-recht rechtsvorm ontdaan van formaliteiten en hinderlijke regels. mensenwerk 30 Betrokken gerrit den hartog, partner van bdo in Utrecht, helpt het Fonds gehandicapten - sport aan een fair share. 36 De Vakvrouw nike van nuland, ambitieuze control freak, heeft een hoofd voor cijfers en een hart voor mensen. 44 Beste/Slechtste beslissing ondernemer Jelle schmidt over de juiste keuzes in zijn werk, en de verkeerde 4 oktober 2012 accent accent oktober 2012 5 VeRdeR 06 barometer: it 18 ondernemersnieuws 24 Do s & Don ts 34 bdo kort & AgenDA 40 beste bdo 20 42 column klaas kirpensteijn doelgerichte StUURiNFORmAtie met ÉÉN druk OP de KNOP Henk en Piet Bakker van Bakker & Schilder Transport uit t Zand haalden hun stuurinformatie tot voor kort uit handmatige lijstjes vanuit diverse systemen. Nu hebben ze real-time overzicht met één druk op de knop: We kunnen nu beter sturen. dat we nu goed en snel overzicht kunnen krijgen, geeft rust en vertrouwen AnDrÉ De reus, directeur A. de reus Aannemersbedrijf b.v. 14

barometer De stand VAn ZAken THEMA IT BRANCHES, BREEDBAND EN BEDREIGINGEN mistige materie komt het door de cloud? it lijkt voor ondernemers meer dan ooit mistige materie. Van datamining en het nieuwe Werken tot social media en online security: hoe meer er kan, hoe moeilijker het blijkt om het overzicht te behouden. eerlijke cijfers over it en ondernemen. 40 35 30 25 20 15 10 5 0 % bedrijven met ICT-incidenten onroerend goed horeca bouwnijverheid gezondheids- en WelZiJnsZorg industrie VerVoer en opslag overige ZAkeliJke DienstVerlening FinAnciËle instellingen totaal handel specialistische ZAkeliJke DienstVerlening energie, WAter en AFVAl informatie en communicatie research instellingen % bedrijven met breedband Goede IT en snelle datacommunicatie kunnen wonderen doen voor uw concurrentiekracht. Maar let op: het is niet alleen hosanna. In deze grafiek ziet u van links naar rechts welke sectoren het meest werken met breedbandinternet. Horeca scoort het laagst (83%), Researchinstellingen het hoogst (100%). Van beneden naar boven kijkend valt nog iets anders op: een onmiskenbaar verband tussen breedbandpenetratie en IT-incidenten van technische hick-ups tot cybercrime. Is dat een reden om IT af te zweren? Welnee! Het is wél een reminder om te kiezen voor degelijkheid én goede beveiliging. Bron: CBS, ICT-gebruik bedrijven 2009. 84 86 88 90 92 94 96 98 100 overpromise, underdeliver ANONIEME REACTIE uit het lezerspanel van Management team/mt.nl over de dienstverlening van it-leveranciers. 37% 27X De gemiddelde tevredenheid van managers over IT-dienstverleners laat te wensen over: van alle managers heeft 37% wel eens een automatiseringspartner aan de dijk gezet. Ongeveer 6% deed dat zelfs meermalen; 43% vindt dat IT-leveranciers slecht meedenken. bron: lezerspanel Management team/mt.nl. it is BelANGRiJK > Ongeveer 30% van de ondernemers vindt het een van de top-3 issues in het bedrijf. Bovendien zijn IT-projecten vaak moeilijk te managen en loopt slechts 3% daarvan volledig volgens planning en begroting. Goed en realistisch plannen en budgetteren dus! bron: Poll onder ondernemers in opdracht van bnr nieuwsradio. de cloud > Europese bedrijven investeren de komende anderhalf jaar een derde van hun IT-budget in de cloud. Maar liefst 84% van de CIO s in landen als Duitsland, Frankrijk, Italië, Nederland en Zweden zien cloud computing als prioriteit, 56% zelfs als een topprioriteit. Ze verwachten meer productiviteit, flexibiliteit en capaciteit en een betere controle, tegen lagere kosten voor infrastructuur, beheer en onderhoud. bron: onderzoek onder 1.128 cio s, uitgevoerd door virtualisatie- en cloud specialist VMware. RUimte VOOR GROei Zes van de tien ondernemers vinden dat hun medewerkers genoeg IT-kennis en -ervaring hebben. Nog beter te spreken zijn ze over hun eigen computervaardigheden: 67% vindt die voldoende tot ruim voldoende. Maar: 25% vindt de eigen IT-kennis en die van de medewerkers onder de maat. Ruimte voor groei dus! check Plannen voor nieuwe ERP? Let op: er zijn maar liefst 27 kritische succesfactoren en ze zijn allemaal even belangrijk. Van betrokkenheid van het topmanagement en goed projectmanagement via procesanalyse, bedrijfscultuur en de relatie met consultant en leverancier tot realistische budgettering en de juiste machtigingen voor het personeel. bron: onderzoek bdo it Auditors & consultants. 6 oktober 2012 accent accent oktober 2012 7

THEMA IT VerDiePing JEANNINE PEEK (DELL) EN ALEXANDER LEPPINK (BDO) OVER IT IN HET MKB VAN hype NAAR helderheid Veel ondernemers krijgen hoofdpijn van hun it. cloud computing, device management, social media op het werk is het gebakken lucht? of mis je de boot als je de hype negeert? twee it-experts over de stap van buzzwords naar extra business. Door DIEDERIK TOET beeld LODEWIJK DUIJVESTEIJN Het lijkt alsof de ontwikkelingen nergens zo snel gaan als in de IT-sector. Ben je er een paar jaar tussenuit, dan loop je alweer drie stappen achter. Jeannine Peek merkte dat toen zij na een korte uitstap naar de uitzendbranche in november 2011 terugkeerde bij Dell Nederland, als algemeen directeur. Er is zo veel veranderd. Voor de gemiddelde ondernemer moet het lastig zijn om bij te blijven. Toen ik in 2008 bij Dell wegging, was Twitter bijvoorbeeld wel in opkomst. Maar nu kun je je gewoon niet meer voorstellen dat het er niet is. En cloud computing bestaat weliswaar al wat langer, het heeft de laatste jaren een enorme vlucht genomen. Alexander Leppink herkent dat. Als BDO-partner ziet hij van dichtbij de vele vragen waar mkb ers mee worstelen als het gaat om de zoveelste IT-trend. Zoals de cloud, security, bring-your-own-device en de zakelijke inzet van social media. Aan Peek en Leppink de vraag hoe ondernemers de hypes in hun voordeel kunnen toepassen. DE CLOUD Mensen gebruiken al die IT-buzzwords vaak zonder dat ze begrijpen waarover het gaat, zegt Leppink. Ze hebben bijvoorbeeld iets over cloud computing gehoord en vinden dat ze er iets mee moeten doen terwijl ze zich vaak onvoldoende bewust zijn van de voor- en nadelen. Peek: De cloud biedt de ene organisatie fantastische opties, maar de andere juist niet. Het moet nooit een doel op zich zijn om de cloud te gebruiken. Er bestaat geen algemene stelregel. Cloud computing moet passen bij je bedrijf en bij je ambities. En bij hoe je georgani- 8 oktober 2012 accent accent oktober 2012 9

VerDiePing FiscAAl Je KUNt AlS BedRiJF Niet dicteren WAt de mede - WeRKeRS mogen twitteren ALEXANDER LEPPINK, PARTNER BDO Jeannine Peek, Dell Nederland Alexander Leppink, BDO it-jargon: WAAr hebben We het over? 5 trends uitgelicht > cloud computing Het flexibel, schaalbaar en veilig gebruik van toepassingen en/of opslag die niet lokaal, maar op servers van derden staan. > it-security Alles wat de beveiliging van documenten, programma s, systemen, netwerken en hardware betreft. > Bring-your-own-device Het faciliteren van privé-apparaten in het zakelijke domein. Steeds meer medewerkers wensen dat en zouden efficiënter kunnen werken met hun voorkeursapparaat. Beveiliging blijft een probleem. > Social media zakelijk gebruikt Inzet van bijvoorbeeld Twitter, Facebook, LinkedIn of Google+ om het eigen product, het bedrijf of de eigen processen te promoten of ondersteunen. > Virtualisatie Het loskoppelen van toepassing en systeembron, waardoor bijvoorbeeld programma s, opslag en rekenkracht efficiënter worden betrokken vanuit meerdere computers, servers en/of besturingssystemen. seerd wilt zijn. Sommige mkb ers kunnen met een clouddienst hun medewerkers efficiënter laten werken. Zoals een bedrijf dat openbare straatverlichting beheert en zijn monteurs via de cloud de klussen en de lampenvoorraad laat inzien. ACHTERLIGGENDE BEHOEFTE Voor andere bedrijven staat cloud computing mijlenver van ze af, vervolgt Peek. Hun werknemers zitten bijvoorbeeld op één enkele locatie en er is geen reden om op afstand te werken. Elke keer als een bedrijf een cloudvraag heeft, moet je kijken naar de achterliggende behoefte. Vaak blijken ze op zoek naar een andere oplossing, zoals virtualisatie of nieuwe computers. Of ze hebben hun opslag niet op orde. Met choose-your-own-device kun je in je eigen tempo ervaring opdoen met privé-apparaten op de werkvloer JEANNINE PEEK, algemeen directeur Dell nederland Leppink: De twee belangrijkste argumenten voor het gebruik van clouddiensten zijn flexibiliteit en schaalbaarheid. Andere argumenten zijn de kosten en of je zelf IT-personeel in dienst hebt of ze inhuurt. Cloud computing is niet per definitie goedkoper. Het ligt aan je vereisten. Als je flexibiliteit en schaalbaarheid in je privédomein wilt inrichten, kost dat geld en dan is het goed mogelijk dat je met een cloudoplossing goedkoper uit bent. Maar een kleine server in een bezemkast en een buurjongen die ernaar kijkt als hij uitvalt, is waarschijnlijk goedkoper. Je vergelijkt dan wel appels met peren. BRING-YOUR-OWN-DEVICE In de cloud is de IT-beveiliging over het algemeen goed geregeld. Het thema security speelt volgens Peek tegenwoordig echter voornamelijk bij het onderwerp Bring-your- 10 oktober 2012 accent accent oktober 2012 11

VerDiePing it VeRNieUWeN? 7 Dingen om AAn te Denken > Probeer te achterhalen wat je werkelijke behoefte is voordat je cloud computing kiest. > Kies een professionele partner voor advies over cloud computing en IT-beveiliging. > Zorg dat medewerkers beseffen dat zij het grootste beveiligingsrisico zijn. > Gebruik social media niet alleen om je bedrijf en je producten te promoten, maar ook om te luisteren naar wat mensen van je vinden en om technische vragen te stellen en beantwoorden. > Breng medewerkers de do s en don ts van social media bij. Transparant zijn en jezelf kenbaar maken zijn belangrijke do s. Onprofessioneel gedrag is een don t. > Hanteer het concept Chooseyour-own-device om ervaring op te doen met privé-apparaten in de bedrijfsomgeving. Medewerkers kiezen dan bijvoorbeeld hun tablet uit een shortlist van ondersteunde toestellen. > Stel een online strategie op, met een overzichtelijke en vindbare website, goede betalingsmogelijkheden en optimaal efficiënte processen en logistiek. own-device. Dat is het toelaten van privéapparaten in het zakelijke domein. Moet je dat als werkgever nou wel of niet ondersteunen? En hoe beheer je al die verschillende toestellen? Leppink: Bring-your-own-device is een trend die niet is weg te denken. Je ontkomt er niet meer aan dat mensen hun privélaptop of -tablet gebruiken voor werk. Maar niet elk device is goed te beveiligen. Ondernemers kunnen beginnen met het ondersteunen van een beperkt aantal apparaten, adviseert het tweetal. Medewerkers kiezen dan bijvoorbeeld hun tablet uit een shortlist van ondersteunde toestellen, legt Peek uit. Deze eerste stap heet Choose-your-own-device. Het bedrijf kan zo in zijn eigen tempo ervaring opdoen met privé-apparaten op de werkvloer. Uiteindelijk blijft de mens de zwakste schakel bij IT-beveiliging, waarschuwt Leppink. Je kunt al je apparaten en usb-sleutels wel encrypten, maar als medewerkers belangrijke documenten vervolgens in Dropbox plaatsen of op een onbeveiligde tablet-pc Je kunt social media ook gebruiken als plek om te luisteren naar hoe men over jou denkt JEANNINE PEEK, algemeen directeur Dell nederland mee naar huis nemen, loop je nog steeds risico. Dáár ligt dus de uitdaging voor de IT er van de toekomst. Zelf heeft Leppink een ipad die is beveiligd met een pincode. Ook met de juiste code kan hij vanaf de tablet niet bij gevoelige bedrijfscontent. BETER SCOREN MET SOCIAL MEDIA Ook het gebruik van social media zoals Twitter, Facebook en Google+ is een niet te stuiten ontwikkeling in het bedrijfsleven. Sommige bedrijven kiezen ervoor om het gebruik ervan op het werk te blokkeren. Zolang het goed wordt ingezet, kunnen social media voor het mkb juist een krachtig platform zijn, vinden Peek en Leppink. Je zult het moeten inpassen in je organisatie, zegt laatstgenoemde. Dat betekent niet dat je als bedrijf alles moet dicteren wat je medewerkers mogen twitteren. Laat je medewerker op internet de persoon zijn die hij is. Maar stel richtlijnen op zodat hij een goede representant van je organisatie is. Laat hem beseffen dat alles wat hij online zet, door iedereen en altijd kan worden gelezen. Peek vertelt dat haar eigen organisatie een zogeheten Social Media & Community University heeft. Dat zijn enkele trainingen waarin de do s en don ts worden besproken. Transparant zijn en jezelf kenbaar maken als Dell-medewerker zijn belangrijke do s. Onprofessioneel gedrag is een logische don t. Met de training hoopt het bedrijf dat medewerkers op hun eigen platforms op een goede manier over Dell praten. Actieve bijdragen op platforms en discussiegroepen zijn veel effectiever om je merk te promoten dan via de meeste reclame, meent Peek. Je kunt social media ook gebruiken als plek om te luisteren naar hoe men over jou denkt. Of om technische vragen te stellen en te beantwoorden. Wees daarbij niet bang voor de deskundigheid van de antwoorden. Social media reguleren zichzelf. BRICKS AND CLICKS Naast social media gebeurt nog veel meer online. Leppink: Ik zie een trend waarbij online bedrijven hun producten ook verkopen via een fysiek afzetkanaal, in een eigen fysieke winkel of via een fysieke partner. Andersom zie je natuurlijk ook: offline winkels die hun producten online verkopen. Anders missen ze klanten. Als ondernemer moet je goed nadenken over de samenwerking tussen online en offline, over het voorraadbeheer en de retourenlogistiek. Consumenten verwachten namelijk dat je de twee kanalen goed integreert, zodat ze een online aankoop kunnen ruilen in een fysieke winkel. Bij een online strategie zijn drie zaken van essentieel belang, zegt Peek. Zorg dat je een overzichtelijke en vindbare website hebt, niets is zo ergerlijk als een site waarop alles heel onoverzichtelijk is. Zorg voor goede betalingsmogelijkheden, zoals met ideal. En zorg dat je de logistiek goed hebt geregeld, zodat je je product snel kunt leveren en retouren gemakkelijk terugneemt. Er zijn veel voorbeelden van webwinkels die dit niet goed hadden ingericht en die op de fles zijn gegaan. HELE KETEN EFFICIËNTER De buzzwords en hypes werken vaak verwarrend. IT lijkt daardoor vooral ingewikkeld. Daardoor zou je haast vergeten wat IT werkelijk is: een ideaal stuk gereedschap om al je processen én de hele keten efficiënter te maken, van de toeleveranciers tot aan de klant, van online tot fysiek, zegt Leppink. Met de juiste keuzes op het vlak van IT vergt de techniek minder aandacht en kun je je richten op je kernprocessen, besluit Peek. meer weten? neem contact op met Alexander leppink of met uw eigen adviseur. @ alexander.leppink@bdo.nl 12 oktober 2012 accent accent oktober 2012 13

klantcase bouwbedrijf A. De reus THEMA IT ProFessioneler Door nieuwe AUtoMAtisering ReUS met een GROeiSPURt Door sharon klein FotogrAFie lodewijk DUiJVesteiJn in 1980 deed beginnend aannemer André de Reus zijn administratie met de typemachine. nu is zijn bedrijf groot, gezond en vol ambitie. Alleen de automatisering bleef achter. Daarom werd die met hulp van bdo consultants flink verbeterd. resultaat: kostenbesparingen en meer overzicht. We worden een stuk professioneler. We zijn klaar voor de volgende sprong vooruit. André de Reus begon ruim 32 jaar geleden als eenmanszaak met welgeteld één graafmachine. Nu biedt de allround aannemer werk aan zestig mensen. Die ene graver van toen is uitgegroeid tot een specialist in grond-, weg- en waterbouw. Het leggen van kabels door het wegzuigen van aarde, zonder leidingen of boomwortels te beschadigen, is een typische A. de Reus-klus. Maar het bedrijf zet ook bedrijfspanden of woningen neer. Ondanks de bouwcrisis draait de aannemer de laatste vier jaar prima. Volgens André de Reus is dat te danken aan betrokkenheid, flexibiliteit en een goed specialisme. In 2011 was de omzet 15 miljoen euro, met een gezonde winst. Datzelfde jaar nam het bedrijf 18 man personeel en diverse werkzaamheden over van branchegenoot Nacap; een flinke groeispurt. Maar de ambities reiken nog verder. André de Reus: De komende vijf jaar willen we de omzet en het aantal werknemers verdubbelen. De snelle groei en de grote toekomstplannen gaven een impuls om de organisatie beter in te richten. André de Reus: BDO deed al een tijdje onze boekhouding en overtuigde ons ervan dat we een verbeterslag moesten maken. Met hun kennis van zaken hebben ze ons vertrouwen gewonnen, zodat we de organisatie in hun handen durf- Aline en André de Reus den te leggen. Dat was soms best even lastig. Er komen toch mensen je bedrijf binnen om te zeggen hoe het anders kan. DELEGEREN EN CONTROLEREN Eind 2011 begon BDO-consultant Joris Aalberse aan een breed rendementsverbetertraject bij A. de Reus. Hij onderzocht de organisatie en sprak medewerkers plus klanten. Het viel hem vooral op dat André en zijn echtgenote Aline alle touwtjes bij het bedrijf in handen hadden. Dat was niet vol te houden nu A. de Reus steeds groter en professioneler werd. Er moest worden gedelegeerd. Aline de Reus: Inmiddels is er een duidelijke taakverdeling en voor een aantal activiteiten zijn andere mensen verantwoordelijk gemaakt. Zo hebben we een HR-medewerker en een inkoper aangenomen. Dat is effectiever en geeft een duidelijk aanspreekpunt bij de klant. Maar bij professionaliseren en delegeren hoort controleren. En die controle was soms lastig door verouderde automatisering. ORDNERS EN EXCEL-TABELLEN Daarom nam BDO IT-consultant Koos Bijman in februari 2012 de software onder de loep. Aline de Reus: Toen we in 1980 begonnen, deden we de administratie op een typemachine. Later kwamen daar computers en een heleboel Excel-tabellen bij. In de loop der tijd was onze informatie her en der opgeslagen; in diverse ordners en computerprogramma s. We investeerden nu eenmaal eerder in bouwmachines dan in automatisering. Koos Bijman komt die situatie regelmatig tegen: De automatisering stamt vaak uit een periode waarin het bedrijf veel kleiner was en de technische mogelijkheden be- A. de ReUS AANNemeRSBedRiJF B.V. ACTIVITEITEN aannemer met specialisme in grondwerk en weg- en waterbouw OPGERICHT 1980 HOOFD - KANTOOR Vlaardingen MEDEWERKERS 60 JAAROMZET circa 15 miljoen euro ONLINE www.dereus.nl 14 oktober 2012 accent accent oktober 2012 15

klantcase het feit dat we nu goed en snel overzicht kunnen krijgen, geeft rust en vertrouwen ANDRÉ DE REUS, directeur A. de reus Aannemersbedrijf perkt. Maar uiteindelijk hindert dergelijke automatisering de verdere professionalisering van het bedrijf en moet het op de schop. Het echtpaar De Reus had vlak voor de komst van de BDO-consultants al ondervonden dat ze dringend nieuwe software nodig hadden. We krijgen steeds grotere opdrachtgevers, vertelt André de Reus. En die zijn gewend om snel data te krijgen over de voortgang van een project. Wij hadden die gegevens wel, maar het kostte moeite om ze snel uit verschillende bronnen te verzamelen. Aline de Reus: De software was ook niet gebruiksvriendelijk en niet efficiënt. Zo waren in het bijhouden van de urenadministratie veel overbodige, dubbele handelingen geslopen. Bovendien waren de werknemers die we hadden overgenomen van Nacap veel betere automatisering gewend. Voor hen was het alsof ze teruggingen naar de prehistorie. ANDERE MOGELIJKHEDEN Het aannemersbedrijf had al bijna op eigen houtje nieuwe software gekocht, toen BDO hulp aanbood. Bedrijven die zelf de automatisering willen verbeteren, borduren logischerwijs vaak voort op de programma s die ze al hebben, weet Koos Bijman. Een partij van buiten kan op andere mogelijkheden wijzen. Wij zien automatisering bijvoorbeeld niet alleen als gereedschap voor de boekhouding, maar juist ook als een hulpmiddel voor het hele bedrijfsproces. Bijman begon zijn traject door via gesprekken met medewerkers de belangrijkste software-eisen in kaart te brengen. Voor nu, maar ook voor de toekomst. Vervolgens zijn die bevindingen teruggelegd bij André en de geïnterviewden om te zien of ze zich hierin herkenden. Koos Bijman: Daarna hebben we in de markt gekeken welke softwareleveranciers het best zouden passen. Niet alleen wat betreft de programma s die ze leveren, maar ook qua bedrijfscultuur. De leverancier en De Reus moeten straks immers samen verder. Aline de Reus: Als zo n leverancier iemand naar onze mensen in het veld stuurt, moet het wel een type zijn die met beide benen op de grond staat, anders klikt het niet. Uiteindelijk vond BDO zes geschikte kandidaten. In overleg met André zijn drie van hen uitgenodigd voor een presentatie. Van tevoren had BDO offertes opgevraagd en de leveranciers een heldere briefing gegeven. Daardoor waren de presentaties to the point en onderling vergelijkbaar. Ook hadden de consultants gecheckt of de finalisten gezond waren. Je wilt immers voorkomen dat je in zee gaat met een eendagsvlieg die niet meer bestaat als je hem straks nodig hebt, aldus André de Reus. Uit dit proces rolde een heel ander softwarepakket dan het aannemersbedrijf aanvankelijk op het oog had. Aline de Reus: Er zijn zo veel softwareaanbieders; we misten de overall blik. De programma s die we eerst wilden, waren meer een uitbreiding van ons oude boekhoudpakket. In de software die we nu hebben gekozen, kunnen we eenvoudig alle informatie kwijt, ook voor calculaties en projectmanagement. VOLWAARDIGE PARTNER Nu de zoektocht naar de juiste software is volbracht, gaan De Reus en BDO aan de slag met de implementatie. De medewerkers worden opgeleid om met de programma s om te gaan. Vaak heerst er een natuurlijke weerstand tegen verandering, zegt Koos Bijman. Wij proberen dit om te zetten in enthousiasme door de medewerkers zo vroeg mogelijk bij de IT-verbetering te betrekken. We houden bijvoorbeeld sessies met het personeel om te vertellen waar we heen willen met de automatisering. De opstelling van André is hierin heel belangrijk. Hij brengt zijn enthousiasme over op het bedrijf. Het echtpaar De Reus ziet in ieder geval al duidelijk wat het verbetertraject hen gaat opleveren. De nieuwe software bespaart uiteraard geld, zegt Aline de Reus. Er gaat bijvoorbeeld minder tijd verloren aan overbodige, dubbele handelingen of het zoeken naar data. En doordat we sneller kunnen factureren, hebben we een hogere renteopbrengst. Daarbij kan het bedrijf projecten beter aansturen door de verjongde IT. André de Reus: Ik kan snel tussentijds meten of een opdracht op koers zit. Of vlot doorrekenen wat meerwerk financieel betekent. We worden een stuk professioneler. Ik merk dat klanten ons meer zien als een volwaardige partner. Het feit dat we nu goed en snel overzicht kunnen krijgen, geeft rust en vertrouwen. Ik had niet gedacht dat ik nog eens zo goed zou kunnen delegeren. meer weten? neem contact op met Koos Bijman of met uw eigen adviseur. @ koos.bijman@bdo.nl SUcceSFORmUle BiJ it-vernieuwing Kies software die aansluit bij toekomstige behoeften, in plaats van bij behoeften uit het verleden. Weet wat je softwareleveranciers moet vragen, zodat ze niet alleen de pluspunten van hun koopwaar vertellen. CASE IN HET KORT > Oktober 2011: Vanwege snelle groei en ambitieuze toekomstplannen moet aannemersbedrijf A. de Reus de organisatie stroomlijnen. Daarvoor begint BDO een rendementsverbetertraject. Uit gesprekken met klanten en medewerkers worden verbeterpunten gedistilleerd, waaronder een andere taakverdeling en een vernieuwing van de automatisering. > Februari 2012: BDO IT start het automatiseringstraject met het in kaart brengen van de eisen. > mei 2012: De keuze uit de zes door BDO geadviseerde softwarepakketten is gemaakt. > Augustus 2012: De Reus vraagt op advies van BDO een Sociale Innovatie Subsidie aan en krijgt van de Europese Gemeenschap 18.000 euro toegekend. > September 2012: Start van de implementatie en testwerk van nieuwe programma s. Medewerkers leren hoe ze met de software moeten omgaan, de informatievoorziening wordt verbeterd. > Januari 2013: afronding van de verbetering van de automatisering. Zorg voor enthousiasme in de top; daardoor zullen ook de medewerkers de nieuwe programma s omarmen. Kijk voorbij de waan van de dag, zodat er naast de dagelijkse bedrijfsvoering aandacht is voor (IT-)verbetertrajecten. 16 oktober 2012 accent accent oktober 2012 17

ondernemersnieuws onder redactie VAn BdO consultants investeringen in ict moet je baseren op actuele behoeften, maar ze moeten daarna wel een paar jaar meegaan. De ontwikkelingen die de klant verwacht moeten worden gekoppeld aan de technologische ontwikkelingen die wij zien aankomen THEO DE VRIES, DirecteUr Xs4All op Mt.nl, JUli 2012 BDO BUSINESS RESTRUCTURING HELPT GROOTWINKELBEDRIJVEN VeRSNeld AFSlANKeN Grootwinkelbedrijven hebben het in tijden van laagconjunctuur moeilijk vanwege de directe relatie tussen consumentenvertrouwen en omzet: de omzet neemt dan snel af terwijl de vaste kosten voor huur en personeel doorlopen. Daarom proberen grootwinkelbedrijven de kosten te beheersen door ontslagprocedures in te zetten en huurcontracten open te breken via het reguliere traject langdurige en kostbare exercities. BDO Business Restructuring heeft ruime ervaring om in samenwerking met BDO (arbeids)juristen een herstructurering door te voeren via bijvoorbeeld de surseance van betaling. De wet- en regelgeving geeft daarbij diverse mogelijkheden om bijvoorbeeld langjarige huurcontracten te ontbinden. Dit proces vereist een nauwkeurig en goed geregisseerde uitvoering, samen met de aangewezen bewindvoerder, maar leidt tot aanzienlijke tijds- en kostenbesparingen. meer weten? Sander van der Werf, @ sander.van.der.werf@bdo.nl. download de BdO APP voor iphone en ipad > Met wekelijks de laatste ondernemerstips, achtergronden bij publicaties en toegang tot het Meldpunt knellende regels. lean in transport VERDIENT ZICHZELF TERUG! Transportbedrijven die willen besparen, doen massaal mee aan de Lean & Green Award: een programma om in vijf jaar de CO 2-uitstoot met minstens 20% te verlagen. Die besparing is goed nieuws voor het milieu én voor de transporteur: minder CO 2 betekent minder brandstofverbruik en daarmee minder kosten. BDO begeleidt en adviseert transportbedrijven daarbij vanuit de BDO Branchegroep Transport. De investering om ermee te starten is relatief beperkt en verdient zich snel terug door de bereikte kostenbesparingen. De BDO Branchegroep Transport heeft honderden transportondernemingen als klant. Daardoor weet BDO precies wat er speelt in de sector. www.bdo.nl/transport. meer weten? nienke Zetzema, nienke.zetzema@bdo.nl of Ard lucassen, ard.lucassen@bdo.nl, 030 284 99 60. bdo branchegroep transport: adviesgroep.transport@bdo.nl. VERANDERING: BENT U ER KLAAR VOOR? ReAdY4chANGe Bijna elk adviestraject dat BDO Consultants bij haar klanten doorloopt, van procesoptimalisatie tot nieuwe automatisering, betekent een verandering voor de organisatie. Om het succes van zo n verandering te vergroten heeft BDO Consultants de Ready- 4Change scan ontwikkeld. Daarmee kunnen ondernemers vooraf helder krijgen hoe veranderbereid hun organisatie is. Dit werkt met een korte vragenlijst voor alle betrokken functionarissen. De uitkomsten geven inzicht in de veranderbereidheid, veranderbekwaamheid en het totale veranderpotentieel, gevolgd door praktische adviezen om de risico s voor het slagen van de verandering weg te nemen. meer weten? ellen Joyce Dijkema, ellen.joyce.dijkema@bdo.nl of Mieke van den berg, mieke.van.den.berg@bdo.nl, 030-284 99 60. MEER RENDEMENT UIT ONDERNEMERSCHAP! Uit de houdgreep Ondernemen is een gave, net als goed managen. Niet iedereen heeft het in zich (of de ambitie) om beide goed te doen. Als ondernemer kun je gevangen raken in operationele of managementtaken, en als managementteam kun je de vrijheid missen om de eigen aanpak te kiezen. Zo kunnen ondernemer en managementteam elkaar in de houdgreep houden. Voor wie dat herkent (en wil doorbreken) biedt BDO een uniek begeleidingstraject. Daarmee bereik je een optimale wisselwerking tussen beide partijen, waarbij ze elkaar vertrouwen en optimaal aanvullen. Het management in haar rol als stuurwiel en klankbord; de ondernemer als aanjager en strategische leider. Met als doel: meer rendement uit ondernemerschap! meer weten? elke van tiggelen, elke.van.tiggelen@bdo.nl of bregje six, bregje.six@bdo.nl DOE DE HR PERFORMANCE SCAN hoger ReNdemeNt? Haalt u het uiterste uit uw HR-beleid? Hoe goed scoort uw personeelsbeleid? En draagt uw HR-werk ook bij aan de performance van uw organisatie? De BDO HR Performance scan geeft antwoord op al deze vragen. Uw HR-ambities, een inhoudelijke scan en de BDO-expertise op dit vlak komen bijeen in een overzichtelijke en to the point rapportage met praktische suggesties voor verdere verbetering. meer weten? nienke Molenaar, nienke.molenaar@bdo.nl, 030 284 99 60, of Miguel van Wijck, miguel.van.wijck@bdo.nl, 070 338 08 29. BDO HRM-SOLUTION GRiP OP UW PeRSONeelSZAKeN Medewerkers bepalen voor een groot deel het bedrijfssucces. Daarom is een complete en overzichtelijke personeelsadministratie van groot belang. Met BDO HRM-Solution biedt BDO een alles-in-één -oplossing die HR-doelen koppelt aan de bedrijfsstrategie en de bedrijfsdoelen. Daardoor kunnen ondernemers sneller en accurater anticiperen op de veranderende markt. BDO HRM-Solution maakt de personeelsadministratie overzichtelijk en compleet, en ondersteunt het HR-werk in de dagelijkse praktijk optimaal. Zo levert HR-werk een proactieve bijdrage aan de bedrijfsdoelstellingen. BDO HRM-Solution biedt > Alle informatie op één plek. > Volledige ondersteuning van alle HRprocessen. > Een oplossing voor de hele organisatie. De kracht van BDO HRM-Solution zit in de combinatie van het beste bedrijfsadvies, de implementatievaardigheden van ervaren IT Consultants en een beproefd state of the art systeem van Exact software. meer weten? nienke Molenaar, nienke.molenaar@bdo.nl of ton van kampen, ton.van.kampen@bdo.nl, 030 284 99 60. 18 oktober 2012 accent accent oktober 2012 19

klantcase THEMA klantcase die PROOF OF concept VONd ik FASciNeReNd. Je KRiJGt heel SNel een Beeld VAN WAt het SYSteem KAN leveren IT nieuwe it geeft transporteurs Direct inzicht bakker & schilder transport henk bakker, directeur bakker & schilder transport StUReN ZOAlS We WilleN Door PAUL GROOTHENGEL beeld LODEWIJK DUIJVESTEIJN handmatig verwerkte managementinformatie vanuit diverse systemen, en vier weken wachten op de juiste cijfers. Dat was de situatie bij transportbedrijf Bakker & Schilder transport. BDO IT Consultants adviseerde te gaan werken met een systeem dat alle managementinformatie moeiteloos integreert. Geweldig. Nu weten we elke dag direct welke klanten en ritten rendabel zijn. Melk, zand, kunstmest. Dat waren de eerste producten waarmee de vrachtwagens van transportbedrijf Bakker in de jaren dertig door heel Nederland reden. Vanuit het dorp t Zand, vlak boven Schagen, werd het bedrijf langzaam uitgebouwd. In de naoorlogse jaren kwam het vervoer van bloembollen erbij, in de jaren zeventig ging de transporteur ook over de grens, richting Duitsland en Scandinavië. In 1985 werd concurrent Schilder overgenomen, wat de dubbele naam van het bedrijf verklaart. INFORMATIE UIT EEN GROOT AANTAL SYSTEMEN Nu wordt het transportbedrijf bestuurd door de vierde generatie, de broers Henk en Piet Bakker. Zij werden in het diepe gegooid toen hun vader het in 1993 aan zijn hart kreeg en op relatief jonge leeftijd opeens niet meer kon werken. Henk Bakker: Een grote schok. Piet was toen 23, ik 21. Broekies waren we, die met chauffeurs moesten werken die onze vader hadden kunnen zijn. Dat eerste jaar schreven we rode cijfers. We zijn er vervolgens als gekken tegenaan gegaan, zeven dagen per week waren we in touw. Net als onze vader destijds. Zo hebben we het bedrijf weer op de rails gekregen en verder weten uit te bouwen. De transportsector wordt al jaren beheerst door margedruk. Daarom willen de gebroeders Bakker meer dan ooit kunnen sturen op cijfers. BAKKeR & SchildeR transport B.V. ACTIVITEITEN transport- en logistieke diensten in retailindustrie, postdistributie en transport van bloembollen OPGERICHT 1926 KANTOOR 't Zand MEDEWERKERS 40 ONLINE www.bakker-schilder.nl 20 oktober 2012 accent Henk (links) en Piet Bakker accent oktober 2012 21

klantcase klantcase Ook omdat ze door de gestage groei van hun transportbedrijf wat verder afstaan van de directe operatie. Piet Bakker: We krijgen nu onze managementinformatie vanuit drie kanten. Een systeem waar de data van de boordcomputers van onze 25 vrachtwagens in worden geladen, ons financiële softwarepakket dat we gebruiken voor onze crediteuren- en salarisadministratie, en onze Transport Management Software waarmee we kunnen zien wat de omzet per rit is. We konden in Excel wel rapportages laten maken op klantniveau, maar daarmee konden we lang niet alle gewenste data, zoals rendement per rit en beladingsgraad, boven tafel krijgen. Het kostte veel tijd om deze rapportages te maken. Bovendien waren de cijfers pas na vier weken inzichtelijk. Daarom zochten de broers naar een oplossing die alle data uit de verschillende systemen naadloos en real-time integreert. Zodat ze precies kunnen zien uit welke activiteiten en klanten ze hun winst halen en welke activiteiten ze eventueel beter kunnen afstoten. Wat dat rekenwerk compliceert, is dat onze chauffeurs per rit vaak voor meerdere klanten rijden en onderweg soms vrachtjes oppikken van collega-transporteurs, zodat we niet met een lege wagen terug hoeven te rijden, zegt Henk Bakker. De broers bekeken de laatste paar jaar diverse software-oplossingen, maar die zoektocht leverde niets op. Toen kregen we een tip van onze BDO-accountant Piet Blaauw, een van de leden van de BDO Adviesgroep Transport: zijn collega s van IT Consultants zouden wellicht een oplossing kunnen bieden. INTUÏTIEF SYSTEEM Zo kregen de broers in maart dit jaar bezoek van Martin van Ernst, partner van BDO IT Consultants, voor een verkennend gesprek. Van Ernst: De transportbranche is typisch zo n sector waar ondernemers met verschillende systemen werken, die soms wel met elkaar zijn verbonden maar waaruit het niet onze ervaring leert dat deze investering zich meestal binnen een jaar terugverdient MARTIN VAN ERNST, partner van bdo it consultants mogelijk is integrale informatie te destilleren. Daardoor krijgt de ondernemer nooit het gewenste totaalbeeld van zijn onderneming en is het onmogelijk om alle gewenste cijfers real-time en overzichtelijk vanaf één plaats op te roepen. Er zijn wel geschikte softwarepakketten maar tot voor kort waren deze oplossingen meer gericht op grotere ondernemingen, en wat betreft licenties en implementatietijden vaak te duur en tijdrovend voor het mkb. Tijdens dat verkennende gesprek inventariseerde Van Ernst eerst de behoeften van de klant, waarna hij mogelijke oplossingen aanbood. In dit geval had hij de volgende oplossing voor Henk en Piet Bakker: business intelligence software (Qlikview) die als een schil boven de verschillende systemen van Bakker & Schilder Transport geplaatst zou kunnen worden. De kracht van de oplossing? Van Ernst: Erg gebruikersvriendelijk, in relatief korte tijd te implementeren, en je hebt er geen uitgebreide training voor nodig. Het is een heel intuïtief systeem. De gebruiker hoeft niet van tevoren tot in detail aan te geven welke informatie er moet uitrollen; hij kan zelf door de data heen manoeuvreren, vanuit verschillende invalshoeken. De stuurinformatie wordt weergegeven in een of meerdere dashboards, waarna je vervolgens makkelijk doorklikt naar onderliggende informatie. En gebruikers kunnen zelf bepalen op welke manier ze naar de data kijken. Bovendien is de geboden oplossing goed schaalbaar en daarmee betaalbaar voor een groot aantal klanten, stelt Van Ernst: Onze ervaring leert dat deze investering zich meestal binnen een jaar terugverdient. EEN MAAND OP PROEF Nadat de broers in een demo hadden bekeken hoe de dashboards eruitzien en welke data het systeem zoal kan opleveren, werd afgesproken om een proof of concept uit te voeren, waarbij ze echt kennis zouden kunnen maken met de door BDO geboden oplossing. Van Ernst: Tijdens zo n proof of concept krijgt de klant een licentie een maand lang op proef. Hiermee kan hij aan de hand van zijn eigen data zien hoe het systeem voor hem zou kunnen werken en wat het kan opleveren. Die fase is inmiddels naar tevredenheid afgerond. Henk Bakker: Dat vond ik wel fascinerend. Je werkt namelijk met data van je eigen klanten en de werkelijke kentekens van de wagens, dus het is direct herkenbaar. Je krijgt heel snel een beeld van wat het systeem kan leveren. Niet alleen op ritniveau, maar desgewenst ook op uur- of kilometerniveau. Je kan net zo gedetailleerd gaan als je zelf wilt. Het programma is daar heel transparant in. FLEXIBEL IN GEBRUIK De broers hakten vervolgens snel de knoop door en besloten om de oplossing aan te schaffen en in september, na de zomervakantie, door BDO te laten implementeren. Van Ernst: Op basis van wat Henk en Piet willen, schatten wij in dat wij een dag of vijf bezig zijn. Dit is dan de eerste versie. Mijn ervaring is dat klanten meestal beginnen met de overzichten waar ze al aan gewend waren, want daar sturen ze op. Maar gaandeweg komen ze op nieuwe ideeën, geïnspireerd door de mogelijkheden van het systeem of door ons. Dan willen ze andere informatie naar voren halen, wat meestal geen enkel probleem is. Deze oplossing evolueert in feite heel flexibel met de klantbehoeften mee. Onze implementatiemethodiek is hierop ook gebaseerd. Na de eerste oplevering wordt afgesproken hoeveel nazorgsessies er nog zullen volgen: We komen dan bijvoorbeeld eens per maand langs; dan halen we eventuele laatste foutjes uit het systeem en gaan we in op aanvullende vragen van de gebruikers. Dat werkt heel goed. En de klant heeft daarmee ook volledige controle over de kosten. BETERE ONDERHANDELINGSPOSITIE Wat de investering kost, is duidelijk. Maar wat gaat het Henk en Piet Bakker opleveren? Piet Bakker: Het is een flinke investering, maar ik verwacht er veel van. We kunnen ons bedrijf straks beter sturen, en op operationeel niveau kunnen onze planners hier ook gebruik van gaan maken. Je ziet nu snel welke klanten en ritten rendabel zijn. Onze onderhandelingspositie naar klanten verbetert doordat we ze nu concreet kunnen laten zien in welke mate ritten voor ons rendabel zijn. Van Ernst: Een van onze klanten bespaart dankzij de oplossing die wij daar hebben neergezet al snel duizend euro per week op zijn inkoop. Ik houd onze klanten altijd voor: ga dit traject alleen in als je het ook echt kunt terugverdienen. Die terugverdientijd is ook hier redelijk kort, maximaal zeven maanden. Hoe bevalt de samenwerking met BDO IT Consultants? Henk Bakker: Prima. BDO is een grote organisatie, waar veel kennis zit. De samenwerking met Martin en zijn collega s verloopt erg prettig. En de dashboards zien er prachtig uit en werken goed. Wij hebben beter inzicht in onze marges en ritopbrengsten. En dat we niet meer vier weken hoeven te wachten op onze managementinformatie, is een verademing. meer weten? neem contact op met martin van ernst of met uw eigen adviseur. @ martin.van.ernst@bdo.nl lean ANd GReeN: tot 20% minder co 2 -UitStOOt Transportbedrijf Bakker & Schilder doet mee aan het programma Lean and Green, gericht op verduurzaming van de logistieke keten. Daarvoor moeten de vrachtwagens efficiënter rijden, zodat ze 20% minder CO 2-uitstoot realiseren. Henk Bakker: Nu zijn we iedere week twee uur bezig om het brandstofverbruik per kilometer in een Excelsheet te zetten. Met deze oplossing kan dat straks met een paar muisklikken. We kunnen zelfs voor ons CASE IN HET KORT > De directie van transportbedrijf Bakker & Schilder Transport haalde zijn (handmatig verwerkte) managementinformatie uit een groot aantal systemen, en moest telkens vier weken wachten op de juiste cijfers. > BDO IT Consultants adviseerde een systeem dat alle managementinformatie moeiteloos integreert. > Dankzij de geïntegreerde managementinformatie kan de directie vanuit één systeem de onderneming sturen. > De directie weet elke dag exact welke klanten en welke ritten rendabel zijn. Lean and Green Programma een apart dashboard oproepen. Dat is snel, effectief en we kunnen onze chauffeurs er beter mee motiveren om nog zuiniger te rijden. 22 oktober 2012 accent accent oktober 2012 23

FiscAAl Do's & Don ts FiscAAl thema it Interne voorbereiding: wat is er nodig? Heeft u het idee dat uw automatisering niet kan wat u wilt? Weet u zeker dat een nieuw IT-systeem nodig is? Goede voorbereiding is het halve werk. Offertes en demonstraties: wat is er mogelijk? Offertes geven alleen antwoord op wat gevraagd is. Demonstraties laten vaak zien wat niet gevraagd is. Hoe verkrijgt u goede, volledige offertes en hoe ziet u tijdens demonstraties wat van belang is? Besluitvorming: wat is voor u het beste? Contracten ondertekenen is vanzelfsprekend in deze fase, maar vergt een goede voorbereiding. Dit is misschien wel de belangrijkste stap uit het gehele selectietraject. DO S en acht DON TS op weg naar betere IT 7tijd voor nieuwe it-systemen? bereid uw keuze goed voor. onze praktijk wijst uit dat ondernemers die vooraf goed nadenken bijna zonder uitzondering de betere oplossing kiezen. en daardoor jaren langer plezier hebben van hun investering. do S Laat eigen medewerkers van betrokken afdelingen zoveel mogelijk de eisen en wensen formuleren. Laat een derde de vertaalslag maken naar begrijpelijke formuleringen. Anders begrijpen leveranciers ook niet wat bedoeld is. Stel een offerte-aanvraag op met duidelijke deadlines, verwachtingen en mogelijkheden voor contact. De ervaring leert dat elke leverancier zo n 4 à 8 uur van uw tijd vraagt voor aanvullende informatie, etc. Schuif contacten met mogelijke leveranciers door naar een derde die ervaring heeft met selectietrajecten. Dat voorkomt dat u te pas en te onpas wordt gebeld. Stel een eigen demonstratie-casus op met daarin de belangrijke processen die u wilt zien. hiermee voorkomt u dat de leverancier een alles kan - demonstratie gaat houden waar u niets aan heeft. Beslis op basis van het gehele traject. Baseer uw beslissing op de feiten, maar geef expliciet ruimte voor intuïtie en gevoel. hoe kwam de leverancier over? Past hij bij uw bedrijf? Zorg ervoor dat alle gemaakte afspraken worden opgenomen in de contracten en dat deze juridisch voldoende onderbouwd zijn. SUGGeStieS VOOR ONdeRWeRPeN? Mail naar info@bdo.nl of speel ze door aan de redactie via uw eigen BDO-adviseur. don ts Neem geen eisen en wensen op die vanzelfsprekend zijn voor een it-systeem. Dus vermeld eisen en wensen die uniek zijn voor uw organisatie. Laat u niet te veel beïnvloeden door leveranciers. elke leverancier wil graag meteen een afspraak maken om zijn systeem te laten zien. ga niet te vroeg in op uitnodigingen. Stuur de offerte-aanvraag aan een beperkt aantal partijen. Maak een gedegen selectie van organisaties en systemen. leveranciers zijn geneigd om meer inzet te leveren voor aanvragen bij 4 partijen dan bij 10. Ga leveranciers niet vooraf vertellen welke anderen zijn uitgenodigd. hiermee voorkomt u dat de demonstratie een continue vergelijking wordt met andere gegadigden. Wees niet schimmig, maar wees open en eerlijk over het aantal partijen dat uitgenodigd is en over de termijnen die spelen. Hou aanbieders niet aan het lijntje, maar wees duidelijk en eerlijk naar de afgevallen partijen. Bedwing de neiging om een leverancier volledig uit te knijpen tijdens de onderhandelingen. hier zult u later in het traject alsnog de prijs voor betalen. Zet uw handtekening niet te snel. Pas als het contract en alle bijkomende stukken helder en volledig zijn, kunt u tekenen. REGELS EENVOUDIGER ÉN GEHARMONISEERD elektronisch FActUReReN in eu gemakkelijker Per 1 januari 2013 wordt elektronisch factureren naar andere landen binnen de eu geharmoniseerd en vereenvoudigd. Maar let op: voor wie btw verschuldigd is in een ander euland gelden straks de factuurvereisten van dat andere land. Marco beerens, senior Manager btw bij bdo breda, legt uit. In Nederland is elektronisch factureren de normaalste zaak van de wereld, en steeds meer ondernemers doen het. Logisch, want bij ons gelden hiervoor geen ingewikkelde regels. Binnen Nederland kunnen elektronische facturen al sinds 2009 vorm- en middelvrij worden verstuurd, wat betekent dat toestemming vooraf en specifieke voorwaarden gesteld door de fiscus niet meer gelden. Wel moet een elektronische factuur ook elektronisch opgeslagen worden; er geldt, met het oog op de btw-regelgeving, een bewaarplicht van zeven jaar. NEDERLAND COULANTER Nederland is hiermee veel coulanter dan menig ander EU-land. Zo is elders nogal eens een ingewikkelde elektronische handtekening vereist. Daar komt vanaf 1 januari 2013 verandering in, met de harmonisering en vereenvoudiging van de regels voor elektronisch factureren binnen de EU. De Europese richtlijn schrijft een aantal zaken voor, waaraan elke factuur moet voldoen (zie kader). Uitgangspunt is dat papieren en elektronische facturen gelijk moeten worden behandeld. Dankzij de harmonisering zullen ondernemers die over de grens actief zijn, minder problemen hebben met de authenticiteit en leesbaarheid van hun elektronische facturen. Wel is het zaak vooraf afspraken te maken over het elektronisch factureren, want een (buitenlandse) afnemer is niet verplicht om een elektronische factuur te accepteren. FACTUURVEREISTEN Nieuw is dat, wanneer de presterende ondernemer btw verschuldigd is in een ander EU-land dan waar hij is gevestigd, de factuurvereisten van dat andere EU-land gelden. Per land verschillen bijvoorbeeld de btw-regels en dat heeft consequenties voor de inhoud van de factuur. Zo geldt in Duitsland dat voor de toepassing van het 0%-tarief (van toepassing bij de levering van goederen vanuit Duitsland naar andere EUlanden) een aparte verklaring vereist is. Houd daar dus rekening mee. TIJDELIJK TWEE CODES Verlies bij het (elektronisch) factureren ook de overige btw-regelgeving niet uit het oog: per 1 oktober is bijvoorbeeld het btw-tarief in Nederland gewijzigd. Door de bijbehorende overgangsregelingen kunnen er in een aangiftetijdvak twee algemene tarieven van toepassing zijn. Eén code voor het algemene tarief in de digitale boekhouding kan zodoende makkelijk tot fouten leiden. Zorg ervoor dat de administratie op de wijziging is ingericht en werk tijdelijk met twee codes. meer weten? neem dan contact op met marco Beerens of uw eigen adviseur. @ marco.beerens@bdo.nl NieUWe ReGelS e-facturen PeR 1 JANUARi 2013 EEN AANTAL ZAKEN BLIJFT VANAF VOLGEND JAAR ZOALS U HET GEWEND WAS. WE NOEMEN EEN AANTAL BELANG- RIJKE PUNTEN WAARAAN DE FACTUUR SOWIESO MOEST VOLDOEN, PLUS DE NIEUWE: Opeenvolgend factuurnummer (u mag meerdere reeksen hanteren). Btw-identificatienummer van de leverancier. Btw-identificatienummer van de afnemer indien een verleggingsregeling van toe passing is (de btw wordt verlegd naar een ander land), of wanneer er een intra communautaire levering (fysieke levering van goederen aan een ondernemer in een ander EU-land) wordt verricht. De hoeveelheid geleverde goederen en/of diensten en een duidelijke omschrijving hiervan. De datum waarop de levering of dienst heeft plaatsgevonden. NIEUWE VEREISTEN PER 1 JANUARI: Indien een verleggingsregeling van toepassing is, moet de vermelding btw verlegd worden opgenomen. Indien van toepassing: de vermelding Bijzondere regeling reisbureaus. Indien van toepassing: de vermelding Bijzondere regeling gebruikte goederen, Bijzondere regeling kunstvoorwerpen of Bijzondere regeling voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten. 24 oktober 2012 accent accent oktober 2012 25

FiscAAl innovatie THEMA IT de huisartsfunctie VAN BdO STRUCTUUR ACHTERAF AANPASSEN BLIJKT NAUWELIJKS MOGELIJK UitViNdeRS let OP: richt innovaties FiscAAl slim in Als wij een ondernemer adviseren omtrent de innovatiestructuur, is dat ook een mooi moment om onze huisartsfunctie in de praktijk te brengen, vertelt Stefan van Vliet. Dat betekent dat we de vinger aan de pols houden bij de klant, door bijvoorbeeld te kijken welke subsidiekansen er nog meer liggen, en we hem in contact brengen met de juiste personen en instellingen. Dat kan verrassende nieuwe voordelen geven. Van Vliet: Zo hebben wij onlangs een automatiseringsbedrijf gewezen op een regeling van TNO. De instelling biedt technieken aan die het op de plank heeft liggen aan het bedrijfsleven. Andere ondernemers krijgen zo de kans om deze door te ontwikkelen en op de markt te brengen. Het automatiseringsbedrijf heeft hierbij ook een aanzienlijke financiële bijdrage mogen ontvangen voor deze doorontwikkeling. Maar bovenal is de ontwikkelde techniek zo veelbelovend dat dit mogelijk leidt tot een verdubbeling van de omzet. Voor meer info kijk op www.bdo.nl/innovatie gonst uw bedrijf van de innovatiedrang? Vergeet dan niet om tijdig de juiste fiscale structuur te kiezen voor innovatieve (nieuwe) activiteiten. Uw verbeteringen kunnen namelijk flink fiscaal voordeel opleveren. Mits ze voldoen aan de voorwaarden. Wat wij in de praktijk regelmatig tegenkomen is dat ondernemers te weinig structuur aanbrengen wanneer ze een innovatie traject ingaan, vertelt belastingadviseur Stefan van Vliet van BDO. Denk aan een directeur die iets super-innovatiefs ontwikkelt, maar hij is in dienstbetrekking bij zijn eigen personal holding. De winst die uit de innovatie voortvloeit, realiseert hij in de dochter- vennootschap. Als hij niet tijdig zijn structuur hierop heeft aangepast, loopt hij aanzienlijke belastingvoordelen mis. ENTREEBEWIJS De belastingvoordelen waar Van Vliet op doelt zijn tweeledig: de loonkosten van de directeur die aan een innovatie werkt, kunnen voor WBSO-subsidie in aanmerking komen. Deze subsidie volgens de Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk geeft verlaging van de loonbelasting. Belangrijker: de toekenning van deze subsidie is het entreebewijs voor toepassing van de Innovatiebox. En die betekent dat de opbrengsten die uit de innovatie voortvloeien, worden belast tegen slechts 5% vennootschapsbelasting in plaats van de reguliere 25%. Deze belastingbesparing kan echter alleen worden gerealiseerd als wordt voldaan aan de diverse voorwaarden. Een van deze voorwaarden is dat het entreebewijs aan de belastingplichtige die de winsten realiseert, is afgegeven. Om dan voor de Innovatiebox in aanmerking te komen, zou bijvoorbeeld de vorming van een fiscale eenheid tussen de holding en de werkmaatschappij een oplossing kunnen zijn, licht Van Vliet toe. Daarom hameren wij op de structuur. Want op het moment dat niet aan de voorwaarden is voldaan, kun je de toepassing van de Innovatiebox meestal vergeten. Een eenmaal gemaakte fout in de structuur is nauwelijks te repareren. Daarom is het belangrijk dat wij de ondernemer van begin af aan kunnen adviseren. Als je het meteen goed regelt, heb je daar achteraf profijt van. PROFITEREN Van Vliet ziet het in de praktijk echter nog vaak mis gaan. Wat wij ook tegenkomen, is dat een ondernemer in privé iets moois ontwikkelt. Daarna realiseert hij winst met die innovatie en brengt hij zijn IB-onderneming in een BV in. Dit kan door de eenmanszaak aan een nieuw opgerichte BV te verkopen, de zogeheten ruisende inbreng, of door de eenmanszaak om te zetten in een BV, de zogeheten geruisloze inbreng. In de eerste variant kan hij niet meer profiteren van de Innovatiebox. Had hij voor een omzetting gekozen, dan was dat wél mogelijk geweest. In geld uitgedrukt kan dat een enorm verschil uitmaken. meer weten? neem dan contact op met Stefan van Vliet of uw eigen adviseur. @ stefan.van.vliet@bdo.nl 26 oktober 2012 accent accent oktober 2012 27

FiscAAl kort onder redactie VAn BdO BUReAU VAKtechNieK De Miljoenennota zit vol met haastig fiscaal hapsnapbeleid. het wachten blijft op een eenvoudig belastingstelsel dat bijdraagt aan concurrentiekracht LEO STEVENS, emeritus hoogleraar FiscAle economie, 19 september op FD.nl OVERZICHT VAN DE BELANGRIJKSTE (VERWACHTE) WIJZIGINGEN PRiNSJeSdAG 2012: FiScAle hoogteen dieptepunten IB-TARIEF SCHIJF 1 OMHOOG 1,95% > 5,85% Het tarief voor de inkomstenbelasting in de eerste schijf gaat omhoog van 1,95% naar 5,85%. De bedragen voor de derde en vierde schijf worden iets ingekort. Door de huidige economische omstandigheden is het vermogen van de vennootschap waarin de DGA zijn pensioen heeft (pensioen in eigen beheer) niet altijd toereikend om het pensioen volledig uit te keren. Een vermindering van de pensioenrechten wordt gezien als een afkoop en wordt dus belast. Om het aanwezige vermogen beter te kunnen De aftrekbaarheid van de kosten voor een eigen woning wordt flink beperkt. Maar Rutte wil woord houden: vooralsnog gelden onderstaande aanpassingen alleen voor nieuwe hypotheken, afgesloten na 31 december 2012. De voorwaarden van een eigenwoningschuld (en dus aftrekbaarheid in box 1) worden uitgebreid. Rente op leningen die vanaf 1 januari 2013 zijn aangegaan, is alleen aftrekbaar als de lening in maximaal 360 maanden (30 jaar) wordt afgelost en ten minste volgens een annuïtair aflossingsschema. De vrijstelling voor de kapitaalverzekering eigen woning, spaarrekening eigen woning en de beleggersrekening eigen woning worden afgeschaft. PeNSiOeN in eigen BeheeR op Prinsjesdag presenteerde het demissionaire kabinet rutte het belastingpakket 2013. Veel genoemde maatregelen waren al aangekondigd in het lente-akkoord. of al deze wijzigingen de lopende kabinetsformatie zullen overleven, is nog de vraag. Maar voor nu moeten we er terdege rekening mee houden. een selectie voor ondernemers. Kijk verder op www.bdo.nl/belastingpakket2013. BELANGRIJKE WIJZIGINGEN IN AFTREK KOSTEN EIGEN WONING FiScUS houdt huis spreiden over de pensioenduur wordt nu voorgesteld om eenmalig en onder bepaalde strikte voorwaarden (substantiële onderdekking) op het tijdstip dat het pensioen ingaat goed te keuren dat de pensioenrechten worden verminderd. In beginsel geldt deze regeling voor 2013 tot en met 2015. Echter: voor reeds ingegane pensioenen is een overgangsmaatregel opgenomen. AUtO & ReiSKOSteN FOReNSeNtAKS In tegenstelling tot de huidige onbelaste 0,19 is het voorstel om de vergoeding voor woon-werkverkeer te belasten. Dit staat ook wel bekend als de forensentaks. Wel kunnen zakelijke kilometers nog onbelast worden vergoed. Als uitweg kan de werkgever binnen de werkkostenregeling (WKR) vanuit de vrije ruimte kiezen om de woon-werkvergoeding toch onbelast te vergoeden. Het algemene belastingvrije WKR-forfait wordt met het oog daarop in 2013 verhoogd van 1,4% naar 1,6% van de loonsom. WOON-WeRK WORdt PRiVÉ Bij een auto van de zaak hoeft er geen bijtelling plaats te vinden indien minder dan 500 kilometer per jaar privé wordt gereden. Als privékilometers tellen in dit voorstel nu ook de woon-werkkilometers mee. Voor de personen- en bestelauto s die door het aanmerken van de woon-werkkilometers als privékilometers onder de bijtelling gaan vallen, geldt een overgangsregeling. BeStUURdeR OVeR de GReNS? de FiScUS Weet U te ViNdeN! THIN CAPITALISATION -REGELING AFGESCHAFT dun KAPitAAl Voorstel in de Miljoenennota is om de onderkapitalisatie -regeling (voor financiering met overmatig vreemd vermogen) te schrappen. Enerzijds omdat deze regeling niet meer goed past binnen de andere regels van renteaftrekbeperking en anderzijds omdat hierdoor ook het midden- en kleinbedrijf werd geraakt, hetgeen eigenlijk niet was beoogd. WIJZIGING PERSOONSGEBONDEN AFTREKPOSTEN ZORG en StUdie ZORGKOSteN Uitgaven die niet langer onder de verzekerde zorg vallen, worden niet meer aftrekbaar onder deze post. De aftrek van een eigen bijdrage in het kader van de Zorgverzekeringswet wordt beperkt. SchOliNGSUitGAVeN De aftrekpost voor scholing wordt vereenvoudigd maar tegelijk versoberd: De aftrek wordt beperkt tot verplicht gestelde en noodzakelijke kosten van opleiding of studie. Ook belastingplichtigen met recht op studiefinanciering krijgen recht op aftrek van limitatief opgesomde kosten. Wie zijn diploma niet op tijd haalt (de beurs wordt niet omgezet in een gift) krijgt alsnog recht op aftrek van een forfaitair bedrag. De standaardstudieperiode wordt beter uitvoerbaar gemaakt door de periode aaneengesloten te maken, namelijk vijf jaar. Nu geldt een termijn van 16 kalenderkwartalen na het bereiken van de leeftijd van 18 jaar. Voorstel is om de buitenlandse belastingplicht bestuurdersbeloning uit te breiden. Doel is om daarmee in het buitenland gelegen lichamen voor de vennootschapsbelasting te belasten niet alleen de vergoeding als formele statutaire bestuurder, maar ook indien de bestuurder optreedt als materiële bestuurder. Met deze aanpassing wil de fiscus vooral de in België gevestigde management-bvba s aanpakken, die bestuurders- en managementwerkzaamheden verrichten voor in Nederland gevestigde vennootschappen. meer weten? neem contact op met marco Beerens van bdo bureau Vaktechniek of uw eigen adviseur bij bdo. @ marco.beerens@bdo.nl 28 oktober 2012 accent accent oktober 2012 29

betrokken eerlijk sporten Met FAirshAre BDO STEUNT FONDS GEHANDICAPTENSPORT morele Plicht AlS drijvende KRAcht Door MArk VAn harreveld beeld lodewijk DUiJVesteiJn Fondsen werven zodat mensen met een handicap kunnen sporten, altijd en overal. Dat is de uitgesproken én aansprekende missie van Fonds gehandicaptensport. bdo steunt dit goede doel van harte, en bdo-partner gerrit den hartog (51) is daarbij de drijvende kracht. Waarom gehandicaptensport? We deden mee aan een tender van Fonds Gehandicaptensport voor het opmaken van de jaarrekening. Een van de eisen voor deelname was om 1% FairShare-partner te worden. Eenmaal met het fonds aan tafel vonden we het zo n sympathieke club dat we besloten om sowieso partner te worden, ongeacht of BDO de opdracht zou krijgen. Sinds een jaar zijn we dus 1% FairShare-partner. Dat houdt in? Dat jaarlijks 1% van onze sponsorgelden die we aan reguliere sporten uitgeven naar de gehandicaptensport gaat. Ons sponsorschap richt zich vooral op het verder ontwikkelen van de arbitrage binnen verschillende gehandicaptensporten zoals rolstoelhockey en hockey voor verstandelijk gehandicapten. Ons Utrechtse kantoor steunt bijvoorbeeld hockeyclub MHC Fletiomare in De Meern en dan met name het G-Hockey voor sporters met een verstandelijke handicap. Een van de kinderen van een Utrechtse collega speelt met veel plezier in dit team. En waarom dan exact 1%? Nederland telt zo n 5 miljoen sporters waarvan 1% gehandicapt is, lichamelijk en/of verstandelijk. Wat drijft Gerrit den Hartog? Ik vind dat je als mens en als organisatie de morele plicht hebt om te zorgen dat gehandicapten op dezelfde manier kunnen sporten als niet-gehandicapten. We besteden jaarlijks flinke bedragen aan de reguliere sport. Als je dan een deel aan gehandicaptensport besteedt, breng je de zaak wat meer in evenwicht. De opzet van reguliere sportsponsoring is vooral professioneel en commercieel van karakter. Met gehandicaptensport ligt dat anders het geeft een goed gevoel dat je dit kunt doen. Ik vond dus dat we Fonds Gehandicaptensport hoe dan ook moesten steunen. Onze voorzitter vond dat gelukkig ook. Wat maakt gehandicaptensport zo speciaal? Het enthousiasme, plezier en de bevlogenheid van de sporters. Ik bezocht tijdens het 20 e lustrum van de Arnhemse Hockey Club de interland tussen verstandelijk gehandicapte hockeyers uit Nederland en Duitsland. Het was verreweg de leukste match van het toernooi. De onbevangenheid en blijdschap van deze sporters is werkelijk fantastisch. Niet eerder maakte ik zo n enthousiasme op en buiten het veld mee. Als ik gehandicapte sporters zie, dan denk ik: Daar doen we ook aan mee, daar horen we bij. Wat maakt de meeste indruk? Fonds Gehandicaptensport drijft op vrijwilligers. Zonder hen kan dit initiatief niet draaien en daar heb ik veel bewondering voor. Het coachen van een team kinderen is al een hele opgave, laat staan het coachen van bijvoorbeeld verstandelijk gehandicapte kinderen. Die schieten werkelijk alle kanten uit daar lijn in krijgen vergt eindeloos veel geduld, bloed, zweet en tranen. Ben je zelf een fanatiek hockeyer? Haha, ik heb nog nooit een hockeystick vastgehouden. Maar ik ben penningmeester van de hockeyclub van mijn kinderen. meer weten? neem dan contact op met Gerrit den hartog of uw eigen adviseur. @ gerrit.den.hartog@bdo.nl BdO: FAiRShARe-PARtNeR FONdS GehANdicAPteNSPORt Het BDO Fonds helpt goede doelen die door BDOmedewerkers zelf zijn voorgedragen. Eén daarvan is het Fonds Gehandicaptensport dat middelen en fondsen werft bij sponsoren. Hiermee financiert het honderden projecten voor de aanschaf van sport- en spelmateriaal, sportevenementen en realiseert het bouwtechnische aanpassingen aan sportaccommodaties. Sinds een jaar is BDO 1% FairShare-partner van Fonds Gehandicaptensport. 30 oktober 2012 accent accent oktober 2012 31

AccoUntAncY JUriDisch it AUDit AUTOMATISERING KAN MEER BETEKENEN VOOR INTERNE BEHEERSING DAN U DENKT controle BeteR met it Wie de mogelijkheden van it optimaal benut, maakt grotere kans op groei en rendement. Daarnaast is it bijzonder goed bruikbaar voor de interne beheersing van bedrijfsprocessen en het monitoren van de prestaties, zegt Jaap boukens, partner bij bdo it Audit. Dat geeft inzicht in de prestaties én zicht op de risico s. Wat, bemoeit de accountant zich nu ook al met IT? Jazeker. Automatisering is niet meer weg te denken uit het bedrijfsleven en een steeds groter deel van de interne beheersing is in IT verankerd. Controles die voorheen door mensen werden uitgevoerd, komen nu voor rekening van IT-systemen. Alle reden voor de accountant om bij de controle van de jaarrekening naar die systemen te kijken. Waar kijkt de accountant vooral naar? De accountant is ten eerste geïnteresseerd in de manier waarop de onderneming in zijn IT-systemen de controle van de eigen processen vormgegeven heeft. Wat gebeurt er als leveringen en factuurgegevens niet met elkaar overeenkomen? Wat gebeurt er als rekeningen onbetaald blijven of bijvoorbeeld dubbel worden betaald? Zijn de ITsystemen zo ingericht dat afwijkingen van normen tijdig worden gesignaleerd en gerapporteerd? Hoe worden signalen opgevolgd? Hoe wordt dit bewaakt? Houdt dat ook verband met de audit? Ja, de accountant is ook geïnteresseerd in automatisering omdat die de effectiviteit van de audit kan vergroten. In geautomatiseerde processen wordt een schat aan gegevens verzameld, vastgelegd en gecontroleerd. Waarom zou de accountant daar geen gebruik van maken, door gegevens te analyseren en zo een beeld te krijgen van de betrouwbaarheid ervan? Wat schiet de onderneming ermee op dat de accountant naar de ITsystemen kijkt? Wat betreft de audit: efficiëntie en effectiviteit! Als de controle beter aansluit bij de manier waarop het bedrijf zelf de resultaten van zijn processen monitort, kost de uitvoering ervan minder hoofdbrekens. Veelal had de accountant de neiging om de systemen heen te controleren. Dat is volgens ons uit de tijd. We zien een tendens in de richting van continuous monitoring bij ondernemingen. Daarbij worden processen op continue basis geautomatiseerd gemonitord. Alleen uitzonderingen worden gesignaleerd en gerapporteerd. BDO voorziet dat, aansluitend hierop, er op afzienbare termijn sprake zal zijn van continuous auditing. Welke aanpak kiest BDO daarbij? Wat betreft IT is BDO s controleaanpak vooral gericht op twee elementen. Ten eerste: de manier waarop de toegang tot dashboard ; Zicht OP PReStAtieS ÉN RiSicO S Tijdig de juiste maatregelen nemen is een van de kerntaken van ondernemers. Goede IT helpt daarbij. De techniek is inmiddels zo ver dat er feitelijk geen grenzen meer zijn aan wat systemen aan data kunnen presenteren. Ze maken continuous monitoring mogelijk: real-time managementinformatie op elk gewenst moment, over elk onderwerp. Adviseurs van BDO en leveranciers van bedrijfssoftware stellen daarvoor op maat dashboards samen: overzichten van stuurinformatie waarop je als ondernemer of bestuurder direct ziet waar je organisatie staat op het punt van targets, begroting, faalkosten, et cetera. BDO pleit ervoor de signaalfunctie van dergelijke dashboards uit te breiden met stoplichten voor de geautomatiseerde controles. Dat geeft namelijk niet alleen permanent inzicht in de kritische prestatie-indicatoren; het geeft tevens constant zicht op de kritische risico-indicatoren. Zo n uitbreiding vergt soms een extra investering. Maar geeft optimale interne beheersing als resultaat. programma s en data wordt verleend. Het is belangrijk te weten wie verantwoordelijk is voor en/of toegang heeft tot welke gegevens. De wijze waarop rechten binnen systemen zijn toegekend, bepaalt de mate van functiescheiding en daarmee de kwaliteit van de administratie. Ten tweede volgen wij secuur de wijzigingen in programma s. Bijvoorbeeld: werken controles binnen systemen nog naar behoren nadat een programma is aangepast? meer weten? neem contact op met Jaap Boukens of uw eigen adviseur. @ jaap.boukens@bdo.nl de AdmiNiStRAtie: PAPieR OF digitaal? De wettelijke administratieplicht eist dat een ondernemer zijn administratie minimaal 7 jaar bewaart. Dat kan ook digitaal. Maar dat geldt niet voor alle gegevens, omdat soms papier de enige mogelijkheid is. Daarnaast is de vraag of het raadzaam is om al het papier overboord te gooien. De wet volgt digitale ontwikkelingen langzaam. Uitgangspunt is nog steeds een papieren administratie. Of in ieder geval, gegevens worden bewaard op de manier waarop ze binnenkomen. Zo wordt een factuur die op papier binnenkomt ook op papier bewaard. Inmiddels is het echter mogelijk om de administratie grotendeels digitaal of zoals de wetgever het noemt: in elektronische vorm te bewaren. Voorwaarde daarbij is dan wel dat de gegevens juist worden omgezet. En dat de omgezette gegevens binnen een redelijke tijd weer leesbaar zijn. Een uitzondering op het elektronisch bewaren is echter gemaakt voor de jaarrekening. De jaarrekening van de vennootschap moet altijd op schrift worden opgemaakt, worden ondertekend en worden bewaard. Naast een wettelijke uitzondering zijn mogelijk ook praktische bezwaren te noemen. Bepaalde stukken zal de vennootschap in veel gevallen op papier willen bewaren. Denk aan de oprichtingsakte. Maar ook bij ondertekende belangrijke contracten en arbeidsovereenkomsten bestaat vaak nog de behoefte om deze in papieren vorm te bewaren. Papier geeft nog een gevoel van zekerheid. Ontwikkelingen zijn niet tegen te houden. Op termijn zal de administratie alleen digitaal bestaan. Waarschijnlijk laat de wetgever de eis van de papieren jaarrekening op termijn los. En ook het gevoel verandert IS HET WEL RAADZAAM OM AL HET PAPIER 'OVERBOORD TE GOOIEN'? meer weten? neem contact op met Ann luys, adviseur ondernemingsrecht bij bdo bureau Vaktechniek, of met uw eigen adviseur. @ ann.luys@bdo.nl 32 oktober 2012 accent accent oktober 2012 33

bdo kort onder redactie VAn BdO marketing, communicatie & SAleS DNA VASTGELEGD IN NIEUWE BDO BEDRIJFSCODE: OmdAt mensen tellen AGENDA WANNEER? Iedere woensdagmiddag van 16.30 tot 18.00 uur WAAR? BDO-kantoren Alkmaar, Dordrecht, Emmen, Groningen, Haarlem en Helmond Integriteit en verantwoordelijkheidsbesef zijn essentieel in de huidige complexe en transparante wereld. Vertrouwen van klanten, medewerkers en de maatschappij is een absolute voorwaarde voor langetermijnsucces. Niet voor niets is de BDO pay-off Omdat mensen tellen! BDO werkt al meer dan 75 jaar volgens een aantal gemeenschappelijke principes, normen en waarden. Die zitten in het DNA en bepalen het dagelijkse doen en laten van alle betrokkenen, binnen én buiten de organisatie. Deze principes zijn nu vastgelegd in een heldere BDO Bedrijfscode en zijn vertaald naar vier kernwaarden: Persoonlijk, Passie, Professioneel en Pragmatisch. Een spiegel die alle BDO ers zichzelf en elkaar dagelijks voorhouden. meer weten? check de code op www.bdo.nl/bedrijfscode. SUCCESVOL SEMINAR VeRleidiNG in het BedRiJFSleVeN NIEUW MODEL VOOR SAMENWERKING BINNEN ACCOUNTANCY hlb SchiPPeRS en BdO GAAN StRAteGiSche SAmeNWeRKiNG AAN BdO WeeKBReKeR Zou u het ook makkelijk vinden als u zomaar een kantoor in de buurt binnen kunt lopen met uw ondernemersvraagstukken? Dat kan tijdens de BDO Weekbreker. Dit gratis spreekuur (wel vooraf aanmelden) is bedoeld voor elke ondernemer, ongeacht de fase van zijn of haar onderneming. Onderwerpen kunnen onder meer zijn starters perikelen, second opinion, financiële en fiscale planning en bedrijfsopvolging. Kijk voor meer informatie en om aan te melden op www.bdo.nl/weekbreker. NIEUWE DIENST BINNEN AANBOD BDO NU OOK ONdeRNemiNGSRecht Vragen over ondernemingsrecht? Ook daarmee kunnen bedrijven en ondernemers sinds 1 oktober terecht bij BDO, via de nieuwe dienst BDO Ondernemingsrecht. Deskundige ondernemingsrechtjuristen beantwoorden alle vragen over het nieuwe BV-recht en de gevolgen daarvan voor ondernemers (zie ook pagina 41). Daarnaast adviseren zij over bijvoorbeeld vennootschapsrecht, contracten en algemene voorwaarden. Desgewenst stellen ze ook alle benodigde stukken op. Zo kan BDO de klant, mede dankzij de korte lijnen tussen de diverse specialismen, nog beter van dienst zijn. En dat telt. meer weten? robert Franken, robert.franken@bdo.nl of bart sprangers, bart.sprangers@bdo.nl, 030-284 98 00. BDO SLUIT CONVENANT MET FISCUS SNelleR duidelijkheid BDO-relaties die expats in dienst hebben, profiteren van het convenant dat BDO met de Belastingdienst heeft gesloten over de expatregeling. Deze zogeheten 30%-regeling geldt voor werknemers die uit het buitenland worden geworven. De regeling houdt in, dat als een werknemer hiervoor in aanmerking komt, de werkgever deze werknemer zonder nader bewijs maximaal 30% van het loon kan verstrekken als vrije vergoeding gedurende een maximale periode van acht jaar. Aanvragen hiervoor worden conform de wettelijke bepalingen beoordeeld vanuit vier BDO-kantoren: Amstelveen, Breda, Rotterdam en Westland. Bij een positief oordeel geeft de Belastingdienst (versneld) een positieve beschikking af. De klant heeft daarmee eerder duidelijkheid over de status van de aanvraag. De nieuwe afspraken gelden vanaf 1 januari 2012. Onder grote belangstelling vond op 21 september jl. in theater Castellum in Alphen aan den Rijn een uniek evenement plaats rondom het thema Verleidingen in het bedrijfsleven. Tijdens het middag- en avondvullende programma stond de wereld van de zakelijke verleidingen centraal, en de kansen en risico s voor wie daarop ingaat. Ondernemers worden immers dagelijks met verleidingen geconfronteerd. Hoe onderscheiden we de risicovolle verleidingen? Varen we op ons eigen geweten? Waarschuwt dat ons wel op tijd? Wanneer overschrijden we de grens? Wanneer is iets te mooi om waar te zijn? Wat kan er verkeerd gaan? Hoe komt het dat het met sommige mensen ook echt verkeerd gaat? Een gemêleerd gezelschap van deskundige sprekers liet er tijdens het seminar zijn licht over schijnen. Aansluitend bezochten de gasten de eerste try-out van de theatervoorstelling De Verleiders, een criminele komedie over verleiding en hebzucht. HLB Schippers en BDO Accountants & Adviseurs gaan met ingang van 1 januari 2013 een strategische samenwerking aan. Vanaf de aanvang worden onderdelen van HLB Schippers geïntegreerd en wordt onder de vlag van BDO geopereerd. De samenwerking leidt binnen enkele jaren tot de algehele integratie van HLB Schippers in BDO. Beide partijen ondertekenden daartoe op woensdag 26 september de overeenkomst. SLAGKRACHT Voor HLB Schippers betekent de integratie in de BDO-praktijk een vervolgstap in een traject naar een adviesorganisatie dat een aantal jaar geleden reeds is ingezet. Het accountancyberoep is sterk in beweging. Enerzijds worden de vraagstukken bij ondernemingen steeds complexer en daarvoor is specialistische kennis nodig. Anderzijds vindt er een proces van automatisering en efficiencyverbetering plaats. Vanwege deze ontwikkelingen en om klanten in de toekomst optimaal te kunnen blijven bedienen, is slagkracht nodig. BDO is vanwege zijn landelijke spreiding in Nederland en het sterke internationale netwerk een uitstekende partij om dit te bewerkstelligen, aldus Henk Deen, lid dagelijks bestuur van HLB Schippers. Reinder Brummelman, bestuursvoorzitter BDO: BDO heeft de ambitie om de organisatie verder uit te bouwen. Daar hoort een strategie van gerichte acquisitie bij. Schaalvergroting is nodig om op de huidige ontwikkelingen te anticiperen. Het gaat dan met name om investeringen die nodig zijn op het gebied van IT-systemen, maar ook om de noodzaak om specialisten in huis te hebben die complexe vraagstukken van ondernemingen kunnen oplossen. In HLB Schippers hebben we een partij gevonden die bij ons past en ons landelijk kantorennetwerk versterkt! WANNEER? Diverse data t/m december WAAR? Diverse regio s in Nederland cfo/controllers circle 2012 CFO s en controllers, uw vak is aan het veranderen! U en uw collega s maken niet alleen steeds meer financiële rapportages, u bent bovendien steeds vaker vraagbaak en steunpunt bij het bepalen van strategie en beleid. Hoe houdt u al die bordjes in de lucht én blijft u bij op uw vakgebied? Daarbij helpt de BDO CFO/Controllers Circle : een serie informele ontmoetingen en infosessies voor controllers en financieel specialisten. Deze meetings vinden plaats in verschillende regio s en op diverse data in de komende maanden. Bent u toe aan een middag vol verhelderende en leerzame ontmoetingen met vakgenoten, schrijf u dan in voor de BDO CFO/Controllers Circle 2012 bij u in de buurt. Kijk op www.bdo.nl/controllerscircle. > Meer informatieve events op de actuele online BDO evenementenkalender 34 oktober 2012 accent accent oktober 2012 35

De VAkVroUW nike VAn nuland AmBitieUS control FReAK en mensen mens Door MArk VAn harreveld beeld lodewijk DUiJVesteiJn Functie Partner bdo Den haag Specialisme Vastgoed Bij BDO sinds januari 2012 Werkweek Fulltime, meestal vijftig tot zestig uur Motto What you see is what you get Verrassend haha, ik weet niet of ik nou zo spannend ben. Valse bescheidenheid misschien, maar volgens mij ben ik redelijk doorzichtig is ook heel breed: van kleine ondernemers tot welzijnsorganisaties en grote vastgoedpartijen. En het opleiden en coachen van mensen binnen BDO vind ik ook hartstikke leuk. is Nike van Nuland een mensenmens? Absoluut. Cijfers zijn belangrijk, dat is je bestaansreden als accountant. Maar wat er achter de cijfers gebeurt, intrigeert me enorm. Je specialisme is vastgoed. Zijn het slappe tijden? Het is juist heel druk. Vastgoed is een lastige markt met weinig transacties en banken die bezig zijn met terugtrekken en afstoten. Veel ondernemingen kampen met leegstand en faillissementen van huurders en moeten oplossingen zoeken. Het zijn juist zeer uitdagende tijden. Altijd al een topfunctie in de accountancy geambieerd? Ik had altijd wel wat met puzzelen en cijfers, maar pas toen mijn decaan me op accountancy wees ben ik in het vak gerold. Ben ik eenmaal bezig met studie en carrière, dan heb ik wel de ambitie om het hoogst mogelijke te bereiken, ja. heb je die ambitie van huis uit? Absoluut. Mijn vader was directeur bij verschillende bouwondernemingen. Van hem heb ik dat je het maximale moet zien te bereiken. En mijn moeder zei altijd: zorg dat je onafhankelijk bent. Nadat mijn ouders uit elkaar gingen werd zij afhankelijk van hem. Ik heb daardoor altijd gedacht: dat gaat mij in ieder geval niet gebeuren. Komt tijd, komt raad is niets voor mij. Ik wil mijn eigen pad uitstippelen en dingen bereiken. Nikè is de godin van de overwinning. Wil jij ook altijd winnen? Ik ben een redelijke control freak. Als accountant ben je gericht op controle; ik wil ook in control zijn wat betreft mijn eigen leven. Dat probeer ik tenminste wel zo veel mogelijk door te voeren. lukt dat? Mijn leven is soepeltjes verlopen, er zijn geen hele gekke dingen gebeurd die ik niet had voorzien. Wat is het leukste aan je werk? Na 24 jaar werd ik benaderd voor een overstap naar BDO. Dan ga je nadenken: is accountancy nog wel wat ik wil? En ja, ik vind het nog steeds heel gaaf om met ondernemers aan tafel te zitten en met hen te praten over hun business, ondernemen, hun drijfveren, ontwikkelingsmogelijkheden en risico s. Het Net als je recente overstap naar BdO? Mijn overstap naar BDO is heel goed geweest voor mijn persoonlijke ontwikkeling. Van scratch af aan beginnen in een nieuwe omgeving waar niemand jou en jij niemand kent. Dat ik opnieuw over sommige zaken moet nadenken, me weer moet bewijzen en samenwerkingen moet opzetten, daagt mij persoonlijk heel erg uit. Welke Van Nuland-kwaliteiten helpen daarbij? Ik ben communicatief sterk en sociaal open. Redelijk recht door zee met een hekel aan verborgen agenda s. What you see is what you get. meer weten? neem contact op met nike van nuland, t 070 338 08 08. @ nike.van.nuland@bdo.nl 36 oktober 2012 accent accent oktober 2012 37

Personeel hr-warenhuis THEMA IT HR-WARENHUIS: EFFICIËNTE TOOLS VOOR PERSONEELSZAKEN drietrapsraket VOOR P&O-WeRK Medewerkers zijn van onschatbare waarde voor uw onderneming. Alle reden de details rond hun functioneren tot in de puntjes te verzorgen. bdo biedt online tools aan, voor wie dat zelf kan en wil doen. Wilt u liever meer hr-werk uitbesteden? ook dat kan. Jos Zomerdijk, specialist in online dienst verlening, geeft een overzicht van de mogelijkheden. Door GEERT DEKKER Met beter functionerende mensen presteert de onderneming beter. Er kan geen twijfel bestaan, zegt Jos Zomerdijk, over de waarde van het menselijk kapitaal voor een onderneming. Geen wonder dat ondernemers eraan hechten de zaken rondom hun mensen goed geregeld te hebben. Maar fiscale, juridische en administratieve zaken, dat is meestal niet het terrein waarop de ondernemer van huis uit expertise heeft, aldus Zomerdijk. COMPLEXE REGELGEVING Salarissen, pensioenen, verlof, verzuim, opleiding en ontwikkeling... De lijst met aandachtspunten rond het aannemen, in dienst hebben en laten uitstromen van personeel lijkt soms oneindig lang. Met het groeien van het personeelsbestand, of het sterk fluctueren daarvan, bouwt de ondernemer daar in de loop der jaren wel kennis en ervaring mee op. Toch dienen zich voort durend nieuwe uitdagingen aan, niet in het minst door de complexe regelgeving op dit gebied. Met twee online producten, gecompleteerd door advies op maat, biedt BDO ondernemers het HR-management dat ze nodig hebben. Beschouw het geheel als een warenhuis, waar u naar believen terecht- kunt met al uw vragen over uw personeelszaken, zegt Zomerdijk. trap 1: BDO ONLINE PERSONEELSADVISEUR De meest laagdrempelige afdeling van dat warenhuis is BDO Online Personeelsadviseur, die wordt aangeboden binnen het Mijn BDO Portal. Daar is informatie te vinden over alle onderdelen van het P&Oproces, van nieuws over loon- en premieheffing tot de kenmerken van een functiebeschrijving en van verzuim managementtips tot een stappenplan rond de verificatieplicht. Bij de verschillende onderwerpen zijn documenten beschikbaar om te downloaden, bijvoorbeeld een model voor kilometerregistratie of voorbeeldbrieven. Over actuele thema s worden dossiers aangelegd en bijgehouden. BDO Online Personeelsadviseur is er in een vrij toegankelijke versie en in een abonnementsversie, die is uitgebreid met vooral meer concrete informatie, stappenplannen en checklists. Zo is bijvoorbeeld de informatie over functiebeschrijvingen in de abonnementsversie ook voorzien van complete voorbeelden. Zomerdijk: Kiest een klant ervoor veel zelf te doen en uit te zoeken, dan zal de abonnementsversie het beste voldoen. Overigens verschillen de twee versies niet in de mogelijkheid online vragen te stellen. De klant kan alle mogelijke P&O-vragen aan ons voorleggen. Zijn die voor ons snelheid en efficiëntie maken dit type dienst - verlening aantrekkelijk JOS ZOMERDIJK, specialist online dienstverlening bij bdo eenvoudig en snel te beantwoorden, dan is ook dat kosteloos. trap 2: BDO ONLINE PERSONEEL Kiest u ervoor delen van uw HR-management door BDO te laten uitvoeren dan kunt u kiezen voor BDO Online Personeel voor salarisverwerking en personeelsinformatie. Daarbij wordt alle informatie over uw medewerkers digitaal vastgelegd: salarissen, speciale arbeidsvoorwaarden, verlof, verzuim, het functioneren, et cetera, in een digitaal dossier voor elke medewerker. Een breed palet aan managementinformatie rolt vervolgens uit het systeem, inclusief zaken als kosten, verzuim en opleidingen. Daar zit vooral de toegevoegde waarde in, zegt Zomerdijk. De beschikbaarheid van de informatie is geen issue meer, het gaat om de kunst die informatie te gebruiken voor de doeleinden van de onderneming. APPS De functionaliteit van deze online hulpmiddelen wordt voortdurend uitgebreid. Zo heeft BDO voor werknemers een app ontwikkeld, het Werknemersloket (voor Android en iphone), waarmee mobiel de informatie uit BDO Online Personeel kan worden opgevraagd bijvoorbeeld de digitale loonstrook. Een soortgelijke toepassing wordt momenteel ontwikkeld voor de werkgever: het Werkgeversloket. ADVISEUR ALS BACK-UP Het zijn met name de snelheid en efficiëntie die dit type dienstverlening aantrekkelijk maken voor klanten van BDO, zegt Zomerdijk. Daarmee is een groot deel van het P&O-werk gecoverd. Voor de resterende zaken blijft HR mensenwerk. Daarvoor bieden wij de adviseur, al dan niet op de achtergrond, als het onmisbare sluitstuk van dit geheel. Als zich wijzigingen voordoen, groot of klein, vraagt u zich immers af wat de consequenties zijn. Het antwoord op die specifieke vraag zal dan niet 1-2-3 online te vinden zijn. Daarvoor kunt u zoals altijd terecht bij uw BDO-adviseur. meer weten? neem dan contact op met Jos Zomerdijk of uw eigen adviseur. @ jos.zomerdijk@bdo.nl de BdO hr-cyclus 5 stappen in Personeels- Werk 1 2 3 PlANNiNG instroom PReSteReN > HR-strategie organisatie > Functie- en competentieprofielen > Werving en selectie > Arbeidsvoorwaarden > Arbeidsovereenkomst > Assessment/geschiktheidsonderzoek > Inwerkprogramma > Performance-management > Verzuim en re-integratie > Managementinfo HR en salariskosten ONtWiKKeleN 4> Opleidings- en ontwikkelingsbeleid > Beoordelen > Persoonlijk ontwikkelingsplan > Beloningsbeleid > Potentieel-onderzoek > Personeelsplanning 5 UitStROOm > Einde dienstverband > Opzegging > Ontslag/outplacement 38 oktober 2012 accent accent oktober 2012 39