Archivering Versie 2.5 Maart0 2003
Inhoudsopgave Algemeen... 3 Praktisch Dossier... 4 Archivering van een fiscaal boekjaar... 4 Archivering van de gegevens... 4 Transfer naar een verplaatsbare eenheid... 5 Directory transfer... 6 Laatste bevestiging... 6 Vooruitgang van de archivering... 7 Raadplegen van de gearchiveerde gegevens... 8 Archiveringsbeheer... 11 Periodebeheer... 12 Bijlage... 13 Omschrijving van de Tool : CALCPERTARC... 13 Selecteren van directory...13 Herberekenen van de balansen... 14 Archivering 2
ALGEMEEN De archivering heeft als doel om de historieken van de algemene rekeningen (AHISTO) en de derden rekeningen (CHISTO) van de dossiers te archiveren en dit zonder de balansen te wijzigen (PERT). Dit laat de mogelijkheid voor de gebruiker open om de bewegingen via de balans te raadplegen (bijvoorbeeld in de derden bestanden en het boekhoudplan) en zijn gearchiveerde historieken te raadplegen. De archivering kan worden uitgevoerd in een bepaalde directory of op een verplaatsbare éénheid. Indien de software de gearchiveerde gegevens niet terugvindt onder een directory, dan zal een assistent de gebruiker begeleiden om de directory waar de gegevens werden opgeslagen te selecteren. Op niveau van de testen 31 en 32 in herstellingswijze (herberekening van de balansen op basis van de historieken), op voorwaarde dat geen enkele historiek aanwezig is, zullen de balansen van de gearchiveerde balansen verdwijnen. Hiervoor is er de advanced tool (CALCPERTARC) ontwikkeld die zal dienen om deze balansen in functie van de gearchiveerde historieken te herstellen. Veel gevraagde module: denk aan een klant «BIGBAZAR NV» die meer dan duizend verrichtingen per dag inboekt en die zijn dossier moet overmaken aan zijn DEALER. Voor de weinigen die ook hun dossier ORICURR doorsturen, zullen de problemen daar beginnen. Deze archivering is dus een must voor alle onze klanten. Archivering 3
PRAKTISCH DOSSIER ARCHIVERING VAN EEN FISCAAL BOEKJAAR Deze optie vindt u terug onder het menu Extra Archivering. Er zal een assistent opgestart worden die de klant zal begeleiden in de verschillende stappen van de archivering. Opgelet: U moet minstens over 3 boekjaren beschikken, waarvan de 2 laatste niet gearchiveerd kunnen worden. Archivering van de gegevens Tot het fiscaal boekjaar : de gearchiveerde boekjaren zijn deze voorafgaand (en inbegrepen) aan het vermelde boekjaar. Archivering 4
Omschrijving : opmerking om de gearchiveerde gegevens gemakkelijk terug te vinden. Afpuntbare rekeningen : te archiveren rekeningen. De gebruiker kan zijn rekeningen in de lijst selecteren. Er verschijnt een melding die u eraan herinnert dat dit om een onomkeerbare verrichting gaat. Er wordt gevraagd aan de gebruiker om over te gaan tot heropening van elk fiscaal boekjaar, om de boekhoudkundige testen uit te voeren en een back-up te nemen. Transfer naar een verplaatsbare eenheid In dit scherm kan u het type van de verplaatsbare éénheid beschrijven die zal dienen voor de archivering van de geselecteerde boekjaren. In het geval dat u later wenst om de gegevens op een verplaatsbare éénheid te archiveren, moet u dit hier preciseren (de eerste stap van de archivering, gelijk welke medium voor gegevens, is altijd het opslaan van deze gegevens op de harde schijf van uw computer). Hier moet u eveneens de naam van het gebruikte medium vermelden. Archivering 5
Directory transfer Via dit scherm kan u de directory kiezen waar de bestanden met de gegevens, uit de historieken gehaald, worden geplaatst. Laatste bevestiging Vooraleer de procedure wordt opgestart, verschijnt een laatste melding dat het om een onomkeerbare verrichting gaat. Archivering 6
Vooruitgang van de archivering Bij de laatste stap van de archivering, verkrijgen we een scherm waarin we de vooruitgang van de verschillende gerealiseerde verrichtingen kunnen waarnemen. Archivering 7
RAADPLEGEN VAN DE GEARCHIVEERDE GEGEVENS De balansen van de gearchiveerde boekjaren zijn altijd zichtbaar. Neem bijvoorbeeld het boekhoudplan : de balansen van de gearchiveerde boekjaren blijven zichtbaar. Indien we een periode gaan selecteren, zal de software de historieken van de desbetreffende periode weergeven, die zich op een gearchiveerd medium bevinden. Archivering 8
Indien het archiveringsbestand zich bevindt op een verplaatsbare éénheid, dan verkrijgt u de volgende melding De gebruiker kan dan de directory, waar de gegevens werden opgeslagen, selecteren. In het geval van een archivering op een harde schijf, gaat het programma het vermelde archiveringsbestand bij de aanmaak opzoeken. Indien dit bestand tussentijds verplaatst werd, hernoemd of ontoegankelijk werd, verkrijgen we de volgende melding : Indien de bestanden naar een andere directory verplaatst werden (archiveringsdirectory bestaat nog): Vervolgens kan u via een directorylijst de archiveringsbestanden opzoeken en wordt de archiveringsdirectory aangepast. Archivering 9
Indien de directory werd herbenoemd (archiveringsdirectory bestaat niet meer): De gebruiker kan de herbenoemde directory, waar de archiveringsbestanden werden opgeslagen, selecteren. De assistent stelt ons vervolgens voor om de archiveringsdirectory aan te passen. Vervolgens worden de historieken van het archiveringsbestand weergegeven. Archivering 10
ARCHIVERINGSBEHEER Deze optie vindt u terug onder het menu Extra Archiveringsbeheer. In dit scherm worden de gearchiveerde boekjaren weergegeven alsook de geselecteerde opties. Boekjaar: gearchiveerd boekjaar Type: type van de gearchiveerde gegevens Arch.dat.: datum waarop het archiveringsbestand werd aangemaakt Omschrijving: omschrijving van de gearchiveerde gegevens ingegeven door de gebruiker. Archiveringsdirectory: toegangsdirectory van de gegevens. Verplaatsbare éénheid: aanduiding indien de gegevens werden opgeslagen op een verplaatsbare éénheid. Etiket (CD, diskette): omschrijving van medium waarin de gearchiveerde gegevens zich bevinden. Archivering 11
PERIODEBEHEER Via het periodebeheer kan u een nieuw fiscaal boekjaar aanmaken en zijn structuur (maandelijks of kwartaal) bepalen. Dit kan via het menu Extra Periodebeheer. Dit scherm bevat informatie over het geselecteerde boekjaar. Indien dit boekjaar gearchiveerd werd, dan vindt u de informatie met betrekking tot deze archivering terug. Archivering 12
BIJLAGE OMSCHRIJVING VAN DE TOOL : CALCPERTARC Met de advanced tool CALCPERTARC kunnen balansen van gearchiveerde boekjaren hersteld worden. Deze tool is onmisbaar omdat de historieken van deze jaren noch toegankelijk, noch wijzigbaar zijn door de software. Bijgevolg zullen de testen 31 en 32, in de herstelmodus, de balansen tot 0 herleiden voor de periodes die gearchiveerd werden. Bob heeft dus een tool ontwikkeld waarmee u deze balansen kan recupereren op basis van gearchiveerde bestanden. Gebruik Ga in de maintenance modus naar de Systeem module, selecteer het menu Onderhoud Advanced tools. Na het selecteren van de tool CALCPERTARC, klikt u op het radertje ( ). Selecteren van de directory De tool zal zich dus richten op de directory met de gearchiveerde bestanden. Hiernaar wordt verwezen in het Archiveringsbeheer van de module algemene boekhouding. Indien de directory niet meer bestaat of verplaatst werd, zal een venster u vragen om deze manueel aan te duiden. Let erop dat indien er meerdere jaren gearchiveerd werden, de balansen van alle jaren gerecupereerd zullen worden. Archivering 13
Recuperatie van de balansen In het volgende scherm wordt de vooruitgang van de recuperatie van de balansen weergegeven : Opmerking: Het is op dit moment nog niet mogelijk om één enkel jaar te recupereren wanneer meerdere boekjaren gearchiveerd zijn. Archivering 14