E-Newsletter Een Econocom newsletter met focus op leasing

Transcriptie

1 in dit nummer Een Econocom newsletter met focus op leasing Nr 2 Operationele lease is altijd dan zelf kopen

2 Een Econocom newsletter met focus op leasing In dit nummer Nr 2 sluiten 03 Inleiding 04 Verborgen administratieve kost 05 Uw budgettering maken op basis van de realiteit Geen restwaarde verliezen Onvoorziene, kleine investeringen toch doen Beheer maximaal automatiseren Operationele lease is altijd dan zelf kopen

3 in dit nummer operationele lease zekerheid planning is altijd comfort aankoopprijs = vaste prijs per maand kleinste kost Kopen is dan financieel leasen, dat is bijna altijd het geval. Kopen is echter duurder dan operationeel leasen wanneer het gaat om de computers, tablets en smartphones van uw bedrijf. Inleiding Omdat de aankoopprijs de kleinste kost is van een laptop die u bijvoorbeeld drie jaar gebruikt, kunt u budget besparen door het beheer ervan volledig uit handen te geven en over te gaan naar een model met een vaste prijs per maand per gebruiker, alles inbegrepen. U krijgt meer voorspelbaarheid en wint aan comfort, planning en zekerheid. Mogen we u proberen aan te tonen dat operationeel leasen bovendien is? pagina 3

4 in dit nummer is altijd Verborgen administratieve kost Net zoals de meeste bedrijven heeft u gemiddeld meer dan één computer per medewerker, plus wellicht smartphones, tablets, printers, draadloze netwerkapparatuur, schermen, laders, docking stations, enzovoort. Al dat materiaal moet besteld worden volgens de juiste specificaties, u moet de correcte levering nagaan, afschrijvingen berekenen, de toestellen tijdig vervangen, en toestellen die verloren zijn gegaan of de geest hebben gegeven, moet u opvolgen. Daarbij komen herstellingen en de aankoop van vervangonderdelen, zoals laders en kabels. Een hele administratie voor toestellen die zonder BTW gemiddeld geen 400 euro kosten. Op basis van de 3 miljoen toestellen die wij beheren, hebben we berekend dat alleen het aankoopbeheer voor een verborgen extra administratieve kost van 20% tot 25% zorgt, van bestelling tot uitboeken. pagina 4

5 in dit nummer Uw budgettering maken op basis van de realiteit is altijd U probeert om altijd zoveel toestellen ineens te kopen, zodat u een relatief grote factuur in één keer kan boeken, net zoals u de afschrijving ervan in één keer kan opstarten. Elk jaar moet u budgetten maken zodat u het jaar nadien over het gepaste budget beschikt om toestellen te vernieuwen. Dankzij uw gegroepeerde aankopen, weet u wel waar u staat, denkt u. In geen enkel bedrijf komen de boekhoudkundige gegevens over de computerapparatuur van de medewerkers echter overeen met de werkelijkheid. Sommige toestellen zijn nooit uit hun verpakking geraakt, andere zijn finaal defect zonder dat de financiële afdeling het weet, diefstal wordt niet gemeld, sommige toestellen werden vervangen onder garantie en kunnen eigenlijk nog een jaartje mee. Kortom, u weet het ongeveer, maar u moet wel een precies budget opmaken. Alleen met een asset management tool die elk toestel nauwkeurig bijhoudt, weet u precies waar u staat. In het ander geval gaat u een budget maken met een foutenmarge van 5% tot 12%, weten we uit ervaring. pagina 5

6 in dit nummer Geen restwaarde is altijd verliezen Elk kwartaal vervangt u zo n 350 pc s, laptops, tablets en smartphones, bijvoorbeeld. Wat gebeurt er dan met die toestellen? Tenzij u precies weet wat de marktwaarde van die verouderde machines is en u voldoende volume kan verzekeren aan gespecialiseerde kopers, ontvangt u zonder twijfel te weinig geld voor uw materiaal. Waarbij we er dus van uitgaan dat u er al geld voor zou ontvangen in plaats van een vergoeding te betalen om alles te laten afvoeren als afval. Op standaard pc s verliest u tussen de 3% en de 7% van de aankoopwaarde, terwijl voor dure tablets het verschil kan oplopen tot ruim 15% dat u te weinig ontvangt ten opzichte van de aankoopwaarde. Zo gaat voor elk toestel minstens 20 euro verloren, soms wel 75 euro. Dat loopt op wanneer u duizenden toestellen bezit. Door te leasen kunt u de leaseperiode gelijk laten lopen met de vervangingscyclus, zodat u geen restwaarde misloopt. pagina 6

7 in dit nummer Om productiviteit te winnen en overal te kunnen doorwerken, gebruikt ook uw bedrijf wellicht steeds meer software die specifiek voor tablets en smartphones is geschreven. Het gaat daarbij vaak om projecten voor een relatief klein aantal gebruikers die snel hun rendement bewijzen en de tevredenheid verhogen. Onvoorziene, kleine is altijd investeringen toch doen Maar u moet telkens extra bestellingen maken en verwerken, soms voor minder dan tien tablets of smartphones ineens. Per project durven de specificaties dan nog eens verschillen, waardoor u met een heterogene verzameling van allerlei toestellen zit die dus allemaal apart besteld werden. Daarbij komen misschien verschillende soorten mobiele abonnementen bij gsm-operatoren. Om het nog ingewikkelder te maken, willen sommige afdelingen hun toestellen sneller vervangen dan de afschrijvingsperiode die u voorzien heeft. Ongelijk hebben ze daarbij meestal niet, want de productiviteitswinst is vaak vele malen hoger dan het kleine saldo dat nog per toestel afgeschreven moet worden. Voor het beheer van mobiele toestellen zoals tablets en smartphones is de verborgen administratieve kost regelmatig hoger dan de aankoopwaarde en dus vele malen hoger dan de 25% die we hierboven al vermeldden. Om een omslachtige aankoopprocedure te vermijden, is er het systeem van budgetenveloppen. Daarbij kunnen afdelingen heel snel bijkomende apparatuur huren binnen een bestaand contract. pagina 7

8 in dit nummer Beheer maximaal is altijd automatiseren Misschien moet u met uw computersystemen doen wat u met uw bedrijfswagens doet. neemt u ook hier administratief werk uit handen, laat toe om beter te plannen en geeft u budgettaire voorspelbaarheid. We durven daarenboven stellen dat u er uit komt, wanneer u rekening houdt met alle kosten. U huurt sommige software wellicht al aan een vaste kost per medewerker per maand, onderhoud inbegrepen. Voor uw mobiele toestellen en alle andere computersystemen is die manier van werken zo goed als altijd de goedkoopste en zeker de meest voorspelbare formule die u van een grote administratieve overlast verlost. U vermijdt tot slot dat u relatief kleine operationele beslissingen moet uitstellen omdat de boekwaarde primeert. Geautomatiseerd beheer zorgt ervoor dat u de status van al uw smart devices online kan volgen en er alle details over opvragen, per toestel. Dat gaat niet alleen over pc s of smartphones, maar ook over grote beeldschermen, videomateriaal, apparatuur voor track-en-trace. Kortom, alles waar een chip in zit en met het internet verbonden is. pagina 8

9 in dit nummer Wilt u alvast eens kijken hoe een paar van onze klanten hiermee omgaan: lees meer over operationele lease door Van Dievel en Roularta. Wilt u advies inzake Technologisch Beheer & Financiering? Neem dan contact op via pagina 9