Inhoudsopgave 0. Inleiding Organisatievraag Interne & Externe analyse Interne analyse Externe analyse 7. 3.

Transcriptie

1 Communicatieplan

2 1 Communicatieplan Quick 88 Tennis Inhoudsopgave Inhoudsopgave 0 Inleiding 2 1. Organisatievraag 3 2. Interne & Externe analyse Interne analyse Externe analyse 7 3. SWOT- analyse 9 Confrontatiematrix Doelgroepen Communicatiedoelstellingen Boodschap Communicatiestrategie Communicatiemiddelen Activiteitenplanning Budget Uitvoering Evaluatie 23 Literatuurlijst 24 Bijlage

3 2 Communicatieplan Quick 88 Tennis Inleiding Dit is het communicatieplan voor de afdeling tennis van omni- vereniging Quick 1888 te Nijmegen. Uit de van enquêtes die enige tijd geleden zijn afgenomen onder de bestaande leden van de tennisafdeling is gebleken dat de communicatie naar de leden verbeterd moet worden en dat er meer activiteiten moeten worden georganiseerd. Voor deze activiteiten is inmiddels een projectplan geschreven. Een andere aanleiding voor het maken van dit communicatieplan is dat het aantal leden van de afdeling tennis steeds verder afneemt en inmiddels het bestaansrecht zwaar aantast. In dit communicatieplan wordt ook beschreven hoe er gecommuniceerd moet worden naar potentiële leden en welke acties moeten worden ondernomen om leden te werven. Inmiddels ligt er een nieuw beleidsplan klaar voor Quick 1888 afdeling tennis. Naar aanleiding van dit communicatieplan worden acties ondernomen om de afdeling weer bestaanswaardig te maken. Het communicatieplan wordt geschreven door twee derdejaars Sport, Gezondheid en Management - studenten die stage lopen bij Transferpunt Sport. Zij vormen tevens het bestuursteam voor het communicatieplan waarbij zij tijdelijk bestuursfuncties overnemen. Het communicatieplan is opgebouwd aan de hand van de Communicatieplanner (Michiels, 2008). De volgende hoofdstukken worden beschreven: Hoofdstuk 1 Organisatievraag Hoofdstuk 2 Interne- en Externe analyse Hoofdstuk 3 SWOT- analyse Hoofdstuk 4 Doelgroepen Hoofdstuk 5 Communicatiedoelstellingen Hoofdstuk 6 Communicatieboodschap Hoofdstuk 7 Communicatiestrategie Hoofdstuk 8 Communicatiemiddelen Hoofdstuk 9 Activiteitenplanning Hoofdstuk 10 Budget Hoofdstuk 11 Uitvoering Hoofdstuk 12 Evaluatie 2

4 3 Communicatieplan Quick 88 Tennis 1. Organisatievraag In de afgelopen jaren is het ledenaantal van Quick 1888 afdeling tennis fors afgenomen. Momenteel heeft de tennisafdeling ongeveer 70 leden. De tennisafdeling zou volgens de KNLTB- norm 285 leden kunnen herbergen op de drie beschikbare banen hiervoor. In het bestuur van de OMNI- vereniging werd besloten dat er iets moest gebeuren bij de afdeling tennis, omdat anders het tennis binnen de omni- vereniging zou uitsterven. In overleg met Transferpunt Sport is besloten om voor het nieuwe seizoen de afdeling tennis nieuw leven in te blazen. Er ligt een nieuw beleidsplan klaar en verder moet er een activiteitenplanning worden opgesteld en een communicatieplan komen. Het doel van dit communicatieplan is het bereiken en werven van potentiële leden en beter communiceren met bestaande en oud- leden. 3

5 4 Communicatieplan Quick 88 Tennis 2. Interne & Externe analyse 2.1 Interne analyse De huidige situatie zal door middel van een interne analyse in kaart gebracht worden. De interne analyse bevindt zich op micro- niveau. De interne analyse wordt uitgevoerd aan de hand van de punten die beschreven staan in Michels (2008). Visie De Visie van de Tennisvereniging luidt als volgt: De afdeling tennis moet minimaal als volwaardige afdeling kunnen functioneren. Dat wil zeggen, met een eigen bestuur en voldoende leden om de kosten te dekken die beheer en onderhoud met zich meebrengen. Missie De missie van de Tennisvereniging kan omschreven worden als: De Tennisvereniging Quick 1888 wil dat haar leden zowel prestatief als recreatief op een goede wijze bezig kunnen zijn met hun sport binnen een gezellige sfeer. Strategie De afgelopen jaren heeft de tennisafdeling in een neerwaartse spiraal gezeten. De strategie moet erop gericht zijn om niet alleen aan de terugloop van het aantal leden een halt toe te roepen, maar weer een bloeiende afdeling te worden. Er zijn enquêtes afgenomen met daarin de vraag wat de wensen en behoeftes zijn van de leden. Hieruit zijn een aantal belangrijke zaken naar voren gekomen. Behouden van de leden, bereiken van potentiële leden, meer activiteiten organiseren, goede publiciteit en voldoende aansturing. Aan deze strategie zijn een aantal speerpunten verbonden: Ledenbehoud Hiervoor is een activiteitenplan opgesteld. Organiseren van activiteiten op het gebied van tennis Uit de enquêtes zijn veel reacties gekomen wat betreft het ontbreken van activiteiten. 94% gaf aan meer activiteiten georganiseerd willen zien binnen de vereniging. Communiceren naar potentiële leden Dit is een zeer belangrijk aspect. Dit wordt beschreven in dit communicatieplan. 4

6 5 Communicatieplan Quick 88 Tennis Aantrekken van potentiële leden Als Quick zich bezig gaat houden met het organiseren van activiteiten en het verzorgen van trainingen, wordt zij aantrekkelijk voor potentiële leden. Hoe deze punten bereikt worden zal worden beschreven in dit communicatieplan Organiseren van tennislessen Binnen het CIOS is er de mogelijkheid om stagiaires te krijgen die tennislessen willen en kunnen verzorgen. Hierbij is het noodzakelijk om ook een eigen tennistrainer in dienst te nemen. Organiseren van sfeeractiviteiten om binding beter te maken Ook dit werd veel aangegeven in de enquêtes. Leden missen een goede sfeer binnen de tennisvereniging. Hierop kan worden ingespeeld door middel van gezellige kennismakingsactiviteiten te organiseren. Ze willen ook een eigen hoek binnen de kantine krijgen. Hierdoor zal er een betere binding ontstaan tussen de tennissers. De afdeling tennis moet een eigen bestuur krijgen, waarbij één iemand van dit bestuur is afgevaardigd naar het Algemeen Bestuur. Belangrijk is dat de afdeling redelijk zelfstandig kan bestaan (gelet op de kosten) en een positieve inbreng heeft in de uitstraling van omnivereniging Quick 1888 als geheel. Identiteit De vereniging staat vooral bekend om de voetbalafdeling. Veel mensen in de omgeving weten niet dat er ook een afdeling tennis bestaat binnen Quick Ook denken veel mensen dat het alleen een tennisclub voor senioren is. De tennisvereniging wil zowel jong en oud laten tennissen op zowel recreatief als prestatief niveau. Ook willen ze zorgen voor een gezellige en ontspannen sfeer, bijvoorbeeld door de verschillende activiteiten die worden georganiseerd. Product of dienst De tennisafdeling van Quick 1888 biedt mensen aan om te komen tennissen. De vereniging verleent een dienst. 5

7 6 Communicatieplan Quick 88 Tennis Structuur Huidige communicatiemiddelen De huidige communicatiemiddelen zijn de website en het clubblad. 6

8 7 Communicatieplan Quick 88 Tennis 2.2 Externe analyse De externe analyse wordt omschreven via de DESTEP. Door de Demografische, Economische, Sociaal-culturele, Technische, Ecologische en Politieke factoren te analyseren, ontstaat er inzicht in de externe omgeving van de vereniging. Demografische factoren Momenteel bestaat de tennisafdeling van Quick 1888 uit alleen senioren. De meesten hiervan zijn ouder dan veertig jaar. De laatste jaren is er een daling in het ledenaantal. Er komen geen nieuwe leden en oude leden zeggen het lidmaatschap op. Hierdoor bestaat de vereniging momenteel uit ongeveer zeventig leden, terwijl zij met drie banen volgens de tennisbond ruim 285 leden zouden kunnen opvangen. Economische factoren De tennisafdeling van Quick 1888 is in vergelijking met de andere tennisverenigingen in Nijmegen de goedkoopste wat betreft lidmaatschap. Senioren kunnen lid worden voor 85 euro en junioren voor 52 euro. Daarnaast kunnen leden een korting krijgen van 25 euro wanneer zij ervoor zorgen dat er iemand anders lid wordt van Quick Dit is een punt waarmee de tennisvereniging mensen kan aantrekken bij Quick 1888 lid te worden. Sociaal-culturele factoren Tennis is een van de grootste sporten wereldwijd. Het is een populaire sport waar door de media veel aandacht aan wordt geschonken, maar ook omdat het op veel plaatsen en tijdstippen te beoefenen is. Ook levensstijl speelt tegenwoordig een grote rol in de maatschappij. Mensen willen bewuster en gezonder leven, waar ook beweging en sporten een grote rol is speelt. Technologische factoren Quick 1888 speelt in vergelijking met de meeste tennisverenigingen van Nijmegen niet goed in op de technologische factor. Zo hebben de meeste tennisverenigingen van Nijmegen een website die up-to-date wordt gehouden. Op die manier krijgen de mensen die toevallig of bewust op de website terecht komen meer informatie. Ook wordt er op die manier een beeld gevormd over de vereniging. De afdeling tennis van Quick 1888 heeft wel een website, maar daar staat weinig nuttige en zelfs achterhaalde informatie op. Het is niet up-to-date en niet alle informatie voor potentiële leden is er te vinden. 7

9 8 Communicatieplan Quick 88 Tennis Ecologische factoren Quick 1888 beschikt over drie buiten tennisbanen. Deze banen bestaan uit gravel. Het nadeel van deze buitenbanen is dat er niet zal en kan worden gespeeld wanneer de weersomstandigheden slecht zijn, bij bijvoorbeeld regen of andere neerslag. Er zijn geen binnenbanen beschikbaar voor het tennis bij Quick Politiek-Juridische factoren De afdeling tennis van Quick 1888 heeft weinig te maken met speciale wet-/regelgeving. De tennisafdeling staat bij de KNLTB als officiële tennisvereniging aangeschreven. 8

10 9 Communicatieplan Quick 88 Tennis 3. SWOT- analyse In deze analyse wordt aangeven wat de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen van de vereniging zijn. Hierna worden de gegevens tegenover elkaar gezet in een confrontatiematrix. Door deze matrix kan er een concrete conclusie worden gevormd. De analyse is gevormd door de voorafgaande externe en interne analyse. In bijlage 1 is de SWOT- analyse te vinden. Ook de confrontatiematrix staat hierbij. Conclusie SWOT- analyse In de confrontatiematrix is goed te zien waar de sterktes en kansen en de zwaktes en bedreigingen elkaar versterken. Het is voor Quick 1888 de bedoeling de positieve punten te benutten. Een sterk punt is dat de tennisafdeling voor iedereen toegankelijk is. Quick 1888 moet voor alle leeftijden een leuke tennisvereniging zijn. Hierbij horen bijvoorbeeld afgestemde activiteiten per leeftijdsgroep. Een ander positief aspect is dat er in de toekomst veel activiteiten zullen worden georganiseerd. Hierop zal ook verder worden ingegaan in de volgende hoofdstukken van dit communicatieplan. Ook zijn er een aantal zwaktes en bedreigingen. Deze zullen zo goed mogelijk worden verholpen, bijvoorbeeld door het aannemen van een trainer. In de volgende hoofdstukken van dit communicatieplan zal op de uitkomsten uit de SWOTanalyse verder in worden gegaan. 9

11 10 Communicatieplan Quick 88 Tennis 4. Doelgroepen Dit communicatieplan is bedoeld voor meerdere verschillende doelgroepen. De doelgroepen die bereikt moeten worden kunnen we onderscheiden in: (huidige) Leden Oud- leden Potentiële leden Basisscholen/BSO s in de buurt van Quick 1888 De reden dat deze doelgroepen bereikt moeten worden is dat de communicatie naar deze groepen niet goed verloopt. Al deze doelgroepen zijn van groot belang voor Quick 1888, waardoor de communicatie moet worden verbeterd. Hieronder worden de verschillende doelgroepen beschreven. Huidige leden De bestaande leden krijgen maar weinig informatie vanuit de vereniging zelf. Zij zijn niet op de hoogte van de activiteiten, de taken van het bestuur en eventuele veranderingen of problemen. Hierdoor zijn zij niet betrokken bij de eigen vereniging en hebben er minder binding mee. Een gevaar hiervan is dat zij op zoek gaan naar een andere club of minder gemotiveerd zijn zich in te zetten voor de vereniging. Zoals al eerder is verteld, is er een enquête gehouden onder de bestaande leden waarin diverse belangrijke punten naar voren zijn gekomen. Eén hiervan is dat de leden meer activiteiten georganiseerd zouden willen zien, zodat zij ook in contact komen met andere leden. Naar aanleiding van deze uitkomst is er een activiteitenplan geschreven en worden er verschillende activiteiten georganiseerd door CIOS- studenten. Hierbij is het dus belangrijk dat deze activiteiten goed worden gecommuniceerd naar de leden. De communicatiemiddelen komen later aan bod. Oud-leden Ook de communicatie naar de oud-leden moeten moet worden verbeterd. Zij zijn vaak een lange tijd lid geweest van de vereniging en willen op de hoogte gehouden worden van de actualiteiten bij Quick Zij zullen ook op de hoogte moeten worden gesteld van activiteiten en gebeurtenissen rondom het tennis. Zo zullen ook zij een goed beeld van Quick 1888 krijgen. 10

12 11 Communicatieplan Quick 88 Tennis Potentiële leden Voor Quick 1888 is het op het moment erg belangrijk om nieuwe leden te krijgen. Hiervoor is een goede communicatie naar potentiële leden essentieel. Inwoners van de wijken rondom Quick 1888 moeten op de hoogte worden gebracht van de tennisactiviteiten bij Quick Op deze manier worden zij geïnformeerd over het feit dat Quick 1888 over een tennisvereniging beschikt iets wat voor velen nog onbekend is en dat zij leuke activiteiten organiseren voor iedereen. Er wordt onder andere gekozen voor buurtbewoners als potentiële leden, omdat dit als een pluspunt wordt gezien ten opzichte van andere tennisverenigingen. Basisscholen/ BSO s in de buurt Verder wil Quick 1888 afdeling tennis ook graag nieuwe jeugdleden aantrekken. Doordat er op dit moment geen jeugdleden zijn, zal er worden gecommuniceerd naar minimaal drie basisscholen in de buurt van Quick Hiervoor is gekozen omdat kinderen zich sneller bij een vereniging zullen aansluiten welke dicht bij huis is en ook vrienden en vriendinnetjes uit de buurt zich kunnen aanmelden. Door een gratis clinic te organiseren voor klassen van het basisonderwijs kun je veel kinderen tegelijkertijd benaderen en op een leuke manier kennis laten maken met tennis bij Quick Ze worden hierdoor geënthousiasmeerd. Ook bevinden zich in de omgeving van Quick 1888 een aantal BSO s (Buitenschoolse Opvang). Pico is er een van die zich op loopafstand van Quick 1888 bevindt. Ook voor deze kinderen, in de doelgroep 7 t/m 12 jaar, zal een tennisclinic worden georganiseerd. Het voordeel van deze jonge kinderen is dat zij vaak nog geen sport of vereniging hebben. Zoals beschreven zijn er vier verschillende doelgroepen die allen om een ander doel en aanpak vragen. Dit zal verder worden uitgewerkt in de volgende hoofdstukken van dit communicatieplan. 11

13 12 Communicatieplan Quick 88 Tennis 5. Communicatiedoelstellingen Hoofddoelstellingen Voor het eind van het jaar 2009 naar alle leden, oud-leden en potentiële leden communiceren over de nieuwe, komende activiteiten. Voor het eind van het jaar 2009 twintig nieuwe leden werven door middel van een goede communicatie en de juiste communicatiemiddelen en activiteiten. Communicatiedoelstellingen Kennis Voor het eind van het jaar 2009 gestructureerd en frequent naar alle leden, oud-leden en potentiële leden communiceren over de nieuwe, komende activiteiten. Houding Voor het eind van het jaar 2009 een positief imago verkrijgen bij leden, oudleden en potentiële leden. Gedrag Voor het eind van het jaar 2009 twintig nieuwe leden werven door middel van een goede communicatie en de juiste communicatiemiddelen en activiteiten. Om de hoofddoelstellingen te behalen zal er aan de volgende speerpunten worden gewerkt; Communicatie naar de leden. De leden moeten op de hoogte worden gebracht van de veranderingen die er gaande zijn binnen de tennisafdeling van Quick Door goed te communiceren houd je de leden tevreden en blijven ze, hopelijk, langer bij de tennisvereniging. Communiceren naar de leden kan op verschillende manieren, voorbeelden zijn brieven, s, internet en bellen. 12

14 13 Communicatieplan Quick 88 Tennis Communicatie naar de potentiële leden. De potentiële leden moeten te weten komen dat er bij Quick 1888 getennist kan worden. Door de tennisvereniging bij mensen onder de aandacht te brengen is er een grotere kans dat nieuwe leden zich aanmelden bij de vereniging. Dit kan bereikt worden door massacommunicatie. Daarbij wordt gedacht aan flyers, krantenberichten, posters, etc. Communicatie naar de oud-leden. Door oud-leden op de hoogte te houden van de veranderingen binnen de vereniging kan het zijn dat zij weer interesse hebben om terug te keren naar de vereniging. Organiseren van activiteiten Om de doelstellingen te bereiken zullen er activiteiten worden georganiseerd. Dit zal vanuit het bestuur geregeld worden. Deze activiteiten zullen door een goede communicatie bekend worden bij de huidige-, potentiële- en oud-leden. Deze activiteiten zullen goed geregeld moeten worden. Op die manier zal ook het imago van de vereniging verbeteren. Geven van tennislessen Om leden aan te trekken is het noodzakelijk dat er de mogelijkheid tot het volgen van tennislessen wordt geboden. Hiervoor zal Quick 1888 opzoek moeten gaan naar een trainer. Dit kan daarna gecommuniceerd worden naar de verschillende doelgroepen. Op die manier kunnen ze zich aanmelden om tennislessen te komen volgen. 13

15 14 Communicatieplan Quick 88 Tennis 6. Boodschap De boodschap die Quick 1888 wil overbrengen is dat ze veel activiteiten voor leden organiseren en dat er een leuke sfeer is binnen de vereniging. De doelgroepen moeten kunnen zien dat het niet alleen om prestatie gaat, maar (vooral) ook om recreatie. In het projectplan zijn veel nieuwe activiteiten beschreven en er is een planning wanneer deze gaan plaatsvinden. Dit moet ook duidelijk worden voor de leden en de (oud)leden. Wanneer zij van te voren goed geïnformeerd worden zullen zij eerder deelnemen. Ook de potentiële leden moeten worden geïnformeerd over het feit dat de tennisafdeling van Quick 1888 veel leuke activiteiten organiseert. Om de deze doelgroep aan te spreken, voor te bereiden en te overtuigen dat Quick 1888 een leuke tennisvereniging is en veel activiteiten organiseert, is er een communicatieboodschap geformuleerd: Tennis bij Quick 1888! Plezier op en naast de baan Het doel van deze centrale communicatieboodschap is om een steeds terugkerende en uiteindelijk herkenbare boodschap te uitten waarbij mensen een positief beeld krijgen van de vereniging voor alle doelgroepen. Hierdoor kan onbewust het imago bij de doelgroep worden beïnvloed. Door de positieve toon van de boodschap zou dit een positief imago kunnen betekenen. 14

16 15 Communicatieplan Quick 88 Tennis 7. Communicatiestrategie In de communicatiestrategie wordt beschreven hoe de gestelde doelstellingen bereikt zullen worden. Om dat te bepalen moeten enkele essentiële vragen beantwoord worden zoals met wie er wordt gecommuniceerd, wat wordt er gecommuniceerd, hoe en wanneer wordt er gecommuniceerd. Daarna volgt een communicatiestrategie. Het antwoord op de vraag met wie er gecommuniceerd wordt komt naar voren in Hoofdstuk 4 Doelgroepen. De doelgroepen waarmee gecommuniceerd moet worden zijn: (bestaande) Leden Oud- leden Potentiële leden Basisscholen en BSO s in de buurt van Quick 1888 Deze doelgroepen moeten op de hoogte worden gesteld welke activiteiten er plaats gaan vinden bij de afdeling tennis van Quick Hiermee wordt geprobeerd om de bestaande leden te behouden en nieuwe leden te werven. Huidige leden De leden zullen op de hoogte gebracht moeten worden van wat er binnen de verenging allemaal gebeurd. Ook moeten ze op de hoogte worden gebracht van de activiteiten die gaan plaatsvinden zodat ze hieraan ook kunnen deelnemen. Oud- leden Door de oud- leden op de hoogte te houden van de huidige activiteiten bestaat de mogelijkheid dat ook zij zien dat de vereniging ten positieve is veranderd. Er bestaat dan de kans dat zij weer lid willen worden of anderen lid maken. Potentiële leden Om meer nieuwe leden aan te trekken wordt er onder andere naar de potentiële leden uit onder andere de wijken, Neerbosch-Oost, Heseveld en Wolfskuil gecommuniceerd. Als deze potentiële leden weten welke activiteiten er plaats gaan vinden, zullen zij eerder geïnteresseerd raken. Zij zullen dan willen weten wat de vereniging nog meer te bieden heeft. Basisscholen/ BSO s Naar de basisscholen moet worden gecommuniceerd dat ze kunnen deelnemen aan een tennissportdag bij de vereniging Quick Er zal uitgelegd moeten worden dat het een win- win situatie is. 15

17 16 Communicatieplan Quick 88 Tennis De kinderen bewegen en vinden het leuk om eens iets anders te doen. Voor Quick 1888 ontstaat de kans op meer jeugdige leden bij de afdeling tennis, doordat de kinderen enthousiast raken. Manier van communiceren De manier waarop er gecommuniceerd gaat worden is per doelgroep verschillend. De contactgegevens van de leden en oud-leden zijn bekend bij de vereniging. Zij kunnen d.m.v. een brief of het clubblad geïnformeerd worden en in de toekomst ook per . De communicatie naar de potentiële leden is moeilijker. Hier gaat het om individuen die nog niet bekend zijn met de vereniging of tot nog toe niet geïnteresseerd waren. Omdat deze doelgroep veel mensen bevat, zijn deze het best te bereiken d.m.v. massamediale middelen, bijvoorbeeld de weekkrant. Een voordeel hiervan is dat de wijkkrant een bereik heeft over de hele regio Nijmegen. Een nadeel is echter de kosten. Met de basisscholen moet er vaker dan één keer worden gecommuniceerd, omdat deze overtuigd moeten worden om deel te nemen aan de tennissportdag. Allereerst moet er via een of via telefoon contact worden gezocht. Na het eerste contact moet er een afspraak worden gemaakt om persoonlijk contact te hebben waardoor ze overtuigd kunnen worden. Globaal genomen zijn er vier basisstrategieën voor communicatie te onderscheiden. informeren dialogiseren formeren overreden Deze vier strategieën komen terug in het communicatiekruispunt. Figuur 7: Communicatiekruispunt (Michels, 2008) 16

18 17 Communicatieplan Quick 88 Tennis Communicatiestrategieën De communicatiestrategie die gebruikt moet worden is verschillend per doelgroep. Voor de doelgroepen leden en oud-leden wordt de strategie informeren gebruikt. De leden en oud-leden moeten op de hoogte blijven van de ontwikkelingen binnen de vereniging zodat ze zich betrokken voelen. Naar de potentiële leden moet er voornamelijk gecommuniceerd worden welke activiteiten er plaatsvinden en wordt er geprobeerd ze te overreden, namelijk om, uiteindelijk, lid te worden. De strategie die gebruikt moet worden voor de doelgroep basisscholen en het KION is ook overreden. Deze strategie hanteer je als je een ander wilt overtuigen. Inter-persoonlijke contacten met de doelgroepen staan hierbij voorop. Deze strategie is nodig voor de basisscholen en het KION omdat deze overtuigd moeten worden om deel te nemen aan de tennissportdag/ clinic. 17

19 18 Communicatieplan Quick 88 Tennis 8. Communicatiemiddelen Om de doelgroepen te bereiken zullen verschillende communicatiemiddelen moeten worden ingezet. Huidige leden De huidige leden zijn het gemakkelijkst te bereiken, omdat de vereniging over gegevens van de leden beschikt en zij al op de tennisbaan komen. Zij zullen op vier verschillende manieren geïnformeerd worden over de gebeurtenissen die gaan komen. Ten eerste zal er in het clubblad van Quick 1888 een halfjaarplanning worden geplaatst. Doordat er op de lange termijn data gepland zijn, kunnen zij hier ruim van te voren rekening mee houden wanneer zij geïnteresseerd zijn. Bovendien krijgen de leden alvast inzicht in wat er komen gaat. Ten tweede kunnen de leden op de internetsite van Quick 1888 kijken onder de afdeling tennis. Hier staat ook de planning voor het komende halfjaar en staat er kort uitgelegd wat met elke activiteit bedoeld wordt. Ook worden ze geïnformeerd door middel van een brief. Als de leden hun nieuwe ledenpas thuis krijgen gestuurd, kan er een brief bij verzonden worden waarin staat welke activiteiten plaats gaan vinden en uitleg hierover. Zo wordt elk lid persoonlijk benaderd. Doordat de adressen van de leden bekend zijn, kunnen zij op elk moment door middel van een brief op de hoogte worden gesteld (bijvoorbeeld wanneer er iets veranderd wordt of er tussentijds iets wordt georganiseerd). Als laatste zullen er posters opgehangen worden in de kantine van Quick Zo worden de leden op de hoogte gesteld en eraan herinnerd wanneer zij in de kantine zijn. In de toekomst is ook een digitale nieuwsbrief een goede optie. Dit is een makkelijke manier om mensen te informeren. Echter moet er wel gelet worden op de doelgroepen van Quick Zo zijn er momenteel veel oudere leden, die niet allemaal beschikken over een adres. Potentiële leden Om de wijken in de omgeving van Quick 1888 te benaderen kan er grotendeels gebruik gemaakt worden van massacommunicatie. Met massacommunicatie kun je veel mensen tegelijkertijd benaderen. De manier om deze mensen te bereiken is door posters op te hangen op belangrijken punten binnen de wijk en door een krantenbericht in een weekblad te publiceren. Er kan gekeken worden naar alle media die op de buurt van toepassing zijn, zonder een al te groot bereik. Ook kan er worden geflyerd op plaatsen waar een groot deel van de mensen uit de buurt naar toe gaan. De markt is hier een goed voorbeeld van. 18

20 19 Communicatieplan Quick 88 Tennis De belangrijke plaatsen binnen de drie wijken zijn o.a. de supermarkt, het winkelcentrum, de bibliotheek, de kinderboerderij en het wijkcentrum. Oud-leden De oud- leden kunnen met dezelfde middelen worden benaderd als de potentiële leden. De oud-leden zijn persoonlijk te benaderen, omdat de gegevens bekend zijn bij Quick Dit is een groot voordeel ten opzichte van het benaderen van potentiële leden. Basisscholen/ BSO s Voor de doelgroep basisscholen en het KION moet er een duidelijk eerste contact zijn. Hierin wordt het voor hen duidelijk hoe de tennisdag die georganiseerd wordt eruit gaat zien en hoe alles zal worden verzorgd. Het eerste contactmoment is dus belangrijk. Dit zal daardoor gebeuren via direct contact, bijvoorbeeld telefonisch contact, waarna er een afspraak gemaakt kan worden. Tijdens de afspraak kan er gereageerd worden op elkaar en kan er een overeenstemming worden bereikt over de deelname aan de dag en hoe de dag eruit moet komen te zien. 19

21 20 Communicatieplan Quick 88 Tennis 9. Activiteitenplanning De planning van alle activiteiten zijn verwerkt in een Gantt- diagram. Er zijn twee verschillende diagrammen. De eerste is voor de toekomstige PR- activiteiten. Deze activiteiten zullen volgend seizoen moeten plaatsvinden. Het betreft het maken en verspreiden van promotiemateriaal en andere promotie en PR- activiteiten. Het tweede diagram gaat over de activiteiten die tussen april en juli 2009 plaatsvinden. Beide zijn te vinden in bijlage 3. 20

22 21 Communicatieplan Quick 88 Tennis 10. Budget In dit hoofdstuk wordt er dieper ingegaan op de kosten van het communicatieplan. Om de doelgroepen te bereiken worden er verschillende kostenposten gemaakt. Hieronder staan de verschillende kostenposten in een overzichtelijk rijtje. Deze kostenposten hebben betrekking op het communiceren met de huidige-, potentiële, en oud-leden. De kosten voor de activiteiten zijn niet inbegrepen. Posters printen 1,00 per stuk 4x in de kantine 4,00 10x in de wijken 10,00 Flyers printen 0,05 per twee 150x 3,75 Krantenartikel plaatsen 0,00 Telefoonkosten (abonnement) 0,00 Brief printen voor de leden 0,05 per stuk +/- 70 leden 3,50* 3,50* Totale kosten 24,75 *) Er worden twee verschillende brieven naar de leden gestuurd. 21

23 22 Communicatieplan Quick 88 Tennis 11. Uitvoering Bij het uitvoeren van het communicatieplan zijn acceptatie, draagvlak en uitvoerbaarheid belangrijk. Alle bestuursleden van de afdeling tennis zijn betrokken bij het proces. Hierdoor ontstaat acceptatie. Verder is er draagvlak doordat de medewerkers achter het initiatief staan. De medewerkers zijn gemotiveerd zich in te zetten voor de uitvoerbaarheid. Zo wordt er bij de vereniging langzaam steeds meer draagvlak gecreëerd. Het is van belang om alle leden goed te informeren, zodat zij op de hoogte zijn van de ontwikkelingen en activiteiten van de vereniging. Op deze manier zullen zij zich ook meer betrokken voelen bij de vereniging. 22

24 23 Communicatieplan Quick 88 Tennis 12. Evaluatie Om te weten te komen of de gestelde doelstellingen zijn bereikt, kan er worden geëvalueerd. Hierbij wordt er onderscheid gemaakt tussen product- en procesevaluatie. De productevaluatie is de evaluatie van het resultaat van de doelstelling. Hierin wordt dus gekeken of de doelstelling behaald is. De gestelde doelstellingen zijn SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden) geformuleerd. Op deze manier kan er gemakkelijk worden vastgesteld of de doelstellingen behaald zijn of niet. De verschillende doelstellingen hebben ook verschillende data wanneer ze volbracht moeten zijn. De evaluatie zal dus op meerdere tijdstippen plaatsvinden. De procesevaluatie is de evaluatie die bekijkt hoe het proces verlopen is. Aan de hand van de tijdsplanning kun je bekijken welke activiteiten er verricht zouden moeten worden en in hoeverre dat gebeurd is. Op deze manier kan men zien of het proces, wat moet leiden tot het verwachte resultaat, verlopen is zoals bedoeld. De evaluatie is de tijdsplanning vergelijken met de werkelijke activiteiten. Vervolgens wordt er nagegaan of er verschillen tussen de activiteiten te vinden zijn. Op deze manier kan men ook zien welke activiteiten wel en welke mogelijke niet effectief zijn geweest. Als de tijdsplanning niet is aangehouden, zal onderzocht moeten worden waarom er van de tijdsplanning is afgeweken. De evaluatie zal plaatsvinden aan het eind van het jaar Dan zijn de deadlines van alle doelstellingen geweest en kan er gekeken worden of alles volgens de tijdsplanning is verlopen. Verder zal er worden geëvalueerd met de leden, bijvoorbeeld direct na een activiteit. Dit leidt ook tot input en verbeteringen voor een volgende keer, waardoor dit zo snel mogelijk kan worden toegepast, bijvoorbeeld bij de volgende activiteit. Ook kan er als extra input een enquête worden opgesteld, die de leden kunnen invullen. 23

25 24 Communicatieplan Quick 88 Tennis Literatuurlijst Boeken: Lievers, B., Lubberding, J.B. (2005), De bestaansvoorwaarden, 5 e druk, Wolters- Noordhoff, Michels, W. (2008), Communicatieplanner, 2 e druk. Wolters- Noordhoff, Van Osch, D., van Doorn, A. (2008), Communicatiekunde. Inleiding tot het beroep van communicatiekundige. Van Doorn, A. (2002), Maken van een communicatieplan. Wolters- Noordhoff 24

26 25 Communicatieplan Quick 88 Tennis Bijlage 1 Sterkten 1. Afdeling tennis is toegankelijk voor iedereen 2. In de toekomst zullen veel activiteiten worden georganiseerd 3. In de toekomst zullen lessen worden gegeven Kansen 1. Meest beoefende sport 2. Tennis heeft goed imago 3. Samenwerking met de andere sporten van de OMNI vereniging 4. Maatschappelijke nadruk op beweging Zwakten 1. Geen aanbod van trainingen/ lessen 2. Geen eigen clubhuis 3. Veel senioren 4. Geen indoor- hal Bedreigingen 1. Andere tennisverenigingen in Nijmegen 2. Leden kunnen overstappen naar andere sporten binnen Quick Recessie in Nederland Sterktes 1. Afdeling tennis is toegankelijk voor iedereen. Iedereen mag en kan er komen tennissen. 2. In de toekomst zullen veel activiteiten worden georganiseerd. Een team van studenten is bezig een aantal activiteiten te organiseren. Deze zullen er zeker komen. Ook zijn er verschillende materialen en mensen beschikbaar voor de activiteiten. 3. In de toekomst zullen lessen worden gegeven. Er wordt gezocht naar een trainer en geïnventariseerd wanneer de leden les zouden willen hebben. Zwaktes 1. (nog) geen aanbod van trainingen/ lessen. Op dit moment is er geen trainer en is er geen aanbod van lessen. 2. Geen eigen clubhuis. 25

27 26 Communicatieplan Quick 88 Tennis Er is wel een clubhuis maar deze is van de hele vereniging. Hierdoor is het moeilijker andere tennisleden te herkennen en met hen in contact te komen. 3. Veel senioren. Door de vele senioren tennissers, is de drempel hoger voor jongeren vanaf 8 jaar. Zij willen ook kunnen spelen met leeftijdsgenoten. 4. Geen indoor- hal. Hierdoor kan er bij slecht weer niet worden gespeeld. Kansen 1. Meest beoefende sport. Het is een bekende en populaire sport wereldwijd. 2. Tennis heeft goed imago. Het staat bekend als een beschaafde en gezellige sport. 3. Samenwerking met de andere sporten van de omni- vereniging. Doordat er meerdere andere sporten worden aangeboden bij Quick 1888, is samenwerking tussen de verschillende afdelingen gemakkelijk mogelijk. 4. Maatschappelijke nadruk op beweging. Uit onderzoek blijkt dat er binnen de maatschappij steeds meer nadruk ligt op sport en gezondheid (SCP, 2006). Bedreigingen 1. Andere tennisverenigingen in Nijmegen. Hierdoor is er concurrentie en hebben (potentiële) leden de keuze waar zij het liefst zouden willen tennissen. 2. Leden kunnen overstappen naar andere sporten binnen Quick Mogelijk raken de leden meer geïnteresseerd in een andere sport en stappen over naar een andere afdeling binnen Quick Recessie in Nederland. Door de economische crisis kan het zijn dat mensen geen geld willen of kunnen uitgeven aan lidmaatschap. 26

28 27 Communicatieplan Quick 88 Tennis Confrontatiematrix Een confrontatiematrix geeft inzicht in de wisselwerking tussen de interne en externe omgeving van de vereniging. De belangrijkste sterktes en zwaktes worden geconfronteerd met de belangrijkste kansen en bedreigingen. Kansen Bedreigingen Totaal Sterktes Zwaktes Totaal

29 28 Communicatieplan Quick 88 Tennis Bijlage 2 Gebruikte posters en flyers Flyer voor omgeving Quick

30 29 Communicatieplan Quick 88 Tennis Poster activiteiten Quick

31 30 Communicatieplan Quick 88 Tennis Flyer openingsdag 30

32 31 Communicatieplan Quick 88 Tennis Bijlage 3 PR- activiteitenplanning 31

33 32 Communicatieplan Quick 88 Tennis Activiteitenplanning April-Juli