Excel Intermediair Item: 1202 Versies: 2010/2013 The whole art of teaching is only the art of awakening the natural curiosity. bit by bit bvba Franklin Rooseveltplaats 12 2060 Antwerpen T. +32 (0)3/232 51 12 F. +32 (0)3/233 58 84 E. info@bitbybit.be I. http://www.bitbybit.be Copyright bit by bit bvba (Anatole France) Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave of delen ervan mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevens bestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige andere manier, zonder schriftelijke toestemming van de uitgever en auteur, bit by bit bvba, Franklin Rooseveltplaats 12, 2060 Antwerpen juli 2013
Deze handleiding is bestemd voor de versies 2010 en 2013. De nieuwe of gewijzigde onderdelen in versie 2013 worden aangeduid in de kantlijn. Ook voor gebruikers van versie 2007 is deze handleiding bruikbaar; zij dienen in plaats van de Backstage-weergave de Officeknop te gebruiken.
Inhoud Excel Intermediair Hoofdstuk I. Extra schermmogelijkheden... 1 Omschrijving... 1 Inhoud... 1 1. Werkmappen en werkbladen... 2 Omschrijving... 2 Bladnamen wijzigen... 2 Werkbladen groeperen... 2 Groeperen opheffen... 2 Navigeren tussen de bladen... 3 Nieuw werkblad... 3 Werkbladen verwijderen... 3 Werkbladen verplaatsen of kopiëren... 3 Tabbladen kleuren... 3 Standaard aantal werkbladen... 4 2. Celnamen... 5 Doel... 5 Groep Gedefinieerde namen... 5 Namen beheren... 5 Naam geven via het naamvak... 5 Namen geven via het lint... 6 Namen in formules... 6 Functietoets F3... 6 3. Werken met vensters... 7 De groep Venster (Window)... 7 Soorten vensters... 7 De geopende vensters schikken... 8 Vensters tijdelijk verbergen... 8 Een venster splitsen in deelvensters... 8 Titels blokkeren... 9 Werkbladen vergelijken... 9 Schakelen tussen vensters... 9
Excel Intermediair 4. Opmerkingen... 10 Algemeen... 10 De belangrijkste handelingen met opmerkingen... 10 Afdrukken van opmerkingen... 11 Gebruikersnaam wijzigen... 11 5. Schermweergave... 12 Algemeen... 12 Het lint beeld... 12 Rijen of kolommen verbergen... 12 Aangepaste weergaven (Custom views... 13 De weergave opties... 13 De weergave opties (vervolg)... 14 6. Het lint aanpassen... 15 Algemeen... 15 Werkwijze... 15 Hoofdstuk II. Aanvullende technieken... 16 Algemeen... 16 Overzicht... 16 1. Zoeken en vervangen... 17 Algemeen... 17 Zoeken... 17 Vervangen... 18 Speciale zoekacties... 18 2. Werkmap of blad beveiligen... 19 Algemeen... 19 Beveiligen tegen openen en wijzigen... 19 Beveiligen werkmap-structuur... 20 Beveiligen op celniveau... 21 TABTOETS... 21 3. Valideren... 22 Algemeen... 22 Instellingen (Settings)... 22 Invoerbericht (Input Message)... 22 Foutmelding (Error Alert)... 22
Excel Intermediair 4. Werkmappen maken op basis van een sjabloon... 23 Omschrijving... 23 Werkwijze... 23 Eigen sjablonen... 23 Werkblad sjablonen... 24 5. Bestanden delen... 25 Algemeen... 25 Een bestand delen... 25 Geavanceerde instellingen... 25 Wijzigingen bijhouden... 26 Wijzigingen accepteren of negeren... 26 6. Koppelingen tussen werkbladen en mappen... 27 Algemeen... 27 Koppeling met ander werkblad... 27 Koppeling met andere werkmap... 27 Koppelen via Koppeling plakken... 27 Koppelingen beheren... 28 Opmerking... 28 7. Hyperlinks... 29 Algemeen... 29 Hyperlink invoegen... 29 Koppeling naar bestand of webpagina... 29 Plaats in dit document... 29 Hoofdstuk III. Opmaaktechnieken... 30 Doel... 30 Inhoud... 30 1. Celstijlen... 31 Omschrijving... 31 Hoe gebruiken... 31 Celstijl aanmaken... 31 2. Getalformaten aanmaken... 32 Definitie... 32 Eigen getal formaten... 32
Excel Intermediair 3. Voorwaardelijke opmaak... 33 Voorwaardelijke opmaak... 33 Voorwaardelijke opmaak met een formule... 33 Markerings-regels voor cellen, groter dan... 34 Gegevens-balken... 34 Kleurenschalen... 34 Pictogramseries... 35 Hoofdstuk IV. Functies en formules... 36 Omschrijving... 36 Overzicht... 36 1. Overzicht van de functies... 37 Functiegroepen... 37 Opbouw van een functie... 37 De knop Functie invoegen... 38 Functies zelf intypen... 38 2. Eenvoudige functies... 39 De knop automatische som... 39 Overzicht... 39 Vak Automatisch berekenen... 39 3. Formules controleren... 40 Groep Formule controleren... 40 Controlepijlen... 40 Formules weergeven... 40 Foutcontrole... 40 Formule evalueren... 41 Venster Controle... 41 4. De logische functie als() (If)... 42 Omschrijving... 42 Voorbeeld 1... 42 Voorbeeld 2... 42 Voorbeeld 3... 42 Voorbeeld 4... 42 Voorbeeld 5... 42
Excel Intermediair 5. Opzoekfunctie Vert.zoeken() (Vlookup)... 43 Omschrijving... 43 Zoeken bij schaalverdeling... 43 Zoeken naar exacte waarde... 43 6. Aantal.als() (Countif) en Som.als() (Sumif)... 44 Beschrijving... 44 Voorbeeld... 44 AANTAL.ALS (COUNTIF)... 44 SOM.ALS (SUMIF)... 44 Hoofdstuk V. Werken met databanken... 45 Omschrijving... 45 Wat is een databank?... 45 Structuur van een databank... 45 Overzicht... 45 1. Tabellen... 46 Omschrijving... 46 Tabel maken... 46 Bijhorend lint... 46 Opties voor tabelstijlen... 47 Voordelen van tabellen... 47 Converteren naar bereik... 47 Wat indien de tabelopmaak niet werkt?... 48 Dubbele waarden verwijderen... 48 2. Records sorteren... 49 Algemeen... 49 Sorteerknoppen... 49 Aangepast sorteren... 49 3. Records filteren... 50 Doelstelling... 50 De filters activeren... 50 De eenvoudige filter... 50 De specifieke filters... 50 De aangepaste filter... 50 Top 10... 51 Filter op kleur... 51
Excel Intermediair De filters wissen... 51 Zoekvak... 51 Filters blijven beschikbaar bij scrollen... 51 Slicers in versie 2013... 51 4. Subtotalen... 52 Algemene omschrijving... 52 Werkwijze... 52 5. Overzichten... 53 Doel... 53 Automatisch genereren... 53 Manueel genereren... 53 Details weergeven of verbergen... 53 6. Draaitabellen... 54 Wat is een draaitabel?... 54 De onderdelen van een draaitabel... 54 Een draaitabel maken... 54 Een draaitabel maken... 55 (vervolg)... 55 De draaitabel linten... 56 Enkele belangrijke opdrachten... 56 Draaigrafieken... 57 Aanbevolen draaitabellen... 57 Hoofdstuk VI. Grafieken... 58 Omschrijving... 58 Overzicht... 58 1. Een grafiek maken... 59 Algemeen... 59 Werkwijze... 59 Grafiek verplaatsen... 59 Grafiek vergroten of verkleinen... 59 Bijkomende linten... 59 2. Grafiek aanpassen... 60 Het lint Ontwerpen (Design)... 60 Ander grafiektype (Change Chart Type)... 60 Rijen en kolommen omdraaien... 61
Excel Intermediair Gegevensbron selecteren... 61 Grafiekstijlen... 62 Grafiek verplaatsen (Move Chart)... 62 Het lint indeling (layout) in 2010... 63 Groep huidige selectie (Current Selection)... 63 Het lint indeling (Format) in 2013... 64 Het lint Opmaak (Format) (2010)... 65 De groep Vormstijlen (Shape Styles)... 65 De groep grootte (Size)... 65 Snelmenu& dubbelklik... 65 3 Grafiekknoppen in versie 2013... 65 3. De belangrijkste grafiektypes... 66 Algemeen... 66 Kolomgrafiek (Column)... 66 Staafgrafiek (Bar)... 66 Lijngrafiek (Line)... 66 Cirkelgrafiek (Pie)... 66 Spreidings-grafiek (scatter)... 66 Vlakgrafiek (Area)... 67 4. Sparklines... 68 Definitie... 68 Sparklines lint... 68 Hoe maakt men sparklines?... 68 Hoofdstuk VII. Grafische objecten... 69 Omschrijving... 69 Overzicht... 69 1. Afbeeldingen... 70 De knop Afbeelding (Picture)... 70 Het lint Opmaak (Format)... 70 De groep Aanpassen (Adjust)... 70 De groep Afbeelding-stijlen... 70 (Picture Styles)... 70 De groep Schikken (Arrange)... 71
Excel Intermediair 2. Illustraties... 72 Illustraties in versie 2010... 72 Illustraties in versie 2013... 72 3. Vormen... 73 Algemeen... 73 Overzicht... 73 Werkwijze... 73 4. SmartArt... 74 Omschrijving... 74 Overzicht... 74 Voorbeeld organigram... 74 Hoofdstuk VIII. Aanvullende tips en tricks... 75 Omschrijving... 75 Inhoud... 75 1. De statusbalk... 76 Vaste decimaal... 76 Eenvoudige functies... 76 Selecties met behulp van F8... 76 2. Selecteren... 77 Snel selecteren met CTRL... 77 Selecteren van een kolom of rij tijdens de opbouw van een functie... 77 Functietoets F5, Speciaal... 77 Het huidig gebied selecteren... 78 Verplaatsen van de actieve cel... 78 Automatische selecties met de muis... 78 3. Automatische teksten... 79 Eigen gemaakte tekstreeksen... 79 Automatisch aanvullen... 79 Autocorrectie... 79 4. Kopiëren en plakken... 80 Dubbelklik op de vulgreep... 80 Plakken speciaal (Paste Special)... 80 Kopiëren met koppeling... 81 Opmaak kopiëren... 81
Excel Intermediair 5. Varia... 82 Handige trucjes met CTRL... 82 Meerdere regels in een cel... 82 Speciale sleeptechnieken... 82 Tekstformules met &... 82 F4 = herhaal... 82 6. Nieuw in versie 2013... 83 Directe gegevens-analyse... 83 Snel aanvullen... 83
Excel Intermediair
Excel intermediair Extra schermmogelijkheden Hoofdstuk I. Extra schermmogelijkheden Omschrijving Naast de reeds aangehaalde hulpmiddelen die vanaf het scherm te gebruiken zijn beschikt Excel nog over een hele reeks aanvullende mogelijkheden om de weergave van informatie te verbeteren Inhoud Volgende onderwerpen komen in dit hoofdstuk aan bod: Onderwerp Pagina Werkmappen en werkbladen 2 Celnamen 5 Werken met vensters 7 Opmerkingen 10 Schermweergave 12 Het lint aanpassen 15 bit by bit Pagina 1
1. Werkmappen en werkbladen Excel intermediair Extra schermmogelijkheden Omschrijving Elk bestand in Excel is een Werkmap (Workbook): een groep van meerdere werkbladen die van 2 verschillende soorten kunnen zijn: rekenbladen of grafiekbladen. Om van het ene naar het andere werkblad te gaan volstaat het op de betreffende tab te klikken. De tab van het actieve blad wordt altijd vet weergegeven. Bladnamen wijzigen Standaard bestaat een werkmap uit 3 werkbladen met als standaardnaam Blad1 (Sheet1) tot en met Blad3 (Sheet3). De naam van het werkblad is te zien onderaan op de tabs. Om de naam van een werkblad te wijzigen volstaat het om op de oude naam te dubbelklikken, de nieuwe naam in te typen en deze te bevestigen door Enter. Werkbladen groeperen Werkbladen kunnen samen geselecteerd worden zodat bepaalde handelingen op meerdere bladen tezelfdertijd kunnen uitgevoerd worden. Het groeperen gebeurt als volgt: Stap Handeling 1 Klik op het eerste werkblad van de in te stellen groep. 2 Houd de Shifttoets of de Ctrl-toets ingedrukt. De Shifttoets zal een aaneengesloten groep van werkbladen selecteren; de ctrl-toets groepeert enkel de aangeklikte werkbladen. 3 Shifttoets: klik op het andere uiteinde van de in te stellen groep. Ctrltoets: selecteer de in de groep op te nemen werkbladen. 4 De tabs van de geselecteerde bladen worden allen wit weergegeven. In de titelbalk verschijnt de melding [Groep] ([Group]). 5 Voer de handelingen uit die voor de hele groep geldig moeten zijn. Groeperen opheffen De selectie van een groep wordt ongedaan gemaakt door te klikken op een blad dat niet tot de groep behoort of door het snelmenu van de tabs op te roepen en er te kiezen voor Groepering bladen opheffen (Ungroup sheets). Vervolg op volgende pagina bit by bit Pagina 2
Werkmappen en werkbladen (vervolg) Excel intermediair Extra schermmogelijkheden Navigeren tussen de bladen Om een ander werkblad te activeren volstaat het meestal om op de betreffende tab te klikken. Is de tab niet zichtbaar dan kan gebruik gemaakt worden van de Tabschuifknoppen die zich bevinden links van de tabs. De functie van de 4 toetsen is achtereenvolgens: naar eerste blad, naar vorig blad, naar volgend blad, naar laatste blad. De bladen worden hierdoor niet geactiveerd; de tabs ervan worden enkel zichtbaar. Om een lijst te ontvangen met alle werkbladen klik je met de rechtermuisknop op één van de pijltjes die bedoeld zijn om de bladen te verschuiven. Nieuw werkblad Er kunnen maximaal 255 bladen ingevoegd worden. Het invoegen van een nieuw werkblad kan op 3 manieren gebeuren: Gewijzigd 2013 Via de knop Werkblad Invoegen (Insert Worksheet) die zich achter het laatste werkblad bevindt. (2013) of (2010) Sneltoets: Shift-F11(voegt een blad in voor het actieve blad) Via het snelmenu van de tab van het blad waarvoor het nieuwe blad moet ingevoegd worden: Invoegen (Insert). Werkbladen verwijderen De snelste manier om werkbladen te verwijderen is als volgt: Selecteer de te verwijderen werkbladen (eventueel als groep). Activeer het snelmenu van de tab; kies voor Verwijderen (Delete). Na bevestiging worden de geselecteerde werkbladen permanent verwijderd. Werkbladen verplaatsen of kopiëren Het verplaatsen of kopiëren van werkbladen kan op 2 manieren: Door de tab van het te verplaatsen werkblad te verslepen. Met ingedrukte Ctrl-toets wordt het werkblad gekopieerd. Via het snelmenu van de werkbladtab: Verplaatsen of kopiëren (Move or Copy). Bijkomend voordeel is dat via deze weg ook een verplaatsing of kopie naar een andere geopende werkmap mogelijk is Tabbladen kleuren We kunnen het tabblad een achtergrondkleur geven: Klik met de rechtermuisknop op de tab en kies Tabkleur (Tab Color), kies vervolgens de gewenste kleur. Vervolg op volgende pagina bit by bit Pagina 3
Excel intermediair Extra schermmogelijkheden Werkmappen en werkbladen (vervolg) Standaard aantal werkbladen Standaard bestaat een Excelbestand uit 3 werkbladen. Dit aantal kan uitgebreid worden door het tussenvoegen van werkbladen (zie voorheen). Het standaard aantal bladen kan ook gewijzigd worden op de volgende manier: Kies de knop (file), Opties (Options), Algemeen (General): Aantal op te nemen bladen (include this many sheets) Indien je dit aantal wijzigt zal bij het openen van nieuwe werkmappen het aantal werkbladen aangepast zijn. bit by bit Pagina 4
2. Celnamen Excel intermediair Extra schermmogelijkheden Doel Aan cellen of celbereiken kunnen namen gegeven worden. Dit is handig om deze cellen snel te kunnen selecteren of om ze te gebruiken in formules. Groep Gedefinieerde namen In het lint Formules (Formulas) bevindt zich de groep Gedefinieerde namen (Defined names). Deze groep toont de belangrijkste wegen om met celnamen te werken. NL EN Namen beheren Het beheer menu ziet er uit als volgt: NL EN Er wordt een overzicht geboden van de bestaande namen. Men kan met de knop bewerken (edit) bestaande namen wijzigen. Men kan met de knop verwijderen (delete) namen verwijderen. Men kan ook een filter plaatsen op de namenlijst. Naam geven via het naamvak Links van de formulebalk (Formula Bar) bevindt zich het naamvak (Name Box). Dit naamvak kan dienen als snelle manier om namen te bepalen: Selecteer een gebied Type in het naamvak een naam en [enter], namen mogen geen spaties bevatten. Als je op het pijltje klikt naast het naamvak dan krijg je de actieve namen te zien. Als je op een naam klikt dan wordt de bijhorende selectie geselecteerd. Vervolg op volgende pagina bit by bit Pagina 5
Excel intermediair Extra schermmogelijkheden Celnamen (vervolg) Namen geven via het lint Nieuwe namen maken kan via de knop Nieuw (New) van het bovenstaande venster: NL EN Naast het geven van een naam en de juiste verwijzing is het belangrijk te kiezen voor het gewenste bereik (range): moet de naam beschikbaar zijn voor de hele werkmap (workbook) of voor 1 specifiek werkblad. Namen in formules In sommige gevallen verdient het aanbeveling om binnen formules celnamen te gebruiken: Indien aan de cel D5 de naam rente gegeven werd en aan de cel C5 de naam kapitaal dan zal de formule = C5*D5 geschreven kunnen worden als =rente*kapitaal. Indien je een formule met namen kopieert dan worden de namen behouden; ze vormen dus tevens een alternatief voor het gebruik van absolute cellen (cellen met $). Indien specifieke gebieden gebruikt worden als argument binnen functies dan kan je ook de naam gebruiken in plaats van het klassieke bereik (zoals D5:E8). Functietoets F3 Bij de opbouw van formules of functies kan je de namen halen via de knop Gebruiken in formule (Use in formula) of met behulp van de functietoets F3. bit by bit Pagina 6
3. Werken met vensters Excel intermediair Extra schermmogelijkheden De groep Venster (Window) De groep Venster (Window) in het lint Beeld (View) biedt een aantal interessante mogelijkheden om met en binnen vensters te werken. NL EN Soorten vensters Er zijn 2 soorten vensters: 1) Vensters in het actieve document Een nieuw venster binnen een document wordt geopend via de knop Nieuw venster ( New Window). Het aantal te openen vensters wordt enkel beperkt door het beschikbare geheugen. De naam van het venster is de naam van de werkmap gevolgd door :n met hier n= het volgnummer van de vensters. Dergelijke vensters worden beschouwd als kopieën van het oorspronkelijk werkblad en zijn dus geen aparte werkbladen. VOORBEELD: Map3:2 is het tweede venster van werkmap 3. 2) Vensters voor een andere werkmap Een venster voor een andere werkmap wordt geopend door het creëren van een nieuw bestand of het openen van een bestaand bestand. De naam van een nieuw bestand is voorlopig MAPn (BOOKn) waarbij n de nummering is van de nieuwe werkmap. Vervolg op volgende pagina bit by bit Pagina 7
Excel intermediair Extra schermmogelijkheden Werken met vensters (vervolg) De geopende vensters schikken Via de knop Alle vensters (Arrange All) worden alle geopende vensters naast elkaar afgebeeld op het scherm. De schikking van de vensters kan nu zelf bepaald worden. Er kan ook voor gekozen worden dat alleen de vensters van het actieve document vertoond worden. NL EN Vensters tijdelijk verbergen Met de knop Verbergen (Hide) kunnen vensters (tijdelijk) verborgen worden. De knop Zichtbaar maken (Unhide) maakt verborgen vensters weer zichtbaar. Een venster splitsen in deelvensters Elk venster kan op zijn beurt nog opgesplitst worden in deelvensters (panes). Werken met deelvensters biedt de mogelijkheid ver uit elkaar liggende zones toch tezelfdertijd op het scherm te zien. Deze opsplitsing kan horizontaal, verticaal of volgens beide richtingen gebeuren. Werkwijze: Stap Handeling 1 Selecteer een cel die als referentie voor de splitsing moet dienen. 2 Klik op de knop Splitsen (Split). 3 De splitsingsstaven worden gesitueerd ter hoogte van de geselecteerde cel. De splitsingsstaven kunnen met de muis versleept worden. OPMERKING: Met de muis kan je werken met de (kleine zwarte) splitsingsstaven die zich respectievelijk rechts van de onderste schuifbalk en bovenaan de verticale schuifbalk bevinden. OPMERKING: Om van deelvenster naar deelvenster te springen kan je gebruik maken van F6 of kan je gewoon op het gewenste venster klikken. Vervolg op volgende pagina bit by bit Pagina 8
Excel intermediair Extra schermmogelijkheden Werken met vensters (vervolg) Titels blokkeren Als je in grote tabellen werkt dan verdwijnen de kolom- en/of rijtitels als je je door de tabel verplaatst. Onder de knop Blokkeren (Freeze) bevinden zich 3 mogelijkheden om gebieden op het scherm te blokkeren: 1) Titels blokkeren (Freeze panes) blokkeert alle cellen boven en rechts van de huidige selectie 2) Eerste rij blokkeren (Freeze Top Row): houdt enkel de eerste rij geblokkeerd. 3) Eerste kolom blokkeren (Freeze First Column): enkel de eerste kolom OPMERKING: indien je met tabellen (opgemaakt als tabel, zie verder) werkt en je schuift naar beneden dan zullen de titels van de tabel in de plaats van de kolomkoppen komen. Werkbladen vergelijken Om werkbladen zij aan zij te vergelijken bevinden zich in het midden van de groep Venster (Window) enkele knopjes om 2 vensters met mekaar al dan niet synchroon te vergelijken. NL EN Schakelen tussen vensters Als je een overzicht wil van alle geopende vensters dan moet je gebruik maken van de knop Ander Venster (Switch Windows). Hierbinnen kan je klikken op het gewenste venster om het te activeren. Voor gebruikers die vaak met verschillende bestanden werken kan je deze knop best ook in de WST (QAT) plaatsen. Met CTRL+F6 kan je schakelen tussen de geopende vensters. bit by bit Pagina 9
4. Opmerkingen Excel intermediair Extra schermmogelijkheden Algemeen Aan een cel kunnen opmerkingen toegevoegd worden. Deze worden standaard niet mee afgedrukt, maar leveren aanvullende informatie bij een cel. De groep Opmerkingen (Comments) in het lint Controleren (Review) geeft toegang tot de verschillende mogelijkheden om met opmerkingen te werken. Elke cel met een opmerking vertoont een rood driehoekje in de rechter bovenhoek. NL EN De belangrijkste handelingen met opmerkingen De belangrijkste handelingen via deze weg zijn: Knop Nieuwe opmerking (New Comment) Verwijderen (Delete) Opmerking weergeven /verbergen (Show/Hide comment) Alle opmerkingen weergeven (Show all comments) Functie Voegt bij de actieve cel een opmerking in. Als de actieve cel al een opmerking bezit kan je deze opmerking bewerken (Edit). De opmerking voorziet de naam van de gebruiker. Verwijder de opmerking uit de actieve cel Schakelen tussen het permanent weergeven van de opmerking van de actieve cel en het verbergen ervan. Schakelen tussen het permanent weergeven van de opmerkingen van alle cellen en het verbergen ervan. Vervolg op volgende pagina bit by bit Pagina 10
2. Selecteren Excel intermediair Aanvullende tips en tricks Snel selecteren met CTRL Een alternatief voor de eindemodus (End-knop gevolgd door pijl) vormt de toetsencombinatie CTRL+ pijl. Hiermee verspringt de celwijzer naar de uiterste rand van de reeks gevulde cellen. Als je hierbij tezelfdertijd de Shift ingedrukt houdt dan zal het gebied geselecteerd worden. Wil je dus een gevulde tabel selecteren ga je als volgt te werk: Selecteer de eerste cel van een tabel CTRL + Shift, pijl naar beneden, pijl naar rechts Selecteren van een kolom of rij tijdens de opbouw van een functie Tijdens het opbouwen van een formule moet er vaak een totaal gemaakt worden van een rij of kolom. Plaats de cursor in de eerste cel en kies Ctrl + Shift toets en het pijltje naar onder of rechts (naargelang het een rij of kolom is). De kolom of rij zal worden geselecteerd. Functietoets F5, Speciaal Via de functietoets F5 en vervolgens de knop Speciaal(Special) kom je in een apart dialoogvenster waarmee je snel specifieke selecties kan uitvoeren. Dezelfde mogelijk ziet men onder het lint Start (Home) onder de knop Zoeken en selecteren (Find & Select). Als je 1 cel selecteert dan geldt de selectie voor het hele blad, maak je een grotere selectie dan geldt de speciale selectie enkel binnen dat gebied. Voorbeelden: NL Selecteer alleen de cellen met formules Selecteer de laatste cel (alternatief: CTRL-End) Selecteer cellen waarvoor een voorwaardelijke opmaak is ingesteld Selecteer alleen de zichtbare cellen EN Vervolg op volgende pagina bit by bit Pagina 77
Excel intermediair Aanvullende tips en tricks Selecteren (vervolg) Het huidig gebied selecteren Een andere interessante mogelijkheid in F5, in de optie Speciaal is Huidig gebied (Current region). Dit selecteert het volledige gebied rondom de actieve cel begrensd door minstens 1 lege rij- of kolomzone langs de 4 zijden. Voor deze selectie bestaat een toetsenbordalternatief: Ctrl * of Ctrl-a. Tussen beide schuilt een verschil indien je in tabellen werkt: bij Ctrl-a worden de titels niet mee geselecteerd, bij Ctrl * wel. Verplaatsen van de actieve cel Het gebruik van de pijltjes maakt de selectie van een bereik ongedaan; verplaatsingen van de actieve cel binnen een geselecteerd bereik gebeuren als volgt: neerwaarts: ENTER rechts: TAB opwaarts: SHIFT + ENTER links: SHIFT + TAB Automatische selecties met de muis Wil je liever selecteren met behulp van de muis dan kan je een tabel aaneensluitende cellen ook automatisch selecteren als volgt: Ga in de linkerbovencel staan. Houd de Shifttoets ingedrukt. Dubbelklik op de rechterrand van de selectie (muiswijzer als pijl): de cellen van de eerste tabelrij worden geselecteerd; dubbelklik op de onderrand en de gehele tabel wordt geselecteerd. bit by bit Pagina 78
3. Automatische teksten Excel intermediair Aanvullende tips en tricks Eigen gemaakte tekstreeksen Je kunt naast de bestaande reeksen van maanden en weekdagen eigen reeksen aanmaken die je met de vulgreep eenvoudig kan oproepen door het intikken van één van de namen. Hiervoor ga je als volgt te werk: Stap 1 Handeling Kies voor (file), Excel Opties, Geavanceerd, Aangepaste lijsten bewerken (Excel Options, Advanced, Edit Custom Lists). 2 Kies in de eerste kolom voor Nieuwe lijst (New List) en typ in Gegevens in lijst (List Entries) de onderdelen van de gewenste reeks onder elkaar; je kunt ook een lijst overnemen die al in het werkblad staat via de optie importeren (Import). Automatisch aanvullen Als je binnen een kolom reeds ingevoerde gegevens opnieuw invult dan zal Excel je automatisch na het intypen van de eerste letter(s) het volledige woord geven. VOORBEELD: Antwerpen Gent Brussel Wanneer je in de volgende cel de a intypt zal Excel automatisch Antwerpen voorstellen. TIP: zijn er meerdere met dezelfde beginletter dan gebruik je best ALT + pijltje naar beneden om uit een lijst met unieke waarden te kunnen kiezen. Je moet daarvoor in de eerstvolgende lege cel staan. Autocorrectie Excel ondersteunt Autocorrectie zoals in Word. Elke aanpassing van de autocorrectielijsten via de Excelopties, Controle, Autocorrectie-opties(Excel Options, Proofing, Autocorrect Options) zal ook in Word geldig zijn en omgekeerd. TIP: voorzie veelgebruikte teksten van een afkorting zodat je die veel sneller kan invoeren (zoals in dit voorbeeld: intypen van bbb zal automatisch de tekst bit by bit leveren). Het schermvoorbeeld geeft het bijbehorende scherm uit de Nederlandstalige versie 2010. bit by bit Pagina 79
4. Kopiëren en plakken Excel intermediair Aanvullende tips en tricks Dubbelklik op de vulgreep Een dubbelklik op de vulgreep (Fill handle) zorgt voor een selectie van de cellen zo ver als het bereik loopt in de aangrenzende kolom. Op voorwaarde dat de kolom links ervan gevuld staat is dit de snelste kopieermogelijkheid. Plakken speciaal (Paste Special) De opdracht Plakken Speciaal (Paste Special) vormt een aanvulling op de opdracht Plakken (Paste). Men kan specifiek bepalen wat moet mee gekopieerd worden en wat niet. De opdracht Plakken Speciaal (Paste Special) is enkel na de opdracht Kopiëren (Copy) te gebruiken. NL (2010) EN (2013) Vele onderdelen van deze opdracht hebben een aparte opdracht onder de knop Plakken (Paste) van het lint Start (Home). Mogelijkheden: Formules (Formulas): de formule wordt geplakt in absolute verwijzing. Waarden (Values): enkel het resultaat, de formule verdwijnt! Transponeren (Transpose): deze optie laat toe kolommen om te zetten in rijen en omgekeerd. Zoals uit de lijst blijkt kan je de gekopieerde gegevens ook als afbeelding plakken (Paste as Picture). Het volledige dialoogvenster geeft ook aan dat je tijdens het kopiëren van waarden en het plakken op andere waarden een bewerking zoals optellen of vermenigvuldigen kan uitvoeren. Vervolg op volgende pagina bit by bit Pagina 80
Kopiëren en plakken(vervolg) Excel intermediair Aanvullende tips en tricks Kopiëren met koppeling Het is soms nuttig tijdens het kopiëren een permanente koppeling te kunnen leggen zodat als de broncel gewijzigd wordt, de doelcel ook gewijzigd wordt. Dit doe je als volgt: Stap Handeling 1 Selecteer de broncel(len). 2 Kopieer de geselecteerde cellen. 3 Selecteer de doelcel(len). 4 Kies voor Plakken, Koppeling plakken(paste, Paste link). 5 Achter de geplakte cellen zitten nu formules die een koppeling weergeven met de broncellen. Opmaak kopiëren In het lint Start (Home) bevindt zich een knop met de weergave van een dikke verfborstel: Opmaak kopiëren/plakken (Format Painter) die bedoeld is om de opmaak van de ene cel naar de andere te kopiëren. (2010) of (EN 2013) Selecteer een cel met de gewenste opmaak. Klik op de verfborstel. Selecteer het gebied waar de opmaak moet op toegepast worden. Als je dubbelklikt op de verfborstel dan kan je meerdere gebieden als doel selecteren; terug klikken op de borstel schakelt de borstel uit. bit by bit Pagina 81
5. Varia Excel intermediair Aanvullende tips en tricks Handige trucjes met CTRL Er zijn een hele reeks sneltoetsen ter beschikking. Enkele handige sneltoetsen met de Ctrl-toets zijn: Ctrl Ctrl d Ctrl : Ctrl ; kopieert de inhoud van de cel erboven naar de huidige cel. Je moet nog enteren om de inhoud in te voeren. kopieert de inhoud én de opmaak van de cel erboven direct naar de huidige cel. geeft de huidige tijd als vaste waarde. geeft de huidige datum als vaste waarde. Als je niet wil dat de celwijzer zich verplaatst als je entert dan kan je CTRL+enter gebruiken: de celwijzer blijft ter plaatse. Meerdere regels in een cel Om de leesbaarheid van celinhoud of formules te verbeteren kunnen bij de invoer ervan harde returns ingegeven worden. Een harde return wordt bekomen door Alt+Enter. De celinhoud of formule zal dan uit meerdere regels bestaan. Speciale sleeptechnieken Je kunt het verslepen van een selectie combineren met Ctrl, Shift of Alt; de gevolgen ervan zie je in onderstaande tabel (rand vastnemen waarbij witte pijl zichtbaar is): Als je een selectie versleept met ingedrukte Ctrl Shift Alt dan Je kunt de 3 toetsen met elkaar combineren. wordt de selectie gekopieerd. wordt de selectie tussengevoegd. kan de selectie versleept worden naar een ander blad (sheet). Tekstformules met & Indien je tekstwaarden wil combineren dan moet je gebruik maken van een tekstformule. Voorbeeld: cel A1 bevat de tekst Jan, cel B1 bevat de naam Vermeulen. De formule =A1 & & B1 zal "Jan Vermeulen" geven. F4 = herhaal Naast een handige toepassing bij het plaatsen van $-tekens in formules heeft F4 nog een andere functie in Excel. Druk je op F4 dan wordt je laatste handeling herhaald. Dit kan soms om een reeks handelingen gaan als ze binnen 1 dialoogvenster plaatshadden. bit by bit Pagina 82
6. Nieuw in versie 2013 Excel intermediair Aanvullende tips en tricks Directe gegevensanalyse Nieuw 2013 Via de nieuwe knop Snelle analyse (Quick Analysis) kan je nu veel sneller geselecteerde gegevens analyseren. Dit gaat van grafieken maken tot tabellen maken, voorwaardelijke opmaak en draaitabellen. Werkwijze: Selecteer de cellen die je wil analyseren Klik op de knop Snelle Analyse (Quick Analysis) rechtsonder de selectie. Via deze knop worden de mogelijke analysetechnieken weergegeven NL EN Deze technieken worden ingedeeld in 5 groepen: Opmaak (Formatting): de belangrijkste mogelijkheden van de voorwaardelijke opmaak (zie verder) Grafieken (Charts): snel een grafiek maken (zie: grafieken) Totalen (Totals): voegt een nieuwe rij of kolom toe met het gewenste totaal Tabellen (Tables): Tabel of draaitabel (pivot table) creëren. Sparklines: snel sparklines aanmaken (zie grafieken: sparklines) Snel aanvullen Nieuw 2013 Naast het gebruik van Tekst naar kolommen (Text To Columns) of tekstfuncties is er nu een nieuwe mogelijkheid om in bepaalde gevallen gegevens te splitsen Snel Aanvullen (Flash Fill). Voorbeeld: De eerste kolom bevat namen. Als je in de tweede kolom enkel de voornaam wil, dan kan je die intypen en bij de tweede naam zal je een voorstel tot snel aanvullen krijgen. Bij Enter worden de voornamen aangevuld en krijg je een extra snelmenu; met Esc maak je de suggestie ongedaan. bit by bit Pagina 83
Excel intermediair Aanvullende tips en tricks Notities bit by bit Pagina 84