Samenwerking in Procesmanagement Sturing geven in complexe situaties 2013 OIO - Bureau voor Organisaties in Ontwikkeling Marie-Josée Dries Gert van der Kolk www.oio.nl www.oiospecials.nl
Procesmanagement in een paradoxale omgeving De netwerksamenleving is voor ontwikkelingsprojecten een paradoxale omgeving. Enerzijds brengt zij onzekerheid en onduidelijkheid met zich omdat er geen persoon of partij valt aan te wijzen die het centrum van de macht vormt of die met succes de centrale regie kan claimen. Hoe komt dan een richtinggevende visie tot stand om ontwikkelingen in gang te zetten? Hoe en door wie laat zich macht mobiliseren om zaken door te zetten of af te dwingen? Anderzijds biedt de netwerksamenleving veel vrijheden en kansrijke verknopingen van inhoud en hulpbronnen, om zaken voor elkaar te krijgen die anders wellicht niet waren gelukt. Nieuwe zorgarrangementen bijvoorbeeld, die tot stand komen in een samenspel van zorgverleners, verzekeraars, beslissers en gebruikers. Ruimtelijke oplossingen als in de Waalsprong bij Nijmegen en de IJsseldelta Zuid, die gevonden worden door een voortdurend veranderende schikking van burgers, overheden, ontwerpers en private partijen. Sturing geven in deze complexe situaties is het leidend thema van deze leergang. Vloeibaar Wie in deze paradoxale omstandigheden sturend wil optreden, heeft er op de eerste plaats rekening mee te houden dat de verdeling van taken, rollen en verantwoordelijkheden tussen beleidsmakers, deskundigen, burgers, beslissers en belanghebbenden vloeibaar is. Zo hebben beleidsmakers belangen, worden burgers medebeslissers, huren belanghebbenden deskundigen in... Ten tweede heeft deze vervloeiing van taken, rollen en verantwoordelijkheden tot gevolg dat niet op voorhand en zondermeer duidelijk is, wie welke inhoud inbrengt en vanuit welk motief, om ontwikkelingen van een fundament te voorzien. En ten derde vraagt het ontbreken van een enkelvoudig en eenduidig centrum van besluitvorming om aandacht. De ruimtelijke schaal van ontwikkelvraagstukken is vaak een andere dan de territoriale schaal van traditionele besliscentra. Besluiten van diverse reikwijdte en betekenis worden genomen op allerlei, ook tijdelijke, knooppunten in onderling vervlochten netwerken. SPM 2013.doc 2
Procesmanagement als ondersteunende discipline met commerciële meerwaarde Om hierin stappen te zetten vormen personen en partijen veelal op ontwikkeling gerichte, tijdelijke netwerken. Daarin brengen zij middelen onder als geld, kennis, tijd en mandaat. En daarin geven zij iemand de taak en verantwoordelijkheid om sturing te geven aan een proces dat in beginsel drie soorten uitkomsten kent: een idee wordt zodanig ontwikkeld dat het kan worden uitgevoerd, obstakels worden uitgevoerd zodat de klus alsnog kan worden geklaard, een besluit wordt genomen dat wordt gestut door draagvlak én draagkracht. Procesmanagement is een ondersteunende discipline waarmee de manager van projecten en personen ordening en disciplinering brengt in paradoxale omstandigheden. Het biedt methoden en technieken om ordening aan te brengen, door wat vloeibaar is te stollen in tijdelijke arrangementen van taakverdeling, inhoud en besluitvorming. En het biedt methoden en technieken om disciplinering aan te brengen, door spelregels te ontwikkelen en te handhaven voor het verloop van een proces. De commerciële meerwaarde is meervoudig. Procesmanagement biedt hulpmiddelen om ingewikkelde klussen in complexe situaties tot resultaat te brengen, de commerciële potentie van een traject te benuttenen en de opdrachtgever te overtuigen van de meerwaarde van de aanpak. Doel van de leergang Samenwerking in Procesmanagement We werken aan de professionalisering van procesmanagement door díe kwaliteiten van deelnemers te versterken, die een bijdrage leveren aan het tot stand brengen van besluiten, het verder brengen van ideeën en het obstakelvrij maken van projecten. Elementen daarvan zijn: het sturen in complexe situaties; het ontwerpen en hanteren van resultaatgerichte besturingsmodellen; het gelijktijdig hanteren van verschillende perspectieven op de werkelijkheid; het pakken van een leidende rol in ingewikkelde processen en omgevingen; het managen van de omgeving; het omgaan met de verschillende belangen die het handelen van partijen motiveren; SPM 2013.doc 3
creativiteit in het verbinden van ideeën, bewegingen en strevingen van partijen in een gezamenlijke kijk op vraagstukken en oplossingen; het hanteren van de eigen onzekerheden en het reduceren van onzekerheden bij partijen; het toepassen van methoden en technieken voor complexe besluitvorming; het behouden van de persoonlijke geloofwaardigheid in een voortdurend wisselend kader van inhoud en besluitvorming. Inhoud en opbouw De procesmanager is een professional die zijn vaardigheden inzet om in complexe omgevingen besluitvorming (en dus keuzes) tot stand te laten komen die op draagkracht en draagvlak kunnen rekenen. Om daarin effectief te zijn is een goed gevulde gereedschapskist niet voldoende. Er hoort bij dat de professional inzicht heeft in de effecten van zijn handelen op zijn omgeving en met zijn handelen de klus resultaatgericht bestuurt. Het uitgangspunt voor adequate besluitvorming is steeds een goede balans tussen draagvlak, draagkracht en inhoud. Vanuit deze overwegingen is de leergang op diverse manieren een vlechtwerk van vaardigheden, context en persoonlijke ontwikkeling: Deelnemers bereiden zich door middel van een intakegesprek en een persoonlijk werkvraagstuk voor op de leergang; In een startbijeenkomst (1 dagdeel) worden groepsafspraken gemaakt over leren en aanspreken, de essenties van professionaliteit verkend en een eerste duiding van procesmanagement in zijn context gegeven; In vier colleges (elk een dagdeel) worden voor besluitvorming essentiële omgevingsfactoren en de ontwikkeling daarin door gastdocenten onder de loep genomen. In de workshops (5 dagdelen per workshop) komen vaardigheden, context en persoonlijke ontwikkeling in hun onderlinge samenhang terug: o Workshop 1: meervoudig kijken (procesmanagement en partijen) o Workshop 2: meervoudig handelen (procesmanagement en procesaanpak) o Workshop 3: meervoudig vertellen (procesmanagement en storytelling) SPM 2013.doc 4
Daarnaast vormen de deelnemers intervisiegroepen, die in 5 bijeenkomsten (van ieder een dagdeel) met begeleiding individuele, actuele werkvraagstukken oplossingsgericht verbinden aan wat in colleges en workshops wordt geboden. Overzicht en planning van het gehele traject Workshop 1: meervoudig kijken (het managen van de omgeving) We introduceren een aantal basisbegrippen van de leergang. Wie effectief wil handelen in een fluïde omgeving treedt ordenend en disciplinerend op door partijen en personen met behulp van spelregels te binden aan ideeën en doelen. De procesmanager organiseert een optocht, zet daartoe een aantal welomschreven vaardigheden in en behoudt daarbij de meervoudigheid van kijken, om de fluïde context optimaal te benutten. Dat begint met diagnostiek: heb ik met een proces van doen en zo ja, welke onderdelen en omstandigheden maken dit tot een proces? Dat geeft de aanzet tot het verkennen en verduidelijken van de behoeftestelling van opdrachtgever en betrokkenen: waarom wil je dit, waartoe wil je dit en wanneer ben je met wat tevreden? De oplossing die je vindt is een functie van de behoeftestelling van waaruit je vertrokken bent; en de inhoud van je handelen is een functie van de vorm die je ervoor kiest. Daarom is na diagnostiek en behoeftestelling de techniek van het opspannen van een procesruimte aan de orde. Dat gaat over de spelers, het krachtenveld dat zij samen maken, en interventies van de procesmanager om de dynamiek daarin te benutten en optimaliseren. Ook komt het creëren aan de orde van een speelveld met een optimale bewegingsvrijheid om het spel te spelen. door spelers aan te moedigen hun standpunten te verlaten en met elkaar het gesprek te voeren over hun belangen, behoeften en randvoorwaarden. En tot het opspannen van een procesruimte behoort het formuleren, afspreken en handhaven van spelregels. Workshop 2: meervoudig handelen (procesmanagement en ontwerpen van de procesaanpak) In workshop 1 hebben we geïntroduceerd, hoe de procesmanager de procesruimte opspant. Hij stelt deelnemers in staat, in die ruimte uitkomsten met draagvlak en draagkracht te genereren, die input zijn voor een volgende ronde. Een voorlopig eindpunt van een proces is bereikt als vrijheden en onzekerheden zodanig zijn geordend dat een ander type sturing, zoals een projectmatige, programmatische of routinematige, beter past. Voor het zover is heeft de procesmanager te maken met de dynamiek van de procesruimte, met vrijheden, onzekerheden en instabiliteiten die voor SPM 2013.doc 5
hem een gegeven zijn. Een goed gevulde gereedschapskist en een meervoudig handelingspatroon helpen hem, in deze omstandigheden met betrokkenen interventies te vinden en deelnemers te faciliteren tot acceptabele uitkomsten. We behandelen methoden en technieken om processen te ontwerpen en te besturen en daarin groepsdynamische effecten te integreren. Verder introduceren we criteria waaraan een procesverloop moet voldoen om ideeën zich adequaat te laten ontwikkelen, obstakels op te ruimen en last but not least krachtige besluiten met inhoudskwaliteit op te leveren. Workshop 3: meervoudig vertellen (procesmanagement en storytelling) De procesmanager organiseert een optocht door personen en partijen zich te laten verbinden aan ideeën en doelen. Dat vereist dat hij zijn persoonlijke verhaal op orde heeft en dat hij in staat is het verhaal van het proces en zijn uitkomsten flexibel en consistent te vertellen. Het persoonlijke verhaal van de procesmanager is idealiter een geloofwaardige en authentieke representatie van de eigen stijl en vaardigheden. We besteden aandacht aan het construeren van dat verhaal door een antwoord te zoeken op de volgende vragen. Welke competenties breng je tot ontwikkeling? Welke stijlelementen blokkeren resp. bevorderen voortgang en binding? Wat krijgt de klant in ruil voor zijn vertrouwen, wat maakt dat je je geld waard bent? Hoe geloofwaardig is je verhaal over jezelf en jouw bijdrage in de ogen van de ander? Een flexibel en consistent verhaal van proces en uitkomsten vervult een verbindende functie langs diverse wegen. Drie daarvan krijgen in deze workshop methodisch-technisch een uitwerking: 1. Met een procesverhaal geef je een politiek-bestuurlijke, moreelethische en communicatieve grondslag aan de interactie tussen personen en partijen en aan de wisselwerking tussen inhoud, proces en macht. Welke grondslagen hebben de deelnemers verwoven in hun procesverhalen? Van welke vormgevende veronderstellingen gaan zij uit? 2. Verhalen sluiten personen en partijen in en uit en sturen zodoende de mogelijkheden tot participatie. Hoe verloopt dat in de processen die deelnemers vormgeven? 3. Verhalen mobiliseren en ontmoedigen verwachtingen, en geven ordening aan de definiëring van problemen, hun interpretaties en de oplossingen die mogelijk zijn.. Welke constructies en representaties maken deelnemers van de werkelijkheid die zij aantreffen? Hoe framen zij hun verhaal? Hoe gaan zij om met tegenverhalen? SPM 2013.doc 6
Een en ander mondt uit in een bewerking, omwerking en reconstructie van het persoonlijke én het procesverhaal van deelnemers. Intervisie In workshop 1 verdelen de deelnemers zich in intervisiegroepen, die gedurende de leergang in die samenstelling bijeen blijven. Het doel van intervisie is, zicht te krijgen op je eigen handelen in situaties, omgevingen of vraagstukken die met het werk te maken hebben. Wat is je voorkeursgedrag, waar liggen je valkuilen, in welke omstandigheden neemt je effectiviteit af? Intervisie levert de deelnemers: verbinding van persoonlijk handelen met de dynamiek van ingewikkelde positioneringsvraagstukken; zelf invloed uitoefenen op ontwikkelingen in samenwerking; inzicht in en vergroting van het eigen handelingsrepertoire; per saldo autonomer optreden in een complexe context; gedeelde taal en betekenissen; de ervaringen in de modules op een andere manier verdiepen. Wat kan de deelnemer na afloop? De deelnemer kan na afloop (beter) de bijdrage van procesmanagement en zijn eigen aandeel daarin resultaatgericht beschrijven, onderkennen en ernaar handelen. Hij weet, met behoud van flexibiliteit, ordenend en disciplinerend op te treden en kan partijen en belangen herkennen met behulp van aangereikte modellen en instrumenten, alsmede een keuze maken voor de wijze waarop besluitvormingsprocessen op gang gebracht en gehouden kunnen worden. Daarnaast heeft de deelnemer het vermogen verder ontwikkeld, zijn persoonlijke én procesverhaal aan te scherpen om zo de bijbehorende interventies effectief in te zetten. Praktische zaken Groepsgrootte: maximaal 15. Plaats: extern conferentieoord, inclusief overnachtingen (voor de workshops en de daarop aansluitende intervisiebijeenkomsten). Doorlooptijd: 5 tot 6 maanden. Kosten: 5.500,- euro per persoon, exclusief BTW en exclusief reis- en verblijfskosten. SPM 2013.doc 7
Data 2013-2014, onder voorbehoud 17/09 start 25-27/09 module 1 30/10 college + intervisie 27-29/11 module 2 08/01 college + intervisie 05-07/02 module 3 05/03 slotdag Productie, begeleiding en intervisie Marie-Josée Dries en Gert van der Kolk (OIO) verzorgen de productie van SPM. Zij zijn de vaste begeleiders van de workshops, de colleges en de intervisie. Daarnaast is Jan van Tatenhove (WUR) kerndocent in workshop 3. Marie-Josée Dries (OIO) Mensen in beweging krijgen en houden, en professionals laten leren zijn de opgaven waar zij zich mee bezighoudt. De optimale mix van persoonlijke drive, professionele ontwikkeling en organisatiebelang staat daarbij centraal. Zij is gespecialiseerd in het benutten van het hier-en-nu, het instrumenteren van trajecten voor vernieuwing en verandering, het verzorgen van trainingen en het bieden van individuele coaching. Gert van der Kolk (OIO) Hij maakt graag concrete en overzichtelijke voorstellingen van ingewikkelde vraagstukken die eenvoudig zijn om te zetten in handelen. Hij houdt zich graag bezig met vraagstukken van samenwerking, strategie en bestuur. Het organiseren van oplossingen door grote zaken klein te maken is een kernelement in zijn werk. Jan van Tatenhove (WUR) Is socioloog en geïnteresseerd in politiek en beleidsvraagstukken. Hij promoveerde in 1993 op de institutionalisering van het Nederlandse milieubeleid. Momenteel is hij hoogleraar Marine Governance aan de WUR (Wageningen University & Research Centre). Zijn onderwijs en onderzoek richten zich op de institutionalisering van (innovatieve) beleidsarrangementen in onder andere het milieu-, water- en natuurbeleid, interactieve besluitvorming en participatie en multi-level governance in de Europese Unie. Zijn huidige onderzoek richt zich op nieuwe vormen van beleid en sturing van marine activiteiten, zoals visserij, scheepvaart, olie- en gasproductie en windparken. SPM 2013.doc 8
Team van gastdocenten en collegevers Daarnaast treden in SPM gastdocenten op en collegegevers. Zij zorgen voor andere verbindingen met de praktijk, geven inzichten die in de hoofdstroom van het programma niet aan bod komen en bewandelen significante zijpaden. In voorgaande edities traden op: * Jan Hartman Werkzaam bij Grontmij op het gebied van vervoer. Hij heeft veel processen op dit gebied gemanged. * Robert Jan Jonker Werkzaam op het gebied van ruimtelijke ontwikkeling bij Grontmij. * Jaap Meindersma Adjuntdirecteur bij de Gemeente Almere, thans bij ruimtelijk beheer en hiervoor bij stedelijke ontwikkeling * André Pettinga Werkzaam op het gebied van proces- en projectmanagement in de ruimtelijke opgave bij Grontmij * Herman Romeijn Gemeentesecretaris van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk, heeft veel te maken met de bestuurlijke opgaven. * Henny den Bieman Directeur ontwikkeling bij de gemeente Houten. Hij heeft de afgelopen jaren veel gedaan aan uitbreiding van het gebouwde gebied. * Jan Bouman Werkt bij Grontmij op het gebied van ruimtelijke en recreatieve ontwikkeling. * Chris Schaapman Directeur stadsontwikkeling bij de gemeente Alphen aan den Rijn. SPM 2013.doc 9