Verantwoordingsverslag Plaatsingscommissie ODZOB 6 mei Inleiding en samenvatting

Transcriptie

1 Verantwoordingsverslag Plaatsingscommissie ODZOB 6 mei 2013 Inleiding en samenvatting In dit rapport licht de plaatsingscommissie (PC) haar advies over het plaatsingsplan aan de directie toe. Voor dit advies maakt de PC gebruik van het Sociaal BeleidsKader (SBK), de Plaatsingsprocedure zoals die door de sociale partners in het provinciale overleg is overeengekomen en het vastgestelde Formatieplan. De plaatsingscommissie heeft haar advies gebaseerd op de schriftelijke inft)rmatie zoals die haar ter beschilddng is gesteld. De scope van de plaatsingscommissie beperkt zich tot de toewijzing van geprealloceerde medewerkers uit de latende organisaties voor de fimcties in het fianctieboek Ib van de Omgevingsdienst Zuidoost Brabant. In enlcele complexe situaties heeft zij op basis van het SBK en de Plaatsingsprocedure keuzes gemaaict. In de paragraaf Werkwijze wordt dieper ingegaan op deze Icnelpunten en motiveert de PC in dit rapport haar advies over het toepassen van de regels. De commissie heeft, in lijn met het SBK, zich in eerste instantie gebogen over het plaatsen van medewerlcers in ongewijzigde functies, en in tweede instantie in passende fimcties. Op basis van de schriftelijke informatie achtte zij zich niet in staat om medewerlcers te plaatsen in (resterende) geschikte functies. Omdat het aantal geprealloceerde medewerlcers het aantal formatieplaatsen met ~ 10 % overstijgt en daarmee een groep 'bovenformatieven' ontstaat, adviseert de PC om de enkele vacatures die nog openstaan op basis van het geschiktheidscriterium in te vullen. Een belangstellingsregistratie onder de bovenformatieven is daarvoor de aangewezen methode. De PC achtte het op grond van de haar ter beschikking gestelde informatie niet nodig om medeweiicers te horen, teneinde deze te plaatsen in een passende dan wel geschilcte fimctie. Derhalve heeft de PC ook geen medewerlcers gehoord voorafgaand aan het plaatsingsbesluit. Tijdens haar werkzaamheden heeft de plaatsingscommissie van individuele medewerlcers geen verzoek ontvangen om gehoord te worden. Uitgangspunten Toetsing functiehuis omgevingsdienst Op grond van het bepaalde in artilcel 6, lid 4 van het sociaal beleidskader heeft de plaatsingsconmiissie, voorafgaand aan het plaatsingsproces de indeling van fimcties in HR 21 getoetst. Door de commissie is geconcludeerd, dat de indeling adequaat is te achten. De waarderingsverhoudingen sluiten goed aan bij hetgeen bij gemeenten - gelet op de wettelijke klassenindelingen - de norm is. In zijn algemeenheid zijn de functies van de omgevingsdienst minder breed, maar kennen wel een grotere diepgang/specialisatie dan de gemeentefimcties. Maar de fimctionele schaalindelingen bieden uitstekende mogelijlcheden om te komen tot (zeer) professionele invulling van de diverse functies. De afwijkingen van -met name -de Omgevingsdienst Midden en West Brabant zijn te billijken. Deze zijn een gevolg van wijze van organisatie van werlczaamheden, de omvang van 1

2 de dienst en de complexiteit van de werkzaamheden (met name ook BRZO-taken). De conclusies van Vandergaag Consulting dienaangaande worden onderschreven. Uitgangspunten voor het plaatsingsplan zijn het formatieplan en de HR21-functieprofielen zoals door de directie van de ODZOB vastgesteld. Bezien is in eerste instantie in hoeveite oude profielen (dit zijn de profielen van de huidige functies die de mensen bekleden) overeenkomen met de HR21 functieprofielen. De vergelijking bleek niet eenvoudig: oude functieprofielen bleken van wisselende kwaliteit, en daardoor niet altijd goed bruikbaar om informatie te laijgen over de werkzaamheden die een medewerker uitvoert. Diverse organisaties werken met generieke functieprofielen zodat medewerkers 'breed' inzetbaar zijn, dit heeft als nadeel dat het weinig zicht geeft op de specifieke werkzaamlieden die worden uitgevoerd en de zwaarte van de functie. Om dit te ondervangen is aan alle medewerkers gevraagd om een CV toe te voegen. Naast het verkrijgen van een beter beeld van de huidige ftmctie, heeft dit ook als voordeel dat in het geval dat er geen ongewijzigde fimctie voorhanden is, gekeken kan worden naar passende alternatieven. Daarbij viel op dat CV's niet altijd aan leken te sluiten bij wat medewerkers momenteel voor werkzaamheden verrichten. De plaatsingscommissie heeft zich steeds gericht op de feitelijke functie-inhoud. Gelet op dit samenstel van factoren is er voor gekozen om de geprealloceerde medewerkers zoveel als mogelijk te plaatsen op een functie die qua naamgeving, inhoud en zwaarte overeenlcomt met de oude functie die de medewerker vervult bij de latende organisatie. Bij het opstellen van het concept- plaatsingsplan is, conform SBK, als uitgangspunt gekozen dat medeweiicers zoveel als mogelijk in een ongewijzigde functie worden geplaatst. De PC heeft zich strikt gehouden aan de beschikbare formatie binnen het cluster. Verschuiving van formatie binnen een cluster Binnen het kader van de totale formatie- omvang (173,2 fte) en de formatie-omvang van een cluster van functies (Clusters zijn bijvoorbeeld: Medeweiicers handhaving of de Technisch adviseurs of Vergunningverleners) adviseert de PC - na overleg met de directie - dat er flexibel kan worden omgegaan met verdeling van de formatie over de verschillende niveaus waarover de functies zijn verdeeld (bijv. niveau I, II, III). De directie heeft hier mee ingestemd om de geprealloceerde medeweiicers zoveel als mogelijk in een ongewijzigde functie te kunnen plaatsen, conform SBK. Hiermee kan worden voorkomen dat medeweiicers, waarvoor in het formatieplan onvoldoende ongewijzigde functies voorhanden waren, alsnog in een passende functie (hoger of lager gewaardeerd) moesten worden geplaatst, zonder dat dat goed gemotiveerd kon worden aan individuele medeweiicers. Door deze aanpalc worden alle geprealloceerde medewerkers op gelijke wijze behandeld, en heeft niet de ene medewerker bij plaatsing een voorsprong (want een hogere fimctie) of achterstand (want een lager gewaardeerde functie) geki-egen ten opzichte van de andere medewerker. Daarmee accepteert de PC dat op sommige functieniveaus binnen een cluster een overschot ontstaat, en op andere functieniveaus er vacatures blijven. Zo ontstaat bijvoorbeeld een overschot aan bezetting op het niveau van Technisch adviseur II, terwijl er vacatures resteren op het niveau van Teclmisch adviseur I en van Technisch adviseur III. Per saldo is het totaal aan bezetting in het cluster van fimcties Technisch adviseur, zodanig dat de bovenformativiteit binnen dit cluster beperkt blijft. 2

3 Geen belangstellingsregistratie De plaatsingsprocedure biedt de mogelijkheid om een belangstellingregistratie onder medewerkers te organiseren. Er is voor gekozen dit niet te doen, ten einde geen onnodige verwachtingen te weldcen. Gezien de overschrijding van het aantal geprealloceerde medewerkers ten opzichte van het aantal formatieplaatsen en de Icnelpunten die aan de bovenlcant van het formatiegebouw optreden, zijn er geen directe groeimogelijldieden voor medewerkers. Het beperkte aantal vacatures dat na afronding van de plaatsing overblijft, zal voor de bovenformatieve medewerkers worden opengesteld en op basis van geschilctheid worden ingevuld. Werkwijze: de toewijzing van functies Per medewerker is nagegaan of er een ongewijzigde functie binnen de Omgevingsdienst voor handen was. Indien dit niet het geval was, is gezocht naar passende functies, dwz functies waarin belangrijke elementen terugkomen van de huidige functie. De plaatsingscommissie heeft geen onderzoek gedaan in hoeveite een medewerker binnen een termijn van 2 jaar geschikt te maken is voor een functie. De PC adviseert de directie om vacatures vrij te geven onder alle bovenformatieve medewerlcers en hiervoor een belangstellingsregistratie te organiseren. Voor een aantal medeweiicers zijn geen ongewijzigde ftmcties voor handen. Soms betreft het een unieke functie die door slechts 1 persoon wordt vervuld, (dan staan deze hier niet vermeld maar wel in de plaatsingsbrief van de betroldcene). De volgende functies (die voor meerdere medewerkers van toepassing is), Icomen niet ongewijzigd terug in het formatieplan van de Omgevingsdienst. SRE: Teamcoördinator SRE: Consulent Passende functie: Beleidsadviseur/Projectieider I Passende functie: Adviseur VTH II Voor medeweiicers uit deze functies is gezocht naar passende functies. In de toewijzing van de formatieplaatsen, worden deze eerst toebedeeld aan medeweiicers die aanspraak maken op een ongewijzigde functie. Indien er vervolgens nog formatie resteert wordt deze toebedeeld aan medewerkers waarvoor geldt dat dit een passende functie is. Indien er onvoldoende formatie is voor alle geprealloceerde medeweiicers bimien de groep (bij voorbeeld waarvoor het een ongewijzigde functie is) dan is op basis van de duur van het overheidsdienstverband (anciënniteit) bepaald wellce medeweiicers al dan niet 'bovenformatief worden. De PC onderkende 1 specialistische functie die geen sleutelfunctie is maar wel onmisbaar is in de nieuwe organisatie. Dit betreft de functie van archeoloog. In de nieuwe organisatie komt deze functie terug als Beleidsadviseur/projectleider 1. Communicatie-medewerkers De medeweiicers van de SRE die in het werkveld communicatie werkzaam zijn, worden binnen de grenzen van het foimatieplan van de omgevingsdienst, toegewezen aan de functies 3

4 Adviseur Communicatie I en II. Hoewel het om ongewijzigde functies gaat, zijn deze ftmcties van de Omgevingsdienst één schaal lager gewaardeerd. Zo wordt de functie Adviseur Communicatie I (schaal 10) toegewezen aan de adviseurs communicatie (schaal 11) als een ongewijzigde functie. Evenzo wordt de functie van Adviseur Communicatie II (schaal 9) toegewezen als een ongewijzigde functie aan de junior adviseurs van de SRE. Knelpunten De plaatsingscommissie heeft geconstateerd dat voor een aantal functies het aantal geprealloceerde medewerkers te groot is voor het aantal formatieplaatsen. Het betreft de volgende functies: Adviseur Communicatie II Beleldsadviseur / Projectleider I Beleldsadviseur / Projectleider II Technisch adviseur II Technisch adviseur III Directiesecretaresse' 1,2 fte boventallig 13,8 fte boventallig 6,9 fte boventallig 1,3 fte boventallig 1,0 fte boventallig 0,9 fte boventallig De toewijzing van deze functies aan medewerkers is conform de voorgeschreven werkwijze gebeurd. De bovenstaande ftmcties zijn alleen toegewezen aan medewerkers waarvoor geldt dat het een ongewijzigde ftmctie is. Vervolgens is op basis van anciënniteit het aantal formatieplaatsen toegewezen aan medewerkers. Op deze ftmcties zijn geen medewerkers toegewezen waarvoor dit een passende functie is. Concreet betekent dit dat de teamcoördinatoren SRE waarop het SRE-functieprofiel 'Teamcoördinator /Senior milieuadviseur/ontwildcelaar/projectleider' van toepassing is, ook niet in de passende fimctie van Beleidsadviseur/Projectieider zijn geplaatst. Gezien de beperkte andere alternatieven, is deze groep in zijn geheel bovenformatief geworden en als zodanig dus zwaar getroffen. Voor de medewerkers die 'unieke' functies bekleden (vnl geprealloceerden vanuit de SRE en PNB) zijn in de Omgevingsdienst geen ongewijzigdefimctiesterug te vinden. De plaatsingscommissie heeft hen zoveel mogelijk op een passende functie weten te plaatsen doch, gezien de beperkte formatieruimte, zijn er ook binnen deze categorie medewerkers 'bovenformatief geworden. De verantwoording hierover vindt plaats in de brieven aan de individuele medewerkers en niet in dit (openbare) verantwoordingsverslag. Overige aandachtspunten Aangezien de directie met enkele gemeenten nog geen definitieve afspraken heeft gemaakt over de inbreng van deze taken en het personeel, zijn voor hierbij betroldcen medeweiicers niet meegenomen in het plaatsingsplan. ' De functiebenaming komt meerdere keren bij liet SRE voor maar bleek bij nadere bestudering verschillend van inhoud te zijn. 4

5 Overheadfuncties Vanuit de latende organisaties is er behoefte om méér medewerkers over te dragen aan de ODZOB dan er formatie beschikbaar is. In het Draaiboek plaatsing is bepaald dat allereerst het SBK geldt, en dat pas daarna invulling gegeven kan worden aan bestuurlijke afspraken omtrent de inbreng van overhead-personeel. De PC heeft zich nadrukkelijk beperkt tot het plaatsen van medewerkers birmen de beschikbare formatie. Er worden geen functies aan medewerkers toegewezen met bovenformatieve plaatsing. De directie heeft er destijds bij de opstelling van het formatieplan voor gekozen om enkele overheadfimcties (in totaal 3 fte) nog niet in te vullen. Overweging daarbij was dat in de imichtingsfase van de ODZOB de directie flexibel wilde zijn in het kunnen inzetten van extra 'handjes' bij het imichten van de bedrijfsvoering (bijv. op het gebied van PenO, ICT of Financiën. De plaatsingscoimnissie adviseert de directie om een tijdelijk Projectbureau Inrichtingsfase ODZOB in te richten, dat tot 1/1/2016 (dus 2,5 jaar) belast wordt met alle (tijdelijke) werkzaamheden die nodig zijn om de dienst efficiënt en iimovatief te laten werken. De plaatsingscommissie beveelt aan om te bezien in hoeverre medewerkers die bovenfoiinatief worden en nu een ondersteunende ftmctie hebben, vanuit dit Projectbureau tijdelijke werkzaamheden zouden kunnen verrichten. Resultaat van het plaatsingsplan Het resultaat van het plaatsingsproces van de 190 geprealloceerde medewerkers is als volgt: Geplaatst in een ongewij zigde functie: 144 medewerkers Geplaatst in een passende functie: 15 medewerkers Niet geplaatst (boventallig): 27 medewerkers Afdelingsmanagers: 4 medewerkers Totaal: 190 medewerkers Functies uit het primaire proces waarvan vacatureruimte over is: Adviseur VTH III (schaal 10): 3,2 Fte Jurist III (schaal 10): 2,2 Fte Procedure mdw. (schaal 6): 4,3 Fte 5

6 Slotwoord De plaatsingscommissie heeft haar werkzaamheden verricht met inachtneming van het SBK (inclusief de bijlage Plaatsingsprocedure). Onvermijdelijk is het daarbij te constateren dat het aanbod vanuit de latende organisaties nietl-op-1 passend is op de vraag die de nieuwe organisatie steh. De PC heeft in haar advies gewerkt vanuit de gedachte de juiste persoon op de meest passende plek. Soms kon dat 1-op-l. In een aantal gevallen moest er omgezien worden naar passende functies. Er resteren thans een aantal medewerkers waarvoor voorshands geen passende functies kon worden gevonden. De PC adviseert de directie om bij de vervulling van de nog openstaande vacatures, aan deze medewerkers voorrang te verlenen en zo mogelijk middelsflanlcerend beleid hiervoor oplossingen te vinden. De commissie moest biimen een korte tijdsspamie tot dit advies Icomen. Dit kon slechts plaats vinden danlc zij een adequate ambtelijke ondersteuning. Waarvoor danlc. voorzitter Ad van Etten, Peter Leenders, lid namens de werkgeverorganisaties lid namens de werlcnemersorganisaties 6