2 INKOOPFACTUREN D:\06-Inkoopfacturen.doc
2.1 INKOOPFACTUREN OPNEMEN IN DE BTW BOEKHOUDING Naargelang het gaat over facturen AVEVE of DERDEN ondergaan deze een verschillende afhandeling. Facturen AVEVE: Deze zullen veruit het grootst zijn in aantal en vragen van u de kleinste tussenkomst. AVEVE bezorgt u momenteel uw facturen op papier via de post, maar ook via de communicatie met de nodige info omtrent deze facturen, voor de opname in uw boekhouding. Wekelijks start u zeker Start communicatie in de module COMMUNICATIE en nadien de Start naverwerking, waarbij o.a. alle opgemaakte AVEVE-facturen in uw pakket terechtkomen. Wat moet u dan nog doen: Module INKOOP, Facturen Hier vindt u de binnengekomen AVEVE-facturen. U gaat nu overgaan tot een controle met de ontvangen facturen via de post. Op het veld Factuurnr. Leverancier klikken zodat de cursor daar staat, daarna op de verrekijker klikken: het factuurnummer van de originele factuur op papier intikken + <ENTER>. Wanneer u van een binnengekomen factuur via de communicatie geen originele factuur via de post ontvangen heeft, vraagt u een dubbel aan bij de AVEVE-dienst debiteuren. U gaat de originele factuur vergelijken met de gegevens op het scherm. Indien bij controle blijkt dat de voorgestelde grootboekrekening voor u niet de juiste is, dan kan u deze op het scherm nog wijzigen. Opgelet: de boekingsdatum bepaalt de boekhoudkundige verwerking. Indien nodig moet de boekingsdatum aangepast worden. Na de controle en eventuele aanpassingen gaat u de factuur boeken via de knop Boeken Boeken. Bij het boeken krijgt de factuur zijn definitieve nummer in de boekhouding. U ziet het nummer even op het scherm tijdens het boeken van de factuur. U kan het nummer ook vinden bij de geboekte facturen. Deze nummer die de factuur in krijgt, moet u vermelden op de originele factuur. AVEVE zal zeker zijn inspanningen nog opvoeren om alle info correct door te sturen, maar de opvolging hiervan berust wel in uw handen. 2-1
Facturen DERDEN: Sorteer deze facturen op datum, zodat u ze chronologisch kunt inbrengen. Inkoopfactuur opnemen in boekhouding: Inkoop INVULLEN KOP Klik in Nr. en druk <F3> en < > voor automatische nummering. Orderleveranciernr: U kan rechtstreeks het leveranciersnummer invullen. Kent u het nummer niet, klik dan op of <F6>. Klik in de kolom Naam en start het zoeken door de naam in te typen. Omschrijving: vrij in te geven. Wordt gebruikt bij afdruk dagboeken. Boekingsdatum: bepaalt de datum van de opname in boekhouding. Volgt normaal de datum van de PC, maar u kan deze aanpassen. Vb. datum PC = 01/03/02. Datum factuur leverancier is 28/02/02. De BTW-aangifte 02/02 is nog niet afgesloten! Dit document moet in deze aangifte nog opgenomen worden. Dus past u de boekingsdatum aan naar 28/02/02. Documentdatum: invullen met de datum van de factuur. Vervaldatum: wordt opgevuld met de standaard betalingsvoorwaarden van de leverancier, opgenomen in de leverancierfiche (tabblad Betaling). U kan deze datum aanpassen, naar vb. de exacte vervaldatum op de factuur. Factuurnr. Leverancier: geen verplicht veld, u kan hier factuurnummer van leverancier ingeven. Documentbedrag incl: invullen met het totaal bedrag van de factuur (BTW inbegrepen). BTW-bedrag document: invullen met het totaal bedrag van BTW op de factuur. Referentie: vrij te gebruiken. 2-2
INVULLEN REGELS In de tabel onderaan: Op klikken en grootboekrekening selecteren. Cursor gaat naar de kolom Zoek, klik op of <F6> en tik het nummer van de gewenste grootboekrekening in. Kolom B (BTW-productboekingsgroep): controleer of deze juist is en pas eventueel aan via. Kolom Aant (Aantal AVEVE): vul hier 1 in. Kolom Eenh (Eenheidscode AVEVE): dient u niets in te vullen. Kolom Directe (Directe Kostprijs): vul het bedrag exclusief BTW in. Zo nodig meerdere grootboekrekeningen inbrengen tot de factuur volledig is ingebracht. In dit scherm gaat u het gemakkelijkst naar het begin van een volgende lijn, door het drukken van <HOME>. Om naar een nieuwe lijn te gaan drukt u op de pijl naar beneden < >. Ter afwerking drukken op de knop Boeken Hier zijn twee mogelijkheden: 1. Boeken na de inbreng van iedere inkoopfactuur. Selecteer Boeken en bevestig Wilt u de Factuur boeken? met de knop JA 2. Boeken na het inbrengen van meerdere inkoopfacturen. Selecteer Batch-Boeken en bekijk het tabblad Opties. U kan eventueel invullen of aanpassen: Boekingsdatum: moet ingevuld worden indien de boekingsdatums op de facturen gewijzigd moeten worden. Boekingsdatum vervangen: aanvinken indien de boekingsdatums moeten vervangen worden. Documentdatum vervangen: aanvinken indien documentdatums moeten vervangen worden met de opgegeven boekingsdatum. Factuurkorting berekenen: aanvinken indien van toepassing. Naar het tabblad Inkoopfactuur gaan en indien wenselijk een filter aanmaken. Klik op de knop OK. 2-3
Voorbeeld 1: Aankoopfactuur voor levering planten, bestemd voor wederverkoop. Totaal bedrag factuur: 294,30 Bedrag exclusief BTW 277,64 BTW 6% 16,66 Ingave (via INKOOP Facturen) Ter afwerking blijft nu nog het boeken, zoals hogervermeld beschreven. 2-4
Voorbeeld 2: Aankoop postzegels ter waarde van 43,38 Ingave (via INKOOP Facturen) Ter afwerking blijft nu nog het boeken, zoals hogervermeld beschreven. 2-5
Voorbeeld 3: Inbreng van een onkostenfactuur, met een gedeelte privé gebruik. Vooraleer op de grootboekrekening 4160100 Privé-onkosten te boeken, kijken wij de parameters na op de kaart van deze rekening. Module FINANCIEEL Rekeningschema, vb 4160100 Privé-onkosten. De kaart van deze rekening opvragen via de knop Rekening Kaart of <SHIFT> + <F5>. Tabblad Algemeen: Nr: 4160100 Naam: Privé-onkosten Resultaten/balans: Balansrekening Debet/Credit: Debet Rekeningsoort: Rekening Direct boeken: aanvinken Tabblad Boekingsinfo: BTW-Soort: Inkoop Bedrijfsboekingsgroep: BINNENL Productboekingsgroep: 000 BTW-bedrijfsboekingsgroep: BE BTW-productboekingsgroep: P Tabblad rapportage: Wisselkoersherwaardering: geen 2-6
Hierna dan een voorbeeld van de inbreng van een inkoopfactuur met een gedeelte privé-onkosten: Factuur voor telefoonkosten: Factuurbedrag: inclusief BTW 60,00 goed & diensten 49,58 BTW 10,42 Beroepsgedeelte 90% en privé-gedeelte 10%. Beroep 9/10 Privé 01/10 Diensten 44,63 4,95 BTW 9,37 1,05 TOTAAL 54,00 6,00 Ingave gebeurt als volgt: 2-7
Voorbeeld 4: Ingave onkostennota; restaurantkosten met klant. Vb. 53,89 (BTW en dienst inbegrepen) Uitsplitsing onkostennota: Bedrag incl. BTW 53,89 Bedrag excl. BTW 44,54 BTW 9,35 Deze nota wordt bv. geboekt op representatiekosten 6104500. Nakijken boekingsinfo: Niet-aftrekbare BTW% = 100% Ter afwerking: boeken. 2-8
Voorbeeld 5: Aankoop van levering planten (zoals vb. 1), maar nu met gewaarborgde verpakking (terugstuurbaar) ten bedrage van 49,58. Samenstelling factuur: Totaal bedrag factuur: 343,88 Bedrag handelsgoederen 277,64 Bedrag gew. Verpakking 49,58 BTW 6% 16,66 Ingave (via INKOOP Facturen) Ter afwerking: boeken. 2-9
Voorbeeld 6: Onderhoud/herstelling personenwagen. Aankoop factuur: Garage De Roover Bedrag incl. BTW 299,95 Bedrag excl. BTW 247,89 BTW 21% 52,06 A) Voorbeeld: Personenwagen wordt 100% voor het beroep gebruikt. Ingave: Bijkomende info: 1) De BTW is maximum 50% aftrekbaar. 2) De boekhoudrekening, hier 6105100 Onderhoud-herstel personenwagens is ingesteld op 50% NA-BTW (=Boekingsinfo) 3) Door het inschakelen van het veld Niet-aftrekbare BTW-% = 50%, wordt de beroepshalve NA-BTW geboekt bij de onkostenrekening hier 6105100. Dit veld Niet-aftrekbare-BTW-% vindt u op de boekingsinfo. 2-10
B) Voorbeeld: Personenwagen wordt voor 80% beroepshalve gebruikt en 20% Privé. (zelfde factuur als voorbeeld 6a) Bijkomende info: 1) De BTW is maximum 50% aftrekbaar. 2) De boekhoudrekening, hier 6105100 Onderhoud-herstel personenwagens blijft ingesteld op 50% NA-BTW (=Boekingsinfo) 3) Als aftrekbare BTW wordt geboekt: 26,03 (max 50%) Beroepskosten 247,89-49,58 =198,31 + NA-BTW (26,03 10,41) = 213,93 Privé: 49,58 + BTW 10,41 = 59,99 2-11
2.2 INKOOPCREDITNOTA OPNEMEN IN DE BTW- BOEKHOUDING De aanbevelingen zoals neergeschreven voor de aankoopfacturen gelden eveneens voor de creditnota s. Creditnota s AVEVE: Naast de controle, met eventueel aanpassing, blijft uw tussenkomst beperkt tot boeken. U werkt wel in de module INKOOP Creditnota s. Creditnota s DERDEN: Ga naar module INKOOP Creditnota s. Creëer een nieuw document, zoals steeds, door het drukken van <F3>, gevolgd door <ENTER> of druk op < >. Wanneer de creditnota slaat op een oorspronkelijk factuur waarvan alle artikels of het grootste gedeelte worden gecrediteerd dan kan u een kopie maken van de facturen: Klik op de knop Functies en selecteer: Document kopiëren. Het tabblad Opties verschijnt en u vult verder aan: Documentsoort: Geboekte factuur selecteren via de knop Documentnr: Indien het factuurnummer gekend is, vult u het in en anders zoeken via. Orderleveranciersnummer: wordt automatisch ingevuld met het documentnummer. Ordernaam: Volgt ook automatisch het documentnummer. Inclusief kop: aanvinken Regels opnieuw berekenen: Twee mogelijkheden: 1) Aangevinkt : alle artikels worden overgenomen maar het aantal = 0 en de prijzen worden opnieuw opgehaald. 2) Blanco: Alle artikels van de factuur worden overgenomen, inclusief het aantal. Klik op de knop OK. De creditnota wordt voorgesteld. In de kop blijft nog aan te vullen: Creditnota s leverancier Documentbedrag incl = totaalbedrag creditnota BTW-bedrag document = eventueel totaal bedrag BTW. Referentie: eventueel invullen Afsluiten met de knop Boeken, Boeken Wilt u creditnota boeken? beantwoorden met JA 2-12
2.3 NIEUWE LEVERANCIER AANMAKEN Inkoop Klik in Nr. en druk <F3> of klik op de knop Invoegen in de werkbalk Vul nummer in met vb. de 4 of 5 laatste cijfers van het BTW-nummer of druk <ENTER> voor automatische nummering (eerste mogelijkheid geniet de voorkeur). Let wel: nummer moet uniek zijn. In te vullen velden: Naam & eventueel Naam 2 Adres: straat + huisnummer en busnummer Postcode/Plaats: alle Belgische gemeenten / steden zijn aanwezig U kan dus rechtstreeks de postcode intypen en de plaats wordt eveneens ingevuld. Zijn er plaatsen met dezelfde postcode, dan krijgt u een lijst op het scherm waaruit u een keuze moet maken. Kent u de postcode niet, klik dan op of <F6>. Klik in de kolom Plaats en start het zoeken door de gemeentenaam te typen. Druk 2 x op <ENTER> of 1 x op de knop OK om de gemeente te selecteren Denk aan uw zoekfilter, om vlot te werken. Land: enkel invullen voor een buitenlander. Telefoon: best via een vaste structuur vb. 016/24.26.87 Tabblad Communicatie: In te vullen velden (eventueel): Telefoon Telefax GSM nummer E-mail adres Webpagina 2-13
Tabblad Facturering: Verplicht in te vullen velden: Bedrijfsboekingsgroep: BINNENL, EU of EXPORT BTW-bedrijfsboekingsgroep: BE, EU of MC Leveranciersboekingsgroep: LEVERANC Andere velden: Leveringsvoorwaarden: meestal niet van toepassing bij zaakvoerders Betalen aan: niet van toepassing Reserveren: niet van toepassing Kostenplaats: niet van toepassing Kostendrager: niet van toepassing Factuurkortingscode: wordt automatisch ingevuld 2-14
Tabblad Betaling: Eventueel in te vullen velden: Vereffeningsmethode: laat u op Manueel staan Betalingvoorwaarden:(zeker invullen indien financiële opvolging vb. 8d, 30d) Een overzicht van de bestaande betalingsvoorwaarden krijgt u door op of <F6> te drukken. Aandacht: 1M= werkelijke dagen vb. 31d, 30d, 28d Betalingsvoorstel: laat u aangevinkt staan Voorkeur Bankrekening: vooraf de bankrekening van de leverancier inbrengen. (zie volgende pagina) Tabblad Buitenlandse handel: In te vullen velden: Valutacode: alleen te gebruiken, indien u facturen aanmaakt in een andere valuta dan BEF Taal: blanco laten indien Nederlands BTW-nummer: BE.. 2-15
Inbrengen Voorkeur Bankrekening bij leverancier. Vooraleer u deze kunt opnemen in de leveranciersfiche, dient u het (de) bankrekeningnummer(s) van de leverancier in te brengen. Klik hiervoor op de knop Leveranciers en kies Bankrekeningen. Druk <F3> of klik op de knop invoegen in de werkbalk om een nieuwe code aan te maken. In de vullen velden: Code: afkorting intypen, die u wenst te gebruiken voor deze leverancier vb. BANK739 of KBC Deze code wordt dan ingebracht in de Voorkeur Bankrekening op de leveranciersfiche. Naam, Adres, Adres2 Postcode/Plaats: een postcode zoekt u via de naam met of <F6>. Land: blanco laten indien België Bankrekeningnr: invullen met het bankrekeningnummer van uw leverancier. Tabblad Communicatie: In te vullen velden: Telefoon Telefax E-mail Webpagina 2-16