Dubbele leges voor één vergunning Gemeente Almere Dienst Publiekszaken

Transcriptie

1 Rapport Gemeentelijke Ombudsman ` Dubbele leges voor één vergunning Gemeente Almere Dienst Publiekszaken 30 juni 2009 RA Samenvatting Een vrouw dient in Almere een bouwaanvraag in voor een uitbouw aan haar huis. Wanneer de gemeente om aanvullende gegevens vraagt, vraagt zij uitstel aan in verband met de vakantie van haar aannemer. De gemeente wijst de bouwaanvraag af. Niet veel later dient ze een nieuwe aanvraag in voor een (iets kleinere) aanbouw. Deze aanvraag wordt vergund. Wanneer de gemeente hierna twee keer leges oplegt aan de vrouw, dient zij hierover een klacht in. Het gaat volgens haar om dezelfde aanvraag en ze kan zich niet vinden in de dubbele heffing. De klacht wordt door de gemeente zowel procedureel als inhoudelijk verkeerd behandeld. De ombudsman is daarom van mening dat het handelen van de gemeente onbehoorlijk is en dat de gemeente de vrouw tegemoet dient te komen. Oordeel De onderzochte gedraging is onbehoorlijk. Aanbeveling De ombudsman beveelt het College van Burgemeester en Wethouders aan te bevorderen de leges voor de eerste bouwaanvraag op nul te stellen, dan wel deze vordering van de gemeente te vernietigen.

2 Pagina : 2/4 Verzoek Het verzoek tot onderzoek is op 11 juni 2008 schriftelijk ingediend en betreft de gemeente Almere, dienst Publiekszaken. Het onderzoek heeft betrekking op: het heffen van leges voor twee bouwaanvragen. Bevindingen achtergrond van het verzoek Verzoekster dient in juli 2007 in Almere een bouwaanvraag in voor een uitbouw aan haar huis. Op 24 juli 2007 laat de gemeente weten dat de aanvraag zo niet vergund kan worden, omdat de uitbouw te groot is en strijd oplevert met het bestemmingsplan. Verzoekster krijgt 14 dagen de tijd om aanvullende gegevens te leveren. Verzoekster laat op 2 augustus 2007 aan de gemeente weten dat zij afhankelijk is van haar aannemer. Deze is echter op vakantie; verzoekster laat weten dat zij verwacht dat zij de gewijzigde aanvraag per 13 augustus kan overleggen. Op 22 augustus 2007 vraagt de gemeente opnieuw om aanvullende gegevens. De aanvraag wordt op 18 september 2007 geweigerd. Op 4 oktober 2007 dient verzoekster een nieuwe bouwaanvraag in; deze wordt uiteindelijk vergund. Verzoekster ontvangt voor de eerste aanvraag een legesheffing van 550,99 en voor de tweede aanvraag een legesheffing van 986,00. Op 5 december 2007 stuurt verzoekster een brief. Zij schrijft hierin dat zij niet correct geïnformeerd is over de mogelijkheden voor de uitbouw. Zij stelt dat zij hierdoor twee aanvragen heeft moeten indienen en kan zich er niet in vinden dat zij tweemaal leges moet betalen. De gemeente laat op 29 januari 2008 weten dat de legesverordening niet toestaat dat haar verzoek gehonoreerd wordt. Verzoekster stuurt, op 19 februari 2008, een brief naar de gemeente, waarin zij haar teleurstelling uit over de brief van 29 januari 2008 en schrijft dat zij het op prijs zou stellen de zaak mondeling te bespreken. Verzoekster tracht in de weken hierna contact te krijgen met de behandelend ambtenaar om een afspraak te maken. Op 23 mei 2008 ontvangt zij een dwangbevel van de gemeente ter voldoening van de kosten. Verzoekster wijst de gemeente erop dat zij getracht heeft een afspraak te maken om de zaak te bespreken en dat zij dat nog steeds graag zou willen, alvorens tot betaling over te gaan. Op 6 juni 2008 reageert de gemeente schriftelijk op haar brief van 23 mei De gemeente schrijft dat de behandeling van haar bezwaarschrift niet goed is gegaan en dat ook het versturen van het dwangbevel niet had gemoeten. De gemeente bevestigt evenwel de telefonisch gedane uitlatingen dat aan het bezwaar niet tegemoet kan worden gekomen: verzoekster had geen bezwaar aangetekend tegen de geweigerde bouwvergunning. Nu dit niet gebeurd is, is het besluit definitief en worden de leges voor de helft geïnd, omdat de aanvraag geweigerd is. De gemeente kan niet meer na gaan of er aan verzoekster verkeerde informatie is verstrekt. Over de afhandeling van het bezwaarschrift schrijft de gemeente hetzelfde. Verzoekster wordt verwezen naar de klachtenregeling en naar de rechtbank voor mogelijk beroep. Verzoekster kan zich niet vinden in de gang van zaken en wendt zich tot de ombudsman. reactie van de dienst Publiekszaken De ombudsman constateert dat verzoekster op 19 februari 2008 een klacht heeft ingediend bij de gemeente, maar dat haar relaas niet als zodanig is behandeld. Daarom verzoekt de ombudsman aan de gemeente om verzoekster alsnog uit te nodigen en te horen en de klacht conform de vereisten van de

3 Pagina : 3/4 Algemene wet bestuursrecht af te handelen. Ook vraagt hij om opschorting van de incassoprocedure voor de duur van zijn onderzoek. De gemeente nodigt verzoekster uit op 1 augustus De zaak wordt besproken en de gemeente handelt bij brief van 31 augustus 2008 de klacht af. Hieruit blijkt dat de gemeente geen nader uitstel kon verlenen voor de gegevens van verzoekster, gezien de fatale termijnen in het bouwrecht. Verder stelt verzoekster dat zij de afwijzing bouwvergunning van september 2007 niet ontvangen heeft. De uitkomst van het gesprek is dat de gemeente nagaat of deze afwijzing aangetekend verstuurd is. Dit blijkt het geval; de man van verzoekster heeft voor ontvangst getekend. De gemeente ziet daarom geen aanleiding de aanslag te herzien. De ombudsman besluit hierna de reactie van de gemeente te vragen, zowel over de bouwaanvragen als over de klachtbehandeling. De gemeente laat weten dat de hoogte van de leges afhankelijk is van de aanvraag (strijd bestemmingsplan). Omdat er strijd met het bestemmingsplan was, valt de beslistermijn van twaalf weken weg. Op dat moment krijgt de aanvrager de gelegenheid om het bouwplan aan te passen. De gemeente heeft de brief van 19 februari 2008 ontvangen. In de brief staat dat verzoekster telefonisch contact zou opnemen. Daarom is er niet schriftelijk gereageerd. In de brief van 23 mei 2008 staat ook dat verzoekster de betrokken medewerker niet heeft bereikt. Indien mogelijk, laat een collega een terugbelnotitie achter. Uit de brief van 6 juni 2008 blijkt ook dat telefonisch contact heeft plaatsgevonden, maar dat niet meer is na te gaan wanneer precies. De gemeente geeft aan dat aanvankelijk per abuis verzuimd is om verzoekster te horen in het kader van de bezwaarschriftenprocedure, ondanks haar verzoek daartoe. Deze situatie is aanleiding voor de gemeente om de procedure bij bezwaarschriften nogmaals te bekijken. Het versturen van het dwangbevel had niet moeten gebeuren. Dit is geautomatiseerd gebeurd. Er is geen verslag gemaakt van het uiteindelijke horen. Met de betrokkenen is afgesproken dat dit voortaan wel zal gebeuren. reacties op bevindingen Het resultaat van het onderzoek is als verslag van bevindingen naar verzoekster en naar de gemeente gestuurd teneinde een nadere reactie mogelijk te maken. De gemeente laat weten geen opmerkingen te hebben. Verzoekster laat weten dat zij ook al in mei 2007 een aanvraag had ingediend die niet vergund is; zij stuurt hierover gegevens op. Behoorlijkheidsvereisten De ombudsman toetst de gedragingen van gemeentelijke instanties aan behoorlijkheidsvereisten. In dit onderzoek is getoetst aan de vereisten van redelijkheid en fair play. Overwegingen het toestaan van uitstel van het leveren van gegevens Het redelijkheidsvereiste houdt in dat bestuursorganen bij elk handelen (rechtshandelingen en feitelijke handelingen) alle relevante feiten en omstandigheden tegen elkaar afweegt. De uitkomst van deze belangenafweging mag niet onredelijk zijn.

4 Pagina : 4/4 Dit betekent dat wanneer een burger een redelijk verzoek doet, dit in principe toegestaan moet worden, tenzij er zwaarwegende belangen zijn om dit niet te doen. In dit geval gaat het om het verzoek van uitstel voor het inleveren van nieuwe tekeningen voor een bouwaanvraag. Het belang van de gemeente is gelegen in een voortvarende administratieve organisatie: het is niet bevorderlijk voor een goede bedrijfsvoering wanneer er dossiers langere tijd onvolledig in behandeling blijven. De gemeente handelt daarom correct door verzoekster te verzoeken de gegevens te overleggen en hierbij een termijn te stellen. Het had echter in de rede gelegen om haar verzoek om uitstel te honoreren, omdat verzoekster een plausibele verklaring heeft gegeven waarom zij op dat moment niet de gevraagde gegevens kon leveren, namelijk de vakantie van de aannemer. De ombudsman ziet niet in welk belang van de gemeente geschaad zou zijn door het uitstel toe te staan, zeker niet nu uit het vervolg blijkt dat er geen wettelijke belemmeringen zijn het uitstel toe te staan en ook omdat de gevraagde gegevens bij de nieuwe aanvraag ingeleverd werden en tot vergunningverlening leidden. de klachtbehandeling Het fair play-vereiste houdt in dat een bestuursorgaan de burger de mogelijkheid geeft zijn procedurele kansen te benutten. Dit brengt vanzelfsprekend met zich mee dat een bestuursorgaan klachten en bezwaren van burgers weet te herkennen, en deze inhoudelijk en procedureel deugdelijk afhandelt. In dit geval is echter gebleken dat de klachtbehandeling te traag en gebrekkig van de grond is gekomen. Allereerst is de gemeente eraan voorbij gegaan dat de brief van verzoekster van 19 februari 2008 als klacht behandeld had moeten worden. Vervolgens laat de gemeente de behandeling van de brief liggen, hoewel verzoekster uitdrukkelijk om een onderhoud verzoekt. In de tussentijd verstuurt men onterecht een dwangbevel. Hierna behandelt men de brief wel, en vindt de gemeente een formeel argument om het verzoek van verzoekster af te wijzen: zij heeft geen bezwaar ingediend tegen de weigering bouwvergunning. Wanneer de ombudsman vervolgens verzoekt om de klacht af te handelen, wordt verzoekster gehoord. Hierbij wordt haar verteld dat de gemeente geen andere keuze had om de aanvraag af te wijzen, omdat anders de bouwvergunning op grond van de in de Woningwet genoemde termijn, van rechtswege moet worden verleend. Opnieuw wordt de klacht afgewezen op formele gronden. Als de ombudsman informeert, blijkt echter dat de fatale termijn niet geldt als een bouwaanvraag via een vrijstellingsprocedure ex art. 19 WRO, afgehandeld dient te worden. Gezien deze constatering heeft de gemeente niet alleen de klacht procedureel onvoldoende behandeld, verzoekster is ook nog eens inhoudelijk op het verkeerde been gezet. Het fair play vereiste is geschonden. De ombudsman is zoals beschreven van mening dat verzoeksters verzoek om uitstel gehonoreerd had moeten worden. Het is daarom begrijpelijk dat verzoekster van haar recht gebruik maakt om tegen het opleggen van de leges in actie te komen. Het vorenstaande is voor de ombudsman aanleiding de gemeente te vragen verzoekster tegemoet te komen. Hij verbindt daarom een aanbeveling aan zijn oordeel. Oordeel Gezien de vele fouten bij de klachtbehandeling is de onderzochte gedraging onbehoorlijk. Aanbeveling De ombudsman beveelt het College van Burgemeester en Wethouders aan te bevorderen de leges voor de eerste bouwaanvraag op nul te stellen, dan wel deze vordering van de gemeente te vernietigen.

5 Pagina : 5/4