Juist het feit dat afspraken niet helder zijn danwel niet zijn vastgelegd maakt dat we nu in deze situatie zijn gekomen.

Transcriptie

1 VERGADERING ALGEMEEN BESTUUR OMGEVINGSDIENST MIDDEN- EN WEST-BRABANT Datum: 13 juli 2016 Agendapunt: 07 Betreft: Afwikkeling oude hypotheken Inleiding Op 23 maart jl. is in het Algemeen Bestuur opiniërend gesproken over de notitie oude hypotheken, een streep onder het verleden. Een aantal amendementen werd niet ingediend, omdat besluitvorming werd uitgesteld. Deze notitie gaat in op de niet ingediende amendementen in relatie tot de notitie en geeft de resultaten van de validatieronde weer. Teksten concept amendementen Concept Amendement 01- aanpassing van tekst bij uitgangspunt A. Gesteld wordt dat een afspraak pas een afspraak is als deze door beide partijen tussen wie de afspraak is gemaakt onomstreden is en is vastgelegd. Onderwerpen waarover discussie bestaat, dienen aan arbitrage te worden onderworpen zodat dan een bindende uitspraak volgt waaraan deelnemers en OMWB zich hebben te houden. Juist het feit dat afspraken niet helder zijn danwel niet zijn vastgelegd maakt dat we nu in deze situatie zijn gekomen. Besluit DB: - Tekst uit het amendement niet overnemen; - Aan de tekst in de notitie ter verduidelijking toevoegen: Een genomen meerderheidsbesluit geldt als een afspraak voor alle deelnemers. Concept amendement 02 - wijzigen van de tekst bij C en een extra uitgangspunt te formuleren met betrekking tot de aflossing van oude hypotheken. Het gaat hier om het toevoegen van een uitgangspunt, namelijk dat oude hypotheken, voor zover de redelijkheid daarvan gedocumenteerd kan worden onderbouwd, moeten worden afgelost. Besluit DB: - De tekst bij uitgangspunt C conform amendement als volgt te beperken: Met de deelnemers worden per 1 januari 2016 geen nieuwe maatwerkafspraken meer gemaakt, als deze financiële gevolgen hebben voor alle deelnemers. - Een nieuw uitgangspunt toe te voegen conform amendement met nadere verduidelijking: Uitgangspunt D: Oude hypotheken voor zover de OMWB de redelijkheid daarvan gedocumenteerd kan onderbouwen worden afgelost. Dit kunnen zowel historische als actuele documenten zijn. Concept amendement 03 - het verwijderen van voorstel 09 (het vaststellen nieuwe beleidsmatige en financiële kaders). De opgestelde beleidsmatige en financiële kaders vormen een nieuwe basis voor de samenwerking en geven helderheid waarmee nieuwe hypotheken voorkomen kunnen worden. In de notitie worden de kaders als onderdeel van de oude hypotheken ter besluitvorming voorgelegd. Besluit DB: - Voorstel 09 verwijderen; - De beleidsmatige en financiële kaders separaat agenderen en laten vaststellen. 1

2 Concept amendement 04 proces om te komen tot een voorstel aan het AB wijzigen. De procesgang zoals geschetst in het amendement wordt gevolgd. Dit betekent dat de volgende procesgang nu wordt doorlopen: 1. De financiële uitwerking wordt met elke deelnemer eerst gevalideerd 2. De uitkomsten na validatie met elke deelnemer worden in het AB gedeeld. 3. De risico s in beeld brengen indien oude hypotheken niet verzilverd kunnen worden. Concept motie Woensdrecht inzicht in consequenties oude hypotheken in algemene zin en specifiek per deelnemer. De procesgang zoals geschetst in de motie is gevolgd. Validatieronde De validatie van de oude hypotheken is uitgevoerd voor de voorstellen 01 tot en met 08. In de bijlagen bij dit voorstel wordt ingegaan op de uitkomsten uit de validatieronde. Bijlage 1 bevat een samenvatting van de bevindingen en een advies per voorstel (01 tot en met 08) voor verdere behandeling. Bijlage 2 bevat meer gedetailleerde bevindingen per voorstel per deelnemer. Bij de uitkomsten uit de validatieronde moet worden bedacht dat waar de deelnemers die het voorstel betreft bezwaren hebben tegen dat voorstel, andere deelnemers die het niet betreft (en die dus niet gehoord zijn in de validatieronde) schade ondervinden indien het voorstel niet doorgaat. In één geval is in de validatie een onjuistheid geconstateerd. Bij voorstel 04 dient het door Woudrichem te betalen bedrag te worden bijgesteld van naar vanwege een creditnota op de eindafrekening. De gemeente Rucphen heeft het nog openstaande bedrag van 9012 inmiddels voldaan. Het totale bedrag van voorstel 04 daalt daardoor van naar In één geval is in de validatie geconstateerd dat voor wat betreft het ingebracht personeel geen sprake is van een oude hypotheek (gemeente Dongen). De betreffende overgedragen medewerker functioneerde in de latende organisatie naar behoren en is na enkele maanden na plaatsing uitgevallen. De oorzaak kan niet aan de latende organisatie worden toegerekend, omdat hier niet bewust een niet functionerende medewerker is overgedragen. In andere gevallen met betrekking tot voorstel 08 is aan de orde gekomen dat latende organisaties pas na drie jaar na de overgang van personeel worden geconfronteerd met het niet functioneren en de gemaakte kosten. Op dit voorstel is veel weerstand gekomen en arbitrage aangekondigd. Capra is gevraagd te onderzoeken wat de juridische onderbouwing is voor het ten laste van de deelnemers brengen van salariskosten en/of bemiddelingskosten van nietfunctionerende medewerkers. Het advies van Capra is bijgevoegd. De conclusie is dat de juridische basis zwak is. Kosten in verband met ongeschiktheid of ziekte zouden zijn aan te merken als kosten die onderdeel uitmaken van de gewone bedrijfsvoering. Het totale bedrag van voorstel 08 komt hiermee te vervallen. Dit betekent dat de deelnemers die in het verleden wel hebben bijgedragen in die kosten, gemeente Oosterhout ( ) en Provincie Noord-Brabant ( ) deze kosten terug krijgen. De toedeling van coördinatiekosten naar deelnemers in relatie tot wel/niet afname van BOA-taken (voorstel 06) is aan de orde gesteld. De onderlinge verdeling van de BOA coördinatiekosten moeten in rekening worden gebracht bij de deelnemers die ook BOA taken af hebben genomen. Voorstel is om dit naar rato van de afname in uren om te slaan naar die deelnemers. Het totale bedrag van voorstel 06 blijft gelijk. Tijdens de validatieronde zijn bij enkele deelnemers opmerkingen gemaakt over de systematiek om te komen tot nog verplichte inbreng van de deelnemersbijdrage (voor- 2

3 stel 02). Aan de orde is dat eerst alle kosten van werkzaamheden in rekening moeten zijn gebracht en het dan ontstane tekort aan afname alsnog wordt aangevuld tot de verplichte deelnemersbijdrage. Kosten van werkzaamheden in dit verband betreffen de nog niet in rekening gebrachte coördinatiekosten (voorstel 06). Het totale bedrag van voorstel 02 daalt daardoor van naar Op basis van de uitkomsten van de validatie is besloten 7 van de 8 gevalideerde voorstellen naar het AB door te zetten waarbij de bedragen zoals hierboven vermeld in de overzichten zijn verwerkt. Ten aanzien van de maatwerkafspraken is door gemeente Aalburg opgemerkt dat de beschreven maatwerkafspraak niet juist is. De maatwerkafspraak luidt als volgt: Er is een afspraak tussen OMWB en de gemeente Aalburg voor wat betreft de inzet van MBO-ers en dat MBO tarief in rekening gebracht wordt voor werkzaamheden op MBO niveau ongeacht of de werkzaamheden worden uitgevoerd door MBO-ers of HBO-ers. Hierbij is het uitgangspunt dat 80% van het toezicht/handhaving en de beoordeling van meldingen binnen Aalburg MBO werkzaamheden zijn. Deze maatwerkafspraak is tot 1 januari 2016 gerespecteerd. Twee voorstellen vragen extra aandacht: Voorstel 04 (betalen VVGB-bijdragen): De uitkomst van arbitrage is voor 13 juli a.s. nog niet bekend. Zodra de uitkomst bekend is worden de gevolgen daarvan in beeld gebracht en in een eerstvolgende AB vergadering behandeld. Voorstel 07 (betalen kosten sociaal beleidskader): De uitkomst van arbitrage is voor 13 juli a.s. nog niet bekend. Zodra de uitkomst bekend is worden de gevolgen daarvan in beeld gebracht en in een eerstvolgende AB vergadering behandeld. Gevolgen De voorstellen hebben de volgende gevolgen: Voorstel 01 verhoging deelnemerbijdrage: Vanaf de begroting 2016 wordt de deelnemerbijdrage voor vier deelnemers met totaal verhoogd. Voorstel 02 betaling nog niet betaalde deelnemerbijdrage 2014: Het bedrag van wordt verrekend met de vorderingen die op de balans van de OMWB staan. Voorstel 03 werkplekken: Dit is al verwerkt in de jaarrekening en heeft geen verdere gevolgen meer. Voorstel 04 betalen openstaande rekeningen VVGB: Het gecorrigeerde bedrag van wordt in rekening gebracht bij drie deelnemers als eerste toerekening van het rekeningtekort over 2015 en het negatieve eigen vermogen van Voorstel 05 geen belasting niet-vvgb-deelnemers met gevolgen VVGB-besluit: Doordat de niet-vvgb-deelnemers al een lagere bijdrage betalen is automatisch hun aandeel in het tekort over 2015 lager. Voorstel 06 te betalen kosten van coördinatie: Het bedrag van wordt in rekening gebracht bij de betreffende deelnemers als eerste toerekening van het rekeningtekort over 2015 en het negatieve eigen vermogen van Er is hierbij een correctie doorgevoerd op de kosten van BOA coördinatie door alleen die deelnemers die BOA taken van de OMWB af te nemen, naar rato voor de coördinatiekosten te laten betalen. Deelnemers die geen BOA taken hebben afgenomen, betalen dan ook geen kosten voor die coördinatie. Voorstel 07 te betalen kosten SBK: Het bedrag van wordt na betaling afgeboekt van de vordering op de balans van de OMWB. 3

4 Voorstel 08 kosten niet functionerend personeel: De kosten worden niet verhaald, omdat de juridische basis zwak is en kosten onderdeel uitmaken van de gewone bedrijfsvoering. Dit betekent dat de deelnemers die in het verleden wel hebben bijgedragen in deze kosten, gemeente Oosterhout ( ) en Provincie Noord-Brabant ( ) deze kosten terug krijgen. Voorstel 09 kaders voor 2016 en verder: Dit is uitgevoerd in de Beleidsmatige en financiële kaders voor de begrotingen 2016 en 2017 en de meerjarenramingen tot en met Dit komt 13 juli separaat in besluitvorming in het Algemeen Bestuur. Voorstel 10 Respecteren gemaakte afspraken tot en met 2015 en daarna niet meer m.u.v. het herstel van een fout: Dit is verwerkt in de begroting 2016 en verder. Instemming OR Dit is niet aan de orde. Communicatie Het voorstel om de consequenties van het vaststellen waar van toepassing toe te passen op de toedeling van het negatieve eigen vermogen 2014 en het rekeningtekort 2015 wordt in een apart AB- voorstel opgenomen. Dit om de besluitvorming niet te complex te maken en deze in stappen te realiseren. De gemeente Dongen heeft verzocht om bij de voorstellen 01 en 06 niet de benaming oude hypotheken te gebruiken. Dit moet in de communicatie naar de gemeente Dongen dan ook niet met die terminologie worden gedaan. Voorstel 1. Voorstel 01 verhoging deelnemerbijdrage vast te stellen; 2. voorstel 02 betaling nog niet betaalde deelnemerbijdrage 2014 vast te stellen. Hierbij in de toerekening van de resterende verplichte bijdrage de coördinatiekosten over het betreffend jaar eerst in rekening te brengen; 3. voorstel 03 werkplekken vast te stellen; 4. voorstel 04 betalen openstaande rekeningen VVGB vast te stellen; hierbij het door de gemeente Woudrichem te betalen bedrag wijzigen in ; 5. voorstel 05 geen belasting niet-vvgb-deelnemers met gevolgen VVGB-besluit vast te stellen; hiervoor geen extra maatregelen te nemen omdat de deelnemers met VVGB-gelden op basis van de hogere deelnemersbijdrage al meer betalen aan het rekeningtekort na afwikkeling van de oude hypotheken; 6. voorstel 06 te betalen kosten van coördinatie vast te stellen. Hierbij de kosten van BOA coördinatie verdelen over de deelnemers die BOA taken afnamen naar rato van die afname; 7. voorstel 07 te betalen kosten SBK vast te stellen; 8. voorstel 08 kosten niet functionerend personeel te verwijderen; 9. voorstel 09 te verwijderen en separaat voor AB te agenderen; 10. voorstel 10 respecteren gemaakte afspraken tot en met 2015 en daarna niet meer m.u.v. het herstel van een fout vast te stellen; Tilburg, 29 juni 2016, Het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant, 4

5 BIJLAGE 1 VALIDATIE OUDE HYPOTHEKEN Inleiding De validatie van de oude hypotheken is uitgevoerd. Op basis daarvan kunnen conclusies worden getrokken en voorstellen worden gedaan. Conclusies en voorstellen Voorstel 01: Verhogen deelnemerbijdragen vanaf 2016 Van de 4 betrokken deelnemers gaan er drie akkoord met de cijfers en het principe. Zundert is principieel tegen vanwege afspraken met haar raad. De niet betrokken deelnemers voldoen al aan het voorstel. Voorstel 02: Nog te betalen verplichte inbreng o.g.v. deelnemerbijdrage Van de 4 betrokken deelnemers is alleen Etten-Leur het er principieel niet mee eens. Wel akkoord met het bedrag. De overige betrokken deelnemers zijn akkoord. De niet betrokken deelnemers voldoen al aan het voorstel. Voorstel 03: Nog te vergoeden decentrale werkplekken Validatie niet aan de orde. Deelnemers die nog geen factuur over 2015 hebben gestuurd doen dat alsnog. Voorstel 04: Betalen openstaande rekeningen VVGB Rucphen heeft een specificatie van de OMWB gekregen en na intern onderzoek erkend dat er ten onrechte nog niet was betaald. De betaling is inmiddels gedaan. De overige 3 deelnemers zijn het principieel niet eens met dit voorstel en willen arbitrage. De cijfers zijn akkoord m.u.v. Woudrichem: Woudrichem heeft een creditnota over de eindafrekening 2014 ontvangen die nog niet was terugbetaald omdat Woudrichem zelf nog niet alles had betaald en niet was meegenomen in het saldo van de oude hypotheken. Deze zijn verrekend met elkaar waardoor het bedrag voor Woudrichem nu wordt. Zodra de uitkomst van arbitrage bekend is worden de gevolgen daarvan in beeld gebracht en dan in een eerstvolgende AB vergadering behandeld. Voorstel 05: Nadelig effect van niet halen taakstelling VVGB via verdeelsleutel bij volgende deelnemers verhalen. Geen reacties m.u.v. Geertruidenberg: Hoe bepaal je of de VVGB-uitname het tekort heeft veroorzaakt? Hierover is een notitie bijgevoegd bij deze bijlage. 5

6 Voorstel 06: Nog te betalen kosten (coördinatie etc) Iets meer dan de helft is akkoord met het principe. Het merendeel is ook akkoord met de cijfers maar niemand kan dit zelfstandig beoordelen. Een aantal heeft bezwaren tegen dit voorstel of wil gedeeltelijk andere verdeelsleutels. Men wil BOA coördinatie alleen betalen als feitelijk ook BOA uren zijn afgenomen. Enkele deelnemers willen deze betaling voldoen uit de onderuitputting van de verplichte deelnemerbijdrage. Akkoord gaan met herverdeling van de kosten van BOA coördinatie door deelnemers die feitelijk hebben afgenomen en akkoord gaan met betalen uit de onderuitputting. Voorstel 07: Betalen van openstaande rekeningen SBK. De niet-rmd-gemeenten hebben aangegeven inmiddels te hebben betaald of dat zo spoedig mogelijk te doen. De RMD-gemeenten geven aan dat ze principieel niet akkoord zijn en arbitrage willen inzetten. Verder is de verdeling onderling een RMD-aangelegenheid en niet iets van de OMWB. In de overzichten is dit gecorrigeerd. Zodra de uitkomst van arbitrage bekend is worden de gevolgen daarvan in beeld gebracht en dan in een eerstvolgende AB vergadering behandeld. Voorstel 08: Kosten latende organisaties voor niet functioneren ingebracht personeel Het merendeel van de betrokken deelnemers is het er principieel niet mee eens. De RMD-gemeenten betrekken dit in de arbitrage en stemmen in één geval niet in met de juistheid van de cijfers tot er bewijzen zijn ingebracht of kunnen zelf geen oordeel vellen (rest van de RMD-gemeenten). Dongen bleek geen oude hypotheek. Besloten: niet doorzetten naar AB, gelet op advies van Capra. 6

7 BIJLAGE HOE TEKORT DOOR VVGB-UITNAME TE BEPALEN In voorstel 5 is aangegeven dat het nadelig effect van het niet halen van de taakstelling VVGB via de vermelde verdeelsleutel bij de aangegeven deelnemers wordt verhaald. De vraag is hoe te bepalen of er een tekort is door de uitname van VVGB-gelden en hoe te voorkomen dat dit voor rekening komt van de deelnemers zonder VVGBbudgetten vanuit het gemeentefonds of provinciefonds. De uitname VVGB in 2015 bedraagt Om dit omzetverlies te compenseren heeft de OMWB geen bezuinigingen gepland zoals in het AB-besluit wel is voorzien. Omzetverlies is nog geen verlies aan resultaat. De lagere omzet (los van evt. niet gerelateerde extra overige omzet) leidt tot minder werk voor medewerkers. Dit betreft ongeveer 6100 uren van medewerkers. Dit personeel kan dan echter andere werkzaamheden verrichten waardoor de OMWB een zelfde aantal uren minder hoeft in te huren. Hierdoor is het negatieve effect van deze omzetdaling dat er een verlies aan dekkingsbijdrage voor kosten van de overhead optreedt van circa Dat is dus het echte verlies dat optreedt door de uitname van VVGB-gelden/- omzet. Er kan hierop worden gecorrigeerd voor extra verkregen overige omzet. Maar die zou anders ook zijn verkregen en je kunt dus stellen dat in het verlies van de OMWB over wordt veroorzaakt door de uitname van VVGB-gelden. Dan gaat het er om hoe dit tekort te verdelen over alle deelnemers m.u.v. die deelnemers die geen VVGB-geld hebben ontvangen vanuit het gemeentefonds en provinciefonds. De verdeelsleutel zoals op 23 maart jl. is vastgesteld heeft tot uitwerking dat het nadelig effect van het niet halen van de taakstelling VVGB niet ten laste komt van de betreffende deelnemers. 7