Instructie SharePlus vervangen op ipad t.b.v. Samenwerkingsomgeving (SWO) Algemeen

Transcriptie

1 Instructie SharePlus vervangen op ipad t.b.v. Samenwerkingsomgeving (SWO) Algemeen Gemeente Hengelo Document Instructie SharePlus vervangen op ipad (SWO) Versie 1.1 Laatst gewijzigd : Auteurs : Projectteam SWO Status : Definitief

2 14T114T 14TUInhoudsopgaveU14T 14T214T 14TUAanleiding 14T314T 14TUBenodigde 14T414T 14TUSharePlus 14T514T 14TUPasscode 14T614T 14TUAccount 14T714T 14TUPersoonlijke 14T814T 14TUControleren 14T914T 14TUVerwijderen 14TU10U14T 14TUVersiebeheer Handleiding SharePlus vervangen op ipad t.b.v. SWO 1 Inhoudsopgave... 2 vervangen SharePlusU14T... 3 acties om SharePlus te vervangenu14t... 3 downloaden en installeren op de ipadu14t... 4 instellen in SharePlusU14T... 5 instellenu14t... 6 site(s) toevoegenu14t... 7 of Automatisch verlengen bij Apple ID Uit staatu14t... 8 app SharePlusU14T document / wijzigingenu14t Werkinstructie vervangen SharePlus.docx Pagina 2

3 Handleiding SharePlus vervangen op ipad t.b.v. SWO 2 Aanleiding vervangen SharePlus We willen meer controle hebben over de app s (en de versies van de app s) die we gebruiken (SharePlus, iannotate, DocsToGo), en een gebruiksvriendelijke manier van uitleveren van app s. Daartoe hebben we nu een eigen Hengelo app store! ipad-gebruikers hoeven geen itunes-kaartjes meer op te halen bij de ServiceDesk, om zo tegoed te hebben om de app SharePlus uit de AppStore te downloaden. Ze kunnen de app vanaf nu downloaden via een link die zij g d krijgen. Behalve de licentiekosten voor DocsToGo en SharePlus zijn hiermee ook het versiebeheer en enkele basisinstellingen van SharePlus geregeld. 3 Benodigde acties om SharePlus te vervangen De volgende acties zijn nodig om de al geïnstalleerde app SharePlus te vervangen door onze eigen app. 1. Installeren eigen SharePlus app (hoofdstuk 4) 2. Instellen passcode (hoofdstuk 5) 3. Account wijzigen met eigen gebruikersnaam/wachtwoord (hoofdstuk 6) 4. Persoonlijke site(s) toevoegen (hoofdstuk 7) 5. Controleren of Automatisch verlengen bij Apple ID Uit staat 6. App SharePlus verwijderen (hoofdstuk 8) Als er verder vragen of problemen zijn, kun je contact opnemen met ServiceDesk van de gemeente Hengelo (9454 of 14TUservicedesk@hengelo.nlU14T) Werkinstructie vervangen SharePlus.docx Pagina 3

4 4 SharePlus downloaden en installeren op de ipad Volg onderstaande instructies om de app SharePlus (Productie) te downloaden. 1. Tik op de link om naar de downloadsite te gaan van de app. 14TUhttps:// Voer de gegevens in: Gebruikersnaam: gemeentehengelo Wachtwoord: productie 2. Tik op Log in. 3. Tik op Download de app om de app te installeren op de ipad. 4. Tik op Installeer. 5. Sluit Safari door op de Home-knop te drukken. NB: de downloadpagina wordt niet automatisch gesloten. 6. De app is geïnstalleerd. Werkinstructie vervangen SharePlus.docx Pagina 4

5 5 Passcode instellen in SharePlus Volg onderstaande instructies om de passcode in te stellen bij het eerste gebruik van de app. Wanneer je de app voor de eerste keer start, moet je eerst de ontwikkelaar Vertrouwen. 1. Tik op Vertrouw. Vervolgens moet eenmalig de passcode ingesteld worden. Dit is de 4-cijferige pincode, die iedere keer ingetikt moet worden wanneer je SharePlus opent. 2. Tik op Setup Passcode. 3. Toets 2 keer een 4-cijferige code in om de passcode in te stellen. 4. Toets de code nogmaals in: je zit nu in de app. Werkinstructie vervangen SharePlus.docx Pagina 5

6 6 Account instellen Volg onderstaande instructies om de al aanwezige Account in te stellen. 1. Tik op Settings. 2. Tik op Accounts. 3. Tik op account MijnAccount. Let op: wijzig NIET de Alias! Hier moet MijnAccount blijven staan! 4. Pas de Username aan met je eigen hglaccount. 5. Pas het Password aan. 6. Tik op Done, Done, Save om de wijzigingen op te slaan. 7. Tik op Samenwerkingssites. 8. Tik op het rode blok Inloggen met uw Hengelo-account. 9. Krijg je een inlogscherm te zien? Dan heb je misschien een tikfout gemaakt in de username of password. Druk dan op Cancel en wijzig nogmaals je Account. Wanneer je de account goed hebt gewijzigd, kom je in het overzicht van alle sites waarop je rechten hebt. 10. Ga terug naar het hoofdscherm door te tikken op Sites. Werkinstructie vervangen SharePlus.docx Pagina 6

7 7 Persoonlijke site(s) toevoegen Volg onderstaande instructies om je Persoonlijke site toe te voegen. Herhaal dit evt. wanneer je meerdere Persoonlijke sites beheert (bijv. Secretariaat). 1. Tik op het + teken rechts bovenin het scherm. 2. Om de Persoonlijke site toe te voegen moet je de volgende gegevens intikken: Name: Voornaam, Achternaam URL: 14TUhttps://samenwerken.hengelo.nl:6443/i nd/hglxxxxxxu14t (xxxxx vervangen door eigen user, bijv ) 3. Selecteer bij Mode Web Login. 4. Selecteer bij Account je eigen account. 5. Tik op Test connection. 6. Tik op het rode blok Inloggen met uw Hengelo-account. 11. Wanneer je de Persoonlijke site goed hebt aangemaakt, krijg je de melding Authentication Success. Tik op Ok. Krijg je een foutmelding? Dan heb je misschien een tikfout gemaakt in de URL. Tik op Cancel en wijzig de URL. 7. Tik op Done. Beheer je meerdere persoonlijke sites? Herhaal dan alle stappen om 1 of meer persoonlijke sites toe te voegen. Werkinstructie vervangen SharePlus.docx Pagina 7

8 8 Controleren of Automatisch verlengen bij Apple ID Uit staat 1. Ga naar de AppStore op je ipad of iphone. 2. Controleer of je op het tabblad Uitgelicht staat. 3. Scroll naar beneden, tik op je Apple ID tik op Toon Apple ID en log in met je wachtwoord. 4. Tik op Beheer onder het kopje Abonnementen. 5. Kijk of het schuifje bij Automatisch verlengen van het abonnement SharePlus Aan staat. Indien dit Aan staat: zet dit Uit. Ga verder bij stap 6. Indien dit Uit staat: geen verdere actie nodig. Ga verder bij stap 8. Werkinstructie vervangen SharePlus.docx Pagina 8

9 6. Tik op Schakel uit om het Automatisch verlengen uit te schakelen. 7. Het automatisch verlengen is nu uitgeschakeld en het abonnement verloopt aan het eind van de abonnementsperiode. 8. Tik 2 keer op Gereed en sluit de AppStore af. Werkinstructie vervangen SharePlus.docx Pagina 9

10 9 Verwijderen app SharePlus Volg onderstaande instructies om de oorspronkelijke app SharePlus (de versie uit de AppStore) te verwijderen. 1. Druk enkele seconden op de app. Alle apps zullen gaan schudden of trillen, zodat je ze kunt verplaatsen of verwijderen. 2. Klik op het kruisje om de app te verwijderen. 3. Tik op Verwijder. 4. Druk op de Home-knop. Werkinstructie vervangen SharePlus.docx Pagina 10

11 10 Versiebeheer document / wijzigingen Auteur Datum Wijziging Eric Nederlof 1 juli Initiële versie Arjan Lenferink/Eric Nederlof 7 juli 2015 Aanpassingen n.a.v. review Eric Nederlof 14 juli 2015 Aanpassingen n.a.v. review Eric Nederlof 15 juli 2015 Aanpassingen n.a.v. fout m.b.t. aanpassen Alias in Account Eric Nederlof 30 juli 2015 Aanpassingen ivm Automatisch verlengen SharePlus Werkinstructie vervangen SharePlus.docx Pagina 11