Handboek ledenadministratie verenigingen

Transcriptie

1 Handboek ledenadministratie verenigingen

2 Inleiding De leden van de bij de KNRB aangesloten verenigingen worden centraal geregistreerd. De noodzaak en verplichting voor deze centrale ledenregistratie kent een drietal achtergronden: - Verplichte opgave aan NOC*NSF Voor het verkrijgen van sportfinanciering vanuit het NOC*NSF is de KNRB verplicht om gegevens van de bij de bond aangesloten sportbeoefenaren ter beschikking te stellen. Door middel van centrale ledenregistraties wil het NOC*NSF komen tot een eerlijkere verdeling van de subsidiegelden over de bij het NOC*NSF aangesloten sportbonden. - Vaststelling contributie Aan de hand van de ledenlijst wordt uitgerekend hoeveel contributie uw vereniging moet betalen aan de KNRB. - Uitwisseling met het inschrijfprogramma voor wedstrijden. Alleen personen die zijn geregistreerd en een wedstrijdcontract hebben ondertekend, kunnen deelnemen aan wedstrijden van de KNRB. Verenigingen kunnen hun ledenbestanden versturen naar en bijhouden in de webapplicatie Individuele Ledenregistratie. Deze digitale omgeving is te vinden op Dit handboek biedt de verenigingen handvatten bij het uploaden en bijhouden van haar ledenadministratie in de webapplicatie van de KNRB. Bescherming Persoonsgegevens De gegevens die u aanlevert bij de KNRB worden onder geen beding aan anderen afgestaan voor commerciële of andere doeleinden, doch wel beperkt (postcode en geboortedatum) aan het NOC*NSF. Het NOC*NSF heeft zich verplicht om op dezelfde prudente wijze om te gaan met deze gegevens. Heeft u na het lezen van deze handleiding nog vragen of opmerkingen of loopt u tijdens het bijwerken van uw ledenadministratie tegen problemen aan, neem dan contact op met ledenadministratie@knrb.nl. Handboek ledenadministratie voor verenigingen KNRB 2

3 Inhoudsopgave 1. INLOGGEN WACHTWOORD VERGETEN GEBRUIKERSNAAM VERGETEN OF WIJZIGEN UITLOGGEN UPLOADEN LEDENLIJST UPLOADEN LEDENLIJST FOUTMELDINGEN MUTATIES LEDENLIJST GEDURENDE HET BOEKJAAR AANMELDEN AFMELDEN KNRB LIDMAATSCHAPNUMMER FACTURATIE SYSTEMATIEK SPECIFICATIE FACTUUR HOOGTE CONTRIBUTIE VERENIGINGSGEGEVENS INVOEREN VERENIGINGSGEGEVENS INVOEREN BESTUURDERS EN CONTACTPERSONEN OPVRAGEN OVERZICHT BESTUURDERS EN CONTACTPERSONEN Handboek ledenadministratie voor verenigingen KNRB 3

4 1. Inloggen Inloggen op de webapplicatie van de ledenadministratie kan via Om de echtheid van de website te garanderen en afluisteren zeer lastig te maken werkt de webapplicatie met een HTTPS verbinding. Om de veiligheid te garanderen verzoeken wij u te controleren of het slotje aanwezig is. Is dit niet aanwezig, log dan niet in. Meld vervolgens het probleem via ledenadministratie@knrb.nl. Bij een beveiligde verbinding kunt u uw gebruikersnaam en wachtwoord invullen en vervolgens op Login klikken. U bent nu ingelogd in de webapplicatie Wachtwoord vergeten Via de webapplicatie is het mogelijk een nieuw wachtwoord aan te vragen. Indien u de volgende stappen doorloopt, wordt het wachtwoord per naar u toegestuurd: 1. Login op 2. Klik op Wachtwoord vergeten? 3. Vul de gegevens van uw vereniging in 4. Klik op versturen Het is mogelijk dat deze berichten in uw spammapje terecht komen. Mocht u hier problemen mee ondervinden, adviseren wij u het adres ledenadministratie@knrb.nl te whitelisten. 5. U ontvangt een met verdere informatie en een met het wachtwoord van uw vereniging 1.2. Gebruikersnaam vergeten of wijzigen Indien u uw gebruikersnaam bent vergeten of uw gebruikersnaam wilt wijzigen, neem dan contact op met de KNRB via ledenadministratie@knrb.nl. Wij verzoeken u voor de gebruikersnaam een algemeen adres van de vereniging te gebruiken en geen persoonlijke adressen. 2. Uitloggen Om veiligheidsredenen raden wij u aan om na afronding in de horizontale balk bovenaan op Uitloggen te klikken. De sessie wordt dan afgesloten. Hierdoor kunnen er geen andere personen gebruikmaken van uw inlog. Handboek ledenadministratie voor verenigingen KNRB 4

5 3. Uploaden ledenlijst De registratie van het ledenaantal dient ten minste tweemaal per jaar plaats te vinden (Huishoudelijke Reglement van de KNRB, artikel 26). - binnen twee weken na aanvang van het boekjaar - binnen één maand voor het einde van het boekjaar Wij adviseren u echter om vaker uw ledenadministratie bij te werken, zodat het ledenaantal altijd actueel is. U kunt uw ledenadministratie registreren door uw ledenlijst te uploaden in de webapplicatie Individuele ledenadministratie. Dit hoofdstuk beschrijft stap voor stap hoe u uw ledenlijst upload en welke problemen zich hierbij kunnen voordoen Uploaden ledenlijst Stap 1: Aanmaken up te loaden ledenbestand Het is aan te raden de ledenlijst, zoals deze bij de KNRB geregistreerd staat, als basis te nemen voor de upload. Zo voorkomt u foutmeldingen. Deze ledenlijst kunt u downloaden en verder bewerken door de volgende stappen te doorlopen: 1. Login op 2. Selecteer in het linkermenu Uw leden in Excel. 3. Selecteer het jaartal en klik vervolgens op 'Vraag op in excel'. Met dit bestand in CSV-formaat krijgt u een overzicht van de ingevoerde leden zoals zij geregistreerd staan in de webapplicatie van de KNRB. Sla dit CSV-bestand op als Excelbestand. Let op: Afmelddatum voorgaande jaren De download bevat ook leden die in voorgaande jaren zijn afgemeld. Wanneer u alleen uw actieve ledenbestand wilt zien, dient u een filter te zetten op de kolom "einde lidmaatschap en de lege cellen te selecteren. 4. Verwerken aanmeldingen vul het bestand aan met de nieuwe leden. Vergeet daarbij niet de aanmelddatum in te voeren in het veld Datum aanvang lidmaatschap en controleer of het lid al bekend is bij de KNRB met een KNRB lidnummer (zie hoofdstuk 3.2. Foutmeldingen). Ook kunt u hier het lidmaatschapsnummer van uw eigen vereniging toekennen. Het is toegestaan om het veld Datum aanvang lidmaatschap leeg te laten. De aanmelddatum wordt dan gezet op de datum van het uploaden van de ledenlijst. Let op: Opnieuw aanmelden oud lid Personen die eerder lid zijn geweest van uw vereniging kunnen niet opnieuw worden aangemeld door het wissen van de afmelddatum. Handboek ledenadministratie voor verenigingen KNRB 5

6 5. Verwerken afmeldingen meld de leden, die zich gedurende het boekjaar hebben afgemeld, af door in de kolom einde lidmaatschap de afmelddatum te vermelden. Zie hoofdstuk 5 voor mee informatie over de contributieafdracht in relatie tot de afmelddatum. 6. Sla dit Excelbestand op uw computer. Let op: Blokkeerdatum Na de eindafrekening zet de KNRB een blokkeerdatum aan. Hierdoor is het niet mogelijk om gegevens te muteren als deze in of vóór het boekjaar van de eindafrekening liggen. Voorbeeld: Boekjaar is gelijk aan kalenderjaar Vereniging verzorgt in eerste week januari 2016 haar upload Afmeldingen gedurende 2015 kunnen nog verwerkt worden met afmelddatum dd-mm Na de eindafrekening 2015 is het niet meer mogelijk leden af te melden in of voor Stap 2: Opslaan van het up te loaden bestand U kunt alleen bestanden uploaden met de extensie.csv of.xml. Het is dus van belang het Excelbestand om te zetten in een CSV-bestand of XML-bestand. Sla het ledenbestand opnieuw op en kies bij het opslaan één van de onderstaande opties: Specificaties ledenbestand CSV-format Bestandsformaat:.CSV, met als seperator een puntkomma of een komma. Het CSV-bestand kent een aantal verplichte velden, zie tabel 1. De volgorde van de kolommen in het verenigingsbestand hoeft niet gelijk te zijn aan de in tabel 1 opgegeven volgorde. Velden Formaat optioneel mag leeg XML veldnaam KNRB Lidcode tekst V V knrblidnummer Lidcode vereniging tekst V V verlidnummer Geslacht geslacht geslacht Voorletters tekst voorletters Voornaam tekst voornaam Tussenvoegsel tekst V tussenvoegsel Achternaam tekst achternaam Straat tekst straat Huisnummer tekst huisnummer Postcode postcode postcode Woonplaats tekst woonplaats Land tekst Mag leeg zijn bij NL land Geboortedatum datum geboortedatum adres tekst adres Telefoonnummer tekst V V telefoonnummer Datum aanvang lidmaatschap datum Datumaanvanglidmaatschap Datum einde lidmaatschap Tabel 1: Velden CVS-bestand datum Leeg indien persoon nog lid is Datumeindelidmaatschap Handboek ledenadministratie voor verenigingen KNRB 6

7 Toegestane veldformaten Houd in de velden geslachtsformaat, postcode en datum rekening met de toegestane formaten. Veld Geslachtsformaat Formaat postcode Datum Toegestane formaten M/V of man/vrouw 0000 XX of 0000XX dd-mm-jjjj Indien het datumformat onjuist is, doorloop dan de volgende stappen: 1. Selecteer de kolom die de datum bevat met de linkermuisknop. 2. Klik met de rechtermuisknop en selecteer vervolgens met de linkermuisknop de functie celeigenschappen. 3. Selecteer in het menu celeigenschappen de functie aangepast met de linkermuisknop. 4. Selecteer d-m-jj en vul in het veldtype het volgende in: dd- mm-jjjj. 5. Klik op de knop OK om de wijziging te bevestigen. Handboek ledenadministratie voor verenigingen KNRB 7

8 Samengevoegde velden Indien gewenst, is het toegestaan om de volgende velden samen in één veld te laten voorkomen: Tijdens het uploaden van het ledenbestand, kunt u aangeven dat deze velden in uw bestand samengevoegd voorkomen. De webapplicatie zal vervolgens de gegevens voor uw scheiden naar twee aparte velden. Specificaties ledenbestand XML-format Het XML-bestand kent een aantal verplichte velden, zie tabel 2. Tabel 2: Velden XML-bestand Stap 3: Uploaden van het ledenbestand Als het bijgewerkte ledenbestand is opgeslagen als CSV- of XML-bestand, kunt u deze uploaden in de webapplicatie van de KNRB. Dit gaat als volgt: 1. Login op 2. Kies in het linkermenu voor Upload ledenbestand. 3. Klik op de knop Bladeren of Browse. Het bestandskeuzescherm van uw computer opent zich. Handboek ledenadministratie voor verenigingen KNRB 8

9 4. Zoek het ledenbestand op uw computer, selecteer deze en klik op Open. U kunt alleen bestanden met de extensie.csv of.xml uploaden, zie stap Klik in de webapplicatie op de knop Ga naar stap twee. Stap 4: Geef de veldindeling op (alleen voor CSV-bestanden) Gebruikt u het XML-bestandsformaat? Sla deze stap dan over en klik in de webapplicatie op Ga naar stap 3. In deze stap legt u de veldindeling van uw CSV-bestand vast. Dit gaat als volgt: 1. Heeft uw ledenbestand een kopregel? Vink dan de optie Kopregels aanwezig aan. 2. Koppel de kolommen uit uw ledenbestand aan de velden van de webapplicatie. 3. Geef in de linkerkolom aan bij welk veld van de webapplicatie uw velden horen. Uw keuzes op deze pagina worden opgeslagen voor de volgende keer. De rechterkolom geeft de eerste regel weer uit uw ledenbestand. Tip: wilt u de veldindeling controleren aan de hand van meerdere leden, klik op de knop volgende. 4. Ken alle velden toe. 5. Klik in de webapplicatie op Ga naar stap 3. Wanneer u verplichte velden bent vergeten aan te geven, maakt de webapplicatie hier melding van en kunt u niet verder naar de volgende pagina. De webapplicatie geeft aan wat exact het probleem is. Maak vervolgens het bestand in orde en upload het bestand nogmaals. Handboek ledenadministratie voor verenigingen KNRB 9

10 Stap 5: Controleer de proefimport De webapplicatie maakt een analyse van de door u aangeleverde gegevens. Uit de analyse kunnen waarschuwingen en foutmeldingen komen. Waarschuwingen Waarschuwingen geven een onwenselijke situatie aan. Waarschuwingen vormen geen probleem voor een succesvolle upload van uw leden. Een waarschuwing herkent u aan de W die voor de melding staat. Foutmelding Een foutmelding herkent u aan de E die voor de melding staat. In hoofdstuk 3.2 staan diverse oplossingen voor foutmeldingen beschreven. Zijn er geen foutmeldingen? Klik dan op de knop Ga naar stap 4. Als de webapplicatie foutmeldingen aangeeft, dient u uw ledenbestand aan te passen en het bestand nogmaals up te loaden. Stap 6: Importeer definitief Klik op de knop Ga naar stap 5 om de upload definitief te importeren. De ledenlijst wordt verwerkt, uw leden zijn nu succesvol geregistreerd bij de bond. U ontvangt hiervan een bevestigingsmail. 3.2 Foutmeldingen Bij het uploaden kunnen zich diverse foutmeldingen voordoen, waardoor het uploaden niet mogelijk is. Hieronder een beschrijving van de meest voorkomende foutmeldingen. E: Geboortedatum kan niet gewijzigd worden Een eenmaal ingevoerde geboortedatum (goed of fout) kan niet meer worden gewijzigd door de vereniging. Stuur een mail met de naam, het KNRB nummer en de correcte geboortedatum van de betreffende persoon naar ledenadministratie@knrb.nl. U krijgt een bevestiging wanneer de geboortedatum is gewijzigd. Let op: Wedstrijdcontract Met deze wijziging komt het wedstrijdcontract te vervallen en dient er een nieuwe versie te worden aangemaakt (met de juiste geboortedatum). E: Lid met deze naam en geboortedatum bestaat al <naam> ( ) met KNRB lidnummer <..> Deze melding komt voor als een lid met (vrijwel) gelijke gegevens al bekend is in ons systeem. Vaak vanwege een lidmaatschap bij een andere vereniging. De combinatie KNRB lidnummer, naam en geboortedatum maken een persoon uniek. Het is van belang om te voorkomen dat deze persoon een nieuw KNRB lidnummer krijgt toegekend, waardoor er bijvoorbeeld wedstrijdcontracten en wedstrijdhistorie verloren gaat. Het is de bedoeling dat de aanmelding opnieuw wordt aangeboden met de gegevens die corresponderen met de gegevens die reeds geregistreerd staan in de webapplicatie. Het gaat Handboek ledenadministratie voor verenigingen KNRB 10

11 dan met name om het KNRB-lidnummer. Dit KNRB nummer staat vermeld in de foutmelding met KNRB lidnummer <..>. Indien u nog steeds een foutmelding krijgt, kunt u bij de KNRB nagaan hoe het betreffende lid in de webapplicatie staat geregistreerd. E: Foutmelding blokkeerdatum ( aanvang lidmaatschap ligt vóór blokkeerdatum ) Deze melding houdt in dat het niet meer mogelijk is om gegevens te muteren als deze vóór het einde van het vorig boekjaar liggen. Dit betekent dat er geen leden in oude boekjaren kunnen worden toegevoegd of afgevoerd. Het is mede daarom van belang dat u tegen het einde van uw boekjaar de gegevens goed in de administratie heeft opgenomen. De blokkeerdatum is een vereiste m.b.t. de accountantscontrole (vaststellen eindafrekening en afsluiten boekjaar). Er rest u niets anders dan eventuele mutaties per begin van het volgende boekjaar aan te melden. E: Eerder lid niet gevonden en niet afgemeld Dit kan twee oorzaken hebben: 1) Het betreffende lid is niet opgenomen in de upload. Echter het lid is nog niet afgemeld in de webapplicatie van de KNRB. U kunt deze foutmelding ongedaan maken door het lid eenmalig op te nemen in de ledenlijst mét de afmelddatum. 2) Het betreffende lid is wel opgenomen in de upload, maar de naam is dusdanig anders gespeld dan geregistreerd bij de KNRB dat de naam niet meer kan worden geïdentificeerd. U kunt deze foutmelding ongedaan maken door de juiste naam op te nemen in de upload. E: Datum aanvang lidmaatschap van <naam> <lidmaatschapsnummer> is leeg of onjuist format Er zijn een aantal datumformaten toegestaan (zie 3.1 stap 2). De juiste datumnotatie is: dd-mmjjjj. Een voorbeeld van een niet toegestaan datumformaat is dd-mm-jj. Als u via datumnotatie in Excel de datum aanpast, zou de upload goed moeten verlopen. E: Het KNRB nummer bestaat niet Het kan zijn dat het systeem het KNRB-lidnummer niet herkent. Als u de nummers download, verminkt Excel soms de cijfers. Bijvoorbeeld 1000E2 wordt , omdat wetenschappelijke notatie wordt verondersteld. Een KNRB-lidnummer moet altijd zes tekens bevatten. U kunt deze foutmelding ongedaan maken door de celeigenschappen aan te passen naar Tekst en vervolgens het juiste KNRB-lidnummer in te vullen. Handboek ledenadministratie voor verenigingen KNRB 11

12 W: Dit bestaande lidnummer <..> wordt toegevoegd aan uw vereniging Deze waarschuwing verschijnt als een persoon al ergens anders lid is. Deze leden worden nu aangemerkt als dubbel lid. De vereniging waar de roeier het langste lid is, betaalt de KNRB contributie. W: Het record van <naam> <lidmaatschapsnummer> is al gearchiveerd Dit betekent dat er een oud-lid in het ledenbestand is opgenomen (dus datum einde lidmaatschap is ingevuld), die reeds is verwerkt. Deze persoon kan uit de verenigingsadministratie worden verwijderd. Handboek ledenadministratie voor verenigingen KNRB 12

13 4. Mutaties ledenlijst gedurende het boekjaar Om de ledenadministratie te allen tijde actueel te houden, is het verstandig om ook gedurende het jaar wijzigingen in de ledenadministratie door te voeren. Hieronder staat beschreven hoe het aan- en afmelden van leden werkt. 4.1 Aanmelden Nieuwe leden aanmelden kan via een nieuw uploadbestand of handmatig. Let op: Dubbellid controleer bij het aanmelden altijd eerst of het nieuwe lid reeds bekend is in ons systeem doordat hij/zij lid eerder lid is geweest of lid is bij een andere roeivereniging. Het is van belang om te voorkomen dat deze persoon een nieuw KNRB lidnummer krijgt toegekend (zie Foutmeldingen 3.2). Let op: Opnieuw aanmelden oud lid Personen die eerder lid zijn geweest van uw vereniging kunnen niet opnieuw worden aangemeld door het wissen van de afmelddatum. U dient het lid opnieuw in te voeren met de gegevens die reeds bekend zijn in de webapplicatie van de KNRB (incl. KNRB lidnummer). Aanmelden via een nieuw uploadbestand Maak een nieuwe ledenlijst in CSV- of XML-formaat. Neem daarin uw nieuwe leden op. Zorg ervoor dat in de kolom Aanvang lidmaatschap de datum staat waarop iemand lid is geworden. Neemt u hier geen datum op, dan zet de webapplicatie de ingangsdatum van het lidmaatschap gelijk aan de datum waarop u het bestand heeft geüpload. Zie hoofdstuk 3 voor informatie over het uploaden en eventuele foutmeldingen. Handmatig aanmelden in de webapplicatie 1. Login op 2. Klik in het linkermenu op nieuwe lid. 3. Vul de gegevens van het nieuwe lid in. 4. Kies bewaar. 4.2 Afmelden Het is belangrijk is dat leden niet alleen in uw eigen ledenadministratie worden afgemeld, maar ook in de webapplicatie ledenadministratie van KNRB. Om leden af te melden, dient er een datum bij einde lidmaatschap te staan. Dit kan op twee manieren. Zie hoofdstuk 5 voor mee informatie over de contributieafdracht in relatie tot de afmelddatum. Afmelden via een nieuw uploadbestand Maak een nieuwe ledenlijst in CSV- of XML-formaat, waarin u bij het betreffende lid in de kolom einde lidmaatschap de datum van het einde lidmaatschap opneemt. Upload vervolgens de nieuwe lijst (zie hoofdstuk 3). Nadat u een lid heeft afgemeld, hoeft u deze persoon niet meer op te nemen in het ledenbestand. Handmatig afmelden in de webapplicatie 1. Login op 2. Klik in het linker menu op Overzicht leden. Handboek ledenadministratie voor verenigingen KNRB 13

14 3. Zoek de persoon op die u wilt afmelden. 4. Klik op de naam van deze persoon. 5. Vul bij het veld Datum einde lidmaatschap per welke datum deze persoon geen lid meer is van uw vereniging. 6. Klik op Bewaar. Voor het desbetreffende lid komt een rood kruisje te staan. 4.3 KNRB lidmaatschapnummer U kunt zelf het KNRB lidnummer downloaden in een CSV-formaat. Op deze wijze kunt u een koppeling maken tussen uw verenigingslidmaatschapnummer en het KNRB lidmaatschapnummer. Om het bestand te downloaden dient u in te loggen op en klikt u in het linkermenu op download nummers. Het CSV bestand opent zich dan vanzelf. Dit bestand heft het volgende format: Handboek ledenadministratie voor verenigingen KNRB 14

15 5. Facturatie 5.1 Systematiek De KNRB factureert twee maal per jaar: 1. Voorschotnota: Halverwege januari wordt er een inschatting gemaakt van het aantal leden gedurende het lopende boekjaar. Het is van belang dat uw vereniging binnen 2 weken na aanvang van haar boekjaar haar ledenbestand heeft geupload zodat de inschatting overeenkomt met de werkelijke aantallen (zie Hoofdstuk 3). 2. Eindafrekening: Na afloop van het verenigingsjaar ontvangt uw vereniging een eindafrekening op basis van de werkelijke aantallen. Op de eindafrekening wordt de door uw vereniging betaalde voorschotnota verrekend met de werkelijke aantallen. Het is van belang dat uw vereniging binnen 1 maand voor het einde van haar boekjaar haar ledenadministratie heeft aangeleverd dan wel bijgewerkt in de webapplicatie van de KNRB (zie Hoofdstuk 3). Bij het uitrekenen van de contributieafdracht wordt gekeken naar het aantal leden dat lid is in het boekjaar van uw vereniging. Dat wil zeggen dat over elk lid dat in een jaar aan- of afgemeld wordt, contributie is verschuldigd. Leden die aan het einde van een boekjaar lid worden, betalen over het volledige jaar de KNRB contributie en niet alleen over de resterende maanden (art. 26 lid 2 HR). Leden die gedurende het boekjaar hebben opgezegd, tellen mee voor de contributieafdracht. Voor verenigingen waarbij het boekjaar niet gelijk loopt met het kalenderjaar geldt dat als boekjaar een jaar éérder wordt gedefinieerd. Voorbeeld: Als het verenigingsboekjaar start op 1 oktober, loopt boekjaar 2015 van tot en met Let op: Er is geen KNRB bijdrage verschuldigd voor leden die korter dan 91 dagen zijn ingeschreven bij de KNRB. Let op: Afmelddatum De datum van afmelden is belangrijk voor het berekenen van de afdracht van de bondscontributie. We raden u aan om de afmelddatum van leden op uiterlijk de laatste datum van het boekjaar te zetten (bijv. boekjaar start 01-01, afmelddatum of start boekjaar 01-09, afmelddatum 31-08). Let op: Blokkeerdatum Na de eindafrekening zet de KNRB een blokkeerdatum aan. Hierdoor is het niet mogelijk om gegevens te muteren als deze in of vóór het boekjaar van de eindafrekening liggen. Nagekomen mutaties zullen in een volgend boekjaar worden verwerkt. Voorbeeld: Boekjaar is gelijk aan kalenderjaar Vereniging verzorgt in eerste week januari 2016 haar upload Afmeldingen gedurende 2015 kunnen nog verwerkt worden met afmelddatum dd-mm Na de eindafrekening 2015 is het niet meer mogelijk leden af te melden in of voor Handboek ledenadministratie voor verenigingen KNRB 15

16 5.2 Specificatie factuur Als vereniging is het mogelijk om zelf na te gaan hoe de leden van uw vereniging bij de KNRB geregistreerd staan en hoe de factuur tot stand is gekomen. U kunt uw ledenlijst downloaden door de volgende stappen te doorlopen: 1. Login op 2. Selecteer in het linkermenu 3. Selecteer het jaartal en klik vervolgens op 'vraag op in excel'. Met dit bestand in "CSV" formaat krijgt u een overzicht van de ingevoerde leden. Attentiepunten: - De ledenlijst bevat leden die zich in voorgaande jaren hebben afgemeld (zie kolom einde lidmaatschap). Deze leden kunt u er uitfilteren door op de kolom "einde lidmaatschap'' een filter te zetten en de lege cellen te selecteren. Op deze wijze krijgt u alleen uw actieve ledenbestand te zien. - In de ledenlijst kunt u zien of voor de ingevoerde leden de KNRB bijdrage bij een andere vereniging in rekening wordt gebracht. In dat geval staat er in de kolom "elders" een ja. Dit zijn zogenoemde dubbelleden. Zie hoofdstuk 5.3. Ondanks dat de kolom aanvangsdatum andere vereniging een datum bevat, kan het voorkomen dat het betreffende lid niet elders wordt gefactureerd. Of de aanvangsdatum van de andere vereniging ligt later dan de aanvangsdatum van uw vereniging óf het betreffende lid heeft inmiddels opgezegd bij de andere vereniging. 5.3 Hoogte contributie Volgens de reglementen (artikel 26 lid 3 Huishoudelijk Reglement van de KNRB) dient een vereniging alle leden te uploaden die hetzij stemrecht hebben, hetzij gerechtigd zijn tot het gebruik van botenmateriaal van de vereniging. De webapplicatie van de KNRB maakt alleen onderscheid tussen leden en niet-leden. Junior/Senior Binnen de leden is wel onderscheid gemaakt in categorieën gebaseerd op leeftijd (artikel 4 Wedstrijdreglement KNRB): 1. Junioren: Een roeier behoort tot de categorie Junioren tot en met 31 december van het jaar waarin hij de leeftijd van 18 jaar bereikt. 2. Senioren B: Een roeier die geen Junior meer is, behoort tot de categorie Senioren B tot en met 31 december van het jaar waar in hij de leeftijd van 22 jaar bereikt. 3. Senioren A: Een roeier die geen Senior B meer is en nog niet tot de categorie Veteranen behoort. 4. Veteranen: Een roeier behoort tot de categorie Veteranen vanaf 1 januari van het jaar waarin hij de leeftijd van 27 jaar bereikt. Handboek ledenadministratie voor verenigingen KNRB 16

17 Buitenlid/Erelid De KNRB maakt geen onderscheid tussen gewone leden, buitenleden, ereleden etc. Volgens art. 26 lid 3 HR dienen verenigingen leden te uploaden die hetzij stemrecht hebben, hetzij gerechtigd zijn tot het gebruik van botenmateriaal van de lidvereniging. Het is de keuze van de vereniging om een roeiend lid geen verenigingscontributie in rekening te brengen. Echter de bijdrage aan de KNRB dient nog steeds te worden betaald. Dubbellid Voor leden die bij meerdere verenigingen lid zijn hoeft alleen contributie te worden afgedragen door de vereniging waar het dubbellid het langste lid is (artikel 28 lid 2 Huishoudelijk Reglement van de KNRB). Voorwaarde is wel dat alle verenigingen hun gegevens op identieke wijze opnemen in de ledenadministratie en meenemen in de upload (denk aan het KNRB-lidnummer). Indien dit niet gebeurt, kan het systeem de gegevens van het dubbellid niet identificeren als dubbellid. In dit geval wordt de persoon gezien als 2 verschillende personen en betalen beide verenigingen contributie. Het systeem van de KNRB rekent, o.b.v. de aanmelddatum, automatisch uit naar welke vereniging de factuur moet worden verstuurd. Handboek ledenadministratie voor verenigingen KNRB 17

18 6. Verenigingsgegevens In de webapplicatie zijn de verenigingsgegevens van iedere vereniging opgenomen. Deze gegevens gebruikt de KNRB voor haar communicatie (oa. versturen informati s, communicatie ledenadministratie, jaaroverzicht). Het is dan ook van belang dat deze gegevens inclusief de bestuurders en contactpersonen juist en volledig zijn ingevuld. 6.1 Invoeren verenigingsgegevens Voor een juiste en volledige weergave van uw verenigingsgegevens is het van belang dat u deze gegevens regelmatig controleert en indien nodig corrigeert. U kunt hiervoor de volgende stappen doorlopen: 1. Login op 2. Klik links in het menu op Uw vereniging. Vul hier de gegevens van uw vereniging in. U moet hier ook de aanvangsdatum van het boekjaar van uw vereniging invullen. Let op: Boekjaar = boekjaar volgens statuten 3. Als u alle gegevens heeft gecontroleerd en, indien nodig, heeft aangepast kunt u op Verwerk klikken. 6.2 Invoeren bestuurders en contactpersonen Voor een juiste en volledige weergave van uw bestuursleden en contactpersonen is het van belang dat u deze gegevens regelmatig controleert en indien nodig corrigeert. U kunt hiervoor de volgende stappen doorlopen: 1. Login op 2. Klik in het linkermenu op Uw vereniging. 3. Vul bij de verschillende functies de gevraagde gegevens in. 6.3 Opvragen overzicht bestuurders en contactpersonen U kunt een overzicht van functionarissen binnen uw vereniging oproepen door de volgende stappen te doorlopen: 1. Login op 2. Klik in het linkermenu op Uw vereniging. Handboek ledenadministratie voor verenigingen KNRB 18