Het pakket voor de verzekeringsmakelaar Versie 7 Inleiding 2 Totale integratie 3 Paperless office 3 Universele berichtgeving 4 Commerciële tool 5 Communicatie 6 AS/2 integratie 7 Geïntegreerde boekhouding 8 Financiële producten 9 Praktisch 10 Prijs 11 Twin Peaks II 12 1
In deze brochure wordt een kort overzicht gegeven van enkele unieke aspecten van IRIS. Een meer volledige beschrijving vindt u op www.sireus.net, menupunt Handleiding voor een volledige beschrijving. Wie is Sireus NV? Sireus is de nieuwe naam van Helix Technologies. In 2000 gaven een aantal gebruikers, die niet tevreden waren met het aanbod op de markt, de impuls tot het ontwikkelen van een nieuw pakket. Dit werd het pakket IRIS. De rode draad doorheen IRIS is dan ook de betrokkenheid van de gebruikers bij de ontwikkeling. Sireus NV is mede in handen van makelaars. Uitgangspunten Gebruiksvriendelijkheid Snelheid Centrale diensten (mail, gestructureerde berichten, fax, SMS, backupserver, webdiv, ) Soepele datastructuur Beheersbaar wat betreft omvang en kostprijs Gebruiksvriendelijkheid Snelle interface laat u toe snel de gewenste informatie op te roepen. U kan navigeren via menupunten, specifieke knoppen of functietoetsen. Er wordt vermeden onnodig veel vensters tezelfdertijd op het scherm te zetten, zodat de interface zeer stabiel gehouden wordt. De schermen zijn duidelijk, logisch geordend en bijgevolg niet overladen met onnodige velden Welke gegevens worden bewaard? Een belangrijk aspect van de gebruiksvriendelijkheid is enkel de gegevens bewaren die u werkelijk interesseren. Overtollige gegevens werken contra-productief. Daarnaast is er echter de mogelijkheid om zelf velden toe te voegen aan de database. En dit op niveau van klant, polis en schadegevallen. Zo verkrijgt u een pakket op uw maat. 2
Totale integratie De meeste pakketten zijn een verzameling van losse componenten. Alhoewel het zin heeft het wiel niet opnieuw uit te vinden, onderscheidt IRIS zich door de hechte integratie van de verschillende componenten, daar waar andere pakketten ze extern oproepen. Dit betekent dat in IRIS bijvoorbeeld volgende componenten geïntegreerd zijn: Tekstverwerking Mail Fax SMS Scannen en documentenbeheer AS/2 Dit heeft een aantal voordelen: Geen bijkomende licenties nodig Niet afhankelijk van de installatie van de juiste versie van een extern pakket of een component. Eenvoudige backup Consequente interface voor de volledige functionaliteit Onderhoud en up to date houden van de volledige installatie Uiteraard kan IRIS gegevens uitwisselen met bijvoorbeeld Word of Excel, doch door het unieke concept is de werking niet afhankelijk van dit pakket en is men niet verplicht een licentie te nemen voor elke computer in uw kantoor, wat een belangrijke besparing is. Faxintegratie Dit is een goed voorbeeld van de manier waarop IRIS werkt. In dit geval bestaat er een centrale service van Sireus die maakt dat er terug niets bijkomend in uw kantoor nodig is om volautomatisch faxen en SMSen te kunnen versturen. Normaal zou u in uw netwerk een faxserver moeten installeren en afdrukken naar deze specifieke printer. Achteraf zou het moeilijk te controleren zijn of het doorsturen geslaagd was. In IRIS kan u op het bericht zelf het bewijs van versturing terugvinden: Paperless office Documenten inscannen is nodig voor een efficiënt beheer ervan. Dit heeft niet alleen het voordeel dat die stukken gemakkelijk terug te vinden zijn. Voor kantoren met verschillende locaties is dit de enige manier om deze stukken op alle locaties ter beschikking te hebben. Ook het verdere gebruik wordt veel eenvoudiger. Indien men bijvoorbeeld een bericht via mail of fax verstuurt betreffende een schadegeval, kan men de beschikbare bijlagen meesturen door deze te selecteren. 3
Universele berichtgeving Bij IRIS staat de berichtgeving centraal. Dit biedt u een zeer efficiënte manier om met uw klanten te communiceren, ongeacht de gekozen manier (brief, fax, email, SMS, bezoek,...). Het overzicht van de berichten geeft u daardoor een volledig beeld wat er in een dossier gebeurd is. Door de integratie van de agenda zijn die trouwens de basis van toekomstige handelingen. Automatische backup Bijna iedereen heeft voorzieningen getroffen voor de backup van de gegevens. Toch blijkt in de praktijk dat het veelal mank loopt. Helaas constateert men dit dan op het moment dat men de backup nodig heeft. Vandaar dat er in IRIS een automatische backup ingebouwd is. Naast de locale backup, is er ook automatisch een backup op onze backupserver. Daardoor bent u niet alleen zeker van de kwaliteit van de backup, doch bij een langere storing van uw eigen server, kan u opteren om onze server te gebruiken. Electronische identiteitskaart U kan de gegevens rechtstreeks inlezen in SIREUS Uitwisselen van gegevens. Standaard is er in IRIS een tool voorzien waarmee u alle gegevens uit de database kan exporteren naar XML. U kan tevens rapporten exporteren naar bvb. Excel. Telefoonintegratie Hebt u een telefooncentrale die over een TAPIinterface beschikt, dan kan u via IRIS het nummer vormen en terzelfdertijd een bericht toevoegen aan het dossier. 4
SIREUS : een commercieel gerichte tool Call Center integratie Om u toe te laten ook na de kantooruren uw klanten persoonlijk op te vangen, kan u beroep doen op een call center. Dit kan echter maar efficient zijn werk doen indien het beschikt over recente gegevens betreffende uw clienteel. In IRIS is er een automatische link voorzien die u toelaat de wijzigingen direct door te geven naar Teledesk. Doordat de operator direct de essentiële gegevens van de klant en zijn polissen ter beschikking heeft, is de klant zich veelal niet bewust dat hij praat met een callcenter en wordt hij zeer persoonlijk opgevangen Objectview IRIS geeft u een totaaloverzicht van uw klant. Dit wat betreft polissen, kwitanties en schadegevallen en ook wat betreft incasso en commissie. Mailings In IRIS kan u zeer gemakkelijk een mailing doen naar een bepaalde geselecteerde doelgroep. Dit kan u zelfs terzelfdertijd gebruikmakend van de verschillende ondersteunde uitvoermogelijkheden: brief, fax of mail. Bijvoorbeeld als de klant een mailadres heeft, dan ontvangt hij het via mail, zoniet fax en indien hij ook geen fax heeft via brief. U kan ook bijlagen meesturen. Geintegreerde agenda Alle berichten hebben de mogelijkheid een opvolging aan te duiden, algemeen of door een bepaalde gebruiker. Op die manier kan u gemakkelijk uw werk organiseren en de nodige prioriteiten leggen. Herinneringen op klantniveau Op klantniveau kan men een herinnering bewaren. Bij het oproepen van die klant of zijn polissen, kwitanties of schades komt de herinnering te voorschijn. 5
Hou persoonlijk contact met uw klant IRIS houdt voor u bij wanneer u het laatst contact gehad heeft met de klant. Ook kan u het verslag van het bezoek bij de klant of een meeting in het kantoor als bericht bewaren. Op de klantenfiche kan u tevens een aantal statistische velden bijhouden: herkomst van een klant, beheerder, datum creatie,... Mijndossier.be Met IRIS kan u gemakkelijk uw klanten toegang geven tot hun gegevens via het Internet. Zie www.mijndossier.be voor meer informatie Mogelijkheden om verschillende kantoren te verbinden Een uniek punt van IRIS! IRIS is opgebouwd als een applicatieserver, die met de verschillende gebruikers ( client ) berichten uitwisselt. Door dit concept maakt het geen verschil waar de client zich bevindt: in het kantoor op het locale netwerk of ergens op het Internet. Bijgevolg hoeft u niet veel te doen om verschillende kantoren te verbinden. Eenmaal de server bereikbaar is, kan men op de centrale gegevens werken. Er wordt op de client niets locaal bijgehouden. ASP Normaal draait het pakket locaal, doch indien gewenst kan u gebruik maken van de servers van SIREUS. De gebruikte client blijft daarbij identiek. Ook blijven uw gegevens bewaard in uw database, niet in een gemeenschappelijke database voor alle makelaars. U kan te allen tijde overschakelen naar een eigen server. De ASP-oplossing is dus niet vergelijkbaar met andere ASP-oplossingen op de markt en geeft u een bijkomende manier om uw kantoor te organiseren, echter zonder aan functionaliteit of vertrouwelijkheid in te boeten. Office365 Er is de mogelijkheid om Exchange in de cloud Office365 te integreren met IRIS. Dit geeft u de mogelijkheid inkomende en uitgaande emails, agenda en contacten te synchroniseren met IRIS. Cloudintegratie Nieuw in versie 7 is de mogelijkheid een email als PDF door te sturen. U kan tevens opteren de PDF als link door te sturen. Bij het lezen van de PDF krijgt u een feedback in Sireus. Er is een overzicht voorzien van alle berichten waarvan de PDF door uw correspondent nog niet gelezen is. Dit systeem is voor alle types van berichten bruikbaar, ook voor vervaldagberichten. 6
AS/2 integratie U kan in IRIS de gestructureerde en niet gestructureerde AS/2 berichten verwerken. Daarna zijn deze berichten terug te vinden bij de inkomende berichten. Ook de gestructureerde berichten zijn leesbaar. Bij het verwerken krijgt men een overzicht van de gegevens die zullen overgenomen worden en kan men eventueel beslissen welke gegevens mogen overschreven worden. 7
Geïntegreerd termijnbeheer en boekhouding Termijnbeheer en boekhouding zijn in IRIS volledig geïntegreerd en zijn bijgevolg zeer eenvoudig in gebruik. Dit is ongetwijfeld één van de sterke punten van IRIS! IRIS laat u toe zelf uw vervaldagberichten aan te passen zodat u deze geheel volgens uw eigen wensen kan afdrukken. Voor elke etappe van het termijnbeheer is een programma voorzien. Vanuit de kwitanties worden automatisch de boekingen in de boekhouding gegenereerd zodat deze steeds in evenwicht is met de kwitanties. De dagelijkse handelingen worden in het termijnbeheer gedaan, met uitzondering van de betalingen welke in het financieel journaal geboekt worden In het financieel journaal kan er afgeboekt worden op basis van de CODAbestanden, vervaldagbericht-nummer, kwitantienummer of openstaande posten. De reeds geboekte posten zijn zichtbaar in het overzicht en kunnen nog aangepast worden. Men kan de boeking slechts verlaten als het af te boeken bedrag volledig afgeboekt is Tevens kan men inkomende en uitgaande facturen (met eventueel BTW) inbrengen. Alsook de standaardlijsten van de boekhouding. 8
Financiële producten In IRIS kan u naast verzekeringsproducten ook financiële producten bijhouden. Het type product kan u zelf bepalen en kan zeer ruim zijn. Er zijn ook specifieke schermen voor de financiële producten die wel onder de verzekeringsproducten vallen: Leningen, TAK 21, TAK 23. 9
Praktisch Installatie De installatieprocedure is ontworpen om u toe te laten de installatie zelf te doen. Zij is dus zeer eenvoudig. Uiteraard zijn wij ter beschikking om dit voor u te doen, doch het geeft een duidelijk beeld van dit unieke aspect van IRIS. Updating Het onderhoud van IRIS gebeurt volledig automatisch via het Internet. Dit zowel voor de server alsook de locale PC s. Ook de documentatie wordt regelmatig bijgewerkt en automatisch verspreid. Opleiding De opleidingen in de kantoren van Sireus zijn inbegrepen in het onderhoudscontract. Opleidingen in uw kantoor zijn steeds mogelijk. Userclub De gebruikers zijn een drijvend factor achter SIREUS. Zij bepalen mee de evolutie van het pakket. Ook kan er tussen de gebruikers diverse zaken, zoals paragrafen en typebrieven uitgewisseld worden. Op die manier profiteert u van de kennis van een collega. Op gezette tijdstippen wordt er samengekomen om ervaringen en oplossingen uit te wisselen. Support Het gebruik van de telefonische support is inbegrepen in het onderhoudscontract. Daarnaast is het mogelijk de support te bereiken via email. In de praktijk is dit het meest efficiënte middel. Indien nodig kan de support uw scherm overnemen om samen met u iets te bekijken. 10
Prijs De totale kostprijs van het gebruik van een pakket in een makelaarskantoor is niet eenvoudig te berekenen. Het gaat immers veel verder dan de kostprijs van het pakket zelf. Meestal zijn de kosten wat betreft onderhoud, gebruik en opleiding immers veel hoger dan de licentieprijs. Ook zijn bij andere pakketten veelal betalende interventies ter plaatse nodig. Deze verborgen kosten zijn bij SIREUS zeer miniem, omdat de eenvoud en het gebruiksgemak centraal in het design van IRIS stonden. Vermits IRIS van de grond af aan gebouwd is, konden deze concepten volledig doorgetrokken worden. Voor het gebruiken van IRIS kan u kiezen: ofwel huren, ofwel een licentie aankopen. Prijzen aankoop licentie Licentieprijs IRIS EUR Basis 1.350,00 Contante kwitanties 450,00 Termijnbeheer (omvat contante kwitanties) 1.300,00 Boekhouding 950,00 Per bijkomende user (basis) 400,00 Onderhoudscontractn op licentieprijs Volledig onderhoud Support, opleidingen in Sireus, centrale diensten (mail, fax, SMS, backupserver,mijn dossier ) 40% Prijzen 21% BTW exclusief Onderhoud wordt het eerste jaar samen met de licentie gefactureerd Prijzen Huur Huurprijs per maand 1 gebr. 2 gebr. 3 gebr. EUR EUR EUR Basis 100,00 130,00 160,00 Met Termijnbeheer 185,00 230,00 275,00 Met Termijnbeheer en boekhouding 265,00 325,00 385,00 Deze prijzen omvatten het volledig onderhoud Prijzen 21% BTW exclusief, er wordt een contract van 3 jaar afgesloten, de facturatie gebeurt via doorlopende opdracht 11
Twin Peaks II In IRIS zijn een aantal documenten standaard voorzien. Deze aangeleverd als formulieren zodat deze met 1 muisklik te gebruiken zijn. Door het kiezen van een bepaald formulier, wordt er een tekst afgedrukt die enkel de weerspiegeling is van een gemaakte keuze. Er zijn immers 3 criteria: 1. Leven, niet-leven of sparen en beleggen 2. Er is een marktonderzoek gebeurd of niet 3. De klant volgt het advies van de tussenpersoon of volgt dit advies niet Dit resulteert in 12 formulieren. Door het gebruik van een bepaald formulier geeft men dus aan over welke combinatie het gaat. Groot voordeel van dit systeem is het feit dat enkel de gekozen optie afgedrukt wordt en niet wat men NIET gedaan heeft! (bv geen markt onderzoek gedaan) Doordat deze formulieren voorzien zijn op het niveau van het contract, wordt bij leven enkel dat formulier getoond dat daar van toepassing kan zijn, hetzelfde bij niet leven. Dit reduceert het aantal getoonde formulieren tot 4. Klantenprofiel voor financiële producten Daartoe is in IRIS een speciaal type formulier aangeleverd. Dit koppelt de spreadsheet zoals aangeleverd door de FSMA. Als men dat formulier selecteert, dan wordt deze spreadsheet als bijlage bij de klant toegevoegd en Excel geopend. Alle wijzigingen aan die spreadsheet worden zo op het niveau klant bewaard. Tijdsregistratie Niet echt een verplichting in de nieuwe wetgeving, doch handig om achteraf te bewijzen wat u voor een klant gepresteerd heeft. Bij het aanmaken van een bericht begint er automatisch een timer te lopen onderaan het scherm. Bij het bewaren van het bericht wordt de gespendeerde tijd weggeschreven op het bericht met de naam van de gebruiker bij. Dubbelklik op deze timer doet hem stoppen. Hardware Doordat bij de meeste pakketten de installatie en het onderhoud complex zijn, verplicht men de makelaar meestal deze samen met het pakket aan te kopen. Doordat de installatie van IRIS totaal onafhankelijk van andere componenten laten wij u vrij uw leverancier te kiezen. Dit kan u dure verplaatsingkosten en onderhoud besparen. Meer informatie? U kan op diverse manieren verder kennismaken met SIREUS: o Neem de handleiding door : www.sireus.net menupunt Manual o Download de gratis demoversie op www.sireus.net en probeer het op uw tempo. o Schrijf u in op een voorstelling van SIREUS via de website o Contacteer ons voor een persoonlijk gesprek in uw kantoor(info@sireus.net of tel. 09/211.02.21). o Spreek met een collega die er reeds mee werkt 12