Farmanager 2009-20102010 Kwaliteitshandboek Les 2: Personeelsbeleid in de apotheek Mieke Janssen MBA Meerwaarde kwaliteitshandboek In de kast zetten levert NIKS op 2 Meerwaarde kwaliteitshandboek Iedereen werkt op dezelfde manier. Taakverdeling is helder. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn duidelijk. Betrokkenheid medewerkers vergoot (overleg). 3
Meerwaarde kwaliteitshandboek Behoud medewerkers. Aanwerving gemakkelijker. Inwerken kost minder tijd. Voorkomt boetes bij inspectie 4 Competentiemanagement Functieomschrijving + Competentieprofiel = Functieprofiel 5 Competentiemanagement FUNCTIE WAARDERING PERSONEELS- PLANNING PERSONEELS- VOORZIENING FUNCTIEPROFIEL OPLEIDING LOOPBAAN- ONTWIKKELING PERSONEEL- BEOORDELING 6
Competentiemanagement Functieomschrijving: Naam functie. Doel functie. Plaats in de organisatie. Kwalificaties. Plus: Specifieke taakafspraak. Specialisaties. 7 Competentiemanagement Competentie: Het zichtbare gedrag dat een medewerker vertoont die over de gevraagde kwaliteiten beschikt. 8 Competentiemanagement Competenties beschrijven: Concreet. Toetsbaar. 9
Competentiemanagement Kerncompetenties Functiespecifieke competenties 10 Apotheekteam Functiebeschrijvingen Apotheker-titularis Adjunct-apotheker Kwaliteitsverantwoordelijke (Nieuw!) Farmaceutisch technisch assistent FTA Stagiair-apotheker Onderhoudspersoneel 11 Voorbeeld 2 : Organigram voorbeeld 1 Nominatief en functioneel organigram apotheek PERSONXX =. PERSONXX=. PERSONXX =. PERSONXX =. PERSONXX =. XX = 2 cijfers of 2 letters (initialen bv.). Apotheker titularis. Eigenaar... Apotheekassistent Stagiair. Adjunct apotheker.. Onderhouds - personeel 12
Voorbeeld 2 : Organigram voorbeeld 2. Eigenaar. Provisor-apotheker. Onderhoudspersoneel. Adjunct-apotheker. Apotheekassistent. stagiair 13 Apotheekteam Functiebeschrijvingen Competenties Stiptheid, orde en nauwkeurigheid Klantvriendelijk Teamgeest Communicatieve vaardigheden Organisatietalent Verantwoordelijkheidszin Stressbestendigheid Probleemoplossend vermogen Stiptheid 14 Werken met competenties 1. Personele planning Door de prognose van de ontwikkeling van de personeelsbehoefte: Op basis van kennis van de huidige gang van zaken. Op basis van kennis van de externe ondernemingsplannen, bijvoorbeeld voorspelbare nieuwe activiteiten. 15
Werken met competenties 2. Aanwerving Bepaal de kwantitatieve en kwalitatieve behoefte. Functieprofiel opstellen. (KH-PERSONNXX-bijlage02) Rekruteringskanalen inzetten. Selectietools screenen en toepassen. Wervingsreserve actueel houden. Onthaal organiseren. (KH-PERSON-bijlage05) Evalueren. 16 Tips voor het selectiegesprek Niet doen: Beoordelen op de eerste indruk. Hypothetische vragen. Gesloten (ja/nee) vragen. Suggestieve vragen. Discriminerende vragen. 17 Tips voor het selectiegesprek Wel doen: Open vragen naar ervaringen. Luisteren. Doorvragen. Rust in tijd en omgeving. 18
Apotheekteam Personeelsdossier Sollicitatiefiche (KH-PERSONNXX-bijlage03) Inlichtingenfiche (KH-PERSONNXX-bijlage04) Contract Contractwijzigingen Functioneringsgesprekken Opleidingen Afwezigheidsbriefjes Verwittigingen Kopie van het diploma Verzekeringscontract. 19 Ontwikkeling van medewerkers Functioneringsgesprekken (PERS-PROC-02-bijlage01) Evaluatiegesprek (PERS-PROC-03-bijlage01) Objectievengesprek Vorming (KH-PERSONNXX-bijlage06) 20 Interne Communicatie 1. Dagelijkse communicatie 21
Vormen van interne communicatie binnen de apotheek Dagelijkse communicatie Operationeel overleg schriftelijk! Nuttige boodschappen worden ordelijk geregistreerd zodat niets vergeten wordt en daarmee iedereen op de hoogte is. = Intern communicatieschrift, agenda of elektronisch (dagelijks geraadpleegd) 22 Voorbeeld: intern communicatieschrift Datum uur Opsteller Boodschap Gelezen door (initialen) Opgesteld Goedgekeurd Gelezen Naam Datum Handtekening Kwaliteitsverantwoordelijke Titularis 23 Interne Communicatie 2. Overleg tussen teamleden 24
Vormen van interne communicatie binnen de apotheek Overleg tussen de teamleden Regelmatig gestructureerd overleg Mogelijke agendapunten Taakverdeling Vakantieregeling-compensatiedagen Informatie over de nieuwe GM, therapieën, procedures Vragen, praktische noden van werknemers bijscholing Wachtdienst Kwaliteitshandboek Welzijn op het werk 25 Voorbeeld: verslagblad overleg tussen de teamleden Verslagblad overleg tussen de teamleden Aanwezigen : Datum : Datum volgend overleg : Bespreken punten / gemaakte afspraken / actiepunten Uitvoerder Streefdatum Opgesteld Goedgekeurd Gelezen Naam Kwaliteitsverantwoordelijke Titularis Datum Handtekening 26 Tips voor het werkoverleg Reserve data. Bijvoorbeeld 1 x per maand/2 weken. Tijdens lunchpauze, met broodje. Na het werk. Verslagje voor afwezigen. Reserveer data! 27
Tot Slot K-eep I-T S- imple and S- tupid Veel Succes! 28