Webapplicatie Individuele ledenadministratie

Transcriptie

1 Handleiding Webapplicatie Individuele ledenadministratie I.T.F. Nederland, april 2013 Versie 1.0

2 Inhoudsopgave Inleiding... 3 Inloggen... 4 Uitloggen... 4 Verenigingsgegevens invoeren... 4 Nieuwe leden aanmelden... 4 Graduaties invoeren of aanpassen... 5 Graduaties overnemen... 5 Leden afmelden... 5 Wachtwoord vergeten... 5 Hulp nodig?

3 Inleiding Geachte Masters, International Instructors en schoolhouders, De afgelopen jaren heeft I.T.F. Nederland een groei doorgemaakt qua ledenaantallen en nieuwe scholen. Met deze groei nam de vraag naar een nieuwe manier van administreren toe. Waar in het verleden werd gewerkt met verschillende spreadsheets, waar af en toe fouten in kunnen sluipen, werd de zoektocht gestart naar een volwassen systeem. Na enkele verschillende opties te hebben overwogen heeft het bestuur voor de oplossing van Notice B.V. gekozen. Dit bedrijf heeft een ledensysteem op maat gemaakt voor I.T.F. Nederland. In deze handleiding treft u de belangrijkste stappen aan die u als schoolhouder dient te kennen. Dit systeem zal in de nabije toekomst nog enkele nieuwe functionaliteiten krijgen. Ook deze handleiding zal daarom constant worden bijgewerkt. De huisstijl zal op korte termijn worden verwerkt in het systeem. Hiervoor willen wij Studio Wing, in de persoon van Aris Houwing bedanken. Voor het op locatie printen van de officiële gup-certificaten heeft Sabum Ron van der Lee speciaal nieuwe certificaten ontworpen. Ook Sabum Ron bedankt voor prachtige certificaat dat binnenkort te printen is via het ledensysteem. Met het oog op de toekomst en de weg die we ingeslagen zijn met het beleidsplan is dit systeem een tool om tot een steeds professionelere organisatie te komen. Namens de ledenadministratie en het bestuur wensen wij iedereen veel gemak toe, en hopelijk neemt het voor een ieder een hoop werk uit handen. Taekwon, De ledenadministratie en het bestuur van I.T.F. Nederland 3

4 Inloggen Om de webapplicatie te kunnen gebruiken moet u altijd eerst inloggen. 1. Ga naar Om de echtheid van de website te garanderen en afluisteren zeer lastig te maken werkt de webapplicatie met een HTTPS verbinding. Om de veiligheid te garanderen verzoeken wij u te controleren of het slotje aanwezig is. Is deze niet aanwezig, log dan NIET in! Meld vervolgens dit probleem via: [email protected] 2. Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in, en klik vervolgens op `Login. U bent ingelogd in de webapplicatie. Uitloggen Als u klaar bent in de webapplicatie, raden wij u om veiligheidsredenen aan om in de horizontale balk bovenaan op `uitloggen te klikken. De sessie wordt dan afgesloten. Hierdoor kunnen er geen andere personen gebruikmaken van uw inlog en/of gegevens. Verenigingsgegevens invoeren 1. Login op 2. Klik links in het menu op Uw vereniging (Indien niet compleet kunt u hier de gegevens van uw vereniging invullen. U moet hier ook de aanvangsdatum van het boekjaar boekjaar van uw vereniging invullen.) 3. Als u alle gegevens heeft gecontroleerd en indien nodig heeft aangepast kunt u op Verwerk klikken. Nieuwe leden aanmelden 1. Login op 2. Klik in het linkermenu op Nieuw lid. 3. Vul de gegevens van het nieuwe lid in. Alle velden waar een X voor staan zijn verplicht om in te vullen. De graduatie staat standaard op Gup -10. Indien iemand lid wordt, welke eerder lid is geweest en al een andere Gupgraduatie heeft, zult u contact op moeten nemen met de ledenadministratie via [email protected]. 4. De velden Achternaam (indien onzuiver) en Woonplaats (indien onzuiver) hebben nadere uitleg nodig. Deze velden zijn van verplicht indien het banknummer van het lid minder dan negen (9) cijfers bevat (ex-postbanknummer). In dat geval moet de naam en de woonplaats van de rekeninghouder in deze velden worden ingevuld. Bij jeugdleden kan dit nog wel eens verschillen van de achternaam en woonplaats van het lid. 5. Het veld adres is verplicht. Dit is het adres waar de factuur voor de bondscontributie naar toe gestuurd zal worden. Voor de huidige leden hebben wij, als er geen adres bekend is, het adres van de school ingevuld. Het is dus van belang, 4

5 voor u zelf en ons als organisatie, om zo snel mogelijk de juiste adressen in het systeem te zetten. 6. Kies Bewaar. 7. In het overzicht zal het nieuwe lid zichtbaar zijn. Graduaties invoeren of aanpassen Elk nieuw lid krijgt automatisch als graduatie Gup -10 mee. In de nabije toekomst zal het mogelijk worden om als schoolhouder/examinator zelf de gupgraden te verhogen. Hier zijn echter wel enkele spelregels aan verbonden (zelfde regels als nu het geval is). Ook zal het dan mogelijk zijn om direct de officiële I.T.F. Nederland gup-certificaten uit te printen. Tot nader bericht zal alles met betrekking tot veranderingen van gupgraden en dangraden (bijvoorbeeld door het succesvol afleggen van een examen) via de bestaande kanalen verlopen. Graduaties overnemen Elk nieuw lid krijgt automatisch als graduatie Gup -10 mee. Indien een nieuw lid al eerder bij een andere organisatie een I.T.F. Taekwon-Do graduatie heeft behaald kan deze worden overgenomen. U dient hiervoor de volgende stappen te doorlopen: 1. Het nieuwe lid dient een kopie van zijn of haar diploma te sturen naar de ledenadministratie. Dit kan via het adres: [email protected]. Dit geldt voor zowel Gup als Dangraden! 2. Bij goedkeuring zal de ledenadministratie de graduatie van het lid handmatig aanpassen. Leden afmelden 1. Login op 2. Klink in het linker menu op Overzicht leden. 3. Zoek de persoon op die u wilt afmelden. 4. Klik op de naam van deze persoon. 5. Vul bij het veld Datum einde lidmaatschap per welke datum deze persoon geen lid meer is van uw vereniging. 6. Klik op Bewaar. Wachtwoord vergeten U vereniging heeft een ontvangen met daarin de inloggegevens voor uw Taekwon-Do vereniging of club. Indien u deze niet meer heeft, kunt u het wachtwoord via de ledenwebsite opnieuw aanvragen. Het wachtwoord wordt dan per naar u toegestuurd. 1. Ga naar: 2. Klik op Wachtwoord vergeten? 3. Vul uw adres in. 5

6 4. Klik op Versturen Het is mogelijk dat deze berichten in uw spammapje terecht komen. Mocht u hier problemen mee ondervinden, adviseren wij u het adres [email protected] te whitelisten. 5. U ontvangt een met verdere informatie. 6. U ontvangt een met het wachtwoord van uw vereniging. Hulp nodig? Indien u na het lezen van deze handleiding vragen en/of opmerkingen heeft kunt u deze melden. Graag vernemen wij ook eventuele fouten in het systeem waar u tegenaan loopt. U kunt contact opnemen met bestuurslid Wouter Meijer via [email protected] of indien dringend telefonisch via