werkdocument betreffende het overleg over de bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 4

Werkdocument Bezuiniging Universiteitsdienst Deel 4: Ombuigingen TU Delft Library Onderwerp werkdocument betreffende het overleg over de bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 4 Actie OdC/OR: Actie beheerder UD: Wijzigingen t.o.v. vorige versie: Aanleiding Op 24 april 2014 heeft de beheerder UD de OdC UD het Reorganisatieplan TUDL (Ombuigingen TU Delft Library) ter advisering voorgelegd. Het onderwerp zal worden besproken tijdens de reguliere overlegvergadering op 28 mei 2014. Het VLO zal worden betrokken bij de totstandkoming van dit werkdocument. 1. Aanpak OdC UD 'van werkdocument tot oordeel', communicatie Zie Hoofddocument. Communicatie door OdC UD De OdC UD wil de medewerkers betrekken bij de veranderingen en streeft ernaar draagvlak te krijgen voor de door de OdC UD in te nemen standpunten. De OdC UD zal de medewerkers o.a. via nieuwsbrieven informeren over de ontwikkelingen. Eventueel worden informatiebijeenkomsten georganiseerd. De OdC UD heeft tot nu toe het navolgende gecommuniceerd: 2. Uitgangspunten en doelstellingen voor OdC UD, toetsingscriteria Zie Hoofddocument. 3. Het overlegtraject Bereik van dit overleg, positie OdC UD & OR, LO en SR In overleg is besloten dat de OdC UD de gesprekspartner van de beheerder UD over de bezuinigingen UD en de daarmee samenhangende reorganisaties is. Gelet op de verbinding met OR-taken wonen twee extra OR leden het overleg bij. De OdC UD zal het VLO middels dit werkdocument betrekken bij dit overlegtraject. Onderdeel 1: Beeldvorming Verkregen informatie en essentie van de plannen Het is voor de OdC UD van belang om een zo compleet mogelijk beeld te krijgen van de reorganisatie en de impact daarvan op de betrokken medewerkers, op de bedrijfsvoering en op de dienstverlening. De OdC UD beschikt over navolgende informatie: 1. Ombuigingen TU Delft Library d.d. 22 april 2014 2. Besluitvormingsmemorandum d.d. 22/04/2014 Werkdocument overleg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 4, Ombuigingen TU Delft Library Versie 5.0 d.d. 1 juli 2014 1

3. Informatie uit personeelsbijeenkomst d.d. 22/04/2014 Uit de verkregen informatie maakt de OdC UD op dat de essentie van het reorganisatieplan is: Het digitale tijdperk veroorzaakt een nieuwe generatie bibliotheken waar meer mogelijk is met minder mensen. De bibliotheek van de toekomst stelt ook andere eisen aan de organisatie en haar medewerkers. Daarom is de TU Delft Library in 2012 gestart met een reorganisatie onder naam 'Organisatiekanteling' waarbij de Library van een functie-gelaagde organisatie overging naar een productgerichte organisatie met zeven productgroepen. Terwijl de TUD Library midden in deze organisatiekanteling zat, kwam er een opdracht tot bezuiniging. Hieraan ligt ten grondslag: De subsidie van het Ministerie OCW van M 7,9 voor de landelijke taak van de TUD Library wordt in twee jaar afgebouwd. Het College van bestuur houdt rekening met een verdergaande teruggang van de financiering vanuit de overheid. Een en ander heeft geresulteerd in een bezuinigingsopdracht aan TUD Library van circa M 2,5 te realiseren in twee jaar. De bezuinigingen die worden voorgesteld in 'ombuigingen TU Delft Library hebben voornamelijk een financieel doel en passen binnen de reeds ingezette lijnen.!\aede vanwege de omvang van de bezuinigingsdoelstelling heeft de TU Delft Library toestemming gekregen om langer dan twee jaar (aanvankelijk tot 2017, nu tot 2019) over het behalen van de doelstelling te doen, waardoor de TU Delft Library goed gebruik kan maken van natuurlijk verloop. De voorstellen behelzen zowel personele reductie alsook materiele bezuinigingen en resulteren uiteindelijk in een structureel bezuinigingsbedrag van k 2.373 in 2020. De OdC UD verneemt graag van de beheerder of deze samenvatting/interpretatie juist is. Antwoord beheerder: Ja. Wat voorafging Gelet op de samenhang tussen de nu voorliggende plannen en de reorganisatie waartoe in 2013 is besloten wordt het advies van de OdC UD d.d. 19 juli 2013 (13.17) bijgevoegd (bijlage 1). Dit geldt ook voor het ongevraagd advies dat de OdC UD heeft gegeven n.a.v. het vervullen van vacatures vooruitlopend op de Bezuiniging UD d.d. 13 maart 2014 (14.02) (bijlage 2). Toevoeging Beheerder: Voor de compleetheid refereer ik nog naar het voorstel voor evaluatie van de 2013 reorganisatie dd. 29 november 2013. Op uw ongevraagd advies van 13 maart 2014 heb ik op 18 juni gereageerd. Reactie OdC: beide door beheerder genoemde documenten worden als bijlage bij dit werkdocument gevoegd. Vragen van de OdC UD 1. Biz. 6: Onder Personele lasten staat: In de voorstellen die in november 2013 zijn ingediend, is er van uit gegaan dat het merendeel van de medewerkers die tot en met 2018 met pensioen gaan niet zullen worden vervangen. Door de aanpassingen van de pensioenwet blijkt dit nu echter door te lopen tot in 2019. Deze periode is dermate lang, dat je eigenlijk niet moet spreken van een reorganisatie, maar van een organisatieontwikkeling, over een lastig in te plannen periode van in totaal 6 jaar. Vragen: Werkdocument overleg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 4, Ombuigingen TU Delft Library Versie 5.0 d.d. 1 juli 2014 2

Gelet op de duur van deze reorganisatie: Hoe gaat deze reorganisatie gemonitord worden? Monitoring vindt in ieder geval plaats op financieel gebied via de jaadijkse begrodng en realisatie. Daarnaast stellen we voor om jaarlijks een evaluatie vanuit het management te houden waarbij de voortgang met betrekking tot het herbeleggen van verloren gegane ervaring, kennisdeling (SharePoint) en eventueel geconstateerde knelpunten In werkdruk worden behandeld. Welke fasen moeten minimaal afgerond zijn voordat er nieuwe wijzigingen al dan niet in de vorm van een reorganisatie ingevoerd worden? Deze vraag is niet helemaal duidelijk. De enige wijziging die nog te verwachten valt (onder de huidige omstandigheden) is de ingreep in de brede managemendaag. Die is voorzien in de zomer van 2015 en niet persé afhankelijk van de afronding van bepaalde fases. Reactie OdCUD: De OdC UD maakt hieruit op dat er na 2015 geen plaatsen meer zullen worden opgeheven als gevolg van de reorganisatie in het kader van de Bezuiniging UD. De OdC ziet dat graag door de beheerder bevestigd. In de overlegvergadering van 26 juni 2014 is door de beheerder en directeur TUDL bevestigd dat er na 2015 geen plaatsen meer zullen worden opgeheven in het kader van de Bezuiniging UD. IVlet het vertrek van de medewerkers die met pensioen gaan, verdwijnt ervaring. Hoe gaat dit, ook qua planning, opgevangen worden. Via het reeds gestarte project: "Capaciteit in beeld" wordt geïnventariseerd welke competenties aanwezig zijn. Dit wordt in kaart gebracht in relatie tot de eisen en behoeften vanuit de organisatie. Het personeelsplan voorziet ook in een passend opleidingsprogramma dat zich met name zal richten op competentieontwikkeling. Daardoor kunnen we anticiperen op situaties en ervoor zorgen dat medewerkers goed zijn toegerust voor hun functie. 2. Op biz. 6 onder personele lasten wordt voorts gesteld: Evengoed zal moeten worden aangetoond dat het niet opvolgen van de medewerkers die in deze periode met pensioen gaan niet leidt tot een hogere werkdruk bij anderen. Dat dit kan heeft alles te maken met de ontwikkelingen binnen het bibliotheekveld en met de interne verplaatsing van aantal medewerkers met behoud van het UFO-profiel. Vragen: Wordt hier bedoeld dat met de inhoud van de bijlagen wordt aangetoond dat het niet opvolgen van de medewerkers die met pensioen gaan niet leidt tot een hogere werkdruk bij anderen? Ja. Vanwege de in de bijlage genoemde ontwikkelingen kunnen we in de toekomst met minder mensen werken. 3. Op biz. 6 wordt ten aanzien van de besparingen op materiele lasten onder andere gesteld: Naast de aanpassing van dit model zullen we in de toekomst kritischer zijn op de tijdschriftenpakketten die we aanschaffen: niet altijd het ruimste pakket, maar ook eens het minder ruime, of het kleine pakket. Uiteraard is dit afhankelijk van de samenstelling van de pakketten, en zal dit in nauw overleg met de faculteiten gebeuren. Er wordt een separaat collectieplan ontwikkeld waarin de te nemen stappen zijn uitgewerkt. De besparing op de collectie (materiele lasten) zijn daarom nog niet duidelijk. Vragen: Als het collectieplan er nog niet is, wordt later de omvang van de bezuiniging dan leidend bij het maken van het plan? Werkdocument overleg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 4, Ombuigingen TU Delft Library Versie 5.0 d.d. 1 juli 2014 3

Ja, er is met betrel<l<ing tot de coilectieaansclnaf een taal<stellende bezuinigingsopdracht afgegeven. Hoe ziet de planning er uit? I-iet collectieplan is nog niet voorzien van een exacte planning in tijd. Op financieel gebied hebben we de ambitie om vanaf 2014 look te bezuinigen, vanaf 2015 200k extra en vanaf 2016 nog eens 500. 4. Biz. 6, onder materiele lasten: De overige materiële bezuinigingen zijn verdeeld over verschillende posten. We zullen inleveren op de huur (Rotterdamseweg en/of Kluyverweg, en delen van Library openstellen voor anderen), de ondersteuning, openingstijden en scherper kijken naar contracten. Daarnaast levert het nieuwe Library Management System (zie bijlage 1) een netto voordeel op, omdat verschillende bestaande software-licenties kunnen worden afgeschaft. Vragen: Kan concreter aangegeven worden wat precies bedoeld wordt met inleveren op de huur? DIVIA zal vanaf pm oktober 2014 een extern depot gaan betrekken. Deze is naar verwachting 50% goedkoper dan de huidige huudast. Resultaat: 50.000 per jaar. Het depot aan de Rotterdamseweg zal voor het einde van 2014 ontruimd worden. De aldaar opgeslagen collecties worden in de hoofdvestiging ondergebracht. Resultaat: 40.000 per jaar. Er is een correctie doorgevoerd op de huur voor de hoofdvestiging vanwege onterechte doorbelasting van ruimtes voor Studium Generale. Resultaat: 10.000 per jaar. Er is een vleugel afgestoten bij de centrale vestiging ten behoeve van het gebruik door de Graduate School. Resultaat 20.400. De verhuizing van NMC zal overigens leiden tot een verhoging van de huur, maar dit wordt binnen de begrodng van NMC opgevangen. Wat betekent inleveren op de ondersteuning en openingstijden? Een kleinere organisatie betekent uiteraard ook een kleiner beroep op algemene ondersteuning. De inhuur FMVG, ICT en M&C zal daarom tegen het licht gehouden worden. Voor de openingstijden zijn nog plannen in de maak. Wat is het effect hiervan (per maatregel) op de dienstverlening? De maatregelen moeten leiden tot zo min mogelijk vedies aan kwaliteit van de dienstverlening. 5. Op biz. 7, eerste alinea wordt gesteld dat uit de brede management laag nog 1 fte te bezuinigen is (naast het natuurlijk verloop van 1,9 fte). Een beslissing hierover wordt uitgesteld tot dat dit proces zo goed als afgerond is en de veranderingstrajecten geïmplementeerd zijn. Vragen: Kan het moment waarop de beslissing wordt genomen, concreter worden aangegeven? Hierover zal in de zomer van 2015 een besluit worden genomen, zodat dit per 1 januari 2016 geëffectueerd wordt. Betreft de beslissing de vraag óf er 1 fte wordt geschrapt, of betreft het de vraag welke van de betrokken functies komt te vervallen. Het betreft de vraag welke van de betrokken functies komt te vervallen. Opmerking: De OdC UD ervaart hier te veel vrijblijvendheid. Het is naar medewerkers toe niet netjes en kan zelfs enigszins bedreigend overkomen, als een beslissing "jaren" in de lucht blijft hangen. Werkdocument overleg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 4, Ombuigingen TU Delft Library Versie 5.0 d.d. 1 juli 2014 4

Bovendien wordt door het vooruitschuiven van beslissingen de transparantie van het proces niet bevorderd. Reactie Beheerder: Ik geef de voorkeur aan deze aanpak om de volgende redenen: Dit betreft een grote organisatiewijziging, waarbij op voorhand niet alles exact kan worden voorspeld. Wij hebben een lange looptijd genomen voor de implementatie. Dat levert op dat boventalligheid zoveel mogelijk kan worden voorkomen. Het is niet onlogisch om aan te nemen dat een kleiner medewerkersbestand van de Library toe kan met minder leidinggevenden. Het is echter nu moeilijk aan te geven waar deze krimp binnen het brede management zal plaatsvinden. Het alternatiefis dat nu wordt beslist welke medewerker boventallig wordt, terwijl het goed mogelijk is dat gedurende de periode van de implementatie van dit plan een van de medewerkers in de doelgroep een functie elders vindt. 6. Op biz. 16 wordt in het derde blol< vermeld dat, na de implementatie van het nieuwe Library IVianagement Systeem, naar verwachting in 2015, de TAB-taken geheel komen te vervallen. Ook het technisch applicatiebeheer van de repositories zal, na overgang van versie 2 naar versie 3, naar verwachting in september 2014, overgaan naar ICT. In het vierde blok wordt aangegeven dat ook het functioneel applicatiebeheer op een paar plekken iets zal afnemen. Op biz. 17 wordt in het tweede kader aangegeven dat in 2014 0,8 fte Consultant ICT 1/Specialist Wetenschappelijke Informatie 1 wordt opgeheven. Vraag: Waarom wordt ondanks alle onzekerheden (2 x wordt vermeld: 'naar verwachting') uitgegaan van opheffen functie in 2014. De genoemde 'onzekerheden' betreffen alleen de exacte datum, niet de vraag óf boventalligheid ontstaat. Van de verschillende wijzigingen die aanleiding geven tot de boventalligheid zullen er twee in de loop van 2014 worden doorgevoerd: het nieuwe CRIS en de overdracht van TAB Repository. Alleen het nieuwe LMS valt pas in de loop van 2015 te verwachten. De betreffende medewerker was functioneel beheerder van Metis (het huidige CRIS). Deze wordt dus nog dit jaar vervangen door de nieuwe CRIS. De betreffende medewerker is, wetende dat hij boventallig kan worden, ook al begonnen met solliciteren. Er bestaat dus een kans dat hij al eerder dan 1 januari 2015 vertrekt. De overdracht van taken op dit gebied is daarom al begonnen. We hebben de keuze gemaakt per 1/1/2015 omdat we denken dot hij vanaf dat moment zijn werk zeker zal hebben overgedragen. 7. Op biz. 17 wordt gesteld: Het opheffen van deze functie kan mogelijk leiden tot boventalligheid van de medewerker die daarom op basis van 'last in, first out' hiervoor in aanmerking komt. Vragen: Wat wordt bedoeld met "daarom"? In het voorafgaande is aangetoond dat ersprake was van uitwisselbare functies. Om die reden geldt de 'last in first out'. Wat is de functie van het woordje "mogelijk" in deze zin? Met "mogelijk" wordt alleen maar aangegeven dat het ook mogelijk is dat er voortijdig sprake is van mobiliteit, wat dan betekent dat boventalligheid zou kunnen worden voorkomen. Hoe wordt "last in, first out' in deze gehanteerd? Als laatste toegetreden tot de gemeenschap van TUDL of tot de gemeenschap TU Delft? Hier geldt de aanstellingsdatum bij de TU Delft. Werkdocument overleg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 4, Ombuigingen TU Delft Library 5 Versie 5.0 d.d. 1 juli 2014

8. In het besluitvormingsmemorandum van 22 april 2014 wordt vermeld onder Doelstelling, B Personele consequenties: Naast een paar interne versctiuivingen leidt het plan tot het niet vervangen van 12,23 fte aan medewerkers die in de komende 6 jaar met natuurlijk verloop gaan, mogelijke boventalligheid van maximaal 2 medewerkers (1,8 fte), het vervallen van twee vacatures (1,6 fte). Vragen: Wordt de mogelijke boventalligheid van maximaal twee medewerkers veroorzaakt door de onder vraag 1 en 2 bedoelde opheffing van functies? We bedoelen hier de medewerker FAB en de medewerker uit de brede managemendaag. Acht u het moreel aanvaardbaar om enerzijds (in het besluitvormingsmemorandum) te spreken over mogelijke boventalligheid en anderzijds (in het reorganisatieplan) aan te wijzen waar deze mogelijke boventalligheid kan ontstaan? Het is niet duidelijk waar hier de schoen wringt. 9. Op biz. 14 leest de OdC UD: Voor de opvolging van 0,7 fte van het genoemde natuurlijk verloop houden we een slag om de arm. Dit betreft de bezetting van de bibliotheek van Bouwkunde, waarover nog nadere afspraken zullen volgen. Deze capaciteit houden we dus aan, waardoor per saldo een teruggang in capaciteit bij OS resulteert van 1,4 fte. We denken deze teruggang intern op te kunnen vangen. Vragen: Wat wordt bedoeld met de 'nadere afspraken' m.b.t. de vestiging Bouwkunde? Het is afgesproken met de faculteiten dat de lasten voor faculteitsbibliotheken ten laste van de faculteit komen. Alleen Bouwkunde heeft nu nog een eigen bibliotheek. Wij hebben een afspraak gemaakt met Bouwkunde over de mate van dienstverlening en financiering, en evalueren deze afspraak jaadijks d.m.v. een DVO (dienstverleningsovereenkomst) gesprek. Bouwkunde wilde totale kosten voor deze extra dienstverlening graag terugbrengen. Hierover vindt overieg plaats. Op welke termijn komen deze afspraken en Er zijn geen deadlines gesteld. We verwachten dat we in de begrotingsronde 2015 het gesprek zullen hervatten. Juist vanwege het onzekere karakter hiervan hebben we gemeend de betrokken medewerker die met pensioen gaat wel te moeten vervangen. wat zal de inhoud daarvan kunnen zijn (nog meer boventalligen)? Op dit moment wordt niet voorzien dat er extra boventalligen zullen ontstaan ten gevolge van nieuwe afspraken met Bouwkunde. 10. Op biz. 8 wordt vermeld: In totaal zal de Library qua omvang krimpen met 14,03 fte (van de 103,21), en zijn er twee geplande vacatures intern opgevuld (1,6 fte). In totaal levert de bibliotheek dus 15,63 fte in. Daar staat tegenover dat er bij Studium Generale 0,4 fte tijdelijke aanstelling is omgezet naar vast en er 0,1 fte is uitgebreid (zie bijlagen 2 en 4). Op blz.15 wordt vermeld: Bij Studium Generale gaat één halftijds medewerker met pensioen (0,53 fte). Dit wordt gecompenseerd door een (begrootte, maar tijdelijke) partdme aanstelling van één van de medewerkers om te zetten in een vaste aanstelling. Daarnaast zal een andere medewerker met 0,1 fte worden opgehoogd. Daarmee blijft de personele capaciteit van Studium Generale (vrijwel) in tact, maar wordt toch een financiële bezuiniging bereikt. In het overzicht in bijlage 4 op blz.18 wordt vermeld dat de formatie van Studium Generale krimpt van 4,03 naar 4 fte. Werkdocument overleg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 4, Ombuigingen TU Delft Library Versie 5.0 d.d. 1 juli 2014 6

Vragen: Waarom wordt de parttime functie niet aangemeld als een vacature? De betreffende medewerker had deze functie al, maar had een tijdelijke uitbreiding van uren vanwege een uitbreiding van bestaande taken. Het tijdelijke is omgezet in een permanente uitbreiding. Ons inziens is er geen sprake van een nieuwe vacature. Welke taken maken een ophoging van een van de functies met 0,1 fte noodzakelijk? De betrokken medewerker heeft het beheer van de website van SG, waarbij studenten hun eigen CV's gaan koppelen aan die van hun SG-bezoek - in het kader van academische verbreding - als extra taak gekregen. Daarnaast wordt hij vanwege zijn kennis van de Engelse taal in toenemende mate ingezet bij het groeiend aantal Engelstalige programma's. Ervaart u een krimp van 0,03 fte als een bezuiniging? De bezuiniging betreft in financiële zin niet 0,03 fte, maar 0,43 fte. Dit ontstaat doordat de 0,4 fte omzetung van tijdelijk naar vast al was begroot, zodat die maatregel niet tot extra kosten leidt, terwijl de salarislasten vanwege de pensionering van 0,53 fte wel vrijvallen (minus die 0,1 fte ophoging). Overigens willen we opmerken dat het pretdg is dat een onderdeel dat zo kort bij TUDL is heeft mee willen werken aan deze bezuiniging. 11. Op biz. 17 en 18 worden delen van een oud/nieuw-vergelijking gegeven. Vraag: Kan de OdC UD op korte termijn een oud/nieuw-vergelijking ontvangen voor de gehele TUDL? Toelichting: IVIede gelet op zeer recente reorganisaties van (delen van) de TUDL of waarbij de TUDL betrokken was, raakt de OdC UD het overzicht over de onderscheiden functies kwijt. Dit overzicht volgt gescheiden. Opmerking OdC UD d.d. 30 juni: dit overzicht is nog niet ontvangen. Onderdeel 2: Oordeelvorming De OdC UD zal de tijdens het overleg verkregen informatie na afronding van de fase beeldvorming toetsen op de te verwachten gevolgen daarvan voor de continuïteit voor de organisatie, de comfortabiliteit voor de medewerkers en/of de studenten en de communicatie, de 'drie Cs'. Daarvoor heeft de OdC UD navolgende concrete toetsingscriteria gebruikt: Toetsingscriterium t.b.v. de continuïteit 1. De bezuinigingen binnen de UD zullen niet leiden tot afname van de kwaliteit van de dienstverlening aan de faculteiten en de inhoud van de DVO's. Tijdens het overleg over de Bezuiniging UD op 18 december 2013 heeft de beheerder gesteld dat het niet de bedoeling van de voorgenomen bezuinigingen is dat de kwaliteit van de dienstverlening van de directies zal afnemen. De OdC UD heeft de beheerder daarop geadviseerd om in de uit te werken deelplannen expliciet aandacht te besteden aan het garanderen van de kwaliteit. Dit advies is door de beheerder in de overlegvergadering van 18 december 2013 overgenomen. Dit laat onverlet dat de OdC UD begrijpt dat er in de overgangsperiode mogelijk sprake kan zijn van bijvoorbeeld gewenning aan uniformering wat gedurende deze penode tot (een gevoel van) enig kwaliteitsverlies kan leiden. Ten aanzien van het reorganisatieplan TU Delft Library TU Delft Library oordeelt de OdC UD: Werkdocument overleg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 4, Ombuigingen TU Delft Library 7 Versie 5.0 d.d. 1 juli 2014

Toetsingscriteria t.b.v. de comfortabiliteit voor de medewerkers 2. De bezuinigingsplannen zullen niet leiden tot structurele verhoging van de werkdruk van de medewerkers van de UD De OdC UD heeft de beheerder geadviseerd om in de uit te werl<en deelplannen expliciet aandacht te besteden aan het vermijden van werkdrukverhoging. In de overlegvergadering op 18 december jl. heeft de beheerder aangegeven advies overte nemen. De OdC UD heeft begrip voor het feit dat er, als gevolg van bijvoorbeeld inwerken op nieuwe taken en/of werkomgeving tijdelijk werkdrukverhoging ontstaat. Ten aanzien van het reorganisatieplan TU Delft Librarv oordeelt de OdC UD: 3. Daar waar sprake is van personele gevolgen wordt alles in het werk gesteld om gedwongen ontslagen te voorkomen. Beheerder heeft toegezegd dat zij zoveel mogelijk in het werk zal stellen om gedwongen ontslagen te voorkomen. Ten aanzien van het reorganisatieplan TU Delft Librarv oordeelt de OdC UD: Onderdeel 3: het standpunt van de OdC UD Gelet op het bovenstaande komt de OdC UD tot het navolgende advies (1 juli 2014): De OdC adviseert positief over het voornemen tot reorganisatie van de TU Delft Library in het kader van de Bezuiniging UD. Daarbij gaat de OdC UD ervan uit dat in het geval er een plaats in de managementlaag wordt opgeheven (uiterlijk in 2015) de betrokken medewerker valt onder de werking van het Sociaal Plan dat nu van kracht is voor de bezuiniging UD en de reorganisatie 10, zoals ook door de beheerder UD in het overleg op 26 juni 2014 is toegezegd. Werkdocument overleg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 4, Ombuigingen TU Delft Library Versie 5.0 d.d. 1 juli 2014 8

De OdC UD verzoekt de beheerder de OdC UD periodiek te informeren over de voortgang van het proces, waaronder begrepen het mogelijk besluit tot opheffing van een functie binnen de brede managementlaag. Ten slotte gaat de OdC UD er van uit dat de uitkomsten van de evaluaties zoals aangekondigd in dit werkdocument, aan de OdC UD worden voorgelegd. Werkdocument overleg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 4, Ombuigingen TU Delft Library Versie 5.0 d.d. 1 juli 2014

BIJLAGE 1, Werkdocument Bezuiiiing UD, deel 4, reorganisatie TUDL Datum 19 juli 2013 Kenmerk OdC 13.17 Afzender S. BÖger Telefoon/fax +31 (15) 2789829 E-mail s.boger@tudelft.nl Onderwerp Advles Reorganisatie TUDL TUDelft Technische Universiteit Delft Intern memorandum Universiteitsdienst TU Delft Onderdeelcommissie Aan Drs. IL. Mulder Afschrift aan Ir. W.J.S.M. van Wezenbeek Reactie voor Geachte mevrouw Mulder, De OdC UD heeft kennis genomen van: TU Delft Library, een passende organisatie, afgerond d.d. 19 april 2013 met onderstaande bijlagen: Oud/nieuw vergelijking Organogram Stuk Organisatieaanpassing, d.d 5 november 2012. De voorliggende plannen behelzen een reorganisatie categorie 1. Dit brengt met zich mee dat het aan de OdC UD is om over deze reorganisatie te adviseren Allereerst spreekt de OdC UD zijn waardering uit voor de duidelijkheid van de stukken en het feit dat de medezeggenschap in een vroeg stadium betrokken is bij het reorganisatieproces. Niettemin plaatst de OdC UD enkele kanttekeningen bij de procedure. Op biz. 2 van de nota TU Delft Library, een passende organisatie, afgerond, worden de stappen in het proces en communicatie in chronologische volgorde vermeld. Het heeft de OdC UD bevreemd dat daarin wordt aangegeven dat, voorafgaand aan de start van de belangstellingsregistratie (op 19 november 2012) al gesprekken met alle potentiële kandidaten op niveau hoofden en coördinatoren hebben plaatsgevonden om te polsen waar de belangstelling ligt. Uit de toelichting die de directeur TUDL in de overlegvergadering op 17 juli 2013 heeft gegeven blijkt dat de groep "potentiële kandidaten" breed was samengesteld en dat gesproken is over belangstelling in brede zin, dus niet uitsluitend over belangstelling naar de nieuw ontstane functies. Een tweede voorgenomen belangstellingsregistratie - voor procescoördinatoren - heeft niet plaatsgevonden, hetgeen de eenduidigheid in het proces heeft verstoord en mogelijk het vertrouwen van medewerkers wederom heeft doen afnemen. Het is sowieso niet wenselijk de spelregels tijdens de wedstrijd te veranderen. De OdC UD heeft over beide aspecten van meerdere medewerkers van TUDL opmerkingen ontvangen waaruit blijkt dat bij diverse medewerkers het beeld is ontstaan dat er geen echt open registratie heeft plaatsgevonden. In de overlegvergadering heeft de directeur TUDL erkend dat dit als een fout gezien kan worden in het proces. Het afzien van de tweede belangstellingsregistratie is overigens wel ruim gecommuniceerd.

De OdC heeft zijn verbazing uitgesprol<en over het feit dat er per 1 februari 2013 13 medewerl<ers geplaatst zijn, terwijl de OdC akkoord gegaan was met de belangsteliingsregistratie en werving voor ene achttal functies. In de overlegvergadering heeft de directeur TUDL aangegeven dat buiten de nieuwe procescoördinatoren ook het al aanwezige management als funclievolger is geplaatst. «In de stukken wordt consequent gesproken over een organisatiekanteling. Het betreft hier echter een reorganisatie. Transparantie in een proces is niet gediend bij versluierend taalgebruik. De OdC heeft begnp voor het feit dat een organisatiewijziging soms een naam krijgt die het feitelijk proces meer verbeeldt, doch dringt er op aan daarbij altijd aan te geven dat het een reorganisatie in de zin van de reorganisatieprocedure betreft, zodat er geen misverstand kan ontstaan over het medezeggenschapstraject. De OdC UD kan zich niet aan de indruk onttrekken dat de focus van het management van de TU Delft Library ligt op nieuwe taken en vernieuwende processen waardoor de traditionele bibliotheektaken ondergesneeuwd raken. Er hebben de OdC UD geluiden bereikt dat, alhoewel sprake is van het zelfde functieprofiel, er toch een aanzienlijke wijziging In het takenpakket van een aantal medewerkers optreedt. Afgesproken is dat dit aspect en eventuele consequenties daarvan onderdeel zal uitmaken van de evaluatie. Met de reorganisatie wordt een slagvaardiger organisatie beoogd. De OdC is nog niet overtuigd van het bereiken van dit doel; de OdC UD is eerder bezorgd over mogelijke afbreuk in de continuïteit. Op dit moment kan de directeur TUDL - uiteraard - nog niet garanderen dat het doei bereikt wordt. De evaluatie die in 2014 zal plaatsvinden, zal daarover duidelijkheid moeten verschaffen. De OdC UD heeft de indruk dat door deze reorganisatie een nieuwe managementlaag is ontstaan, namelijk die van de coördinatoren. De laag van de coördinatoren moet volgens de directeur TUDL gezien worden als noodzakelijk om de gang in processen en ontwikkelingen te houden. Uiteraard zal ook dit meegenomen worden in de evaluatie. De TU Delft Library is naar de waarneming van de OdC UD de laatste jaren veelvuldig in reorganisatie geweest. Dit bevordert de rust onder het personeel niet en kan verstorend werken op de inzet van de medewerkers en daarmee op het werkproces. Door de directeur TUDL is aangegeven dat de ontwikkelingen in- en extern met zich meebrengen dat de TUD Library altijd in beweging zal blijven. De OdC UD dringt er op aan daarbij zo veel mogelijk de weg van de geleidelijkheid te volgen. De OdC UD beseft echter dat bij realisatie van het schrappen van de bekostiging van de landelijke taak onmogelijk zal zijn. De OdC UD begrijpt dat in de bedrijfsvoering al rekening wordt gehouden met de mogelijke gevolgen van bovengenoemde bezuiniging, doch dringt er op aan om daarover volstrekte duidelijkheid naar de medewerkers te verstrekken: geef aan op welke plekken nu al pas op de plaatsgemaakt wordt en hoe de gevolgen daarvan worden opgevangen. De OdC UD spreekt haar waardering uit voor de open wijze waarmee de beheerder UD en de directeur TUDL gereageerd hebben op de vragen en opmerkingen van de OdC UD. De OdC constateert dat in het ovedeg op 17 juli ingegaan is op vrijwel alle punten zoals opgenomen in het conceptadvies van de OdC UD; Een punt is echter niet aan de orde geweest: het mogelijk ondergesneeuwd raken van de "klassieke" bibliotheettaken. De OdC stelt voor dit punt eveneens te betrekken bij de In 2014 uit te voeren evaluatie.

De OdC UD adviseert positief over de plannen van de reorganisatie en heeft er begrip voor dat deze reorganisatie als gepland wordt uitgevoerd. IVlet deze reorganisatie wordt een basis gelegd waarop makkelijker ingespeeld kan worden op in- en externe ontwikkelingen en de wensen van de klant/gebruiker. De OdC UD heeft kennisgenomen van de toezeggingen dat in de evaluatie (in 2014) naast de gebruikelijke punten (Zie Bijlage 1) ook aandacht wordt besteed aan: Gevolgen verschuivingen taken tussen medewerkers Andere samenstelling takenpakketten (bij gelijkblijvend UFO-profiel) Gevolgen nieuwe managementlaag (coördinatoren). voorzitter OdC UD

BIJLAGE 1 CHECKLIST BIJ ORGANISATIEVERANDERINGEN UD Inleiding Iedere voornemen tot organisatieverandering in de Universiteitsdienst i<omt tijdig ter advies bij de OdC. In ieder geval gaat één ovedegvergadering, voorafgegaan door één intern overleg, aan het uitbrengen van het definitieve advies of instemmingdocument vooraf. De directeur van het domein waar de organisatieverandering gaat plaatsvinden, beschrijft de veranderplannen in een notitie en stuurt deze aan de OdC minimaal twee weken voor het interne overleg. De OdC gebruikt bij de advisering een checklist. Deze checklist bevat zaken die duidelijk in de notitie beschreven moeten zijn. De checklist kan bij iedere organisatieverandering in de Universiteitsdienst worden gebruikt. De checklist > aanleiding organisatieverandering; > probleemstelling; > analyse van het probleem; > wat lost het nieuwe voorstel op; > oud/nieuw vergelijking: O organogram oud en nieuw; O functieomschrijvingen oud en nieuw; > gevolgen voor huidige medewerkers (geen individuele gevolgen): O functievolgers; O herplaatsingen (incl. randvoon/'.-aardon als ccholingssissn, maatregelen bij negatief loopbaanperspectief etc); O boventalligen; > planning: O uitvoeringsstappen; > financieel overzicht; > evaluatie De evaluatie kan door een onafhankelijke derde gedaan worden en dient de volgende elementen te omvatten (naar verhouding van de grootte van de organisatiewijziging): Korte samenvatting van aanleiding tot en doelstelling organisatiewijziging; Uitvoeringsstappen verendertraject; Communicatieproces naar betrokken partijen; Organogram oud-nieuw; Werkwijze en resultaten bij de invulling van nieuwe functies: aantal sollicitanten vanuit de diverse functiegroepen, etc; Scholings-Zopleidingstraject voor de nieuwe groep medewerkers; Effecten op de kwaliteit van de nieuwe dienstverlening op basis van interviews of vragenlijsten. Bron; OdC-jaaragenda 2011 14 februari 2012

BIJLAGE 2, Werkdocument Bezuiniging UD, deel 4, reorganisatie TUDL Kenmerk OdC 14.02 Afzender S. BÖger Telefoon/fax +31 (15) 2789829 E-mail Onderwerp s.boger@tudelft.nl Ongevraagd advies OdC m.b.t. vervullen Vacatures TUDL TUDelft Technische Universiteit Delft Intern memorandum Universiteitsdienst TU Delft Onderdeelcommissie Aan Afschrift aan Reactie voor Drs. J.L, Mulder Geachte mevrouw Mulder, De OdC UD wil ook schriftelijk aangeven nog steeds niet gelukkig te zijn met de gang van zaken rond de werving en vervulling van twee vacatures bij TUDL. De bedoeling van dit schrijven is uiteraard niet om een en ander terug te draaien maar samen met u te komen tot afspraken te maken over de handelwijze in deze in de toekomst. Wij willen graag ons bezwaar tegen de bij de TUDL gevolgde procedure nader toe lichten. WAT VOORAFGING: Op 8 januari 2014 worden de twee leden van de subcommissie TUDL van de OdC UD geïnformeerd over het voornemen van TU Delft Ubrary om twee vacatures te plaatsen. Een bij Education Support en een bij Open Spaces. Deze vacatures zijn volgens de informatie van de TUDL een rechtsreeks gevolg van de eerder ingezette "organisatiekanteling" die formeel op 1 september 2014 zijn beslag heeft gekregen. Bij de inrichting van de productgroepen bleken vooral deze twee groepen onderbezet te raken. Uit nadere informatie van o.a. u zelf is gebleken dat er sprake was van vier vacatures waarvan er nu 'slechts' twee zijn vrijgegeven Echter in het reorganisatieplan wordt slechts terzijde gesproken over vacatures die op een iater moment ingevuld zouden kunnen gaan worden: " Ten tweede bestaat er een hoge ambitie (vraag) bij de nieuwe hoofden, managers en coördinatoren, die we nog niet heiemaai l<unnen invuiien met onze huidige medewerkers (het aanbod). Voor het laatste punt wordt straks vanuit de nieuwe strategie en werkplannen gekeken of we financienng kunnen vinden voor deze ambitie. Dat ontstijgt echter deze "budget neutrale"kanteling, en dan zal er sprake zijn van (een) vacature(s), die de gewone route van boventalligen check intern uitzetten en eventueel naar buiten kijl<en zal volgen." Via onze subcommissie TUDL hebben we van de Bibliothecaris vernomen dat de vier vacatures wel opgenomen zijn in de begroting. Echter de OdC beschikt niet over de begrotingen van de onderscheiden onderdelen van de UD. Ons bezwaar tegen het vervullen van deze vacatures vindt zijn grond in het volgende: De uitkomst van de reorganisatie die voortvloeit uit de Bezuiniging UD wordt hiermee voor een (klein) deel vastgelegd: de twee vacatures waarvoor geworven wordt, gaan bij de reorganisatie niet verloren. De medewerkers die worden aangenomen zijn "veiliggesteld": zij zullen bij de reorganisatie niet boventallig worden. Medewerkers van de TUDL weten op het moment dat de vacatures voor vervulling worden vrijgegeven niet of zij zullen gaan behoren tot de boventalligen. Het is voor betrokkenen derhalve lastig de afweging te maken wel of niet solliciteren. Pag./van 1/2

Datum 13 maart 2014 Kenmerk OdC 14.01 Pag./van 2/2 TUDelft Als een van de argumenten om nu tot vervulling over te gaan wordt genoemd: het scheelt twee boventalligen. Ons inziens is dit argument niet terecht. De vervulling van deze vacatures betrekken in de planvorming als gevolg van de bezuiniging UD zou immers ook tot minder boventalligen leiden. Ook het argument van de werkdruk is niet overtuigend. Immers de bewuste functies zijn mogelijk vervuld door medewerkers die elders in de organisatie lege plekken achter laten, waardoor daar de werkdruk hoog of te hoog wordt. Dit argument kan dus alleen opgeld doen als de oude functies van deze medewerkers bij de bezuiniging UD gaan sneuvelen. En juist dit laatste kan twijfel doen ontstaan over de intentie van de beslissing om bedoelde functies vrij te geven voor vervulling. Bij de situatie aan de TUDL zijn de vacatures uiteindelijk vervuld door medewerkers van de TUDL zelf. Bovendien was er in de begroting 2014 rekening gehouden met de vervulling van de onderhavige vier vacatures en het bezuinigingsbedrag UD (klopt dat?). De situatie wordt ons inziens nog meer discutabel als met het vervullen van functies vooruitlopend aan de uitkomsten van een reorganisatie, geen sprake is van al bestaande vacatures uit het verleden. De ODC UD stelt het zeer prijs om met u afspraken te kunnen maken over de vervulling van vacatures In de periode tussen melding van een reorganisatie en goedkeuring van de reorganisatieplannen. Met vriendelijke groet. Stella BÖger Voorzitter OdC Universiteitsdienst

BIJLAGE 3, Werkdocument Bezuiniging UD, deel 3, Reorganisatie TUDL Datum: 29 november 2013 TUDelft Technische Universiteit Delft TU Delft Library Evaluatie organisatieaanpassing 'TU Delft Library, naar een passende organisatie' De TU Delft Library is voornemens om de organisatieaanpassing ' TU Delft Li bra ry, naar een passende organisatie' te evalueren. De Onderdeel Commissie (OdC) van de TU Delft Library stelt een aantal voorwaarden voor een dergelijke evaluatie en heeft een aantal aandachtspunten geformuleerd. OdC voorwaarden evaluatie: De OdC heeft een standaard aanpak voor de evaluatie van een organisatiewijziging (afhankelijk van de aard en grootte van de organisatiewijziging). In het geval van de betreffende organisatiewijziging vraagt de OdC specifieke aandacht voor een evaluatie van [1] een klein groepje mensen waarbij sprake is van een verschuiving van taken en een wijziging in de samenstelling van het takenpakket bij een gelijkblijvend UFO-profiel, en [2] de gevolgen van een nieuwe managementlaag, zoals blijkt uit een aantal opmerkingen in een intern memorandum van 19 juli 2013: Er hebben de OdC UD geluiden bereikt dat, hoewel sprake is van hetzelfde functieprofiel, er toch een aanzienlijke wijziging in het takenpakket van een aantal medewerkers optreedt. Afgesproken is dat dit aspect en eventuele consequenties daarvan onderdeel zal uitmaken van de evaluatie. De OdC UD heeft kennisgenomen van de toezeggingen dat In de evaluatie (in 2014) naast de gebruikelijke punten (Zie Bijlage 1) ook aandacht wordt besteed aan: Gevolgen verschuivingen taken tussen medewerkers Andere samenstelling takenpakketten (bij gelijkblijvend UFO-profiel) Gevolgen nieuwe managementlaag (coördinatoren)^. Hiernaast [3] heeft de OdC haar zorg geuit over het mogelijk ondergesneeuwd raken van 'klassieke' bibliotheektaken. De TU Delft Library zal in september 2014 een evaluatierapport voorleggen aan het OdC waarin aandacht wordt besteed aan bovenstaande aandachtspunten en de volgende items: ^ Onduidelijk is of het OdC daadwerkelijk de coördinatoren bedoeld of dat er sprake is van een vergissing en de hoofden worden bedoeld. Navraag bij OdC gewenst.

I. Evaluatiecriteria Bij de aanvang van de organisatieaanpassing zijn een aantal uitgangspunten en doelstellingen benoemd, namelijk: We zoeken houdbaarheid tot 2020; We wensen voor iedereen de juiste plek, met als motto "Ik werk met plezier in een prettige en passende werkomgeving"; We willen onze doelgroepen/gebruikers centraal stellen en de organisatiestructuur dient dat te ondersteunen; We willen minder 'heen en weer' geschuif van verantwoordelijkheden, zodat we daadkrachtig kunnen opereren; We willen sneller kunnen inspelen op vragen en ontwikkelingen; Ontmoeten en kennisdelen staat centraal en de ontwikkeling van onze eigen medewerker loopt gelijk aan de ontwikkeling van onze gebruiker; We vinden alle medewerkers belangrijk, we behandelen elkaar met respect, vertrouwen en oprechtheid. We zorgen dat we elkaar helpen en sturen daar waar nodig is. We werken slimmer, zijn innovatief en inspireren elkaar. We kunnen stellen dat we geslaagd zijn met dit onderdeel van de organisatieaanpassing als: 1. in september 2014 onze medewerkers over het algemeen positief terugkijken op hun werkzaamheden en hun rol in de nieuwe organisatie. 2. de hoofden, coördinatoren en het managementteam een goede structuur hebben gevonden voor het beleggen van operationele, tactische en strategische vraagstukken. 3. onze gebruikers ons positief evalueren, gemeten langs de lat van de algemene dienstverleningsonderzoeken. De evaluatie van de organisatieaanpassing zal hierbij aandacht besteden aan de volgende criteria: A. Doelmatigheid (resulteert de ingezette interventie in het behalen van de beoogde doelen?): bv. meer klantgerichte dienstverlening B. Impact: wat is de impact van de interventie op o.a.: arbeidsbeleving, bedrijfsvoering, structuur, strategie, systemen (hard), cultuur, medewerkers (zacht) II. Vorm van de evaluatie De beoogde evaluatie van de organisatiekanteling zal door inzet van de volgende methoden worden uitgevoerd: 1. Schriftelijke vragenlijst voor alle medewerkers. 2. Indien noodzakelijk op grond van de uitkomsten van de vragenlijst gerichte interviews met enkele medewerkers. 3. Een algemeen klanttevredenheidsonderzoek UD, indien dit in de tussenliggende periode TU breed wordt afgenomen.

III. Implementatiestrategie van de evaluatie uitkomsten Tot welke actie de beoogde evaluatie zal leiden, is nu nog niet te zeggen. Om de uitkomsten van de evaluatie om te zetten in actie zijn de volgende stappen noodzakelijk: Communiceer de uitkomsten van de evaluatie; Blijkt uit de evaluatie dat voornoemde doelstellingen zijn gehaald, vier het succes; Zijn doelstellingen niet gehaald, concretiseer dan de oorzaken en maak duidelijk wat gedaan kan worden om doelstellingen alsnog te halen; Indien noodzakelijk dient de doelstelling opnieuw te worden geformuleerd.

BIJLAGE 4, werkdocument Bezuiniging UD, deel 4, reorganisatie TUDL From: Anka Mulder Sent: woensdag 18 juni 2014 9:44 To: Stella Boger Cc: Taco Holwerda; Josje Vermolen; Ruth Vidal-Brown; Wilma van Wezenbeek Subject: Vragen van de OdC over organisatiewijziging LIB 2013 Geachte leden van de OdC, Ik was jullie nog een antwoord schuldig op de brief van 13 maart 2014, gemerkt OdC 14.02, betreffende de invulling van interne vacatures bij de Library. Het bezwaar van de ODC tegen de gevolgde procedure betreft de veronderstelling dat door de invulling van de vacatures enkele medewerkers "veilig" zijn geworden voor de gevolgen van de reorganisatie, en dat het voor de medewerl<ers zelf niet bekend was welke gevolgen de reorganisatie zou hebben, zodat zij niet weten konden of zij om die reden zouden moeten solliciteren. De Library heeft mij aangegeven dat het aan alle medewerkers vrij stond om op de functies te solliciteren. Uiteraard geldt bij de sollicitatieprocedure dat we de voor de nieuwe functie meest geschikte kandidaat kiezen. De motivatie om te solliciteren moet komen uit de aantrekkelijkheid van de nieuwe functie, en niet uit de dreigende boventalligheid. Door deze interne invulling zijn geen andere medewerkers boventallig geworden. Er is niemand "veilig" geworden, die het niet al was. De boventalligheid die het resultaat is van de reorganisatie komt uit groepen die een heel ander profiel hebben dan die van de vacatures. Uiteindelijk is het resultaat van deze interne invulling van de vacatures dat er minder mensen boventallig zijn geworden. Ik ben van mening dat de Library hiermee niet onjuist gehandeld heeft. Ik hoop de zorgen van de OdC hiermee te hebben weggenomen. Hartelijke groeten, Anka Mulder Beheerder UD