Vragen en antwoorden belangstellingsregistratie

Transcriptie

1 1 TOP Finance 25 juni 2015 Vragen en antwoorden belangstellingsregistratie kwartiermakers T.b.v. Finance medewerkers

2 2 1 Functies 1.0 Om welke functies gaat het? Het gaat om de volgende functies: Manager P2P Manager O2C Manager R2R & Specials Manager Masterdata Manager Standard Reporting & Control Kwartiermakers Financial Control (NSR, NS Stations, NedTrain, Groep) Kwartiermakers Business Control (NSR, NS Stations, NedTrain, Groep) Manager policies & procedures (de publicatie van de functie volgt later) Manager Concernstaven Manager Business Change Manager Project control Manager Contact Center Procesexperts (P2P, O2C, R2R, MAR, BPF) 1.1 Waarom worden op deze functies kwartiermakers benoemd? De medewerkers worden voorlopig als kwartiermaker benoemd op deze functies. Dit komt omdat het adviestraject met de OR Concernstaven eerst moet worden afgerond zodat de bestuurder een besluit kan nemen over de definitieve inrichting van de nieuwe Finance organisatie. Naar verwachting worden deze kwartiermakers definitief benoemd in hun functie tegelijkertijd met alle andere medewerkers binnen Finance. Normaal gesproken worden binnen NS kwartiermakers gesloten benoemd. Het programma TOP Finance heeft besloten de functies open te stellen; zo kan een ieder zijn of haar belangstelling kenbaar maken en krijgen we een open en transparant proces. 1.2 Wat zijn de specifieke competenties voor de kwartiermakers? Tijdens de veranderingen (transformatie) is de kwartiermaker: ambassadeur en trekker van de nieuwe organisatie: verantwoordelijk voor het vormgeven en implementeren van de nieuwe organisatie en bijbehorende cultuur van de nieuwe organisatie; betrokken bij de selectie en benoeming van medewerkers in de nieuwe organisatie; eindgebruiker van de producten van het programma TOP Finance en als zodanig verantwoordelijk voor de acceptatie van de producten en beoordeling van de kwaliteit.

3 3 Dit vraagt van de kwartiermaker in ieder geval dat hij of zij: - beschikt over conceptueel denkvermogen, visie vertalen in nieuwe organisatieinrichting; - kan doorgronden wat anderen beweegt; - anderen kan mobiliseren (motivatie en betrokkenheid stimuleren); - om kan gaan met onderstromen (invloed kunnen pakken tegen de stroom in); - beschikt over organisatie sensitiviteit; omgaan met conflicterende doelen en percepties; - een netwerk kan opbouwen met sleutelfiguren, binnen Finance en NS; - beschikt over teambuildingsvaardigheden. 1.3 Bevat het profiel ook informatie over de salarisgroep? Hoe is deze bepaald? Ja, het profiel bevat ook informatie over de salarisgroep. Deze is bepaald door FUWA. 1.4 Bevat profiel ook info over aantal medewerkers dat wordt aangestuurd? Zo ja, wie heeft dit aantal bepaald en op basis waarvan? Nee, dit wordt bepaald op basis van het detail organisatie ontwerp dat nog niet beschikbaar is. 2.0 Het proces 2.1 Mogen alle medewerkers binnen Finance, de belangstelling kenbaar maken? Ja, iedereen binnen Finance mag zijn of haar belangstelling kenbaar maken op de functies. 2.2 Wat is de tijdslijn/ doorlooptijd van het plaatsingsproces (minimaal en te verwachten)? In week 26 worden de functies opengesteld en zijn in te zien via het FunctiePlein. Medewerkers mogen op twee functies zijn of haar belangstelling kenbaar maken. In week 27 wordt de belangstellingsregistratie gesloten. Daarna vinden de eerste selectie evenals de selectiegesprekken plaats. In week 36 vinden de benoemingen plaats. 2.3 Hoe ziet het benoemingsproces eruit? De medewerker wordt in de functie benoemd als kwartiermaker aangezien de adviesaanvraag nog moet ingediend en er derhalve nog geen ondernemersbesluit is. 2.4 Wat is de plaatsingscommissie en wie zijn dit? De plaatsingscommissie heeft de eindverantwoordelijkheid over de plaatsing van de medewerkers. Deze bestaat uit de Manager HR (Rianne Fischer) en twee afgevaardigden van management Finance.

4 4 2.5 Wie zit er in de begeleidingscommissie en welk mandaat heeft die commissie? De begeleidingscommissie, bestaande uit de directeur HR NS Groep (Martijn Scheen), een afgevaardigde van Center of Expertise HRM (Anja van Eck) en één vertegenwoordiger van vakbonden, krijgt een centrale rol in het plaatsingsproces. De commissie ziet toe op de juiste uitvoering van de selectie, waaronder het monitoren van de objectiviteit, de toepassing van de afspraken in het aanvullende convenant, adviseert over de toepassing hiervan en handelt eventuele bezwaren af. Deze commissie heeft het recht om op verschillende momenten in het proces een steekproef te houden om zo de naleving van de uitganspunten en spelregels te toetsen. Deze momenten worden vooraf in het plaatsingsproces beschreven. De begeleidingscommissie komt 1 keer per maand bijeen. 2.6 Wat gebeurt er wanneer je niet wordt benoemd? Indien je niet wordt benoemd, dan kun je daarna je belangstelling kenbaar maken wanneer de overige Finance functies worden opengesteld. 2.7 Wat gebeurt er wanneer er geen kwartiermaker wordt benoemd op een van de openstaande functies? Indien nodig worden de openstaande functies binnen NS en buiten NS opengesteld. 2.8 Wat als ik op vakantie ben tijdens de periode van de belangstellingsregistratie kernfuncties? Wanneer je in de periode van belangstellingsregistratie op vakantie bent, dan kun je je belangstelling vooraf doorgeven aan bij Rianne Fischer via Rianne.Fischer@ns.nl. Dan word je z.s.m., na terugkomst van vakantie ingepland voor een gesprek. 2.9 Mag iedereen op de functies reageren? Ja, binnen alle collega s binnen de Finance organisatie mogen reageren Geldt een maximum van belangstellingsregistraties per persoon? Ja, het maximum is twee Waar kan ik de openstaande functies bekijken en nalezen? Op het FunctiePlein, een platform dat je online kunt bereiken op SharePoint. Klik op deze link.

5 5 3. Sociale spelregels 3.1 Waar bestaan de sociale spelregels uit? De sociale spelregels staan beschreven in een convenant dat is afgesloten met de bonden. Dit convenant is (na ondertekening) beschikbaar via de TOP Finance pagina op insite. 3.2 Hoe gaan we om met langdurig zieken en zwangerschapsverlof? Er is een overzicht van alle mensen die langdurig ziek zijn of zwanger. Deze mensen krijgen allemaal een brief van HR en worden persoonlijk op hun huisadres geïnformeerd. Voor deze mensen komt een maatwerkoplossing. 3.3 Hoe geef je je belangstelling weer en wat moet je hiervoor doen? De medewerker geeft als input zijn CV, een korte toelichting over zijn motivatie en een ranking van de gevraagde competenties. De leidinggevende en een (door de medewerker gevraagde) collega vullen deze ranking ook voor de medewerker in en deze input wordt toegevoegd aan de aanvraag. 3.4 In hoeverre is de OR Concernstaven hierbij betrokken? Er vindt regelmatig overleg plaats met de OR Concernstaven en zij zijn op de hoogte van het proces en de afspraken in het convenant. 3.5 Wat is het verschil tussen solliciteren en belangstelling registreren? Solliciteren is het uitvragen van vacatures binnen heel NS, waarbij verwacht wordt dat iemand direct op niveau functioneert of op korte termijn ontwikkelbaar is. Bij belangstellingregistratie gaat het om het vervullen van functies binnen de NS Finance organisatie. Dit wordt gedaan op basis van competenties, juiste mensen op de juiste plek en matching. Hierbij wordt ook gekeken naar de mate waarin een medewerkers zich kan ontwikkelen en de wens van een medewerker om zich te ontwikkelen. 3.6 Wat gebeurt er met de inhuur bij Finance? NS wil de inhuur minimaliseren en uitgangspunt hierin is dat TOP Finance aan het einde van de implementatie van TOP vrijwel geen inhuur meer nodig heeft. In de cao is ook een sterke reductie van inhuur bij NS besproken. Wel is het zo dat nu nog voor het TOPproject inhuur wordt gebruikt, onder andere om het TOP programma te ontwikkelen. 3.7 Welke opleidingen zijn te volgen? In principe richt het opleidingsaanbod zich nu voornamelijk op de veranderingen binnen Finance. Individuele verzoeken voor andere opleidingen, zijn binnen grenzen, mogelijk.

6 6 3.8 Wie is mijn aanspreekpunt voor om- of bijscholing? In de meeste gevallen is dit je huidige leidinggevende, en na de plaatsing jouw nieuwe leidinggevende. Ook is er een transfermanager binnen Finance, die extra ondersteunt wanneer er om- of bijscholing nodig is om een andere functie te vervullen. 3.9 Is er ook een mogelijkheid dat ik buiten NS moet gaan kijken voor een andere functie? Voor iedereen die mee wil veranderen, is het uitgangspunt dat er plek is binnen de Finance organisatie of NS, wanneer je in voorkomend geval bereid bent tot flexibiliteit. Zoals in het aanvullend convenant staat, is het buiten NS kijken alleen mogelijk na verzoek van de medewerker. Er worden individuele afspraken gemaakt wanneer plaatsing uitblijft, waarbij ook de optie voor functies buiten Finance en - wanneer gewenst door medewerker - mogelijkheden buiten NS wordt onderzocht. HR is intensief betrokken bij dit proces, heeft de coördinatie en ziet toe op gelijke behandeling Hoe kijkt NS naar extra reistijd? Omdat medewerkers zelf mogen aangeven voor welke functie ze belangstelling hebben, verwachten we dat de reistijd geen problemen met de reistijd. Er zijn afspraken gemaakt in het aanvullend convenant hoe om te gaan met extra reistijd. Daar is te lezen dat extra reistijd, onder bepaalde voorwaarden, in geld wordt uitgekeerd. Medewerkers mogen functies, waarbij de reistijd langer dan anderhalf uur is, aanmerken als een niet passende functie. Heb je geen moeite met deze reistijd, dan mag je natuurlijk wel je belangstelling voor deze functies tonen. 4 Overige informatie 4.0 Waar kan ik terecht als ik vragen heb over het proces en de inhoud van de functies? Alle vragen zowel over het proces of de inhoud van de functie kun je stellen via het mailadres functieplein.fin@ns.nl. Je krijgt dan zo snel mogelijk antwoord. 4.1 Waar kan ik de informatie nog eens nalezen? Op de TOP Finance pagina op insite en op Yammer in de groep TOP Finance.