Outlook 2016 tips & tricks

Outlook 2016 tips & tricks Enkele handige weetjes in het kader van de GO werkmethode Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 1 Inleiding... 2 Afhandelen inkomende e-mails... 2 Maak gebruik van de functionaliteit Agenda en Taken... 2 Versleep items tussen e-mailmappen, agenda en taken... 2 Maak gebruik van de zoekfunctie... 2 Schakel de automatische e-mail pop-up uit... 3 Discussie weergeven... 3 Outlook GO instellen... 3 Stel je e-mail-handtekening in... 3 Plan de verzending van e-mails... 3 Verander het gedrag van de ongelezen berichten-weergave... 4 Maak automatisch je map verwijderde e-mailberichten leeg... 4 Laat Outlook openen in Agenda... 4 Opstellen e-mailberichten... 4 Pas de standaard-opmaak van de e-mailberichten aan... 4 Vergroot je lettertype tijdens het lezen van de e-mail... 5 Voeg een afbeelding toe aan je e-mail... 5 Maak gebruik van (hyper)links in je e-mail... 5 Verzoek om een ontvangstbevestiging en/of leesbevestiging... 5 Optionele instellingen en gebruik... 5 Verplaatst of verberg het leesvenster... 5 Blokkeer een afzender... 6 Zoek automatisch grotere berichten... 6 Archiveer je agenda... 6 Handige sneltoetsen in Outlook... 7 Navigeren in Outlook... 7 Navigeren binnen E-mail... 7 E-mails lezen en versturen... 7 Navigeren en selecteren binnen Agenda... 8 Agenda items maken en bewerken... 8 1

Inleiding In dit document zal een aantal tips en tricks worden behandeld in het kader van het gebruik van Microsoft Outlook en de GO werkmethode. De wetenswaardigheden zullen zijn toegespitst op het zakelijk gebruik van Outlook. Onderstaande tips en tricks zijn getest op Outlook 2016. Eventuele instructies zijn dan ook toegespitst op deze veelgebruikte versie van Outlook. Afhandelen inkomende e-mails Maak gebruik van de functionaliteit Agenda en Taken Outlook is niet alleen een e-mailprogramma maar tevens een dashboard voor je persoonlijke werkstructuur en werkvoorraad. Zo kun je Agenda-Items en Taken aanmaken en eventuele koppelingen maken met e-mailberichten. Belangrijk om hierbij te vermelden is, dat binnen de GO werkmethode de Agenda leidend dient te zijn en dat de functionaliteit Taken ter ondersteuning kan dienen. Het is ook mogelijk dat een binnenkomende e-mail zorgt voor een nieuwe agenda-item. Om dit te doen selecteer je het betreffende e-mailbericht en houd je de rechtermuisknop ingedrukt. Ondertussen sleep je het bericht naar het tabblad Agenda. Wanneer je een e-mail versleept naar het tabblad Agenda krijg je verschillende opties. Het is van belang om te kiezen voor de optie Hierheen kopiëren als Afspraak met bijlage. In het dialoogvenster dat verschijnt, kun je aanvullende informatie meegeven aan het agenda-item of de taak. Op deze wijze wordt er een nieuw agendapunt aangemaakt met de eventuele er aan gekoppelde bijlage. Om een nieuwe taak aan te maken, type je heel eenvoudig een omschrijving aan de rechterkant van het scherm bij Nieuwe taak typen. Zo kan er ook eenvoudig extra informatie worden toegevoegd aan een taak. Echter, voor een goede uitvoering van de GO werkmethode is het van belang dat iedere taak ook gepland is in de agenda. Versleep items tussen e-mailmappen, agenda en taken Bestaande e-mails, agendapunten en taken kunnen ook onderling versleept worden. Zo kun je bijvoorbeeld binnen de agenda een item slepen naar het tabblad E-mail (links onderin het scherm). Voor het terugplaatsen van het originele e-mailbericht naar de inbox moet allereerste het agenda-item geopend worden vanuit de agenda. Vervolgens zien we een icoontje van een envelop. Selecteer en sleep dit icoontje met de rechtermuisknop weer terug naar de inbox. Nu zou het bericht weer in de inbox moeten staan (met eventuele bijlagen beschikbaar). Je kunt ook een agenda-item verslepen naar het tabblad Taken om zo een nieuwe taak aan te maken. Taken kunnen tevens versleept worden naar het tabblad Agenda, zodat een nieuw agendaitem aangemaakt wordt. Maak gebruik van de zoekfunctie Wanneer er grote hoeveelheden e-mailberichten binnen je persoonlijk Outlookaccount te vinden zijn, is het soms lastig om de juiste te vinden. Gelukkig biedt Outlook de mogelijkheid om te zoeken op de inhoud van al je berichten of op een scope daarvan. De zoekfunctie is te allen tijde te vinden bovenin het scherm. Om in een bepaalde map te zoeken, dient deze 2

allereerst geselecteerd te worden. Vervolgens kan in het zoekveld bovenin het scherm (daar staat bijvoorbeeld Zoeken in huidig postvak ) een zoekterm worden ingevuld. Wanneer er geen resultaten naar boven komen, biedt Outlook de mogelijkheid om te zoeken in alle e-mailitems. Schakel de automatische e-mail pop-up uit Binnen de GO werkmethode is het van belang dat je niet constant wordt afgeleid door e- mailverkeer dat binnenkomt, maar dat je deze behandelt op ingeplande tijdstippen. Eén van de oorzaken van deze afleiding komt voort uit de automatische pop-ups (inclusief geluidstoon) die rechts onderin het scherm verschijnen op het moment dat je een e-mail bericht ontvangt. Om deze automatische pop-ups uit te schakelen ga je in het menu naar Bestand->> Opties ->> (selecteer tabblad) E-mail ->> (haal alle vinkjes weg onder het kopje Bij het ontvangen van nieuwe items in mijn Postvak IN ->> (klik op) OK. Discussie weergeven Er wordt soms nog heel wat heen-en-weer gemaild. Als je Outlook 2010 of recenter hebt kun je mailberichten die bij elkaar horen ook als discussie weergeven. Erg handig om onder één knop alle reacties te zien over een vraag of onderwerp. Hoe doe je dat? Ga naar het tabblad Beeld en zet een vinkje bij Weergeven als gesprek. Vervolgens zet Outlook alle berichten die bij elkaar horen netjes in een groep. Je ziet dan alleen het nieuwste bericht, maar je kunt de discussie openklappen, zodat je alle correspondentie te zien krijgt. Berichten die in een andere map staan zijn grijs en cursief weergegeven. Outlook GO instellen Stel je e-mail-handtekening in Binnen Outlook is het mogelijk om je handtekening standaard te maken, zodat het niet noodzakelijk is deze bij ieder bericht in te voegen. Om een e-mail-handtekening in te voegen, ga je in het menu naar Bestand->> Opties ->> (selecteer tabblad) E-mail ->> (klik op) Handtekeningen. Hier bestaat ook de mogelijkheid om meerder handtekeningen tegelijk in te stellen. Zo kun je bijvoorbeeld voor iedere rol die je binnen de organisatie vervult een handtekening instellen. Dit kan ook handig zijn indien je zowel een Nederlandstalige als een Engelstalige handtekening wilt gebruiken. Om binnen een nieuw e-mailbericht je handtekening te wijzigen, klik je met de rechtermuisknop op je reeds weergegeven standaardhandtekening ->> (popup scherm verschijnt waarin je een andere handtekening kan selecteren). Plan de verzending van e-mails Wanneer je een nieuw e-mailbericht hebt opgesteld maar deze nog niet wilt verzenden, is het mogelijk om de verzending vast te stellen op een bepaald tijdstip. Om dit uit te voeren stel je een 3

nieuw bericht op en klik je in het menu op het tabblad Opties ->> (selecteer) Bezorging Uitstellen ->> (vul bij bezorgingsopties > Niet bezorgen voor de gewenste datum en tijd in) ->> (klik op) sluiten. Verander het gedrag van de ongelezen berichten-weergave Standaard zet Outlook ieder geselecteerd bericht dat is binnengekomen op de status gelezen. Het komt regelmatig voor dat een bericht onbedoeld is geselecteerd en daardoor als gelezen wordt gemarkeerd. Wanneer iemand grote hoeveelheden e-mail te verwerken heeft, kan dit ervoor zorgen dat bepaalde berichten over het hoofd worden gezien. Om ervoor te zorgen dat Outlook een bericht pas als gelezen markeert als het ook daadwerkelijk geopend is, dien je in het menu te klikken op Beeld ->> Leesvenster ->> Opties ->> zorg ervoor dat er geen vinkje staat bij zowel de bovenste als de tweede optie ( Berichten markeren als gelezen wanneer ze zijn bekeken in het leesvenster en Item als gelezen markeren als de selectie wordt gewijzigd ) ->> (klik op) OK. Maak automatisch je map verwijderde e-mailberichten leeg De map Verwijderde items kan automatisch worden leeggemaakt wanneer er berichten in worden neergezet. Om de instellingen hieromtrent te wijzigen klik je aan de linkerkant van het scherm met de rechtermuisknop op de map Verwijderde items ->> Eigenschappen ->> (selecteer het tabblad) AutoArchiveren ->> (kies voor) deze map archiveren met de volgende instellingen ->> (kies de gewenste instellingen) ->> (klik op) OK. Laat Outlook openen in Agenda Als Outlook wordt geopend, verschijnt standaard als eerste het Postvak IN. Omdat we in de GO methode niet gestuurd willen worden door onze mailbox, maar de Agenda bepalend is voor ons handelen, kun je Outlook zodanig instellen dat bij het openen van het programma als eerste de Agenda verschijnt. Om dit in te stellen klik je in het menu op Bestand->> Opties ->> Geavanceerd en selecteer dan bij "Outlook Starten en afsluiten" de map "Agenda". Opstellen e-mailberichten Pas de standaard-opmaak van de e-mailberichten aan Wanneer je de standaardopmaak van Outlook niet goed vindt, kun je deze geheel naar eigen voorkeur aanpassen zodat deze ook standaard op nieuwe e-mailberichten wordt toegepast. Om dit te doen ga je in het menu naar Opties ->> (selecteer tabblad) e-mail ->> (klik op) Briefpapier en lettertypen. 4

Vergroot je lettertype tijdens het lezen van de e-mail Soms kan het prettig zijn om een ontvangen e-mail of een zelf te schrijven e-mail met een groter of kleiner lettertype te bekijken. Om het zoomniveau aan te passen dien je de Ctrl toets ingedrukt te houden en vervolgens het scrollwiel van de muis te gebruiken om respectievelijk in en uit te zoomen. Voeg een afbeelding toe aan je e-mail Het toevoegen van een afbeelding binnen een e-mailbericht kan op verschillende manieren. Allereerst bestaat er de mogelijkheid om een afbeelding direct vanuit het klembord in de tekst te plakken. Daarnaast bestaat er de mogelijkheid om binnen een nieuw e-mailbericht in het menu te klikken op (het tabblad) Invoegen ->> Afbeelding. Na het invoegen is het eenvoudig om de afbeelding bij te snijden. Hiervoor dien je met een dubbelklik de afbeelding te selecteren. Kies vervolgens rechts bovenin het venster voor Bijsnijden. Doormiddel van de muis kunnen de verschillende zijden van de afbeelding worden bijgesneden. Maak gebruik van (hyper)links in je e-mail De mogelijkheid om een link te versturen in een e-mailbericht is voor veel mensen bekend. Het nadeel is vaak dat dit lange URL-adressen zijn die niet verzorgd overkomen op de ontvanger. Om dit te voorkomen, kan er gebruik gemaakt worden van een koppeling tussen een stuk tekst en een (hyper)link. Om dit uit te voeren open je een nieuw e-mailbericht en neem je de volgende tekst over Klik hier voor meer informatie ->> (ook naar eigen voorkeur in te vullen). Vervolgens selecteer je de tekst en klik je op de rechtermuisknop ->> (klik op) Hyperlink ->> (vul adres in) (klik op OK ). Verzoek om een ontvangstbevestiging en/of leesbevestiging Wanneer je graag op de hoogte wordt gebracht wanneer een ontvanger van een e-mail het bericht heeft ontvangen en/of gelezen heeft, kun je binnen Outlook om een bevestiging vragen. Om dit te doen stel je een nieuw bericht op en klik je in het menu op het tabblad Opties ->> (zet een vinkje bij) Vragen om ontvangstbevestiging en/of vragen om leesbevestiging. Optionele instellingen en gebruik Verplaatst of verberg het leesvenster Soms kan het prettig zijn om het leesvenster uit te schakelen of op een andere positie te plaatsen. Bijvoorbeeld wanneer je gebruik maakt van een laptop met een lage schermresolutie, kan het hinderlijk zijn als het leesvenster precies op de verkeerde plaats staat. Om de plaatsing van het leesvenster aan te passen klik je in het menu op Beeld ->> (klik op) leesvenster ->> (selecteer) Rechts, Onder of Uit. 5

Blokkeer een afzender Wanneer je van een bepaalde afzender geen berichten meer wilt ontvangen kun je deze blokkeren. Om dit te doen klik je met de rechtermuisknop op een bericht van iemand die je wilt blokkeren ->> (ga naar) Ongewenste e-mail ->> (klik op) Afzender blokkeren. Zoek automatisch grotere berichten Veel organisaties beperken de grootte van de postvak waardoor al snel de noodzaak kan ontstaan om je e-mailberichten op te ruimen. Het meest effectief is het om dan de berichten te verwijderen met de grootste bijlagen. Outlook biedt de mogelijkheid om deze berichten te zoeken. Om dit te doen ga je naar de map waarin je wilt sorteren en klik je Beeld ->> (Bij het venster Rangschikking) Grootte. Vervolgens worden de e-mailberichten op grootte gesorteerd. Archiveer je agenda Naast het opschonen van je inbox kan na verloop van tijd ook je agenda met de daarin gekoppelde bijlagen veel schijfruimte opvragen. Om oudere agenda-items te archiveren ga je in het menu naar Bestand ->> (klik op) Hulpprogramma s ->> klik op Oude Item s opschonen ->> (Klik op plusteken voor je inbox) ->> (Selecteer) Agenda ->> (selecteer een datum bij Items archiveren van voor ) ->> (zet een vinkje voor Ook items opnemen als Niet AutoArchiveren in ingeschakeld ->> (kies voor bestandsnaam en locatie) ->> (klik op) OK. 6

Handige sneltoetsen in Outlook Navigeren in Outlook Ctrl + 1 Ctrl + 2 Ctrl + 3 Ctrl + 4 Ctrl + 5 Ctrl + 6 Ctrl + 7 Ctrl + 8 Overschakelen naar E-mail Overschakelen naar Agenda Overschakelen naar Contactpersonen Overschakelen naar Taken Overschakelen naar Notities Overschakelen naar Mappenlijst Overschakelen naar Snelkoppelingen Overschakelen naar Mijn dagboeken Navigeren binnen E-mail Ctrl + Shift + I Ctrl + Shift + O Ctrl + Komma Ctrl + Punt Ctrl + Home Ctrl + End Ctrl + Shift + V Ctrl + Shift + Y Ctrl + Y F3 of Ctrl + E Ga naar Postvak IN Ga naar Postvak UIT Naar de volgende e-mail (bij een geopende e-mail) Naar de vorige e-mail (bij een geopende e-mail) Naar de volgende e-mail (vanuit de inbox) Naar de vorige e-mail (vanuit de inbox) Naar de bovenste e-mail Naar de onderste e-mail Item naar map verplaatsen Item kopiëren naar map Ga naar map Items zoeken E-mails lezen en versturen Enter of Ctrl + O Escape Ctrl + N Ctrl + F Ctrl + R Ctrl + Shift + R F7 Ctrl + enter Ctrl + S Ctrl + P Delete Shift + delete Ctrl + Q Ctrl + U Openen Sluit een open e-mail en ga terug naar je inbox Nieuwe e-mail Een e-mail doorsturen Een e-mail beantwoorden aan de afzender Een e-mail beantwoorden aan alle geadresseerden Spellingscontrole (in leesvenster) Versturen Opslaan Afdrukken Verwijder e-mail Verwijder e-mail definitief Markeer een bericht als gelezen Markeer een bericht als ongelezen 7

Navigeren en selecteren binnen Agenda / Shift + / / Alt + / Alt + Page Up/ Down Ctrl + G TAB of Ctrl +. Shift + Tab of Ctrl +, Alt + 1/2/3 etc. Ctrl + Alt + 2 Ctrl + Alt + 3 Ctrl + Alt + 4 Tijd selecteren Tijdblok selecteren Navigeren naar vorige/ volgende dag Navigeren naar vorige/ volgende week Navigeren naar vorige/ volgende maand Navigeren naar specifieke datum Selecteer volgende afspraak Selecteer vorige afspraak Weergave van 1/2/3 dagen Weergave van één werkweek Weergave van één week Weergave van één maand Agenda items maken en bewerken Enter Escape Ctrl + N Ctrl + Shift + Q Ctrl + Enter Ctrl + S Delete of Ctrl + D Afspraak openen Afspraak sluiten Nieuwe afspraak Nieuw vergaderverzoek Vergaderverzoek verzenden Opslaan Afspraak verwijderen 8