Opdrachthoudende vereniging DIGIPOLIS Directiecomité van 21 november 2018 Overzichtslijst Aanwezigheden Aanwezig: Franky Loveniers Koen Palinckx Martine De Regge Liliane De Cock Bestuurders Verontschuldigd: Volmachten: Geen Eveneens aanwezig: Peter Crombecq Greet Royers Johan Van der Bauwhede Karl-Filip Coenegrachts De vergadering wordt voorgezeten door Martine De Regge. De vergadering wordt geopend om 16u00. Pagina 1
1. Verslag van de vorige vergadering Het verslag wordt goedgekeurd. 2. Personeelszaken Loopbaanonderbreking en zorgkrediet Aan 10 personen wordt loopbaanonderbreking of zorgkrediet toegekend. Aanwervingen Aan 3 personen wordt een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aangeboden. Ontslag 3 medewerkers verlaten het bedrijf. Bevordering 5 medewerkers solliciteerden op een openstaande vacature en slaagden in de selectieprocedure. Bijbetrekking Aan 2 medewerkers wordt toegestaan een bijbetrekking uit te oefenen. Aanpassing arbeidsovereenkomst Aan 1 persoon wordt een 4/5 de arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aangeboden.. Vormingsverlof Aan 1 medewerker wordt toegestaan vormingsverlof op te nemen. Onbezoldigd verlof 9 medewerkers krijgen toelating onbezoldigd verlof op te nemen. Eisenbundel vakorganisaties sociale programmatie 2019-2020 Er wordt kennis genomen van de eisenbundel van de vakorganisaties en beslist deze aan de Raad van Bestuur van 21 november 2018 ter goedkeuring voor te leggen om aan de algemene directeurs de bevoegdheid te verlenen om hierover de onderhandelingen met de vakorganisaties op te starten volgens de voorgestelde onderhandelingsruimte. Pagina 2
3. Aankopen a. Gunning Antwerpen + Gent: D000179 Collectieve verzekering Gezondheidszorgen Deze opdracht betreft het Collectief Verzekeren van de Gezondheidszorgen (CVGZ), voor het personeel van Digipolis (verplichte aansluiting), partners en kinderen (facultatieve aansluiting maar de premie wordt betaald door de Opdrachtgever) en de (Brug)gepensioneerden (facultatieve aansluiting), de eventuele partners en kinderen en gepensioneerden (hospitalisatieverzekering), voor deze laatste categorie wordt de premie betaald door de betrokkenen zelf. Digipolis overweegt om vanaf 01.01.2019 niet langer nieuwe (brug)gepensioneerden toe te laten tot de collectieve verzekering. De verzekerde (brug)gepensioneerden (8 tal) per 31.12.2018 kunnen evenwel blijvend verzekerd worden onder de collectieve verzekering. In deze context werden de inschrijvers uitgenodigd om een voorstel in te dienen met betrekking tot een collectieve individuele verderzetting. Deze opdracht omvatte één enkel perceel met één basisofferte (zeer gelijklopend met de bestaande verzekeringsdekking) en twee verplichte varianten. De verschillen tussen de basisofferte en de verplichte varianten werden in het bestek (rubriek 3.13) omstandig toegelicht. Digipolis zal een keuze maken tussen de Basisofferte en de Verplichte Variante op basis van de mate waarin de betrokken offerte van de inschrijver in de voorgestelde formule de volgende doelstellingen maximaal realiseert: De meest optimale verhouding tussen prijszetting en kwalitatieve inhoudelijkheid van de dekking; Het afvlakken van de stijgingsgraad van de verwachte toekomstige schade uitgaven hospitalisatie; Tegemoetkomen aan het verwachtingspatroon met betrekking tot de administratieve eenvoud; De te maken keuzen m.b.t. het niet langer toelaten van nieuw-gepensioneerden. Gent: G000359 Enterprise architect Digipolis Gent zoekt een Enterprise Architect voor het ontwerpen, implementeren en uitbouwen van de governance van de enterprise architectuur binnen Digipolis Gent. Gent: G000287 Raamovereenkomst aankoop en implementatie procesmodelleringstool Aankoop en implementatie van een procesmodelleringstool die de mogelijkheid biedt tot het maken van procestekeningen zonder grote kennis van processmodellering. Met de mogelijke om ook complexere processen uit te tekenen. Antwerpen: A000583 Sociaal software platform Een platform dat toelaat de sociale missie van een stad uit te bouwen, zijnde maximale realisatie van sociale grondrechten voor iedereen zodat mensen hun toekomst kunnen verbeteren en zorgen voor een aangename en leefbare stad. De ketting van dienstverleners hebben nood aan een systeem dat alle info bundelt en, mits rekening te houden met de nodige privacy, een optimale dienstverlening toelaat. De dienstverlener kent de situatie, weet welke acties er nog lopende zijn en vermijdt klanten meermaals dezelfde info te bevragen. Pagina 3
b. Wijziging Antwerpen + Gent: CD000507 Afsluiten van een overeenkomst voor de ondersteuning van ESRI ARC GIS licenties 1. Huidige opdracht Digipolis Gent en Digipolis Antwerpen maken beide gebruik van Esri software voor de ondersteuning van de GIS-infrastructuur voor de klanten van beide vestigingen. Voor de ondersteuning van deze licenties werd een bestek uitgeschreven, waarop de leverancier heeft ingeschreven met het voorstel van een Enterprise Agreement (EA). 2. Voorstel Gezien de eindtermijn van het huidige EA-contract heeft Digipolis vanaf 01/01/2019 een nieuwe Enterprise Agreement nodig. Voorstel is een bijkomend amendement voor een looptijd van 3 jaar op de bestaande overeenkomst met SIGGIS. Gent: CDG001090 Raamovereenkomst diensten Ultimo 1. Huidige opdracht Raamovereenkomst voor: Het uitbreiden van het aantal gebruikerslicenties en het aankopen van bijkomende functiemodules van het Ultimo product. Het verder ondersteunen van de huidige Ultimo applicatiebeheerders binnen de groep Gent (via on site begeleiding en/of trainingen). Het implementeren van specifieke technische vragen binnen het Ultimo product (denk aan koppelingen met andere partijen, import/export connectoren, ). 2. Uitbreiding van de opdracht Op vraag van de klant worden volgende bestellingen voorzien tot einde contract 2019. Productbeheer Ultimo voor Mobiliteitsbedrijf Implementatie Groeps_PO voor HVZ (incl upgrade) Facility Management voor HVZ ITSM voor HVZ Recurring licenties c. Bestek Gent: G000359 Enterprise Architect Digipolis Gent zoekt een Enterprise architect voor: het ontwerpen, implementeren en uitbouwen van de governance van de enterprise architectuur binnen Digipolis Gent te begeleiden; het ontwikkelen en uitschrijven van een standpunt (visie) omtrent diverse trends en technologische ontwikkelingen vanuit een architecturaal perspectief; het architecturaal ondersteunen van het solutions -proces en de nodige adviezen verstrekken; het opleveren van architecturale principes, richtlijnen en standaarden voor het invoeren van een service oriented architecture; het opleveren van architecturale principes, richtlijnen en standaarden voor het invoeren van een microservices architecture; de ondersteuning bij de opzet van (master)data governance; de ondersteuning bij de selectie en implementatie van modelleertools; de ondersteuning bij het incuberen van nieuwe oplossingen binnen de architectuur; algemene adviesfunctie architectuur. Pagina 4
d. Bestekken en gunningen managementteam Het overzicht van bestekken en gunningen < 144 000 excl btw (< 174 240 incl btw) zoals die beslist werden in het managementteam, tijdens de maand oktober 2018 wordt bekrachtigd. 4. Diversen Deskundigen Beslist wordt om aan de Raad van Bestuur voor te stellen om de vervanging van de Gentse deskundige goed te keuren en de vergoeding voor deskundigen, met ingang van 1/1/2019, te schrappen. 5. Voorbereiding Raad van Bestuur De agenda van de Raad van Bestuur dd. 21 november 2018 wordt goedgekeurd: 1. Goedkeuren verslag vorige vergadering 2. Personeel 3. Aankopen 4. Diversen 5. Voorbereiding algemene vergadering 6. Rondvraag Geen. 6. Rondvraag De voorzitter Schepen Martine De Regge De secretaris Greet Royers Pagina 5