Eerste exploitatiebegroting NatLab 2.0 14 oktober 2011
Aan Gemeente Eindhoven Sector Grond en Vastgoed De heer B. Bankers Postbus 90150 5600 RB EINDHOVEN Van Hospitality Consultants Smallepad 13-15 Postbus 2186 3800 CD AMERSFOORT Auteurs Martine Atzema Marco Verhoef Project Eerste exploitatiebegroting NatLab 2.0 Betreft Eindrapportage Ons kenmerk 114019/RA110561.d01/MA/HR Datum Amersfoort, 14 oktober 2011 2011 Hospitality Consultants Behoudens uitzonderingen door de wet gesteld mag, zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de rechthebbenden c.q. door de rechthebbenden gemachtigden, niets uit deze uitgave worden vermenigvuldigd en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of anderszins, hetgeen ook van toepassing is op de gehele of gedeeltelijke bewerking. 02 13
VOORAF In deze rapportage is een eerste opzet opgenomen voor de exploitatie van het Natlab 2.0. De fase van ontwikkeling en de inzichten in het inhoudelijke concept en gebruik en bezetting zorgen er voor dat op onderdelen inschattingen en aannames gedaan zijn, hierdoor kent de begroting onzekerheden. Nadat de Raad een keuze heeft gemaakt rondom het beheermodel is het aan te raden om in samenwerking met inhoudelijke partners van het Natlab 2.0 te komen tot een gedetailleerdere uitwerking van het inhoudelijke concept, de horecaformule, het organisatiemodel, de beheertaken en het kwaliteitsniveau dat nagestreefd wordt. Kortom het opstellen van een businessplan waarmee een toekomstbestendige basis gelegd kan worden voor de exploitatie van het Natlab 2.0. Amersfoort, 14 oktober 2011 03 13
INHOUDSOPGAVE Vooraf 1 Uitgangspunten exploitatiebegroting 5 2 Concept exploitatiebegroting 6 3 Aandachtspunten exploitatiebegroting 10 3.1 Knip in programmering partners en dagelijks beheer 10 3.2 De huuropbrengsten 10 3.3 Horecaomzet 10 3.4 Snelle opstart noodzakelijk 10 3.5 Kansen optimalisatie door aanvullend gebruik 10 Bijlage 1 Toelichting exploitatiebegroting 11 04 13
1 Uitgangspunten exploitatiebegroting Voor het opstellen van de exploitatiebegroting is uitgegaan van de volgende uitgangspunten: 1. Er is een knip gemaakt tussen inhoudelijke activiteiten (programmering van afzonderlijke partners), dagelijks beheer (coördinatie van gezamenlijke programmering, facilitair en exploitatiebeheer) en eigenarenbeheer. Deze definities zijn toegelicht in onze rapportage rondom het beheermodel. 2. De ruimtestaat, zoals gebruikt, is het resultaat van het handmatig inmeten van de plattegronden zoals die beschikbaar zijn gesteld (DO d.d. 29 juli 2011), via mail ontvangen op 6 september 2011. Er is voor alsnog geen ruimtestaat van de architect beschikbaar, de kans bestaat derhalve dat de ruimtestaat bij toekomstige berekeningen op onderdelen aangepast moet worden. Voor de berekening van netto vloeroppervlak is er vanuit gegaan dat de opslag van netto naar bruto oppervlak 10% beslaat. 3. Daar waar beschikbaar is uitgegaan van de begrotingsposten zoals eerder opgesteld door de gemeente. Waar deze afwijken van kengetallen van HC is dit in de toelichting in bijlage 2. Daar waar afwijkingen meer dan 10% bedragen zijn kengetallen van HC gehanteerd. 4. Gezien de huidige opdrachtformulering en de beperkte uitwerking van het inhoudelijke concept en onzekerheden in de ontwikkeling is in deze fase geen haalbaarheidsonderzoek voor de horeca uitgevoerd. De huidige omzet van de horeca binnen Plaza Futura is aangehouden, waarbij voor de eerste jaren een gedeelte van de omzet is aangehouden vanwege de benodigde opstart. 5. De doelstelling van het Natlab 2.0 is het realiseren van een culturele hotspot voor Eindhoven, hier ontmoeten en versterken cultuuraanbieders en bezoekers elkaar. Deze doelstelling en het multifunctionele karakter van het Natlab 2.0 vragen om ruimere openingstijden dan nu gebruikelijk bij de partners: vooruitlopend op een gedetailleerde uitwerking van het businessplan is rekening gehouden met een (gemiddelde) openstelling van 7 dagen per week van 10.00u s ochtends tot 24.00u s avonds. 6. In de huidige begroting is zelfredzaamheid van partners noodzakelijk; alle partners dragen bij aan het net en ordelijk houden van het Natlab 2.0. Dit houdt in dat partners eigen ruimtes representatief houden en multifunctionele ruimtes achterlaten zoals ze deze aangetroffen hebben. Daarnaast zorgen partners zelf voor ontvangst van gasten rondom activiteiten (al dan niet door middel van de inzet van vrijwilligers), kaartverkoop en voor de inzet van theatertechnici wanneer activiteiten daarom vragen. 7. Huidige huisvestingslasten van partners worden ingezet als huurbijdrage en als bijdrage in dagelijks beheer in mindering gebracht op de subsidiebijdrage van de gemeente, dit met als doel om de in het Raadsbesluit beoogde huurbijdrage van 203.000,- op te brengen. 8. In deze begroting is uitgegaan van het creëren van een sterk label rondom NatLab 2.0, een stuwende kracht achter het samenbrengen en verbinden van culturele activiteiten. Hiervoor is naast beherend personeel ook gerekend met de inzet van een zogenoemde Natlabmanager (een concepteigenaar). 05 13
2 Concept exploitatiebegroting Onderstaand zijn de concept exploitatiebegrotingen voor de komende jaren opgenomen, in bijlage 1 is een toelichting opgenomen voor de verschillende begrotingsposten. Tabel 1 Exploitatiebegroting structureel INKOMSTEN Huurder Dagelijks beheer Eigenaar Eigenarenbeheer Dagelijkse beheer Verhuur ruimtes uren / dagdeelbasis 66.117 Horecaomzet 795.000 Beschikbare middelen beheer Baltan 24.216 Beschikbare middelen beheer Broet 7.340 Beschikbare middelen beheer Plaza 234.091 Sponsoring en fondsen PM Subtotaal 1.126.764 Huuropbrengsten eigenaar Beschikbare middelen huur Baltan 68.623 Beschikbare middelen huur Broet 11.500 Beschikbare middelen huur Plaza 29.000 Huurinkomsten vanuit de beheerorganisatie 93.877 Begrotingspost kapitaallasten 555.000 Subtotaal 758.000 Bruto omzet 1.126.764 758.000 Inkoopkosten horeca 262.350 Netto omzet 864.414 758.000 KOSTEN Directe exploitatielasten Schoonmaak 70.000 Personeel 453.807 - Horecapersoneel 378.081 - NatLabmanager 46.332 - Beherend personeel 29.394 06 13
Indirecte exploitatielasten beheer Communicatie, PR en gezamenlijke programmering 20.000 Administratie en algemeen 20.500 Energie 70.000 Huurdersonderhoud 28.000 Terreinonderhoud PM Inrichting (gemeenschappelijk) 20.000 Inboedelverzekering 3.840 OZB belasting huurder 16.294 Huurbijdrage gemeente 93.877 Eigenarenlasten Afschrijving en interest 555.000 Eigenarenonderhoud 181.000 Verzekeringen eigenaar 8.000 OZB belasting eigenaar 14.000 Totale kosten 796.319 758.000 RESULTAAT 68.095 0 68.095 Tabel 2 Begroting jaar 1 INKOMSTEN Huurder Dagelijks beheer Eigenaar Eigenarenbeheer Dagelijkse beheer Verhuur ruimtes uren / dagdeelbasis 33.058 Horecaomzet 397.500 Beschikbare middelen beheer Baltan 24.216 Beschikbare middelen beheer Broet 7.340 Beschikbare middelen beheer Plaza 234.091 Sponsoring en fondsen PM Subtotaal 696.205 Huuropbrengsten eigenaar Beschikbare middelen huur Baltan 68.623 Beschikbare middelen huur Broet 11.500 Beschikbare middelen huur Plaza 29.000 Huurinkomsten vanuit de beheerorganisatie 93.877 Begrotingspost kapitaallasten 555.000 Subtotaal 758.000 Bruto omzet 696.205 758.000 07 13
Inkoopkosten horeca 131.175 Netto omzet 565.030 758.000 KOSTEN Directe exploitatielasten Schoonmaak 70.000 Personeel 453.807 - Horecapersoneel 378.081 - NatLabmanager 46.332 - Beherend personeel 29.394 Indirecte exploitatielasten beheer Communicatie, PR en gezamenlijke programmering 20.000 Administratie en algemeen 20.500 Energie 70.000 Huurdersonderhoud 28.000 Terreinonderhoud PM Inrichting (gemeenschappelijk) 20.000 Inboedelverzekering 3.840 OZB belasting huurder 16.294 Huurbijdrage gemeente 93.877 Eigenarenlasten Afschrijving en interest 555.000 Eigenarenonderhoud 181.000 Verzekeringen eigenaar 8.000 OZB belasting eigenaar 14.000 Totale kosten 796.319 758.000 RESULTAAT 231.289-0 231.289- Tabel 3 Exploitatiebegroting begroting jaar 2 INKOMSTEN Huurder Dagelijks beheer Eigenaar Eigenarenbeheer Dagelijkse beheer Verhuur ruimtes uren / dagdeelbasis 49.588 Horecaomzet 596.250 Beschikbare middelen beheer Baltan 24.216 Beschikbare middelen beheer Broet 7.340 Beschikbare middelen beheer Plaza 234.091 Sponsoring en fondsen PM Subtotaal 911.484 08 13
Huuropbrengsten eigenaar Beschikbare middelen huur Baltan 68.623 Beschikbare middelen huur Broet 11.500 Beschikbare middelen huur Plaza 29.000 Huurinkomsten vanuit de beheerorganisatie 93.877 Begrotingspost kapitaallasten 555.000 Subtotaal 758.000 Bruto omzet 911.484 758.000 Inkoopkosten horeca 196.763 Netto omzet 714.722 758.000 KOSTEN Directe exploitatielasten Schoonmaak 70.000 Personeel 453.807 - Horecapersoneel 378.081 - NatLabmanager 46.332 - Beherend personeel 29.394 Indirecte exploitatielasten beheer Communicatie, PR en gezamenlijke programmering 20.000 Administratie en algemeen 20.500 Energie 70.000 Huurdersonderhoud 28.000 Terreinonderhoud PM Inrichting (gemeenschappelijk) 20.000 Inboedelverzekering 3.840 OZB belasting huurder 16.294 Huurbijdrage gemeente 93.877 Eigenarenlasten Afschrijving en interest 555.000 Eigenarenonderhoud 181.000 Verzekeringen eigenaar 8.000 OZB belasting eigenaar 14.000 Totale kosten 796.319 758.000 RESULTAAT 81.597-0 81.597-09 13
3 Aandachtspunten exploitatiebegroting 3.1 Knip in programmering partners en dagelijks beheer De insteek van de knip in functies heeft gevolgen voor de financiering van culturele activiteiten van Plaza Futura. De horeca-inkomsten stellen Plaza Futura op dit moment mede in staat om haar culturele programmering te financieren. Wanneer er een constructie bedacht wordt om de resultaten van beheerorganisatie terug te laten vloeien naar de gemeente dan biedt dit mogelijkheden om subsidiebijdragen uit te breiden. De exploitatie biedt wat dit betreft de komende jaren naar verwachting echter nog geen perspectief. 3.2 De huuropbrengsten De mogelijkheden voor een bijdrage in huur voor de diverse partners zijn berekend op basis van de jaarbegroting 2010. Uit de interviews met Broet en Baltan is gebleken dat er wijzigingen opgetreden zijn in de huisvestingslasten als gevolg van verhuizingen en andere verdeelsleutels tussen activiteiten. Hierdoor is het voor alsnog onduidelijk of partners de lasten zoals opgenomen in de toekomst daadwerkelijk kunnen dragen. 3.3 Horecaomzet Zoals gesteld in de uitgangspunten is in de begroting uitgegaan van het borgen van de omvang van de horeca-inkomsten zoals nu binnen Plaza Futura. Er is uitgegaan van de inzet van horecawinsten voor het dagelijks beheer van het Natlab 2.0, dit betekent dat commerciële exploitatie (dat wil zeggen met een horecaondernemer) niet tot de mogelijkheden behoort. Het exploitatieresultaat van het dagelijks beheer is sterk afhankelijk van de horecaopbrengsten. Daarnaast is de huidige horecaomzet binnen Plaza Futura hoog te noemen; de omzet is in verhouding hoger dan in menig cultuurverzamelgebouw. Tot slot wordt in Strijp S voorzien in een aanzienlijk horeca-aanbod, waarmee concurrentie in de loop van de jaren toe gaat nemen. Het ontbreken van een zorgvuldig haalbaarheidsonderzoek brengt derhalve een risico met zich mee. 3.4 Snelle opstart noodzakelijk Uit een analyse van de aanspraken die de eerste twee jaren op basis van de begroting op het frictiebudget gedaan worden is een snelle opstart noodzakelijk. De huidige begroting geeft immers na het tweede jaar reeds een tekort. De ontwikkeling van het gebied Strijp S is hierin een onzekere factor. De gemeente kiest voor het realiseren van voorzieningen met als doel de aantrekkingskracht op toekomstige bewoners van het gebied te vergroten. Dit betekent dat de volledige bewoning van het gebied jaren op zich kan laten wachten. Het beschikbare frictiebudget is binnen een bestaande omgeving (marktgebied al aanwezig) reeds nodig om aanloopverliezen te financieren. In het geval van het Natlab is echter sprake van onzekerheden rondom snelheid van de gebiedsontwikkeling, dit kan langjarig negatieve gevolgen hebben voor het exploitatieresultaat. 3.5 Kansen optimalisatie door aanvullend gebruik Op dit moment zijn er een drietal partijen actief binnen het NatLab 2.0. Publiektrekkende activiteiten van deze partijen vinden met name in het weekend en in de avonden plaats. Dit betekent dat een aanvulling van het aantal partners wenselijk is en publiekstrekkende partijen van belang zijn voor de exploitatie. Anderzijds kan de daadwerkelijke huisvesting van de Eindhovense school in een van de vleugels ook kansen bieden om gebruik en bezetting en dekking van de exploitatie te versterken. Uitbereiding van het cultuuraanbod is noodzakelijk om van het Natlab 2.0. de daadwerkelijke cultuurhotspot van Eindhoven te maken. 10 13
Bijlage 1 Toelichting exploitatiebegroting Inkomsten huurder (dagelijks beheer) Verhuur ruimtes (dagdeelbasis) De raming van inkomsten uit (externe) verhuren is naar beneden bijgesteld. Dit op basis van het feit dat het gros van de verhuurbare ruimtes op prime time gebruikt wordt door de partners die nu reeds in beeld zijn. Voor de begroting is uitgegaan van kengetallen binnen sociaal-culturele accommodaties, daarbij is uitgegaan van het gemiddelde tussen het eerste en het tweede kwartaal (beneden gemiddeld) per m2 woon-werkoppervlak. Horecaopbrengsten Voor de horecaomzet is gerekend met de huidige cijfers van Plaza Futura. Beschikbare middelen Baltan, Broet en Plaza Baltan, Broet en Plaza maken op dit moment ook kosten voor het dagelijks beheer in hun eigen accommodatie, deze kosten lopen echter uiteen. In de begroting is uitgegaan van de kosten die zijn gemaakt in het jaar 2010, per partij zijn de volgende kostenposten uit de begroting meegenomen: Baltan: Kantoorinventaris + Schoonmaak + overige huisvestingslasten. Broet: Verzekeringskosten en helft frictiebudget (onvoorziene kosten). Plaza Futura: 10% personele lasten en huisvestingslasten verminderd met huur. Sponsoring en fondsenwerving Voor een accommodatie als NatLab 2.0 moet het ook mogelijk zijn om sponsorinkomsten te werven. Omdat deze inkomsten nog niet zeker zijn, en mogelijkheden afhankelijk zijn van het te kiezen beheermodel (sponsoren zijn minder bereid om de gemeente een sponsorbijdrage te verstrekken bijvoorbeeld) is hiervoor een PM post opgenomen. Inkoopkosten horeca Voor de inkoopkosten van horeca is uitgegaan van een gemiddelde van 33%, met name vanwege het feit dat er naast een drankverstrekkend aanbod ook sprake is van een restaurantaanbod. Aanloopverliezen In de begroting is uitgegaan van een inkomstenderving (voor verhuur ruimtes en horeca) in jaar 1 en 2 van respectievelijk 50 en 75%. Kosten huurder (dagelijks beheer) Schoonmaak Hiervoor is de eerdere raming van de gemeente aangehouden. Naar verwachting kan hier nog een reductie van 10% behaald worden wanneer kritisch naar de schoonmaakfrequentie gekeken wordt en ad hoc of aanvullende schoonmaak door beherend personeel uitgevoerd wordt. 11 13
Personeel Voor personeel zijn aannames gedaan die in de vervolgfase verfijning behoeven. Voor de personele berekening voor de horeca is uitgegaan van de volgende uitgangspunten: Personeelskosten per type medewerker Horeca Nat labmanager Beheer Totaal aantal uren per week dat betaalde krachten aanwezig zijn (gemiddeld) 343 20 28 Aantal uur volledige werkweek (fulltime) 52 40 52 Netto inzetbaarheid 1.700 1.700 Uren per jaar 17.836 1.456 Benodigde FTE 10,49 0,75 0,86 Gemiddeld bruto-salaris per maand (op basis van fulltime) 2.100 3.600 2.000 % Vakantiegeld 8% 8% 8% % Werkgeverslasten 35% 35% 35% Jaarlijkse personeelskosten 378.081 46.332 29.394 Communicatie, PR en gezamenlijke programmering Hiervoor is uitgegaan van een stelpost van 20.000,-. Administratie en algemeen Hiervoor zijn de volgende stelposten aangehouden. Posten Beveiliging 5.000 Administratiekantoor 3.000 PC en toebehoren 2.000 Accountantskosten 7.500 Telefoon / fax 500 Bestuurskosten 1.500 Vrijwilligersvergoeding - Systeembeheer 1.000 TOTAAL 20.500 Energie Hiervoor is de eerdere raming van de gemeente aangehouden. Huurdersonderhoud Hiervoor is de eerdere raming van de gemeente aangehouden. Terreinonderhoud Vanwege onduidelijkheden over verantwoordelijkheden wat dit betreft is vooralsnog een PM post opgenomen. Inboedelverzekeringen Hiervoor is uitgegaan van 0,15 van de investeringswaarde (investeringsbedrag verminderd met stichtingskosten) voor opstal en inboedelverzekering, waarvan 20% voor de inboedelverzekering aangehouden is. OZB Voor belastingen is als WOZ-waarde de bovenstaande investeringslast aangehouden, waarbij gerekend is met een aanslagpercentage van 0,1273%. Inrichting Uitgaande van uniformiteit in het NatLab 2.0 is uitgegaan van een benodigde investering van 250.000,- voor losse inventaris en raambekleding. Op basis van een gemiddelde afschrijvingstermijn van 12,5 jaar komt dit neer op een exploitatielast van 20.000,- op jaarbasis. 12 13
Huurbijdrage zie kopje huuropbrengsten onder begroting eigenaar. Begroting eigenaar (eigenarenbeheer) Huuropbrengsten De huidige huurlasten van Baltan, Broet en Plaza zijn opgenomen in deze begroting, voor Plaza Futura zijn de kantoorkosten buiten beschouwing gelaten. Daarbij is ervan uitgegaan dat de huidige huurbijdrage van de gemeente in stand blijft na overgang naar het Natlab 2.0. Deze bijdrage kan in een huurbijdrage geboden worden of door het losweken van deze kosten uit de begroting van partners (verplaatsen subsidiebijdrage ter hoogte van dit bedrag). In het raadsbesluit is gerekend met een huuropbrengst van in totaal 203.000,-, het resterende bedrag dat nodig is, wordt derhalve opgebracht vanuit de dagelijkse beheerbegroting. Begrotingspost dekking kapitaallasten Hieronder wordt de dekking van de kapitaallasten die jaarlijks beschikbaar is vermeld. Kosten eigenaar Kosten voor eigenaar zijn overgenomen van de gemeente, ook voor wat betreft OZB en verzekeringslasten. 13 13