Business Case. Nieuwe dienstverlening voor digitale archiefstukken

Transcriptie

1 Nieuwe dienstverlening voor digitale archiefstukken Van een Digitaal Depot naar Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten Auteurs: Jip van der Valk Hugo Lijding Versie: 1.0 Datum: 24 juni 2009 Status: Definitief concept

2 Voorwoord Iedere archieforganisatie worstelt met vraagstukken over digitale duurzaamheid. Er is echter geen kant-en-klare oplossing beschikbaar. De ontwikkelingen op dit gebied, nationaal en internationaal, zijn nog volop gaande. Hiervoor is specialistische kennis nodig die schaars is en dus adequaat moet worden ingezet. Het ligt voor de hand dat archiefinstellingen dit niet voor zichzelf proberen op te lossen maar samenwerking zoeken waar dit kan en zinvol is. Het Nationaal Archief is binnen de archiefsector één van de organisaties die zich actief met dit vraagstuk bezig houdt, en die afgestemd is met de missie van het Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid: Bevorderen dat een organisatorische en technische infrastructuur tot stand komt voor duurzame toegang tot digitale informatie in Nederland. Het Digitaal Depot dat door het Nationaal Archief is ontwikkeld en begin volgend jaar in productie gaat, wordt als dienstverleningsconcept momenteel uitgewerkt en opgezet als een Gemeenschappelijke Digital Depot Dienst voor andere archiefinstellingen. De dienstverlening die met het Gemeenschappelijk Digitaal Depot wordt voorgestaan, geeft tevens invulling aan de ontwikkelingen op rijksgebied die zich richten op een structurele oplossing voor de digitale informatiehuishouding. Voor departementen, Regionale Historische Centra en andere archiefinstellingen is het echter nog geen vanzelfsprekendheid dat deze diensten ook worden afgenomen bij zo n Gemeenschappelijk Digitaal Depot. Er worden hoge eisen gesteld aan de dienstverlening. Daarnaast neemt de Erfgoedinspectie een kritische houding in met als belangrijkste waarschuwing dat gewaakt moet worden dat een Gemeenschappelijk Digitaal Depot niet de problemen van de departementen overneemt. Naast de rijksbrede kostenvoordelen die op termijn behaald kunnen worden en waar deze business case over gaat, heeft het Nationaal Archief hiermee een grote uitdaging op zich genomen. De uitdaging houdt in dat het Nationaal Archief waar zal moeten maken dat zij een werkend en gegarandeerd Gemeenschappelijke Digitaal Depot heeft ingericht met de daarbij behorende dienstverlening met ingeregelde processen, organisatie, beheer en service level agreements. Een realistisch invoerpad, duidelijke besturing en intensieve betrokkenheid van gebruikers en bestuurders zijn daarbij de succesfactoren. Het momentum is nu aanwezig om daar gestalte aan te geven. Jip van der Valk Hugo Lijding Driebergen, 24 juni 2009 Definitief concept 24 juni 2009 pagina 2 van 62

3 Inhoudsopgave 1 Management samenvatting Aanleiding en opdrachtformulering Inleiding Probleemstelling Opdrachtformulering Scope van het project Digitaal Depot Randvoorwaarden/uitgangspunten Ontwikkelingen digitale informatiehuishouding Rijk Inleiding Visie Rijk Visie op digitale dienstverlening Vernieuwing van de Rijksdienst Visie Nationaal Archief Van Informatie op Orde naar Informatie Actief Openbaar Knooppunt voor de digitale overheid Gedigitaliseerd versus digital born Scenario s nieuwe dienstverlening Denken in diensten Diensten geplot op scenario s Baten met de nieuwe dienstverlening Inleiding Algemeen kwalitatieve baten Baten vanuit belanghebbenden bekeken Baten vanuit politiek-strategisch gezichtspunt Baten vanuit departementaal gezichtspunt Baten vanuit RHC gezichtspunt Overige baten Kosten-batenanalyse Inleiding en probleemanalyse Doel Aannames en uitgangspunten Aanpak Bepalen kosten Bepalen baten Scenario s Scenario Scenario Scenario Scenario Overige kosten en baten Risico s Constateringen, conclusies en aanbevelingen Constateringen Conclusies Aanbevelingen Bijlage 1: Gebruikte bronnen Bijlage 0: Kosten-Batenanalyse cijfers Definitief concept 24 juni 2009 pagina 3 van 62

4 1 Management samenvatting Archiefdiensten en zorgdragers worstelen met het vraagstuk van digitale duurzaamheid. Nationaal en internationaal zijn er nog geen kant-en-klare oplossingen ontwikkeld, het werk hieraan is nog in volle gang. Het belang van het vinden van oplossingen is evident in het digitale tijdperk. Zonder adequate oplossingen zullen gegevens in digitale vorm niet meer geraadpleegd kunnen worden en dus eigenlijk vergaan. Binnen de archiefsector is een aantal instellingen actief met dit vraagstuk bezig. Naast het Nationaal Archief zijn dat de grotere gemeentearchieven en de Regionale Historische Centra. Het probleem is dat digitale duurzaamheid een dermate complex terrein is waar gespecialiseerde kennis en ervaring nodig is. Individuele voorzieningen per archiefinstelling zijn zeer kostbaar waardoor de wens is ontstaan om tot de ontwikkeling van gemeenschappelijke digitaal depot voorzieningen te komen vanuit oogpunt van kwaliteit en efficiency. Het in aanbouw zijnde Digitaal Depot van het Nationaal Archief zou zo n passende gemeenschappelijke voorziening kunnen zijn waar met name de 13 kerndepartementen en de 11 Regionale Historische Centra (RHC s) gebruik van kunnen gaan maken. In deze business case is dit benoemd als Het Gemeenschappelijk Digitaal Depot. Essentie van het Gemeenschappelijk Digitaal Depot is dat: 1. met deze archiefapplicatie dienstverlening aan zorgdragers wordt aangeboden zodat er geen 13 departementale archiefapplicaties gebouwd hoeven te worden; 2. deze archiefapplicatie aangeboden kan worden gegeven van de RHC s waarmee zij de eeuwig te bewaren archieven van rijksinstellingen in de provincie, provincies, gemeenten etc. duurzaam kunnen beheren. Ook hier geldt dat voorkomen wordt dat er 11 RHC- archiefapplicaties gebouwd worden. Kern van het huidige project Digitaal Depot is dat een applicatie wordt gebouwd voor duurzaam en permanent te bewaren digitale archiefstukken. Deze archiefstukken zijn in de regel afkomstig van zorgdragers van de rijksoverheid en worden na selectie overgedragen naar het Nationaal Archief en de Regionale Historische Centra, zoals dat in de Archiefwet 1995 is vastgelegd. Naast de bouw worden in het project ook de organisatie, de processen en het beheer & onderhoud geregeld binnen het Nationaal Archief. In deze business case is een uitgevoerde kosten- en batenanalyse uitgevoerd om het Digitaal Depot breder in te zetten als Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten voor departementen en RHC s. Deze dienstverlening richt zich specifiek op digitale archiefstukken ( digital born ) die na afsluiting van een dossier of zaak, en waar bewaartermijnen aan zijn gekoppeld, worden overdragen en beheerd in dit Gemeenschappelijk Digitaal Depot. In de uitwerking van de business case zijn drie scenario s gehanteerd. Scenario 1, Het Nationaal Archief neemt de zorg voor permanent te bewaren digitale archieven van departementen vervroegd over; Scenario 2, Het Nationaal Archief vormt een Gemeenschappelijk Digitaal Depot voor de departementen voor op basis van bewaartermijnen - te bewaren én te vernietigen digitaal materiaal; Scenario 3: Het Nationaal Archief vormt een Gemeenschappelijk Digitaal Depot voor RHC s en andere archiefdiensten voor de permanent te bewaren archiefstukken van provincies, gemeenten, waterschappen, particulieren etc. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 4 van 62

5 Daarnaast is er een basis scenario 0 gedefinieerd dat de kosten weergeeft van het Digitaal Depot voor de permanent te bewaren digitale archieven van de centrale overheid bij het Nationaal Archief en Regionale Historische Centra (Archiefwet 1995). Het gebruik van het Gemeenschappelijk Digitaal Depot zal er toe leiden dat de overdracht van digitale archiefstukken efficiënter en effectiever wordt, duurzame en permanente opslag definitief goed is geregeld en de toegankelijkheid van deze stukken voor zeer lange tijd wordt gewaarborgd. Binnen de scenario s 1, 2 en 3 zijn subscenario s uitgewerkt waarin 3 tot 13 departementen (scenario s 1 en 2) en 3 tot 11 RHC s (scenario 3) van deze dienstverlening gebruik maken. In scenario 1 en 2 wordt door het Nationaal Archief het archiefbeheer overgenomen van de departementen. In scenario 3 wordt een samenwerkingsconcept aangeboden aan de RHC s waarbij digitale archiefdiensten worden verleend voor permanent te bewaren archiefstukken afkomstig van provincies, gemeenten, waterschappen particulieren etc.. Kosten- en batenanalyse Het belangrijkste kwantitatieve onderdeel van deze business case is de uitgevoerde kosten- batenanalyse. In de analyse van de kosten en de baten is gerekend met een doorlooptijd van 10 jaar. In werkelijkheid zal deze doorlooptijd langer zijn en zullen de baten hoger uitvallen door een langere doorlooptijd. In figuur 1.1 is een samenvatting gegeven van de kosten en de baten per scenario, de expertpool en de kenniscentrum. Kosten Gemeenschappelijk Digitaal Depot Kosten Scenario Omschrijving (over 10 jaar) Scenario 0 Rijkscollectie Scenario 1 DEP Bewaren Departementen Scenario 2-13 DEP Vernietigen en bewaren 13 departementen Scenario 2-7 DEP Vernietigen en bewaren 7 departementen Scenario 2-3 DEP Vernietigen en bewaren 3 departementen Scenario 3-11 RHC's Bewaren 11 RHC Scenario 3-7 RHC's Bewaren 7 RHC's Scenario 3-3 RHC's Bewaren 3 RHC's Expertpool Expertpool opzetten en activeren Kenniscentrum Kenniscentrum inrichten en beheren Managementinfo Nationaal Archief Baten Gemeenschappelijk Digitaal Depot Scenario Omschrijving Baten Departement Baten RHC (over 10 jaar) Scenario 0 Rijkscollectie 0 0 Scenario 1 DEP Bewaren Departementen Scenario 2-13 DEP Vernietigen en bewaren 13 departementen Scenario 2-7 DEP Vernietigen en bewaren 7 departementen Scenario 2-3 DEP Vernietigen en bewaren 3 departementen Scenario 3-11 RHC's Bewaren 11 RHC Scenario 3-7 RHC's Bewaren 7 RHC's Scenario 3-3 RHC's Bewaren 3 RHC's Expertpool Expertpool Kenniscentrum Expertpool opzetten en activeren 0 0 Managementinfo Kenniscentrum inrichten en beheren 0 0 Noot: Baten zijn in feite kostenbesparingen voor de departementen en RHC's Bij gebruik langer dan 10 jaar worden baten hoger (zijn structurele kostenbesparingen) Baten voor provincie, gemeenten, waterschappen en burgers zijn niet mee genomen. Figuur 1-1 Overzicht Kosten en Baten over 10 jaar scenario 0, 1, 2 en 3 Definitief concept 24 juni 2009 pagina 5 van 62

6 Algemene conclusies Een Gemeenschappelijk Digitaal Depot is realiseerbaar en exploitabel binnen de verschillende scenario s. In de analyse van de kosten en de baten is gerekend met een doorlooptijd van 10 jaar. In werkelijkheid zal deze doorlooptijd langer zijn en zullen de baten hoger uitvallen door een langere doorlooptijd; De scenario s 1 en 2, voor de departementen en het Nationaal Archief zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden; Het voor de departementen exploiteren van het Gemeenschappelijk Digitaal Depot zal rendabel zijn bij deelname van minimaal vier departementen (scenario 2). Dan wordt de investering binnen tien jaar terugverdiend met daarna jaarlijkse kostenbesparingen; Het meest realistisch en haalbare programma voor de Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten, is de combinatie van scenario 2 en 3 met een geleidelijke uitrol per departement en RHC (geen big bang); Aan vakmensen en vakkennis is gebrek en, indien aanwezig, versnipperd. Centrale regie en kennisdeling ontbreekt. De opzet van een Expertpool en een Kenniscentrum, liefst verbonden aan het bestaande Kennisprogramma Digitale Informatiehuishouding (KennisLAB) zijn randvoorwaardelijk voor het succes van het Gemeenschappelijk Digitaal Depot. Per scenario is onderstaand samengevat hoe de kostenstructuur er uit ziet. Conclusie scenario 0 De kosten voor scenario 0 over 10 jaar bedragen 35,2 miljoen. De kosten voor het Kenniscentrum over 10 jaar bedragen 1,84 miljoen. De kosten voor de Expertpool over 10 jaar bedragen 17,32 miljoen. De kosten voor het Managementinformatiesysteem over 10 jaar bedragen 1,24 miljoen. Om over een periode van 10 jaar het Gemeenschappelijk Digitaal Depot te bouwen, te implementeren, te beheren en te onderhouden is in totaal 55,56 miljoen benodigd. Dit komt neer op een gemiddelde investering van 5,56 miljoen per jaar. Dit betreft dus de permanent te bewaren digitale archiefstukken van departementen en de rijkscollectie van de 11 Regionale Historische Centra. Conclusie scenario 1 en 2, inclusief scenario 0 Voor een departement is de combinatie van scenario 1 en 2 kostentechnisch interessanter vanwege een extra besparing op (automatiserings)middelen, beheerkosten en personeel. Dit betekent dat scenario 1 en 2 moeten worden samengevoegd tot één dienst voor de departementen. Met de uitvoering van scenario 2 levert het Nationaal Archief een dienst tegen kostprijs. Dit scenario bespaart aanzienlijke kosten per departement op het gebied van personeel en automatisering, omdat bewaring en vernietiging van digitale archieven slechts in één depot hoeft plaats te vinden. Wanneer alle 13 departementen meedoen bedragen de kosten voor scenario 1+2 gezamenlijk over 10 jaar 41, 67 miljoen. Dit komt bovenop de 55,56 miljoen die voor scenario 0 is benodigd, inclusief de begrote expertpool en kenniscentrum. De totale kosten komen dan uit op 97,2 miljoen. Dit komt neer op een gemiddelde investering van ca. 9,7 miljoen per jaar. Wanneer theoretisch alle 13 departementen deze diensten afnemen, betekent dat een minimale investering per departement van gemiddeld ca ,- per jaar (over 10 jaar). De kosten voor de departementen om een Digitaal Depot zelf te bouwen, te implementeren en te beheren liggen vele malen hoger. Uitgegaan is dat wanneer alle Definitief concept 24 juni 2009 pagina 6 van 62

7 departementen meedoen, vanaf 2013 de eerste besparingen kunnen worden gerealiseerd. Dit neemt het eerste jaar toe van ,- tot ,- in 2019 (totale besparing per departement over 7 jaar: 8,38 miljoen). Hier staan voor het Nationaal Archief directe baten tegenover omdat voor scenario 2 dienstverleningskosten voor de departementen in rekening wordt gebracht. De hoogte van deze bedragen kan in deze fase nog niet worden vastgesteld en zal in detail afhangen van de hoeveelheid te beheren Terrabytes en de precieze dienstverleningsafspraken die per departement worden gemaakt. Uitgangspunt is dat het Nationaal Archief tegen kostprijs haar diensten aanbiedt en dat de departementen een kostenbesparing realiseren. Zij hoeven immers geen eigen digitaal depot te bouwen en te beheren. Conclusie scenario 3, inclusief scenario 0 Wanneer alle 11 RHC s meedoen bedragen de kosten voor scenario 3 over 10 jaar 23,52 miljoen. Dit komt bovenop de 55,56 miljoen die voor scenario 0 is benodigd, inclusief expertpool en kenniscentrum. De totale kosten komen dan uit op 79,08 miljoen. Dit komt neer op een gemiddelde investering van 7,9 miljoen per jaar. Dit betekent een aanvullende investering van 2,35 miljoen per jaar voor 11 RHC s om hun eigen collecties op te kunnen nemen. Het voordeel van scenario 3 is dat de specifieke kennis over omgaan met digitaal materiaal niet door verschillende organisaties bijgehouden moet worden, maar dat het Nationaal Archief kennis over het duurzaam bewaren van digitaal materiaal gemeenschappelijk kan opbouwen en gebruiken. Voor de RHC s wordt met scenario 3 voorkomen dat individueel bouw- en beheerkosten worden gemaakt en lokaal kennis moet worden opgedaan, door efficiënt gebruik van een centrale, herbruikbare voorziening en de benutting van een Kenniscentrum en een Expertpool. Aanbevelingen 1. Het is niet aan te bevelen scenario 1 als aparte dienst aan te bieden. Dit scenario moet worden samengevoegd met scenario Wacht met aanbieden en invoeren van scenario 1+2 totdat scenario 0 succesvol is geïmplementeerd en de eerste ervaringen zijn opgedaan (stapsgewijs). 3. De schaarse kennis op digitaal archiefgebied die is verspreid/versnipperd over de verschillende partijen heeft in de huidige vorm onvoldoende slagkracht om de dienstverlening rond het Gemeenschappelijk Digitaal Depot succesvol te laten zijn. Richt daarom een kenniscentrum in en zet een expertpool op; 4. Sluit met het kenniscentrum en de expertpool aan bij het Kennisprogramma Digitale Informatiehuishouding (KennisLAB); 5. Het NA moet een voortrekkersrol nemen voor het opzetten en inrichten van het Gemeenschappelijk Digitaal Depot, met name voor de RHC s. RHC s hebben onvoldoende budget om dit van de grond te tillen. 6. Uitwerken van de Gemeenschappelijk Digitaal Depot Diensten Catalogus Digitaal Archiveren (producten en processen) voor departementen en RHC s. 7. In kaart brengen en verbeteren werkprocessen van het NA met betrekking tot de digitale archivering en de (organisatorische) gevolgen voor het NA benoemen. Werkprocessen beschrijven en voldoende documenteren. Daarnaast de gevolgen voor organisatie schetsen en de effecten van de veranderingen in kaart brengen. 8. Het creëren van uitwijk en back-up functionaliteiten dient al vanaf de aanvang van de dienstverlening voor het Gemeenschappelijke Digitaal Depot meegenomen te worden. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 7 van 62

8 2 Aanleiding en opdrachtformulering 2.1 Inleiding In het kader van het project Digitaal Depot is het Nationaal Archief voornemens een zogenaamd "Gemeenschappelijke Digitaal Depot" (RDD) te realiseren ten behoeve van digitale archiefstukken en collecties van andere archiefinstellingen. Naast het beheer van permanent te bewaren digitaal archiefmateriaal (statisch digitaal archief) kan het Nationaal Archief met de Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten ook de zorg van het uiteindelijk te vernietigen materiaal (semi-statisch digitaal archief) overnemen van de departementen. In dit scenario verzorgt het Nationaal Archief het volledige beheer van digitaal archiefmateriaal dat niet meer direct in de werkprocessen wordt gebruikt maar wel binnen de gestelde bewaartermijnen valt. Uitgangspunt daarbij is dat dit materiaal direct beschikbaar blijft voor het departement. Daarnaast zal het Nationaal Archief als beherende organisatie het preservation beleid op het digitaal materiaal kunnen uitvoeren, oftewel het uitvoeren van bewaaracties. Daarbij gaat het ondermeer om de omzetting naar nieuwe, open bestandsformaten en om het digitale archiefmateriaal toegankelijk te houden door de tijd heen. Een dergelijk Gemeenschappelijke Digitaal Depot zal de departementen beheerkosten kunnen besparen. Hoe meer departementen aansluiten bij dit Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten en dus op één centrale plek het digitaal archiefmateriaal toegankelijk wordt gehouden des te groter de winst zal zijn. Een ander winstpunt is dat het daarmee mogelijk is geworden om de kennis inzake digitale duurzaamheid te concentreren en te bundelen. Dit komt de kwaliteit ten goede. Figuur 2.1 geeft aan dat het huidige digitaal depot project het gele blok betreft. Met de Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten kunnen de donkerblauwe, lichtblauwe de grijze blokken duurzaam worden beheerd en toegankelijk gehouden. Figuur 2-1 Regiem departementale en NA content Definitief concept 24 juni 2009 pagina 8 van 62

9 Om dit te realiseren gaat het Nationaal Archief een geschikte infrastructuur bouwen. Dit gebeurt zowel softwarematig als in de vorm van een datacenter, en wordt de noodzakelijke extra functionaliteit ontwikkeld die nodig is ten opzichte van de huidige digitale depot applicatie. Tevens zal een uitwijkfaciliteit gerealiseerd worden, noodzakelijk voor de continuïteit van de dienstverlening. Ook zal er sprake zijn van inzet van extra mensen die het digitale archiefmateriaal gaan beheren en toegankelijk houden. Het gaat hierbij zowel om systeem- en netwerkbeheerders, database administrators, archivistisch geschoolde mensen, alsmede om medewerkers met kennis van zaken op het terrein van digitale duurzaamheid. Het creëren van content Het opslaan van digitale content Het beheren van gesloten dossiers Het op termijn vernietigen van digitale content Verantwoordelijkheid Departement Dienstverlening Gemeenschappelijk Digitaal Depot Het duurzaam bewaren en beschikbaar stellen van digitale archiefstukken Figuur 2-2 Gewenste dienstverlening procesmatig weergegeven Regionale Historische Centra Naast de departementen kan het Nationaal Archief de diensten die het Gemeenschappelijk Digitaal Depot biedt, ook aanbieden aan de 11 Regionale Historische Centra (RHC). Voor de RHC s worden daarmee voorkomen dat individueel bouw- en beheerkosten worden gemaakt daardoor efficiënt gebruik kan worden gemaakt van een gemeenschappelijke, herbruikbare voorziening. Figuur 2.3 geeft een ruwe schatting weer van de verhouding rijks & provinciale archiefstukken en gemeentelijke & overige archiefstukken die gemiddeld door de RHC s worden bewaard. In individuele gevallen kan de verhouding bijvoorbeeld 90% rijks & provincie 10% gemeenten & overig zijn. Figuur 2.4 geeft aan dat de duurzaam te bewaren digitale archiefstukken die onder verantwoordelijkheid van een RHC vallen, met de voorgestelde dienstverlening door de Gemeenschappelijk Digitaal Depot Diensten kunnen worden geleverd. Ca. 50% Ca. 50% 80% duurzaam te bewaren digitale archieven van het Rijk 20 % duurzaam te bewaren digitale archiefstukken van provincies duurzaam te bewaren archiefstukken van gemeenten, waterschappen, particulieren en overig Figuur 2-3 Archiefstukken in beheer bij RHC: Toekomstige situatie na decentralisatie RHC s Definitief concept 24 juni 2009 pagina 9 van 62

10 Het creëren van content Het opslaan van digitale content Het beheren van gesloten dossiers Verantwoordelijkheid Rijk, Provincies, Gemeenten, Waterschappen e.d. Het op termijn vernietigen van digitale content Particuliere digitale collecties Dienstverlening RHC Het duurzaam bewaren en beschikbaar stellen van digitale archiefstukken Gemeenschappelijk Digitaal Depot Figuur 2-4 Scope beheren archiefstukken door RHC s gebruikmakend van het Gemeenschappelijk Digitaal Depot De uitgesproken verwachting is dat door het gemeenschappelijk aanbieden van deze dienstverlening aan de kant van de departementen en RHC s besparingen gerealiseerd worden op automatiseringsmiddelen (hard- en software) en personeel (reductie beheerkosten). Voorkomen wordt dat iedere instelling individueel een oplossing realiseert. Om deze verwachtingen te onderbouwen dan wel te valideren, is deze business case met een kwantitatieve kosten-batenanalyse uitgevoerd. 2.2 Probleemstelling Archiefdiensten en zorgdragers worstelen met het vraagstuk van digitale duurzaamheid. Nationaal en internationaal zijn er nog geen kant-en-klare oplossingen ontwikkeld, het werk hieraan is nog in gang. Het belang van het vinden van oplossingen is evident in het digitale tijdperk. Zonder adequate oplossingen zullen gegevens in digitale vorm niet meer geraadpleegd kunnen worden en dus eigenlijk vergaan. Op nationaal niveau is hier aandacht voor onder andere in de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid, waarin voorlopers op het gebied van overheden, de erfgoedsector en de wetenschap hun kennis bundelen. Binnen de archiefsector is een aantal instellingen actief met dit vraagstuk bezig. Naast het Nationaal Archief zijn dat de grotere gemeentearchieven en de Regionale Historische Centra. Het probleem is dat digitale duurzaamheid een dermate complex terrein is, waar nog veel ontwikkelingen gaande zijn en dat gespecialiseerde kennis en ervaring nodig is. Individuele voorzieningen per archiefinstelling zijn zeer kostbaar waardoor de noodzaak bestaat tot ontwikkeling van gemeenschappelijke voorzieningen vanuit oogpunt van kwaliteit en efficiency. Het in aanbouw zijnde Digitaal Depot van het Nationaal Archief zou zo n prima gemeenschappelijke voorziening kunnen zijn waarin departementen en Regionale Historische Centra gebruik van zouden kunnen maken voor hun semi-statische digitale archief; de dienstverlening voor een Gemeenschappelijk Digitaal Depot. Nog niet was onderbouwd welke extra kosten en kwantitatieve baten daar tegenover staan. Deze business case geeft hier een antwoord op. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 10 van 62

11 2.3 Opdrachtformulering Stel voor het Nationaal Archief een business case op voor een Gemeenschappelijk Digitaal Depot, gericht op de in drie scenario s (zie 2.4 scope) beschreven dienstverlening die naast haar wettelijke taak wordt ingericht en onderbouw dat met een kostenbatenanalyse. Uit deze opdracht formulering zijn de volgende producten en resultaten afgeleid die tijdens dit onderzoek worden gerealiseerd: Vastgestelde scope opdracht (scenario s); Een business case; Een kosten-batenanalyse; Een eindrapportage. Al deze producten zijn vervat in onderhavig document. 2.4 Scope van het project Digitaal Depot Doel van het project Digitaal Depot is om te komen tot een ingericht en werkend digitaal depot van het Nationaal Archief. Het digitaal depot is noodzakelijk om de uitvoering van de Archiefwet in een digitale context te waarborgen. Het Digitaal Depot is in ieder geval bestemd voor al het digitale materiaal, zowel digital born als gedigitaliseerd materiaal dat duurzaam en permanent bewaard moet worden. Het Digitaal Depot zal voorzieningen moeten hebben voor het opslaan van legacy materiaal (content uit oude (maatwerk)applicaties) dat nu al bij het Nationaal Archief in beheer is. Ook zal een quarantaine voorziening ontwikkeld moeten worden om materiaal voorlopig op te slaan waarop nog controles gedaan moeten worden voordat het definitief in het depot opgenomen kan worden. Het project zal een operationeel digitaal depot opleveren dat ingebed is in de organisatie van het Nationaal Archief. Na afloop van het programma zal er niet alleen een systeem gerealiseerd zijn, ook de organisatie zal klaar zijn om het systeem te gebruiken. Archiefbeheersysteem ABS/DTNA NA4all Digitaal Depotsysteem Beheer metadata gebruiker Overdrachtsproces Opname Metadata Database Beschikbaar stellen RHC Beheer & controle Storage Koppeling Zorgdrager zorgdrager archiefbeheerder Preservation system File Storage NA intern File Storage NA extern File Storage RHC File Storage Zorgdrager Figuur 2-5 Huidige scope van het project Digitaal Depot Definitief concept 24 juni 2009 pagina 11 van 62

12 Realisatie van dit Digitaal Depot in de hierboven beschreven scope wordt scenario 0 genoemd. Het Digitaal Depot biedt echter meer dan alleen een oplossing voor permanent te bewaren archiefstukken die na 20 jaar worden overgedragen aan het Nationaal Archief. Dit is in drie scenario s beschreven in in deze business case zijn uitgewerkt. Scenario 1, Het Nationaal Archief neemt de zorg voor permanent te bewaren digitale archiefstukken van departementen vervroegd over; Scenario 2, Het Nationaal Archief vormt een Gemeenschappelijk Digitaal Depot voor de departementen voor op basis van bewaartermijnen - te bewaren en te vernietigen digitaal materiaal; Scenario 3: Het Nationaal Archief vormt een Gemeenschappelijk Digitaal Depot voor RHC s en andere archiefdiensten voor de permanent te bewaren archiefstukken van provincies, gemeenten, waterschappen, particulieren, etc. die geen onderdeel zijn van de rijkscollectie. Hieronder worden deze drie scenario s beschreven. Scenario 1 Het Nationaal Archief neemt in dit scenario het digitaal archief dat voor permanente bewaring in aanmerking komt meteen over van een departement nadat de dossiers zijn afgesloten. De departementen kunnen het materiaal dat voor vernietiging in aanmerking komt onder licht regime beheren en hoeven voor het te bewaren materiaal in dit geval geen zware voorzieningen te treffen op het gebied van systemen, beheer en organisatie. Het Nationaal Archief heeft de kennis, organisatie en systemen om de zorg voor de digitale archieven van de departementen over te kunnen nemen. Scenario 2 Scenario 2 gaat ervan uit dat in het Gemeenschappelijk Digitaal Depot naast het beheer van het permanent te bewaren digitaal archiefmateriaal ook de zorg van het uiteindelijk te vernietigen digitale materiaal wordt overgenomen van de departementen. In dit scenario verzorgt het Shared Service Center het volledige beheer van digitaal archiefmateriaal dat niet meer direct in de werkprocessen gebruikt wordt. Belangrijk uitgangspunt hierbij is dat het digitale materiaal beschikbaar moet worden gehouden voor het departement. Daarnaast zal het Nationaal Archief als beherende organisatie het preservation beleid op het digitale materiaal kunnen uitvoeren. Dit voorkomt dat ieder departement deze kennis zelf moet opdoen en een eigen, kostbaar preservation systeem moet inrichten. Scenario 3 In Scenario 3 wordt met het Gemeenschappelijk Digital Depot een dienstverlening aangeboden aan de 11 RHC s en mogelijk andere archiefdiensten. In dit scenario verzorgen de Gemeenschappelijke Digital Depot Diensten de opslag, beheer en beschikbaar stelling van digitaal archiefmateriaal waarvoor andere archiefdiensten verantwoordelijk zijn. Uitgangspunt is dat dit digitale materiaal beschikbaar moet zijn voor deze archiefdiensten en hun klanten. Het Nationaal Archief zal als beherende organisatie het preservation beleid op het materiaal kunnen uitvoeren. Dit voorkomt dat ieder RHC deze kennis zelf moet opdoen en een eigen, kostbaar preservation systeem moet inrichten. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 12 van 62

13 Naast deze drie scenario s is er zoals gezegd een scenario 0 gedefinieerd. Dit nul scenario geeft de kosten weer van het Digitaal Depot voor de permanent te bewaren digitale archiefstukken van departementen en de rijkscollectie van de 11 Regionale Historische Centra. Binnen de scenario s 1, 2 en 3 zijn subscenario s uitgewerkt waarin 3 tot 13 departementen (scenario s 1 en 2) en 3 tot 11 RHC s (scenario 3) van deze dienstverlening gebruik maken. In scenario 1 en 2 wordt met de Gemeenschappelijke Digital Depot Diensten het archiefbeheer overgenomen van de departementen. In scenario 3 wordt een samenwerkingsconcept aangeboden aan de 11 RHC s om digitale archiefdiensten te verlenen voor permanent te bewaren archiefstukken afkomstig van provincies, waterschappen, gemeenten, particulieren etc. In hoofdstuk 5 en 6 zijn de kosten en de baten van deze scenario s uitgewerkt. 2.5 Randvoorwaarden/uitgangspunten De kosten-batenanalyse richt zich niet expliciet op het besparen van kosten en extra inkomsten voor het Nationaal archief zelf. De kosten en batenanalyse richt zicht specifiek op de besparing die voor de departementen en Regionale Historische Centra en andere archiefdiensten kan worden gerealiseerd door gebruik te maken van de Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten. Het opstellen van de business case, en dan vooral de kosten- en batenanalyse, is een rationele bezigheid waarin de organisatorische en beleidsmatige zaken van de departementen en RHC s niet direct zichtbaar zijn. Om een indruk te krijgen hoe de departementen en RHC s hier tegenaan kijken, is een aantal van hen gevraagd, hun mening te geven over de voorgenomen dienstverlening aan hen door het Nationaal Archief. Daarnaast zijn twee voorname archiefinspecteurs geïnterviewd om hun kijk te geven op deze voorgenomen dienstverlening. Interviews hebben plaatsgevonden met Ministerie BZK, Ministerie LNV, Ministerie V&W, RHC Noord-Holland, RHC Utrecht, RHC Zeeland, Erfgoed Inspectie en LOPAI. Dit betekent dat voor de overige departementen en RHC s geen onderbouwd beeld is verkregen over de afname van de aangeboden Gemeenschappelijke Digitaal Depot diensten. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 13 van 62

14 3 Ontwikkelingen digitale informatiehuishouding Rijk 3.1 Inleiding Om de business case in een goed perspectief te plaatsen en te begrijpen, staan in dit hoofdstuk de meest relevante visies beschreven van het Nationaal Archief en van het Rijk op de digitale informatiehuishouding. Deze ontwikkelingen geven richting aan de haalbaarheid en wenselijkheid van de voorgenomen dienstverlening met het Gemeenschappelijk Digitaal Depot. 3.2 Visie Rijk De vernieuwing van de Rijksdienst en de gesignaleerde trends binnen de Enterprise Content Management markt, vertalen zich in drie belangrijke en aan elkaar gerelateerde aandachtsgebieden: 1. De gebruiker staat centraal; 2. De content is op orde; 3. Generiek en flexibel. Enterprise Content Management (ECM) is het geheel van mensen, middelen (hard- en software) en methoden (afspraken en procedures) gericht op het vormgeven van content binnen de bedrijfsvoeringsomgeving (enterprise), zodat deze toegankelijk is ter ondersteuning en optimalisatie van alle processen Bron: Nota ECM Rijksdienst 2015, v1.0, 13 november De gebruiker staat centraal stelt dat de contentbehoefte dan wel creatie van content afhankelijk is van de bedrijfskundige context en de rol/taak van de medewerker. Daarnaast is diegene (beleids- of functionele eenheid) die de content creëert, verantwoordelijk voor het beheer van deze content. Dat betekent niet dat het beheer ervan noodzakelijkerwijs zelf moet worden uitgevoerd. Het uitbesteden van de beheerstaak evenzogoed als de overige content management functies (bewaren, publiceren, archiveren, vernietigen) zal een ontwikkeling zijn die op basis van individuele afwegingen van een departement genomen kan worden, afhankelijk van de geschiktheid en beschikbaarheid van de betreffende toepassing. De content is op orde betekent dat het besef van content als primaire productiefactor voorwaardelijk is. Dat betekent, vindbaar, toegankelijke, authentiek, interpreteerbaar, actueel, volledig, betrouwbaar en duurzaam. Content wordt contextueel vastgelegd op basis van een flexibele toepassing van de beschikbare set aan metadata, gerelateerd aan het betreffende afgewogen beheerregime. Generiek en flexibel heeft betrekking op het plaats-, tijd- en organisatieonafhankelijk kunnen werken als rijksambtenaar met generiek beschikbare diensten die gedifferentieerd afgenomen kunnen worden. Deze drie aandachtsgebieden hebben al tot verschillende projecten geleid, waaronder de realisatie van een Digitale Werkomgeving Rijksdienst (DWR) die in volle gang is. Dit geeft aan dat de stap naar uniforme en gedeelde ondersteunende diensten is genomen. De stap die het Nationaal Archief kan zetten met haar dienstverlening rond het Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten, past goed in deze ontwikkeling. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 14 van 62

15 Voor het Gemeenschappelijk Digitaal Depot betekent dat het volgende: Op dit moment is er nog geen integrale en afgestemde digitale informatiehuishouding tussen de departementen. De content zal eerst op orde moeten gebracht, voordat de diensten met een Gemeenschappelijk Digitaal Depot afgenomen kunnen worden. Hiermee wordt bedoeld dat de digitale archiefvorming al tijdens het creatieproces van document en dossiers, in de bedrijfsvoeringsprocessen is geïntegreerd. Gebruik moet worden gemaakt van de producten die binnen de Actielijnen van het Programma Informatie op Orde zijn en worden gerealiseerd zoals de Baseline en de Basisset Metadata. Aansluiten qua technologie op uniforme ontsluiting; De Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten vallen binnen de architectuurkaders zoals die nu worden ingevuld door de NORA en de MARIJ; Er is beleidsmatig en juridisch consensus over de (digitale) archiefprocessen. Het aandachtsgebied De gebruiker staat centraal 3.3 Visie op digitale dienstverlening In de Nota Structurele oplossing Modernisering Informatiehuishouding wordt een belangrijke stap gezet om versneld het omslagpunt te bereiken van digitaal werken. Onderstaande cursieve tekst is overgenomen uit deze nota die de strekking en onderbouwing van de business case in helder perspectief plaatst. De beleidmedewerkers bij de departementen werken veelal digitaal, maar de informatie wordt tevens op papier geordend, beheerd en bewaard. De gevormde digitale informatie, bijvoorbeeld in mail en persoonlijke schijven, wordt veelal niet gestructureerd beheerd. Wanneer bij alle departementen de minimaal noodzakelijke voorzieningen voor digitaal informatiebeheer en het digitaal uitwisselen en samenwerken ingericht zijn, kan een omslagmoment ontstaan. De voorzieningen zullen gebaseerd zijn op de Baseline Informatiehuishouding Rijk en op allerlei andere eisen, zoals die rond digitale handtekeningen. De waardering (dus de selectiemethodiek) van welke informatie duurzaam toegankelijk moet worden gehouden, zal dan al vooraan in het proces aangegeven moeten worden. Wanneer de inrichting van dit proces voldoet aan de vereisten voor vervanging (substitutie), hoeven niet meer álle papieren stukken bewaard te worden. De hoeveelheid fysieke archiefachterstand groeit dan niet meer verder aan en er is in het digitaal informatiebeheer geen extra inspanning nodig voor waardering, selectie en bewerking achteraf. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 15 van 62

16 800 km 1 fysieke archief achterstand Versnelling: 155 fte extra Nieuwe selectie methodiek: 30 jaren archief bewerking Minimale voorzieningen digitaal werken incl waardering Het Rijk werkt digitaal Archiefachterstand weggewerkt nu omslagmoment 10 jaar Figuur 3-1 Gewenst groeipad structurele oplossing informatiehuishouding Rijk Een selectiemethodiek met een revolutionair effect In de Nota staat verder dat op een gegeven moment informatie geen waarde meer heeft voor het primair proces, maar nog wel voor bijvoorbeeld burgers en historici. Hierbij komen vragen aan de orde zoals Wat bewaren we voor de toekomst en hoe doen we dat?. De spelregels hierover zijn vastgelegd in de Archiefwet 1995, die onder de verantwoordelijkheid valt van OCW. Deze spelregels beginnen te knellen zeker gezien de enorme hoeveelheden archieven die er zijn en naast digitalisering - het toegenomen digitaal werken. Zoals hierboven vermeld, wordt in het programma Informatie op Orde een nieuwe methodiek van waarderen en selecteren uitgewerkt, zodat de waardering van welke informatie duurzaam toegankelijk moet worden gehouden al vooraan in het proces aangegeven kan worden. Deze methodiek moet ingebed worden in de dienstverlening die het Nationaal Archief kan aanbieden aan departementen en RHC s. 3.4 Vernieuwing van de Rijksdienst Programma Vernieuwing Rijksdienst Het Programma Vernieuwing Rijksdienst (VRD) streeft naar een afgeslankte, efficiënte en slagvaardige overheid en werkt aan een flexibele, ontkokerde organisatie, waar departementsoverstijgende thema s om vragen. Die kunnen in het digitale tijdperk niet worden gerealiseerd zonder digitaal werken. De omslag naar digitaal werken is gaande en niet te stuiten. Gesteld is dat en in die zin weinig valt te kiezen. Met deze doelstellingen in het achterhoofd stelt de VRD als randvoorwaarde een geïntegreerde digitale informatiehuishouding. Op dit moment wordt digitaal werken per departement nog verschillend georganiseerd en ingericht. De departementen werken veelal solistisch, met desinvesteringen als gevolg: een vergelijkbare oplossing wordt meermalen door verschillende departementen ontwikkeld. In de praktijk betekent dat: Definitief concept 24 juni 2009 pagina 16 van 62

17 kennis niet of nauwelijks wordt gedeeld en niet op alle departementen (voldoende) aanwezig is; departementen niet op elkaar wachten en gaan voor hun eigen oplossing; er geen eenduidigheid in de afweging van kosten en baten is. Het gevolg is nog steeds een moeizaam verloop van digitaal samenwerken en onderlinge uitwisseling van digitale informatie. Kort gezegd: de rijksoverheid werkt niet als één organisatie. Voor het Gemeenschappelijk Digitaal Depot betekent dat het volgende: De voorgenomen dienstverlening van met het Gemeenschappelijk Digitaal Depot past prima in de ontwikkeling die de VRD voorstaat. Gesteld is dat de departementen zullen moeten kiezen voor gezamenlijkheid, innovatie en versnelling. Dat betekent in eerste instantie dat ze bereid moeten zijn om te beginnen aan een volgende fase van interdepartementale samenwerking. SIER ondersteunt de departementen daarbij met drie kernoplossingen: 1. eenmalige ontwikkeling, meervoudig gebruik; 2. kapitaliseren van leerervaringen; 3. aantal randvoorwaardelijke centrale voorzieningen om de ECM-ontwikkelingen bij de departementen te ondersteunen: Een expertpool van ervaren specialisten; Een kenniscentrum, dat onder meer best practices in kaart brengt; Richtlijnen en voorschriften voor interdepartementale architectuur; Sturing op interoperabiliteit tussen departementen. Wanneer met het Gemeenschappelijk Digitaal Depot diensten aan de departementen worden aangeboden (scenario 1 en 2), zal het Nationaal Archief zich bewust dienen te zijn van het feit dat departementen hun digitale semistatische archief zeker nog niet op orde hebben. Het zal dus lastig zijn om op relatief korte termijn klanten te krijgen voor deze nieuwe diensten. Het NA kan deze ontwikkeling niet versnellen, hooguit enthousiasmeren en ondersteuning bieden in het proces van archiefvorming aan het begin van het creatieproces, zonder daarmee het primaire proces te frustreren. Records Management initiatieven van andere departementen zullen in kaart gebracht moeten worden en waar nodig worden ingepast in de Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten realisatie; Nadrukkelijk moet op architectuur niveau bekend zijn hoe de koppelvlakken met de DMS-en van de departementen naar het Nationaal Archief worden ingevuld. De noodzaak van digitaal werken Informatie is de belangrijkste grondstof waar het overheidsapparaat op draait. In het licht van de doelstellingen van het programma VRD is de informatiehuishouding een kritische succesfactor. De rijksambtenaar-nieuwe-stijl is onderdeel van een afgeslankte en slagvaardige rijksoverheid, die in staat is om snel en adequaat te reageren en zo mogelijk te anticiperen op ontwikkelingen in de maatschappij. Hij/zij is breed en flexibel inzetbaar, niet vastgebakken aan een fysieke werkplek. Hij/zij werkt zoveel mogelijk digitaal en communiceert open en interactief met de buitenwereld. Zijn/haar omgeving is niet alleen subject en object van beleid, maar ook medebedenker en -uitvoerder. Om zo te kunnen opereren is het essentieel dat de informatiehuishouding van ieder departement digitaal is ingericht, gebruikersvriendelijk en betrouwbaar werkt, feilloze interdepartementale gegevensuitwisseling mogelijk maakt en via het internet zo open mogelijk in verbinding staat met de samenleving. Op dit moment verkeren de meeste departementen nog in de fase van ontwikkeling en experiment. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 17 van 62

18 Op dit moment zijn er claims ingediend bij de Vernieuwing Rijksdienst die als voornaamste doelstelling hebben een doorbraak te realiseren in het gebruik van ECM oplossingen binnen de departementen. De programma s achter deze claims moeten er voor gaan zorgen dat de rijksoverheid als geheel de sprong gaat maken van denken naar doengebaseerde op het uitgangspunt eenmalig ontwikkelen, meermalig gebruik. Komende maanden moet duidelijk worden of deze claims worden gehonoreerd. Gewenste samenwerking binnen het rijk De noodzaak tot samenwerking binnen de overheid wordt dus steeds sterker voelbaar. Burgers, volksvertegenwoordigers, bestuurders en ambtenaren: ze hebben er allemaal last van als de overheid haar dienstverlening slecht afstemt en uitvoert. De grenzen tussen de verschillende overheidsorganisaties vervagen. Samenwerking wordt regel, niet alleen in de dienstverlening naar de burger maar ook op beleidsniveau. Steeds meer processen ontwikkelen zich tot ketenprocessen. Die ontwikkelingen vergen gezamenlijke ECM-oplossingen voor digitaal werken. Binnen de rijksoverheid zijn in dat kader al veel innovatieve initiatieven ontwikkeld en in uitvoering genomen, bijvoorbeeld binnen InterLAB en het vervolg erop het Kennisprogramma Digitalisering Informatiehuishouding. Het is nu zaak om de resultaten daarvan goed te borgen en rijksbreed te laten renderen. Het is essentieel dat de departementen nu de pioniersfase achter zich laten en bereid zijn te beginnen aan een volgende fase van interdepartementale samenwerking. Het adagium luidt nu samenwerken, tenzij... De dwingende noodzaak tot samenwerking tussen overheden vergt verregaande ingrepen in de procesorganisatie en de wijze waarop processen worden ondersteund. De dienstverlening die het Nationaal Archief met het Gemeenschappelijk Digitaal Depot voorstaat, past goed in deze gewenste samenwerking. Ook is dit het goede moment om aansluiting te krijgen met een afgestemde voorkant van het proces van archiefvorming. Er ontstaat een unieke kans om de eisen die aan de archiefvorming worden gesteld, goed in te bedden in procesgang en applicaties. De Baseline-I en de Basisset Metadata zijn de instrumenten daarvoor om deze samenwerking in goede banen te leiden. 3.5 Visie Nationaal Archief In het document "Morgen is vandaag al verleden tijd (september 2008) wordt de visie weergegeven van het Nationaal Archief en een groeipad om deze visie te realiseren. In deze paragraaf zijn de essentiële elementen opgenomen uit deze visie en strategie die voor de business case van belang zijn. Ten eerste betreft het de snelle ontwikkelingen op het terrein van de digitale informatie, de steeds hogere verwachtingen van gebruikers van het internet, groeiende belangstelling voor de (Nederlandse) geschiedenis en nieuw kabinetsbeleid (vernieuwing Rijksdienst en e-government). Het Nationaal Archief heeft haar doelstellingen aangescherpt door: de hoofdtaken van het Nationaal Archief (selectie, beheer en presentatie) in balans te brengen, de archieven van nationaal belang als focus te kiezen; in te zetten op twee platforms: de nieuwe archiefwerkplaats in eigen huis en het internet. De ambitie is om in 2013 het Nationaal Archief uit een fysiek en een digitaal archiefgebouw te laten bestaan. In het Gemeenschappelijk Digitaal Depot wordt digitale informatie deskundig en veilig bewaard en tegelijk een snelle toegang verleend tot de Definitief concept 24 juni 2009 pagina 18 van 62

19 oorspronkelijke, papieren archieven die binnen het Nationaal Archief worden beheerd. De zes speerpunten om deze ambities te realiseren zijn: 1. Borging, verspreiding en vergroting van de kennis over onze unieke collectie. 2. Van Informatie op Orde naar Informatie Actief Openbaar. 3. Knooppunt voor de digitale overheid. 4. Inrichting van een digitale en een fysieke archiefwerkplaats voor een groot publiek. 5. Versterking van de kennisfunctie voor de (inter)nationale archiefwereld. 6. Een nieuwe structuur voor een ondernemende dienst. Twee daarvan zijn relevant voor de onderliggende business case te weten Van Informatie op Orde naar Informatie Actief Openbaar en Knooppunt voor de digitale overheid. Deze zijn in de volgende paragrafen vertaald naar essentiële elementen die in de business case worden meegenomen en benoemd Van Informatie op Orde naar Informatie Actief Openbaar Geconstateerd is dat alle departementen achterstanden hebben op het gebied van selectie en overdracht van duurzaam en permanent te bewaren archiefstukken. Het Programma Informatie op Orde zet in op het voor de toekomst op orde brengen van de papieren en digitale informatiehuishouding van de rijksoverheid. De digitale revolutie versterkt de noodzaak van een efficiënte en effectieve selectieaanpak. Waardering en selectie van digitale archieven kunnen niet worden uitgesteld tot het moment waarop duidelijk wordt of ze ook een cultuurhistorische waarde hebben. Daarvoor is de omvang van de digitale informatie eenvoudigweg te groot. Juist in een digitale omgeving is het mogelijk de waardering toe te kennen bij de creatie van archieven en kan de selectie plaatsvinden bij of net na de creatie van archieven. Duidelijk is dat het Nationaal Archief de archieven die cultuurhistorische waarde hebben, duurzaam en permanent zal bewaren in het Gemeenschappelijk Digitaal Depot. Deze archieven worden vervolgens ter beschikking gesteld aan het publiek, of, indien er sprake van is van merking, aan specifieke doelgroepen. In haar nieuwe rol kan het Nationaal Archief met het Gemeenschappelijke Digitaal Depot ook diensten leveren die zich niet alleen richten op archiefstukken met cultuurhistorische waarden. Deze nieuwe dienstverlening richt zich tevens op de overname van digitale archieven waarover vanuit het bedrijfsvoeringproces, ook na afsluiting van een (digitaal) dossier, verantwoording over moet worden afgelegd. Deze dossiers zijn dan niet per definitie actief openbaar en alleen toegankelijk voor de geautoriseerde medewerkers van het betreffende departement en vallen onder de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB). Bovenstaande speelt hoofdzakelijk bij de digitale archiefstukken van de departementen. Bij de RHC s is dit nog niet aan de orde omdat deze beschikken over een nog beperkt aantal digitale dossiers van zorgdragers die aan hen kunnen worden overgedragen. De overdracht van digitale dossiers van archiefinstellingen aan een RHC hangt eerder af van de voorzieningen die het RHC heeft getroffen om dit archiefstukken duurzaam te kunnen beheren. Er is een duidelijke groei geconstateerd in digital born permanent te bewaren dossiers van provincies, gemeenten, waterschappen en particuliere collecties, die aan het RHC kunnen worden overgedragen. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 19 van 62

20 3.5.2 Knooppunt voor de digitale overheid Het Nationaal Archief stelt verder in haar visie dat door digitalisering en digitaal werken de overheid mogelijk relevante informatie voor de burgers sneller en actief openbaar kan maken. Omdat juist in een digitale omgeving de hoeveelheid informatie exponentieel groeit, zal waardering en selectie noodzakelijk blijven en zelfs belangrijker worden. Eenmalige opslag van kwalitatief hoogwaardig digitaal archiefmateriaal maakt meervoudig gebruik voor een gedifferentieerde vraag mogelijk. Die vraag kan bv. afkomstig zijn van: een recht- en bewijszoekende burger die inzage wil in authentieke digitale bronnen; een liefhebber die een papieren reproductie wil van een digitale foto of kaart een beleidsmaker die snel informatie wil ontvangen op zijn PDA of mobiele telefoon. Het Nationaal Archief stelt zich op het standpunt dat voor een digitale duurzame toegankelijkheid de nadruk moet liggen op preventie. Hiermee wordt bedoeld dat het records management van meet af aan is geïntegreerd in de digitale bedrijfsprocessen van de archiefvormers, zodat overdracht van digitale archieven in geordende en toegankelijke staat mogelijk is. Archiefvorming dus zo vroeg mogelijk in het bedrijfsvoeringproces, dus op het moment dat content wordt opgeslagen direct nadat het is gecreëerd. In dit speerpunt zijn de Nationaal Archief ambities weergegeven die hebben geleid tot de drie scenario s van deze business case. Essenties zijn: 1. Digitale archiefstukken voor permanente bewaring eerder overnemen dan 20 jaar, direct na afsluiting dossier (valt onder Archiefwet uit 1995); 2. Digitale archiefstukken met bewaartermijn en daarna te vernietigen beheren en duurzaam toegankelijk houden voor wettelijke zorgdragers; 3. Het aanbieden van een gemeenschappelijk digitaal depot aan een archiefbewaarplaats en het leveren van het technische en functioneel beheer van dit depot; 4. Het eigenaarschap van de archiefstukken blijft liggen bij de archiefbewaarplaats. 3.6 Gedigitaliseerd versus digital born Bij departementen De departementen voeren ieder in hun eigen tempo digitaal werken door met verschillende ECM oplossingen en verschillende proces invalshoeken. Veel departementale digitale content is echter nog ongestructureerd opgeslagen in tal van databases met of in bovenliggende applicaties die content creëren, wijzigen en opslaan als handeling in een bedrijfsproces. Deze content is digital born en zal op zeker moment permanent en duurzaam worden opgeslagen of na de vastgestelde bewaartermijn, worden vernietigd. In het veranderingsproces naar digitaal werken zal in de tussenfase van papier naar digitaal, binnenkomend papier eerst nog worden gescand, herkend en in het bedrijfsproces verder elektronisch worden afgehandeld. In deze hybride situatie vindt nu nog geen substitutie plaats. Papieren content die ontvangen wordt zal in het archief worden opgenomen terwijl het gedigitaliseerde document in een licht regiem in een DMS wordt opgeslagen. Van deze content is het niet duidelijk of en hoe dan wel permanent Definitief concept 24 juni 2009 pagina 20 van 62

21 deze content moet worden opgeslagen en op termijn eventueel worden overgedragen aan het Nationaal Archief. Bij RHC s Vastgesteld is dat de focus van de RHC s nu nog hoofdzakelijk ligt op de uitvoering van digitaliseringsprojecten. Er is een grote wens en behoefte om de papieren dossierstukken te scannen, te metadateren, op te slaan en te ontsluiten via Internet voor burgers en andere doelgroepen. Het openbaar en toegankelijk maken van het (papieren) cultureel erfgoed staat hoog op de agenda. Hierbij zijn echter nog geen duurzame oplossingen geïmplementeerd voor permanente toegankelijkheid van deze digitale (lees: gedigitaliseerde) dossiers. Enerzijds omdat het papieren archief ernaast wordt bewaard (geen substitutie). Anderzijds omdat de kosten fors zijn om zo n digitaal depot voor iedere RHC individueel op te bouwen en te beheren. In figuur 3.2 is schematisch de verwachting weergegeven hoe gedigitaliseerde content op termijn vervangen wordt door digital born content binnen organisaties. Voor iedere organisatie ligt het aangegeven omslagpunt anders, afhankelijk van de vaart waarmee invulling wordt gegeven aan digitaal werken. De reden waarom deze figuur is opgenomen is dat zolang gedigitaliseerde content nog een grote rol van betekenis speelt, deze content ook in papieren vorm wordt opgeslagen en gearchiveerd omdat het archiefregiem voor gedigitaliseerde content licht kan worden ingevuld (het papier is origineel en authentiek). De behoefte en noodzaak van een digitaal depot is dan nog beperkt. Op het moment echter dat digital born content het grootste deel van de content uit de bedrijfsprocessen van een departement betreft of de keuze wordt gemaakt dat digitale content leidend is, zal het hebben van een digitaal depot van cruciaal belang zijn. Voor deze business case is het in de tijd gezien moeilijk een inschatting te geven of en over hoeveel jaar een departement de dienstverlening rond het Gemeenschappelijk Digitaal Depot zal betrekken. Digitale content is gedigitaliseerde content en digital born content Totale hoeveelheid digitale content Gedigitaliseerde content Digital born content X Omslagpunt tijd Figuur 3-2 De ontwikkeling van digitale content in de tijd Definitief concept 24 juni 2009 pagina 21 van 62

22 4 Scenario s nieuwe dienstverlening 4.1 Denken in diensten Tijdens het opstellen van de business case is niet geïnventariseerd hoe de gewenste dienstverlening rond het Gemeenschappelijke Digitaal Depot (GDD) voor de onderkende scenario s wordt vormgegeven en gecommuniceerd naar de potentiële klanten voor het Gemeenschappelijk Digitaal Depot. Dat dit belangrijk is, bleek uit de interviews met een aantal departementen en RHC s. Ter voorbereiding op deze interviews is een eerste versie van een GDD-dienstencatalogus opgezet, die veel herkenning gaf bij de gesprekspartners. Door het benoemen van diensten en processen wordt het voor de potentiële klanten van het Gemeenschappelijk Digitaal Depot duidelijk wat zij afnemen aan diensten en wat het hen bespaart aan kosten wanneer ze het zelf zouden ontwikkelen. Tevens zorgt de benoeming van diensten en processen ervoor welke activiteiten, kennis en kunde nodig zijn om het dienstenproces continue uit te voeren. Bij de vaststelling van de diensten die met het Gemeenschappelijk Digitaal Depot geleverd worden, is gebruik gemaakt van de bij DGOBR/DWR ontwikkelde ECM Producten en Diensten Catalogus (PDC). Deze PDC is vertaald naar de diensten die het Gemeenschappelijk Digitaal Depot kan leveren aan haar klanten. De diensten staan los van onderliggende producten (of applicaties) die binnen deze dienst zijn gebouwd. Afhankelijk van de wens en behoeftestelling, kunnen of verschillende producten binnen eenzelfde dienst hangen. Dit kan in een verdiepingsslag verder worden vormgegeven. Voor de GDD Diensten catalogus zijn de volgende negen diensten benoemd, die zijn gecategoriseerd naar drie hoofdgroepen (zie ook figuur 4.1). GDD Gebruikersdiensten; 1.Zoeken, vinden en beschikbaar stellen van digitale content 2.Publiceren en printen van digitale content GDD basisdienst 3.Ontsluiten van digitale content GDD Archiefdiensten 4.Opnemen van digitale content 5.Preservation/toegankelijk houden van digitale content 6.Duurzaam bewaren van digitale content 7.Beheren van metadata van digitale content 8.Op termijn vernietigen van digitale content GDD Management informatie 9.Leveren van managementinformatie over digitale content Een GDD gebruikersdienst is een dienst die wordt geboden aan het Publiek (burgers en instellingen). Hieraan wordt invulling gegeven door de NA4ALL applicatie. Afhankelijk van de gewenste en toegewezen openbaarheid van een digitaal archiefstukken, regelt deze dienst de beveiliging (autorisaties), de toegang en het beschikbaar stellen van deze archiefstukken. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 22 van 62

23 De dienst vallend onder de GDD basisdienst is een dienst die in beginsel noodzakelijk is om alle departementen en RHC s een basisvoorziening te geven om digitaal efficiënt te kunnen werken en de andere GDD Diensten te kunnen afnemen (voorwaardelijk). De diensten genoemd onder GDD archiefdiensten zijn diensten die bij voorkeur eenmalig worden ontwikkeld en verleend de aangeboden functionaliteiten binnen deze diensten in principe voor ieder departement gelijk zijn. Deze archiefdiensten zijn dus generiek ondersteunend aan de archiefprocessen van de departementen. De dienst vallend onder GDD Management informatie levert managementinformatie op over iedere afgenomen GDD Dienst. Opnemen van digitale content GDD gebruikersdiensten Beheren van metadata van digitale content Publiceren en printen van content GDD basisdienst Ontsluiten van digitale content GDD archiefdiensten Duurzaam bewaren van digitale content Zoeken, vinden en beschikbaar stellen van digitale content Toegankelijk houden van digitale content Vernietigen van content Leveren van management informatie over digitale content per GDD dienst Figuur 4-1Voorstel GDD dienstencatalogus Iedere GDD dienst bestaat uit een of meerdere bedrijfsprocessen waarin is weergegeven: - Omschrijving; - Toelichting; - Subprocessen; - Trigger (wat start het proces); - Input; - Output; - Gebruikte systemen/applicaties; - Kwaliteitseisen; - Meetpunten; - Afhankelijkheden en relaties met andere processen; - Betrokken partijen/rollen; - Opmerkingen. Deze procesbenadering dient als houvast voor het inrichten van de eigen organisatie waarin tevens de (proces)koppelvlakken helder staan beschreven met andere organisaties (voor de service level agreements). Dit is belangrijk omdat de digitale ontwikkelingen grote impact hebben op de werkprocessen en nieuwe kennis en kunde vereisen. Op basis van deze procesuitwerking en organisatie-inrichting wordt tevens vorm en inhoud gegeven aan het gewenste gebruik en de toepassing van het INK-model. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 23 van 62

24 4.2 Diensten geplot op scenario s Voor de business case zijn zoals in hoofdstuk 2 aangegeven drie scenario s benoemd. In dienst vorm worden ze als volgt omschreven: Scenario 1; Het leveren van diensten voor wettelijk, duurzaam en permanent te bewaren digitale archiefstukken inclusief bewaarperiode bij departementen Scenario 2; Het leveren van diensten voor te vernietigen en wettelijk en duurzaam te bewaren digitale archiefstukken inclusief bewaarperiode bij departementen Scenario 3; Het leveren van diensten voor wettelijk, duurzaam en permanent te bewaren digitale archiefstukken van provincies, gemeenten, waterschappen, particulieren en andere archiefdiensten. De in paragraaf 4.1 benoemde diensten zijn geplot op deze drie scenario s. Dit is in figuur 4.2 weergegeven. Hiermee wordt duidelijk dat alle diensten - op Vernietigen van digitale content na binnen ieder scenario worden geleverd. Anders verwoord: eenmalig ontwikkelen, eenmalige opslag en meervoudig gebruik - leidt potentieel tot een meer gerichte en snellere toegang tot informatie, interdepartementale samenwerking en maximale uitwisselbaarheid van informatie. Daarnaast wordt duidelijk dat alleen binnen scenario 2 de dienst Vernietigen van digitale content wordt geleverd. Hierbij wordt opgemerkt dat in scenario 0 en 1 de departementen zelf verantwoordelijk blijven voor het vernietigen van hun eigen digitale content. NR GDD Diensten catalogus Afname GDD diensten Nationaal Archief: Scenario 0 Departement: Scenario 1 Departement: Scenario 2 RHC's: Scenario 3 1 Opnemen van digitale content X X X X 2 Preservation/toegankelijk houden van digitale content X X X X 3 Duurzaam bewaren van digitale content X X X X 4 Beheren van metadata van digitale content X X X X 5 Ontsluiten van digitale content X X X X 6 Zoeken, vinden en beschikbaar stellen van digitale content X X X X 7 Publiceren en printen van digitale content X 8 Vernietigen van digitale content X X 9 Leveren van managementinformatie over digitale content X X X X Figuur 4-2 GDD diensten geplot op scenario s Definitief concept 24 juni 2009 pagina 24 van 62

25 5 Baten met de nieuwe dienstverlening 5.1 Inleiding De realisatie van een Gemeenschappelijke Digitaal Depot door toepassing van de nu gebouwde archief-oplossing kan, zoals in paragraaf 4.2 beschreven, leiden tot de realisatie van één van de gewenste outcomes van de VRD namelijk, een effectief samenwerkende en efficiënt werkende rijksoverheid op archiefgebied. Echter, de departementen hebben momenteel of krijgen hun handen vol aan de realisatie van projecten op het gebied van digitaal werken. DGOBR is hard bezig de regie hierop vorm te geven. Het vastleggen van dossierstukken en de uitgevoerde bedrijfsprocessen na afsluiting, heeft echter (nog) niet de hoogste prioriteit gehad. Dat is merkbaar aan het feit dat slechts een enkel departement een werkende Records Management Applicatie (RMA) heeft. De fase waarin departementen zich bevinden is die van papier naar digitaal werken en het opslaan van dossiers, soms inclusief de procesgang, in Document Management Systemen (DMS). Voor het gemak wordt nu alles maar bewaard. Ieder departement komt in de fase dat permanent te bewaren digitale dossierstukken volgens de Archiefwet overgedragen dienen te worden aan het Nationaal Archief. Opvallend Wat opviel tijdens de interviews was dat er bij departementen verschillen bestaan in de definitie van document beheer en archief (records) beheer systemen. Het ene departement praat over een RMA van document creatie tot permanente opslag. Een ander departement praat over een DMS met records management functionaliteit. Beiden claimen dit op orde te hebben. De komende jaren hebben deze departementen dan ook geen behoefte aan de aangeboden diensten (scenario 1 en 2) van met het Gemeenschappelijk Digitaal Depot. Tijdens het opstellen van de business case is niet onderzocht in hoeverre deze RMA functionaliteit voldoet aan de eisen die vanuit de bestaande wet- en regelgeving worden gesteld en in hoeverre het Gemeenschappelijke Digitaal Depot deze functionaliteit wel biedt. Inzage in het wel of niet voldoen hieraan kan zeer bepalend zijn voor wel of niet afnemen van de aangeboden NA diensten met het Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten. In dit hoofdstuk zijn de kwalitatieve baten en de baten vanuit belanghebbenden beschreven. In hoofdstuk 6 zijn de kwantitatieve baten en kosten berekend. 5.2 Algemeen kwalitatieve baten Getoetst is of met de realisatie van de Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten en de daaraan gekoppelde dienstverlening, voldaan wordt aan de doelstellingen van de VRD. Dit zijn: Een efficiënter werkende en kleinere overheid; Een flexibele overheid; Architectuur; Kostenbesparing; Kwaliteit; Definitief concept 24 juni 2009 pagina 25 van 62

26 Standaardisatie en interoperabiliteit; Duurzaamheid en duurzame toegankelijkheid; Imago. In onderstaande alinea s zijn deze doelstellingen toegelicht en getoetst aan de voorgestelde dienstverlening van het Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten. Een efficiënter werkende en kleinere overheid Digitaal werken betekent eenmalige opslag, meervoudig gebruik, meer gerichte en snellere toegang tot informatie, interdepartementale samenwerking en maximale uitwisselbaarheid van informatie. Dit resulteert in kortere doorlooptijden en minder vertraging of uitval in ketenprocessen. Dat leidt weer tot betere dienstverlening en eenduidige informatieverstrekking aan collega-departementen, andere overheden, burgers en bedrijven. Leveren de Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten scenario s een bijdrage aan deze doelstelling? JA. Een flexibele overheid Digitaal werken is randvoorwaardelijk voor organisatie-, plaats- en tijdonafhankelijk werken. Het bevordert afstemming van informatie en processen en een flexibele inzet van het ambtelijk apparaat. Het maakt wijzigingen in departementale structuren - denk aan programmaministeries - gemakkelijker en draagt dus bij aan de ontkokering. Leveren de Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten scenario s een bijdrage aan deze doelstelling? JA. Architectuur Gezamenlijke ontwikkeling van architectuur en ontwikkeling onder architectuur zijn twee eisen die harmonisatie, samenhang en structuur bevorderen. Bovendien leiden ze tot kostenbesparing, bijvoorbeeld op personeel en op exploitatie en beheer van ICTvoorzieningen. Leveren de Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten scenario s een bijdrage aan deze doelstelling? JA. Kostenbesparing Door gezamenlijke ontwikkeling worden kosten bespaard. De doorlooptijd van implementaties wordt beperkt en dus versneld door hergebruik van best practices en de bundeling van kennis. Departementen zullen niet meer snel vastlopen door gebrek aan expertise. Kostenbesparing wordt verder mogelijk door centrale ondersteuning en door het terugdraaien van de papierstroom. Leveren de Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten scenario s een bijdrage aan deze doelstelling? JA. Kwaliteit Een gezamenlijke aanpak van digitaal werken leidt tot een rijker eindproduct. Leveren de Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten scenario s een bijdrage aan deze doelstelling? JA. Standaardisatie en interoperabiliteit Standaardisatie leidt tot meer gebruiksgemak, lagere opleidingskosten en minder fouten. De onderlinge gegevensuitwisseling verloopt efficiënter. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 26 van 62

27 Leveren de Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten scenario s een bijdrage aan deze doelstelling? JA. Duurzaamheid en duurzame toegankelijkheid Met digitaal werken wordt papier bespaard en archiefachterstanden voorkomen. Een goed ingerichte digitale documenthuishouding garandeert de duurzame toegankelijkheid van rijksoverheidsinformatie voor beleid en burgers. Leveren de Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten scenario s een bijdrage aan deze doelstelling? JA. 5.3 Baten vanuit belanghebbenden bekeken Verschillende belanghebbenden kunnen vanuit verschillende gezichtspunten naar de baten van scenario 1 t/m 3 kijken. In onderstaande paragrafen worden de volgende gezichtspunten uitgewerkt: 1. het politiek-strategische gezichtspunt; 2. het departementale gezichtspunt; 3. het RHC gezichtspunt. Daarnaast zijn er baten benoemd die voortvloeien uit het NA4ALL, een op te zetten kenniscentrum, een in te richten expertpool en het kunnen leveren van management informatie Baten vanuit politiek-strategisch gezichtspunt De baten op politiek-strategisch niveau zijn in overeenstemming met de doelstellingen van het programma VRD, die door de beoogde invoering van digitaal werken kunnen worden bereikt. De drie kernpunten zijn: Kleinere overheid: digitaal werken (eenmalige opslag, meervoudig gebruik, interdepartementaal samenwerken) maakt efficiënter werken mogelijk; Betere overheid: digitaal werken (informatie delen, laagdrempelig samenwerken, herontwerp werkprocessen) resulteert in kortere doorlooptijden, minder opstoppingen/uitval in ketenprocessen, kortom: in betere dienstverlening aan burgers en bedrijven. Flexibelere overheid: digitaal werken is tijd-, plaats- en organisatieonafhankelijk werken. Dat bevordert een flexibele inzet van het ambtelijk apparaat. Harmonisering van hulpmiddelen maakt de overstap van ambtenaren naar een ander departement makkelijker en soepeler: de rijksambtenaar van de toekomst zal overal op een vergelijkbare manier met vergelijkbare tools werken. Ook wijzigingen in de departementale structuur en taakverdeling, zoals de instelling van een programmaministerie, zullen soepeler verlopen. De uitgangspunten voor een betere bedrijfsvoering bij het Rijk zijn: doelmatige dienstverlening, zoveel mogelijk toegesneden op de eisen die de concrete situatie stelt; maatwerk daar waar nodig; standaardisatie daar waar mogelijk; bedrijfsvoering managen op het juiste niveau; samenhang, evenwichtigheid en volledigheid van de diverse onderdelen van bedrijfsvoering; Definitief concept 24 juni 2009 pagina 27 van 62

28 belangen van het rijk als geheel prevaleren in beginsel boven die van afzonderlijke departementen en rijksdiensten; samenwerking is niet vrijblijvend maar een norm, waarvan alleen met goede argumenten kan worden afgeweken; heldere verantwoordelijkheden. De voorgestelde dienstverlening met het Gemeenschappelijke Digitaal Depot is in lijn met reeds door het kabinet ingezette programma's zoals Informatie op Orde, Digitale Werkomgeving Rijksdienst en Interim Organisatie ARchieven (IOAR). Deze programma s kunnen als katalysator dienen voor departementen, RHC s en andere archiefdiensten om de Gemeenschappelijke Digitaal Depot diensten af te nemen Baten vanuit departementaal gezichtspunt De baten zullen het hoogst zijn wanneer alle departementen (volledig) digitaal werken en gebruik maken van de diensten van het Gemeenschappelijke Digitaal Depot. In hoofdstuk 6 wordt dit onderbouwd. Er zijn berekeningen gemaakt wanneer 3, 7 of 13 departementen meedoen. De eerste baten worden al bereikt worden met een aantal departementen, ervan uitgaande dat de Gemeenschappelijke Digitaal Depot applicatie sowieso gebouwd en geïmplementeerd wordt door en voor het NA zelf (scenario 0). Zodra er bij één of meerdere departementen successen worden geboekt met de Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten, levert het direct al politiek-bestuurlijke baten op in de vorm van een voorbeeldfunctie voor andere departementen. Dit kan ertoe leiden dat op basis van successen, departementen eerder geneigd zijn gebruik te maken van de diensten van het Nationaal Archief. Belangrijk - of zelfs randvoorwaarde - is om ieder departement zijn eigen invoeringsritme te geven omdat ieder departement in zijn eigen fase zit naar digitaal werken en digitaal archiveren. Graag wordt de vergelijking getrokken naar de geleidelijke acceptatie van P- Direkt bij steeds meer departementen in de loop der jaren. De strategie was om eerst successen boeken bij de kleine departementen zonder P-oplossing en met een te beperkt budget. Met de bewezen dienstverlening en opgedane ervaringen, konden vervolgens de grote(re) departementen aan P-Direkt verbonden worden. De doorlooptijd was meer dan 5 jaar om dit te bereiken. Primaire randvoorwaarde van het NA aan de straks digitaal aanleverende departementen: ze moeten hun eigen informatievoorziening op orde hebben en kennis hebben over digitaal archiveren. Wanneer het NA haar rol van adviseur richting deze doelgroepen goed weet in te vullen, zullen er baten (kostenbesparingen) ontstaan bij de overdracht en opname van digitale archiefstukken in het Digitaal Depot. De kostenbesparingen worden gerealiseerd door uniformiteit en standaardisatie, deels in methoden, procedures en voorschriften, deels in geautomatiseerde overdracht Baten vanuit RHC gezichtspunt De uitgangssituatie bij de RHC s is geheel anders dan bij de departementen. Als archiefbewaarplaats heeft zij een maatschappelijk belang om haar archieven zoveel mogelijk open te stellen voor een breed publiek, daarbij gebruik makend van de mogelijkheden die Internet biedt. Daar ligt de focus op; digitaliseren en beschikbaar stellen aan een groot publiek. Hier liggen ook de mogelijkheden om baten te ontvangen voor opvraag, printen en versturen van digitale archiefstukken. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 28 van 62

29 Voor een individuele archiefinstelling is het echter niet eenvoudig om een eigen digitale dienstverlening te ontwikkelen en te leveren. Op dit moment is de aanwas van digitale archieven nog beperkt maar verwacht wordt dat digital born content snel zal worden aangeboden en in steeds grotere mate. Het RHC moet er dan klaar voor zijn op deze collecties aan te nemen en duurzaam en permanent op te slaan. Op dit moment hebben RHC s hier nog geen oplossingen voor. Zoals gezegd, zelf ontwikkelen kan, maar is kostbaar en niet efficiënt. Het Convent (NA en 11 RHC s) heeft de intentie uitgesproken om op basis van gelijkwaardigheid de Digitaal Depot applicatie verder vorm te geven, inclusief de ontsluiting/beschikbaarstelling via Internet. Een aantal RHC s loopt voorop met pilots om het Gemeenschappelijk Digitaal Depot te testen op functionaliteit en geschiktheid. Zij krijgen daarbij de mogelijkheden om aanvullende functionaliteit aan te vragen die zo het Gemeenschappelijk Digitaal Depot verder vorm geeft. Besparingen door eenmalig ontwikkelen en meervoudig gebruik, zijn echter niet aan de orde. Er wordt tenslotte geen bestaande applicatie- en beheer omgeving vervangen. Er moet iets nieuws worden gebouwd en beheerd. Er zullen dus extra kosten gemaakt moeten worden voor de realisatie van een duurzaam en permanent digitaal archief. Hier zal het eenmalig ontwikkelen en meervoudig gebruik wel een duidelijke kostenreductie laten zien, zoals in de kosten- baten analyse in hoofdstuk 6 is berekend. Ook hier kunnen dus al snel de eerste baten worden bereikt met een aantal RHC s, ervan uitgaande dat de Gemeenschappelijke Digitaal Depot applicatie sowieso gebouwd en geïmplementeerd wordt door en voor het NA zelf. Zodra er bij een of meerdere RHC s successen worden geboekt met de Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten (scenario 3), levert het direct al politiek-bestuurlijke baten op in de vorm van een voorbeeldfunctie voor andere RHC s. Primaire randvoorwaarde van de RHC s aan de straks digitaal aanleverende provincies, gemeenten, waterschappen en overige archiefdiensten: ze moeten hun eigen informatievoorziening op orde hebben en kennis hebben over digitaal archiveren. Wanneer de RHC s hun rol van adviseur richting deze doelgroepen goed weten in te vullen, zullen er baten (kostenbesparingen) ontstaan bij de overdracht en opname van digitale archiefstukken in het Gemeenschappelijk Digitaal Depot. De kostenbesparingen worden gerealiseerd door uniformiteit en standaardisatie, deels in methoden, procedures en voorschriften, deels in deels in geautomatiseerde overdracht Overige baten NA4ALL Het te ontwikkelen publicatie platform heeft als doel de openbaar gestelde digitale archiefstukken beschikbaar te stellen aan een breed publiek. Hoe meer digitale content duurzaam is opgeslagen in het Gemeenschappelijke Digitaal Depot (GDD), exclusief (want WOB, dit kan bv. via DWR) op termijn te vernietigen content, des te meer content beschikbaar kan worden gesteld aan het NA4ALL systeem. Dit kan leiden tot hogere bezoekersaantallen en hogere opvraag en versturen van digitale of te printen archiefstukken waar een vergoeding voor moet worden gevraagd. De hoogte van deze vergoedingen kunnen in dit stadium nog niet worden bepaald. Dit is sowieso een onderdeel van scenario 0 maar kan ook worden toegepast voor scenario 1 en 2. Voor scenario 3 geldt dit niet. De RHC s stellen hun eigen digitale archiefcollectie ter beschikking aan hun publiek. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 29 van 62

30 Kenniscentrum Voorgesteld wordt om een GDD kenniscentrum te realiseren en te onderhouden met een best practices-bibliotheek onder regie van het Nationaal Archief. Het kenniscentrum bestaat uit een aantal specialisten die actief zijn in het volgen van de projecten die binnen de GDD context worden uitgevoerd. Het kenniscentrum speelt een actieve rol als makelaar in herbruikbaarheid van best practices en zorgt ervoor dat departementen en RHC s optimaal profijt hebben van elkaars leerervaringen. Dat is bevorderlijk voor de samenwerking en draagt direct bij aan het VRD streven naar 'kleiner en beter'. Een belangrijke taak van het kenniscentrum zal moeten zijn de kennis en kunde omtrent het toegankelijk houden van duurzaam en permanent opgeslagen digitale archiefstukken (preservation). Het kenniscentrum staat voor optimale doelmatigheid binnen het gebruik van het Gemeenschappelijke Digitaal Depot door ervoor te zorgen dat ieder departement en RHC die meedoet, kan beschikken over (informatie over) gerealiseerde en herbruikbare GDDobjecten (zoals documenten, applicaties, software). Zo kunnen departementen en RHC s snel en goed hun eigen proces- en organisatie-inrichting realiseren, gebruik makend van de kennis die elders al is opgedaan en het werk dat anderen al hebben verricht. Het kenniscentrum kan aansluiten aan bij het Kenniscentrum-initiatief van het Kennisprogramma Digitalisering Informatiehuishouding (KennisLAB). Expertpool De GDD expertpool regelt dat de departementen en RHC s straks kunnen beschikken over een team van ervaren interne en externe specialisten om ontwikkelde GDDapplicaties onder vastgestelde architectuur te implementeren en te beheren. De expertpool dient te worden samengesteld uit ervaren personen die, door de combinatie van hun kennis, vaardigheden en ervaring, in staat zijn om met name bij te dragen aan de efficiency van de projectvoering en de borging van kwaliteit. De expertpool dient zich, zeker bij aanvang, pro-actief en communicatief op te stellen om departementen en RHC s te bewegen daadwerkelijk gebruik te maken van diensten van de experts. Doel is om de implementaties te versnellen en leerervaringen te kapitaliseren door intensief en gericht hergebruik van de kennis en kunde met betrekking tot techniek, gebruik, document en records management en verandermanagement van beschikbare specialisten. Daartoe wordt gewerkt aan het samenstellen en inzetten van een team van ervaren specialisten (projectleiders en professionals) die hun sporen verdiend hebben op het gebied van ontwikkeling en implementatie (aspecten van) digitaal archiveren. Het is een kwestie van 'hetzelfde kunstje slim herhalen', waardoor digitaal archiveren sneller, efficiënter en goedkoper kan worden gerealiseerd. Het werken met een expertpool voorkomt departementale/rhc verkokering en onderlinge concurrentie om schaarse expertise. Het bevordert bovendien dat leerervaringen uit projecten ook daadwerkelijk benut worden in volgende projecten. Managementinformatie Het leveren van management informatie over digitale content is genoemd als mogelijke dienst van het NA, als afgeleide van de acht primaire diensten. Uitgaande van het diensten-gedachtengoed en de aanname dat departementen en RHC s de Gemeenschappelijke Digitaal Depot diensten afnemen, kan een zo n MIS-applicatie verantwoordings-, besturings-, statistiek- en analyse- informatie verzorgen. Hier staat dan een vergoeding tegenover die afhankelijk van het prijsmodel, betaald moet worden. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 30 van 62

31 6 Kosten-batenanalyse 6.1 Inleiding en probleemanalyse Dit hoofdstuk en de bijlagen bevatten de onderbouwing van de kosten-batenanalyse en de brongegevens. Bij het opstellen van deze analyse is uitgegaan van de Handreiking Kosten-batenanalyse voor ICT projecten, product van het actieprogramma maatschappelijke Sectoren en ICT. Laatst genoemde wordt als standaard gezien binnen de Rijksoverheid. Dit hoofdstuk beschrijft de totstandkoming en de uitkomsten van de kostenbatenanalyse. Als basis voor de analyse dienden interviews met opdrachtgever en toekomstige potentiële afnemers, alsmede maatschappelijk belanghebbende. De opbouw van de bijlage volgt de stappen die in dit hoofdstuk en de analyse zijn beschreven. 6.2 Doel Het doel van deze kosten-batenanalyse is inzicht te bieden in de te verwachten kosten en opbrengsten van het Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten en de daarin opgenomen scenario s. Daarmee vormt het de grondslag voor de business case en de te nemen besluiten. De analyse is van belang voor zowel de opdrachtgever(nationaal Archief) als de toekomstige afnemers/ klanten (zorgdragers, departementen, RHC s, provincies, gemeenten, particulieren, e.d.) van het Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten. Hierna kan het Nationaal Archief verantwoorde en onderbouwde keuzes maken bij de realisatie, implementatie, beheer en uitvoer van het Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten. 6.3 Aannames en uitgangspunten Voor de Kosten-Batenanalyse zijn de volgende aannames en uitgangspunten gedaan: Er is behoefte aan en voldoende draagvlak voor een Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten De toekomstige afnemers/klanten gaan in meer of mindere mate diensten afnemen van het NA Er bereidheid is tot samenwerking in het Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten Er sprake is van gedigitaliseerde content en Digital Born content In ieder geval de wettelijke taak van het NA in het Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten komt Er sprake is van flexibele dienstverlening door het NA op basis van een menukaart structuur Dat bewaartermijnen verschillend en flexibel kunnen zijn Dat digitale content in de breedste zin van het woord in het Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten wordt opgenomen Er meerdere varianten in de scenario s zijn De huidige pilots BZK/NA en RHC/NA als basis dienen Dat de huidige keuze van programmatuur leidend is voor het vervolg Het NA de geschiktste partij is voor preservation en emulatie van content Definitief concept 24 juni 2009 pagina 31 van 62

32 Dat het Nationaal Archief de partij is voor het vernietigen van digitale content; Bij het maken van berekeningen zijn kengetallen gebruikt uit de Handreiking voor Kosten-Batenanalyse voor ICT projecten; De documentatie van zowel de departementen, het NA als de RHC S zijn onvoorwaardelijk gebruikt en niet getoetst op juistheid. 6.4 Aanpak Als aanpak is gekozen voor een standaardstappenplan, met daarin acht deelstappen. Het gekozen stappenplan is overgenomen uit de Handreiking voor Kosten Batenanalyse voor ICT projecten, die een standaardaanpak voor een dergelijke rapportage beschrijft. De acht stappen worden weergegeven in figuur 6.1 op de volgende pagina. Figuur 6-1 Stappenplan Kosten-Batenanalyse Het onderzoek naar deze kosten-batenanalyse startte met een intake met de opdrachtgever en met een aantal betrokken medewerkers. Tijdens de intake overhandigde de opdrachtgever stukken die als input dienen voor de uitvoering van de kosten-batenanalyse. Daarnaast hebben ook medewerkers van het Nationaal Archief (NA) stukken overhandigd die als bron dienen voor de uitvoering van de analyse. Er heeft aansluitend een eerste check plaats gevonden op de tijdens de intake geleverde stukken. Tijdens deze check is de relevantie van de geleverde stukken onderzocht en bevestigd. Onderdeel van de geleverde documentatie is een factsheet en een project initiatiedocument. Bestudering van deze en andere recente documentatie en vraaggesprekken met opdrachtgever en medewerkers van het NA leverde inzicht op in de mate van toereikendheid van dit materiaal voor deze analyse. Aansluitend en ter aanvulling op het reeds bestudeerde materiaal zijn interviews gehouden met de potentiële toekomstige afnemers en partners van het Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten. Voor een gedetailleerd overzicht van de afgenomen interviews verwijzen wij naar de bijlagen. Intake De output van deze interviews is verwerkt in deze rapportage en kosten-batenanalyse. Parallel aan de interviews en eveneens ter aanvulling van de eerder gegeven input is aan de betrokkenen van de pilot NA/BZK gevraagd om informatie aan te leveren. Deze actualisatie en aanvullingen zijn eveneens mee genomen in de kosten-batenanalyse. Ten slotte is gekeken of er nog andere informatie beschikbaar is en nodig is voor een betrouwbare en complete analyse. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 32 van 62

33 Dit eerste concept werd met de opdrachtgever doorgesproken. Daarna zal een definitieve versie worden opgeleverd. Probleemanalyse Het verwerken van de output van de geïnterviewden en de verkregen documentatie voor een Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten, vraagt om een zorgvuldige afweging van zowel de kosten als de baten tot een betrouwbare kosten-batenanalyse. Projectalternatief Na de probleemanalyse wordt in de tweede stap het projectalternatief gedefinieerd. Het projectalternatief bestaat uit een uiteenzetting van: De projectbeschrijving Algemene ontwikkelingen De projectbeschrijving kan samengevat worden in: het opleveren van een Kosten- Batenanalyse voor een Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten. Als algemene ontwikkelingen die van belang zijn voor de kosten-batenanalyse kunnen genoemd worden; de digitalisering ontwikkelingen binnen de rijksoverheid en de ECM/RMA ontwikkelingen in de markt. Beiden zijn meegenomen in deze rapportage. Nulalternatief In een kosten-batenanalyse worden de ontwikkelingen als gevolg van de invoering van een project (projectalternatief) vergeleken met de ontwikkelingen die zonder het project optreden (nulalternatief). Het nulalternatief geeft aan hoe de meest voor de hand liggende ontwikkelingen eruit zien wanneer het project geen doorgang vindt. Dit is overigens nadrukkelijk iets anders dan niets doen en ook niet per definitie bestaand beleid. Ook wanneer het project geen doorgang vindt, dan wordt er in meer of mindere mate gekozen voor een manier om iets aan het probleem te doen. Het nulalternatief voor het Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten kan als volgt worden omschreven: Als het Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten niet tot stand komt en niet wordt ingevoerd: wordt een suboptimale oplossing binnen archieven en archiefdiensten niet bereikt wordt suboptimalisatie tussen zorgdragers niet of nauwelijks bereikt wordt standaardisatie van content dragers, zowel binnen departementen als RHC s, niet of nauwelijks bereikt zal er geen regie plaatsvinden op ontwikkelingen zal er sprake zijn van versnippering en daarmee van verlies aan kennis en ervaring zal het NA haar wettelijke taak niet kunnen vervullen in een digitale omgeving zal er geen kenniscentrum ontwikkeld worden Zullen de kosten van decentrale digitale depot initiatieven exponentieel hoog zijn Zullen de grenzen tussen semi-statische en statische archieven groter worden in plaats van kleiner 6.5 Bepalen kosten In de onderstaande figuur is het stappenplan weergegeven om te komen tot een kosteninschatting van het project. Het stappenplan dient als basis voor de kostenbatenanalyse. Figuur 6.2 geeft de verschillende stappen weer en per stap de hulpmiddelen en het resultaat. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 33 van 62

34 Figuur 6-2 Stappenplan kosten De meest gebruikte techniek voor het bepalen van de kosten van een project is de zogenaamde Total costs of ownerhip (TCO). Het grootste voordeel van de TCO is dat de gehele levenscyclus van een project mee wordt genomen. In deze kosten-batenanalyse zal de TCO-techniek gehanteerd worden, waarbij zowel de top-downbenadering als de bottom-upbenadering gebruikt worden. Effecten Uit de voorgaande alinea s is bekend hoe het projectalternatief en het nulalternatief eruit zien. Vervolgens kunnen de effecten van het project worden bepaald door te kijken naar de verschillen tussen het projectalternatief en het nulalternatief. Effecten zijn de gevolgen van het project voor de verschillende partijen in de maatschappij. Effecten kunnen zowel positief als negatief zijn. Het bepalen van de effecten gaat in drie stappen: Bepalen van het gebruik; Identificeren van de effecten; Kwantificeren van de effecten. Voor het identificeren van de effecten is de checklist gebruikt uit de Handreiking voor Kosten-batenanalyse voor ICT-projecten. De effecten zijn direct verwerkt in het kostenoverzicht en zullen derhalve in deze rapportage niet nader beschreven worden. 6.6 Bepalen baten Nadat de effecten van het project zijn bepaald moeten deze effecten worden omgezet naar baten. Baten zijn gelijk aan de waarde die de maatschappij overheeft voor het realiseren van deze effecten. Het bepalen van de baten is een relatief complex proces. Het is ook mogelijk dat er negatieve effecten optreden bij bepaalde partijen. In deze gevallen leidt dit tot negatieve baten. De negatieve baten worden hierin uiteraard ook meegenomen. In feite is hier dan sprake van gevolgkosten. Mogelijke andere kosten die ontstaan als gevolg van het project kunnen dan gepresenteerd worden als negatieve baten. Wanneer het nulalternatief is gedefinieerd dan kan de begroting als basis worden gebruikt voor het bepalen van een deel van de baten. In de begroting zijn de te internaliseren baten (baten waarvoor een rekening kan worden verstuurd) als opbrengsten opgenomen. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 34 van 62

35 Kostenoverzicht In figuur 6.3 wordt een weergave gegeven van de kosten. In deze stap zijn de kosten en de baten alsmede de effecten bekend. Aangezien de kosten en de baten niet op hetzelfde moment worden gerealiseerd ( de kost gaat voor de baat uit ) is het van belang om de kosten en de baten in de tijd uit te zetten. Kosten Gemeenschappelijk Digitaal Depot Scenario Omschrijving Kosten (over 10 jaar) Scenario 0 Rijkscollectie Scenario 1 DEP Bewaren Departementen Scenario 2-13 DEP Vernietigen en bewaren 13 departementen Scenario 2-7 DEP Vernietigen en bewaren 7 departementen Scenario 2-3 DEP Vernietigen en bewaren 3 departementen Scenario 3-11 RHC's Bewaren 11 RHC Scenario 3-7 RHC's Bewaren 7 RHC's Scenario 3-3 RHC's Bewaren 3 RHC's Expertpool Expertpool opzetten en activeren Kenniscentrum Kenniscentrum inrichten en beheren Managementinfo Nationaal Archief Figuur 6-3 Kostenoverzicht Batenoverzicht In figuur 6.4. wordt een weergave gegeven van de baten. In deze stap zijn de kosten en de baten alsmede de effecten bekend. Baten Gemeenschappelijk Digitaal Depot Scenario Omschrijving Baten Departement Baten RHC (over 10 jaar) Scenario 0 Rijkscollectie 0 0 Scenario 1 DEP Bewaren Departementen Scenario 2-13 DEP Vernietigen en bewaren 13 departementen Scenario 2-7 DEP Vernietigen en bewaren 7 departementen Scenario 2-3 DEP Vernietigen en bewaren 3 departementen Scenario 3-11 RHC's Bewaren 11 RHC Scenario 3-7 RHC's Bewaren 7 RHC's Scenario 3-3 RHC's Bewaren 3 RHC's Expertpool Expertpool Kenniscentrum Expertpool opzetten en activeren 0 0 Managementinfo Kenniscentrum inrichten en beheren 0 0 Noot: Baten zijn in feite kostenbesparingen voor de departementen en RHC's Bij gebruik langer dan 10 jaar worden baten hoger (zijn structurele kostenbesparingen) Baten voor provincie, gemeenten, waterschappen en burgers zijn niet mee genomen. Figuur 6-4 Batenoverzicht Varianten- en risicoanalyse Een kosten-batenanalyse is in wezen een toekomstvoorspelling. Voorspellingen zijn uiteraard met onzekerheden omgeven. Het kan gebeuren dat effecten niet volledig Definitief concept 24 juni 2009 pagina 35 van 62

36 gerealiseerd worden of dat kosten hoger uit vallen dan voorzien. Aan de hand van een risicoanalyse kunnen deze onzekerheden in kaart worden gebracht. De volgende onzekerheden kunnen optreden: beslisonzekerheden. Deze hebben betrekking op de definitieve keuze voor een projectvariant toekomstonzekerheden. Deze hebben betrekking op onzekerheden over toekomstige ontwikkelingen (bijvoorbeeld: hoe ontwikkelt de economie zich?) kennisonzekerheden. Onzekerheden die veroorzaakt worden door het ontbreken van kennis. Bij het opstellen van de kosten-batenanalyse is het dan ook van belang om rekening te houden met deze onzekerheden. Deze onzekerheden worden verwerkt in een risicoanalyse en zo ontstaat een reëler beeld van de hoogte van de kosten en de baten. De kosten-batenanalyse geeft daarbij ook weer belangrijke informatie voor de risicoanalyse, omdat hierdoor een kwantitatief beeld ontstaat van de hoogte van de risico s. De risicoanalyse bestaat uit de volgende stappen: het in kaart brengen van de onzekerheden bepalen in hoeverre deze onzekerheden gevolgen hebben voor de kostenbatenanalyse het verwerken van deze onzekerheden in de kosten-batenanalyse Afhankelijk van de onzekerheid zijn er verschillende manieren om met deze onzekerheden om te gaan. Voor de varianten- en risicoanalyse is de checklist gebruikt uit de handreiking voor Kosten-batenanalyse voor ICT-projecten. De resultaten zijn direct verwerkt in het kostenoverzicht en zullen derhalve in deze rapportage niet nader beschreven worden. 6.7 Scenario s Bij de berekening van de kosten-batenanalyse is gebruik gemaakt van verschillende scenario s. In hoofdstuk 2 zijn de verschillende scenario s en diensten van het Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten beschreven. Om een betere inzicht te krijgen in de mogelijkheden en onmogelijkheden binnen de scenario s is van twee scenario s een verdere verdieping gemaakt. Namelijk van scenario 2 en scenario 3. Bij deze verdieping is gekeken naar de mogelijke getrapte deelname van departementen en RHC s aan het Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten. Met andere woorden; als er meer departementen en RHC s deelnemen aan het Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten, wat zijn dan de effecten op de kosten en eventuele baten. Welke effecten heeft dit op de menukaart van de deelnemers aan het Digitaal Depot. Bij scenario 2 is gekeken naar de deelname van departementen aan het Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten. Er zijn analyses gemaakt bij een deelname van 13, 7, of 3 departementen. In de bijlagen treft u een gedetailleerde weergave van deze analyses. Voor scenario 3, de deelname van RHC s, zijn analyses gemaakt van deelname van 11RHC s. ook hiervan treft u een gedetailleerde weergave van de analyses in de bijlagen. In onderstaande paragrafen wordt aan de hand diagrammen een schematische weergave geven van zowel de kosten als de baten per scenario, inclusief de getrapte deelname analyses. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 36 van 62

37 6.7.1 Scenario 0 Scenario 0, Het Nationaal Archief neemt de zorg voor het wettelijk en duurzaam bewaren van digitale archiefstukken. Scenario 0 Kosten Implementatie en uitvoer Omschrijving Totaal Totaal Kosten Scenario 0 Baten uitvoer beheer Omschrijving Totaal Totaal Baten Figuur 6-5 Laat het kasritme zien van scenario 0. Bij de bepaling van de kosten is rekening gehouden met een exploitatie periode van 10 jaar. De totale kosten van scenario 0 zijn begroot op circa 35,2 miljoen. De baten zijn begroot op nihil. Zie voor gedetailleerde informatie: figuur 0-2 op blz Scenario 1 Het Nationaal Archief neemt in dit scenario het digitaal archief dat voor permanente bewaring in aanmerking komt meteen over van een departement nadat de dossiers zijn afgesloten. De departementen kunnen het materiaal dat voor vernietiging in aanmerking komt onder licht regime beheren en hoeven voor het te bewaren materiaal in dit geval geen zware voorzieningen te treffen op het gebied van systemen, beheer en organisatie. Het Nationaal Archief heeft de kennis, organisatie en systemen om de zorg voor de digitale archieven van de departementen over te kunnen nemen. Het voordeel van scenario 1 is dat er één centrale, deskundige organisatie, als een Shared Service Center, verantwoordelijk wordt voor bewaring van de digitale archieven. Bewaring wordt zodoende op een eenduidige manier uitgevoerd, wat het voor het Nationaal Archief gemakkelijker maakt om bewaartaken uit te kunnen voeren. De kwaliteit van de binnenkomende archieven wordt hiermee ook hoger, wat uiteindelijk ook voor de klanten van het Nationaal Archief van belang is. Specifieke kennis over het omgaan met en bewaring van digitaal materiaal hoeft slechts op een plaats (het Gemeenschappelijk Digitaal Depot) bijgehouden te worden. Dit scenario bespaart aanzienlijke kosten per departement op het gebied van personeel en automatisering, omdat bewaring van digitale archieven slechts op een plaats hoeft plaats te vinden. Het Nationaal Archief brengt voor deze vervroegde overdracht bij de departementen geen kosten in rekening. Scenario 1 Kosten Implementatie en uitvoer Omschrijving Totaal Hardware Totaal Kosten Scenario 1 Baten uitvoer beheer Omschrijving Totaal Totaal Baten Figuur 6-6 Laat het kasritme zien van scenario 1. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 37 van 62

38 Bij de bepaling van de kosten is rekening gehouden met een exploitatie periode van 10 jaar. De totale kosten van scenario 1 zijn begroot op circa 31 miljoen. De baten zijn begroot op 77,2 miljoen. Zie voor gedetailleerde informatie: figuur 0-3, overzicht Kosten en Baten scenario op blz Scenario 2 Scenario 2 gaat ervan uit dat in het Gemeenschappelijk Digitaal Depot naast het beheer van het permanent te bewaren digitaal archiefmateriaal ook de zorg van het uiteindelijk te vernietigen digitale materiaal wordt overgenomen van de departementen. In dit scenario verzorgt het Shared Service Center het volledige beheer van digitaal archiefmateriaal dat niet meer direct in de werkprocessen gebruikt wordt. Belangrijk uitgangspunt hierbij is dat het digitale materiaal beschikbaar moet worden gehouden voor het departement. Daarnaast zal het Nationaal Archief als beherende organisatie het preservation beleid op het digitale materiaal kunnen uitvoeren. Dit voorkomt dat ieder departement deze kennis zelf moet opdoen en een eigen, kostbaar preservation systeem moet inrichten. Voor het departement is dit scenario voordelig vanwege een extra besparing op (automatiserings)middelen, beheerkosten en personeel, bovenop de besparing uit scenario 1. Het Nationaal Archief levert hiermee een dienst tegen betaling. 13 Departementen Scenario 2 Kosten Implementatie en uitvoer Omschrijving Totaal Huisvesting/werkplekken Hardware Totaal Kosten Scenario 2 Baten uitvoer beheer Omschrijving Totaal Totaal Baten Figuur 6-7 Laat het kasritme zien van scenario 2 bij een deelname van 13 departementen. Bij de bepaling van de kosten is rekening gehouden met een exploitatie periode van 10 jaar. De totale kosten van scenario 2 (13 departementen) zijn begroot op circa 41,7 miljoen. De baten zijn begroot op circa 108,4 miljoen voor de departementen. 7 Departementen Scenario 2 Kosten Implementatie en uitvoer Omschrijving Totaal Hardware Totaal Kosten Scenario 2 Baten uitvoer beheer Omschrijving Totaal Totaal Baten Figuur 6-8 Laat het kasritme zien van scenario 2 bij een deelname van 7 departementen. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 38 van 62

39 Bij de bepaling van de kosten is rekening gehouden met een exploitatie periode van 10 jaar. De totale kosten van scenario 2 (7 departementen) zijn begroot op circa 35,2 miljoen. De baten zijn begroot op 59,7 miljoen voor de departementen. 3 Departementen Scenario 2 Kosten Implementatie en uitvoer Omschrijving Totaal Hardware Totaal Kosten Scenario 2 Baten uitvoer beheer Omschrijving Totaal Totaal Baten Figuur 6-9 Laat het kasritme zien van scenario 2 bij een deelname van 3 departementen. Bij de bepaling van de kosten is rekening gehouden met een exploitatie periode van 10 jaar. De totale kosten van scenario 2 (3 departementen) zijn begroot op circa 32,1 miljoen. De baten zijn begroot op 24,9 miljoen voor de departementen Scenario 3 In Scenario 3 wordt met het Gemeenschappelijk Digital Depot een dienstverlening aangeboden aan de 11 RHC s en mogelijk andere archiefdiensten. In dit scenario verzorgen de Gemeenschappelijke Digital Depot Diensten de opslag, beheer en beschikbaar stelling van digitaal archiefmateriaal waarvoor andere archiefdiensten verantwoordelijk zijn. Uitgangspunt is dat dit digitale materiaal beschikbaar moet zijn voor deze archiefdiensten en hun klanten. Het Nationaal Archief zal als beherende organisatie het preservation beleid op het materiaal kunnen uitvoeren. Dit voorkomt dat ieder RHC deze kennis zelf moet opdoen en een eigen, kostbaar preservation systeem moet inrichten. Het voordeel van scenario 3 is dus dat de specifieke kennis over omgaan met digitaal materiaal niet door verschillende organisaties bijgehouden moet worden, maar dat het Nationaal Archief kennis over het duurzaam bewaren van digitaal materiaal gemeenschappelijk kan opbouwen en gebruiken. Voor andere organisaties kan dit scenario voordelig zijn vanwege de besparing op (automatiserings)middelen, beheerkosten en personeel. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 39 van 62

40 11 RHC s Scenario 3 A Kosten Implementatie en uitvoer Omschrijving Totaal Totaal Kosten Scenario 3 B Kosten Implementatie en uitvoer Omschrijving Totaal Totaal Kosten Scenario 3 A en 3B Baten uitvoer beheer Omschrijving Totaal Bouwen per RHC Baten rhc Figuur 6-10 Laat het kasritme zien van scenario 3A en 3B bij een deelname van 11 RHC's. Bij de bepaling van de kosten is rekening gehouden met een exploitatie periode van 10 jaar. De totale kosten van scenario 3 (11 RHC s) zijn begroot op circa 23,44 miljoen. De baten zijn begroot op 59,7 miljoen voor de RHC s Overige kosten en baten Als overige kosten en baten kunnen benoemd worden de Expertpool, het Kenniscentrum, NA4ALL en Managementinformatie. Voor een uitgebreide beschrijving van deze diensten verwijzen wij naar hoofdstuk 2 van deze businesscase en het projectinitiatie document Digitaal Depot van het Nationaal Archief versie 5.0 januari Het Kenniscentrum Opzet project Kenniscentrum Kosten Omschrijving Bedrag totaal Totaal Kosten Kenniscentrum Baten uitvoer beheer Omschrijving Totaal Uitvoering Totaal Baten Figuur 6-8 Laat het kasritme zien van het Kenniscentrum. Bij de bepaling van de kosten is rekening gehouden met een exploitatie periode van 10 jaar. De totale kosten van het Kenniscentrum zijn begroot op circa 1,8 miljoen. De baten zijn begroot op nihil. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 40 van 62

41 De Expertpool Opzet project Expertpool Kosten Omschrijving Bedrag totaal Totaal Kosten expertpool Baten uitvoer beheer Omschrijving Baten departeme Totaal Totaal Baten Figuur 6-9 Laat het kasritme zien van de Expertpool. Bij de bepaling van de kosten is rekening gehouden met een exploitatie periode van 10 jaar. De totale kosten van de Expertpool zijn begroot op circa 17,3 miljoen. De baten zijn begroot op 22 miljoen voor de departementen en 10,2 miljoen voor de RHC s. De Managementinformatie Managementinfo Kosten Omschrijving Bedrag totaal Totaal Kosten Scenario Mangementinfo Baten uitvoer beheer Omschrijving Totaal Totaal Baten Figuur 6-10 Laat het kasritme zien van de Managementinformatie. Bij de bepaling van de kosten is rekening gehouden met een exploitatie periode van 10 jaar. De totale kosten van de managementinformatie zijn begroot op circa 1,24 miljoen. De baten zijn begroot op nihil. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 41 van 62

42 7 Risico s De baten uit de business case voor scenario s 1 t/m 3 worden niet vanzelf bereikt. Om de baten te realiseren zullen de risico s voor het slagen van het Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten steeds nauwlettend moeten worden bewaakt en beheerst. De huidige scope van het Project Digitaal Depot is daar op dit moment onvoldoende voor omdat het project zich primair richt op scenario 0, inclusief de pilots voor de drie scenario s. Derhalve zal in ieder geval een programmaplan en een implementatieplan moeten worden opgesteld, indien positief over de business case wordt besloten. In onderstaande tabel zijn de risico s weergegeven. Omschrijving risico Kans Groot, Middel of Klein 1 Teveel in applicaties denken en niet in diensten voor klanten G K 2 Departementen kiezen scenario 1 en 2 K K 3 NA kan niet de omslag maken naar digitale archivering voor dossiers niet zijnde culturele erfgoedstukken 4 Het ene departement wil wel semi-statische archiefstukken direct openbaar, het andere niet 5 Er ontbreekt een programmaplan of implementatieplan voor realisatie scenario 1 t/m 3. 6 De scope en doelstellingen van het Project Digitaal Depot zijn te beperkt voor deze scenario s (alleen pilots meegenomen). 7 NA4ALL is nog niet live/niet gebouwd = randvoorwaarde dat departementen meedoen 8 overdracht digitale archiefstukken niet geregeld; veel migratie/ conversie kosten 9 Huidige functionaliteiten van de Digitaal Depot applicatie voldoen niet aan de eisen die door departementen worden gesteld 10 Huidige functionaliteiten van de Digitaal Depot applicatie voldoen niet aan de eisen die door RHC s en andere archiefdiensten worden gesteld 11 Invoering Gemeenschappelijk Digitaal Depot leidt tot verandering voor departementen qua organisatie, techniek en processen 12 Invoering Gemeenschappelijk Digitaal Depot leidt tot verandering voor RHC s qua organisatie, techniek en processen 13 Invoering Gemeenschappelijk Digitaal Depot leidt tot verandering voor NA qua organisatie, techniek en processen 14 Er zijn andere redenen dan kostenbesparingen dat een departement niet of wel diensten van het NA wil afnemen. 15 Er zijn andere redenen dan kostenbesparingen dat een RHC niet of wel diensten van het NA wil afnemen. M G G G K G G G M G G K M Impact Groot, Middel of Klein G K G G M G G G M G G K M Definitief concept 24 juni 2009 pagina 42 van 62

43 8 Constateringen, conclusies en aanbevelingen 8.1 Constateringen Het belang van de geïnterviewden (departementen en RHC s) is verschillend bij het gebruik van een Gemeenschappelijk Digitaal Depot. Ze hebben een verschillend beeld bij de Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten; De geïnterviewden zien verder het belang van samenwerking en communicatie rond de diensten van het Gemeenschappelijk Digitaal Depot. Er is grote behoefte aan meer inzicht in planning en ontwikkeling van het Gemeenschappelijk Digitaal Depot; Archiefinstellingen zijn in meer of mindere mate al bezig met digitaliseren maar nog niet met het duurzaam en permanent archiveren van het gedigitaliseerd materiaal; Budgetten van de archiefinstellingen zijn bepalend voor de keuzes die gemaakt gaan worden; De beschikking over digitale archiveringskennis, zoals kennis over preservation, is dun gezaaid. Er is een tekort aan vakkennis en specialisten in Nederland; Aansluiting bij de departementale document en records management initiatieven is noodzakelijk voor het succes van de Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten; Het Nationaal Archief moet alert zijn om niet de problemen van de departementen te willen overnemen. Departementen hebben nog geen structurele oplossing voor hun digitaal archief omdat het voortraject (creatie en DMS) nog deels op papier plaatsvindt en deels in digitale dossiers wordt vastgelegd. Hierin is nog geen rekening gehouden met langdurige bewaartermijnen en het toegankelijk houden van deze dossierstukken. De GDD dienst Het opnemen van content dient dus duidelijke eisen te stellen aan de aanleverende partij. Er is geen verschil in behandeling(opname en beheer) van de te vernietigen en permanent te bewaren digitale archiefstukken. Het lijkt daarom niet verstandig om scenario 1 en 2 apart te beschouwen. 8.2 Conclusies Een Gemeenschappelijk Digitaal Depot is realiseerbaar en exploitabel binnen de verschillende scenario s. Er mag niet vanuit worden gegaan dat departementen direct meedoen. Niet alle departementen zullen ook direct mee kunnen doen. Met name het tijdpad van hun eigen digitaliseringtrajecten is van belang voor de juiste keuze momenten. De verwachting uit de inventarisatie is dat een aantal departementen voorlopig niet mee zal doen; er is maar beperkt belang op dit moment. Dit heeft te maken met het feit dat enerzijds de RMA problematiek nog niet wordt opgepakt. Anderzijds dat een aantal departementen vindt dat ze zelf al een RMA oplossing in wording hebben. In de analyse van de kosten en de baten is gerekend met een doorlooptijd van 10 jaar. In werkelijkheid zal deze doorlooptijd langer zijn en zullen de baten hoger uitvallen door een langere doorlooptijd; De scenario s 1 en 2, de departementen en het Nationaal Archief kunnen niet los van elkaar gezien worden en zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden; Het samen met departementen exploiteren van het Gemeenschappelijk Digitaal Depot zal rendabel zijn bij deelname van minimaal drie departementen. Het meest realistisch en haalbare programma voor de Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten, is de combinatie van scenario 2 en 3; Definitief concept 24 juni 2009 pagina 43 van 62

44 Aan vakmensen en kennis is gebrek en, indien aanwezig, versnipperd. Centrale regie ontbreekt. De opzet van een Expertpool en een Kenniscentrum zijn randvoorwaardelijk voor het succes van het Gemeenschappelijk Digitaal Depot. Het Nationaal Archief kan hier een leidende rol in nemen samen met het ICTU en de NCDD. De NA dienstverlening rond het toegankelijk houden van digitale dossierstukken (preservation) kan zich bijvoorbeeld ontwikkelen tot een killerapplicatie, mits er een rijksbreed kenniscentrum en expertpool wordt opgericht onder regie van het NA waar naast departementen ook de RHC s en andere archiefbewaarplaatsen aan deel dienen te nemen. Conclusie scenario 0 De kosten voor scenario 0 over 10 jaar bedragen 35,2 miljoen. De kosten voor het Kenniscentrum over 10 jaar bedragen 1,84 miljoen. De kosten voor de Expertpool over 10 jaar bedragen 17,32 miljoen. De kosten voor het Managementinformatie over 10 jaar bedragen 1,24 miljoen. Om over een periode van 10 jaar het Gemeenschappelijk Digitaal Depot te bouwen, te implementeren, te beheren en te onderhouden is in totaal 55,56 miljoen benodigd. Dit komt neer op een gemiddelde investering van 5,56 miljoen per jaar. Tegenover deze kosten staan geen directe baten of kostenbesparingen. Wel zijn er efficiency voordelen. De introductie van de scenario 0 dienstverlening rond het Gemeenschappelijk Digitaal Depot zal er toe leiden dat de overdracht van digitale archiefstukken efficiënter en effectiever wordt, duurzame en permanente opslag definitief goed is geregeld en de toegankelijkheid van deze stukken voor zeer lange tijd wordt gewaarborgd. Archieven Rijk Archieven departementen Beheer door RHC s GDD diensten (opnemen, metadatabeheer, bewaren, publiceren, zoeken, toegankelijk houden, ontsluiten) Beheer door NA GDD diensten (opnemen, metadatabeheer, bewaren, publiceren, zoeken, toegankelijk houden, ontsluiten) Functionaliteit voor Archieven Rijk Functionaliteit voor archieven departementen Gemeenschappelijk Digitaal Depot Figuur 8-1 overzicht scenario 0 Conclusie scenario 1 en 2, inclusief scenario 0 Het voordeel van scenario 1 is dat er één centrale, deskundige organisatie, als een Shared Service Center, verantwoordelijk wordt voor bewaring van de digitale archieven. Bewaring wordt zodoende op een eenduidige manier uitgevoerd, wat het voor het Nationaal Archief gemakkelijker maakt om bewaartaken uit te kunnen voeren. De Definitief concept 24 juni 2009 pagina 44 van 62

45 kwaliteit van de binnenkomende archieven wordt hiermee ook hoger, wat uiteindelijk ook voor de klanten van het Nationaal Archief van belang is. Specifieke kennis over het omgaan met en bewaring van digitaal materiaal hoeft slechts op een plaats (het Gemeenschappelijk Digitaal Depot) bijgehouden te worden. Het Nationaal Archief brengt voor de vervroegde overdracht van permanent te bewaren archiefstukken bij de departementen, geen kosten in rekening. De besparingen voor departementen zelf zijn echter beperkt (alleen een minder zwaar beheerregiem) omdat de te vernietigen archiefstukken nog steeds voor vele jaren moeten worden beheerd en toegankelijk gehouden voor de vastgestelde bewaartermijnen. Voor een departement is dan ook de combinatie van scenario 1 en 2 kostentechnisch interessanter vanwege een extra besparing op (automatiserings)middelen, beheerkosten en personeel. Dit betekent dat scenario 1 en 2 moeten worden samengevoegd tot één dienst voor de departementen. Met de uitvoering van scenario 2 levert het Nationaal Archief een dienst tegen kostprijs. Dit scenario bespaart aanzienlijke kosten per departement op het gebied van personeel en automatisering, omdat bewaring en vernietiging van digitale archieven slechts in één depot hoeft plaats te vinden. Wanneer alle 13 departementen meedoen bedragen de kosten voor scenario 1+2 gezamenlijk over 10 jaar 41, 67 miljoen. Dit komt bovenop de 55,56 miljoen die voor scenario 0 is benodigd, inclusief de begrote expertpool en kenniscentrum. De totale kosten komen dan uit op 97,2 miljoen. Dit komt neer op een gemiddelde investering van ca. 9,7 miljoen per jaar. Wanneer theoretisch alle 13 departementen deze diensten afnemen, betekent dat een minimale investering per departement van gemiddeld ca ,- per jaar (over 10 jaar). De kosten voor de departementen om dit zelf te bouwen, te implementeren en te beheren liggen vele malen hoger. In figuur 1.1 is dit berekend. Uitgegaan is dat vanaf 2013 de eerste besparingen worden gerealiseerd. Berekend voor 13 departementen die meedoen, neemt dit het eerste jaar toe van ,- tot ,- in 2019 (totale besparing per departement over 7 jaar: 8,38 miljoen). Hier staan direct baten tegenover omdat voor scenario 2 dienstverleningskosten (tegen kostprijs) voor de departementen in rekening wordt gebracht. De hoogte van deze bedragen kan in deze fase nog niet worden vastgesteld en zal in detail afhangen van de hoeveelheid te beheren Terrabytes en de precieze dienstverleningsafspraken die per departement worden gemaakt. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 45 van 62

46 Archieven Departementen Beheer door NA GDD diensten (opnemen, metadatabeheer, bewaren, publiceren, zoeken, toegankelijk houden, ontsluiten, vernietigen) Functionaliteit voor vervroegd bewaren en vernietigen Functionaliteit voor Archieven Rijk Functionaliteit voor archieven departementen Gemeenschappelijk Digitaal Depot Figuur 8-2 overzicht scenario 1 en 2 Conclusie scenario 3, inclusief scenario 0 Wanneer alle 11 RHC s meedoen bedragen de kosten voor scenario 3 over 10 jaar 23,52 miljoen extra. Dit komt bovenop de 55,56 miljoen die voor scenario 0 is benodigd, inclusief expertpool en kenniscentrum. De totale kosten komen dan uit op 79,08 miljoen. Dit komt neer op een gemiddelde investering van 7,9 miljoen per jaar. Dit betekent een aanvullende investering van 2,35 miljoen per jaar voor 11 RHC s om hun eigen collecties op te kunnen nemen. Beheer door RHC s Archiefstukken Gemeenten/overig Provinciale archiefstukken GDD diensten (opnemen, metadatabeheer, bewaren, publiceren, zoeken, toegankelijk houden, ontsluiten) GDD diensten (opnemen, metadatabeheer, bewaren, publiceren, zoeken, toegankelijk houden, ontsluiten) Beheer door RHC s Functionaliteit voor Gemeentelijke en overige collecties Functionaliteit voor provinciale archiefstukken Functionaliteit voor Archieven Rijk Functionaliteit voor archieven departementen Gemeenschappelijk Digitaal Depot Figuur 8-2 overzicht scenario 3 Het voordeel van scenario 3 is dat de specifieke kennis over omgaan met digitaal materiaal niet door verschillende organisaties bijgehouden moet worden, maar dat het Nationaal Archief kennis over het duurzaam bewaren van digitaal materiaal gemeenschappelijk kan opbouwen en gebruiken. Voor de RHC s wordt met scenario 3 voorkomen dat individueel bouw- en beheerkosten worden gemaakt, door efficiënt gebruik van een centrale, herbruikbare voorziening. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 46 van 62

47 8.3 Aanbevelingen 9. Het is niet aan te bevelen scenario 1 als aparte dienst aan te bieden. De besparingen voor departementen zijn nihil omdat de te vernietigen archiefstukken nog steeds voor vele jaren moeten worden beheerd en toegankelijk gehouden voor de vastgestelde bewaartermijnen. Dit betekent dat scenario 1 en 2 moeten worden samengevoegd tot één dienst voor de departementen. 10. Wacht met aanbieden en invoeren van scenario 1+2 totdat scenario 0 succesvol is geïmplementeerd en de eerste ervaringen zijn opgedaan (stapsgewijs). 11. De schaarse kennis op digitaal archiefgebied die is verspreid/versnipperd over de verschillende partijen heeft in de huidige vorm onvoldoende slagkracht om de dienstverlening rond het Gemeenschappelijk Digitaal Depot succesvol te laten zijn. Een kenniscentrum wordt met node gemist. 12. Aangesloten kan worden bij het KDI (Kennisprogramma Digitale Informatiehuishouding) waar de gedachten over een Rijksbreed kenniscentrum voor digitaal werken ver gevorderd zijn. Daarnaast dient er een opleiding en een expertpool te komen. Daarnaast zal een gedegen begeleiding en toekomstplanning voor de experts gemaakt moeten worden om de experts ook daadwerkelijk binnen boord te houden; 13. Het NA moet een voortrekkersrol nemen voor het opzetten en inrichten van het Gemeenschappelijk Digitaal Depot, met name voor de RHC s. RHC s hebben onvoldoende budget om dit van de grond te tillen. 14. Uitwerken Diensten Catalogus Digitaal Archiveren en mappen op de OAIS terminologie en definitief maken. Dienstencatalogus verder uitwerken (producten en processen) voor departementen en RHC s. De ECM dienstencatalogus Digitaal Werken is inmiddels geadopteerd door KennisLAB (Kennisprogramma Digitale Informatiehuishouding)en kan als basis worden gebruikt. 15. In kaart brengen en verbeteren werkprocessen van het NA met betrekking tot de digitale archivering en de (organisatorische) gevolgen voor het NA benoemen. Werkprocessen beschrijven en voldoende documenteren. Daarnaast de gevolgen voor organisatie schetsen en de effecten van de veranderingen in kaart brengen. Immers, het is een grote implementatie met navenant verandertraject. 16. Het creëren van uitwijk en back-up functionaliteiten dient al vanaf de aanvang van de dienstverlening voor het Gemeenschappelijke Digitaal Depot meegenomen te worden. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 47 van 62

48 Bijlage 1: Gebruikte bronnen Interviews Organisatie Naam Functie Directeur Communicatie en BZK Erik den Hoedt Informatiebeleid BZK Peter Kloosterboer Beleidsmedewerker DIV BZK Herbert Koopman PL BZK pilot Digitaal Depot LNV Lenny van Beek Directeur DI Joep van Etten/Jos Projectmanager en V&W Riebroek projectleider IDEA Provincie NH Marianne Loef Inspecteur EGI Rob Kramer Hoofd-inspecteur RHC Utrecht Jeroen van Oss Gemeente archivaris RHC Utrecht Saskia van Dockum Directeur RHC Noord Holland Klaartje Pompe Gemeente archivaris RHC Zeeland Margriet van Gorsel Gemeente archivaris NA Jacqueline Slats Programma leider NA Remco Verdegem Projectleider NA Jacques Bogaarts Teamleider NA/Sogeti Cees Loef Teamleider NA Martin Berendse Directeur Documentatie/geraadpleegde bronnen Factsheets en presentatie Nationaal Archief Morgen is vandaag al verleden tijd, Nationaal Archief Projectinitiatiedocument Programma Digitaal Depot Uitgangspubnten en hoofdlijnen Digitale visie, Taskforce archieven Baten in Beeld en Bronnen van Baten, SEO economisch onderzoek Projectplan Nederlands Erfgoed Digitaal, consortium Nederlands Erfgoed Functional design, Digital Depot Nationaal Archief Digital Depot, Tessla Project Number 5388 Stimuleringsprogramma Innovatie ECM Rijk ED3; eisen Duurzaam Digitaal Depot Structurele oplossing modernisering informatiehuishouding, maart 2009 v0.4 DGOBR Informatie op Orde, de Base-line, Stichting ICTU Raamwerk Enterprise Content Management (ECM) Rijksdienst 2015, Ministerie van Binnenlandse Zaken Kleiner en Beter, regeerakkoord 2007, kabinet Balkenende IV Handreiking voor Kosten-batenanalyse voor ICT projecten, Maatschappelijke Sectoren & ICT, Ministerie van Economische Zaken, december 2007 Architectuur Digitale Werkplek Rijksoverheid, DWR Definitief concept 24 juni 2009 pagina 48 van 62

49 Producten en Diensten Catalogus ECM, Strategy-Partners 2009 Beoordeling project- en programmavoorstellen, PVRD Benefits LOGIC, Ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschappen European Commission DG Information Society and Media egovernment Economics (2006) Ervaringscijfers Digidoc, BZK Batenonderzoek Digitaal Klant dossier, Deloitte en Touche 2007 Ervaringscijfers, Automatisering Fiscus Italië, 2007 ECORYS (2004) Kosten batenanalyse BGR en BRA Ervaringen Provincie Groningen en Provincie Limburg Kengetallen Ministerie van Financiën Definitief concept 24 juni 2009 pagina 49 van 62

50 Bijlage 0: Kosten-Batenanalyse cijfers Inleiding Deze kosten-batenanalyse maakt onderdeel uit van de Businesscase Nationaal Archief,. Dit document bevat de onderbouwing van de kosten-batenanalyse en de brongegevens. Bij het opstellen van deze analyse is uitgegaan van de Handreiking Kosten-batenanalyse voor ICT projecten, product van het actieprogramma maatschappelijke Sectoren en ICT. Kosten-batenanalyse Het doel van deze kosten-batenanalyse is inzicht te bieden in de te verwachten kosten en opbrengsten van het programma en de daarin opgenomen projecten in hun onderlinge samenhang. Daarmee vormt het de grondslag voor de business case. De analyse is van belang voor zowel de opdrachtgever als de projecteigenaren van het Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten. Leeswijzer Deze bijlage beschrijft de totstandkoming en de uitkomsten van de kosten-batenanalyse. Als basis voor de analyse dienden de in interviews met betrokkenen en de verstrekte informatie op het gebied van het Gemeenschappelijke Digitaal Depot Diensten. De opbouw van de bijlage volgt de stappen die in de uitvoering van de analyse zijn gezet. Brongegevens Bij het samenstellen van de kosten en baten is gebruik gemaakt van brongegevens en kengetallen. Deze brongegevens en kengetallen zijn veelal afkomstig van, en erkend door de Rijksoverheid. Ze worden ondermeer gezien als de leidraad om tot komen tot een gefundeerde Kosten- Batenanalyse. Zij worden ook door de overheid zelf gebruikt. Voor een uitgebreid overzicht van de brongegevens verwijzen wij u naar het hoofdstuk documentatie. Enkele voorbeelden van deze kengetallen zijn: de huisvestingskosten, personeelskosten, onderhoudskosten, beheerkosten, werkplekkosten, etc. Er is eveneens gebruik gemaakt van ervaringscijfers van zowel nationale als internationale overheden. Enkele voorbeelden van deze ervaringen zijn op nationaal vlak; van onder meer departementen, provincies, gemeenten en het bedrijfsleven (zorgverzekeraars en assuradeuren). Op internationaal vlak is met name gebruik gemaakt van cijfers en kengetallen van landen als; Nieuw-Zeeland, Australië, Engeland en Italië. Daarnaast heeft een toetsing plaats gevonden van kengetallen aan de hand van gepubliceerde rapporten en onderzoeken door erkende nationale adviesbureaus. Voor met name de kengetallen van hardware, software, infrastructuur en output componenten is gebruik gemaakt van informatie van leveranciers en toeleveranciers van componenten.

51 De eind cijfers zijn niet vast in beton gegoten. Het is niet mogelijk om nu al een definitief toekomst verloop op dit vlak te laten zien. Wel is het mogelijk om een gedegen schatting te maken. Op basis van deze schatting kunnen de beslissers tot een gefundeerd besluit komen. Bij het bepalen van de kosten is gekeken naar het moment waarop de kosten worden gemaakt in de tijdslijn. Met andere woorden wanneer worden binnen de looptijd van 10 jaar de kosten gemaakt en door wie worden ze gemaakt. Bij het maken van de baten analyse is stapsgewijs gekeken naar het aanhaken van departementen en RHC s in de verschillende scenario s. Dat wil zeggen niet ieder Departement of RHC stapt op het zelfde moment in en is geheel digitaal. Dit zal een proces in de tijd zijn en zal gedoseerd gerealiseerd worden. Deze instap momentene zijn bepaald aan de hand van de feedback van de interviews en door inschattingen te maken van de huidige ECM/digitaal situatie van Departementen en RHC s. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 51 van 62

52 Figuur 0-1, Overzicht scenario's Kosten en Baten

53 Figuur 0-2, overzicht Kosten en Baten scenario 0. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 53 van 62

54 Figuur 0-3, overzicht Kosten en Baten scenario 1. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 54 van 62

55 Figuur 0-4, overzicht Kosten en Baten scenario 2, 13 departementen. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 55 van 62

56 Figuur 0-5, overzicht Kosten en Baten scenario 2, 7 departementen. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 56 van 62

57 Figuur 0-6, Overzicht Kosten en Baten scenario 2, 3 departementen. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 57 van 62

58 Figuur 0-7, overzicht Kosten en Baten scenario 3A en 3B, 11 RHC's. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 58 van 62

59 Definitief concept 24 juni 2009 pagina 59 van 62

60 Figuur 0-8, overzicht Kosten en Baten Expertpool. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 60 van 62

61 Figuur 0-9, overzicht Kosten en Baten Kenniscentrum. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 61 van 62

62 Figuur 0-10, overzicht Kosten en Baten Managementinformatie. Definitief concept 24 juni 2009 pagina 62 van 62