Voorwoord burgerjaarverslag 2005

Transcriptie

1

2 Voorwoord burgerjaarverslag 2005 Het burgerjaarverslag gaat over de verhouding van de burger met zijn bestuur. Over de dienstverlening van de overheid is die correct en snel, en makkelijk bereikbaar, via internet bijvoorbeeld. En hoe gaat de gemeente om met klachten. Het gaat ook over de vraag of de gemeente De Marne haar inwoners goed informeert over plannen, hoe het met de inspraak en de participatie staat. Het Burgerjaarverslag is nieuw, en daardoor nog niet echt ingeburgerd. Elk jaar proberen we het concreter te maken. Elk jaar proberen we het beter in te richten, zodat het een instrument ter verbetering wordt, in plaats van een opsomming van wat er gebeurt. We hebben twee klanttevredenheidsonderzoeken in De Marne gehouden. Een algemeen onderzoek, en een onderzoek naar de telefonische dienstverlening. Die onderzoeken leveren de basis voor de verbeterpunten voor de komende jaren. Daar werken we dan ook aan, en daarover rapporteren we. We gaan er van uit dat daarmee de dienstverlening steeds beter wordt maar oordeelt u zelf. J.A.J.Stam burgemeester Burgerjaarverslag gemeente De Marne

3 Inhoudsopgave 1 Samenvatting resultaten Dienstverlening Burgerparticipatie Klachten, bezwaar en beroep Portefeuille burgemeester 3 2 Dienstverlening Algemeen Telefonische dienstverlening Schriftelijke dienstverlening Balie dienstverlening Burgerzaken Beheer Openbare Ruimte Ruimtelijke ontwikkeling Handhaving Vergunningen Belastingen Loket voor Wonen, Welzijn en Zorg Sociale Zaken en Werk 12 3 Burgerparticipatie Participatiemiddelen Burger bestuur Informatievoorziening 18 4 Klachten, bezwaar en beroep Klachten Bezwaar en beroep Bezwaarschriften belastingen / WOZ Bezwaarschriften Sociale Zaken en Werk 21 5 Overzicht werkzaamheden burgemeester Bestuur Openbare orde en veiligheid Samenleving Representatie gemeentebestuur en promotie 25 6 Afspraken voor Dienstverlening Burgerparticipatie Klachten, bezwaar en beroep Portefeuille burgemeester 29 Burgerjaarverslag gemeente De Marne

4 1 Samenvatting resultaten 2005 Wat spraken we af voor 2005? betekent: dit hebben we gehaald. betekent: dit hebben we niet gehaald. 1.1 Dienstverlening Bouw en woningtoezicht: Aandacht schenken aan de snelheid van het afhandelen van bouwaanvragen. Ruimtelijke Ontwikkeling: Digitaliseren bestemmingsplannen met als streefdatum 1 januari Handhaving: Verdere verbetering / structurering van het toezicht. Verbetering en professionalisering van de handhaving. Meer afstemming met de toezichthouders van brandweer en bouw- en woningtoezicht. Evenementen: Evaluatie evenementenbeleid en vereenvoudiging regels. Brief, telefoon en verkeer: Burger beter informeren over afhandelingstermijnen van brieven en s. Beter bewaken van de afhandelingstermijnen. 1.2 Burgerparticipatie Website: Plaatsen van de openbare besluitenlijsten van het college van burgemeester en wethouders op de website. Veranderen van de website van een informatieve in een interactieve site. 1.3 Klachten, bezwaar en beroep Klachten: Maken van een afdoeningsprotocol voor meldingen van diverse aard. 1.4 Portefeuille burgemeester Jeugd: Uitbouwen van het jeugdbeleid. Brandweer: Realisatie van een nieuwe brandweerkazerne voor de blusgroep Zoutkamp. Op peil houden van het aantal beschikbare personen voor de beide blusgroepen. Voorbereiden en uitvoeren van oefeningen op de Waddenzee en het Lauwersmeer in samenwerking met KNRM, Rijkswaterstaat en provinciale waterstaat. Opstellen van aanvalsplannen en bereikbaarheidskaarten als uitvloeisel van de actualisatie van het gemeentelijk rampenplan en de provinciale risicokaart. Burgerjaarverslag gemeente De Marne

5 2 Dienstverlening 2.1 Algemeen Uit het klanttevredenheidsonderzoek blijkt dat de inwoners in het algemeen redelijk tevreden zijn over de gemeentelijke dienstverlening. De contacten met de medewerkers verlopen overwegend goed. Het merendeel van de inwoners is tevreden over het resultaat van zijn bezoek of contact met de gemeente. Als dit niet zo is, heeft dit in de meeste gevallen te maken met de dienstverlening. Door de burgers zijn een aantal punten genoemd waar de gemeente aandacht aan moet schenken of die verbeterd moeten worden: Gemaakte afspraken of gedane toezeggingen worden niet altijd nagekomen. Afhandelingstermijn van (aan)vragen is (te) lang. Vergroten van de klant- en servicegerichtheid en meer meedenken met de burgers en ondernemers. Aandacht voor een betere communicatie zowel intern als extern. Burger beter informeren tijdens de processen waar de gemeente mee bezig is en over de voortgang ten aanzien van zaken die de burger heeft aangekaart. Geven van concrete antwoorden, want deze zijn nu soms heel oppervlakkig. In het onderzoek is geen onderscheid gemaakt tussen de diverse balies. De meningen van de mensen hebben betrekking op alle balies tezamen. Om een goed beeld te krijgen van hoe de burgers over de dienstverlening van de diverse balies afzonderlijk denken, moet er nader onderzoek per balie worden verricht. Het aantal bezoekers per balie verschilt namelijk nogal. Verreweg de meeste burgers (89%) hebben contact met Burgerzaken gehad, terwijl ongeveer 30% ook met Bouw- en Woningtoezicht, Gemeentewerken en over vergunningen contact heeft gehad. Een betere kwaliteit van de dienstverlening wordt verder bereikt door minder belemmerende regels te gebruiken of regels te vereenvoudigen. Daarvoor is een eerste aanzet gegeven in de startnotitie deregulering. 2.2 Telefonische dienstverlening 71% van de inwoners heeft wel eens telefonisch contact met de gemeente gehad. In totaal zijn er in 2005 bij de gemeente De Marne telefoontjes binnen gekomen (in de ochtend: en in de middag ). Het gemiddeld aantal telefoontjes per dag is 105. De drukste maand was maart (ongeveer 3000 per maand) en de minst drukke maanden waren augustus en december (ongeveer 1600 per maand). Bereikbaarheid Uit het onderzoek naar de telefonische bereikbaarheid binnen de gemeente is gebleken dat deze net voldoende is, maar wel enige aandacht behoeft. 8% van de gesprekken wordt slechts binnen de norm van 15 seconden beantwoord. Desondanks wordt in 68% van de gevallen de telefoon binnen de acceptabele en klantvriendelijke tijd van 30 seconden beantwoord. De gemiddelde beller moet 32,06 seconden wachten voordat hij daadwerkelijk te woord wordt gestaan. Dit is boven de acceptabele norm van 30 seconden. Alle doorschakelingen naar afdelingen zijn beantwoord. De gemiddelde wachttijd bij het Burgerjaarverslag gemeente De Marne

6 doorverbinden was 13,42 seconden, wat dus absoluut binnen de norm van 15 seconden is en dus ruim voldoende is. Verstaanbaarheid Over het algemeen hebben de medewerkers een prettige stem, maar er zijn nog wel een aantal aandachtspunten. Soms klinkt de stem niet prettig omdat deze monotoon overkomt, waardoor er geen enthousiasme te ontdekken is. In sommige gevallen is de articulatie van de medewerkers niet goed en het spreektempo te hoog. Het invoeren van een uniforme begroetingstekst in de organisatie of per afdeling strekt tot de aanbeveling, zodat de burger altijd weet met wie / welke afdeling hij contact heeft. Klantvriendelijkheid en klantgerichtheid Ook is onderzoek gedaan naar de klantvriendelijkheid en de klantgerichtheid van de medewerkers aan de telefoon. De algemene indruk van de medewerkers van de gemeente De Marne is over het algemeen voldoende, maar behoeft wel enige aandacht. Het is voor de medewerkers belangrijk om te letten op een stukje vriendelijkheid. Een belangrijk aandachtspunt voor de gemeente is haar servicegerichtheid. Vooral oplossingsgericht denken en handelen zijn aspecten die duidelijk aandacht vragen binnen de gemeente. Uit het klanttevredenheidsonderzoek is ten aanzien van de telefonische dienstverlening naar voren gekomen dat er niet altijd wordt teruggebeld door de gemeente. Nagegaan moet worden in hoeverre hier afspraken over kunnen worden gemaakt. 2.3 Schriftelijke dienstverlening Ongeveer de helft van de inwoners heeft wel eens een brief of naar de gemeente gestuurd. Onderstaand staat een overzicht van de geregistreerde documenten In het postsysteem van de gemeente in 2005: Soort geregistreerd document Aantal Ingekomen brieven 1774 Circulaires 29 s 4 Faxen 9 B&W adviezen 732 Mandaatbesluiten (met name P&O) 50 Uitgaande brieven 435 Totaal 3033 In 2005 zijn aan de gemeenteraad 133 brieven gestuurd. Dit betreffen zowel brieven van (overheids) instanties als van maatschappelijke organisaties en burgers. In 2005 is de burger niet beter geïnformeerd over de afhandelingstermijnen van brieven en van s. Het verkeer wordt ook niet bijgehouden omdat de meeste mail via persoonlijke mailadressen binnenkomt, waardoor hierop door de postverwerking geen controle mogelijk is. Centraal ontvangen wordt beantwoord door middel van een standaard ontvangstbevestiging waarin in het kort de algemene procedure voor beantwoording (burger@overheid.nl) wordt uitgelegd. Op dit moment wordt binnen de gemeente ook nog niet geaccepteerd voor melding van officiële zaken. Het informeren van de burgers over de afhandelingstermijnen van brieven en s blijft daarom nog een verbeterpunt. Daarnaast is het van belang om ook aandacht te schenken aan hoe moet worden omgegaan met verkeer en dient de status van nader te worden uitgewerkt. Burgerjaarverslag gemeente De Marne

7 Er heeft wel een betere bewaking van de afhandelingstermijnen van poststukken plaatsgevonden door intern periodiek signaleringslijsten te verspreiden, zodat de medewerkers weten wat er nog open staat. In 2006 zal er een beter systeem van termijnbewaking ingevoerd worden waardoor procedures via het postsysteem beter bewaakt kunnen worden. 2.4 Balie dienstverlening Bijna alle burgers hebben wel eens contact aan de balie gehad bij de gemeente. In totaal zijn er in 2005 bij de gemeente De Marne bezoekers geweest (in de ochtend: en in de middag 3.863). Het gemiddeld aantal bezoekers per dag is 61. De drukste maand was juni (ongeveer 1800 per maand) en de minst drukke maanden waren augustus en december (ongeveer 1000 per maand). Over het algemeen zijn de burgers goed tevreden over de bereikbaarheid en de toegankelijkheid van de balies van de gemeente. Ten aanzien hiervan zijn in het klanttevredenheidsonderzoek nog een aantal aandachtspunten genoemd: (Te) weinig parkeerruimte bij het gemeentehuis. Gemeentehuis met openbaar vervoer lastig te bereiken. Rechtmatig gebruik van de invalidenparkeerplaats, wat nu niet altijd zo is. Weinig privacy in de hal en aan het loket om privé zaken te bespreken. Verruimen van de openingstijden (open buiten de werk- en schooltijden) van het gemeentehuis en gemeentewerken. 2.5 Burgerzaken In onderstaande tabel staan de meest voorkomende handelingen met aantallen vermeld die aan de balie Burgerzaken zijn verricht. Soort handeling Paspoort Ned. Identiteitskaart Kinderbijschrijvingen Rijbewijzen Eigen verklaring (gezondheid) Afschrift GBA Afschrift burgerlijke stand Pas Verklaring omtrent gedrag In totaal zijn er 4448 baliehandelingen verricht in 2005 (vergeleken met 4302 in 2004). Het aantal baliehandelingen is met 3,4% toegenomen. Januari was de drukste maand met 499 baliehandelingen. Dit in verband met de inwerkingtreding van de Wet op de Identificatieplicht met ingang van 1 januari September en december waren de minst drukke maanden (minder dan 300 baliehandelingen per maand) Burgerjaarverslag gemeente De Marne

8 2.6 Beheer Openbare Ruimte Het aantal meldingen is in 2005 verdubbeld ten opzichte van In 2005 is er dus een explosieve stijging geweest van het aantal meldingen. Deze stijging kan diverse oorzaken hebben, onder andere: Burgers en verenigingen melden zich sneller bij Gemeentewerken omdat dat een duidelijk aanspreekpunt is voor de openbare ruimte. Medewerkers / teamleiders houden ook de meldingen in het veld bij, eigen meldingen en van burgers. Dit gebeurde in het verleden niet. De meldingen worden (indien mogelijk) in alle gevallen zo spoedig mogelijk opgelost en er wordt zoveel mogelijk contact gehouden met de burgers. Dit is voor de burgers ook een hele plezierige ervaring, doordat ze nu meer bij de gang van zaken betrokken worden. Nagegaan wordt of het mogelijk is om ook de afhandelingstijden van de meldingen in de toekomst bij te gaan houden. Van de meldingen was 0,89 % op 1 januari 2006 nog niet afgehandeld in verband met de planning van werkzaamheden. De meldingen waren in dat geval niet zo urgent dat er ad-hoc gereageerd moest worden. Dit wordt dan meegenomen in de normale planning van de werkzaamheden Hieronder treft u een overzicht aan van de meest voorkomende meldingen en de totalen. Soort melding Wegen Huisvuil Groen Riolering Zwerfvuil Verkeersborden 3 54 Overig * Totaal * in overige meldingen zitten meldingen op het gebied van bermbeheer, gebouwen, openbare verlichting, recreatie, bedrijfsafval en nog een aantal zaken. De bovenstaande tabel laat hetzelfde beeld zien als het klanttevredenheidsonderzoek. De mensen hebben in het onderzoek ook aangegeven dat ze zich het meeste storen aan het onderhoud van het groen, de bermen, de wegen, de fietspaden en de trottoirs. De gemeente is zich er van bewust dat het in goede staat verkeren van de openbare ruimte van belang is voor de uitstraling van de gemeente. In verband hiermee is de afgelopen tijd gewerkt aan een betere opzet van beheer van deze ruimte. De administratieve gegevens zijn gekoppeld aan de kaart van de gemeente, zodat deze beheergegevens beter toegankelijk en inzichtelijk zijn. Voor wat betreft de wegen en riolering is dit afgerond en voor groen wordt de laatste hand aan de opzet gelegd. De gemeente beschikt inmiddels ook over een Groenstructuurplan waarin een beleidslijn staat aangegeven voor het beheer en de inrichting van groen. In dit plan zijn de sterke en onmisbare onderdelen per dorp aangegeven. Voor het onderhoud van het groen wordt een plan van aanpak opgesteld. Ditzelfde geldt voor het onderhoud van de wegen en dergelijk. Burgerjaarverslag gemeente De Marne

9 2.7 Ruimtelijke ontwikkeling In het burgerjaarverslag van 2004 is aangegeven dat met de komende wijziging van de Wet op de Ruimtelijke Ordening gemeenten verplicht worden per 1 januari 2007 hun bestemmingsplannen gedigitaliseerd te hebben. Aangegeven is dat de gemeente er naar streeft om dit zo veel mogelijk te halen. Aan deze nieuwe wet zit een overgangstermijn om aan deze nieuwe eisen te kunnen voldoen. De stand van zaken op dit moment is dat het de bedoeling is om in 2006 het bestemmingsplan "Kleine Kernen" (14 kleine dorpen in onze gemeente) digitaal te kunnen ontsluiten op het digitale netwerk waar het personeel van het gemeentehuis mee kan werken. De nu in ontwerp gereed zijnde bestemmingsplannen "Grote Kernen" en "Buitengebied" kunnen vermoedelijk in 2007 op ditzelfde interne netwerk worden geplaatst. Ondertussen wordt hard gewerkt aan het digitaal ontsluiten van deze bestemmingsplannen voor de burger via de gemeentelijke website. Aangezien dit foutloos moet werken, kan dit niet eerder dan in de loop van 2007 plaatsvinden. Tot slot moet ook voor het Lauwersmeergebied en de Waddenzee een nieuw (digitaal) bestemmingsplan gemaakt worden, zodat vermoedelijk rond 2010 aan de verplichtingen van de nieuwe Wet Ruimtelijke Ordening kan worden voldaan. 2.8 Handhaving In 2005 is het kernteam handhaving opgericht in de gemeente. Dit kernteam is belast met de handhaving van de ruimtelijke regelgeving (Wet op de Ruimtelijke Ordening, Woningwet, Algemeen Plaatselijke Verordening, Wet Milieubeheer en aanverwante wetten en regelgeving) in de gemeente De Marne. Hierdoor kan er meer integraal worden gewerkt en kan de handhaving beter worden gecoördineerd. Ook is het zichtbaarder voor de burgers. Het verbeteren / structureren van de toezicht en het verbeteren en professionaliseren van de handhaving is gerealiseerd door de afdeling Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu op te delen in een tweetal taakvelden; taakveld Vergunning & Handhaving en taakveld Beleid en Ruimtelijke Ontwikkeling. Hierdoor kan er een integrale productbenadering plaatsvinden. Nu kan de handhaving vanuit één taakveld plaatsvinden. Door invoering van onderling regulier overleg heeft er ook meer afstemming plaatsgevonden tussen de brandweer en bouwtoezicht. 2.9 Vergunningen Bouw- en sloopvergunning In 2005 zijn 64 lichte bouwvergunningen, 118 reguliere bouwvergunningen, 21 sloopvergunningen en 1 sloopmelding aangevraagd. Bij zowel de lichte bouwvergunningen als bij de reguliere bouwvergunningen is éénmaal sprake geweest van termijnoverschrijding, waardoor deze feitelijk van rechtswege zijn vergund (respectievelijk 1,5% en 1% van de aanvragen). Wel kan geconstateerd worden dat ten opzichte van 2004 de gemiddelde doorlooptijd fors is verlaagd. Bij lichte bouwvergunningen is de doorlooptijd van gemiddeld 38 naar 27 dagen gedaald (reductie van 28,0%, dit mag maximaal 42 dagen zijn) en bij reguliere bouwvergunningen van gemiddeld 76 naar 53 dagen (reductie van 30,3%, dit mag maximaal 84 dagen zijn). De afhandelingstermijn van aanvragen voor een lichte bouwvergunning is in de praktijk vaak zeer krap. Dit komt omdat wanneer een welstandsadvies ingewonnen wordt, het schriftelijk advies, indien negatief, ca. 2 tot 4 weken in beslag neemt, vanaf het moment van ontvangst aanvraag. In dat geval resteert er weinig Burgerjaarverslag gemeente De Marne

10 tijd om een aanvraag nog aan te passen, waardoor het moment van beschikking snel in de richting van 6 weken schuift; De aanvragen om sloopvergunningen en de sloopmeldingen zijn in alle gevallen binnen de wettelijke termijn afgehandeld. Ook deze doorlooptijden zijn fors verlaagd. Bij de sloopvergunningen van gemiddeld 66 naar 44 dagen (reductie van 33,5%, dit mag maximaal 91 dagen zijn). De doorlooptijd van de enige sloopmelding was 8 dagen (dit mag ook 8 dagen zijn). Ingeval een aanvraag om bouwvergunning moet worden geweigerd, wordt veelal geprobeerd in overleg met de aanvrager te komen tot intrekking van de bouwaanvraag. Indien mogelijk wordt het bouwplan aangepast, zodat wel een vergunning kan worden verleend. Hierdoor blijft het aantal afwijzingen laag en zijn er in 2005 zelfs helemaal geen bouwaanvragen geweigerd. Wel zijn 8 aanvragen om een lichte bouwvergunning, 3 aanvragen om een reguliere bouwaanvraag en 2 aanvragen om een sloopvergunning op verzoek van de aanvrager tussentijds beëindigd c.q. ingetrokken De extra aandacht die is besteed aan de snelheid van afhandeling van de aanvragen heeft, zoals uit bovenstaande blijkt, geleid tot een reductie van de doorlooptijden met gemiddeld 30% In 2006 wordt opnieuw aandacht geschonken aan de snelheid van afhandeling van aanvragen om een bouwvergunning met als doel deze doorlooptijden nog verder te verkorten. Hierbij zullen met name de aanvragen om een lichte bouwvergunning (de relatief kleine bouwplannen) punt van extra aandacht zijn. Ook wordt een aanvang gemaakt met de voorbereidingen op de invoering van de omgevingsvergunning in 2008 (dit is een gecombineerde vergunning waarin diverse andere vergunningen zullen worden samengevoegd, zoals bijvoorbeeld: bouwvergunningen, milieuvergunningen, gebruiksvergunningen en kapvergunningen). Informatie over de omgevingsvergunning is te vinden op de website van het ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu, Monumentenvergunningen In 2005 zijn 8 aanvragen om een monumentenvergunning ingediend en zijn in totaal 7 vergunningen afgegeven. De doorlooptijd van verleende vergunningen bedroeg gemiddeld 133 dagen. De Rijksdienst voor de Monumentenzorg moet ook altijd een advies uitbrengen over de aanvragen en doet daar gemiddeld 92 dagen over. Inritvergunningen In 2005 zijn in de gemeente de volgende aantallen inritvergunningen afgegeven / geweigerd. Inritvergunningen Aantal Verleende inritvergunning voor Inritten van 3 meter 5 Verleende inritvergunning voor Inritten van 4 meter 2 Weigering inritvergunning 1 Totaal aangevraagd 8 Na de aanvraag van een inritvergunning vindt binnen 8 weken een beoordeling plaats door Gemeentewerken. Zodra de burger hier mee akkoord is en de inrit betaald is, wordt deze aangelegd door de gemeente. Precieze doorlooptijden worden niet gemeten. Burgerjaarverslag gemeente De Marne

11 Kapvergunningen In 2005 zijn in de gemeente de volgende aantallen kapvergunningen verleend / geweigerd. Kapvergunningen Aantal Verleende kapvergunningen 68 Geen kapvergunning nodig 4 Geweigerde kapvergunningen 4 Gedeeltelijk geweigerde kapvergunningen 1 Totaal aangevraagde kapvergunningen 77 De doorlooptijden van de kapvergunningen worden niet specifiek bijgehouden. Als er na de publicatie van de aanvraag op de gemeentelijke pagina in de Ommelander Courant binnen 6 weken geen bezwaren zijn binnengekomen, mag de burger de aanvraag uitvoeren. Door de invoering van de bomenverordening hoeft er in minder gevallen een kapvergunning worden aangevraagd. Vermoed wordt dat hierdoor een reductie van 30% van het aantal aanvragen wordt bereikt. Evenementenvergunning Een vergunningaanvraag moet 8 weken voordat het evenement plaatsvindt worden ingediend. Voor grootschalige evenementen is de termijn 12 weken. Er zijn 109 aanvragen evenementenvergunning binnen gekomen. Voor 10 aanvragen is geen vergunning verleend omdat het geen evenement was, er geen vergunning nodig was of er geen definitieve aanvraag is ingediend. 69% van de aanvragen (75) is binnen de gestelde termijn van 8 weken afgehandeld (in 2004 was dit 65%). 22% van de aanvragen (24) is niet binnen deze termijn afgehandeld (in 2004 was dit 35%). In 9% van de aanvragen (10) is geen vergunning verleend. De gemiddelde doorlooptijd van een aanvraag evenementenvergunning is 7,75 weken (in 2004 was dit 8,67 weken). Het gemiddelde ligt dus binnen de 8-weken termijn. De langste doorlooptijd van een aanvraag was 26 weken (in 2004 was dit 42 weken). Wanneer de termijn van 8 weken (behoorlijk) overschreden is - bij 24 aanvragen het geval - komt dit voornamelijk doordat gevraagde nadere informatie (te) laat wordt aangeleverd. Er zijn 25 aanvragen binnen een termijn van 1 tot 3 weken met spoed afgehandeld, omdat deze aanvragen (veel) te laat zijn ingediend. Het betreft hierbij aanvragen die zijn aangeleverd tussen de 2 dagen en 5 weken voor het evenement. Hiervan hadden 5 aanvragen geen vergunning nodig. Doordat aanvragen te laat worden ingediend en met spoed moeten worden behandeld, blijven tijdig ingediende aanvragen liggen. Hierdoor wordt de kans groter dat de termijn van de tijdig ingediende aanvragen overschreden wordt. Om te voorkomen dat aanvragen (te) laat worden ingediend, wordt aandacht besteed aan het feit dat de organisaties van evenementen hun aanvragen eerder moeten indienen. Ook intern zal actie worden ondernomen om te voorkomen dat de vergunningen onnodig laat worden verleend. Gebruiksvergunningen De achterstand voor het afgeven van gebruiksvergunningen voor bestaande gebouwen is in 2005 afgerond. Er zijn 129 gebruiksvergunningen verleend en de jaarlijkse controle van deze vergunningen is in 2005 ook gestart. Het is de verwachting dat medio 2006 alle afgegeven vergunningen voor de eerste keer gecontroleerd zijn en dat we vervolgens een schema kunnen opzetten waarbij iedere vergunning één keer per jaar gecontroleerd wordt. Vanaf 2005 zijn er structurele middelen beschikbaar om te kunnen adviseren op brandpreventief gebied bij aanvragen voor bouw-, milieu- en evenementenvergunningen. Burgerjaarverslag gemeente De Marne

12 2.10 Belastingen Er werden door de gemeente in 2005 circa 6000 WOZ-beschikkingen en 7500 aanslagen voor gemeentelijke belastingen verzonden. Die beschikkingen en aanslagen waren gebaseerd op nieuwe WOZ-waarden die gemiddeld ruim 50% waren gestegen belanghebbenden wilden graag weten hoe de waarde tot stand was gekomen en vroegen een taxatieverslag op. 500 mensen kwamen persoonlijk op het gemeentehuis langs, 2000 mensen kregen telefonisch informatie. Daarnaast vonden op uitgebreide schaal controles plaats via (lucht)foto s, een proces dat in 2006 door zal gaan. Ook werd in 2005 besloten dat de WOZ-administratie de basis zal vormen voor een door alle gemeentelijke afdelingen te gebruiken basisregistratie voor adressen en gebouwen. Die registratie zorgt er voor dat binnen en buiten het gemeentehuis objecten altijd op exact dezelfde wijze worden beschreven Loket voor Wonen, Welzijn en Zorg Sinds 1 september 2005 kunnen burgers aankloppen bij het Loket voor Wonen, Welzijn en Zorg. De officiële opening van dit loket is op 12 oktober verricht door gedeputeerde mevrouw Mulder. Bij het loket voor Wonen, Welzijn en Zorg komen naast vragen over de Wet Voorzieningen Gehandicapten ook bijvoorbeeld verzoeken binnen omtrent het zorgaanbod in de gemeente, gehandicaptenparkeerkaarten, bijzondere bijstand voor chronisch zieken, mobiliteit, lotgenotencontact en maaltijdvoorziening. Vanaf 2006 zal steeds aan een extra doelgroep en product aandacht worden geschonken, om zo het bereik van dit loket uit te breiden. Ook zal er een moment van nazorg worden opgestart waarin kan worden nagegaan of het geleverde hulpmiddel adequaat is voor de cliënt. In dit loket, gehuisvest in het gemeentehuis, zitten behalve de gemeente zelf ook: MEE (voormalige Sociaal Pedagogische Dienstverlening; VIP (Het Vraag- en informatiepunt geestelijke gezondheidszorg); Ouderenadviseur van Stichting Welzijn Winsum. Tegelijkertijd met de opening van het loket voor Wonen, Welzijn en Zorg is ook de website Wonen, Welzijn en Zorg als digitaal WWZ loket geopend. Deze website wordt inmiddels veelvuldig geraadpleegd. Het aantal aanvragen voor een hulpmiddel of woningaanpassing voor mensen met een beperking (Wet Voorzieningen Gehandicapten) was in 2005 totaal 231 tegenover 189 aanvragen in Ten opzichte van 2004 is het aantal aanvragen gestegen met 22%. Dit is een normale fluctuatie. Gemiddeld was er een afhandelelingstermijn van 40 werkdagen tussen aanvraag en beslissing. Van alle aanvragen is 66% binnen de wettelijke termijn van twee maanden afgehandeld en 98% binnen zes maanden. Met name de complexe woningaanpassingen kennen een lange procedure. Vergeleken met 2004 was er een behoorlijke verbetering. De afhandeling van aanvragen binnen 2 maanden is in 2005 met 20% gestegen ten opzichte van Maar het kan nog beter. In 2006 moet 70% van de aanvragen binnen twee maanden zijn afgehandeld. Eén van de manieren om nog verdere verbetering van de afhandelingstermijn te bereiken, is het maken van vergaande afspraken met de GGD door zitting te nemen in het loket voor Wonen, Welzijn en Zorg. Een tweede mogelijkheid tot verbetering van de afhandelingstermijn ligt in een andere manier van toetsing. Voor zaken Burgerjaarverslag gemeente De Marne

13 die overduidelijk zijn, wil het loket voor Wonen, Welzijn en Zorg in de toekomst niet altijd eerst de GGD om een indicatieadvies vragen. Dit duurt gemiddeld 7 weken. Beide hiervoor genoemde zaken worden in 2006 verder uitgewerkt. In 2006 vindt er ook een klanttevredenheidsonderzoek plaats bij dit nieuwe loket Sociale Zaken en Werk De gemeente De Marne is in 2005 een intensieve samenwerking aangegaan met de gemeente Winsum op het gebied van Sociale Zaken en Werk. Beide gemeenten hebben sinds juli 2005 een gezamenlijk onderkomen in het bedrijfsverzamelgebouw De Beurs in Winsum, dat op 9 december officieel is geopend door de Commissaris van de Koningin de heer Alders. Deze dienst heet Sociale Zaken en Werk De Marne & Winsum. De krachten op het gebied van werk en inkomen (uitkering) zijn gebundeld met het Centrum voor Werk en Inkomen, het CWI. Eind 2005 was er voor ongeveer 140 uitkeringsgerechtigden een traject uitgezet dat moet leiden tot het vinden van werk. Het aantal uitkeringen in het kader van de Wet Werk en Bijstand was aan het eind van het jaar 255. De doorlooptijd van bijstandsaanvragen is in verband met de verhuizing van de afdeling Sociale Zaken niet onderzocht. In 2006 zal dit onderzoek wel plaatsvinden. Burgerjaarverslag gemeente De Marne

14 3 Burgerparticipatie 3.1 Participatiemiddelen Uit het klanttevredenheidsonderzoek is gebleken dat de middelen die de burger heeft om zijn mening kenbaar te maken aan de gemeente redelijk bekend zijn. Er wordt echter zeer sporadisch gebruik van gemaakt. Alleen de informatieavonden worden nog redelijk bezocht. De gemeente moet nagaan hoe de bekendheid van de middelen van burgerparticipatie kan worden vergroot evenals het gebruik hiervan. Onderstaand staat een overzicht van de participatiemiddelen vermeld. Inspraakbijeenkomsten In 2005 kon er onder andere op de onderstaande zaken worden ingesproken en hebben enkele inspraakbijeenkomsten plaatsgevonden. Toekomstvisie Eenrum Op 29 november 2005 heeft de gemeenteraad van De Marne een interactieve avond georganiseerd voor de inwoners van Eenrum over de toekomst van dit dorp. De inwoners hebben aan de hand van enkele thema s aangegeven hoe het dorp zich de komende 10 à 20 jaar zou kunnen ontwikkelen. Op deze avond kwamen zo n 50 belangstellenden af. Herziening bestemmingsplannen voor de grote kernen en het buitengebied Eind 2005 heeft het college van burgemeester en wethouders een concept van het bestemmingsplan buitengebied en grote kernen vastgesteld en ter inzage gelegd. Er is veel aandacht besteed aan de voorlichting over deze bestemmingsplannen en de samenhangende inspraak. Op 7 november 2005 is een algemene voorlichtingsavond georganiseerd waarbij iedereen in kennis werd gesteld van de inhoud van deze nieuwe bestemmingsplannen. Tijdens de inspraakperiode, die is ingegaan op 9 december 2005, is op 14 december een inloopmiddag / avond georganiseerd waarbij iedereen persoonlijk te woord werd gestaan door ambtenaren en medewerkers van het stedenbouwkundig bureau. Tijdens de inloopmiddag / avond zijn ruim honderd inwoners van De Marne op het gemeentehuis geweest. Overige bestemmingsplannen Bij de bestemmingsplanprocedures voor het bodemdalingsgemaal bij Mensingeweer, Leens Natuurdoecentrum, camping Roodehaan, Buitengebied, Grote Kernen en Leens Oost is inspraak mogelijk geweest zoals dat ook wordt bepaald in de gemeentelijke inspraakverordening. Over Leens Oost is tevens een inspraakavond gehouden. Beeldkwaliteitsplan Brugweg-Trekweg Ulrum Op 18 oktober 2005 heeft de gemeenteraad het beeldkwaliteitsplan voor de nieuwbouwlocatie Brugweg-Trekweg in Ulrum vastgesteld. Het beeldkwaliteitsplan heeft 6 weken ter inzage gelegen en er zijn geen bezwaren gemaakt. Burgerjaarverslag gemeente De Marne

15 Informatiebijeenkomsten De gemeente heeft in 2005 onder andere de volgende informatiebijeenkomsten georganiseerd: Onderwerp Doelgroep Aantal Presentatie masterplan Pieterburen Gemeenteraad en diverse 40 groepen uit Pieterburen Presentatie rapport Ruimtelijke Economische Gemeenteraad, Ondernemersplatform, 60 Analyse Detailhandel diverse ondernemers Voorlichting door 3VO over verkeersouder Schoolbesturen De Marne en 30 project Medezeggenschapsraden Werken in Zoutkamp (3x) * Inwoners Zoutkamp 50 Excursie in de gemeente Nieuw Niedorp over winkelstructuur Gemeenteraad en ondernemers De Marne 40 Startersmarkt gemeente Winsum en De Marne Inwoners gemeente De Marne 75 Kennismakingsavond nieuwe inwoners Nieuwe inwoners De Marne 40 Bestemmingsplannen Inwoners De Marne 30 Landschapsontwikkelingsplan Noord Gemeenteraad, verenigingen van 200 Groningen ** Dorpsbelangen, maatschappelijke organisaties Plannen voor aanpassingen aan de weg door Inwoners Mensingeweer 30 Mensingeweer door de provincie en gemeente Vormgeving verkeersremmers Bestuur dorpsbelangen Kleine 5 Huisjes Inrichting van De Akkers in Eenrum (2x) Bewoners De Akkers te Eenrum 15 Wateroverlast 2 e Nijehoezen te Zuurdijk Bewoners 2 e Nijehoezen 15 Verkeer Broek, Wehe-den Hoorn, Pieterburen Betrokken bewoners - * Werken in Zoutkamp In 2005 hebben 3 informatieavonden over het masterplan Zoutkamp plaatsgevonden. Het is goed gebruik geworden om bij de start van een deelproject een algemene informatieavond te beleggen. De opmerkingen die daar worden gemaakt, neemt de gemeente mee bij verdere uitwerking. Aan de vooravond van uitvoering roept de gemeente de inwoners nogmaals voor een algemene informatieavond bijeen om meer concreet uit te leggen hoe het betreffende projectonderdeel eruit ziet en wat er is gedaan met de vorige keer gemaakte opmerkingen. Uiteindelijk vindt bij de start van de uitvoering heel concreet met de direct betrokkenen overleg plaats over uitvoeringsfasering, omleidingsroutes, bereikbaarheid, parkeren etc. Eveneens heeft in 2005 veelvuldig overleg plaatsgevonden met de ondernemers op het bedrijventerrein aan de Reitdiepskade voorbij de jachtwerf Gruno. Dit ter voorbereiding op de uitvoering van een revitaliseringsplan in Vergelijkbaar heeft overleg plaatsgevonden met de ondernemers en bewoners nabij het Dorpsplein. Bij dit overleg stond centraal de vraag hoe uitbreidingsplannen en kwalitatieve upgrading van winkelpanden in samenhang met herinrichting van openbare ruimte op het Dorpsplein in 2006 kan worden uitgevoerd. ** Landschapsontwikkelingsplan Op 12 december 2005 is in Hotel Spoorzicht te Loppersum een avond georganiseerd waarbij het Landschapsontwikkelingsplan voor Noord Groningen (LOP) centraal stond. Hiervoor waren raadsleden, dorpsverenigingen en diverse maatschappelijke organisaties uitgenodigd. Het LOP is een plan dat is opgesteld om het waardevolle wierdenlandschap beter te beschermen bij nieuwe ruimtelijke ontwikkelingen. Burgerjaarverslag gemeente De Marne

16 In het klanttevredenheidsonderzoek is aangegeven dat de gemeente op de goede weg is met deze informatieavonden en dat er nog meer informatieavonden mogen worden georganiseerd. Het is wel van belang dat er een terugkoppeling naar de burgers plaatsvindt zodat deze hun inbreng terugzien. Dat is nu niet altijd het geval. Ook leeft de gedachte enigszins dat de gemeente al een beslissing heeft genomen en haar eigen weg gaat, terwijl de bevolking niet wordt gevraagd hoe zij het wil. De burgers vinden het belangrijk dat ze vroegtijdig bij plannen worden betrokken en voor projecten in de dorpen zien ze graag dat inwoners hier persoonlijk bij worden betrokken Inspreken bij gemeenteraadsvergaderingen 17 mensen hebben het afgelopen jaar gebruik gemaakt van het spreekrecht tijdens de gemeenteraadsvergaderingen. Door deze mensen is ingesproken op 16 onderwerpen. Zie de onderstaande tabel voor een overzicht. Onderwerp Ontwerpbestemmingsplan Kanaal Oever Zuid Masterplan Pieterburen Jaarverslag Wet Voorziening Gehandicapten Masterplan Leens Beleidsplan Sociale Zaken De Marne Winsum 2005/2006 Voorontwerp nota Bouwen en Wonen Verkeersveiligheid Leensterweg (o.a. overhandiging protest handtekeningen) Sportnota Ontwerp bestemmingsplan Warfhuizen camping Roodehaan Bestemmingsplan bedrijventerrein Ulrum Oost Notitie lichthinder Hoogte windturbines Motie gemeente Vlagtwedde over asielbeleid Brief VVD fractie over verleende bouwvergunning windmolens Warfhuizen en Mensingeweer Bouw garage H. van Cappenbergweg te Molenrij Isolatie Visserijmuseum Ingesproken namens / op Persoonlijke titel Dorpsbelangen Pieterburen Stichting Platform Gehandicapten Bewoners, ondernemers en winkeliers Hoofdstraat Leens Cliëntenraad De Marne Winsum Dorpsbelangen Wehe-den Hoorn Kinderen en ouders Kruisweg Persoonlijke titel Stichting Marnelandschap en persoonlijke titel Stichting Marnelandschap Stichting Marnelandschap en persoonlijke titel Stichting Marnelandschap Persoonlijke titel Omwonenden Persoonlijke titel Bestuur Visserijmuseum Burgerinitiatief Onze gemeente kent ook de regeling burgerinitiatief. De burger kan hierdoor zelf een voorstel doen aan de gemeenteraad. Als deze aan bepaalde voorwaarden voldoet wordt het onderwerp of het voorstel besproken door de gemeenteraad. De inwoners hebben deze manier van participatie nog niet ontdekt, want er is nog geen gebruik van gemaakt. Burgerjaarverslag gemeente De Marne

17 Spreekuur college van burgemeester en wethouders In 2005 zijn er in totaal 30 burgers op het spreekuur geweest van de burgemeester. Dit is voor de wethouders niet bijgehouden in Onderstaand staat een overzicht van de onderwerpen die in het spreekuur van de burgemeester aan de orde zijn geweest. Onderwerp Aantal Leefomgeving 6 Openbare orde / overlast 12 Dienstverlening 3 Persoonlijk 1 Anders 8 De burgers hebben in het klanttevredenheidsonderzoek aangegeven dat het spreekuur nu plaatsvindt onder werktijd van de burgers en dat ze dus vrij moeten nemen om het spreekuur te bezoeken. Een goede optie is om ook s avonds een spreekuur in te voeren. 3.2 Burger bestuur Het is gebleken dat de bevolking niet zo goed op de hoogte is van de samenstelling van de politiek. Daarnaast heeft slechts een vijfde deel van de bevolking wel eens contact gehad met een raadslid of collegelid over gemeentelijke zaken. Over het algemeen zijn deze mensen tevreden over het contact met het raadslid of collegelid. Het merendeel van deze burgers is ook tevreden over het resultaat van het contact met de bestuurder. Indien dit niet zo is, komt dit voornamelijk door de dienstverlening. Er zijn nog een aantal aandachtspunten genoemd door de burgers in het klanttevredenheidsonderzoek: Burgers horen na het contact met de bestuurders het antwoord of het resultaat soms heel laat of soms niet. Gemaakte afspraken en gedane toezeggingen worden niet altijd nagekomen. Burger moet het gevoel hebben dat het zinvol is om ideeën aan te dragen. Een deel van de burgers vindt dat politici niet altijd goed luisteren naar de burgers en ook niet altijd goed weten wat er leeft onder de burgers. Sommige burgers vinden dat ze meer betrokken moeten worden bij de politiek, anderen geven aan dat burgers hier zelf ook meer interesse in moeten tonen. Niet bij iedereen is bekend hoe de politieke besluitvorming werkt. Door de burgers zijn nog een aantal suggesties gedaan: Politici moeten meer naar de burgers toe in de aparte dorpen, waardoor ze ook bekender worden bij de burgers en er toevallige ontmoetingen plaatsvinden. Politici mogen / moeten meer actie ondernemen over zaken die ze van de burgers horen. Nagaan hoe de burgers meer betrokken kunnen worden bij de gemeentepolitiek waardoor er meer duidelijkheid komt over hoe de politieke besluitvorming werkt. Nagaan hoe de gemeentepolitiek aantrekkelijker voor de burger kan worden gemaakt. Burgerjaarverslag gemeente De Marne

18 Bedrijfsbezoeken Het college van burgemeester en wethouders heeft in 2005 onderstaande bedrijven bezocht: Het Hogeland College te Wehe-den Hoorn Garage Haring te Kloosterburen Galerie Art & Job te Hornhuizen Ekster Mode en Wonen te Leens Camping Robersum te Vierhuizen Veldman & Van Dijk administratie en belastingen te Leens Flevofarm paardenstoeterij en fokkerij te Eenrum Restaurant ZK 86 te Zoutkamp Kinderdagverblijf De Vlinderborg te Eenrum Coöperatie Watersportartikelen te Lauwersoog Verenigingen van dorpsbelangen Dorpenrondes In mei en juni hebben de jaarlijkse dorpenrondes plaatsgevonden. De wethouders gaan samen met de teamleiders van Gemeentewerken en de voorlichter van de gemeente alle dorpen langs om met de besturen van de verenigingen van dorpsbelangen overleggen over de lopende zaken. Elk dorp heeft een vaste wijkwethouder en een teamleider. Van deze overleggen worden afsprakenlijsten / actielijsten opgesteld. Evaluatie convenant verenigingen van dorpsbelangen Op 15 december is het convenant dat in 2000 tussen de gemeente en de verenigingen van dorpsbelangen is afgesloten geëvalueerd. Alle verenigingen van dorpsbelangen vinden dat het wel belangrijk is dat er een convenant is. Er moeten naar aanleiding van deze evaluatie aan het huidige convenant en de overlegstructuur enkele aanpassingen worden gedaan. Na de gemeenteraadsverkiezingen in 2006 komt de gemeente met een voorstel over de toekomst van het convenant, de overlegstructuren en de communicatielijnen. De verenigingen van dorpsbelangen vinden het van belang dat de gemaakte afspraken op schrift worden gesteld en dat er goed wordt gelet op de nakoming hiervan. Hier moet regelmatig naar worden gekeken, want nu gebeurt dat niet altijd. Zodra iets gevolgen heeft voor de woonomgeving wil dorpsbelangen hierover geïnformeerd worden. Nu wordt dorpsbelangen niet altijd in kennis gesteld van bepaalde zaken, aanstaande plannen, ontwikkelingen of werkzaamheden. De afhandelingstermijnen van vragen zijn soms (te) lang. Het is voor Dorpsbelangen niet altijd mogelijk om binnen een maand het gevraagde advies te geven. Ook hiervoor moet een oplossing komen. Maatschappelijke organisaties (cliëntenparticipatie) Als gemeente hebben we regelmatig overleg met diverse (maatschappelijke) organisaties of met een vertegenwoordiging van bepaalde groepen in de gemeente. Deze overleggen zijn bedoeld om de contacten tussen de gemeente en deze organisaties / groepen te verbeteren en om na te gaan wat er leeft en hoe zaken ten aanzien van de dienstverlening van de gemeente beter geregeld kunnen worden. Sociale Zaken en Werk De Marne & Winsum heeft regelmatig overleg met een onafhankelijk adviesorgaan, de Cliëntenraad Sociale Zaken De Marne en Winsum over het voorgenomen beleid. Burgerjaarverslag gemeente De Marne

19 De Marne heeft in 2005 samen met de gemeenten Winsum en Eemsmond het Regionaal ZorgAdviesTeam Noord Groningen (ZAT) opgericht. Het doel van het ZAT is om een bovenschoolse en regionale zorgstructuur voor kinderen tot 12 jaar (en hun ouders) op te zetten. Ook is in 2005 het OGGz-overleg (Openbare Geestelijke Gezondheidszorg) gestart. Hierin hebben diverse partijen (politie, woningstichting, gemeente, maatschappelijk werk, verslavingszorg, GGD, GGZ) zitting. In dit overleg wordt geprobeerd om een goed zorgtraject te realiseren voor de cliënt. 3.3 Informatievoorziening Uit het klanttevredenheidsonderzoek blijkt dat het overgrote deel van de inwoners de gemeentegids van De Marne en de gemeentelijke infopagina van de gemeente in de Ommelander Courant kent. Deze informatiemiddelen worden door de burgers regelmatig gebruikt en gelezen. Nagenoeg iedereen is tevreden over deze middelen. Wel wordt aangegeven dat de gemeentelijke pagina voor iedereen begrijpelijk moet zijn, dus niet te ambtelijk en een duidelijke uitleg van procedures. De voorkeur van de inwoners om informatie van de gemeente te zoeken gaat achtereenvolgens uit naar de volgende kanalen: telefonisch contact, gemeentegids, internet, iemand spreken bij een balie en de Ommelander Courant. Ongeveer 60% van de bevolking vindt dat ze goed door de gemeente worden geïnformeerd en een derde vindt dit redelijk. Wel is aangegeven dat gemeentelijke informatie op meerdere plaatsen beschikbaar mag zijn. Dit geldt onder andere voor het buitengebied waar niet alle informatie komt. Dit kan bijvoorbeeld via folders. Ook komt informatie soms te laat voor de burgers of pas als het besluit al genomen is, terwijl de burger soms graag van te voren over dingen wil worden geïnformeerd. Website In 2005 heeft er door omstandigheden nauwelijks uitbouw van de website plaatsgevonden. Er is ook minder aandacht geweest voor de actualisering van producten en pagina s. De beschikbaarheid en de kwaliteit van de website konden wel op peil worden gehouden. Ook liepen we tegen kleine technische onvolkomenheden van het nieuwe Content Management Systeem (CMS), het beheersysteem van de website aan. Wel zijn in 2005 de openbare besluitenlijsten van het college van burgemeester en wethouders toegevoegd aan de website. Het aantal producten in de productencatalogus is van 160 tot 170 gestegen (met name waren dit producten van Sociale Zaken en Werk). Ook is een aanvang gemaakt met de plaatsing van historische foto s op de website, mede naar aanleiding van het Project inventarisatie fotoarchief. Het aantal opvraagbare verordeningen is verder gestegen, waardoor bijna de gehele lokale wetgeving nu raadpleegbaar is via de website. Het aantal aanmeldingen voor de 2-wekelijkse nieuwsbrief van de website is met sprongen omhoog gegaan, waardoor er eind 2005 ongeveer 120 abonnees waren. Op de ranglijst Advies.Overheid.nl zijn we gezakt van de 49 e naar een plek net boven de 100. Het is zeker een aandachtspunt om in 2006 weer hoger op deze ranglijst te komen. In verband met de doelstelling van het Kabinet dat in % van alle formulieren elektronisch moet kunnen worden afgedaan, heeft er in 2005 een eerste pilot plaatsgevonden met 18 producten die (gedeeltelijk) digitaal afgehandeld konden worden. Hier is naar verhouding weinig gebruik van gemaakt. Desondanks is besloten een tweede pilot op te starten om te komen tot digitale dienstverlening (tot en met internet-kassa) van 1 of meer producten. De website moet dan ook veranderen van een informatieve in een interactieve website. Burgerjaarverslag gemeente De Marne

20 Het aantal bezoekers van de site in 2005 was In vergelijking met 2004 is het aantal bezoekers gestegen met of te wel een stijging van 57,8%. Het gemiddeld aantal bezoekers per dag in 2005 was 85. Het aantal bezoekers van de site was het grootst in de maand juni (3.850). In december was het aantal bezoekers het kleinst (1.998). Nog niet alle burgers kennen en maken gebruik van de website van de gemeente De Marne zoals uit het klanttevredenheidsonderzoek blijkt. Vanuit dit oogpunt kan de website nog wel enige promotie gebruiken. De meeste mensen die de website bezoeken doen dit enkele keren per jaar. Ook niet iedereen is ervan op de hoogte dat er bepaalde folders en formulieren via de website bij de gemeente kunnen worden aangevraagd. De meeste inwoners zijn tevreden over de site. Een suggestie die is gedaan is dat de site in de toekomst wat dynamischer zou mogen worden, want deze lijkt nu wat saai qua lay-out, komt enigszins ambtelijk over en is niet altijd klantgericht. De verwijzingen en de links zouden ook nog wat duidelijker kunnen worden aangegeven. Burgerjaarverslag gemeente De Marne

21 4 Klachten, bezwaar en beroep 4.1 Klachten Uit het klanttevredenheidsonderzoek blijkt dat een vijfde deel van de burgers wel eens een klacht bij de gemeente heeft ingediend. Het is niet bekend of dit formele klachten zijn en of ze mondeling of schriftelijk zijn ingediend. Het betreffen met name klachten over de leefomgeving. Dit kunnen dus ook meldingen zijn over het beheer van de openbare ruimte. Echter dit is niet na te gaan. De burgers zijn niet zo tevreden over de afhandeling van de klachten of meldingen. De reden die hier met name voor genoemd wordt, is dat het niet het gewenste resultaat heeft opgeleverd. Verder worden als redenen genoemd dat de klacht / melding niet op een correcte manier is afgehandeld, de afhandeling te lang duurt of er niet altijd actie is ondernomen. Het is van belang dat de gemeente de burgers het gevoel geeft dat het zin heeft om een klacht / melding in te dienen bij de gemeente als de burger dit noodzakelijk vindt en dat er ook tijdig aandacht aan wordt geschonken. Het is voor de gemeente van belang om onderscheid te maken tussen meldingen en klachten. Een melding is nog geen klacht, maar kan natuurlijk wel leiden tot een klacht als hier niet tijdig iets mee wordt gedaan. Het opstellen van een afdoeningsprotocol voor meldingen van diverse aard is in 2005 niet gebeurd. Dit zal zeker in 2006 aandacht krijgen. Voor klachten over gedrag van ambtenaren en bestuurders kunnen burgers terecht bij de onafhankelijke klachtenfunctionaris. Voor klachten over wegen, openbaar groen en milieuincidenten is een aparte voorziening in de vorm van een telefonische klachtenlijn. In 2005 zijn vier formele schriftelijke klachten ingediend. Twee daarvan hadden betrekking op de openings- en sluitingstijden van de afdeling Burgerzaken. Omdat het niet gaat om gedragingen van personen, maar om een werkwijze van de organisatie, zijn deze klachten niet behandeld door de klachtenfunctionaris. Mede naar aanleiding van deze klachten wordt nagegaan of de openingstijden van Burgerzaken kunnen worden verruimd. De andere twee schriftelijke klachten zijn door bemiddeling opgelost. Daarnaast heeft de klachtenfunctionaris enkele telefonische klachten ontvangen. Geen van deze klachten heeft geleid tot een schriftelijke klacht. Bij de Nationale ombudsman, waarbij De Marne is aangesloten voor klachtbehandeling in tweede instantie, zijn in 2005 ook geen klachten ingediend. 4.2 Bezwaar en beroep De schriftelijke bezwaarprocedure is bij een redelijk deel van de inwoners bekend zoals uit het klanttevredenheidsonderzoek is gebleken. Slechts 9% heeft hier wel eens gebruik van gemaakt. Per 1 juli 2005 is de afdeling Sociale Zaken van De Marne samengevoegd met de afdeling Sociale Zaken van de gemeente Winsum. De bezwaarschriften die na 1 juli 2005 tegen besluiten over werk en bijstand e.d. zijn ingediend, zijn niet in dit overzicht meegenomen. Burgerjaarverslag gemeente De Marne

22 Bezwaarschriften 2005 Aantal Totaal aantal bezwaarschriften in 2005 ingediend: 16 Waarvan nog in behandeling 2 Waarvan in 2005 afgehandeld zonder commissie-advies 10 - waarvan kennelijk niet-ontvankelijk of kennelijk ongegrond 2 - waarvan tegemoetgekomen aan bezwaren 6 - waarvan ingetrokken of met instemming niet verder behandeld 4 Waarvan afgehandeld met commissie-advies: 4 - advies tot niet-ontvankelijkverklaring - - advies tot gegrondverklaring 2 - advies tot ongegrondverklaring 2 Besluit college op commissie-advies 4 - advies opgevolgd 2 - van het advies afgeweken 2 In 2005 is vaker gekozen voor een alternatieve behandeling van de bezwaarschriften naast het inwinnen van een advies van de commissie voor de behandeling van bezwaar- en beroepschriften. Het inwinnen van advies van de commissie heeft als doel om tot een zorgvuldig voorbereid en gedegen besluit te komen, maar dat vergt extra tijd en arbeid. Dat is niet in alle gevallen de passende oplossing. Soms kan met een telefonische of schriftelijke nadere uitleg de kou uit de lucht worden genomen. In andere gevallen is een bezwaarschrift zo duidelijk terecht (of in een enkel geval onterecht) dat voor het nemen van een besluit een advies van de commissie niet nodig is. De tijd die gemoeid is met deze aanpak is zeer verschillend. Een telefoontje of brief is snel gepleegd of geschreven. Het vragen van nader advies of doen van nader onderzoek vergt meer tijd. Dan gaat zorgvuldigheid voor snelheid. 4.3 Bezwaarschriften belastingen / WOZ Voor 750 mensen was de WOZ-beschikking of een aanslag van gemeentelijke belastingen aanleiding tot het indienen van een bezwaarschrift, vaak met behulp van een voorgedrukt reactieformulier. De bezwaren zijn in 2005 allemaal beantwoord, en ook de 17 mensen die naar de Rechtbank gingen hebben inmiddels een uitspraak van de rechter. In het kader van het minimabeleid werd circa 200 keer kwijtschelding verleend, voor de belanghebbenden. Vanaf eind 2005 is het aantal loketten waar men terecht kan toegenomen. Naast Sociale Zaken is ook bij het Loket voor Wonen, Welzijn en Zorg en het taakveld Belastingen de benodigde informatie beschikbaar. 4.4 Bezwaarschriften sociale zaken en werk In 2005 zijn de volgende aantallen bezwaarschriften bij Sociale Zaken ingediend. Sociale Zaken Aantal gegrond verklaard 3 ongegrond verklaard 4 ontvankelijk verklaard 1 ingetrokken door cliënt 4 herzien door Sociale Zaken 4 Totaal 16 Burgerjaarverslag gemeente De Marne

23 5 Overzicht werkzaamheden burgemeester 5.1 Bestuur Mijn eerste rol als burgemeester is die van voorzitter van de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. In deze dubbelrol wil ik de verbindende en bindende factor zijn in de relatie tussen het college en de raad. De burgemeester heeft ook een rol als kwaliteitsbewaker. Die houdt in: De zorg voor een tijdige voorbereiding, vaststelling en uitvoering van gemeentelijk beleid inclusief een goede afstemming tussen degenen die daarbij betrokken zijn; Bevorderen van een goede samenwerking van de gemeente met andere overheden op lokaal en bovenlokaal niveau; De kwaliteit van procedures voor burgerparticipatie en de zorgvuldige behandeling van klachten en bezwaarschriften waarborgen; Jaarlijks rapporteren in het burgerjaarverslag over onder andere de kwaliteit van de dienstverlening. Het goed uitvoeren van mijn bestuurlijke taken brengt veel bestuurlijke contacten met zich mee. Voor een deel zijn het contacten door nevenfuncties, die rechtstreeks voort vloeien uit het burgemeesterschap. Maar er is ook een vrije keuze bij het vormen van een bestuurlijk netwerk voor de belangenbehartiging van mijn gemeente. In mijn bestuurlijke contacten staat voorop, dat ik deuren wil openen met het oog op de beleidsdoelen en de financiële belangen van De Marne. De effecten van bestuurlijke contacten gericht op belangenbehartiging, worden vaak pas op langere termijn zichtbaar. Zo heb ik bijvoorbeeld in 2005 veel tijd gestoken in de mogelijkheden van de ontwikkeling van Lauwersoog. Nevenfuncties die voortvloeien uit de functie (niet betaald): Lid van het dagelijks bestuur van de Regioraad Noord Groningen, vice-voorzitter; Lid van het dagelijks bestuur Vereniging Waddenzeegemeenten, vice-voorzitter; Lid van het WaddenSea Forum, (agriculture, harbour and industry); Vertegenwoordiger van de gemeente als aandeelhouder in de Exploitatiemaatschappij Haven Lauwersoog; Lid van de LAG-Leader. Referendum Europese Grondwet Als burgemeester ben ik ook verantwoordelijk voor verkiezingen of referenda, zoals die op 1 juni 2005 heeft plaatsgevonden over de Europese Grondwet. Het opkomstpercentage in de gemeente De Marne was 68,70. Van de burgers was 30,6% voor de invoering van de Europese Grondwet, terwijl maar liefst 69,4% tegen de invoering was. 5.2 Openbare orde en veiligheid Mijn tweede rol is die van portefeuillehouder. Net als de wethouders ben ik verantwoordelijk voor enkele beleidsterreinen. Het belangrijkste is de openbare orde en veiligheid. De basis voor die portefeuille ligt in een aantal wettelijke taken en bevoegdheden, namelijk: De handhaving van de openbare orde en veiligheid; Het gezag over de politie bij de handhaving van de openbare orde en de hulpverlening; Het bestuur van de politieregio en het beheer van het korps; Het opperbevel in het geval van een ramp, zwaar ongeval of bij brand; Het bestuur van de regionale brandweer. Burgerjaarverslag gemeente De Marne

24 Aan deze taken en bevoegdheden zijn de volgende (neven)functies verbonden (niet betaald): Lid Regionaal College (politie); Lid Bestuurscommissie GGD en Brandweer; Voorzitter beheerscommissie Coördinatie Rampenbestrijding Waddenzee. Jeugd- en Jongerenwerk In het afgelopen jaar hebben we veel tijd gestoken in de jeugd. Er hebben veel overleggen plaatsgevonden over en met de jeugd. Om beter te anticiperen op de jeugd, en niet alleen wanneer er problemen ontstaan, zijn er sinds 1 april 2005 jeugdwerkers in onze gemeente aangesteld. Zij hebben in 2005 een bijdrage geleverd aan het terugdringen van jeugdoverlast in onze gemeente. Onderzoek van de politie De politie heeft in het najaar een onderzoek gehouden over de veiligheid in onze gemeente. De resultaten van dit onderzoek zijn nog niet bekend. Wel was opvallend dat een groot aantal inwoners via internet heeft gereageerd. In totaal heeft 40% van de ondervraagden de enquête teruggestuurd (waarvan 28% via internet). Evenementenbeleid We hebben het evenementenbeleid geëvalueerd. Na de evaluatie is gebleken dat de regels vereenvoudigd kunnen worden, zonder afbreuk te doen aan de veiligheid bij evenementen. Zo is er een meldingsplicht gekomen voor kleine evenementen. Dit is een eenvoudige procedure die kort van tevoren gemeld kan worden en waar geen kosten aan verbonden zijn. Rampenplan In 2005 hebben we een geheel hernieuwd rampenplan opgesteld en hebben we verschillende oefeningen gehouden. Ondanks alle inspanningen om de kans op een ramp te minimaliseren, kunt u op onze website lezen over wat te doen voor het geval er toch iets mis gaat. Aanpassing Algemeen Plaatselijke Verordening Voor het terugdringen van overlast is bijvoorbeeld de Algemene Plaatselijke Verordening aangepast. In de APV is nu een mogelijkheid opgenomen om geluidhinder door dieren aan te pakken. Uit bovenstaande blijkt dat we in 2005 een stap in de goede richting hebben gezet op het gebied van veiligheid, maar we willen dit nog verder uitbouwen in Zo willen we een integraal veiligheidsbeleid opzetten, het bureau Halt vaker inschakelen, de mogelijkheden voor het instellen van dorpswachten onderzoeken en blijven oefenen voor eventuele rampen. Brandweer Ook de brandweer behoort tot de openbare orde en veiligheid. In 2005 is begonnen met de realisatie van een nieuwe brandweerkazerne voor de blusgroep Zoutkamp en de oplevering vindt begin 2006 plaats. Voor de blusgroep van Zoutkamp zijn we qua bezetting goed op sterkte en voor de blusgroep Wehe-den Hoorn zijn er twee vacatureplaatsen en we zijn bezig met het aannemen van twee aspiranten. Dit blijft een aandachtspunt. Het voorbereiden en uitvoeren van oefeningen op de Waddenzee en het Lauwersmeer in samenwerking met Burgerjaarverslag gemeente De Marne

25 KNRM, rijkswaterstaat en provinciale waterstaat was een aandachtspunt voor We hebben in 2005 geoefend met de KNRM en voor begin 2006 staat een oefening gepland met rijkswaterstaat. Het voorbereiden en uitvoeren van multidisciplinaire oefeningen met andere hulpdiensten gaat ook in 2006 verder. Op basis van het gemeentelijk rampenplan en de provinciale risicokaart zijn bereikbaarheidskaarten gemaakt. Daarnaast zijn ook bereikbaarheidskaarten gemaakt voor de belangrijkste objecten van de lijst die een gebruiksvergunning hebben. Oefeningen brandweer Met als basis de landelijke Leidraad Oefenen wordt door de beide blusgroepen éénmaal per twee weken geoefend. Daarnaast wordt er geoefend voor de regionale brandweer wedstrijden. De blusgroep van Wehe den Hoorn is dit jaar op de 7 e plaats geëindigd bij de wedstrijden in Veendam. De blusgroepen gaan ook twee keer per jaar realistisch oefenen in een (regionaal) brandweer oefencentrum. In 2005 is er, naast het bestaande oefencentrum in Zuidbroek, een nieuw oefencentrum in Wijster geopend. In dit nieuwe oefencentrum hebben de beide groepen inmiddels een flash-over training gehad. Het opleiden en bijscholen van de brandweermensen is een activiteit die continue doorloopt. Communicatiesysteem C 2000 In 2005 is het nieuwe digitale communicatiesysteem C 2000 in gebruik genomen. Aantal uitrukken In 2005 is er door de beide blusgroepen in totaal 63 keer uitgerukt. In 2004 waren er 55 uitrukken. Het aantal uitrukken van de blusgroep van Wehe den Hoorn is gestegen in 2005 en het aantal van de blusgroep Zoutkamp is gedaald. Onderstaand staat een overzicht van de uitrukken vermeld. Wehe-den Hoorn Zoutkamp aard aard Brand Brand 16 8 Hulpverlening Hulpverlening Automatisch brandalarm 2 3 Automatisch brandalarm 2 5 Totaal Totaal Intergemeentelijke samenwerking Eind 2005 is een project opgestart waarbij de mogelijkheden voor intergemeentelijke samenwerking op het gebied van brandweerzorg en rampenbestrijding onderzocht worden. De gemeenten die naast De Marne de intentie hebben uitgesproken om samen te willen werken zijn: Bedum, Winsum, Zuidhorn, Leek, Marum en Grootegast. Dit project loopt separaat naast de landelijke ontwikkeling van de vorming van Veiligheidsregio s. Het afronden van het samenwerkingsonderzoek met de genoemde gemeenten is dan ook een aandachtspunt voor 2006 Burgerjaarverslag gemeente De Marne

26 5.3 Samenleving Als burgemeester wil ik midden in de samenleving staan en weten wat er speelt. Dat houdt in dat ik ontmoetingen organiseer en in de dorpen geregeld mijn oor te luisteren leg. Enkele bezoeken en activiteiten in 2005 zijn: bezoek carnaval, bezoek symposium agrarisch natuurbeheer, bezoek voetbalwedstrijd op het AZC terrein te Ulrum. Verder heb ik aan diverse congressen en seminars deelgenomen over uiteenlopende onderwerpen. Mijn maatschappelijke oriëntatie wordt ook gevoed door nevenfuncties, namelijk: Comité van aanbeveling (niet betaald): Domies Toen; Kerk Vierhuizen. Nevenfuncties die geen relatie hebben met de functie (niet betaald): Lid van de Raad van Toezicht van Zorggroep Groningen; Voorzitter van de stichting Cultuureducatie in de provincie Groningen; Lid van het bestuur van het Noord Nederlands Toneel; Lid van het bestuur van het Prins Bernhardfonds Groningen; Voorzitter van de Stichting Eigen Huis Albertus Magnus; Lid van de Raad van Commissarissen van de Stichting Werkprojecten Lid van de Raad van Commissarissen van de Woningcorporatie IN (deze functie kent een beperkte honorering). 5.4 Representatie gemeentebestuur en promotie Als burgemeester vertegenwoordig ik vaak het gemeentebestuur en wordt ik vaak gezien als het gezicht van de gemeente De Marne. In dit kader breng ik ook altijd een bezoek aan de 100 jarigen in onze gemeente en aan de echtparen die een 60-jarig of 65-jarig huwelijksjubileum te vieren hebben. Daarnaast wordt ik ook af en toe gevraagd om openingen te verrichten. In 2005 heb ik onder andere de volgende openingen verricht: garage Haring te Kloosterburen, de speeltuin in Wehe-den Hoorn, expositie straatnamenproject leerlingen OBS Lydinge in de hal van het gemeentehuis, 75 e Noordelijk Pinksterkamp in de Marnewaard. Uiteraard ben ik, en soms samen met de wethouders, ook aanwezig bij evenementen gericht op de promotie van onze gemeente. Aan het begin van het jaar is er altijd de nieuwjaarsreceptie voor de burgers in het gemeentehuis, waar zo n 100 mensen op af kwamen. Ik heb ook een bezoek gebracht aan Villages of Tradition in Eenrum en aan het evenement Mooi Zoutkamp. We hebben uiteraard ook als gemeente de jaarlijkse garnalenparty weer georganiseerd en we hebben een militaire oefening in het oefendorp Marnehuizen bijgewoond. In 2005 was ik gastvrouw op de Nationale Dag voor de Zeevisserij in Lauwersoog. Schoonste gemeente van Nederland De gemeente De Marne heeft in 2005 meegestreden voor de titel Schoonste gemeente van Nederland en we zijn bij de laatste vijftien geëindigd! Burgerjaarverslag gemeente De Marne

27 Partnerschap gemeente Dötlingen gemeente De Marne In 2005 bestond de partnerschap tussen beide gemeenten 20 jaar. Op zaterdag 4 juni is deze jubileumdag in de gemeente De Marne gevierd. De eerste contacten zijn in het begin van de jaren 80 gelegd. Op 21 september 1985 vond de ondertekening van een oorkonde plaats. Hiermee werd de officiële partnerschap tussen beide gemeenten bekrachtigd. Koninklijke onderscheidingen Als burgemeester heb ik ook het genoegen om ieder jaar de Koninklijke Onderscheidingen uit te reiken. De heer H. Westers te Hornhuizen heeft op 30 maart de versierselen en oorkonde uitgereikt gekregen die behoren bij de Ridderorde van Oranje Nassau. De uitreiking vond plaats in het Schathoes op het Landgoed Verhildersum tijdens een bijeenkomst van de Vereniging voor Agrarisch Natuur- en Landschapsbeheer Noord- Groningen. Op de bijeenkomst nam de heer Westers afscheid als voorzitter van genoemde vereniging. Op vrijdag 29 april zijn door mij, ter gelegenheid van de verjaardag van Hare Majesteit zes Koninklijke Onderscheidingen uitgereikt. Alle personen zijn benoemd tot lid in de Orde van Oranje Nassau: De heer H. van der Heide te Ulrum en de heer S.W. Mollema te Leens kregen hun Onderscheiding in het Visserijmuseum te Zoutkamp. Mevrouw A.H. Schut-Kuper en mevrouw T.A. Zuidema-Bos, beiden woonachtig te Eenrum werden gedecoreerd in het dorpshuis van Eenrum. In het gemeentehuis te Leens tenslotte kregen de heren J.J. Stiekema te Kloosterburen en J. Ronda te Schouwerzijl de versierselen opgespeld. Burgerjaarverslag gemeente De Marne

28 6 Afspraken voor 2006 Wat spreken we af voor 2006? 6.1 Dienstverlening Algemeen: Betere kwaliteit van de dienstverlening door minder belemmerende regels te gebruiken of regels te vereenvoudigen Beter toezien op nakoming van gemaakte afspraken of gedane toezeggingen. Verkorten van de afhandelingstermijnen van (aan)vragen. Vergroten van de klant- en servicegerichtheid en meer meedenken met de burgers en ondernemers. Aandacht voor interne en externe communicatie. Burger beter informeren tijdens de processen waar de gemeente mee bezig is. Burger beter informeren over de voortgang van (aan)vragen die bij de gemeente zijn gedaan. Concretere beantwoording van vragen. Voorkomen van ambtelijk taalgebruik. Klanttevredenheid per balie onderzoeken. Telefonische dienstverlening: Verbeteren van de telefonische bereikbaarheid. Aandacht schenken aan het stemgebruik van de medewerkers waardoor er meer enthousiasme is richting de beller. Nagaan of een uniforme begroetingstekst wenselijk is en kan worden ingevoerd. Aandacht schenken aan de klantvriendelijkheid van de medewerkers aan de telefoon. Aandacht schenken aan de servicegerichtheid, met name aan het oplossingsgericht denken en handelen. Afspraken maken over de termijnen waarbinnen de burger moet worden teruggebeld. Schriftelijke dienstverlening: Burger beter informeren over afhandelingstermijnen van brieven en s. Nader uitwerken van de status van verkeer en hoe hier mee moet worden omgegaan. Invoeren van een beter systeem van termijnbewaking. Balie dienstverlening: Aandacht voor geringe parkeerruimte voor burgers bij het gemeentehuis. Rechtmatig gebruik van de invalidenparkeerplaats. Aandacht voor geringe privacy bij het loket en in de hal van het gemeentehuis. Mogelijkheden nagaan voor verruiming van de openingstijden van het gemeentehuis en gemeentewerken. Burgerjaarverslag gemeente De Marne