OVERLEG RAADSGROEP HERINDELING WESTERKWARTIER

Transcriptie

1 OVERLEG RAADSGROEP HERINDELING WESTERKWARTIER Datum : donderdag 9 februari 2017, uur Plaats : Gemeentehuis Marum Aanwezig: Gemeente Grootegast mevrouw M.J.G. Eeken-Hermans (PvdA) de heer H. Westra (CDA ) de heer G. van Werven (VVD) de heer H.R. Kastermans, Gemeente Leek mevrouw J.M. Stehouwer (D66) mevrouw T.M. Haseloop-Amsing (VVD) de heer M.W.W. van der Linden (PvdA) de heer D.U. van der Wier (CDA) de heer A. Houwer (GroenLinks) de heer K.P. Siegers (ChristenUnie) mevrouw F.M. Bouwman, Gemeente Marum mevrouw H. Bergsma-de Lange (PvdA) mevrouw T. Homans-Bouma (GemeenteBelangen Marum) mevrouw R.J. Gjaltema-van der Laan (CDA) mevrouw I. van Deventer-van Dellen (VVD) de heer F. Jongsma (ChristenUnie) mevrouw A.M. Sijperda, Gemeente Zuidhorn de heer M.H. Boog (CDA) de heer J. Gutman (D66) de heer H. Schipper (ChristenUnie) de heer H.K. Jongman (VVD) mevrouw M.J. Slopsema-Terpstra, Voorzitter: Verslag: Gasten: de heer W. Hoornstra mevrouw K.J. Buursma, griffieondersteuning gemeente Marum leden van de Stuurgroep: de heren L.K. Swart, H. Kosmeijer, E. Paré en W. Landman, projectsecretaris de heer H. Hiemstra, procesbegebeleider

2 Punt Omschrijving Actie 1. Opening De voorzitter heet iedereen welkom. 2. Vaststellen agenda Na enige discussie wordt besloten punt 7 te behandelen na punt Vaststellen besluitenverslag 12 januari 2017 Conform vastgesteld. 4. Ingekomen stukken Brief Stuurgroep inzake frictiekosten Voor kennisgeving aangenomen. Het financieel overzicht, als bijlage genoemd maar niet aangetroffen, wordt nagezonden. Memo inzake detailplanning Voor kennisgeving aangenomen. Vraag mevrouw Stehouwer inzake planningskader aanstellen beoogd secretaris vóór detailplanning De voorzitter van de Stuurgroep, de heer Swart, zegt dat de ambtelijke werkgroep bestuursfilosofie, managementfilosofie en organisatieontwikkeling (BMO) inmiddels als eerste gestart is. De heer Kosmeijer is coördinerend bestuurder voor deze werkgroep. De ambtelijke werkgroepen bestaan uit twee medewerkers van iedere gemeente. De werkgroep BMO heeft als opdracht te komen met een toekomstig profiel voor de gemeente Westerkwartier en functieboek 1, waarin opgenomen de gemeentesecretaris, de en de leidende/strategische functies. In het laatste kwartaal van 2017 wordt de procedure voor het aanstellen van een beoogd gemeentesecretaris opgestart. De heer Kosmeijer voegt hieraan toe dat de werkgroep BMO vier producten aanlevert: bestuursfilosofie, managementfilosofie, organisatieinrichting en de samenwerking van de nieuwe gemeente in grote(re) verbanden. De Bijzondere OndernemingsRaad (BOR) heeft hieromtrent adviesrecht. Omdat de reactietermijn voor de BOR maximaal 12 weken is, zullen de producten mogelijk separaat worden voorgelegd. De heer Landman zegt dat er sprake is van twee functieboeken. Functieboek 1 zoals zojuist aangegeven. Functieboek 2, waarin de ambtelijke organisatie is opgenomen, wordt opgesteld na de aanstelling van de beoogd secretaris. Vanuit de Raadsgroep wordt aangegeven dat de aanstelling van een beoogd secretaris eerder in de planning zat. De heer Swart antwoordt dat dit afhankelijk is van de werkgroep BMO. Het profiel voor deze functionaris moet duidelijk zijn voor je deze kunt werven. Vanuit de Raadsgroep wordt aangegeven dat de formatie (het aantal fte s en de wens om mensen met afstand tot de arbeidsmarkt in te zetten) binnen de financiële kaders moet passen. De heer Paré antwoordt dat de financiële kaders op basis van de totale omzet van de huidige vier gemeenten opgesteld zullen worden. Dit komt binnenkort. De heer Kosmeijer meldt dat er overleg met de Provincie plaatsvindt over mogelijke overdracht van taken (met budget!) naar de gemeenten. De heer Swart zegt dat er momenteel voldoende draagvlak in de organisatie is, het gaat mooi. Proberen om de vaart er in te houden. Hoewel aangegeven wordt dat de Raadsgroep hierover niet gaat, wordt gevraagd hoe de medewerkers in het proces worden meegenomen. De heer Swart antwoordt dat de functieboeken geborgd worden via de medezeggenschap. De termijn om de medewerkers tijdig uitsluitsel te geven over hun nieuwe functie is ruim voldoende. Acceptatie cursus Politiek Actief ProDemos Voor kennisgeving aangenomen. De s nemen de uitvoering ter hand. s

3 7. Evaluatie Raadsgroep Er vindt een uitgebreide discussie plaats over de rol van de Raadsgroep ten aanzien van zaken die nu geïmplementeerd kunnen of zelfs moeten worden en een raadsbevoegdheid betreffen (1). Onderwerpen waarover in de Raadsgroep unanimiteit bestaat, hoeven niet meer in de afzonderlijke raden aan de orde te komen. Een aantal aanwezigen vindt dat de Raadsgroep geen democratische vertegenwoordiging is, maar anderen vinden dat de raadsleden, lid van de Raadsgroep zijnde, hierin hun verantwoordelijkheid moeten nemen. Tot nu toe werkt het prima. Als voorbeelden worden de Kadernotitie en het Herindelingsontwerp genoemd. Dat leidt bij een aantal aanwezigen tot de vraag dat als dit soort grote zaken goed kunnen, waarom het vervolg dan niet op dezelfde voet verder kan gaan. De coördinerend geeft aan dat er alleen al ongeveer 150 verordeningen en 200 beleidsnotities aan de orde komen. Als die allemaal in de afzonderlijke raden behandeld moeten worden, krijgen die het wel heel erg druk. De voorzitter zegt dat er sprake zal zijn van technische, maar ook politieke besluiten. De raden moeten er op kunnen vertrouwen dat de Raadsgroep probeert een zo goed mogelijke start voor de raad van de nieuwe gemeente Westerkwartier mogelijk te maken. In feite is de Raadsgroep een voorbereidingscommissie om de nieuwe raad in 2017 adequaat besluiten te kunnen laten nemen. De Raadsgroep concludeert uiteindelijk in grote meerderheid dat er sprake is van een afgewogen voorstel, dat maar gewoon geprobeerd moeten worden. Als er sprake is van hobbels dan moet de werkwijze opnieuw bekeken worden. Het blijft overigens altijd mogelijk om onderwerpen naar de afzonderlijke raden te brengen; de raden blijven bevoegd. De voorstellen over zaken die pas uitgevoerd worden ná 1 januari 2019 (2) en zaken die vóór 1 januari 2019 wel implementatie vragen maar waarover de huidige raden niet gaan (3) worden ongewijzigd overgenomen. De overige voorstellen worden door de raden gemandateerd aan de Raadsgroep. Gelet op het zojuist genomen besluit kan het niet anders dan dat, nadat hiertoe besluitvorming in de afzonderlijke raden heeft plaatsgevonden, vergaderingen van de Raadsgroep openbaar zijn. De leden spreken af elkaar indien nodig er aan te herinneren dat er inhoudelijk gediscussieerd wordt op basis van argumenten. Voor publiek moet er de mogelijkheid zijn om in te spreken. Gememoreerd wordt dat er tot nu toe een mooi proces heeft plaatsgevonden. De Raadsgroep is echt een groep geworden en overleg en afstemming hebben op een prettige manier plaatsgevonden. Vraag is of dit ook zo geweest zou zijn als de vergaderingen vanaf het begin openbaar zouden zijn geweest. Maar wat er van zij, laten we dit vooral zo houden! Er gaat een voorstel naar de raden om de verordening aan te passen aan het besluit om de vergaderingen openbaar te maken en inspreekrecht mogelijk te maken. Deze verordening zal weer op tafel komen bij de Raadsgroep en daarna pas naar de raden gaan. In de daarop volgende vergadering komt een voorstel aan de orde ten aanzien van een raadsinformatiesysteem/webcasting voor wat betreft de vergaderingen van de Raadsgroep. Aangegeven wordt dat gelet op de beperkte termijn het beste aansluiting gezocht kan worden bij de bestaande systemen. De Raadsgroep ziet geen aanleiding om de omvang en de samenstelling van de Raadsgroep te wijzigen. 5. Voorstel extra inzet griffies ten gevolge van herindeling Dit voorstel gaat over geld. Mag de Raadsgroep hierover beslissen? De heer Kosmeijer zegt dat de raden, vooruitlopend op de vergoeding van frictiekosten, een budget beschikbaar gesteld hebben. Hoewel de bewaking van het budget voor het grootste deel bij de Stuurgroep ligt, gaat die niet over het deel, bestemd voor raden/ griffies. Het beschikbare deelbudget voor extra griffie-capaciteit is , maar de kosten worden geraamd op Er ontstaat discussie over de overschrijding van het budget met Volgens het voorstel kan dat gehaald worden uit de vrij besteedbare

4 ruimte, maar daarmee hebben de vertegenwoordigers van de Stuurgroep toch wel enige moeite. Afgesproken wordt dat één en ander verwerkt wordt in de rapportage die de Stuurgroep opstelt voor de volgende vergadering. De Raadsgroep vindt dat verantwoordelijkheid genomen moet worden voor het functioneren van de griffie(r)s. Daarbij geeft de Raadsgroep aan dat niet alleen voor 2017 maar ook voor daarna budget moet komen. Voorlopig zal volgens het voorstel gewerkt worden. In de volgende vergadering zal een afgewogen oordeel gemaakt kunnen worden. 6. Concept Notitie verantwoordelijkheid en rollen en processchema De heer Hiemstra verzorgt een presentatie, die als bijlage onderdeel uitmaakt van dit verslag. 8. Voortgangsrapportage Raadsgroep: Stuurgroep: De voorzitter van de Stuurgroep, de heer Swart, meldt een volksopstand bij drie gezinnen in Garnwerd, die vinden dat de volksraadpleging Middag-Humsterland niet op een juiste manier verlopen is. Zij dienen een zienswijze in op het Herindelingsontwerp. Na overleg met de gemeente Winsum is geconcludeerd dat één en ander niet van invloed is op de procedure. Met de gemeente Noordenveld heeft een aantal malen overleg plaatsgevonden over Novactec en de Intergemeentelijke Sociale Dienst Noordenkwartier. Er was sprake van enige frictie. Dat is inmiddels uit de wereld; er wordt nu gekeken naar de toekomst en hoe op de beste manier samengewerkt kan worden. Procesbegeleider: Secretarissenoverleg: De ambtelijke werkgroepen zijn inmiddels gevormd. De werkgroep BMO is al eerder gestart; de oplevering van de geformuleerde opdracht zal binnenkort plaatsvinden. 9. Stand van zaken Werkgroep Burgerparticipatie en communicatie: Voorzitter: de heer H. Westra (Grootegast) Op 23 maart is er een bijeenkomst over overheidsparticipatie en lokale democratie. Op de websites van de vier gemeenten zal een duidelijke verwijzing naar de herindelingssite geplaatst worden. Werkgroep Expertbijeenkomsten: Op 16 maart is er een bijeenkomst over plattelandsontwikkeling. Er is veel belangstelling, maar de aanmelding van raadsleden blijft wat achter! Werkgroep Functioneren raad: Werkgroep ICT/informatievoorziening: Voorzitter: de heer G. van Werven (Grootegast) Deze werkgroep heeft de ambtelijke werkgroep gevraagd een presentatie te verzorgen. Werkgroep identiteit en werkwijze nieuwe raad: Technisch voorzitter: mevrouw M.J. Slopsema-Terpstra Inhoudelijk verantwoordelijk: mevrouw T.M. Haseloop-Amsing (Leek) Mevrouw A.M. Sijperda is voor de inhoudelijke kant extra aan de werkgroep toegevoegd Tijdens de eerste bijeenkomst heeft de werkgroep gebrainstormd over zijn opdracht. Hieruit zijn vier invalshoeken geformuleerd waarover discussie zal plaatsvinden..

5 Werkgroep inrichten griffie: Werkgroep Omgevingswet: Voorzitter: mevrouw I. den Haring (Marum) Op 20 april is er een bijeenkomst over de Omgevingswet en de rol van de raad. Werkgroep Planning & Control: Voorzitter: de heer H. Stomphorst (Marum) Een aantal studenten van de Hanzehogeschool heeft onderzoek gedaan naar belastingtarieven en daarover een presentatie verzorgd. Er ligt een startnotitie ter bespreking voor. Werkgroep Sociaal Domein: Voorzitter: mevrouw J.M. Stehouwer (Leek) Op 30 maart is een bijeenkomst over een tussenevaluatie; deze wordt ambtelijk voorbereid. Werkgroep Verbonden partijen: Voorzitter: de heer M.W.W. van der Linden (Leek) De werkgroep nodigt de directeuren van Novatec en de Intergemeentelijke Sociale Dienst Noordenkwartier uit voor overleg. Werkgroep Verkiezingen: Planning: 10. Wat verder ter tafel komt/rondvraag Opgeroepen wordt om bij onderwerpen waarover de raden tegelijkertijd moeten besluiten de behandeling ook op hetzelfde tijdstip te laten beginnen. De s brengen dit onder de aandacht van de voorzitters van de gemeenteraden. Simon van der Goot, freelance journalist, wil graag een foto maken van de Raadsgroep voor zijn website. Bezoekers van de site hebben dan een beeld bij de Raadsgroep. Hiertegen bestaat geen bezwaar. Het tijdstip waarop de foto gemaakt wordt, wordt vooraf gecommuniceerd. s 11. Sluiting De voorzitter dankt iedereen voor zijn of haar inbreng en sluit de vergadering.