Customer Case Study Pro Rail
Utrecht ProRail wil met behulp van VendorLink het proces van Leveranciers Management opnieuw neer zetten in hun organisatie. Leveranciers Management richt zich niet alleen in het beheren en verbeteren van de relatie met leveranciers. Het proces is ook gericht op het in kaart brengen van het aantal leveranciers in de verschillende productcategorieën en de prestaties van de belangrijkste leveranciers van ProRail Met het Ministerie van Infrastructuur en Milieu zijn afspraken gemaakt over de prestaties van ProRail. Voor een deel is ProRail daarvan afhankelijk van zijn toeleveranciers. VendorLink ondersteund ProRail met uitvoeren van een prestatiemeting over de door ProRail erkende leveranciers. Door de bestaande methode op te nemen in VendorRating wordt het proces geautomatiseerd en geborgd. Leveranciers Management moet de verschillende onderdelen van ProRail helpen in hun selectie voor het aangaan van langdurige relaties met voldoende bekwame leveranciers. Dit in lijn met de strategische doelen van ProRail en om kwaliteit en prijs bewust te kunnen inkopen. Initiatief van AKI De afdeling AKI (Aanbestedingszaken, Kostenmanagement en Inkoop) is de initiatiefnemer voor dit project. AKI KO (Kwaliteitsbeheer en Onderzoek) heeft al jaren lang ervaring in het meten van de prestaties van hun erkende leveranciers die werk verrichten aan het spoor. Prestatiemeting bij ProRail Prestatiemeting is het beoordelen van de prestaties van leveranciers van een bepaald soort werk op basis van vooraf gemaakte afspraken. Dit wordt gedaan door het periodiek en per contract beoordelen van projecten aan de hand van een enquête. Deze enquête wordt door de betrokken ProRail-Project- of Bouwmanager tezamen met een auditor (adviseur Externe Kwaliteit van AKI KO) in een interview ingevuld. Aan de hand van deze beoordeling wordt de wijze waarop een leverancier het werk heeft uitgevoerd inzichtelijk gemaakt.
Iedere periode worden de contractscores geaggregeerd naar bedrijfsniveau waardoor een vergelijking tussen de onderlinge leveranciers mogelijk is. Deze werkwijze is ondergebracht in VendorLink Vendor Rating en Vendor Management. 360 graden review van leveranciers Daarnaast wordt aan deze prestatiemeting informatie vanuit Spend Management en Contract Management toegevoegd. Om een 360 graden beeld te krijgen over de prestatie en strategische positie van deze leverancier voor ProRail. De data was voorheen ook beschikbaar in diverse deelsystemen, maar het proces was erg bewerkbaar om deze informatie periodiek in een vast en vergelijkbaar overzicht te tonen. Inzicht in leveranciers en contracten Met het besluit om VendorLink Vendor Management en onderliggende modules te implementeren is dit proces sterk vereenvoudigd en verbeterd. VendorLink is het eindstation geworden waar de gewenste leveranciers Via diverse data exports uit SAP kan de data uniform worden getoond in VendorLink tezamen met de prestatiemetingen die vanuit VendorLink worden uitgevoerd.
Albert Boersma, Tender Manager AKI, licht toe: Door te investeren in spend-, trend- en dashboardanalyses met behulp van het Leveranciersmanagement systeem van VendorLink krijgt ProRail snellere en betere informatie om haar inkoopproces hierop (bij) te sturen. ProRail besteed extra aandacht aan Leveranciers Management om zorg te dragen dat er voldoende bekwame leveranciers zijn, opdat ProRail werken, leveringen en diensten kan verkrijgen tegen een optimale prijs/kwaliteit verhouding in relatie tot de doelen van ProRail. VendorLink helpt ons om snel inzicht te verwerven zodat onderstaande vragen direct te beantwoorden zijn: - Hoe afhankelijk is onze onderneming van haar leveranciers. - Waar staat de leverancier in de Kraljic matrix? - Hoe kan ProRail de afhankelijkheid van haar zgn. single source leveranciers verminderen? - In hoeverre beantwoordt de huidige leveranciersstructuur aan de lange termijn inkoopbehoeften van de onderneming? - In hoeverre worden mogelijkheden tot coördinatie van gemeenschappelijke inkoopbehoeften tussen verschillende bedrijfseenheden voldoende benut? De ICT-s Project Manager Nicole Kamphuis heeft inmiddels naast AKI KO ook bij ICT TRIS de implementatie verzorgt. De uitrol bij de overige Bedrijfs Eenheden van ProRail volgt later in 2014.
ProRail is verantwoordelijk voor het spoorwegnet van Nederland: aanleg, onderhoud, beheer en veiligheid. ProRail verdeeld als onafhankelijke partij de ruimte op het spoor, regelen alle treinverkeer, bouwen en beheren stations en leggen nieuwe sporen aan. Ten slotte is het ook verantwoordelijk voor het onderhoud van bestaande sporen, wissels, seinen en overwegen. ProRail zorgt voor een veilig, betrouwbaar, punctueel en duurzaam spoornetwerk en comfortabele stations, in samenspel met vervoerders en partners. ProRail werkt efficiënt en kostenbewust aan een spoornet waarop het aangenaam reizen is en goederen onbelemmerd vervoerd kunnen worden. Nederland heeft het drukst bereden spoornet van Europa. In 2012 werden er ruim 3,3 miljoen treinritten gemaakt over het Nederlandse spoor. Gemiddeld maken reizigers elke dag 1,1 miljoen treinreizen in totaal 139 miljoen kilometer in 2012. Alle goederen legden in 2012 met elkaar 10 miljoen kilometer af. ProRail beheert 7.033 kilometer spoor, van Eijsden tot Den Helder en van Roodeschool tot Vlissingen. Het spoor is voorzien van 2.731 overwegen (waarvan 1614 beveiligd), 7.195 wissels, en 11.683 seinen. Onderdeel van het spoornet zijn 725 spoorviaducten, 455 spoorbruggen, 56 beweegbare bruggen en 17 tunnels. Er zijn 404 stations in Nederland. Ook zijn er enkele stations die alleen gebruikt worden voor speciale gelegenheden.