Til uw financiële waardeketen naar een hoger niveau

Transcriptie

1 Til uw financiële waardeketen naar een hoger niveau WHITEPAPER Met de juiste internetbankingsoftware maakt u tijd vrij in uw bedrijf om meer toegevoegde waarde te leveren. Daarvoor hoeft u slechts drie pijnpunten aan te pakken. Zorg dat u toegang tot al uw banken hebt vanuit één softwarepakket. Kies voor een internetbankingtoepassing die toelaat het werk op een veilige manier te delegeren zonder dat u de controle verliest. Maak maximaal gebruik van de integratiemogelijkheden met uw boekhoudpakket of ERP-systeem, zodat er geen gegevens meer moeten worden overgetypt. Isabel 6 helpt u op deze drie punten.

2 De uitdagende economische context vraagt van iedereen heel wat inspanningen: bedrijven staan voor de taak om hun kosten te drukken en zo efficiënt mogelijk te werken. Of het nu om grote of kleine bedrijven gaat, iedereen wil zijn tijd graag zo efficiënt mogelijk besteden om zijn concurrentievermogen te versterken. In de financiële waardeketen van bedrijven liggen er nog heel wat mogelijkheden om efficiënter te werken. Uw financiële medewerkers loggen herhaaldelijk in met andere wachtwoorden en kaartlezers voor iedere bank. Ze moeten wachten tot een collega terug van vakantie is om een betaling uit te voeren. Ze moeten elke keer opzoeken hoe ze nu weer een begunstigde toevoegen in de internetbankingsoftware. En het overtypen van facturen en rekeninginformatie wordt altijd maar uitgesteld omdat het saai is. In deze whitepaper bespreken we waaraan een internetbankingoplossing moet voldoen om uw financiële waardeketen efficiënter te maken. De tijd die uw medewerkers daarmee uitsparen, kunnen ze besteden aan taken met een hoge toegevoegde waarde. Drie manieren om uw betaalverkeer efficiënter te doen verlopen

3 Eén toegang voor al uw banken Als gevolg van de financieeleconomische crisis is het bankenlandschap drastisch veranderd. Om de risico's te spreiden en de concurrentie meer te laten spelen, werken meer en meer bedrijven samen met meerdere banken in plaats van zich tot één huisbank te beperken. Zo kunnen ze ook de beste producten van elke bank kiezen: elke bank heeft zijn eigen aanbiedingen, competenties en know-how. Door met meerdere banken te werken krijgt u wel te maken met meerdere toepassingen voor internetbankieren. Dat confronteert u met diverse operationele moeilijkheden: De gebruiker moet de hele tijd veranderen van de ene internetbankingtoepassing naar de andere. Dat betekent ook telkens een gebruikers-id ingeven, tokens berekenen, zoekopdrachten herhalen enzovoort. Kortom, heel wat tijdverlies. Zelfs al zijn de toepassingen gratis, er zijn heel wat verborgen en indirecte kosten, bijvoorbeeld voor installatie, opleiding, ondersteuning en integratie met eigen systemen. Omdat uw financiële gegevens over meerdere toepassingen verspreid zijn, hebt u geen overzicht: u moet immers in elke toepassing de saldo's opzoeken, noteren en optellen. Als gevolg daarvan misloopt u bovendien potentiële interesten van spaarrekeningen en riskeert u om debetinteresten op uw zichtrekeningen te betalen. Gebruikers moeten hun taken voortdurend herhalen in meerdere toepassingen. Bovendien verschilt de werking van de diverse toepassingen sterk. Door die repetitieve manuele processen en incoherentie riskeert u een grote kans op fouten. Elke internetbankingtoepassing heeft zijn eigen gebruikersnaam, wachtwoord en digipass. Al die wachtwoorden en gebruikersnamen zijn moeilijk te onthouden en worden dan ook vaak opgeschreven, met een verzwakte veiligheid als gevolg. Wie op verplaatsing een dringende betaling moet uitvoeren of de rekening- standen wil bekijken, komt dikwijls van een kale reis terug. Het is immers omslachtig om al die digipassen mee te nemen. Een multibancaire toepassing lost al deze problemen op. De gebruiker vindt al zijn rekeningen in één toepassing terug en heeft altijd een duidelijk overzicht van de saldo's van alle rekeningen bij de verschillende banken, ideaal voor cash management. Er gebeuren minder menselijke fouten en u maximaliseert de opbrengst van uw rekeningen. De beveiliging gebeurt door een persoonlijke smartcard met PIN, die eenvoudig op verplaatsing mee kan. Geen gedoe meer met meerdere kaartlezers en herhaaldelijk inloggen. Kortom, met een multibancaire toepassing ligt de total cost of ownership heel wat lager en haalt u het beste uit elke bank. Het grootste voordeel aan Isabel? Ik zie in één oogopslag voor alle rekeningen en alle filialen of onze transacties geslaagd zijn. Christine Plasmans Financieel Directeur bij Mazda Logistics Europe

4 Vlot samenwerken en delegeren In veel bedrijven weten slechts een beperkt aantal personen hoe ze met de internetbankingtoepassingen moeten werken. Vaak gaat het om een kwestie van veiligheid en vertrouwelijkheid: een bedrijf geeft uiteraard niet aan iedereen toegang tot de rekeninggegevens en bankverrichtingen. Soms is zelfs maar één persoon verantwoordelijk voor de afhandeling van bankzaken. Op die persoon rust dan de taak om alle betalingen en opzoekingen uit te voeren, wat een inefficiënt gebruik van zijn kostbare tijd is. Bovendien vormt die ene verantwoordelijke persoon een bottleneck: wat als hij even afwezig of langere tijd op vakantie of ziek is? Blijven dan alle betalingen liggen, kunnen zijn collega's dan niet opzoeken wat de saldo's van uw rekeningen zijn en welke facturen al betaald zijn? Met een goede internetbankingtoepassing delegeert u het afhandelen van uw bankzaken op een veilige manier: u bepaalt zelf welke gebruikers tot welke bankrekeningen toegang hebben en wat ze daarmee kunnen doen: rekeninggegevens raadplegen; betalingen aanmaken; betalingen tekenen (eventueel met een maximumbedrag en de vereiste om met meerdere personen te tekenen); begunstigden, verrichtingen en rekeninggegevens delen met andere gebruikers die dezelfde rechten hebben. Op die manier delegeert u heel wat werk zonder de controle te verliezen. Als zaakvoerder of verantwoordelijke hoeft u de verrichtingen enkel nog maar te tekenen, terwijl uw financiële medewerkers het voorbereidende werk uitvoeren. U ontvangt per een uitnodiging om de verrichting te ondertekenen. En door de mogelijkheid om gegevens op een beveiligde manier te delen, is uw financiële waardeketen nooit meer afhankelijk van één persoon: collega's kunnen gemakkelijk het werk verdelen en voor elkaar inspringen. Elke medewerker heeft een persoonlijke smartcard, zodat altijd duidelijk is wie inlogt. Alle handelingen worden gelogd, zodat later altijd na te kijken is wie een verrichting heeft aangemaakt of getekend. Een medewerker die het bedrijf verlaat, levert zijn smartcard in en heeft daardoor geen toegang meer tot uw rekeningen. Dankzij Isabel 6 hoef ik niet langer op kantoor te zijn om dringende betalingen te verrichten: ik kan de opdracht ook door anderen laten uitvoeren in mijn afwezigheid Béatrice Thomas, afdeling boekhouding, TPB Zowel op de financiële dienst als op de personeelsafdeling voeren verschillende medewerkers betalingen uit met Isabel. Bij grote bedragen logt een tweede gebruiker in om een betaling goed te keuren. Laetitia Van Doren, Koninklijke Belgische Voetbalbond

5 Niets meer uit uw boekhoudpakket overtypen In veel bedrijven worden de talenten van administratieve en financiële medewerkers dagelijks verspild aan het overtypen van gegevens bij factuurverwerking. De verwerking van inkomende facturen ziet er typisch als volgt uit: de factuur wordt overgetypt in de leveranciersboekhouding, de gegevens worden overgetypt in de internetbankingtoepassing om de factuur te betalen, de rekeninginformatie wordt overgetypt in het bankjournaal en tot slot wordt de informatie uit het bankjournaal in overeenstemming gebracht met de inkomende en uitgaande facturen. Al dat manueel overtypen creëert geen meerwaarde voor het bedrijf en is een inefficiënt gebruik van de tijd van uw medewerkers. Er kleven de volgende nadelen aan: Overtypen is traag. Weinig medewerkers hebben geleerd om correct blind te typen. Niet-professionele typisten halen slechts 20 tot 25 woorden per minuut. Overtypen kost veel tijd en geld. De medewerkers met deze taak zijn doorgaans overgekwalificeerd. En aangezien vergissen menselijk is, ziet het bedrijf zich verplicht om te investeren in bijkomende processen voor de detectie van fouten. Overtypen heeft een hoge opportuniteitskost: de tijd die financiële medewerkers besteden aan overtypen, kunnen ze niet doorbrengen met taken die meer waarde toevoegen, zoals het controleren van leveranciersfacturen en het opvolgen van wanbetalers. Overtypen is riskant. Zelfs ervaren typisten hebben een foutpercentage dat kan oplopen tot 4%. Een vergissing bij een bankverrichting kan bovendien ernstige financiële gevolgen hebben. Ook indirect: elke klant die onterecht een aanmaning krijgt en elke leverancier die te laat betaald wordt, leidt tot een deuk in uw reputatie. Als uw boekhouding steunt op tijdrovend overtikwerk, is het moeilijk om de vinger aan de pols te houden. De boekhouding is dan onoverzichtelijk en niet geschikt om een proactief en up-to-date financieel beheer te voeren. Gelukkig bestaan er oplossingen die uw internetbankingtoepassing integreren met uw boekhoudpakket of ERPsysteem, zodat u niets meer hoeft over te typen en u de efficiëntie van uw financiële waardeketen maximaliseert: Betalingsbestanden opladen: Uw boekhoudpakket of ERP-systeem maakt een bestand met betalingsopdrachten aan op basis van uw ingevoerde facturen. Dat betalingsbestand, met hierin gegroepeerd alle betalingsopdrachten, laadt u dan in één keer op naar uw internetbankingtoepassing, waar ze klaar staan om getekend te worden. Na ondertekening worden ze doorgestuurd naar de verschillende banken, die de betalingen effectief uitvoeren. Rekeninginformatie elektronisch verwerken: Uw bank kan u via uw internetbankingsoftware aan het begin van elke bankwerkdag een CODAbestand (gecodeerd DAgafschrift) van de dag ervoor aanleveren. Dat bestand bevat uitgebreide informatie over uw verrichtingen en is eigenlijk een elektronische versie van uw papieren rekeninginformatie. U ziet in uw internetbankingtoepassing dat er CODAbestanden beschikbaar zijn, u downloadt ze en importeert ze dan in uw boekhoudpakket. De boekhoudpakketten beschikken over de nodige intelligentie om het merendeel van deze verrichtingen volledig automatisch te reconciliëren. Met beide vormen van integratie vermijdt u typfouten, terwijl u toch nog de volledige controle behoudt. Nagenoeg alle boekhoudpakketten, zowel voor grote als voor kleine bedrijven, bieden ondersteuning voor deze efficiënte manier van werken. Ook voor een kleine kmo als de onze zijn elektronische rekeninginformatie en gestructureerde mededelingen zeer nuttig: onze betalingsopvolging verloopt nu veel efficiënter. Gert Christiaens, zaakvoerder Brouwerij Oud Beersel

6 Integratie met uw ERP/boekhoudpakket Meer dan 25 boekhoudpakketten hebben een Isabel Go-knop ingebouwd. Met één klik op de knop in uw boekhoudpakket worden de betalingen naar Isabel 6 doorgestuurd. Isabel Go partners : Met diezelfde klik downloadt uw boekhoudpakket CODA-bestanden via Isabel, waardoor uw verrichtingen up-to-date zijn. Daardoor hebben uw financiële medewerkers meer tijd om facturen beter te controleren of betalingen sneller op te volgen. Voor bedrijven met heel grote volumes of die een volledige automatisatie van hun financiële waardeketen willen, is er nog de Isabel Corporate Synchroniser (ICS). van ondernemers d entrepreneurs voor ondernemer s à entr epreneur s Met Isabel Go wordt het werk van meer dan één uur per dag herleid tot amper 25 minuten. C-LOGIC Frederik Gallon, Aandrijvingen Gallon NV

7 Isabel 6: haal meer uit uw dag Met de juiste internetbankingsoftware maakt u tijd vrij voor meer toegevoegde waarde. Isabel 6 doet dat op drie manieren: Al uw banken zijn maar een klik verwijderd, zodat u het beste uit elke bank haalt. Voor sommige banken heeft Isabel 6 zelfs een directe link naar de bankeigen toepassing om minder frequente acties uit te voeren. Isabel 6 is dus complementair aan de oplossingen die de banken aanbieden. U kunt vlot samenwerken met uw collega's en taken op een veilige manier delegeren, waarbij elke gebruiker een eigen Isabel-smartcard heeft. U hoeft niets meer over te typen door de integratie met uw boekhoudpakket of ERP-systeem. Daarenboven krijgt u alle mogelijke toeters en bellen die in een bedrijfscontext nodig zijn. Isabel 6 beschikt over een gebruiksvriendelijke interface die rekening houdt met de speciale behoeften van bedrijven, zoals het verwerken van grote hoeveelheden betalingen, het gebruik van terugkerende betalingen en krachtige zoekmogelijkheden. Over Isabel Isabel NV is de belangrijkste aanbieder van internetbankieren voor professionele gebruikers in België. Grote bedrijven, KMO's en overheidsinstellingen kiezen zo de beste producten en diensten van meer dan 20 banken aan de beste voorwaarden. Dankzij de uitgebreide multi-usermogelijkheden en doorgedreven integratie met boekhoudpakketten verhogen klanten hun efficiëntie en verlagen zij hun administratieve werkingskosten. Met Isabel 6 worden jaarlijks 400 miljoen beveiligde transacties verwerkt voor een waarde van miljard euro. Wilt u meer weten over de mogelijkheden van Isabel 6? Stuur een mail met uw vraag naar sales@isabel.eu Laat uw gegevens achter op en wij nemen contact met u op.