Het maken van back-ups voor het MKB

Transcriptie

1 Het maken van back-ups voor het MKB Recent heb ik op mijn blog ( al een stuk hierover gewijd. Aangezien dit wellicht toch meer uitweiding verdiend, maar dit niet afdoende in een blog behandeld kan worden, heb ik dit document opgesteld. Wanneer men vragen heeft, kan men contact opnemen met mij. Ik zal deze dan zo goed als het kan beantwoorden en eventueel breng ik een revisie uit op dit document. De gebruikte back-upstrategieën Wanneer men wil beginnen met het maken van back-ups, is het eerst belangrijk om te bepalen waar men een back-up van wil en moet maken. Er zijn een aantal mogelijkheden om dit te doen. In de eerste plaats zie je dat veel mensen klakkeloos alles in een back-up meenemen. Er wordt simpelweg een kopie getrokken van alle data op gezette tijden en men hoopt dat dit afdoende is. Een tweede optie die ik vaak tegen kom is het maken van een gedeeltelijke back-up. In deze strategie wordt vaak een back-up gemaakt van een bepaald aantal folders. Zo wordt bijvoorbeeld de map Documenten of de financiële administratie hierin meegenomen. Verder zie ik heel vaak de simpele methode van geen back-ups maken. Dit is veruit het meest efficiënt in tijd zolang alles maar goed blijft gaan. Ondanks dat dit eigenlijk geen manier van back-ups maken is, is het wel degelijk een strategie. De laatste mogelijkheid die je soms ziet is het maken van een slimme back-up. Een project die afgerond is, wordt opgeslagen op een dvd of cd en in een archief gestopt. Een project waar op dat moment aan gewerkt wordt, wordt op een usb-schijf of usb-stick opgeslagen. Voor veel ondernemers is het moeilijk om echt structureel met één van deze strategieën om te gaan. Vaak wordt de één met de ander even tijdelijk afgewisseld en wordt er niet teveel over nagedacht. Wat is belangrijk en wat niet? Wanneer je een ICT-professional inhuurt om je strategie eens onder de loep te nemen, begint deze met een hele simpele vraag; wat is belangrijk en wat niet? Dit is belangrijk om te weten omdat we niet teveel in een back-up willen meenemen. Een grote back-up kost veel tijd en capaciteit en zoals de meeste ondernemers zullen weten, kosten beide geld. Als je te weinig in een back-up meeneemt, dan kan je belangrijke data verliezen als je harddisk crasht. We beginnen dus met het inventariseren van wat van belang is voor de ondernemer (of zijn medewerkers). Welke data wil deze absoluut hebben als zijn/haar pc crasht? Welke data is eventueel redelijk opnieuw op te bouwen en welke kunnen we eigenlijk meteen weggooien? 1 van 20

2 Zakelijk gezien is het bijvoorbeeld helemaal niet interessant om de foto s van uw medewerkers trouwerij te hebben als uw pc crasht. Tenzij u deze uiteraard gebruikt als marketing materiaal bijvoorbeeld. We bouwen dus al snel een lijst op die er als volgt uit kan zien; Tabel 1 Voorbeeld tabel voor data-inventarisatie Folders / bronsystemen Super belangrijk - Boekhoudpakket - Uit Documenten ; facturen, zakelijke contactenlijst Redelijk belangrijk - Huidige projecten in de map Projecten Redelijk onbelangrijk - Oude projecten in de map Projecten - PowerPoint presentaties van huidige projecten. Onbelangrijk - Foto s van de kinderen - PowerPoint presentaties van oude projecten. In deze tabel staan een aantal keuzes en die zijn uiteraard voor iedereen anders. Voor de thuisgebruiker zijn de foto s van de kinderen ontzettend belangrijk, maar zakelijk gezien zijn ze totaal irrelevant. Het is van belang om dit altijd in het achterhoofd te houden, zelfs als je het systeem voor zowel thuis als zakelijk gebruikt. Vaak valt dan aan te raden om een tweede strategie vanuit je thuispositie te maken. Data in de tijd beschouwen Zodra we bezig zijn geweest met de inventarisatie is het belangrijk om de data ook in de tijd te beschouwen. Van elk item kunnen we immers wel iets zeggen wat er in de tijd mee gebeurd. Een heel simpel voorbeeld is een project. Wanneer een klant binnen komt en een order verstrekt, dan begint het project. We maken een folder aan en beginnen te werken. Vaak willen we deze data altijd zo recent mogelijk bijgehouden hebben in een back-up. Immers, als je pc crasht om 5 uur s middags, wil je de volgende ochtend toch de bestanden van rond 4 uur terug kunnen halen als dat nog kan. Zodra het project na enige tijd is afgerond, is het meestal fijn om een kopie te bewaren. Je wilt immers dat als de klant nog een aanpassing wil, je dit snel kan maken. Je project hoeft niet meer elk half uur gekopieerd te worden, maar dagelijks of wekelijks is al voldoende. Na een paar weken of maanden, afhankelijk van je klanten en de afspraken, is het niet meer nodig om nog een kopie te maken van de bestanden. Als je pc uitvalt, dan is het niet erg als je de gegevens niet snel ter beschikking hebt en soms is het zelfs niet erg als je ze helemaal niet meer kan terughalen. Een voorbeeld van de laatste situatie kan er gebeuren als de klant een kopie heeft. Wanneer de klant dan toch nog een wijziging wil, kan hij het eventueel weer aanleveren. 2 van 20

3 Na een nog langere periode hoeft de data vaak helemaal niet meer beschikbaar te zijn aangezien het zodanig gedateerd is, dat je er misschien niet eens meer mee kan werken. Je data is dan verjaard. Data met hoge veranderingsgraad Een andere mogelijkheid waar naar gekeken moet worden is de data met een hoge veranderingsgraad. Sommige data wil je namelijk een oudere versie van terug kunnen halen. Een voorbeeld hiervan is uiteraard het project, waarvan een bestand gewijzigd is en je graag een versie van 2 of 3 dagen geleden wil terughalen omdat de klant toch alsnog die versie wil hebben. In dit soort gevallen wil je vaak dat een back-up aan versiebeheer doet. Het kan echter ook zijn dat je van bepaalde data alleen de laatste versie wilt hebben, bijvoorbeeld van je boekhoudpakket. Je wilt dan vaak niet meer terug naar een versie van 2 weken geleden, want daar zitten bepaalde facturen niet in verwerkt. Je wilt in dit geval waarschijnlijk dus gewoon de laatste versie terughalen en niet de een na laatste versie. Zoals je ziet kan ook dit heel belangrijk zijn in je keuzes. Je back-up pakket ondersteund vaak niet alle opties, maar je wilt toch bepaalde opties hebben. Als je bij al je data hier goed over nagedacht hebt kom je nooit voor dit soort problemen. Overzicht Nu dit alles is besproken, moeten we dit nog inzichtelijk maken voor onszelf. We doen dit door een tabel te maken zoals in Tabel 1, maar dan iets uitgebreider. Deze tabel kan er uit zien zoals de volgende tabel; Tabel 2 Overzicht alle data Belang Onbelangrijk Veranderingsgraad Versiebeheer na Boekhoudpakket Hoog 7 jaar/n.v.t Hoog Nee Factuurdocumenten Hoog 7 jaar/n.v.t Laag Nee Zakelijke contactenlijst Hoog n.v.t. Middel Ja Huidige projecten Middel/Hoog n.v.t. Hoog Ja Huidige PowerPoint Middel 1 maand Laag Nee presentaties Oude projecten Middel 3 maanden Laag Nee Oude PowerPoint Laag Nu Niet Nee presentaties Foto s kinderen Laag Nu Niet Nee Nu we dit overzicht hebben, kunnen we een aantal conclusies trekken. En daarvoor zal ik ieder item bespreken, zodat duidelijk is waarom de keuzes in dit geval zo zijn en wat de consequenties hiervan kunnen zijn. (NB; Voor jou kunnen de keuzes heel anders zijn! Ik geef hier alleen een uitleg voor dit scenario) 3 van 20

4 Boekhoudpakket; Het boekhoudpakket is erg belangrijk, want de factuurnummers moeten oplopend zijn voor controle door de belastingdienst. Vanwege het belang, worden de gegevens niet onbelangrijk. De gegevens zijn wel zeer veranderlijk, maar je hebt niets aan versiebeheer. Je wilt normaliter altijd de laatste set hebben. Factuurdocumenten; Ook van factuurdocumenten kunnen we stellen dat ze belangrijk zijn. Met name dat je ze goed kan doorzoeken om betalingen te controleren of als je een kopie nodig hebt als bewijslast. De documenten veranderen zelden nadat ze zijn opgemaakt. Zodra een dergelijk document eenmaal af is, wil je meestal alleen nog de laatste versie. Zakelijke contactenlijst; Zakelijke documenten zijn uiteraard belangrijk. Je contacten tellen daarin vaak ook mee. Ook al kan je deze lijst waarschijnlijk zo reproduceren met wat zoekwerk, het staat toch slordig als je deze lijst ineens kwijt bent. Vanwege een goede indruk naar je klant, is het dus zeker belangrijk als je dit document altijd nog hebt na een crash. Immers, je wilt niet tegen een klant moeten zeggen Wat was je adres ook al weer? Huidige projecten; Deze zijn middel/hoog. Van deze bestanden wil je graag dat ze weer terug te halen zijn, bij voorkeur ook een versie eerder als er wat fout is gegaan. Ze veranderen veel, dus is een goede en regelmatige back-up van belang. Zolang het project gaande is, wil je ze echt niet kwijt. Huidige PowerPoint presentaties; Een typisch voorbeeld van data die ondanks het belang van het project, bij veel bedrijven naderhand toch wat minder belangrijk zijn. Je geeft meestal één keer een presentatie en daarna ben je er klaar mee. Omdat het toch wel fijn is om soms nog terug te kunnen kijken of te versturen naar de klant, is het wel verstandig om een back-up te maken. Oude projecten; Deze projecten zijn in dit schema van ondergeschikt belang. De klanten komen meestal snel terug voor een eventuele wijziging en na 3 maanden is de data meestel verouderd. In dit geval nemen we ze niet meer op in de back-up. Je kunt best lokaal een kopie laten staan voor als een klant per ongeluk toch nog terug komt, maar voor de back-up is het niet meer interessant genoeg. Oude PowerPoint presentaties; Deze zijn in zijn geheel niet meer belangrijk. Ze zijn al gegeven en verouderd. Je hoeft ze dus niet meer mee te nemen in een back-up. Foto s kinderen; De foto s van de kinderen staan vast mooi op de achtergrond van Windows, maar back-up technisch zijn ze zakelijk gezien niet belangrijk. Ze veranderen niet meer en zijn zakelijk gezien totaal onbelangrijk bij een computercrash. 4 van 20

5 Back-upmedia De keuze van je media erg belangrijk bij het maken van back-ups, want die geeft beperkingen en/of mogelijkheden. Om zo goed mogelijk een idee te geven van wat je kan doen, beschrijf ik een aantal veel gebruikte media. Back-uptape De back-uptape gaat al heel lang mee, maar zien we eigenlijk steeds minder bij de thuisgebruiker, MKB en zelfs bij de grotere bedrijven. De reden hiervoor is dat we tegenwoordig met heel veel data werken en dat tapes eigenlijk te traag zijn. Een tape doet immers al gauw een uurtje of 2 over ongeveer 200GB over het netwerk. Zodra data op tape staat, staat het wel veiliger dan een externe harddisk. Een groot voordeel is dat je meestal een bestand van een bepaalde dag terug kan halen. Nadeel is dat je regelmatig tapes moet kopen of moet overschrijven en dat je de tapestreamer regelmatig moet schoonmaken. Externe harddisk of USB-stick Een externe harddisk of USB-stick is vaak erg handig. Een groot nadeel van externe harddisks is dat je ze wel telkens moet aan- en afsluiten en dat als je ze niet juist afsluit, dat data verloren kan gaan. Ook is het soms onhandig omdat je er ook van kan werken, met als resultaat dat je wellicht een wijziging maakt die je niet wilde maken. Voordelen zijn echter dat het snel is en makkelijk in het gebruik. Ook zijn ze erg makkelijk verkrijgbaar. CD of DVD Een CD of DVD is voor veel mensen toch een moeilijk back-upapparaat. Als je er eenmaal mee leert werken is het eigenlijk heel eenvoudig en handig in het gebruik. Zeker als je ook je klanten een kopie wilt geven, is dit heel gemakkelijk. Je kunt bestanden ook heel makkelijk terug halen of benaderen terwijl ze toch onveranderbaar zijn. Een groot nadeel is de houdbaarheid, want beschrijfbare Cd s of Dvd s hebben over het algemeen een maximale levensduur van 2 tot 5 jaar. Online Online een back-up maken is voor veel mensen een zegen. Je installeert een programma lokaal, die de back-up voor je verzorgt en deze regelt na goed instellen de rest vanzelf. Afhankelijk van wie je back-upprovider is, heb je allerlei mogelijkheden wel/niet. Zo bieden een aantal alleen de laatste versie van je bestand aan en een aantal versiebeheer. Echter, bij elke mogelijkheid of beperking, hoort een prijskaartje. Een juiste keuze maken is dus essentieel. 5 van 20

6 Back-up maken Op dit moment zal ik alleen ingaan op het schrijven van de online back-up. Dit heeft te maken met het feit dat iedereen andere software gebruikt voor bijvoorbeeld het schrijven van een CD of maken van een back-uptape. Bovendien is online back-up met Dropbox momenteel ontzettend makkelijk en snel in te stellen en zal men meestal nog geen andere online back-up hebben ingesteld. Dropbox kan zowel voor Windows, Linux als MacOS X gebruikt worden. Wij hebben helaas even alleen Windows tot onze beschikking, maar MacOS X en Linux zullen hopelijk niet al teveel verschillen. Na Dropbox behandelen we ook Mozy. We kiezen daarbij voor de gratis versie, zodat we wat kunnen spelen met de mogelijkheden daarvan. U zult zien dat het wat lastiger is in het gebruik, maar wel veel makkelijker is in onderhoud als het eenmaal werkt. Stap 1: Open een browser We gaan eerst naar om de software te downloaden. Klik op de website op Download Dropbox. 6 van 20

7 Stap 2: Download het bestand Zodra je op de link hebt geklikt krijg je een scherm met de vraag wat je wilt doen met het bestand. Klik op save. Stap 3: Start de Installatie Zodra de download klaar is, klik op de knop Run. Als Internet Explorer het nog voor de zekerheid vraagt, klik dan nogmaals op Run. 7 van 20

8 Stap 4: Installatie gaat beginnen Er verschijnt een installatiescherm die vertelt dat u begint met Dropbox te installeren. Klik op Install om te beginnen. Stap 5: Wachten De installatie gaat beginnen en we kunnen even niets anders dan wachten tot de installatie afgerond is. 8 van 20

9 Stap 6: Nieuw account aanmaken starten De installatie vraagt of u een account bij Dropbox heeft, of een nieuwe wilt aanmaken. Wij kiezen in dit geval voor het aanmaken van een nieuw account. Klik op Next. Stap 7: Invullen van de benodigde gegevens U krijgt nu een scherm te zien waar u informatie kunt invullen. Vul hier uw naam, en wachtwoord in. Schrijf de gegevens eventueel ergens op zodat u het niet vergeet. U heeft het later immers nodig als er wat gebeurd met uw computer. Bedenk wel, dat als u het op dezelfde plek als uw systeem bewaart, dat bij brand u ook dit briefje kwijt bent. Klik wederom op Next als u klaar bent. 9 van 20

10 Stap 8: Kiezen van type account Kies een type account waar u mee wilt werken. Wij kiezen in dit geval om te beginnen met het gratis account van 2GB. Mocht u overigens graag meer willen, kunnen we u aanraden om eens te kijken naar bijvoorbeeld Die bieden voor $4,95 ongelimiteerde ruimte. Vergeet niet dat u bij het maken van grote back-ups veel tijd kwijt bent en dat de echt waardevolle gegevens waarschijnlijk niet zoveel ruimte innemen. Klik na het maken van uw keuze op Next. Stap 9: Skip the tour Wij kiezen ervoor om de tour over te slaan. U kunt hem natuurlijk volgens als u daar interesse in heeft. Wij klikken op Skip tour and finish, u wellicht vier keer op Next. Daarna kun u simpel kiezen voor Finish om af te sluiten. 10 van 20

11 Gebruiken van Dropbox Het gebruik van Dropbox is erg simpel. Als een bestand belangrijk is, kopieert u het naar de Dropbox. Dropbox zorgt dan automatisch dat het gesynchroniseerd wordt met hun server. Om de dropbox te openen, hoeft u alleen op het icoontje van dropbox te klikken, links naast de klok op uw startbalk. 11 van 20

12 Mozy Mozy verschilt ten opzichte van Dropbox, omdat het alles uit handen neemt. U hoeft niet meer bestanden naar de Dropbox te slepen, maar kunt aangeven welke folders er in de back-up meegenomen moeten worden. U bent hiermee veel flexibeler. Stap 1: De Mozy website Op de website van Mozy klikken we op Sign up now. We kiezen hier voor de Home Users variant, want we willen immers proefdraaien. 12 van 20

13 Stap 2: Invullen van gegevens Bij Mozy moeten we ons eerst aanmelden voor hun software. We vullen hiervoor ons e- mailadres met een wachtwoord en de code in. Daarna kiezen we voor continue. Stap 3: Meer gegevens Mozy wil hierna graag meer gegevens van ons hebben. We vullen dit trouw in en klikken op Continue. 13 van 20

14 Stap 4: Mail verificatie Mozy stuurt ons hierna een ter verificatie dat we echt zijn waar we ons voor uitgeven. Eventueel kunt u hier een Referral-code opgeven van iemand die u verwezen heeft. Deze krijgt vervolgens 1GB extra ruimte. Stap 5: Open uw mail en klik op de link Vervolgens ziet u de binnenkomen in uw inbox. Klik op de link die erin staat en u wordt verwezen naar een activeerpagina. Op deze pagina kunt u de cliënt downloaden. 14 van 20

15 Stap 6: Downloaden van de cliënt Op deze pagina kunt u de versie downloaden die u nodig heeft. Ook in dit geval kiezen wij weer voor de Windows variant. Internet Explorer zal wederom vragen of u het bestand wilt opslaan, kies hier voor Save. Stap 7: Start de installatie Dit keer gaan we wat minder uitvoerig in op wat te doen na het downloaden. Kies voor het starten van de applicatie na het downloaden en u krijgt het volgende installatiescherm. Klik hier op Next. 15 van 20

16 Stap 8: Licentie accepteren We klikken op de afvinkbox I accept the terms in the License Agreement en klikken op Next. Stap 9: Mozy installatielocatie Mozy wil vervolgens weten waar het geïnstalleerd mag worden. Wij kiezen voor de standaardlocatie en klikken op Next. 16 van 20

17 Stap 10: Installeren Eindelijk begint nu de installatie daadwerkelijk. Klik op de knop Install om door te gaan. Stap 11: Klaar met installeren Na wat wachten is de installatie klaar. We klikken op Finish en het configuratiepanel wordt geopend. 17 van 20

18 Stap 12: Programma inloggen bij Mozy Het configuratiescherm vraagt om het adres en het bijhorende wachtwoord wat we eerder hebben ingevoerd. Vul het in en klik op Next. De applicatie gaat vervolgens proberen in te loggen. Stap 13: Kies encryptie-algoritme In tegenstelling tot Dropbox, biedt Mozy aan om een encryptie-algoritme te selecteren. We kiezen voor de standaard en klikken op Next. 18 van 20

19 Stap 14: selectie van bestanden om mee te nemen in een back-up Mozy maakt een voorselectie van bestanden voor een back-up. Zoals te zien is dit systeem nog niet veel gebruikt. Wij vinken voor deze demonstratie alles uit en selecteren zo zelf onze directories. Wees uiteraard vrij om zelf te kiezen en klik op Next. Stap 15: Snelheidtest Mozy doet vervolgens een snelheidstest of uw verbinding snel genoeg is voor een adequate back-up. Als dit zo is, klik op Next. 19 van 20

20 Stap 16: Keuze van snelheid back-up Mozy geeft u vervolgens de mogelijkheid om de snelheid van uw computer ten opzichte van back-ups te maken. Voor ons is een back-up heel belangrijk, dus kiezen we voor de quicker backup. Eventueel kunt u kiezen voor een langzamere back-up maar een faster computer. Klik op Next wanneer u dit heeft ingesteld zoals u dat wilt. Stap 17: Initiëren van een back-up In ons geval is het niet heel belangrijk, omdat we nog geen bestanden / directories hebben geselecteerd. Eventueel kunt u echter kiezen om nu een back-up te maken, of wanneer de computer niet gebruikt wordt (idle). Kies na het maken van de keuze voor Finish. Eventueel kunt u ook naar expert mode. Wij laten in de volgende stappen zien hoe u daar ook op een andere manier komt. 20 van 20