Themahandleiding: Starten met Elluminate

Transcriptie

1 Themahandleiding: Starten met Elluminate Fronter 91 Dit document is gemaakt door Fronter Ltd fronter.com. Het document mag alleen gekopieerd of digitaal verspreid worden volgens contract of in overeenstemming met Wat is er nieuw in deze handleiding: Er zijn geen veranderingen in deze handleiding. Voorwoord... 2 Algemeen overzicht... 2 Voordat je begint... 3 Administratieve instellingen... 4 Meeting aanmelden... 6 Liveroom aanmelden Basisinformatie over het Elluminate scherm Audio instellingen Video (aanvullende functie) instellen Layout Deelnemers Indicatoren Icoontjes Chat Whiteboard Applicatie delen (aanvullende functie) Version control

2 Voorwoord Deze handleiding gaat over de toepassing Elluminate in Fronter. Elluminate kan gebruikt worden om virtueel vergaderingen of lessen houden. Daarnaast kunnen applicaties worden gedeeld en kunnen een whiteboard en chatfunctie worden gebruikt. Fronter wordt continu verder ontwikkeld en verbeterd. Het is daardoor mogelijk dat er verschillen bestaan tussen de handleiding en de applicatie. Deze handleiding is geschreven voor Fronter versie 91. We hopen dat deze handleiding u goed op weg helpt. Oslo, december 2008 Steinar Hov/Ingun Vaglid Algemeen overzicht Elluminate is een extern systeem dat is geïntegreerd in Fronter. Fronter kan je toegang geven tot de volgende Elluminate toepassingen: In Meeting kunnen maximaal 3 personen elkaar tegelijkertijd ontmoeten. Je kan dus 2 personen uitnodigen waarmee jij de eigenaar (Moderator) van het webgesprek bent. Deze toepassing gebruik je via de knop in je persoonlijke toepassingenbalk. Liveroom wordt gebruikt om gesprekken te voeren met grotere groepen, bijvoorbeeld bij een college. Deze toepassing is beschikbaar vanuit de verschillende ruimtes. Beide toepassingen kunnen geüpgrade worden zodat er meer deelnemers tegelijkertijd mogelijk zijn en om meer functionaliteiten te krijgen. Meeting: Persoonlijk conferentie systeem voor 3 deelnemers Meeting is een persoonlijk samenwerking en web conference toepassing in real-time. De toepassing kan worden geopend vanuit de persoonlijke toepassingenbalk, waar je vervolgens 2 andere deelnemers kan uitnodigen voor het gesprek. Deelnemers mogen zowel Frontergebruikers zijn als externe deelnemers. Externen ontvangen een met de uitnodiging om deel te nemen. Beschikbare functies: Audio 2

3 Interactief whiteboard Chat Applicaties delen Desktop delen Notities Video Bestanden delen Je kan Meeting upgaden naar voffice wat de gelegenheid geeft de sessie op te nemen (de sessie wordt opgenomen en beschikbaar gesteld om terug te kijken via een link). Daarnaast kan je met een groter aantal deelnemers in de sessie participeren. Liveroom Virtueel klaslokaal zonder een limiet op aantal deelnemers De Liveroom toepassing ga je binnen via een ruimte in Fronter. De leerkracht kan een les geven waarin iedereen in de ruimte kan participeren. Beschikbaar: Ongelimiteerd aantal deelnemers Audio Delen van whiteboard Interactieve chat Geavanceerde moderator toepassingen Je kan Liveroom upgraden naar Live! (Academische versie). Aanvullende functies van Live!: Bestanden delen Interactief whiteboard Bestanden en notities overdragen Video Groepsruimtes Applicaties delen Desktop delen Opnemen van lessen Een complete vergelijking kan worden gevonden op de Elluminate website. Voordat je begint Een reeks gebruikershandleidingen zijn beschikbaar op de website van Elluminate. Handleidingen die gebruikt kunnen worden als basistraining maar ook over hoe het product in verschillende situaties gebruikt kan worden. Deze handleiding gaat vooral over het basisgebruik van Elluminate in samenhang met de administratieve instellingen in Fronter. We raden aan dat je onderstaande links gebruikt om door een aantal basistoetsen en instellingen te gaan. 3

4 Bronnen van Elluminate kunnen hier worden gevonden: Administratieve instellingen Elluminate moet eerst door Fronter worden geactiveerd voordat de toepassing beschikbaar komt via de persoonlijke toepassingenbalk of als toepassing in de ruimtes neem contact op met Fronter support om deze toepassing te laten activeren. Na het activeren kan Elluminate als persoonlijke toepassing worden toegevoegd: of als toepassing in de ruimtes: In de Beheermodule moet de beheerder aangeven welke groepen en gangen toegang mogen hebben tot het individuele Elluminate account. Eerst selecteer je de relevante node/groep bijvoorbeeld de node van de school wanneer iedereen op school Elluminate wil gebruiken en selecteer dan de tab Toepassingen (zie volgende pagina). Het kan een goed idee zijn om alle accounts op schoolniveau toegang te geven omdat dit een beter overzicht geeft. 4

5 In de toepassing Elluminate setup selecteer je Toevoegen: Selecteer Meeting en Liveroom (standaard pakketten). Selecteer daarna hoe en voor wie Elluminate toegankelijk moet zijn (zie volgende pagina): 5

6 In dit geval hebben alle deelnemers en alle ruimtes onder de node Newland LA toegang tot Elluminate. Voor uitgebreide versies (PlusPakket): Volg dezelfde stappen als hierboven beschreven. Wanneer de voffice versie is toegevoegd (Pluspakket van Meeting), selecteer je de groep die toegang moet hebben tot de geupgrade versie. Wanneer leden van deze groep Meeting selecteren in hun persoonlijke toepassingen krijgen zij toegang tot de geavanceerdere versie. Wanneer de Live! versie is toegevoegd (PlusPakket voor Liveroom), selecteer de gang die toegang moet krijgen tot de geupgrade versie. Wanneer de toepassing Liveroom is toegevoegd aan een ruimte in deze gang zal Live! Worden gestart. Meeting aanmelden Elke gebruiker die toegang heeft tot Meeting kan deze openen via de persoonlijke toepassingenbalk: 6

7 Hier kan je adressen invullen (om bijvoorbeeld externe deelnemers uit te nodigen) of je kan maximaal 2 mensen die toegang hebben tot jouw Fronter gebouw zoeken. Deze mensen ontvangen een met een link naar de Elluminate sessie. Daarnaast krijgen zij, die toegang hebben tot Fronter in Meeting de uitnodiging te zien: Hier zien we in een geanimeerde informatiebalk dat Steinar Hov een uitnodiging heeft verstuurd voor een vergadering. Door op het tabblad Andere vergaderruimtes te klikken, zien we de uitnodiging weer en hier krijgen we ook toegang tot deze sessie: 7

8 Een uitnodiging via de ziet er zo uit: Een andere manier om mensen uit te nodigen is door de FIM te gebruiken. Sleep de maximaal 2 personen naar de rechter bovenhoek en klik op Start Elluminate sessie. Zij krijgen vervolgens het volgende bericht in de FIM: 8

9 Het volgende scherm verschijnt voor de persoon die de uitnodiging verstuurde: Je wordt gevraagd om de naam waarmee je in de vergadering wilt deelnemen: 9

10 Na het aanklikken van Login wordt er verbinding gemaakt: Liveroom aanmelden We gaan ervan uit dat de toepassing al is toegevoegd aan de ruimte en alle juiste rechten zijn ingesteld. De persoon met docentrechten (ruimte eigenaar) heeft de mogelijkheid om een Liveroom te maken: 10

11 Wanneer een Liveroom is gemaakt kunnen de deelnemers in de ruimte de sessie starten door op Start Liveroom te klikken. De leerkracht/ruimte eigenaar kan ook reeds gemaakte ruimtes verwijderen: Onthoud dat een Liveroom standaard één jaar open is als deze niet tussentijds wordt verwijderd. Basisinformatie over het Elluminate scherm Na het verbinden met Elluminate verschijnt het volgende scherm: 11

12 Audio instellingen We raden je aan om door de audio setup te lopen voordat je Elluminate gaat gebruiken. Hier stel je microfoon en luidsprekers in op het juiste niveau: Volg de wizard die je kan vinden onder Tools Audio. De moderator moet instellen hoeveel personen hun microfoon tegelijkertijd mogen gebruiken: 12

13 Selecteer hoeveer gelijktijdige sprekers je in de sessie wilt hebben: De deelnemers moeten een headset gebruiken voor optimate geluidskwaliteit en om echo s en ander hinderlijk geluid te voorkomen. Video (aanvullende functie) instellen Het kan praktisch zijn om video s automatisch te tonen of verbergen: 13

14 Layout De toepassingenbalk met het cameraicoontje wordt aan de linker kant of of bovenin geplaatst, afhankelijk van de geselecteerde opmaak. Je kan dit veranderen via menu-optie View/Layouts: Let ook op de optie Layout Locked: door het vinkje te verwijderen kan je de kleine schermen aan de linker kant (chat, audio, etc.) verplaatsen in het grote scherm: 14

15 Door het vinkje weer aan te zetten zullen ze weer automatisch op de juiste plek worden gezet. Nu gaan we kijken naar de meest belangrijke elementen in het Elluminate venster. Aan de linker kant zien we wie er zijn aangemeld, welke rol ze hebben en welke toepassingen ze gebruiken. In dit geval zijn er 5 deelnemers in dezelfde sessie (1) en is Amanda (helemaal bovenaan) aangewezen als moderator. Dit betekent dat zij alles regelt en de hoogste rechten hier heeft. Wanneer je deze rol hebt gekregen zie je je naam gemarkeerd staan gevolgd door het woord '(Moderator)'. We zien ook dat op dit moment Amanda aan het praten is het microfoonicoontje is geel, wat activiteit betekent. In het midden staan icoontjes die gebruikt kunnen worden op aandacht te vragen (2). Een stukje verder naar beneden staat een chatvenster (3). Helemaal onderaan hebben we instellingen en informatie over de microfoon en luidspreker (4). 15

16 Wanneer de moderatot de sessie wil opnemen, verschijnt er een icoontje van een bandrecorder helemaal onderin het scherm (aanvullende functie). Door op het icoontje van de camera te klikken, kunnen de deelnemers met een webcam deze uitzenden: 16

17 Deelnemers Deelnemers worden, zoals eerder besproken, aan de linker kant getoond. Hier staat ook een serie icoontjes voor verschillende activiteiten: (1) De verschillende aandacht-icoontjes verschijnen hier wanneer deze door de deelnemer worden aangeklikt. Eén daarvan is het Raise hand icoontje, een hand die de deelnemer opsteekt omdat hij/zij een vraag of opmerking heeft. (2) Proeven, toetsen en opdrachten kunnen worden gemaakt en in deze kolom wordt het antwoord (icoon) van de deelnemers getoond. (3) Hier staat het microfoon icoontje. Omdat Amanda aan het praten is, is haar microfoontje geel. De moderator kan een microfoon deactiveren door op het icoontje naast de betreffende deelnemer te klikken. Daarnaast kunnen ook alle microfoons worden uitgeschakeld door op het bovenste microfoontje te klikken (de moderator behoudt altijd zijn microfoon). (4) Dit icoontje toont dat de chatfunctie beschikbaar is voor iedereen. (5) Er is een algemeen whiteboard in Elluminate waar verschillende tekengereedschappen gebruikt kunnen worden en een presentatie kan worden getoond. De instelling in deze kolom is om aan te geven wie het whiteboard mag gebruiken. (6) Het is ook mogelijk een programma te delen zoals Fronter, Excel, enz. (Application sharing). Dit betekent dat de moderator kan demonstreren hoe een programma werkt zodat de deelnemers zien wat er gebeurt, de stem van de moderator horen en video s bekijken (aanvullende functie). (7) In deze kolom wordt aangegeven wie zijn of haar webcam mag gebruiken. (8) Dit is een sorteerknop: 17

18 Gedurende de sessie kan het zijn dat één of meerdere deelnemers een pauze nemen. Dit wordt getoond wanneer je op het icoontje klikt: Deze deelnemers worden in grijs getoond en de mededeling Away verschijnt achter de naam. Een tweede klik op het icoon maakt je weer online. 18

19 De moderator kan meerdere mensen dezelfde rol geven door eerst met de rechter muisknop op de naam van de deelnemer te klikken. Daarna is het simpel om in het snelmenu Give Moderator Privilege aan te klikken: Indicatoren Het is belangrijk om te volgen wat de deelnemers doen vooral de gele icoontjes die activiteit aangeven. Hier zien we dat Amanda tegelijkertijd aan het praten en aan het chatten in het chatvenster is: 19

20 Audio Afhankelijk van de kwaliteit van de internetverbinding kunnen deelnemers vertraging in het geluid ervaren. Icoontjes gekoppeld aan de microfoon verschijnen, afhankelijk van de hoeveelheid vertraging: De kleurcodes zijn als volgt: oranje: rood en oranje: rood: vertraging van 3 8 seconden vertraging van meer dan 8 seconden er wordt geen geluid overgedragen Geen van de deelnemers verliest het geluid, dit wordt gebufferd en in een hogere snelheid afgespeeld om weer op de plaats waar de andere deelnemers te zijn te komen. Whiteboard Vertraging kan ook worden ervaren wanneer het Whiteboard wordt gebruikt. De kleurcodes zijn als volgt: oranje: rood en oranje: De deelnemers hebben het scherm ontvangen, maar delen missen nog. De deelnemers hebben het scherm van de moderator niet ontvangen. Om dit te kunnen synchroniseren, wordt eerst het huidige scherm getoond (bijvoorbeeld dia 17 van een presentatie) en worden de overige dia s daarna opgehaald. Applicatie delen (aanvullende functie) De persoon wiens applicatie wordt gedeeld heeft dit icoon voor zijn naam staan: 20

21 Icoontjes We hebben toegang tot een aantal icoontjes om feedback te geven of om aandacht te vragen: We staan speciaal stil bij de opgestoken hand, welke vaak wordt gebruikt om aandacht te vragen bijvoorbeeld in de vorm van een bericht in de chat. Chat In het Chatvenster is het mogelijk om met iedereen tegelijkertijd te communiceren, maar ook één op één. De verschillende kleuren geven aan wat geselecteerd is: 21

22 zwart: publiek zichtbaar voor iedereen blauw: privé bericht is door of naar jou verzonden rood: privé bericht tussen twee andere deelnemers (de moderator ziet alle berichten) Vet: mededeling een dialoogvenster met een bericht verschijnt Je kan de berichten filteren in het dropdown menu boven de chat: Door op het icoontje aan de rechter kant te klikken, wordt de chat een mededeling die iedereen in het chatvenster zal zien: 22

23 Whiteboard De rechterkant van het scherm is het Whiteboard gebied met zijn toepassingen: Hier vind je bekende icoontjes, maar één zullen we even aanhalen: Je kan bijvoorbeeld een powerpoint presentatie in het whiteboard gebied laten spelen. Let er wel op dat animaties en overgangen tussen dia s niet worden getoond. Applicatie delen (aanvullende functie) Je kan ook een programma delen met de andere deelnemers. Het programma moet vooraf worden geopend en kan niet geminimaliseerd worden: 23

24 Je kan ook een deelnemer de besturing van jouw programma geven door eerst de deelnemer te selecteren en dan via de rechter muisknop de optie Give control of Shared Applications aan te klikken. Version control Version Date Description Person responsible Production of new Steinar Hov documentation No changes Steinar Hov 91-NL Geen veranderingen Mark Schiedon QA Review Date Approved by Comments Ingun Vaglid Reviewed and corrected Ingun Vaglid Approved 24