Beveiligde oplossing voor het delen van bestanden voor Directiecomités en Raden van bestuur.

Transcriptie

1 Beveiligde oplossing voor het delen van bestanden voor Directiecomités en Raden van bestuur

2 Organiseren van vergaderingen (datum, deelnemers, plaats, onderwerp). Verspreiden van documenten die aan de agenda gekoppeld zijn op vertrouwelijke wijze. Raadplegen van documenten om vergaderingen te bereiden. ORGANISATOREN Voor het organiseren van vergaderingen over gevoelige onderwerpen moeten specifieke beheertools worden geïmplementeerd waarmee de vertrouwelijkheid van uitwisselingen kan worden gegarandeerd. Hulpmiddelen voor het beheren van vergaderingen Organisatoren beschikken over een hulpmiddel waarmee ze vergaderingen kunnen plannen en leden van de Raad kunnen uitnodigen. Ze kunnen op elk moment de status van hun uitnodigingen bekijken. Het maken van een agenda Voor elke vergadering kan een agenda worden opgesteld, aangevuld met de verschillende onderwerpen en de leden. Om de verspreiding van informatie te vereenvoudigen, is het ook mogelijk om documenten aan elk onderwerp te koppelen. Controle van toegangsen bewerkingsrechten Met het platform kunnen specifieke rechten worden opgegeven voor elk lid van de Raad om de toegang tot documenten te controleren. Het beheer van notulen Er kunnen notulen aan elke vergadering worden gekoppeld. Deze worden beschikbaar gesteld in een speciale ruimte die eenvoudig toegankelijk is. Leden van de Raad worden automatisch op de hoogte gesteld. Traceerbaarheid Er wordt bijgehouden wanneer de documenten worden geraadpleegd die met BoardNox beschikbaar zijn gesteld. Organisatoren weten wie een bepaald document heeft geraadpleegd en wanneer. Boardbook De organisator genereert een boardbook waarin alle documenten voor de vergadering beschikbaar zijn gesteld. PDF-documenten worden samengevoegd in één bestand en er wordt automatisch een samenvatting gemaakt. SPECIALE BEVEILIGINGSMODULE VOOR MOBIELE TOEPASSINGEN Versleuteling van opgeslagen gegevens Een beveiligingscode instellen Mogelijkheid om het gebruik van een beveiligingscode te vereisen Gegevens worden gewist na X pogingen tot het invoeren van de beveiligingscode De functie 'Openen met ' kan worden geblokkeerd voor een betere controle van documenten Wissen van gegevens op afstand (Remote Wipe) Geen caching - 'Read only'

3 Organiseren van vergaderingen (datum, deelnemers, plaats, onderwerp). Verspreiden van documenten die aan de agenda gekoppeld zijn op vertrouwelijke wijze. Raadplegen van documenten om vergaderingen te bereiden. Vergaderingen organiseren en uitnodigingen verzenden Verspreiding van documenten die aan de agenda zijn gekoppeld Beveiligde raadpleging van notulen Documenten raadplegen en aantekenen op tablets Voting/ Peiling Tool Beveiligde chatfunctie geïntegreerd in de oplossing BoardNox vereenvoudigt het verloop van vergaderingen en beveiligt de toegang tot alle bijbehorende documenten.

4 Organiseren van vergaderingen (datum, deelnemers, plaats, onderwerp). Verspreiden van documenten die aan de agenda gekoppeld zijn op vertrouwelijke wijze. Raadplegen van documenten om vergaderingen te bereiden. LEDEN VAN DE RAAD Deelnemers aan een vergadering moeten eenvoudig en op een veilige manier toegang kunnen krijgen tot documenten met betrekking tot de agenda, onder toezicht van de organisator. Agenda De leden van de Raad hebben toegang tot de agenda van vergaderingen waarvoor zij zijn uitgenodigd. Ze kunnen de agendapunten en de bijbehorende bestanden raadplegen. Viewer De documenten die met BoardNox zijn gedeeld, kunnen worden bekeken met de viewer. Om veiligheidsredenen is het essentieel dat er geen enkel document met een andere applicatie geopend kan worden. Documentenhouder Dankzij de BoardNox documenthouder kunnen leden van de Raad documenten op elk moment bekijken, ongeacht of ze verbonden zijn met internet of offline zijn. Aantekeningen Voordat elke vergadering plaatsvindt, kunnen leden van de Raad rechtstreeks notities plaatsen in documenten die beschikbaar zijn gesteld. Meldingen Een systeem voor automatische meldingen stelt leden van de Raad op de hoogte van wijzigingen in de instellingen van een vergadering (toevoeging van een onderwerp, deelnemer of documenten.) door een organisator. Stemmen en peilen Het systeem voor het uitvoeren van stemmingen of peilingen (voting tool) kan door deelnemers worden gebruikt zodra de uitnodigingen zijn verstuurd. Tijdens of na de vergadering kan er een stem worden uitgebracht door de stemgerechtigde leden wanneer er geen overeenstemming is bereikt over besluiten. PDF-navigatie Blader eenvoudig door uw documenten met behulp van automatisch scrollen, krijg rechtstreeks toegang tot gemarkeerde pagina's of open een specifieke pagina door op het logo te klikken. Beveiligde chat Met de functie voor instant messaging van BoardNox kan elke deelnemer gelijktijdig meerdere beveiligde gesprekken voeren. Deelnemers kunnen met één of meerdere deelnemers praten die voor dezelfde vergaderingen zijn uitgenodigd. De informatie die binnen deze ruimte wordt uitgewisseld, wordt aan het einde van het gesprek automatisch gewist.

5 GEBRUIKSGEMAK Onmiddellijke ingebruikname Gebruikers kunnen zonder opleiding aan de slag Customer Care : 18 deskundige medewerkers van de klantendienst gevestigd in België en Frankrijk bieden in vier talen (NL/EN/FR/SP) ondersteuning aan klanten Het platform is beschikbaar in 11 talen Compatibel met de meeste besturingssystemen en webbrowsers (PC, MAC, Android en ios) TOEGEPASTE BEVEILIGING Beveiligde toegang: Versleuteling van wachtwoorden met keuzeoptie voor handtekening & voorwaarden voor wachtwoorden via de Supervisie Console Beveiligde transfers: TLS-versleuteling op alle bestandstransfers Beveiliging van opgeslagen bestanden: Opgeslagen bestanden zijn beveiligd door datacompressie en gegevensversleuteling met wachtwoordzinnen worden door de klant zelf ingesteld Beveiliging van de codesleutels: Installatie van een HSM-module om codesleutels te bewaren Mobiele beveiligingsmodule: TLS-versleuteling voor communicatie en codering van opgeslagen gegevens. Aanpassing PIN-code instellingen, op afstand verwijderen en/of beheren van gegevens en cache. Mogelijkheid tot het blokkeren van bepaalde functies ISO certificering: Oodrive oplossingen en hosting zijn ISO gecertifieerd Extra beveiliging door authenticatie via certificaat of SMS HOSTINGOPTIES Oodrive biedt verschillende hostingopties aan die zich afstemmen op de behoeften en de beveiligingsvoorschriften van het bedrijf: SaaS: Gedeelde infrastructuur gehost in de datacenters van Oodrive Private SaaS: Voorbehouden infrastructuur, gehost in datacenters van Oodrive On-premise: Voorbehouden infrastructuur, gehost bij de klant of bij een hostingprovider naar keuze INTEROPERABILITEIT De oplossing maakt gebruik van de IT-omgeving van de onderneming: Interfacing met bedrijfsdatabases (via WebServices of direct- bv.: AD LDS) en andere toegepaste apps (via API's) Compatibiliteit met SAML V2-protocol GARANTIES VAN SAAS / PRIVATE SAAS Als Cloud-specialist garandeert Oodrive een optimale service voor de SaaS of Private SaaS. Hosting in Europa: Gegevensbescherming volgens de EU-wetgeving Hoge service beschikbaarheidsgraad (99,99% in de laatste 12 maanden*) Datareplicatie in meerdere ISO gecertificeerde datacenters Transfertijd optimalisatie in meer dan 70 landen dankzij de AKAMAI technologie *Metingen door een externe en onafhankelijke organisatie uitgevoerd

6 ONLINE DELEN & SAMENWERKEN BACK-UP & ARCHIVERING ID-KAART Ontwikkeld in 2000 Meer dan 15 jaar ervaring op het gebied van online bestandsbeheer 310 werknemers professionele klanten Meer dan 1 miljoen gebruikers Oplossingen beschikbaar in 14 talen die in ruim 90 landen gebruikt worden 7 internationale vestigingen: België, Frankrijk, Duitsland, Spanje, Zwitserland, Brazilië en China Meer dan 1000 resellers en 10 strategische partners Meer dan 95 % van de service-overeenkomsten worden verlengd CERTIFICATIES E-BETROUWBAARHEID De oplossingen en services van Oodrive zijn ISAE 3402 Type I gecertificeerd Onze hostingdiensten zijn ISO gecertificeerd Cloud Confidence: een referentiewaarde voor gegevensbescherming in de Cloud ONZE AWARDS Copyrights Oodrive / RCS Paris / ONZE REFERENTIES Oodrive heeft een klantenportfolio van meer dan bedrijven op internationaal niveau waarvan meer dan gebruik maken van een filesharing-oplossing.