Gunningscommissie aanbesteding exploitatie zwembad Andel. Advies inzake openbare Europese aanbesteding exploitatie zwembad Andel

Transcriptie

1 Van: Aan: Betreft: Adviescommissie aanbesteding exploitatie zwembad Andel Gunningscommissie aanbesteding exploitatie zwembad Andel Advies inzake openbare Europese aanbesteding exploitatie zwembad Andel Datum: 15 januari 2013 Aanbestedende dienst: Gemeenten Aalburg en Woudrichem. Procedure aanbesteding: De aanbesteding is zorgvuldig uitgevoerd conform de in de vastgestelde aanbestedingsleidraad beschreven procedure waarbij één extra vragenronde is toegevoegd en de inschrijftermijn verlengd is met in totaal vijf weken. Deze procedure is begeleid door een vertegenwoordiging van Inkoopbureau West Brabant. Doel van de aanbesteding Het contracteren van één marktpartij die het beheer en de exploitatie van het nieuw te bouwen intergemeentelijk zwembad te Andel risicodragend gaat uitvoeren voor een periode van 10 jaar met de mogelijkheid voor verlenging met periodes van 5 jaar. Aanbestedingsvorm Het betrof een openbare Europese aanbesteding (Uitgifte concessie voor diensten). Ontvangen inschrijving Tot het uiterste inlevermoment op 4 januari 2013 om uur is ten kantore van Synarchis één inschrijving ontvangen. De inschrijving is afkomstig van Sportfondsen. Dit is vastgelegd in het proces verbaal dat in bijlage 1 van dit advies is opgenomen. De inschrijving is op 4 januari 2013 om uur geopend door Sander Fooij van Synarchis. Toetsing inschrijving De volledigheid van de inschrijving is op 7 januari 2013 op het gemeentehuis van de gemeente Aalburg gecontroleerd door de toetsingscommissie bestaande uit Abel Brondijk (gemeente Aalburg), Natascha Baardman (gemeente Woudrichem), Arno Maas (Inkoopbureau West Brabant) en Sander Fooij (Synarchis). Toetsing van de inschrijving heeft plaats gevonden op volledigheid en op het voldoen aan de minimumeisen. De inschrijving van Sportfondsen heeft de toetsing met goed gevolg doorstaan. Het toetsingsformulier is opgenomen in bijlage 2 van dit advies. Presentatie Op woensdag 9 januari heeft Sportfondsen de inschrijving op het gemeentehuis van de gemeente Aalburg gepresenteerd aan de gunningscommissie, de adviescommissie en een vertegenwoordiging van de klankbordgroep. Alle aanwezigen is gevraagd een geheimhoudingsverklaring te tekenen. De presentatie is namens Sportfondsen verzorgd door de heren Luursema en van Soest. Vanuit de gemeenten Aalburg en Woudrichem waren de volgende personen bij de presentatie aanwezig.

2 Gunningscommissie Adviescommissie Klankbordgroep Mevrouw S. de Backer De heer R. Bergsma Mevrouw A. Hilbink Mevrouw M. van Riel Mevrouw G. Vonk Mevrouw A. Edelman De heer M. Oranje De heer K. Edelman De heer J. Aardenburg De heer A. Maas (procesbegeleider) De heer S. Fooij De heer J. Kant De heer G. Noeverman De heer K. de Waal De heer A. de Heij is als algeheel projectleider aanwezig geweest bij de presentatie. De heer E. Smulders (lid van de adviescommissie) was niet aanwezig bij de presentatie. Beoordeling De inschrijving is door de adviescommissie op 14 januari 2013 op het gemeentehuis van de gemeente Aalburg beoordeeld op de criteria prijs en kwaliteit. Het criterium kwaliteit is zoals beschreven in de aanbestedingsleidraad onderverdeeld in vijf subcriteria (bedrijfsvoering, onderhoud en beheer, activiteitenaanbod, personeelsbeleid en maatschappelijk verantwoord ondernemen). Voor de beoordeling is binnen de adviescommissie een taakverdeling afgesproken die in onderstaande tabel is weergegeven. Leden Adviescommisie Toetsing inschrijvingen Gunningscriterium Prijs Gunningscriterium Kwaliteit De heer Fooij (voorzitter) Mevrouw Vonk Mevrouw M. Edelman De heer Smulders Onderhoud en beheer De heer Brondijk Mevrouw Baardman De heer Aardenburg Personeelszaken De heer K. Edelman De heer Oranje De heer Maas Procesbegeleiding Procesbegeleiding De beoordeling had een ander karakter dan indien sprake was geweest van meerdere geldige inschrijvingen. Er hoefde namelijk geen vergelijking tussen verschillende inschrijvingen plaats te vinden. Ook was geen sprake van een minimumscore die inschrijvers op bepaalde (sub)criteria dienden te behalen. Toch is ervoor gekozen om de adviescommissie de inschrijving te laten bestuderen om vanuit de afzonderlijke expertises van de commissieleden tot een kwalitatieve waardering per onderdeel te komen (zonder hier een score aan toe te kennen). Op deze wijze wordt namelijk ook voor de leden van de gunningscommissie inzicht geboden in de kwaliteit van de inschrijving. Hieronder volgt per (sub)criterium een korte samenvatting van het oordeel van de adviescommissie:

3 Kwaliteit Bedrijfsvoering Het Shared Service Centrum van Sportfondsen blijkt uitstekend in staat om de bedrijfsvoering van het intergemeentelijk zwembad te ondersteunen (facilitaire zaken, marketing, etc.). Geprofiteerd kan worden van de zeer uitgebreide marktervaring van deze exploitant. Het bedrijfsplan laat nog wel ruimte voor een verdere concretisering van de lokale invulling. Er is sprake van een transparant en herkenbaar rooster, de tarieven liggen duidelijk aan de bovenkant van het spectrum ten opzichte van de andere zwembaden in de omgeving. De bezoekersaantallen lijken realistisch indien de huidige situatie wordt getransformeerd naar de extra mogelijkheden die het nieuwe zwembad biedt. Onderhoud en beheer Ook hiervoor geldt dat Sportfondsen zeer veel ervaring meebrengt. Er is dan ook sprake van een duidelijke visie en de taakverdeling tussen een lokale technisch medewerker en de centrale technisch manager wordt als positief beoordeeld. Wel is nog sprake van een enigszins algemeen verhaal waarvan het belangrijk is dat er ook in de praktijk invulling aan gegeven moet worden. Hiervoor zal (zoals ook contractueel wordt afgesproken) zorgvuldige afstemming en monitoring noodzakelijk zijn. Activiteitenaanbod Sportfondsen is vanuit haar ervaring als geen ander in staat een aantrekkelijk activiteitenaanbod te verzorgen. Het gepresenteerde activiteitenaanbod per leeftijdscategorie en de inrichting van de zwemlessen spreken de adviescommissie aan. Met de Aqua-formule beschikt Sportfondsen over een ver uitgewerkt programma aan doelgroep-activiteiten. Er is in het bedrijfsplan al enige invulling gegeven aan activiteiten voor senioren en gehandicapten in het doelgroepenbad maar verdere concretisering hiervan is zeker nog mogelijk. Personeelsbeleid De HR-services van de centrale Sportfondsenorganisatie ondersteunt het management bij de uitvoering/toepassing van het personeelsbeleid. Dit bevordert de professionaliteit en de eenduidigheid. De cultuuromslag naar de nieuwe situatie wordt nagestreefd met respect voor de bestaande cultuur en via de weg van de geleidelijkheid. Er is waardering voor de wijze waarop dit is uitgewerkt. Er wordt in de Sportfondsenorganisatie aandacht besteed aan de ontwikkeling van de medewerkers (BOP en POP) en ziekteverzuimbeleid. De indruk bestaat dat er sprake is van een aantal aantrekkelijke (secundaire) arbeidsvoorwaarden voor de medewerkers. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Sportfondsen heeft een MVO-groeimodel ontworpen. Aan de basis van dit model liggen de kernonderwerpen uit ISO Guidance on Social Responsibility. In het MVO-model wordt een balans gezocht tussen planet, people en profit. Het is een ver uitgewerkt verhaal dat positief wordt beoordeeld maar dat uiteraard wel daadwerkelijk in de praktijk dient te worden gebracht. Sportfondsen neemt groene stroom af. Aan de samenwerking met de verschillende partijen uit het zwembad en uit de omgeving is al op een aantal onderdelen invulling gegeven. Sportfondsen ziet kansen voor inzet van mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt. Prijs De ingediende begroting resulteert in een jaarlijkse gemeentelijke bijdrage van ,- (prijsniveau 2014). Dit betreft de minimale prijs waarvoor mocht worden ingeschreven. Opstartkosten worden door Sportfondsen voor eigen rekening genomen. De begroting en de toelichting zijn transparant. Expliciet wordt aangegeven dat de begroting is opgesteld vanuit de door de gemeenten Aalburg en Woudrichem gestelde uitgangspunten en randvoorwaarden.

4 Advies De adviescommissie adviseert de gunningscommissie om Sportfondsen te benoemen tot voorkeurskandidaat en het college te adviseren de exploitatie en het beheer van het intergemeentelijk zwembad te Andel aan Sportfondsen te gunnen. Vervolgstappen januari: Presentatie advies in gunningcommissie januari: Inlichten Sportfondsen over besluit gunningscommissie januari: Verificatiegesprek 1 met Sportfondsen (input advies- en gunningscommissie) januari: Collegebesluit gunning januari: Infomeren Sportfondsen over definitieve gunning 6. Na gunning: Overeenkomsten voor ondertekening gereedmaken Informeren klankbordgroep en gemeenteraden Persbericht Ondertekening overeenkomsten Start exploitatievoorbereiding 1 Voorgesteld wordt het verificatiegesprek te laten voeren door Abel Brondijk, Natascha Baardman, Gerty Vonk, Anne-Marije Edelman, Arno Maas en Sander Fooij.

5 Bijlage 1 PROCES VERBAAL VAN AANBESTEDING - GUNNINGFASE Europese Aanbesteding Beheer en Exploitatie intergemeentelijk zwembad te Andel Aanbesteding dienst: Gemeenten Aalburg en Woudrichem Te Hardinxveld-Giessendam bij Synarchis adviesgroep zijn tot vrijdag 4 januari uur van onderstaande gegadigden de inschrijvingen ontvangen: Naam inschrijver Plaats Ontvangen op door Sportfondsen Amsterdam 03 januari 2013, uur S.T.H. Fooij De heer S.T.H. Fooij, partner bij Synarchis Adviesgroep, is op 4 januari 2013 om uur overgegaan tot het openen van de inschrijving voor de opdracht beheer en exploitatie intergemeentelijk zwembad te Andel. Opgemaakt te Hardinxveld-Giessendam, vrijdag 4 januari S.T.H. Fooij Synarchis adviesgroep

6 Bijlage 2 Toetsing op volledigheid en voldoen aan minimumeisen Naam Inschrijver: Sportfondsen Bescheiden Tweevoud hard copy en digitaal CD-Rom, DVD of USB. Ingediend in Nederlandse taal Rechtsgeldig getekende aanbiedingsbrief Exploitatiebegroting prijspeil 2014 conform model bijlage 3 aanbestedingsleidraad inclusief onderbouwing posten Vaste exploitatiebijdrageprijspeil 2014 (maximaal ,- per jaar, minimaal ,- per jaar) Bedrijfsplan met waaruit tenminste helder en puntsgewijs aandacht wordt besteed aan: De wijze waarop omgegaan wordt met de in paragraaf 3.2 van de leidraad alsmede in de nota s van inlichtingen beschreven uitgangspunten en randvoorwaarden; De wijze waarop invulling wordt gegeven aan de beschreven kwaliteitsaspecten Minimumeisen (paragraaf 3.1 leidraad) Akkoordverklaring conform bijlage 4 leidraad Identificatiegegeven Inschrijving Kamer van Koophandel Organogram Eigen verklaring conform bijlage 5 leidraad Opgave jaaromzet 2009,2010,2011 (gemiddelde jaaromzet minimaal 2,5 miljoen exclusief BTW), boekjaar 2011 tenminste omzet van 2,5 miljoen (kopieën van) jaarrekening, jaarverslagen en balansen over de boekjaren 2009,2010,2011); (kopieën van) goedkeurende verklaringen van registeraccountant van de jaarstukken 2009, 2010 en 2011) Referentieprojecten conform bepaalde in paragraaf 3.1 onderdeel nummer 7: Algemene beschrijving project Specifieke beschrijving van project op vijf kwaliteitscriteria (geen minimumeis maar verzoek) Een in 2012 getekende tevredenheidsverklaring van de eigenaar c.q. subsidieverstrekker Waarborgverklaring conform bijlage 6 leidraad Correct ingediend