Infra Asset Management
Inleiding Al sinds 1988 ondersteunen wij organisaties bij de optimalisatie van bedrijfsprocessen. Met behulp van onze modulair opgebouwde software voorzien wij u van een pasklare oplossing. Niet alleen voor nu, maar ook voor de toekomst. Want dankzij de flexibiliteit is de standaard software ook nog eens op maat te snijden op uw unieke situatie. En als die situatie verandert, dan verandert de software eenvoudig met u mee. Dankzij het flexibele karakter en de modulaire opbouw is het tevens mogelijk om extra synergie te behalen, door al uw andere ondersteunende processen binnen uw organisatie met hetzelfde systeem te automatiseren. Door de sterke nadruk op usability bij de ontwikkeling van de software, is de software volgens onze klanten prettig in gebruik. Voorbeelden zijn het gebruik van aansprekende pictogrammen, handige verkenners, intelligente zoekmogelijkheden en de eenduidige schermopbouw met handige tabbladen en informatie pop-ups, zodat bijbehorende informatie altijd snel voorhanden is. Voor elke organisatie en ondersteuningsbehoefte bieden wij een passende oplossing. Zo kunt u er bijvoorbeeld voor kiezen om middels een gefaseerd groeimodel de ondersteuning naar wens uit te breiden, iphone waardoor de investering 5 en implementatie behapbaar blijven. Naast de toonaangevende software bieden wij u een uitgebreid dienstenaanbod om u te begeleiden bij de implementatie en te ondersteunen bij het dagelijkse gebruik, in de vorm van trainingen en onze deskundige helpdesk. Nokia Lumia Met onze software en services uw processen optimaal ingericht Samsung Tab Samsung Galaxy Kenmerkend Ultimo Uw gebruiksvriendelijke standaard op maat U krijgt de beschikking over bewezen en gebruiksvriendelijke standaardsoftware, conform marktstandaarden. Maar uw situatie blijft op bepaalde aspecten uniek. De software is daarom eenvoudig op maat te snijden om extra rendement en gebruiksgemak te behalen. Hiervoor krijgt u de beschikking over een standaard meegeleverde customization tool. Alle ondersteunende processen onder één paraplu De Ultimo software kan prima worden ingezet voor een eenvoudig vraagstuk, maar indien u dat wenst is Ultimo ook uitstekend in te zetten als integrale oplossing voor infra asset management, facility management, maintenance management, fleet management & IT service management. Alles eenvoudig onder één paraplu, ongeacht uw bedrijfsgrootte of branche. Een duurzame investering met lage beheerkosten Met een investering in Ultimo geniet u lange tijd van een technologisch vooruitstrevend product, dat op continue basis wordt doorontwikkeld door ons eigen team software developers. Doordat u ook zelf aanpassingen in de software door kunt voeren, kunt u de beheerkosten laag houden, door te besparen op consultancykosten. Al sinds 1988 betrokken en betrouwbaar De betrokken houding vloeit voort uit het jarenlang opgebouwde vakmanschap en de overtuiging van het nut van praktisch toepasbare software. Bij de (door-) ontwikkeling van de software staan ontwikkelingen in de markt en de meningen van onze klanten, die middels klantenpanels actief participeren, centraal. De organisatie heeft sinds de oprichting een solide (financieel) beleid gevoerd en is vandaag de dag dan ook een betrouwbare partner voor diverse stakeholders, ook op maatschappelijk gebied. Ultimo flexibiliteit met de Ultimo Customization Tool Surface Het is onze filosofie dat de software aangepast moet kunnen worden aan de werkwijze van de organisatie in plaats van dat de organisatie zich moet voegen naar het systeem. Uiteraard is de implementatie van Ultimo vaak wel aanleiding voor procesoptimalisaties, die mogelijk zijn met behulp van de applicatie. Dankzij de flexibiliteit kunnen wij de software in verregaande mate aanpassen aan uw specifieke situatie. We hebben het dan niet over maatwerk, maar over aanpassingen binnen de standaard met behulp van de Ultimo Customization Tool. Het doel is om de software zo optimaal mogelijk aan te laten sluiten bij uw werkprocessen en daarmee de prestaties verder te verbeteren. Dankzij de Ultimo Customization Tool is het onder meer mogelijk om autorisaties in te stellen, schermen, menu s, velden en veldlabels aan te passen en nieuwe menu s en schermen aan te maken. Ook kunt u velden en tabellen toevoegen en extra relaties vastleggen in het systeem. De aanpassingen kunnen door uzelf (of uw applicatiebeheerder) of door ons worden uitgevoerd. Laptop 2 3
Praktische en verbindende software Moduleoverzicht Bij het beheer en de instandhouding van infrastructurele objecten komt het aan op samenwerking en de juiste afstemming van activiteiten. Hoe zorgt u dat u samen met uw partners de juiste activiteiten verricht en op het juiste moment? En hoe legt u de afspraken overzichtelijk vast? Profiteer van de inzet van Ultimo Infra Asset Management en verbind de verschillende elementen in de infrastructurele keten. Conform marktstandaarden De Ultimo software wordt vanuit de praktijk ontwikkeld in samenwerking met klanten en andere partijen. Om aansluiting te houden bij de praktijk, wordt bij de doorontwikkeling van de software rekening gehouden met belangrijke standaarden, zoals NEN 2767-4 en ISO55000 (PAS55). Dit betekent niet dat de software een directe afgeleide is van deze standaarden, maar dat de software an sich een belangrijke rol kan spelen bij verschillende elementen van deze standaarden. De flexibiliteit van de software maakt het bovendien mogelijk om naar wens aanpassingen in de software door te voeren. NEN 2767-4 De norm NEN 2767-4 is een methodiek om de decompositie op een generieke manier vast te leggen en de conditie van infrastructuur op objectieve en eenduidige wijze te bepalen. De methodiek is objectief en praktisch toepasbaar. Met de toepassing van deze norm krijgt u inzicht in de actuele onderhoudssituatie en maakt u geschikte onderhoudsplannen en -budgetten. Ook helpt de norm bij het sturen op conditiemetingen, bijvoorbeeld in prestatiecontracten. ISO 55000 (PAS 55) ISO 55000 is een internationale norm die de eisen voor het ontwikkelen, implementeren, onderhouden en verbeteren van een management systeem voor assetmanagement specificeert. De norm specificeert welke elementen in een assetmanagementsysteem zouden moeten zitten en hoe deze met elkaar verbonden zijn. De invulling van het systeem is aan de organisatie zelf. Door de inzet van Ultimo als softwaretool is het mogelijk om onderdelen van het assetmanagementsysteem te ondersteunen. Met de inzet van de beheertool kunnen namelijk vitale onderdelen van de planning, uitvoering en evaluatie ondersteund worden, waarbij ook een belangrijke rol is weggelegd voor de financiële implicaties. ISO 55000 is de zogenoemde opvolger van PAS 55 en zal die uiteindelijk in zijn geheel vervangen. Afspraak is afspraak Een zeer duidelijke trend binnen de Infrasector is een verschuiving van het beheer en de uitvoering van onderhoud naar de markt. Hierbij wordt, om uw assets in goede toestand te houden, het maken van afspraken steeds belangrijker. Ultimo ondersteunt u bij het inregelen en borgen van Service Level Agreement (SLA s). Hiermee creëert u een duidelijk speelveld tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, waarbij duidelijke afspraken worden geborgd, bijvoorbeeld over respons- en oplostijden. Daarnaast legt u met Ultimo informatie vast, die u beschikbaar kunt stellen aan (nieuwe) contractanten, zodat zij een alternatief onderhoudsconcept op kunnen stellen. De resultaten + Uw arealen en infrastructurele objecten overzichtelijk in beeld + Meer grip op de kosten van onderhoud + Afspraken tussen partijen duidelijk vastgelegd, welke sturing kunnen geven aan de uit te voeren activiteiten + Breng de infrastructurele objecten in een betere conditie met inachtneming van risico s en veiligheidsaspecten + Compleet systeem om volgens marktstandaarden te werken en geschikt voor opdrachtgever en nemer Ultimo Infra Asset Management beschikt standaard over een groot aantal functionaliteiten. Het basispakket is tevens naar wens uit te breiden met optionele modules. Alle softwaremodules worden op de volgende pagina s kort beschreven. In de hieronder staande figuur kunt u zien welke modules u standaard tot uw beschikking krijgt en welke modules optioneel in te zetten zijn. OBJECTEN FINANCIËN WERKSTROOM COMMUNICATIE FLEXIBILITEIT & TECHNIEK STANDAARD OPTIONEEL Fleet Management Maintenance Management DEELS STANDAARD, DEELS OPTIONEEL IT Service Management Ook te combineren met onze Fleet Management oplossingen voor: Infra Asset Management Facility Maintenance Management Management AREAALBEHEER VASTGOEDBEHEER CONTRACTENBEHEER KOSTENREGISTRATIE AFSCHRIJVINGEN FACTURATIE URENVERANT- WOORDING SERVICE LEVEL AGREEMENTS LANGE TERMIJN ASSET PLANNING MEERJAREN- PLANNING ONDERHOUD Infra Asset Management WERKORDERBEHEER GEBREKENBEHEER PROJECTENBEHEER PERIODIEK ONDERHOUD VOORRAADBEHEER EN INKOOP ULTIMO GO CONDITIEMETINGEN MULTI-JOBS SLEUTELBEHEER HSE- INCIDENTENBEHEER MANAGEMENT OF CHANGE DASHBOARDS RAPPORTAGES STANDAARD NOTIFICATIES VERZENDEN VAN E-MAIL STAMGEGEVENS- BEHEER PERSONENBEHEER SELF SERVICE ULTIMO CUSTOMIZATION TOOL AUTORISATIEBEHEER WORKFLOW SCHEDULER+ E-MAILIMPORT DIVERSE INTERFACES IT Service Management WERK- VERGUNNINGEN Infra Asset Management Fleet Management WACHTOVERDRACHT Facility Management Maintenance Management IT Service Management 4 5 Infra Asset Management
Surface Laptop Areaalbeheer Gebruik de module Areaalbeheer om uw gehele decompositie (objecten/(vaar)wegen, elementen en/of bouwdelen) vast te leggen in Ultimo, mogelijkerwijs conform NEN 2767-4. Hierdoor bent u in staat om vanuit een generieke database uw eigen specifieke Areaal op te bouwen. Om het inzicht verder te vergroten kunt u middels verschillende verkenners, Google Maps, CycloMedia of Esri ArcGIS uw areaalgegevens visualiseren. Daarnaast kunt u relevante organische en technische informatie vastleggen, waaronder unieke code, omschrijving, locatiegegevens (x- en y-coördinaten of een GIS-object), kostenplaatsen en typeringen. Door uw arealen overzichtelijk en goed te structureren, legt u de basis voor de professionele uitvoering van Infra Asset Management. Al dan niet in samenwerking met andere partijen, zoals aannemers. Vastgoedbeheer Breng overzicht aan in uw vastgoedportefeuille en de daarbij horende ruimtes conform NEN 2580. Naast inzicht in beschikbare gebouwen, bouwlagen en ruimtes legt u WOZ-beschikkingen vast en zijn er mogelijkheden voor CAD-integratie beschikbaar. Optioneel is het mogelijk om meerjarenonderhoudsplannen voor uw vastgoed op te stellen en gereed te maken voor uitvoering. U kunt hierbij gebruik maken van de optionele module Conditiemetingen (gebaseerd op NEN 2767-Vastgoed) om objectieve planningen te maken. Nokia Lum ipad ipad mini iphone 5 Monitor en evalueer onderlinge afspraken en prestatiecontracten Contractenbeheer Gebruik de module Contractenbeheer voor het beheren, sturen en regisseren van uw (service)contracten. U vergroot het overzicht van en inzicht in de contracten en bewaakt hiermee bijvoorbeeld looptijden en kwaliteit. Er kunnen relaties worden gelegd naar Werkorderbeheer, Periodiek Onderhoud en Voorraadbeheer & Inkoop. Zeker als het gaat om prestatiecontracten is het belangrijk om regie te houden op planning, kwaliteit en beschikbaarheid. Ultimo maakt informatie inzichtelijk en zorgt dat deze informatie behouden blijft, ook als er in de toekomst gewisseld wordt van opdrachtnemer. Voor de opdrachtnemer is de contractinformatie waardevol om efficiënt op budgetten te sturen en planningen te optimaliseren. Kostenregistratie Optimaliseer uw beheer met behulp van diverse kostenoverzichten. Door een zorgvuldige kostenregistratie houdt u tevens grip op de uitputting van uw budget(ten). Afschrijvingen Beheer de afschrijvingen van uw objecten op basis van diverse beschikbare afschrijvingsmethodieken. In combinatie met de technische en economische levensduur van objecten kunt u op overzichtelijke wijze de vervanging bepalen en onderbouwen met de optionele Grafische Vervangingsplanner. Facturatie Met de module Facturatie belast u gemaakte kosten middels facturen door aan de juiste kostendrager(s). Urenverantwoording Verwerk de productieve en niet-productieve uren van uw medewerkers en weet op elk moment waar de meeste tijd aan wordt besteed. Als optionele aanvulling op de module Urenverantwoording is het met de module Start-Stop Urenregistratie mogelijk om op laagdrempelige wijze de tijd bij te houden die besteed wordt aan een werkorder. Deze functionaliteit kan bijvoorbeeld uitstekend toegepast worden op locatie. Met de app Ultimo Go is het namelijk eenvoudig mogelijk om mobiel de tijdregistratie bij te houden. Service Level Agreements Uw afspraken met externe leveranciers of aannemers kunt u ook contractueel vastleggen in de module Service Level Agreements. Hiermee bent u in staat om de realisatie van de dienstverlening te monitoren. Bovendien kunt u ook de interne dienstverlening borgen met deze module. Lange Termijn Asset Planning De module Lange Termijn Asset Planning (LTAP) ondersteunt organisaties met het opstellen van een lange termijn begroting voor levensduurverlengend onderhoud, renovatie en vervanging van kostbare en bedrijfskritische assets, gebaseerd op de kosten, condities, risico s en beschikbaarheid. Met deze module zet de asset manager een extra stap. Van beheren, uitvoeren & rapporteren naar meten, voorspellen & budgetteren. Integratie met uw FMECA-tool vereenvoudigt het plannen van activiteiten om risico s te beheersen. Specifieke documentatie over deze module is beschikbaar. Meerjarenplanning onderhoud Maak op een gedetailleerd niveau een budget voor het meerjarig onderhoud aan vastgoed en gebouwgebonden installaties, op basis van verschillende door de markt geleverde prijsbepalingsmethoden. Het is mogelijk om meerdere scenario s en indexpercentages te hanteren in uw jaarplannen. Uw jaarplan zet u tenslotte om in concrete takenpakketten voor de uitvoering (intern of extern). Met deze module weet u hoeveel budget u voor onderhoud aan uw vastgoed jaarlijks dient te reserveren en beschikt u tevens over een concrete actielijst om het onderhoud uit te (laten) voeren. Uw voordelen + Breng uw gehele decompositie duidelijk en conform NEN 2767 in kaart, eventueel gevisualiseerd middels verkenners, Google Maps, CycloMedia of Esri ArcGIS + Onderlinge afspraken tussen opdrachtgever en nemer zijn duidelijk contractueel vast te leggen, zodat alle partijen grip houden op de planning, kwaliteit en beschikbaarheid. Ook afspraken inzake de dienstverlening kunnen met Service Level Agreements worden ondervangen + Door de inzet van de module Lange Termijn Asset Planning kijkt u op een hoger abstractieniveau naar belangrijke assets in termen van techniek én financiële waarde. Hierdoor neemt u beter verantwoorde beslissingen over de instandhouding van assets op de langere termijn en heeft u meer armslag om keuzes te verantwoorden bij directie of bestuur 6 7
Surface Laptop Werkorderbeheer Voor het aanmaken, uitvoeren en afhandelen van werkzaamheden maakt u gebruik van de module Werkorderbeheer. Gebruiksvriendelijke planners (Ultimo Jobplanner) maken het werk eenvoudig planbaar en de workload goed inzichtelijk. Het werkorderproces kan volledig aangepast worden aan uw processen, door aanpasbare voortgangsstatussen in de software. De vastgelegde informatie (kosten, uren, gebruikte materialen) wordt gebruikt om urenstaten bij te werken, kostendoorbelastingen door te voeren, rapportages en dashboards te voeden en voorraadniveaus te muteren. Gebrekenbeheer Visuele waarnemingen (ad-hoc en verplichte schouwrondes en inspecties) kunnen snel en eenvoudig in Ultimo worden geregistreerd als gebreken. Deze kunnen direct worden gekoppeld aan bijvoorbeeld contracten, leveranciers, objecten en bouwdelen. Afhankelijk van de impact van een gebrek kan er meteen een vervolgopdracht worden aangemaakt. Door de eenvoudige en uniforme registratie van gebreken, worden problemen sneller gesignaleerd en opgelost. De communicatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer wordt hiermee transparanter en de servicegraad kan worden verhoogd. Nokia Lum ipad ipad mini iphone 5 Projectenbeheer Deze module ondersteunt u bij het opstellen van (deel)projecten, van de voorbereiding tot aan de planning en bewaking. Bovendien heeft u uitstekend inzicht in alle financiële implicaties van projecten. Periodiek onderhoud Deze module wordt gebruikt om diverse preventieve of predictieve onderhoudswerkzaamheden in te plannen. Ook werkzaamheden die voortvloeien uit het gebruik van moderne onderhoudsmethodieken kunnen worden aangestuurd met behulp van deze module (bijv. Telemetrieapplicaties, PLC s en SCADA-systemen). Periodieke onderhoudsmodellen kunnen worden aangemaakt op basis van bijvoorbeeld tellerstand, weeknummer of frequentie. U kunt een relatie leggen tussen periodiek onderhoud en een contract. Ook hiermee verhoogt u het inzicht in de door externen geleverde diensten. Opgebouwde historische gegevens zijn eenvoudig op te zoeken ten behoeve van bijvoorbeeld audits en kwaliteitscontroles. Voorraadbeheer en inkoop Houd grip op uw voorraden en de inkoop van middelen. Registreer het volledige proces van offerteaanvraag, bestelling, leveringen/retouren en (credit)facturatie. Optioneel is webshopintegratie mogelijk in combinatie met de module Self Service. En kunt u verschillende voorraadbeheermethoden en magazijnlocaties hanteren. Conditiemetingen Om de kwaliteit, beschikbaarheid en veiligheid van uw assets te garanderen, is het belangrijk om de onderhoudstoestand inzichtelijk te hebben. Gebruik de module Conditiemeting om de staat van uw assets op uniforme en objectieve wijze inzichtelijk te maken. Hiermee bent u beter in staat om realistisch te plannen, te budgetteren en onderhoud te prioriteren. Ook kunt u hiermee sturen op uw afgesproken prestatiecontracten. De inzet van deze module in combinatie met inspectietools zorgt ervoor dat u op eenvoudige wijze de conditie van uw assets in beeld krijgt (ook voor nulmetingen). Er zijn standaard interfaces beschikbaar met 2iNSPECT en Keur-IT. De module en werkwijze is met name gebaseerd op NEN 2767-4 (infrastructuur), maar kan ook gebruikt worden bij het uitvoeren van conditiemetingen van uw vastgoed (NEN 2767-2). De generieke decomposities, gebrekenlijsten en geaggregeerde conditiescores op elementniveau zijn in de module in te regelen. Multi-Jobs De module Multi-Jobs is speciaal gemaakt voor de coördinatie van multidisciplinaire werkzaamheden. Immers, in de praktijk is het soms wenselijk om werkzaamheden te bundelen of in volgorde na elkaar uit te laten voeren. Bijvoorbeeld bij een kleine verbouwing of een kleinschalig project waarbij meerdere partijen betrokken zijn. Een bijbehorende Gantt-planner vergroot uw overzicht. Sleutelbeheer Het sleutelbeheer binnen contracten is al snel een complex proces, doordat er verband gelegd moet worden tussen gebouwen, cilinders, sleutels/passen en geautoriseerde medewerkers van aannemers. Door de inzet van de module Sleutelbeheer wordt u hierbij ondersteund. Tevens wordt het uitgifte- en innameproces van sleutels geborgd. Rapporten geven onder andere inzicht in: in omloop zijnde sleutels, voorraden sleutels, etc. Als externe heeft u snel een beeld wie benaderd moet worden om toegang te krijgen tot ruimtes en gebouwen. Dashboards De standaard dashboards zorgen ervoor dat u kunt sturen op belangrijke Key Performance Indicatoren (KPI s). De dashboards geven u grafisch inzicht in onder andere de planning, uitvoering en voortgang van activiteiten en ondersteunen bij de borging van prestatiecontracten. Wanneer u nog meer diepgang wenst in uw dashboards, kunt u gebruik maken van de rapportagetool QlikView. Speciaal voor Ultimo zijn er templates ontwikkeld, waarmee u een volledig, dynamisch en interactief managementoverzicht tot uw beschikking heeft. Grip op uw contracten & acties met dashboards en rapportages Rapportages Om uw inzicht te vergroten en te monitoren of u aan uw doelstellingen voldoet, is het noodzakelijk dat u regelmatig rapportages inziet en analyseert. Ultimo Infra Asset Management beschikt over een groot aantal standaard rapportages. Mocht u onverhoopt een rapport missen dat voor u belangrijk is, dan kunnen wij of uzelf deze rapportage samenstellen met behulp van een externe rapportagetool. Uw voordelen + Creëer een efficiënt lopende workflow voor uw werkorderbeheer, passend bij de gewoontes en procedures van uw organisatie. Hiermee sluit de software naadloos aan op de reeds aanwezige werkwijze + Pas conditiemetingen toe om op uniforme en objectieve wijze de onderhoudstoestand van uw assets in beeld te brengen. Maak vervolgens een gerichte planning om de werkzaamheden te prioriteren om de gewenste conditiescore te behouden of te bereiken. Ook toepasbaar bij de evaluaties van uw prestatiecontracten + Maak gebruik van uitgebreide dashboards en rapportages om snel inzicht te krijgen of om grondig te analyseren + Toon bij audits en controles eenvoudig aan dat u belangrijke regelgeving naleeft en aan normen voldoet door de overzichtelijke en toegankelijke wijze van gegevensopslag 8 9
Surface Laptop Standaard notificaties Ultimo Infra Asset Management wordt standaard geleverd met een aantal voorgedefinieerde notificaties. Voorbeelden zijn notificaties bij het aflopen van een (prestatie)contract of een notificatie bij de melding van een nieuwe onderhoudstaak. Ook is het mogelijk om extra notificaties toe te voegen, of bestaande notificaties aan te passen. In dat geval kunt u gebruik maken van de optionele module Workflow Scheduler+. Verzenden van e-mail Dankzij de standaard e-mailtemplates, is het vanuit uw Ultimo applicatie mogelijk om e-mails naar belanghebbenden te versturen om hen (proactief) te informeren. Denk hierbij aan het informeren over de voortgang van een melding. Indien gewenst is het met de Ultimo Customization Tool mogelijk om de standaard templates aan te passen of nieuwe templates toe te voegen. Stamgegevensbeheer Leg diverse stamgegevens vast, die worden gebruikt bij verschillende modules. Denk aan leveranciers, documentatie, vestigingen en afdelingen. De gegevens worden éénmalig vastgelegd, waardoor ze op één centrale plek in Ultimo kunnen worden beheerd. Indien gewenst is het mogelijk om stamgegevens vanuit een andere applicatie, bijvoorbeeld een ERP-systeem, aan Ultimo beschikbaar te stellen. Nokia Lum ipad ipad mini iphone 5 Met Ultimo meer transparantie en daadkrachtige mogelijkheden om de levensduur van assets te verlengen Personenbeheer Met behulp van deze module legt u de gegevens vast van uw medewerkers. Een interface met Active Directory of een HRM-systeem is mogelijk. De informatie wordt gebruikt bij de andere in gebruik zijnde modules. Self Service Met de module Self Service is het mogelijk om uw (interne) klanten en opdrachtnemers op actieve wijze te betrekken bij het proces en efficiencywinst te behalen. De module Self Service kan bijvoorbeeld worden ingezet ten behoeve van het doorgeven van werkzaamheden of het aanvragen van verschillende middelen. Ook kunnen rapporten e.d. met Self Service worden ingezien. Ultimo Customization Tool Standaard krijgt u de beschikking over de unieke Ultimo Customization Tool. Hiermee bent u, of uw applicatiebeheerder, in staat om zonder programmeerwerk diverse aanpassingen in de Ultimo software door te voeren. Het is onder meer mogelijk om autorisaties in te stellen, schermen, menu s, velden, veldlabels en workflows aan te passen en nieuwe menu s en schermen aan te maken. Om u wegwijs te maken met de Ultimo Customization Tool, bieden wij een aantal specifieke applicatiebeheer trainingen aan. Autorisatiebeheer Met de module Autorisatiebeheer regelt u het toegangsbeheer per gebruikersgroep. Wilt u binnen een gebruikersgroep gebruiker(s) afwijkende instellingen meegeven? Of heeft u meerdere vestigingen en wilt u deze gegevens scheiden met de mogelijkheid voor eigen instellingen per vestiging? Met deze module heeft u de mogelijkheid om tot op gebruikersniveau instellingen in te regelen en/of kunt u werken met meerdere vestigingen binnen de Ultimo-database. Workflow Scheduler+ Met de Workflow Scheduler+ kan voor custom workflows ingesteld worden of, wanneer en hoe vaak deze moeten worden uitgevoerd. Hierbij kunt u denken aan het verzenden van een e-mail na een bepaalde handeling of gebeurtenis of het genereren van een rapportage en deze verzenden naar een gebruiker. E-mailimport Met de module E-mailimport kunt u e-mails importeren in Ultimo en deze laten omzetten in een melding. Ook communicatie over een bestaande melding wordt automatisch gekoppeld, waardoor u nog sneller en efficiënter kunt werken. Diverse interfaces Om maximaal rendement uit uw verschillende applicaties te halen en op een meer efficiënte wijze te werk te gaan, is het mogelijk Ultimo te integreren met andere business software. Met de Ultimo Business Integration Packs heeft Ultimo een oplossing gerealiseerd om moderne en goed onderhoudbare interfaces te realiseren. Zo is het mogelijk om te integreren met inspectietools, FMECA-tools, telemetrie systemen, SCADA-systemen, ERP-systemen, GIS-applicaties, HRM- en Officetools. Een compleet overzicht is bij ons op te vragen. Uw voordelen + De standaard inrichting van Ultimo Infra Asset Management is gebaseerd op marktstandaarden en heeft zich in de praktijk bewezen. Toch kunnen wij ons goed voorstellen dat u de software in meer of mindere mate aan wilt passen aan de situatie binnen uw organisatie. De unieke flexibele eigenschappen van de software stellen u in staat te profiteren van extra gebruiksgemak en rendement + Verhoog de efficiency en verlaag de administratieve last door gebruik te maken van de vele integratiemogelijkheden met andere bedrijfssoftware + De integratiemogelijkheden met FMECA-tools maken het eenvoudig mogelijk om onderhoudswerk te genereren na het uitvoeren van risicoanalyses 10 11
Een veilige werkomgeving met de HSE-suite Hoe zorgt u voor een veilige werkomgeving voor personeel en externen? Hoe vermijdt u risico s met betrekking tot de veiligheid, de kwaliteit, het milieu en de gezondheid? Op welke wijze laat u zien dat u aan belangrijke regelgeving voldoet? Met de Ultimo HSE-suite bent u in staat deze zaken op structurele wijze, geïntegreerd in Ultimo te borgen en uw asset management naar een nog hoger niveau te tillen. HSE-Incidentenbeheer De module HSE-incidentenbeheer ondersteunt het proces van melding, behandeling en evaluatie van HSE-incidenten op het gebied van veiligheid, kwaliteit, gezondheid en milieu. De bijbehorende managementrapportages zorgen ervoor dat u trends met betrekking tot uw HSE-incidenten kunt ontdekken en analyseren, met als doel te leren van incidenten en het aantal (en de impact van) incidenten te verminderen. Door gebruik te maken van de module integreert u het beheer van HSEincidenten in uw asset management systeem en beperkt u het aantal separate applicaties binnen uw organisatie. Dit komt uw beheerskosten aanzienlijk ten goede. Management of Change Met de module Management of Change wordt in uw asset management systeem ondersteuning geboden aan het proces van Management of Change binnen uw organisatie. Bijvoorbeeld bij belangrijke wijzigingen in infrastructurele objecten of installaties. In de module is het mogelijk om modificaties aan te vragen en op gestructureerde wijze op te volgen. Dit is een belangrijke voorwaarde voor het voldoen aan bepaalde wetgeving. Doordat het proces volledig digitaal in Ultimo plaatsvindt, verloopt het efficiënter en overzichtelijker dan in de situatie waarin het proces op papier wordt afgehandeld. Werkvergunningen De module Werkvergunningen ondersteunt het proces van het beheren en uitgeven van werkvergunningen, wat voor veel organisaties een belangrijk onderdeel is bij het bevorderen van een veilige werkomgeving. Doordat de module wordt geïntegreerd met de bestaande functionaliteit voor werkorders, er gebruik kan worden gemaakt van handige blauwdrukken en de bekrachtiging snel, digitaal kan plaatsvinden door middel van Self Service, kunt u door de module nog efficiënter te werk gaan. Wachtoverdracht Met de module Wachtoverdracht creëert u een digitaal logboek, waarin de communicatie tussen belanghebbenden wordt uitgewisseld. Per werkdienst kunnen opmerkingen worden ingevoerd, die van belang zijn voor (de) volgende dienst(en). De meerwaarde om deze meldingen in Ultimo onder te brengen ligt in het geïntegreerde inzicht dat wordt gecreëerd: storingen, technische werkzaamheden en opmerkingen, die anders niet in Ultimo terecht waren gekomen. Allen gekoppeld aan de bestaande assetstructuur. Uw voordelen +Reguliere storingen en HSE-incidenten zijn inzichtelijk in één centraal asset management systeem, wat de veiligheid ten goede komt +De efficiency wordt verhoogd door de verbeterde structuur bij de uitvoering van belangrijke wijzigingen betreffende uw infrastructurele objecten en installaties +De professionele aanpak en bijbehorende zorgvuldige registratie maken de activiteiten eenvoudiger aantoonbaar, belangrijk bij bepaalde wet- en regelgeving Mobiel werken met de apps Ultimo Go & Ultimo Go+ Verricht een groot deel van uw werkzaamheden mobiel met de apps Ultimo Go & Ultimo Go+. U bent vrij om te gaan en staan waar u wilt. Gebruik uw mobiel of tablet om direct op locatie werkzaamheden af te handelen. U kunt ook nieuwe activiteiten aanmaken en informatie raadplegen. En dat alles via een eenvoudige touch-bediening. Werkzaamheden afhandelen Inspecties afhandelen Nieuwe werkzaamheden melden Werkzaamheden inzien en prioriteren Gegevens van middelen en gebouwen e.d. inzien Gegevens van leveranciers of personeel inzien Gegevens van reserveringen inzien Rechtstreeks contact opnemen met contactpersonen via device (bellen/e-mail) Contracten (met bijv. leveranciers) inzien Gebruiksvriendelijke zoekfunctie Offline beschikbaar: ook zonder internetverbinding kunnen werken Camera-integratie (foto s koppelen) Scannen (QR-code, barcode) GPS-integratie Vraag bij ons meer informatie op over de benodigde hard- en software en de voorwaarden 12 13
Referenties in alle branches De Ultimo software wordt toegepast in alle denkbare branches. Ook internationaal georiënteerde klanten bieden wij passende ondersteuning. De software is namelijk beschikbaar in de volgende talen: Nederlands, Engels, Duits en Frans. Rijkswaterstaat Dienstverlening (aannemerij) Gemeenten Waterschappen Nutsvoorziening Tienduizenden gebruikers zetten Ultimo dagelijks in Bezoek onze website (www.ultimo.com) of YouTube-pagina voor praktijkcases en films van toonaangevende organisaties en hun ervaringen met Ultimo. Of vraag bij ons een passende referentie voor uw organisatie op. Wij staan voor u klaar. YouTube Logo for Adobe Illustrator Energiewinning www.youtube.com/ultimosoftware 14 15
Optimaliseer ook uw andere bedrijfsprocessen Met Ultimo Infra Asset Management beschikt u over professionele software om uw arealen en infrastucturele objecten te managen en de onderhoudsprocessen te coördineren. Maar Ultimo biedt uw organisatie meer. Zo is het mogelijk om naar wens extra modules of een combinatie van onze andere oplossingen in te zetten, voor bijvoorbeeld efficiënt en effectief IT Service Management, Facility Management en/of Fleet Management. Services Indien u de keuze heeft gemaakt om te profiteren van de voordelen van professionele Infra Asset Management software, zijn wij er uiteraard ook voor u om u professioneel te ondersteunen bij de ingebruikname en het dagelijkse gebruik van de software. Onze dienstverlening aan u kenmerkt zich door een betrokken houding en een pragmatische insteek. IT Service Management + Ondersteuning van uw helpdesk/it-afdeling voor meer structuur en efficiency + Proactief beheer van IT-assets en de CMDB + Beheer en afhandeling van problemen, bekende fouten en wijzigingen + Gebaseerd op de meest voorkomende ITIL-services en ISM-gecertificeerd Facility Management + Ondersteun uw servicedesk met een optimale workflow + Grip op uw overige bedrijfsmiddelen, facilitaire contracten en facilitaire diensten + Vergroot de klantgerichtheid met Self Service + Meer controle over uw vastgoed en gerelateerde werkzaamheden Fleet Management + Compleet technisch en administratief wagenparkbeheer + Grip op verzekeringen, contracten, schades en gebreken + Minimale stilstand door slim plannen (periodiek) onderhoud +De afschrijvingen in kaart gebracht om vervanging duidelijk te plannen Meer informatie Voor meer informatie over onze andere oplossingen is aparte documentatie beschikbaar. Of vraag bij ons een gericht voorstel op, indien u de wens heeft Infra Asset Management in combinatie met voorgaande processen te professionaliseren. Implementaties Om u te voorzien van een goed werkend product conform uw wensen en eisen hebben wij een eigen implementatiemethodiek ontwikkeld, gebaseerd op onze ervaringen (sinds 1988) en de projectmanagementmethodiek PRINCE2. In hoofdlijnen doorlopen de implementaties de volgende projectfasen: projectaanloop, projectinitiatie, realisatie en projectafsluiting. Deze indeling is echter niet star, maar flexibel toe te passen naar gelang de complexiteit van een implementatie. Uw organisatie kan een projectleider aanwijzen, maar ook wij kunnen deze rol naar wens op ons nemen. In de uitvoering voorzien onze consultants u van deskundig advies. Ook werken wij in de praktijk regelmatig samen met organisatieadviesbureaus. Trainingen Het feit dat de Ultimo software een zeer gebruiksvriendelijk karakter heeft en vanuit de dagelijkse praktijk wordt ontwikkeld, zorgt ervoor dat de acceptatie van het systeem veelal soepel verloopt. Toch is het in veel gevallen verstandig om key users te laten trainen in het gebruik. Zij leren de mogelijkheden van de software optimaal kennen en kunnen deze kennis toepassen in de dagelijkse praktijk. Er is een groot aanbod aan trainingen beschikbaar voor zowel dagelijkse gebruikers als voor applicatiebeheerders. Bekijk onze trainingsbrochure om meer te weten te komen over het aanbod en de mogelijkheden om trainingen te volgen. Ondersteuning en customer support Indien u na ingebruikname vragen heeft of ondersteuning wenst, kunt u terecht bij onze afdeling customer support. Het team medewerkers staat u met raad en daad bij. Afhankelijk van de huur- of koopconstructie die u met ons bent aangegaan, stellen wij samen met u een onderhoudscontract op, waarin onder andere afspraken gemaakt worden over het omgaan met updates en het gebruik van customer support. 16 17
Organisatie Ultimo Software Solutions is een onafhankelijk en van origine Nederlands bedrijf, dat al sinds 1988 actief is in het ontwikkelen van software voor het doelmatig beheer van bedrijfsmiddelen en processen. Wij mogen ons in diverse marktsegmenten met de softwareproducten voor Infra, Facility, Maintenance, Fleet en IT Service Management tot de marktleiders rekenen. Ultimo is gevestigd in de landen Nederland, België en Duitsland. Naast de ontwikkeling, verkoop en ondersteuning van bedrijfssoftware, waarmee gebruikers mede in staat zijn om de eigen duurzaamheid te verbeteren, nemen wij als organisatie ook de verantwoordelijkheid voor de effecten van de eigen bedrijfsactiviteiten op mens en milieu. Hiervoor hebben wij een concreet MVO-beleid geïmplementeerd. Het succes van ons bedrijf is te danken aan onze betrokkenheid bij de klanten en de markt, de gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit van de software én de algehele kwaliteit van de organisatie. Alle oplossingen zijn geheel vanuit de praktijk ontwikkeld en passen daardoor geheel bij de huidige eisen en wensen van gebruikers. De producten worden door meer dan 1.500 organisaties, in meerdere landen en in vele uiteenlopende branches, gebruikt. Ultimo Software Solutions bv Waterweg 3 8071 RR Nunspeet Nederland T +31(0)341-42 37 37 Ultimo Belgium bvba Mechelen Campus, Gebouw A Schaliënhoevedreef 20 2800 Mechelen, België T +32(0)15 44 41 44 Ultimo Software Solutions GmbH Steigerstraße 13 46537 Dinslaken Duitsland T +49(0)2064 828 47 54 Algemeen e-mail: sales@ultimo.com internet: www.ultimo.com 18 19
2015. Ultimo Software Solutions bv. Alle rechten voorbehouden. Ultimo is een geregistreerd merk van Ultimo Software Solutions bv. Andere gebruikte merken zijn (niet-)geregistreerde merken van de desbetreffende wettelijke eigenaren.