Evoluties en aandachtspunten in geaccrediteerde microbiologische labs ervaringen van een RvA en BELAC auditeur

Evoluties en aandachtspunten in geaccrediteerde microbiologische labs ervaringen van een RvA en BELAC auditeur Dr. ir. Koen De Reu - Senior researcher Jessy Claeys - Kwaliteitscoördinator Instituut voor Landbouw en Visserij Onderzoek (ILVO) Melle, België Praktijkdag Microbiologie - VMT 29 april 2015 Amsterdam

Evoluties Detectie Listeria monocytogenes Klassieke ISO 11290 referentiemethode (5-10 dagen) 20 alternatieve gevalideerde methoden (ISO 16140) Alternatieve klassieke cultuur methoden (2-3 dagen) - 8 methoden (AFNOR/MICROVAL) Immuno-enzymatische (IE) methoden (screening 24-50u) - 6 methoden (AFNOR/MICROVAL) Moleculaire hybridisatie (MH) (screening 18-24u) - 1 methoden (AFNOR/MICROVAL) PCR methoden (screening 12-24u) - 5 methoden (AFNOR/MICROVAL)

Evoluties Detectie Listeria monocytogenes Snelle gevalideerde klassieke cultuur methoden ISO 11290 Referentie methode Aantal aanrijkingen 1 voor 24u 2 = totaal 72u Aantal geïncubeerde platen Aantal bevestigingstesten Tijd voor resultaat Negatief resultaat Positief resultaat 1 plaat na 24u 4 platen (na 24 en 72u) 1 (of meer) testen 6 testen Na 2 dagen Na 3 dagen Na 5 dagen Na 10 dagen Overige snelle gevalideerde methoden Screening (IE, MH, PCR) bevestiging = isolatie

Klassieke tellingen Uitplaten in duplo Evoluties Enkelvoudige uitplatingen (2 opeenvolgende verdunningen) Spiraalenter (3-4 verdunningen) AFNOR/MICROVAL methoden bv. minder bevestigingen TEMPO Goede werkflow, automatisatie, traceerbaarheid in LIMS (incl. bevestiging) Degelijke validatiedossiers, meetonzekerheid

Aandachtspunten

Traject opleiding en bevoegdheidsverklaring

Traject opleiding en bevoegdheidsverklaring Probleemstelling 1. Passieve volgperiode 2. Actieve uitvoering 3. Enig traceerbaar meetbaar criterium 1 e lijn 4. Wildgroei van parafen 5. Beoordeling geschiktheid houdt geen rekening met prestatiekenmerken labo

Traject opleiding en bevoegdheidsverklaring 1. Benodigde opleidingen 2. Opleidingsplan laborant a. Algemeenheden b. Specifiek microbiologisch labo 3. Geschiktheidsproef en -criteria - Stoorflora - Matrixeffect - Prestatiekenmerken labo: herh., meetonzekerheid, dectectielimiet 4. Bevoegdheidsverklaring

Benodigde opleidingen en taken 1. Algemene kwaliteitsopleiding 2. Opleidingsplan laborant analyse monsterontvangst LIMS -. 3. Lijst bevoegdheden labo 4. Geheimhoudingsplicht

Specifiek opleidingstraject micro Algemeen voorschrift: Werkvoorschrift lezen Passieve volgperiode Actieve periode Zelfstandige uitvoering met geschikheidsproef Evaluatie t.o.v. relevante geschiktheidscriteria Bevoegd verklaren Verdere bijscholing

Opleidingstraject en criteria Geschiktheidsproef = technische beoordeling 1. ->Tellingen Per telmethode dubbele monsters analyseren Dubbel monster = eenzelfde monster inzetten door laborant in opleiding en begeleider Pos. monster + competitieve flora noodzakelijk Grootste uitdaging Natuurlijke monsters, PT monsters, spikes (+ platen nat. monsters) Criteria: Norm stellen voor verschil tussen 2 personen Norm tussen herhaalbaarheid en meetonzekerheid Garantie prestatiekenmerken labo Goede resultaten voor 1ste lijnscontrole (pos. en (neg.) controle en blanco)

Opleidingstraject en criteria Geschiktheidsproef = technische beoordeling 2. ->Detectiemethoden Blind minstens 3 monsters aanbieden, waarvan minstens 1 positief en 1 negatief monster Positief monster: beënt met targetorganisme (representatieve concentratie - detectielimiet) Grootste uitdaging Matrix keuze en competitieve flora aanwezig Begeleider dient analyse niet mee uit te voeren Criterium: Niet vals positief/vals negatief 3. ->Matrix invloeden

Opleidingstraject en criteria Geschiktheidsproef = technische beoordeling 3. ->Matrix invloeden Welke matrices worden in het labo aangeboden Voldoende variatie: 3 5 relevant voor labo Voor scoop alle voedingsmiddelen: Bv. gespreid over ISO 6887-part 2 tot 5 (event. 6) ISO 6887 2: vlees en vleeswaren ISO 6887 3: vis en visserijproducten ISO 6887 4: overige producten ISO 6887 5: melk en melkproducten ISO 6887 6: Omgevingsmonsters primaire prod.

Telling aërobe kiemen bij 30 C in voedingsmiddelen (ML/01a) 19 02 2015 19 02 2015

1/03/2015

Opleidingstraject Registratie van het opleidingstraject Analyse Datum theoretische opleiding / methode lezen Datum passieve en/of actieve volg periode Datum geschiktheids proef Datum geschikt verklaard Paraaf LV opmerking Telling aërobe kiemen bij 30 C in voedingsmiddelen (ML/01a) 19/02/2015 20/02/2015 26/02/2015 1/03/2015 tot 25/02/2015 Opnemen in bevoegdheidsmatrix van het labo

Opleidingsplannen met criteria op teamleider niveau Algemene kwaliteitsopleiding Theoretische opleiding procedures labo Praktische opleiding procedures in het labo Monsterontvangst, verifiëren, rapporteren, LIMS, Zelfstandige leiding labo Bijwonen interne audit Achtergrondkennis microbiologie levensmiddelen.

Klachten en afwijkingen o.a. labo afwijkingen

REGISTRATIE Klachten en afwijkingen Gedachtengoed: Meer leren uit fouten dan uit wat goed loopt Klachten/afwijkingentool zorgt voor gestructureerde verbeteringen

Klachten en afwijkingen AFWIJKING/

Klachten en afwijkingen

Klachten en afwijkingen Je

Klachten en afwijkingen Voorbeeld: Klant vroeg om factuur op te stellen op ander adres dan rapport

Klachten en afwijkingen Voorbeeld: Creditnota wordt gemaakt en nieuwe factuur op juist adres wordt opgesteld

Klachten en afwijkingen Voorbeeld: Aan IT wordt gevraagd om LIMS aan te passen en mogelijkheid verschillend adres rapport/factuur mogelijk te maken

Klachten en afwijkingen Voorbeeld: IT heeft nodige gedaan, voorval deed zich niet meer voor in 2014

Afwijking in labo Klacht: Klant trekt resultaat op steriele UHT melk in twijfel tellingen voor totaal kiemgetal 4-O werkwijze: Oorzaak: Kan niet meteen gevonden worden, blanco was O.K. Omvang: Enkel dat monster Oplossing: heranalyse + 5 extra flessen batch opvragen en analyseren resultaat bevestigd Operationaliteit: Juistheid labo niet in twijfel Gedachtengoed: Meer leren uit fouten dan uit wat goed loopt via afwijkingentool

Verdunningsoplossingen per matrix ISO 6887-1, 2, 3, 4, 5 SPECIALE VOORZIENINGEN BIJ DE BEREIDING VAN DE EERSTE VERDUNNING MATRIX SPECIALE VOORBEHANDELING VERDUNNINGSVLOEISTOF GRAM STAAL Algemeen Bevroren producten - Bij 18-27 C voor maximum 3 uren (voor vis en visproducten wordt deze methode geprefereerd voor 1 uur) OF - bij 2 ± 2 C voor maximum 24 uren BPW 10g melkpoeder, andere poeders van melkprodukten -goed homogeniseren -voeg poeder toe aan de verdunningsvloeistof, meng voorzichtig - 30 minuten resusciteren BPW kaas - stomacher eerste verdunning Citraatoplossing 45 C 10g 10g caseïnaten - 2min stomacher, verwarm tot 37 C - laat 15min in WWB bij 37 C - laat schuim verdwijnen boter -plaats afgewogen deel in WWB bij 45 C; hou in WWB tot juist gesmolten. -voeg verdunningsvloeistof toe; boter, enkel waterige fase Producten met een hoog vetgehalte (>20% vetmassa) stomacher -voeg 42 ml verdunningsvloeistof toe. Plaats in WWB bij 47 C tot gesmolten. Meng. -max. 15min. scheiden in lagen, pipetteer van de waterige fase Stomacher eerste verdunning K2HPO4 ph 7.5 BPW BPW - 45 C 1 g/l tot 10g/l tween 80 toevoegen om emulsificatie te verbeteren (afhankelijk van vetgehalte) Gelatine - Teststaal in steriele fles BPW 20g 10g 10g 50g 10g

Aandachtspunten validatie methoden 1) Controleer scoop^alternatieve methoden (AFNOR-MICROVAL) 2) Hoeveel matrices - 3-5 relevante (alle levensmiddelen) spreiding ISO 6887 2 tot 6-2 melk en melkproducten (bv. vast vloeibaar) - Nieuwe matrix: bv. spike uitvoeren 3) Natuurlijke monsters (TK, Entero s, ) 4) Meetonzekerheid: - Fouten - Geen verschillende batch media - Analist A versus B: batch, broedstoof - Enkel vloeibare matrices - Monsters buiten telgrens

Inkoop van goederen en diensten ISO 17025 4.6 4.6.1 Procedures voor inkoop, ontvangst en opslag 4.6.2 Toezicht op en vaststellen dat producten voldoen aan eisen en registreren - ISO 11133:2014 4.6.3 Beoordeling en goedkeuring bijgeleverd certificaat 4.6.4 Aantoonbare beoordeling van leveranciers

4.6.4 Aantoonbare beoordeling van leveranciers Inventarisatie en beoordeling van: - Toeleveranciers verbruiksgoederen - Toeleveranciers referentiemateriaal - Toeleveranciers derde lijnscontroles - Toeleveranciers diensten (ook interne diensten bv. IT) Scoresysteem: maximum 3 Toeleveranciers gemiddelde score <2: worden schriftelijk of per mail op de hoogte gesteld van de tekortkomingen Toeleveranciers gemiddelde score >2 en <3: er wordt een opmerking geformuleerd

4.6.4 Aantoonbare beoordeling van leveranciers

Traceerbaarheid handelingen - Grotere labs: nagenoeg alle traceerbaarheid in LIMS met borgingen BPW overenten in RVS (18 tot 24h bij 41,5 +/- 1 C) en MKTTn (18 tot 24h bij 37 +/- 1 C): RVS en MKTTn overenten op XLD (18 tot 24h bij 37 +/- 1 C) en Rap. Salm. (18 tot 24h bij 37 +/- 1 C) datum en tijd in= Par.: datum en tijd in= Par.: datum en tijd uit= Par: datum en tijd uit= Par.: Par. LV: Datum + tijd aanvang incubatie (BPW) (16u tot 20u bij 37 C +/- 1 C) : Par.: Indien bevestiging nodig: zie bijlage Datum + tijd einde incubatie BPW: Par.: - Geen duidelijke registraties bevestigingstesten

Overige aandachtspunten Inzicht in analyse resultaten (grotere labs): TK, Entero s, coliformen, E. coli Verhitte, steriele producten, MAP, Onzinnige analyses: vb. Campylobacter in chocolade vb. Totaal kiemgetal op yoghurt, kaas vb. houdbaarheid = bederforganismen TK, MZB, G&S en geen hygiëne-indicatoren

1 e lijnscontroles Berekening grenzen voor een controle kaart Normale verdeling Controle batch : Normale verdeling Stam : Gegevens Controle kaart: Batch-nr : Kaartnummer 1 Medium : X(gem)-3s SOP-nr : X(gem)-2s X(gem) Batch controle X(gem)+2s Grubbs test Printen X(gem)+3s Telling Datum Analist Opmerkingen 1 Normaal verdeeld Log getransformeerd 2 Gem. : ######## ######## 3 Std. afw. : - Ook meelopen met bevestigingstesten 4 Aantal N : 5 - Ondubbelzinnige datum x-3s : ######## ######## 6 x-2s : ######## ######## 7 - Resultaat steeds invullen x= gem : ######## ######## 8 x+2s : ######## ######## 9 - Analist in opleiding x+3s : ######## ######## 10 - Niet steeds opmerking bij afwijking 11 Normaal verdeeld 12 Log transformatie 13 14 Kalman Filtering 15 16 17 18 19 20 >

Vervallen 1 e lijn controles Gedocumenteerde onderbouwing waarom referentiemateriaal verder kan gebruikt worden Conclusie dat ondanks overschrijden nog geschikt voor beoogde gebruik Bv. zichtbaar via controlekaarten, historische data

Take home messages Evolutie naar snel, goedkoop en minder arbeidsintensief Optimalisatie werkflow, automatisatie en sluitende registratie (o.a. via LIMS) Relevante opleidingen en geschiktheidscriteria (prestatiekenmerken labo) Klachten en afwijkingensysteem: Meer leren uit fouten dan uit wat goed loopt 4 O systematiek Juiste verdunningsoplossing

Take home messages Validatie methoden: nat. monsters - meetonzekerheid Aantoonbare beoordeling van leveranciers met relevante criteria Blijvende aandacht voor traceerbaarheid handelingen en resultaten Eerste lijnscontrole: bevestigingstesten, datum ondubbelzinnig, vervallen, Jarenlange werking labs conform ISO 17025: performantere werking en juiste resultaten

Bedankingen Henk Stegeman Veerle Robbens (Biotox/Ecca) Herman Jansen en Paul in t Veld (nvwa) Kirsten Mooijman (RIVM) Labo microbiologie ILVO-T&V Some references and sources: Google and Bing images

www.bsfm.be

Dank u wel Instituut voor Landbouwen Visserijonderzoek Brusselsesteenweg 370 9090 Melle België T + 32 (0)9 272 30 00 F +32 (0)9 272 30 01 t&vbu@ilvo.vlaanderen.be www.ilvo.vlaanderen.be References and sources: Google and Bing images