Uw kenmerk Uw brief Zaaknummer Documentnummer 31 mei U Raadsbrief 2016, nr juni 2016

Transcriptie

1 Aan de gemeenteraad van Tubbergen Uw kenmerk Uw brief Zaaknummer Documentnummer 31 mei U Inlichtingen bij De raadsgriffier Mevrouw H.J.M.J van Limbeek-ter Haar Bijlagen 1 Onderwerp Datum Raadsbrief 2016, nr juni 2016 Geachte raadsleden, Waarover gaat deze brief? Eind 2012 heeft uw raad kennisgenomen van het format waarmee periodiek aan uw raad wordt gerapporteerd over de voortgang en ontwikkelingen binnen de bedrijfsvoeringsorganisatie Noaberkracht Dinkelland Tubbergen (hierna Noaberkracht). In dit format wordt op een aantal elementen de actuele situatie beschreven binnen Noaberkracht. Het gaat daarbij om elementen waarover in een eerder stadium prestaties of inspanningen zijn benoemd: Omvang management Harmonisatie beleid en regelgeving Verbeteren werkprocessen Verbeteren dienstverlening Financiële taakstelling Reserve desintegratie- en frictiekosten Vanwege de behaalde doelstellingen komen twee rapportage onderdelen bij de eerstvolgende voortgangsrapportage te vervallen, te weten: - Omvang management - Reserve desintegratie- en frictiekosten In plaats daarvan zal er periodiek gerapporteerd worden over: - Organisatie ontwikkeling - Telefonische bereikbaarheid Ons besluit De voortgangsrapportage is op 31 mei 2016 door het bestuur van Noaberkracht vastgesteld. Zijn er bijlagen bij deze brief? In de bijlage treft u de 1 e voortgangsrapportage 2016 van Noaberkracht aan. Waarom deze raadsbrief? In artikel 169, tweede lid, van de Gemeentewet staat dat wij de raad alle inlichtingen verschaffen die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft. Wij meenden er daarom goed aan te doen u van ons besluit op de hoogte te stellen. Wij stellen u voor deze raadsbrief voor kennisgeving aan te nemen. Heeft u nog vragen? Dan kunt u contact opnemen met de raadsgriffier, mevrouw H.J.M.J. van Limbeek - ter Haar. Zij zal uw vragen dan aan ons college kenbaar maken. Het telefoonnummer van de griffier is (0546) en haar adres is HJMJ.van.Limbeek@tubbergen.nl

2 Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Tubbergen, de secretaris de burgemeester drs. ing. G.B.J. Mensink mr. M.K.M. Stegers Kopie: Griffie Bijlage I

3 1 e Voortgangsrapportage 2016 Bedrijfsvoeringsorganisatie Noaberkracht Dinkelland Tubbergen ERANTWOORDING OVER HET

4 Format voortgangsrapportage t.b.v. gemeenteraden Thema/Ambitie Omvang management Een reductie van ongeveer 30% op het management van de nieuwe ambtelijke organisatie ten opzichte van de huidige twee afzonderlijke organisaties van Tubbergen en Dinkelland. Beleidsharmonisatie Een aanzienlijk efficiencyvoordeel op de uitvoering van de taken waarvoor de nieuwe ambtelijke organisatie staat, door middel van harmonisatie van beleid en regelgeving. Ongeveer 65% van alle verordeningen leent zich voor harmonisatie. 50% van alle beleidsregelingen leent zich voor harmonisatie. Informatievoorziening Een aanzienlijke besparing op het terrein van de informatievoorziening. We hebben de reële verwachting dat het aantal applicaties met 40% verminderd zal worden. Situatie per 19 september 2011 Tubbergen en Dinkelland hadden samen in totaal 22,7 fte aan management. Tubbergen en Dinkelland hebben samen circa 180 verordeningen en 150 beleidsregelingen. Op dit moment gebruiken de twee gemeenten gezamenlijk ruim 250 applicaties. Huidige situatie Stand april 2016 Een reductie van ongeveer 30% is inmiddels gerealiseerd. Om die reden kan dit als vast onderdeel in de voortgangsrapportage komen te vervallen. Stand april 2016 Zoals aangegeven zijn in 2015 de doelstellingen grotendeels behaald. Sindsdien is onder meer de Algemene plaatselijke verordening, de Duurzaamheidsnota en de beleidsnota privacy sociaal domein geharmoniseerd. Stand april 2016 Ook in 2016 gaan we verder met het aanbrengen van samenhang en standaardisatie in onze informatievoorziening conform onze visie. Dit zorgt ervoor dat we efficiënt kunnen werken en onze dienstverlening kunnen verbeteren. Voor 2015 lag de focus vooral op interne samenhang en standaardisatie. In 2016 leggen we de focus steeds meer extern en ontwikkelen we onze informatievoorziening door. Op weg naar één applicatielandschap! In 2013 had Noaberkracht voor de beide gemeenten ongeveer 250 applicaties in gebruik. Afgelopen jaren is fors ingezet om te komen tot 1 e voortgangsrapportage 2016 Noaberkracht pagina 2

5 harmonisatie/sanering van beide applicatielandschappen. Begin 2016 is deze harmonisatie afgerond en is de opdracht om het aantal applicaties met 40% te verminderen, een feit. Afstemming basisregistraties De implementatie van Belastingen/WOZ, Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Burgerzaken en Gegevensdistributie heeft grotendeels in 2015 plaats gevonden. Begin 2016 is dit traject met enige vertraging afgerond. In de loop van 2016 gaan we vorm geven aan de levering aan de landelijke voorziening voor de WOZ en hoe een koppeling naar het Nationaal Handels Register (NHR) kan worden ingericht. Basisregistratie Grootschalige Topografie BGT In 2016 moet de implementatie van de nieuwe Basisregistratie Grootschalige Topografie zijn afgerond. Daarna is het zaak deze nieuwe basisregistratie zo efficiënt mogelijk met de andere (basis)registraties te beheren. Verschillende processen worden hiervoor op elkaar afgestemd. Naast de interne afstemming moet er afstemming plaatsvinden met de overige bronhouders; waterschap Vechtstromen, de provincie Overijssel en de buurgemeenten. Basisregistratie Personen (GBA) De GBA is begin 2014 opgegaan in de basisregistratie personen (BRP). De komende jaren vereist de BRP de invoering van nieuwe software. De ontsluiting in een landelijke database is uitgesteld tot Bij de invoering hiervan in Dinkelland/Tubbergen zijn voor de bedrijfsvoering essentiële gegevens niet meer lokaal beschikbaar. In 2016 wordt onderzocht welke maatregelen er getroffen gaan worden om de gegevens beschikbaar te houden. Digimelding en Digilevering Naast de implementatie/beheer van basisregistraties is het ook verplicht gebruik te maken van de overige basisregistraties. Om dit zo efficiënt mogelijk te kunnen doen wordt er gebruik gemaakt van Digimelding en Digilevering. Dit zijn voorzieningen voor het melden van onjuistheden en het afsluiten van abonnementen op gebeurtenissen. In de periode worden beide voorzieningen voor Noaberkracht geïmplementeerd. 1 e voortgangsrapportage 2016 Noaberkracht pagina 3

6 Digitaal zaakgericht werken De doorontwikkeling van het digitaal zaakgericht werken is een belangrijke speerpunt voor Er is een nieuwe visie op informatievoorziening gevormd en een strategie voor de aanbesteding. De gunning/implementatie wordt in het najaar verwacht. De voormalige planning ging uit van een vroegere livegang. De doorlooptijd van visievorming en strategievorming van aanbesteding heeft meer tijd gekost dan oorspronkelijk ingeschat. Harmonisatie en optimalisatie van processen Efficiencyvoordeel door een verdere standaardisatie van werkprocessen Informatiebeveiliging Door toenemende digitalisering wordt informatiebeveiliging een belangrijker thema binnen de overheid en dus binnen Noaberkracht. Vanuit King (Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten) is een strategische/tactische Baseline informatiebeveiliging opgesteld, die door Noaberkracht is vastgesteld. De uitwerking/implementatie van deze Baseline wordt in de komende jaren gerealiseerd. In het tweede kwartaal van 2016 zijn de belangrijkste onderwerpen geregeld, zoals wachtwoordenbeleid en autorisaties. N.v.t. Stand april 2016 Continu verbeteren is de grondhouding om in te spelen op ontwikkelingen. Noaberkracht gebruikt o.a. lean, scrum en projectmatig creëren om resultaten te bereiken. In het eerste kwartaal is bijvoorbeeld de jaarrekening opgesteld met behulp van scrum en zijn ook leantrajecten gestart voor Subsidies en kavelverkoop. Daarnaast is een plan van aanpak in ontwikkeling om projectmatig creëren organisatie-breed in te voeren. Dienstverlening Wij zijn er van overtuigd dat de dienstverlening nog beter kan. Wij werken dan ook voortdurend aan het verder verbeteren van onze dienstverlening. In meetbare gegevens vertalen wij dit in het verhogen van de kwaliteit van N.v.t Stand april 2016 Het dereguleren van onze werkzaamheden is een continue proces. Bij nieuwe ontwikkelingen en beleid staat het verminderen van lastendruk voor inwoners centraal. Het dereguleren komt in verschillende vormen terug, zoals het volledig schrappen van een vergunningplicht, het verlengen van de geldigheidsduur van vergunningen, het digitaliseren 1 e voortgangsrapportage 2016 Noaberkracht pagina 4

7 dienstverlening over de volle breedte met gemiddeld 10%. van de formulieren, het verminderen van de indieningsvereisten en waar mogelijk komen we naar de burger toe. 1 e voortgangsrapportage 2016 Noaberkracht pagina 5 Van de afgelopen jaren is een inventarisatie gehouden met de volgende voorbeelden: KAC Bezwarenprocedure Er wordt getracht zoveel mogelijk zaken door mediatie op te lossen. Dit voorkomt onnodige formele bezwarenprocedures. WABO Het artikel 4 beleid (van bijlage II BOR) is ingetrokken en de bestemmingsplannen zijn verruimd waardoor minder afwijkingen nodig zijn Verklaring van geen bedenkingen voor beide gemeenten zijn geharmoniseerd Beleid tijdelijke woonruimte is ingetrokken De Welstandsnota is aangepast en sterk vereenvoudigd. De toetsing wordt gedaan door de accountmanager bij eenvoudige aanvragen, waardoor de doorlooptijd vermindert Reclamebeleid wordt sterk vereenvoudigd, waardoor meer maatwerk mogelijk is voor de burger en meer focus op vooroverleg Bodemkwaliteitskaart en bodembeheerplan zijn opgesteld (In het verleden moest bij grondverzet een partij grond altijd gekeurd worden conform AP-04. Dit kost veel geld en tijd. Momenteel kunnen we veel grond binnen Noaberkracht verplaatsen zonder een onderzoek) Digitaal overzicht van de ondergrond beschikbaar ( Er is een gebiedsgericht Geluidbeleid opgesteld. (Hiermee wordt voorkomen dat verschillende partijen steeds met elkaar het beoordelingskader voor geluid scherp moeten krijgen) Verkeersmilieukaart (VMK). Door middel van de VMK is het mogelijk, zonder daarvoor verkeerstellingen uit te voeren, een uitspraak te doen over de geluidbelasting op de gevel van aanliggende woningen.

8 KCC-Burgerzaken Ondertrouw Per 1 september 2015 is de schriftelijke ondertrouw afgeschaft en vervangen door een melding van het voornemen een huwelijk aan te gaan bij de ambtenaar van de burgerlijke stand (ABS). Het bruidspaar hoeft dus niet meer persoonlijk naar het gemeentehuis te komen om in ondertrouw te gaan. Zij kunnen hun voornemen te gaan trouwen (digitaal) melden Overlijdensaangifte Sinds 1 juli 2015 is het mogelijk digitaal aangifte van overlijden te doen Thuisbezorgen reisdocumenten en rijbewijzen sinds 1 januari 2016 worden alle reisdocumenten en rijbewijzen thuisbezorgd Aanvragen op twee locaties Tegelijk met het thuisbezorgen van reisdocumenten wordt er gewerkt aan de mogelijkheid voor de burgers van Dinkelland en Tubbergen om op beide locaties hun Burgerzaken zaken te kunnen regelen Digitale formulieren Alle burgerzaken producten, die wettelijk digitaal mogen, zijn digitaal beschikbaar en worden ook al deels voor-ingevuld voor de burger middels DigiD. KCC-Wonen en leven Winkeltijdenverordening - gedereguleerd, het college wijst geen zondagen meer aan, maar alle zondagen is er de mogelijkheid tot openstellen. Keuze is aan de winkelier Algemene plaatselijk verordening vanaf 2010 zijn al diverse regels geschrapt. In 2015 is er nog verder gedereguleerd bij o.a. het afschaffen collectevergunning en ventvergunning. Vervallen is de ontheffing geluidshinder bij evenementen omdat in evenementenvergunning al geluidsvoorschriften zijn opgenomen Evenementenvergunning voor vijf jaar (sinds 2014) Mogelijkheid digitaal aanvragen evenementenvergunning Vergunning speelautomaten voor onbepaalde tijd Standplaatsvergunning voor drie jaar ipv jaarlijks (dit was in Tubbergen al het geval) Maatschappelijke Effecten Het kaveluitgiftebeleid wordt versoepeld De nieuwe nota inbreidingslocaties moet leiden tot snellere 1 e voortgangsrapportage 2016 Noaberkracht pagina 6

9 besluitvorming voor kleinschalige inbreidingsverzoeken Advisering rond parkeereisen bij bouwplannen - beleidsnota voor Dinkelland en Tubbergen is geharmoniseerd. Grenzen m.b.t. geen verplichting aanvrager zijn iets opgerekt, dus eenvoudiger geworden Afvalstoffenverordening één afvalstoffenverordening voor Dinkelland en Tubbergen (harmonisatie) incl. uitvoeringsregels. Vaststelling eind Ook besluitvormingsproces rond toekomstige wijzigingen vereenvoudigd. KCC-Welzijn Voor de terugkerende subsidieverzoeken en leerlingenvervoeraanvragen wordt een voorbedrukt formulier naar de aanvrager verzonden. De aanvrager hoeft enkel de gegevens te controleren en te retourneren. Het verzenden en ontvangen gebeurt momenteel nog op papier, maar moet op termijn ook digitaal kunnen Handhaving Kinderopvang - samen met de ouder wordt gekeken of er gelijkwaardige oplossingen zijn, voordat er handhavend wordt opgetreden. Naast deze inventarisatie zijn er 2 adviseurs binnen de organisatie die adviseren bij het dereguleren van beleid en vooral aan de voorkant meewerken bij het opstellen van een gedereguleerd en gedragen beleid. Telefonische bereikbaarheid Stand april 2016 Het afgelopen jaar zijn er meerdere signalen ontvangen over de telefonische bereikbaarheid van het gemeentehuis. Naar aanleiding van deze signalen is een verbetertraject gestart voor de telefonische Wij zijn er van overtuigd dat de telefonische bereikbaarheid. Het verbetertraject heeft geresulteerd in o.a. de volgende bereikbaarheid nog beter kan. Wij werken acties: dan ook voortdurend aan het verder Trainingen in gesprektechnieken voor het telefoonteam; verbeteren van onze telefonische Trainingen in gebruik van Outlook, Word en Excel; bereikbaarheid. Uitbreiding van de formatie van het telefoonteam; Vernieuwing van de website (gereed januari 2016) Oprichten van een kennisbank (gereed eind 2015) Organisatiebrede cultuurverandering, middels open dagen en afdelingsconsulenten. 1 e voortgangsrapportage 2016 Noaberkracht pagina 7

10 Taakstelling Tubbergen en Dinkelland hadden voor de periode een bestaande nog te realiseren taakstelling van In beide gemeenten is geconstateerd dat de ambtelijke samenwerking van Tubbergen en Dinkelland een wezenlijke voorwaarde is voor het invullen van deze taakstelling. Daarboven bestaat de overtuiging dat de samenwerking aanvullend structureel minimaal 1 miljoen euro jaarlijks kan opleveren. De totale efficiencywinst van de samenwerking komt daarmee uit op minimaal 2,3 miljoen structureel. Bij de vaststelling van de begroting 2014 van de beide gemeenten is besloten met ingang van 2017 nog eens als extra taakstelling op te nemen. De totale taakstelling komt daarmee op 2,5 miljoen euro. De voordelen van de samenwerking kunnen niet reeds in het eerste jaar van samenwerking worden gerealiseerd. Uitgangspunt is dat de efficiencywinst volledig bereikt is binnen een termijn van 5 jaar. Aanvullend op deze taakstelling, in te vullen middels efficiencymaatregelen, is bij de vaststelling van de beide gemeentebegrotingen 2017 besloten tot een aanvullende taakstelling die oploopt tot een bedrag van structureel. Hierbij is de opmerking gemaakt dat deze extra taakstelling op Noaberkracht gevolgen kan hebben voor het niveau van de dienstverelning en/of de omvang van het aantal uit te voeren taken. Afgesproken Stand april 2016 (in ): Omschrijving Ingebrachte taakstelling bedrijfsvoering vanuit Tubbergen en Dinkelland Taakstelling Noaberkracht Verhoging taakstelling Noaberkracht Eerder realiseren taakstelling Verhoging taakstelling Noaberkracht Terugbetaling desintegratie- en frictiekosten Totale taakstelling Reeds gerealiseerde taakstelling: loonkosten Reeds gerealiseerde taakstelling: kosten ICT Reeds gerealiseerde taakstelling: overige kosten Openstaande taakstelling Toelichting tabel Zoals uit de tabel blijkt is de taakstelling (inclusief de aanvulling waartoe bij de begroting 2015/2016 is besloten) volledig ingevuld. De meerjarige invulling wordt in termen van richtinggevende uitspraken betrokken bij het opstellen van het raadsperspectief Daadwerkelijke besluitvorming over de invulling vindt plaats bij de begroting e voortgangsrapportage 2016 Noaberkracht pagina 8

11 is dat hierover een discussie met de beide raden zal plaatsvinden. In totaliteit komt de omvang van de taakstelling op Noaberkracht op een structureel bedrag van 3.2 miljoen. Reserve desintegratie- en frictiekosten Voor de dekking van frictiekosten is voorfinanciering noodzakelijk. Deze voorfinanciering wordt gerealiseerd door ten behoeve van de nieuwe ambtelijke organisatie een reserve desintegratie- en frictiekosten te vormen van 1 miljoen waaruit deze eenmalige opstartkosten kunnen worden betaald. Deze reserve desintegratie- en frictiekosten wordt gevoed door beide gemeenten. Zij dragen vanuit hun algemene reserve ieder een bedrag van 0,5 miljoen bij aan de reserve desintegratie- en frictiekosten. Dit bedrag moet vervolgens door de nieuwe ambtelijke organisatie weer worden terugverdiend. Hiervoor geldt een termijn van maximaal 5 jaar als terugverdienperiode. Bij (tussentijdse) realisatie van de besparing moet de 1 miljoen weer worden teruggestort in de reserve desintegratie- en frictiekosten. Na afloop van de periode van 5 jaar moet de nieuwe ambtelijke organisatie het bedrag van 1 miljoen euro weer terugbetalen aan beide gemeenten, zodat beide gemeenten weer 0,5 miljoen kunnen toevoegen aan hun algemene reserve. N.v.t. Stand april 2016 Bij het vaststellen van de begroting 2016 is besloten om de terugbetaling van 1 miljoen al in 2015 te realiseren. Dit heeft inmiddels plaatsgevonden. Om die reden kan dit als vast onderdeel in de voortgangsrapportage komen te vervallen. 1 e voortgangsrapportage 2016 Noaberkracht pagina 9

12 Organisatieontwikkeling Het creëren van een organisatie waar flexibilisering, kwaliteit, toekomstbestendigheid en talentontwikkeling een centrale rol spelen. N.v.t. Stand april 2016 Noaberkracht ondersteunt Tubbergen en Dinkelland in hun streven naar een vitale en zelfredzame samenleving. Noaberkracht heeft een focus op resultaat (de goede dingen goed doen). Daarom is het belangrijk dat Noaberkracht een wendbare organisatie blijft, die snel kan inspelen op veranderingen in de samenleving. Daarbij zijn breed inzetbare, flexibele medewerkers een voorwaarde. Flexibilisering, kwaliteit, toekomstbestendigheid en talentontwikkeling spelen daarbij een centrale rol. Een aantal concrete organisatieontwikkelingstrajecten zijn binnen Noaberkracht inmiddels opgepakt: 1 e voortgangsrapportage 2016 Noaberkracht pagina 10 Werken bij Noaberkracht Medewerkers van Noaberkracht worden zo optimaal mogelijk gefaciliteerd om hen in staat te stellen daar te werken waar en wanneer dit nodig is (plaats- en tijdonafhankelijk werken). Daarvoor worden faciliteiten en trainingen/opleidingen evenals middelen daarvoor beschikbaar gesteld. Dekking wordt deels gevonden door het verlagen van diverse budgetten door de getroffen maatregelen (o.a. facilitair, ICT, beperken verkoop verlof). Het resterende bedrag (ca ) zal voor 2016 en 2017 gedekt worden door een onttrekking uit de reserve bedrijfsvoering. TalentLAB Hiermee wordt ingezet op talent, zowel intern (wat hebben medewerkers van Noaberkracht in huis) als extern (hoe kunnen jongeren Noaberkracht helpen). Dit gebeurt door diverse projecten en activiteiten zoals een opdrachtenbank, interne mobiliteit en interne trainingen. Daarnaast wil Noaberkracht de instroom van jongeren bevorderen. Daarvoor zijn eerder een viertal trainees aangesteld. Onlangs is de eerste trainee doorgestroomd naar een reguliere functie. Strategische Personeelsplanning Noaberkracht groei toe naar een toekomstbestendige organisatie met toekomstbestendige medewerkers. Het huidige functioneren en het ontwikkelpotentieel van elke medewerker is in beeld gebracht, gekoppeld

13 aan individuele afspraken en acties voor alle medewerkers. Programmasturing Het bereiken van maatschappelijke effecten door middel van integrale doelsturing. Processen die in de samenleving plaatsvinden, staat hierbij voorop. Het domein Maatschappelijke Effecten van Noaberkracht functioneert volgens deze systematiek. De systematiek zal verder worden doorontwikkeld De Klant Centraal Dienstverlening organiseren en beredeneren vanuit de wens van de samenleving. Medewerkers gaan daarvoor veelvuldig de samenleving in om ondersteuning te verlenen en om te proeven wat er leeft. Hierover wordt afzonderlijk gerapporteerd binnen het thema Dienstverlening van het programma Burger en Bestuur. Organisatie van de Omgevingswet Deze wet stelt het doel van een (samenlevings)initiatief voorop en niet het middel (procedures) om er te komen. Dit biedt meer ruimte voor particuliere ideeën en vraagt in de beoordeling hiervan een fundamenteel andere houding van medewerkers ( ja mits in plaats van nee tenzij ). Hierover wordt afzonderlijk gerapporteerd binnen het programma Krachtige Kernen. Procesverbetering De geschetste organisatieontwikkelingen brengen een verbeterbeweging op gang. Omdat dit uiteraard een duurzame beweging moet zijn is het zaak dit te ondersteunen en te faciliteren met diverse middelen. Zoals daar zijn: Programmamanagement, Projectmatig Creëren, Lean werken, Scrum etc. Deze methodieken worden inmiddels toegepast binnen Noaberkracht. Horizontale verhoudingen De samenleving horizontaliseert. De top-down functionerende overheid maakt plaats voor een overheid die samenwerkt met maatschappelijke partijen en netwerken. Kerntaak is om de juiste mensen en partijen aan te tafel brengen en hen hun belang in het proces te laten inzien. 1 e voortgangsrapportage 2016 Noaberkracht pagina 11

14 Medewerkers van Noaberkracht krijgen meer eigen verantwoordelijkheden om middelen in te zetten waarmee initiatieven uit de samenleving kunnen worden gefaciliteerd. Sam Om de organisatieontwikkeling voor medewerkers een gezicht te geven is de figuur Sam ontwikkeld. Sam zet aan tot anders denken, betere samenwerking en delen van ervaringen. Sam prikkelt medewerkers om meer nadrukkelijk de samenleving op te zoeken. 1 e voortgangsrapportage 2016 Noaberkracht pagina 12