Quick Scan EuroMobility Erasmus Universiteit. Toelichting uitkomsten

Transcriptie

1 montefeltro Quick Scan EuroMobility Erasmus Universiteit Toelichting uitkomsten Aan: Eur Cees Lansbergen, Marcel van Oosterhout Van: D. van Egeraat Dd.: 2 februari 2010 File: Scan Erasmus Universiteit INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave Samenvatting Kostenniveaus nu Kostenbesparing op korte termijn Kostenbesparing op middellange termijn Doorrekenen van andere scenario s Ontwikkeling bereikbaarheid van nu tot De benadering achter de Quick Scan Aanleiding en context De verstrekte gegevens Hoe verder na de Quick Scan?... 8 Potentie flexibele vertrekking werkplekken, mobiliteit, parkeren: 0. SAMENVATTING Montefeltro heeft bij Erasmus Universiteit een scan gedaan. De scan toont de potentie van de koppeling van facilitair beleid en HRM cq. een andere verstrekkingspraktijk door de werkgever voor werkplekken, mobiliteit en parkeren. a. Minder kosten Structurele kostenbesparing voor de werkgever belopen binnen het gehanteerde scenario 12% of 51 mln. Wanneer relocatie een optie wordt is een contante waarde van 252 mln. haalbaar. b. Meer inkomen De ruimte voor betere arbeidsvoorwaarden (budget beschikbaar voor beloning) voor de medewerker loopt op tot 11%. c. Betere bereikbaarheid Betere bereikbaarheid: reductie wekelijkse reistijd tot 40%, reductie Modal Split (auto-afhankelijkheid) 5%, verbetering parkeertevredenheid: 47%. d. Minder emissie De emissie (CO2) kan met 25% worden gereduceerd (zie figuur):

2 3 Totale kosten irt. die voor mobiliteit en werkplekken Relatie tot NFCbenchmark op m²niveau 1. KOSTENNIVEAUS NU De kosten voor mobiliteit, werkplekken en salarissen (incl. sociale lasten) belopen nu 101 mln./jaar. De kosten voor mobiliteit belopen 2,3 mln./jaar. De kosten voor werkplekken belopen 32,6 mln./jaar.. Samen belopen de kosten voor mobiliteit en werkplekken 35% van genoemde totale kosten. NFC is een index voor de kosten van werkplekken. Op m²-niveau zijn m²-kosten 34% lager dan de NFC-index. De facilitaire kosten zijn conform NFC-niveau (zie tabel): M²-kosten: NFC vgl. organisatie M2 kosten NFC Org. M2 kosten 250,00 164,00 Fac. Kosten 288,32 288,32 totaal 538,32 452,32..en op werkplekniveau Maar op werkplekniveau zijn de m²-kosten van Erasmus Universiteit 9% hoger dan de NFC-index. De facilitaire kosten 56% hoger dan de NFC-niveau. Dit heeft te maken met een hoge vloercoëfficiënt (n m² per werkplek) voor vaste werkplekken van 28,8 m², vergeleken met de NFC-benchmark van 18,5 m² (zie tabel): Werkplekkosten: NFC vgl. organisatie Werkplekkosten NFC Org. M2 kosten 4.995, ,44 Fac. Kosten 5.334, ,64 totaal , ,08

3 Het kan zijn dat een ongunstige verhouding BVO / VVO (Bruto Vloer Oppervlak resp. Verhuurbaar Vloer Oppervlak) hieraan debet is. De door Erasmus Universiteit opgegeven vloercoëfficiënt bedraagt 23,1 m², ruim boven de NFC-index. Mobiliteit 190k Uitbesteden van de fietsregeling en stimuleren fietsgebruik 10k Collectief vervoer 95k Informatie op website over OV en PenR 33k 2. KOSTENBESPARING OP KORTE TERMIJN De tekst hieronder belicht de kansen op korte termijn. Het gaat om slim gebruik van het aanbod aan mobiliteitsdiensten om de bestaande vraag naar mobiliteit efficiënter af te wikkelen. Erasmus Universiteit biedt medewerkers toegang tot de fiscale faciliteiten voor fietsverstrekking. De uitvoering vergt inzet van PO&O. Uitbesteding van de regeling kan de regeling effectiever maken én kosten sparen. Ook het daadwerkelijk fietsgebruik financieel stimuleren is voor Erasmus Universiteit kosteneffectief. Gezien de relatief slechte bereikbaarheid per openbaar vervoer lijkt de optie van aanvullend collectief vervoer opportuun. Ook is opportuun het aanbieden van de geïndividualiseerde openbaar vervoer informatie voor bezoekers en medewerkers op de site van Erasmus Universiteit. Het gaat om actuele reisinformatie van deur tot deur voor openbaar. vervoer incl. PenR, aangeboden door OV Reisinformatiegroep. De kosten zijn te verwaarlozen. Vraagbeperking: situatie tav. benutting en de kosten daarvan Flexplekken icm. Werkplekbudget of Rek.Crt. - 10,3 mln. 3. KOSTENBESPARING OP MIDDELLANGE TERMIJN Op middellange termijn gaat het vooral om het beperken van de vraag naar mobiliteit. De uitgangspositie daarvoor is gunstig. Op werkplekken zijn er bij Erasmus Universiteit 0 flexibel, en er is geen geformaliseerd E- Werkbeleid. Voor medewerkers en 35 inleen-/externe krachten zijn nu werkplekken beschikbaar. De werkplekcoëfficiënt is 1:0,94 (0,94 werkplek per medewerker + externe). De benutting is volgens opgave 60%. Dit betekent dat de werkplekcoëfficiënt per aanwezige medewerker + externe zeer ruim is: 1:1,7. De integrale kosten voor een werkplek bij Erasmus Universiteit zijn geraamd op ,-/jr. In de huidige situatie zijn gemiddeld 972 werkplekken niet bezet, dat kost Out-of-Pocket k /jaar. Een werkplekbudget of rekening courant brengt hierin verandering. De medewerker krijgt belang bij keuze voor een flexplek, of satellietwerkplekken elders (bv. dichterbij de woonplaats). Vermindering van ww- en zakelijk verkeer gaat dan samen met reductie werkplekken en een hogere bezettingsgraad. De werkgever betaalt de premie uit de besparing op werkplekken. Vrijwilligheid is uitgangspunt. Een premie van 15% van de netto besparing, kan de gemiddelde medewerker 1.456,- netto opleveren

4 5 E-Werk - 35,5 mln. Verhuizen mln. aan beloning voor gewenst gedrag. Omdat flexibilisering van arbeidsvoorwaarden al is ingevoerd bij Erasmus Universiteit hoeven hiervoor geen specifieke kosten te worden gemaakt. Binnen dit scenario wordt de helft van flexplekken afgenomen bij Regus. Dit biedt kostenvoordelen en leidt tot verdere afname van werkplekken in eigen beheer. Toevoegen van E-Werk betekent additioneel faciliteren van de werkplek thuis. 2 Dagen telewerk door 70% van de medewerkers leidt tot een verdere afname van 44 werkplekken, en een extra inkomensvoordeel voor de medewerker van ruim 500,-. Gegeven de grote onderbenutting van de werkplekken, en gegeven het grote potentieel, efficiënter met de werkplekken om te gaan, levert relocatie geld op. Daarbij komt het geïnvesteerde vermogen vrij in het vastgoed dat in eigendom. 4. DOORREKENEN VAN ANDERE SCENARIO S Variabelen Voorbeeld Optimaliseren van benuttingparameters De bovenstaande cijfers zijn gebaseerd op één scenario. Ook andere scenario s zijn mogelijk. Variabelen zijn onder meer: Aantal dagen E-Werk, % deelnemende medewerkers Aantal medewerkers dat voor een flexplek kiest in samenhang met de omvang van de premie die de werkgever ter beschikking stelt Verstrekkings- en vloercoëfficiënt, m²-prijs, hoogte van de facilitaire kosten, n werkplekken per medewerker. Een voorbeeld is uitgewerkt. Daarbij is verhuizen als optie toegestaan, het geïnvesteerd vermogen komt vrij. Uitgegaan is van een modelberekening van de waarde het vastgoed. Net als de andere parameters zal dit nader moeten worden getoetst aan de marktomstandigheden. Nu beloopt de contante waarde van de besparing voor de werkgever ruim 123,1 mln. Daarnaast is er de opbrengst uit verkoop ofd andere financiële invulling van de omgang met het vastgoed. Verschillende scenario s leiden tot uiteenlopende kosten en (contante waarden van) opbrengsten. Daarbij kan mede op basis van benuttingparameters een optimum worden bepaald (zie tabel): Benuttingseffecten: Items: Huidig: Nieuw: Verschil: wrkpl./(mdw. + externen) 0,94 0,60-0,34 wrkpl./(aanw.mdw.+ext.) 1,67 1,20-0,47 n werkplekken

5 n medewerkers + ext aanw. mdw. + externen bezetting (%) % E-werk n dgn. / wk. E-werk 1,50 2,00 0,50 n dgn. min. op kantoor nvt 3 - leegstaande werkpl % leegstaande werkpl. 0,40 0,16-0,76 kosten leegstand/jr. (k ) n plekken Regus 0,0 85,4 85,4 5. ONTWIKKELING BEREIKBAARHEID VAN NU TOT 2020 De autobereikbaarheid van Brainpark gaat tot 2020 achteruit Eerste deel van de scan is een analyse van de ontwikkeling van de bereikbaarheid. Het gaat om postcode Analyse van deze locatie met behulp van de Bereikbaarheidskaar van Nederland tot 2020 toont, dat de omvang van de vijver van de arbeidsmarkt tot 2020 aanzienlijk zal slinken: Slechter met de auto bereikbaar in spits (inw.*1000) Minuten Inw. nu Inw % , , ,0 De locatie is relatief goed bereikbaar Analyse toont verder, dat de locatie met de auto tot de Top-200 best bereikbare locaties in Nederland hoort. Dit geldt zowel voor de huidige situatie als in 2020, buiten en binnen de ochtendspits, voor auto en OV. 6. DE BENADERING ACHTER DE QUICK SCAN Rendement vs. opbrengst: Anders afwikkelen van bestaande De Quick Scan levert zicht op kosteneffectiviteit en rendement van maatregelen. Die zijn verdeeld in 5 categorieën: werkplekken, mobiliteit, parkeren, E-Werk (=telewerk), en relocatie (=verhuizen). Het rendement op de maatregelen rond parkeren en E-Werk is het hoogst. Maar de opbrengst is bij de categorieën werkplekken en E- Werk het hoogst. De bedragen zijn ramingen van de contante waarde van besparingen, verminderd met alle introductiekosten. Korte termijn maatregelen (laaghangend fruit ) kunnen binnen een jaar worden ingevoerd. Dit geldt voor maatregelen rond mobiliteit.

6 7 mobiliteit vs. beperking van de vraag naar mobiliteit 2 Nieuwe kernelementen: a. Demand management b. Brug tussen Fac.Mgnt en HRM Het gaat hier om het anders afwikkelen van de bestaande vraag naar mobiliteit. Dit is een eerste stap naar een duurzamer bedrijfsvoering. Middellange termijn maatregelen kunnen binnen een jaar tot 3 jaar worden ingevoerd. Deze stap naar kostenreductie en duurzaamheid is veel groter en uitdagender. Het gaat hier om het beperken van de vraag naar mobiliteit door een andere omgang met werkplekken en parkeerplaatsen. De sleutel is het belonen van gewenst gedrag van medewerkers: zij ontvangen financiële prikkels wanneer zij minder gebruik maken van kostbare faciliteiten als parkeerplaatsen en werkplekken. Dit vergt herinrichting van regelingen, registraties en geldstromen. Dit zg. Demand Management is nieuw bij de aanpak van bereikbaarheid. Er zijn inmiddels veelbelovende ervaringen opgedaan. Het tweede kernelement is de brug tussen facilitair beleid en arbeidsvoorwaarden. Facilitair Management en HRM kunnen elkaar grote diensten bewijzen (strategische reductie vaste kosten, resp. concurrentiepositie arbeidsmarkt). De toepassing van beloningselementen is niet noodzakelijk, maar lijkt wel kansen te bieden voor een verdergaande optimalisering. 7. AANLEIDING EN CONTEXT Aanleiding Scan in kader van CASE-project vervolg Montefeltro heeft voor Erasmus Universiteit een Quick Scan gemaakt van één, door Erasmus Universiteit geselecteerd kantoor. Dit in het kader van de oriëntatie op mobiliteitsmanagement, en in het kader van de voorgenomen samenwerking met Montefeltro rond het aanbieden van breed georiënteerde mobiliteitscans voor de zakelijke markt. Deze samenwerking krijgt gestalte in het CASEproject. Het CASE-project (Costeffective And Sustainable Employer) helpt werkgevers hun bereikbaarheid te verbeteren, én hun kosten structureel te verlagen, én hun medewerkers een structurele inkomensimpuls te geven. Sleutel is een andere verstrekkingspraktijk van parkeerplaatsen, werkplekken, leaseauto s cq. kilometervergoedingen. Door die secundaire arbeidsvoorwaarden niet als faciliteiten ter beschikking te stellen, maar als budget of via een rekening-courant. De werkgever biedt keuzevrijheid, en beloont wenselijk gedrag. Die beloning wordt betaald uit de kostenbesparing. Dit past in de trend van individualisering van arbeidsvoorwaarden. Het vervolg op het CASE-project kan onder meer gestalte krijgen in de loop van 2010 en verder in diverse projecten, in het kader van FES, en in het kader van projecten rond mobiliteitsmanagement vanuit het ministerie van Verkeer en Waterstaat.

7 8. DE VERSTREKTE GEGEVENS De input Eén pand De basisgegevens voor input in het model zijn door Erasmus Universiteit op 12 januari jl. aangeleverd overeenkomstig de verstrekte vragenlijst. De cijfers hebben betrekking op één pand van Erasmus Universiteit. 9. HOE VERDER NA DE QUICK SCAN? Nadere inventarisatie betrekken stakeholders en opstellen Implementatieplan Optimaliseren benutting nieuwe pand De Quick Scan levert een eerste inzicht in de kansen en mogelijkheden. Die lijken groot genoeg om over te gaan tot een nadere inventarisatie. Het gaat om opties, scenario s en draagvlak. Dit kan gebeuren samen met stakeholders bij directie, PenO, Facilitaire zaken, Bedrijfsvoeren en personeels-vertegenwoordiging OR/DC. Dit kan leiden tot een besluitrijp Implementatieplan, inclusief prioritering en fasering, financiering, etc. Daarbij is aandacht voor welke onderdelen wanneer en onder welke voorwaarden kunnen worden aangepakt. Montefeltro heeft hiermee ervaring (zie Het traject kan ook worden ingebracht in één van de projecten rond de Taskforce Mobiliteitsmanagement ( of Bereik!, het samenwerkingsverband van overheid en private partijen in Den Haag / Rotterdam. Met name van belang lijkt het optimalisering van de benutting voor het nieuwe pand. Door afstemming van HRM en Facilitiair beleid kan Erasmus Universiteit de kosten structureel verlagen. Dit vergt herziening van interne processen en routines. Ook Essent is deze weg inmiddels ingeslagen, in samenhang met een herziening van de complete vastgoedportfolio. Bijlagen: 1. Uitkomsten analyse Bereikbaarheidskaart en EuroMobility-scan, Montefeltro, januari 2010