Handleiding. Rapporten. Augustus

Transcriptie

1 Rapporten Augustus

2 Preface Doel van dit document Dit document beschrijft de functionaliteit van het rapporten systeem. Het kan gezien worden als handleiding. Document Versie Versie Datum 1.0 November September Januari Februari Augustus 2009 Wijzingen release 3: - introductie rapport template (moet nog beschreven worden) - introductie opmerkingen functionaliteit - onderhoud rapport periode gewijzigd. Het is nu mogelijk een rapport periode te heropenen. - kopiëren van groep configuratie. - excel sheet met rapportcijfers voor alle leerlingen en vakken van de groep voor de rapport periodes. - diverse technische en functionele fouten opgelost. De nieuwe functionaliteit is blauw gekleurd in de handleiding. 2

3 Index 1 Introductie Autorisatie / Login Algemeen Het Login scherm De rollen Security alert-popup Geblokkeerde login Eerste login, wachtwoord wijzigen en wachtwoord vergeten Functionaliteit Functionaliteit leerkracht/kijker Functionaliteit kijker Functionaliteit admin Cijfers Selecteren van een groep Selecteren en onderhouden van rapport periodes Cijfers per leerling Leerlingcijferscherm zonder opmerkingen functionaliteit Leerlingcijferscherm met opmerkingen functionaliteit Cijfers per vak Cijfers per beoordeling Cijfers Opmerkingen Rapport Stappen voor een leerjaar Groepen Groepen maken m.b.v. EDEX Import tekst Import xml Groepen handmatig maken Leerkrachten specificeren Leerlingen specificeren Groep specificeren Groep kopiëren Leerkracht aan groep koppelen Leerling aan groep koppelen Groepen vorig schooljaar verwijderen Groepen aanmaken gebaseerd op vorig schooljaar Vakken en groepvakken Vakken Groepvakken Opmerkingen en groepopmerkingen Opmerkingen Vak gerelateerde opmerking Algemene opmerking

4 7.2 Groepopmerkingen Rapport Rapport configuratie Configuratie van een Rapportconfiguratie voor een vast formaat rapport Configuratie van een Rapportconfiguratie voor een RapportTemplate bestand Achtergrond Rapportconfiguratie voor een RapportTemplate-bestand onderhouden Printen van een rapport o.b.v. een RapportTemplate-bestand Mogelijkheden en onmogelijkheden van een RapportTemplate-bestand Rapport opmaak Leerling login

5 1 Introductie Voor basisscholen heeft 4uIT software development een web applicatie, Rapport4U, ontwikkeld waarmee door leerlingen behaalde cijfers kunnen worden vastgelegd door de leerkracht. Aan het eind van een beoordelingsperiode kan de leerkracht op basis van deze cijfers een rapport printen voor iedere leerling. Dat is kort gezegd de belangrijkste functionaliteit van de Rapport4U applicatie. Maar voor die functionaliteit zijn er een aanzienlijk aantal ondersteunende functies beschikbaar. In deze handleiding wordt beschreven: - Het inloggen in de applicatie. Dit is nodig omdat de Rapport4U applicatie via internet beschikbaar gesteld wordt. - Welke functies kent de applicatie en wie heeft toegang tot die functies? Want iedere gebruiker krijgt één of meerdere rollen. Iedere rol heeft toegang tot bepaalde functies. - De belangrijkste functie: het geven van cijfers en het uiteindelijk printen van een rapport. - Het specificeren van groepen met leerkrachten en leerlingen. - Het specificeren van vakken en opmerkingen. - Het specificeren van hoe het rapport er uit moet zien. - Het meekijken van leerlingen/ouders. 5

6 2 Autorisatie / Login 2.1 Algemeen Om van de Rapport4U applicatie gebruik te kunnen maken moet de gebruiker, de leerkracht, inloggen. Om in te loggen doorloopt de gebruiker normaal gesproken de volgende stappen: 1. Zodra één van de schermen van de Rapport4U applicatie wordt opgeroepen en de gebruiker is nog niet ingelogd, zal het login scherm worden getoond. 2. Voordat het login scherm getoond wordt, kan het zijn dat er een security alert pop-up wordt getoond. Klik op de Yes knop. 3. Op het login scherm specificeert de gebruiker de logincode en wachtwoord en klikt op de login knop. 4. Een security alert pop-up wordt getoond. Klik op de Yes knop. 5. Bij de eerste keer inloggen, moet het wachtwoord gewijzigd worden. Hiervoor wordt het wijzig uw wachtwoord scherm getoond. 6. Als logincode en wachtwoord bekend zijn in het systeem is de gebruiker ingelogd en wordt het eerste scherm getoond. Bovenstaand dus het normaal te volgen pad. Onderstaand wat meer uitleg over de volgende onderwerpen: - login scherm - rollen - security alert pop-up - geblokkeerde logincode - eerste login - wachtwoord wijzigen - wachtwoord vergeten - logincode wijzigen - time-out - uitloggen 2.2 Het Login scherm Om van het systeem gebruik te kunnen maken moet de gebruiker inloggen. Zodra één van de schermen van het systeem wordt opgeroepen en de gebruiker is nog niet ingelogd, zal het login scherm worden getoond. Voordat echter het login scherm wordt getoond kan het zijn dat er security alert pop-up wordt getoond: 6

7 security alert pop-up Bij de web browser Microsoft Internet Explorer wordt de pop up wel getoond. Bij de webbrowser FireFox niet. Op de pop-up kan de gebruiker kiezen tussen knoppen Yes, No of View Certificate. Klikt de gebruiker op No dan zal er niets gebeuren. Klikt de gebruiker op Yes dan zal het login scherm getoond worden. Klikt de gebruiker op View Certificate dan kan het certificate bekeken worden en eventueel geïnstalleerd. Aanbevolen wordt om op Yes te klikken. Login scherm Op het login scherm moet de gebruiker de naam van de school, zijn/haar logincode en zijn/haar wachtwoord specificeren en vervolgens de login knop aanklikken. Als de gebruiker geautoriseerd is (bekend is in het systeem) zal het eerste scherm getoond worden afhankelijk van de rol die de gebruiker heeft. De naam van de school wordt na een succesvolle login opgeslagen in een Cookie op de PC. Hierdoor is het niet nodig om de naam van de school bij een volgende login nogmaals op te geven, mits de browser zo ingesteld staat dat Cookies toegestaan zijn (standaard instelling). 7

8 Indien Cookie ondersteuning niet ingesteld staat in de browser kan men het systeem ook als volgt oproepen: Het systeem toont dan het login-scherm met de naam van de school reeds ingevuld: Bij aanvang van het abonnement op Rapport4U zal 4uIT, in overleg met de school, de namen aangeven waarmee op deze wijze het systeem opgeroepen kan worden. Meerdere benamingen zijn mogelijk. Als voorbeeld: LeuksteSchool, De Leukste School, Leukste. De namen zijn niet hoofdlettergevoelig. 2.3 De rollen Het systeem kent de volgende rollen: leerkracht, kijker en admin (administrator). De leerkracht kan alleen de gegevens van zijn/haar groep(en) zien en gedeeltelijk onderhouden. De kijker kan alle groepen bekijken en verder niets wijzigen. De admin onderhoudt het systeem voor de school. Onderhoud op groepen, vakken, groepvakken, leerlingen, leerkrachten etc. Een gebruiker kan meerdere rollen hebben. 2.4 Security alert-popup De logincode en wachtwoord worden initieel verstrekt door de admin. De logincode kan alleen door de admin gewijzigd worden. Het maakt niet uit of de logincode met hoofdletters en of kleine letters gespecificeerd wordt. Zodra de gebruiker de login knop klikt, zal er een zgn. security alert pop-up getoond worden: 8

9 security alert pop-up Op de pop-up kan de gebruiker kiezen tussen knoppen Yes of No. Klikt de gebruiker op de No knop dan zal het loginscherm opnieuw getoond worden. Klikt de gebruiker op de Yes knop dan zal de login uitgevoerd worden. 2.5 Geblokkeerde login Heeft de gebruiker een verkeerde login code en/of wachtwoord gespecificeerd dan zal de boodschap Het inloggen is mislukt getoond worden. Vult de gebruiker drie keer een verkeerd wachtwoord in voor een goede logincode, dan wordt de logincode geblokkeerd en kan de gebruiker, ook al wordt het goede wachtwoord gespecificeerd, niet meer inloggen. Om de logincode te deblokkeren moet de gebruiker gebruikmaken van de wachtwoord vergeten functionaliteit. 2.6 Eerste login, wachtwoord wijzigen en wachtwoord vergeten Het wachtwoord moet bij de eerste login gewijzigd worden. Hiervoor wordt het Wijzig uw wachtwoord scherm getoond. Scherm om wachtwoord te wijzigen Specificeer eerst het wachtwoord wat op het login scherm is gespecificeerd (huidige wachtwoord) en vervolgens twee maal het nieuwe wachtwoord. Klik daarna op de wijzig knop. Er zijn slechts een beperkt aantal regels gesteld aan het wachtwoord. Zo moet het wachtwoord minstens 4 karakters lang moet zijn. U bent zelf verantwoordelijk voor een juist gekozen wachtwoord! 9

10 Via de klik hier link in het login scherm kan de gebruiker een nieuw wachtwoord aanvragen. Deze functie kan gebruikt worden als de gebruiker zijn/haar wachtwoord vergeten is of een nieuw wachtwoord wil maken. Het systeem zal een nieuw wachtwoord genereren en dat naar de gebruiker en. Bij de eerste login zal de gebruiker het wachtwoord moeten veranderen. Wachtwoord vergeten scherm Specificeer het adres waarnaar toe het wachtwoord moet worden toegestuurd. Let op! Dit adres moet wel het adres zijn waaronder de gebruiker bekend is in het systeem. In het leerkracht detail scherm van de gebruiker is het adres te vinden. Het adres kan via de admin gewijzigd worden. Als de gebruiker toch niet het wachtwoord wil wijzigen dan kan via de inloggen link het login scherm getoond worden. Als het adres is gespecificeerd en op de versturen knop is geklikt, zal het systeem het adres zoeken in het leerkrachten bestand. Wordt het adres niet gevonden dan zal de boodschap onbekend adres worden getoond. Wordt het adres gevonden dan zal de boodschap het wachtwoord is naar uw adres verstuurd worden getoond. In de mailbox van het gespecificeerde adres zal een bericht met het onderwerp Nieuwe wachtwoord verschijnen. De inhoud van het bericht ziet er ongeveer als volgt uit en bevat het nieuwe wachtwoord: Voorbeeld bericht met nieuw wachtwoord Zodra de gebruiker de eerstvolgende keer van het systeem gebruik maakt, moet het nieuwe wachtwoord worden gebruikt. Dit nieuwe wachtwoord moet ook meteen gewijzigd worden, net als bij de eerste login. Time-out Het kan zijn dat als de gebruiker al in het systeem is ingelogd deze toch weer opnieuw moet inloggen. Dit kan o.a. gebeuren als er 20 minuten lang niet met het systeem is gewerkt. Dit wordt ook wel time-out genoemd. De gebruiker wordt dan automatisch uitgelogd. Om het systeem te verlaten moet men uitloggen. Dit kan door op het Uitloggen tabblad te klikken. 10

11 Uitloggen tabblad Vervolgens wordt login scherm getoond. Nadat de gebruiker is ingelogd, weet het systeem: - wie de gebruiker is - bij welke school de gebruiker hoort - welke rol(len) de gebruiker heeft - welke groepen bij de gebruiker horen (indien van toepassing) Zolang de gebruiker ingelogd blijft, onthoudt het systeem deze gegevens. Een dergelijke ingelogde periode wordt sessie genoemd. In de regel blijft de sessie in leven gedurende minuten na de laatste interactie met de applicatie. 11

12 3 Functionaliteit Afhankelijk van de rol van de gebruiker kan de gebruiker gebruik maken van bepaalde functionaliteit van het systeem. Met behulp van de tabbladen kunnen verschillende functies bereikt worden. Er is onderscheid tussen de admin en de leerkracht/kijker. 3.1 Functionaliteit leerkracht/kijker tabbladen voor leerkracht of kijker rol Voor gebruikers met de rol leerkracht zijn er de volgende functies: Leerkracht Via de tab Leerkracht wordt een lijst met alle leerkrachten van de school getoond. Door op de naam van een leerkracht te klikken worden de gegevens van de leerkracht getoond, zoals adresgegevens en rollen. De gegevens kunnen niet worden gewijzigd: dat kan alleen de admin doen. Leerling Via de tab Leerling wordt een lijst met alle leerlingen van de school getoond. Door op de naam van een leerling te klikken worden de gegevens van de leerling getoond, zoals adres-gegevens. De gegevens kunnen niet worden gewijzigd: dat kan alleen de admin doen. M.b.v. de zoekfunctionaliteit kan gezocht worden naar leerlingen. Vak Via de tab Vak wordt een lijst met alle vakken van de school getoond. Er zijn hoofdvakken en subvakken. Alleen de admin kan vakken toevoegen of verwijderen. Opmerking Via de tab Opmerking wordt een lijst met alle opmerkingen van de school getoond. Er zijn Vak gerelateerde Opmerkingen en/of Algemene Opmerkingen. Alleen de admin kan opmerkingen toevoegen of verwijderen. Afhankelijk van de school-instellingen wordt deze functionaliteit al of niet getoond. Rapport Via de tab Rapport wordt een lijst met alle mogelijk rapport-configuraties van de school getoond. Een rapportconfiguratie specificeert de lay-out van het rapport. Door op de naam van een rapport configuratie te klikken worden de gegevens van de rapport configuratie getoond. Een rapport-configuratie kan bestaan uit een verzameling layout -instellingen of een verwijzing naar een rapport-template bestand. Een rapport-template bestand is een PDF bestand die als mal dient voor de opmaak 12

13 van een rapport. Alleen de admin kan rapport configuraties onderhouden. Groep Via de tab Groepen wordt een lijst met alle groepen van de school getoond. Door op de naam van een groep te klikken worden de gegevens van de groep getoond en kunnen een aantal specifieke groepen tabs worden gebruikt. Groep Leerkracht Via de tab Groep Leerkracht wordt de leerkracht(en) getoond die gekoppeld is(zijn) aan de groep. Er kunnen geen wijzigingen worden gedaan. Groep Leerling Via de tab Groep Leerling worden de leerlingen getoond die gekoppeld zijn aan de groep. Er kunnen geen wijzigingen worden gedaan. Groep Vak Via de tab Groep Vak worden de vakken getoond die gekoppeld zijn aan de groep Deze vakken worden ook wel GroepVakken genoemd. Er kunnen geen wijzigingen worden gedaan. Groep Opmerking Via de tab Groep Opmerking worden de opmerkingen getoond die gekoppeld zijn aan de groep. Deze opmerkingen worden ook wel GroepOpmerkingen genoemd. Er kunnen geen wijzigingen worden gedaan. Afhankelijk van de school instellingen wordt deze functionaliteit al of niet getoond.. Groep Rapportopmaak Via de tab Groep Rapportopmaak wordt de volgorde van de groepvakken getoond zoals deze op het rapport geprint worden. Er kunnen geen wijzigingen worden gedaan. Cijfers Via de tab Cijfers kunnen rapport periodes en cijfers voor een groep van de leerkracht worden onderhouden. Hier kunnen ook rapporten worden geprint. Uitloggen Via de tab Uitloggen wordt het systeem verlaten. 3.2 Functionaliteit kijker Voor gebruikers met de rol kijker zijn er dezelfde functies als voor de rol leerkracht. Alleen bij tab cijfers kunnen de rapport periodes en cijfers alleen bekeken worden en niet onderhouden. Wel kunnen de cijfers van alle groepen bekeken worden. 13

14 3.3 Functionaliteit admin tabbladen voor admin rol Voor gebruikers met de rol admin zijn de volgende functies beschikbaar: Leerkracht Via de tab Leerkracht wordt een lijst met alle leerkrachten van de school getoond. Door op de naam van een leerkracht te klikken worden de gegevens van de leerkracht getoond, zoals adres gegevens en rollen. De gegevens kunnen worden gewijzigd. Ook kan er een leerkracht worden toegevoegd of worden verwijderd. Leerling Via de tab Leerling wordt een lijst met alle leerlingen van de school getoond. Door op de naam van een leerling te klikken worden de gegevens van de leerling getoond, zoals adres gegevens. De gegevens kunnen worden gewijzigd. Ook kan er een leerling worden toegevoegd of worden verwijderd. M.b.v. zoekfunctionaliteit kan gezocht worden naar leerlingen. Vak Via de tab Vak wordt een lijst met alle vakken van de school getoond. Er zijn hoofdvakken en subvakken. Vakken kunnen worden toegevoegd of worden verwijderd. Opmerking Via de tab Opmerking wordt een lijst met alle opmerkingen van de school getoond. Er zijn Vak gerelateerde Opmerkingen en/of Algemene Opmerkingen. Opmerkingen kunnen worden toegevoegd of worden verwijderd. Afhankelijk van de school instellingen of deze functionaliteit getoond wordt. Rapport Via de tab Rapport wordt een lijst met alle mogelijk rapport configuraties van de school getoond. Een rapport configuratie specificeert de lay-out van het rapport. Een rapport-configuratie kan bestaan uit een verzameling layout -instellingen of een verwijzing naar een rapport-template bestand. Een rapport-template bestand is een PDF bestand die als mal dient voor de opmaak van een rapport. Door op de naam van een rapport configuratie te klikken worden de gegevens van de rapport configuratie getoond. De gegevens kunnen worden gewijzigd. Ook kan er een rapport configuratie worden toegevoegd of worden verwijderd. Groep Via de tab Groep wordt een lijst met alle groepen van de school getoond. 14

15 Door op de naam van een groep te klikken worden de gegevens van de groep getoond en kunnen een aantal specifieke groepen tabs worden gebruikt. De groep gegevens kunnen worden gewijzigd. Ook kan er een groep worden toegevoegd of worden verwijderd. Groep Leerkracht Via de tab Groep Leerkracht kan vastgelegd worden welke leerkracht(en) bij de geselecteerde groep hoort. Groep Leerling Via de tab Groep Leerling kan vastgelegd worden welke leerlingen bij de geselecteerde groep horen. Groep Vak Via de tab Groep Vak kan vastgelegd worden welke vakken door de geselecteerde groep gebruikt worden en welke beoordelingsmethode (cijfers of voldoende/onvoldoende) gebruikt wordt. Deze vakken worden ook wel GroepVakken genoemd. Groep Opmerking Via de tab Groep Opmerking kan vastgelegd worden welke opmerkingen door de geselecteerde groep gebruikt worden. Deze opmerkingen worden ook wel GroepOpmerkingen genoemd. Afhankelijk van de school instellingen of deze functionaliteit getoond wordt. Groep Rapportopmaak Via de tab Groep Rapportopmaak kan vastgelegd worden welke rapport configuratie voor de geselecteerde groep gebruikt gaat worden en kan de volgorde van de groepvakken worden vastgelegd. Hier wordt bepaald hoe het rapport er uiteindelijk uitziet. Cijfers Via de tab Cijfers kunnen rapport periodes en cijfers voor een groep worden bekeken. Beheer Via de tab Beheer kunnen een aantal onderhoudshandelingen worden uitgevoerd, zoals: - de database vullen met gegevens uit EDEX bestanden. Niet iedere leerling, leerkracht en groep hoeft dan handmatig te worden opgevoerd. - verwijderen van gegevens van vorig schooljaar. Uitloggen Via de tab Uitloggen wordt het systeem verlaten. 15

16 4 Cijfers In deze paragraaf wordt de functionaliteit van het cijfer scherm beschreven voor een gebruiker met de rol leerkracht. Via het cijfers scherm worden de cijfers van de leerlingen van een groep voor een rapport periode onderhouden en kunnen cijfers van andere rapport periodes bekeken worden. Ook kunnen er rapporten geprint worden. Op dit scherm is de volgende functionaliteit: - selecteren van een groep - selecteren en onderhouden van rapport periodes - cijfers per leerling - cijfers per groepvak - cijfers voor een beoordeling - printen van rapporten voor alle leerlingen in de groep 4.1 Selecteren van een groep Als de leerkracht voor het eerst (in deze sessie) het cijfer scherm opent en de leerkracht is leerkracht van meerdere groepen, dan zal de leerkracht eerst een groep moeten selecteren: Door op één van de groepen te klikken wordt deze groep geselecteerd en wordt het cijfer scherm opnieuw getoond. Nadat een groep geselecteerd is, wordt in het cijfer scherm aangegeven welke groep geselecteerd is (en waarvoor de gegevens getoond worden). Ook is er een mogelijkheid om een andere groep te selecteren. Zolang de leerkracht niet uitlogt, zullen iedere keer als de leerkracht op de cijfer tab klikt de gegevens van de geselecteerde groep worden getoond. Heeft de leerkracht maar één groep, dan zullen de gegevens van deze groep iedere keer worden getoond en hoeft er dus geen groep geselecteerd te worden. 16

17 4.2 Selecteren en onderhouden van rapport periodes In het schooljaar worden meerdere rapporten uitgegeven. Bijvoorbeeld najaar, voorjaar en zomer. Ieder rapport wordt een rapport-periode genoemd. Voor iedere rapport-periode kan de leerkracht de cijfers specificeren gedurende de loop van de periode. Uiteindelijk kan er voor iedere leerling een rapport geprint worden. Een rapport-periode is open of gesloten. Alleen van een open rapport-periode kunnen cijfers onderhouden worden. Een rapport-periode kan heropend worden. Via het cijfers scherm kan de leerkracht de rapport-periodes onderhouden. Als er nog geen rapport-periode is gespecificeerd ziet het scherm er als volgt uit: Door op de knop rapport periodes te klikken, worden de schermen bereikt om de rapport-periodes te onderhouden. Onderhouden betekent: open (toevoegen), sluiten, heropenen, naam wijzigen. Een rapport-periode kan niet verwijderd worden! Als er nog geen rapport periode geopend is, ziet het rapport periode lijst scherm er als volgt uit: Via de knop open nieuwe rapport periode wordt het rapport periode detail scherm getoond en kan een nieuwe rapport-periode worden toegevoegd: 17

18 Specificeer een rapport-periode naam (bv najaar) en klik op de toevoegen knop. Het rapport periode lijst scherm wordt opnieuw getoond en de rapport-periode is nu zichtbaar: Door op de rapport-periode najaar te klikken, wordt het rapport periode detail scherm weer getoond en kan de naam van de rapport-periode gewijzigd worden of kan de open rapport-periode gesloten worden: Na het openen van de eerste rapport-periode ziet het cijfer scherm er als volgt uit: Vanaf nu kunnen alle cijfers voor de rapport-periode najaar onderhouden worden. Zijn uiteindelijk alle cijfers voor de rapport periode ingevuld (er komen dus geen nieuwe cijfers meer bij voor dit rapport!) en de rapporten zijn geprint, dan moet de rapport-periode afgesloten worden zodat aan een nieuwe rapport-periode kan worden begonnen. Om de rapport-periode af te sluiten moet op de rapport periodes knop geklikt worden en daarna de te sluiten rapport-periode. Vervolgens wordt het rapport periode detail scherm getoond: 18

19 Na het klikken op de sluiten knop, is de rapport periode afgesloten: Rapport periode lijst scherm Cijfer scherm: Zolang er nog geen nieuwe (open) rapport-periode is toegevoegd, zullen de cijfers van de gesloten rapportperiode direct te bekijken zijn. Veranderen kan niet meer! Dit kan alleen door de rapport periode te heropenen (via rapport periode onderhoud): Als op de knop heropenen wordt geklikt, zal de rapport-periode weer geopend zijn en kunnen alsnog cijfers van deze periode worden aangepast of toegevoegd. Als alle aanwezige rapport-periodes gesloten zijn kan een volgende rapport-periode worden toegevoegd (via rapport periode onderhoud). Specificeer een volgende rapport-periode (bv voorjaar): Rapport periode lijst scherm Cijfer scherm: De nieuw geopende rapport periode wordt getoond! Vanaf nu kunnen alle cijfers voor de rapport-periode voorjaar onderhouden worden. Als de leerkracht de cijfers van rapport-periode najaar nog eens wil zien dan kan op de link selecteren worden geklikt. Het cijfer scherm wordt opnieuw getoond en de cijfers van de rapport-periode najaar kunnen nu weer bekeken worden: 19

20 Als de leerkracht terug wil naar de cijfers van rapport-periode voorjaar, dan kan op de selecteren link geklikt worden. Het cijfer scherm wordt opnieuw getoond: Vanaf nu kunnen alle cijfers voor de rapport-periode voorjaar weer onderhouden worden. Zijn uiteindelijk alle cijfers voor de rapport-periode ingevuld (er komen dus geen nieuwe cijfers meer bij voor dit rapport!) en de rapporten zijn geprint, dan moet de rapport periode afgesloten worden zodat aan een nieuwe rapport periode begonnen kan worden. Om de rapport periode af te sluiten moet op de rapport periodes knop geklikt worden en daarna de te sluiten rapport-periode. Na het sluiten van de rapport-periode zijn de schermen als volgt: Rapport periode lijst scherm Cijfer scherm: Zolang er nog geen nieuwe (open) rapport-periode is toegevoegd, zullen de cijfers van de gesloten rapport periodes te bekijken zijn. Veranderen kan niet meer! Dit kan alleen door op de knop heropen de vorige rapport periode. Na het openen van een volgende rapport-periode (bv zomer) zijn de schermen als volgt: Rapport periode lijst scherm Cijfer scherm: De 2 gesloten rapport-periodes najaar en voorjaar kunnen bekeken worden door op de selecteren link te klikken. Bv als najaar geselecteerd wordt: 20

21 Uiteindelijk kan ook de laatste rapport-periode van het schooljaar gesloten worden: Iedere groep maakt gebruikt van een rapport-configuratie om de layout van het rapport te definiëren. In de configuratie kan gespecificeerd worden hoeveel rapport-periodes er getoond moeten worden op het rapport. Is dit aantal groter dan 1 dan mogen er ook niet meer dan het gespecificeerde aantal rapport-periodes worden toegevoegd. Is waarde 1 gespecificeerd dan is er geen beperking op het aantal rapport-periodes. Stel dat in het gebruikte voorbeeld 3 rapport-periodes zijn gespecificeerd, dan zien de schermen er als volgt uit: Rapport periode lijst scherm Cijfer scherm: Er kan dus geen vierde rapport-periode meer geopend worden. Na het openen of heropenen van een rapport-periode zullen de cijfers voor die rapport-periode getoond worden! De admin zal bij begin van het nieuwe schooljaar de rapport-periodes en bijbehorende cijfers van het vorige schooljaar verwijderen. Voor de rapport-periodes zijn 3 knoppen beschikbaar: - knop rapport periodes, zoals beschreven hier voor om de rapport-periodes te onderhouden. - knop genereer alle rapporten, om de rapporten in pdf formaat te genereren van de geselecteerde periode. Dit pdf document kan geprint worden. - knop excel groep overzicht, om de in een excel sheet de resultaten van alle leerlingen voor alle vakken per rapport periode te tonen. Voor iedere rapport periode is er een worksheet. 21

22 4.3 Cijfers per leerling Op het cijfer scherm worden de leerlingen getoond die in de groep zitten: Door op de naam van een leerling te klikken wordt het leerlingcijfer scherm getoond, waar een overzicht is van alle cijfers voor alle vakken van de geselecteerde leerling voor de geselecteerde rapport-periode. Is er nog geen enkele rapport-periode gespecificeerd voor deze groep dan kan er ook niet op de naam van de leerlingen geklikt worden. 22

23 4.3.1 Leerlingcijferscherm zonder opmerkingen functionaliteit Op het Leerlingcijferscherm kunnen de cijfers gespecificeerd worden voor een leerling in een rapport-periode voor alle groep vakken. Ook kan commentaar gegeven worden. Dit commentaar wordt op het rapport getoond. De gebruiker kan op 3 verschillende knoppen klikken: - veranderen knop de gemaakte wijzigingen worden vastgelegd. Het leerlingcijfer scherm wordt opnieuw getoond. - maak rapport voor de leerling wordt een rapport gemaakt. Het rapport wordt in pdf formaat in een nieuw browser scherm getoond. M.b.v. de pdf viewer functionaliteit kan het rapport geprint worden. - terug het cijfer scherm wordt getoond. 23

24 4.3.2 Leerlingcijferscherm met opmerkingen functionaliteit Op het Leerlingcijferscherm kunnen de cijfers gespecificeerd worden voor een leerling in een rapport periode voor alle groep vakken. Ook kunnen er opmerkingen vastgelegd worden. Als achter een vak het icon staat betekent dit dat er een Vak gerelateerde Opmerking gemaakt kan worden. Staat er achter het vak een (geel) icon, dan betekent dit dat er al een opmerking voor dat vak gemaakt is voor de rapport-periode. Door op het icon te klikken wordt het opmerking scherm getoond. Daar kan een opmerking vastgelegd, veranderd of verwijderd worden. Ook worden eventuele opmerking uit andere rapport-periodes getoond. Na de vakken volgt een lijst met de Algemene Opmerkingen. Ook daar het gebruik van de icons. De gebruiker kan op 3 verschillende knoppen klikken: 24

25 - veranderen knop de gemaakte wijzigingen worden vastgelegd. Het leerlingcijfer scherm wordt opnieuw getoond. - maak rapport voor de leerling wordt een rapport gemaakt. Het rapport wordt in pdf formaat in een nieuw browser scherm getoond. M.b.v. de pdf viewer functionaliteit kan het rapport geprint worden. - terug het cijfer scherm wordt getoond. 4.4 Cijfers per vak Op het cijfer scherm worden de vakken getoond die als groepvak voor de groep zijn gespecificeerd: Door op de naam van een hoofdvak of subvak (onderstreept) te klikken wordt het vakcijfer scherm getoond, waar een overzicht is van alle cijfers voor alle leerlingen voor het geselecteerde vak voor de geselecteerde rapport-periode. Is er nog geen enkele rapport-periode gespecificeerd voor deze groep dan kan er ook niet op vakken geklikt worden. 25

26 Vakcijferscherm: Op het vakcijfer scherm kunnen de cijfers gespecificeerd worden voor alle leerlingen in een rapport-periode voor een groepvak. De gebruiker kan op 3 verschillende knoppen klikken: - veranderen knop de gemaakte wijzigingen worden vastgelegd. Het vakcijfer scherm wordt opnieuw getoond. - terug het cijfer scherm wordt getoond. - nieuwe beoordeling voor het openen van een nieuwe beoordeling. 26

27 Na het toevoegen van de eerste cijfers voor een groepvak ziet het scherm er zo uit: Na het toevoegen van de volgende resultaten: Nb: voor leerling Goosen is geen cijfer gespecificeerd. 27

28 Na het toevoegen van de volgende resultaten: Nb: voor leerling Goosen is een volgend cijfer toegevoegd. Nadeel is dat het cijfer niet per beoordeling in een kolom getoond wordt. Daarvoor moet van de Beoordeling gebruik gemaakt worden. Nb: cijfers kunnen veranderd worden. 28

29 4.5 Cijfers per beoordeling Als cijfers voor een vak worden vastgelegd kan dit ook per Beoordeling 1. Op het vakcijfer scherm kan op de knop nieuwe beoordeling worden geklikt. Het beoordeling scherm wordt getoond en ziet er als volgt uit: De volgende gegevens worden getoond of kunnen gespecificeerd worden: Beoordeling Naam of kenmerk van de beoordeling. Bijvoorbeeld tafel van 5. Datum Datum van de beoordeling. Weging Indicatie van hoe zwaar het cijfer het rapport gemiddelde bepaald. Klasgemiddelde Gemiddelde van de klas voor deze beoordeling. Wordt getoond als de eerste cijfers zijn toegevoegd. Leerling De leerlingen van de klas Cijfers Voor iedere leerling kan een cijfer worden toegevoegd Opmerking Voor iedere leerling kan een opmerking worden toegevoegd. Bijvoorbeeld: waarom een leerling geen cijfer heeft. Op het vakcijfer scherm staat een indicatie als er een opmerking voor een leerling is vastgelegd. 1 N.B.: De applicatie maakt gebruik van de term Beoordeling. Dit is gelijk aan de term Toets. 29

30 Toevoegen Terug Om de ingevulde gegevens vast te leggen Om terug te gaan naar het vakcijfer scherm. Na het toevoegen wordt het scherm als volgt getoond: 30

31 Wordt op de terug knop geklikt dan wordt vakcijfer scherm getoond met daarop de beoordeling: De cijfers voor een beoordeling kunnen niet op dit scherm worden gewijzigd daarvoor moet op het icon geklikt worden bovenaan de kolom van de betreffende beoordeling. Door met de muis op de icon te gaan staan wordt de naam en weging van de beoordeling getoond: Door de muis op de getoond: icon bij een cijfer te zetten wordt de betreffende opmerking gemaakt bij het cijfer Lege (niet gespecificeerde) beoordeling cijfers worden niet gebruikt om het gemiddelde te bepalen. 31

32 Na het toevoegen van meerdere beoordelingen ziet het vakcijfer scherm er als volgt uit: Nb. De laatst toegevoegde toets staat vooraan. 32

33 4.6 Cijfers Bij het vastleggen, door de admin, van de groepvakken moet ook gespecificeerd worden op welke manier het vak beoordeeld wordt. Er zijn 5 beoordelingsmogelijkheden, ook wel cijfertype genoemd: 1. getallen zonder decimalen. Dus de traditionele 1 tm getallen met decimalen. Een komma is het decimaalteken en niet de punt! 3. symbolen: smileys: huilen, lachen en neutraal. 4. onvoldoende, voldoende, goed. 5. onvoldoende, matig, voldoende, ruim voldoend, goed. Voor getallen kunnen ook getallen boven de 10 en negatieve getallen worden gespecificeerd. Daar is geen validatie op. Er kunnen maximaal 3 nummers/komma worden ingevuld. Het cijfers geven op het leerlingcijfer scherm en het vakkencijfer scherm gaat als volgt: Voor iedere leerling of vak is er één regel. In de linker kolom wordt het gemiddelde (Gem.) getoond. In de meest rechtse kolom kan een behaald resultaat vastgelegd worden. Als na het specificeren van de resultaten op de verander knop wordt geklikt, zal ook het gemiddelde worden aangepast. In bovenstaand voorbeeld worden getallen als beoordeling gespecificeerd. Voor de andere beoordelings mogelijkheden wordt een dropdown getoond: Gesloten dropdown Voor symbolen: smileys: huilen, lachen en neutraal: Voor onvoldoende, voldoende, goed Voor onvoldoende, matig, voldoende, ruim voldoend, goed 33

34 Een aantal opeenvolgende voorbeelden: De eerste cijfers zijn gespecificeerd, maar er is nog niet op de verander knop geklikt. Er is nog geen gemiddelde berekend. De eerste cijfers zijn gespecificeerd en er is op de verander knop geklikt. Het gemiddelde is berekend. Voor één van de leerlingen of vakken is een tweede cijfer gespecificeerd en vastgelegd. Het gemiddelde is veranderd. Voor één van de leerlingen of vakken is een derde cijfer gespecificeerd en vastgelegd. Het gemiddelde is veranderd. Voorbeelden van de andere beoordelingtypes: 2 numeriek decimale getallen gespecificeerd en vastgelegd 2 smiley beoordelingen gespecificeerd en vastgelegd. 2 onvoldoende/voldoende/goed beoordelingen gespecificeerd en vastgelegd. 3 onvoldoende/matig/voldoende/ruim voldoende/goed beoordelingen gespecificeerd en vastgelegd. 34

35 4.7 Opmerkingen Opmerkingen voor leerlingen kunnen op het leerling cijfer scherm worden gemaakt. Er zijn twee soorten opmerkingen: Vak Opmerkingen en Algemene Opmerkingen. Voor beide soorten opmerkingen werkt het bijwerken hetzelfde. Vak gerelateerde opmerkingen kunnen alleen maar voor hoofdvakken gemaakt worden, niet voor subvakken. In bovenstaand voorbeeld kan een opmerking gemaakt worden voor het vak rekenen. Als op de icon geklikt wordt zal het opmerking detail scherm worden getoond: De leerkracht kan nu een opmerking vastleggen voor het vak rekenen voor rapport-periode najaar voor de betreffende leerling. Bij het definiëren van de opmerkingen door de admin wordt ook vastgelegd hoe de opmerking op het rapport wordt getoond. Bijvoorbeeld: het aantal regels en de breedte van de ruimte die voor de opmerking op het rapport gereserveerd wordt. Hiermee wordt op dit scherm zoveel mogelijk rekening gehouden, zodat hier niet meer ingevuld kan worden dan op het rapport getoond wordt. Omdat dit van veel zaken afhankelijk is, zoals lettertype en grootte, wordt ook van de leerkracht verwacht hiermee zorgvuldig om te gaan. Nadat de tekst van de opmerking is ingevuld klikt men op de veranderen knop geklikt om de opmerking vast te leggen. Zijn er al opmerkingen voor het vak in andere rapport-periodes vastgelegd, dan worden ook deze getoond. Ze kunnen echter niet gewijzigd worden. Het scherm ziet er dan als volgt uit: 35

36 De volgende knoppen zijn nu beschikbaar: - veranderen, om de opmerking tekst vast te leggen. - verwijderen, om de opmerking volledig te verwijderen uit de database. - wissen, om de tekst van de opmerking te wissen. Gebruik deze optie alleen als er ook weer nieuwe tekst wordt gespecificeerd. - terug, om naar de leerling cijfer page terug te keren. Als er een opmerking is vastgelegd dan wordt dat op het leerling cijfer scherm kenbaar gemaakt met een geel icon: Wordt op de gele icon geklikt dan wordt het opmerking detail scherm getoond met de vastgelegde opmerking en de vier knoppen, zodat de opmerking veranderd of verwijderd kan worden. 4.8 Rapport Tenslotte moet het rapport gemaakt worden. Maar voordat er een rapport gemaakt kan worden moet de admin eenmalig een aantal handelingen uitvoeren: De admin moet voor de school minimaal 1 rapportconfiguratie specificeren. In de rapportconfiguratie wordt aangegeven of het een landscape of portrait rapport wordt; of er een logo op moet en waar; hoeveel rapportperiodes er getoond moeten worden; etc. Het kan zijn dat er voor de bovenbouw een andere rapportconfiguratie is dan voor de onderbouw. Voor iedere groep maakt de admin een rapportopmaak. De admin specificeert welke rapportconfiguratie gebruikt wordt en bekijkt hoe het rapport er uit ziet. Omdat alles netjes getoond/geprint moet worden heeft de admin de mogelijkheid om de volgorde van groepvakken te veranderen om zo het beste resultaat te verkrijgen. Uiteindelijk moet de opmaak voldoen aan de eisen die men stelt (bv alles op 1 A4). Deze activiteiten worden elders in deze handleiding uitgebreider beschreven. De leerkracht maakt uiteindelijk gebruik van een rapportopmaak waaraan de leerkracht niets direct kan veranderen. De leerkracht specificeert de cijfers en commentaar en kan op 2 plaatsen een rapport opvragen: 36

37 - op het leerlingcijfer scherm. Hier wordt het rapport van de geselecteerde leerling getoond. - op het cijfer scherm bij de rapportperiode. Hier worden de rapporten van alle leerlingen getoond. De rapporten worden getoond als pdf bestand en kunnen vanuit de pdf viewer worden geprint. 37

38 4.9 Stappen voor een leerjaar 1. Admin specificeert voor aanvang van het schooljaar de groep met leerlingen en leerkracht(en). 2. Admin specificeert voor aanvang van het schooljaar voor welke vakken de groep beoordeeld gaat worden (groepvakken) 3. Admin specificeert voor aanvang van het schooljaar de rapportopmaak, zodat niet op een later tijdstip veranderingen nodig zijn met misschien wel vervelende consequenties. 4. Admin specificeert voor aanvang van het schooljaar voor welk Vak Opmerkingen gemaakt mogen worden voor de groep en welke Algemene Opmerkingen gemaakt mogen worden: mits de school gebruik maakt van de Opmerkingen-functionaliteit. 5. Leerkracht specificeert de eerste rapport-periode. 6. Leerkracht specificeert tijdens de rapport-periode de cijfers die betrekking hebben op de rapport-periode. 7. Als alle cijfers voor een rapport-periode definitief zijn kan de leerkracht alle rapporten printen. 8. Leerkracht sluit de open rapport-periode en opent de volgende. 38

39 5 Groepen Aan het begin van het schooljaar moet de admin de groepen samenstellen. De admin heeft dan te maken met de groepen, de leerlingen en de leerkrachten. Als de school gebruik maakt van EDEX (bestanden) kunnen de groepen, leerkrachten en leerlingen geïmporteerd worden. Wordt geen gebruik gemaakt van EDEX dan moeten de groepen, leerlingen en leerkracht handmatig worden opgevoerd en gekoppeld. Daarnaast zal de voorbereiding anders zijn wanneer al gegevens uit een eerder schooljaar aanwezig zijn. Onderstaand wordt beschreven: - Groepen maken m.b.v. EDEX - Groepen handmatig maken - Groepen vorig schooljaar verwijderen. - Groepen aanmaken gebaseerd op vorig schooljaar. 5.1 Groepen maken m.b.v. EDEX EDEX (EDucative EXport) beschrijft hoe gegevens over leerlingen, groepen en leerkrachten volgens een vaste indeling opgeslagen kunnen worden. Deze standaard wordt in de praktijk gebruikt voor de uitwisseling van gegevens tussen de schooladministratie en educatieve software of een leerlingvolgsysteem en voor gegevensuitwisseling tussen scholen en andere onderwijsinstanties. Wanneer van EDEX bestanden gebruik gemaakt wordt, is het uitgangspunt dat alle gegevens van een vorig schooljaar zijn verwijderd. 39

40 Op het beheer scherm kunnen EDEX gegevens geïmporteerd worden. Afhankelijk van hoe EDEX op school wordt gebruikt zijn er 2 mogelijkheden: - er wordt gebruik gemaakt van XML bestanden (EDEX XML standaard). Gebruik de import XML. - er wordt gebruik gemaakt van TXT bestanden (EDEX 2000 standaard). Gebruik de import tekst Import tekst Om via import tekst te importeren moeten de volgende stappen uitgevoerd worden in onderstaande volgorde: 1. selecteer radiobutton Groep; zoek het groep bestand EDEXGR.TXT door te bladeren; klik op de Importeer tekst knop. De groepen worden nu gekopieerd naar de Rapport4U applicatie. 2. selecteer radiobutton Leerkracht; zoek het groep bestand EDEXLK.TXT door te bladeren; klik op de Importeer tekst knop. De leerkrachten worden nu gekopieerd naar de Rapport4U applicatie. 3. selecteer radiobutton Groep/Leerkracht; zoek het groep bestand EDEXLG.TXT door te bladeren; klik op de Importeer tekst knop. De relaties tussen leerkrachten en groepen worden nu gekopieerd naar de Rapport4U applicatie. 4. selecteer radiobutton Leerling; zoek het groep bestand EDEXLG.TXT door te bladeren; klik op de Importeer tekst knop. De leerlingen en de relatie met de groep worden nu gekopieerd naar de Rapport4U applicatie. Afhankelijk van de volledigheid van de gegevens in de EDEX zijn nu de groepen, leerkracht en leerlingen bekend in het systeem. 40

41 5.1.2 Import xml Moet nog beschreven worden. 5.2 Groepen handmatig maken. Om de groepen handmatig te maken moeten de volgende stappen doorlopen worden: 1. Leerkrachten specificeren. 2. Leerlingen specificeren. 3. Groepen specificeren. 4. Leerkrachten koppelen aan groepen. 5. Leerlingen koppelen aan groepen Leerkrachten specificeren Door op de tab leerkracht te klikken worden alle leerkrachten van de school getoond. Er zijn 2 mogelijkheden om de gegevens van een leerkracht te onderhouden: 1. Door op de knop nieuw te klikken wordt het scherm leerkracht detail getoond. Hier kunnen gegevens van een leerkracht worden toegevoegd. Het kan zijn dat het systeem een foutboodschap toont omdat er relevante gegevens missen of dat er verkeerde gegevens zijn gespecificeerd. 2. Door op de naam van een leerkracht te klikken wordt het scherm leerkracht detail getoond met de gegevens van de geselecteerde leerkracht. Hier kunnen gegevens worden gewijzigd of kan de leerkracht worden verwijderd. Worden gegevens veranderd dan kan het zijn dat het systeem een foutboodschap toont omdat er relevante gegevens missen of dat er verkeerde gegevens zijn gespecificeerd. Wordt de leerkracht verwijderd dan kan het zijn dat het systeem een foutboodschap toont omdat de leerkracht nog niet verwijderd mag worden. Eerst zullen dan andere onderdelen moeten worden verwijderd Leerlingen specificeren Door op de tab leerling te klikken worden alle leerlingen van de school getoond. Er zijn 2 mogelijkheden om de gegevens van een leerling te onderhouden: 1. Door op de knop nieuw te klikken wordt het scherm leerling detail getoond. Hier kunnen gegevens van een leerling worden toegevoegd. Het kan zijn dat het systeem een foutboodschap toont omdat er relevante gegevens missen of dat er verkeerde gegevens zijn gespecificeerd. 2. Door op de naam van een leerling te klikken wordt het scherm leerling detail getoond met de gegevens van de leerling. Hier kunnen gegevens worden gewijzigd of kan de leerling worden verwijderd. Worden gegevens veranderd dan kan het zijn dat het systeem een foutboodschap toont omdat er relevante gegevens missen of dat er verkeerde gegevens zijn gespecificeerd. Wordt de geselecteerde leerling verwijderd dan kan het zijn dat het systeem een foutboodschap toont omdat de leerling nog niet verwijderd mag worden. Eerst zullen dan andere onderdelen moeten worden verwijderd. Bijvoorbeeld als de leerling nog gekoppeld is aan een groep zal eerst de koppeling tussen groep en leerling ongedaan gemaakt moeten worden Groep specificeren Door op de tab groep te klikken worden alle groepen van de school getoond. Er zijn 2 mogelijkheden om de gegevens van een groep te onderhouden: 41

42 1. Door de naam van een nieuwe groep te specificeren en op de knop toevoegen te klikken wordt een groep toegevoegd. Er zijn geen detail gegevens voor een groep. 2. Door op de naam van een groep te klikken wordt de groep geselecteerd en getoond en zijn de volgende mogelijkheden beschikbaar: a. De naam van de geselecteerde groep kan gewijzigd worden. b. De groep kan verwijderd worden. Het kan zijn dat het systeem een foutboodschap toont omdat de groep nog niet verwijderd mag worden. Eerst zullen dan andere onderdelen moeten worden verwijderd. c. De groepvakken, groepopmerkingen en rapportopmaak van de geselecteerde groep kunnen gekopieerd worden naar een andere groep via de kopieer configuratie functie. d. Er worden nieuwe tabs, subtabs, getoond: Leerkracht, Leerling, Vak en Rapportopmaak. De functionaliteit van deze tabs wordt hierna beschreven. Na het specificeren van groepen ziet het scherm voor de groep tab er als volgt uit: Op het scherm worden de volgende kolommen getoond: Naam naam van de groep. Door op de groepsnaam te klikken wordt de groep geselecteerd en worden de subtabs geactiveerd. Leerkrachten aantal leerkrachten wat aan de groep gekoppeld is. Door op het getal te klikken wordt de betreffende groep geselecteerd en wordt de leerkracht pagina voor de groep getoond. Leerlingen aantal leerlingen wat aan de groep gekoppeld is. Door op het getal te klikken wordt de 42

43 Vakken Opmerkingen Rapportopmaak betreffende groep geselecteerd en wordt de leerling pagina voor de groep getoond. geeft aan of er vakken aan de groep gekoppeld zijn. Door op ja/nee te klikken wordt de betreffende groep geselecteerd en wordt de vak pagina voor de groep getoond. geeft aan of er opmerkingen aan de groep gekoppeld zijn. Door op ja/nee te klikken wordt de betreffende groep geselecteerd en wordt de opmerking pagina voor de groep getoond. Opmerkingen zijn alleen aanwezig als de school van deze functionaliteit gebruik maakt. In bovenstaand voorbeeld dus niet. geeft aan of er een rapportopmaak aan de groep gekoppeld is. Door op ja/nee te klikken wordt de betreffende groep geselecteerd en wordt de rapportopmaak pagina voor de groep getoond Groep kopiëren Als op de groepen pagina een groep is geselecteerd en op de kopieer configuratie knop wordt geklikt dan wordt het volgende scherm getoond: In bovenstaand voorbeeld zullen gegevens van groep2 worden gekopieerd naar een te selecteren groep. In de dropdown staan alle groepen waarvoor nog geen configuratie voor is vastgelegd. Zodra er voor een groep vakken en/of opmerkingen zijn geselecteerd zal de groep niet meer in de dropdown getoond worden. De functie is gemaakt om de admin te ondersteunen in het vastleggen van dezelfde soorten groepen. Als een school bijvoorbeeld meerdere groepen 2 heeft dan is het zaak om voor één groep 2 alle vakken, opmerkingen, rapportopmaak juist te definiëren en als dat naar wens is kan deze configuratie worden gekopieerd naar de andere groepen 2. Maar het is natuurlijk ook mogelijk om de configuratie te kopiëren voor bijvoorbeeld groep 3 en nog een paar wijzigingen te maken Leerkracht aan groep koppelen. Door op de subtab leerkracht te klikken worden alle leerkrachten getoond. 43

44 Voor iedere leerkracht staat een checkbox. De leerkrachten waarvan de checkbox is aangevinkt zijn al gekoppeld aan de groep. Door één of meerdere leerkrachten mbv de checkbox aan te vinken worden deze aangevinkte leerkrachten gekoppeld aan de groep als op de wijzigen knop wordt geklikt Leerling aan groep koppelen. Door op de subtab leerling te klikken worden de leerlingen getoond die al aan de groep zijn gekoppeld en de leerling die nog niet aan een groep zijn gekoppeld. 44

45 Voor iedere leerling staat een checkbox. Door één of meerdere leerlingen mbv de checkbox aan te vinken worden deze aangevinkte leerlingen gekoppeld aan de groep als op de veranderen knop wordt geklikt. 5.3 Groepen vorig schooljaar verwijderen Moet nog beschreven worden. 5.4 Groepen aanmaken gebaseerd op vorig schooljaar Moet nog beschreven worden. 45

46 6 Vakken en groepvakken Aan het begin van het schooljaar moet de admin de vakken en groepvakken specificeren. 6.1 Vakken 46

47 Vakken moeten op het vakken scherm (Vak tab) onderhouden worden. Er wordt onderscheid gemaakt tussen hoofdvakken en subvakken. Bijvoorbeeld hoofdvak lezen met subvakken technisch, begrijpend etc. Als er subvakken zijn gespecificeerd, krijgen de leerlingen alleen maar beoordelingen voor de subvakken, niet voor het hoofdvak. Is er bij een hoofdvak geen subvak gespecificeerd, dan kunnen de leerlingen voor het hoofdvak beoordeeld worden. Op het vakken scherm worden alle vakken van de school gespecificeerd. Zoals het vak (omschrijving) gespecificeerd is verschijnt het ook op het rapport. Het kan dus ook zijn dat de omschrijving voor rekenen in groep 3 anders is dan in groep 8. In dat geval moet het vak rekenen dan ook 2 keer gespecificeerd worden. Helemaal links onderaan is een invoerveld om een nieuw hoofdvak te specificeren. Achter ieder hoofdvak is er een invoerveld om een nieuw subvak te specificeren. Klik op de veranderen knop om een nieuw hoofdvak en/of meerdere subvakken toe te voegen. Er kan 1 hoofdvak en meerdere subvakken tegelijkertijd worden toegevoegd. Een subvak kan verwijderd worden door de bijbehorende checkbox aan te vinken en op de verwijderen knop te klikken. Een hoofdvak kan verwijderd worden door de bijbehorende checkbox aan te vinken en op de verwijderen knop te klikken. De bijbehorende subvakken worden dan ook verwijderd. Er kunnen meerder sub/hoofd vakken tegelijk aangevinkt en verwijderd worden. Wordt een geselecteerd hoofd/subvak verwijderd dan kan het zijn dat het systeem een foutboodschap toont omdat het vak nog niet verwijderd mag worden. Eerst zullen dan andere onderdelen moeten worden verwijderd. Door op het icon te klikken kan de naam van het vak gewijzigd worden. Het volgende verschijnt: Na de wijziging moet ook nog op de veranderen knop geklikt worden om de wijziging definitief vast te leggen. 6.2 Groepvakken Een groepvak is een vak wat is toegewezen een groep. Hetzelfde vak kan aan meerdere groepen worden toegewezen. Om groepvakken te onderhouden moet de admin eerst de groep tab selecteren. Vervolgens de gewenste groep kiezen. In de sub tabs die dan verschijnen, moet de subtab vak geselecteerd worden. 47

48 Op het scherm worden alle hoofd- en subvakken getoond. Voor ieder vak staat een checkbox. Door de checkbox aan te vinken wordt aangegeven dat het vak een vak voor de groep is. Meteen als een vak wordt aangevinkt verschijnt achter het vak een selectielijst waaruit het cijfertype voor dat vak kan worden gekozen. 48

49 Er zijn een aantal situaties: - Wordt een hoofdvak zonder subvakken aangevinkt dan verschijnt voor dat hoofdvak de selectielijst met cijfertypes. - Wordt een hoofdvak met subvakken aangevinkt, dan worden meteen alle subvakken aangevinkt en verschijnt achter ieder subvak de selectielijst met cijfertypes. Uiteraard kunnen niet gewenste subvakken worden uitgevinkt. - Wordt een subvak aangevinkt, dan wordt meteen ook het bijbehorende hoofdvak aangevinkt. - Wordt een hoofdvak uitgevinkt dan worden ook de bijbehorende subvakken uitgevinkt. - Wordt een subvak uitgevinkt en er is geen enkel ander subvak voor het bijbehorende hoofdvak aangevinkt, dan wordt het hoofdvak ook uitgevinkt. 49

50 Voor ieder aangevinkt vak kan vervolgens dus het cijfertype worden gekozen: Er zijn een aantal mogelijkheden. Deze mogelijkheden zijn in paragraaf 4.6 Cijfers op pagina 33 beschreven. Het is mogelijk om verschillende cijfertypes te kiezen voor verschillende vakken. Wordt een vak uitgevinkt en zijn er voor dat vak al beoordelingen vastgelegd, dan kan het vak niet meer worden verwijderd als groepvak! Vaak zal het zo zijn dat het cijfertype voor alle vakken gelijk is. Om dit snel te specificeren kan in de onderste selectbox het gewenste cijfertype worden geselecteerd en vervolgens op de knop maak alle vakken het type cijfer: worden geklikt. Alle vakken krijgen dan hetzelfde cijfertype. Als uiteindelijk alle wijzigingen doorgevoerd zijn moet op de wijzigen knop worden geklikt. 50

51 7 Opmerkingen en groepopmerkingen Aan het begin van het schooljaar moet de admin de opmerkingen en groepopmerkingen specificeren. Afhankelijk van de keuze van de school wordt deze functionaliteit getoond of niet. T/m release 2.x voorzag Rapport4U in één Algemene Opmerking voor iedere rapport-periode. Dit bleek echter voor een aantal scholen niet voldoende. Daarom is de opmerking functionaliteit geïntroduceerd. Vanaf release 3.0 kiest een school voor de oude situatie (met slechts 1 Algemene Opmerking) of voor de nieuwe situatie (waarin Algemene en Vak gerelateerde Opmerkingen beschikbaar zijn). 7.1 Opmerkingen Opmerkingen moeten via het opmerkingen lijst scherm (Opmerking tab) onderhouden worden. Er wordt onderscheid gemaakt tussen vak gerelateerde opmerkingen en algemene opmerkingen. Een vak gerelateerde opmerking is altijd gerelateerd aan een hoofdvak. Op het opmerkingen scherm worden alle te maken opmerkingen van de school getoond. In het scherm zijn 3 acties mogelijk: - toevoegen van een vak gerelateerd opmerking. - toevoegen van een algemene opmerking. - onderhouden van een bestaande opmerking door op de opmerking zelf te klikken Vak gerelateerde opmerking Als op vak opmerkingen toevoegen knop op het opmerkingen lijst scherm wordt geklikt, wordt het volgende scherm getoond: 51

52 In de kies vak drop down staan alle hoofdvakken waarvoor nog geen vak gerelateerde opmerking voor is vastgelegd. Nadat er op een vak gekozen is kan op de toevoegen knop geklikt worden en wordt het opmerkingen lijst scherm weer getoond met de toegevoegde opmerking. Als in het opmerking lijst scherm op een vak gerelateerde opmerking wordt geklikt, wordt het volgende scherm getoond: De geselecteerde opmerking wordt getoond en er is een mogelijkheid om de opmerking te verwijderen. De opmerking mag echter niet aan een groep gerelateerd zijn, zoals in bovenstaand voorbeeld. Om in dat geval de opmerking toch te kunnen verwijderen moet de opmerking bij de desbetreffende groep(en) gedeselecteerd worden Algemene opmerking Als op algemene opmerkingen toevoegen knop op het opmerkingen lijst scherm wordt geklikt., wordt het volgende scherm getoond: 52

53 In de tekstbox moet de naam van de algemene opmerking worden gespecificeerd. Daarna kan op de toevoegen knop geklikt worden en wordt het opmerkingen lijst scherm weer getoond met de toegevoegde opmerking. Als in het opmerking lijst scherm op een algemene opmerking wordt geklikt, wordt het volgende scherm getoond: De geselecteerde opmerking wordt getoond en er is een mogelijkheid om de opmerking te verwijderen of de naam te wijzigen. De opmerking mag echter niet aan een groep gerelateerd zijn, zoals in bovenstaand voorbeeld. Om in dat geval de opmerking toch te kunnen verwijderen moet de opmerking bij de desbetreffende groep(en) gedeselecteerd worden. 7.2 Groepopmerkingen Een groepopmerking is een opmerking die gekoppeld is aan een groep. Dezelfde opmerking kan aan meerdere groepen worden gekoppeld. 53

54 Om groepopmerkingen te onderhouden moet de admin eerst de groep tab selecteren. Vervolgens de gewenste groep kiezen. In de sub tabs die dan verschijnen, moet de subtab opmerking geselecteerd worden. Op het scherm worden alle vak gerelateerde en algemene opmerkingen getoond die voor de school gedefinieerd zijn. Voor iedere opmerking staat een checkbox. Door de checkbox aan te vinken wordt aangegeven dat de opmerking een opmerking voor de groep is. Door het uitvinken de checkbox wordt een opmerking ontkoppeld van de groep. Als een groep opmerking moet worden verwijderd mogen er nog geen teksten ingevuld zijn voor leerlingen. Is dat wel het geval dan zal een fout boodschap getoond worden en zal men eerst alle opmerking teksten moeten verwijderen. Onder groep subtab rapportopmaak kan de volgorde van de opmerkingen op het rapport worden aangegeven alsmede een aantal eigenschappen worden gedefinieerd die te maken hebben met de opmaak van de Opmerkingen op het Rapport (zoals bijvoorbeeld: de eerste opmerk wordt op een nieuwe pagina getoond). 54

55 8 Rapport Een rapport is gebaseerd op een rapportconfiguratie. Een rapportconfiguratie geeft algemeen weer hoe het rapport er uitziet. De invulling van de vakken wordt per groep gedaan en is gebaseerd op de groepvakken (rapport opmaak). De cijfers voor een rapportperiode bepalen uiteindelijk de cijferlijst op het rapport. 8.1 Rapport configuratie De admin stelt de rapportconfiguratie samen. Er kan bijvoorbeeld een rapport configuratie zijn voor de onderbouw en één voor de bovenbouw. Via de tab rapport worden de bestaande rapport configuraties getoond. Zie bijgaand voorbeeld: Dit voorbeeld toont dat er twee soorten rapportconfiguraties zijn: configureerbare (geen speciale indicatie) en rapporttemplate bestanden (met de indicatie template ). De configureerbare rapportconfiguratie laat de gebruiker een groot aantal parameters invullen waarmee het vaste rapport formaat toch in ruime mate aangepast kan worden. Echter, dit heeft zijn beperkingen. Het rapporttemplate-bestand geeft meer mogelijkheden. Hiermee kan praktisch elke opmaak van het rapport gerealiseerd worden. De school levert een representatief voorbeeld van het gewenste rapport (voor elke groep zonodig apart) hetgeen door 4uIT omgezet wordt naar een rapporttemplate-bestand. Dit bestand dient dan als mal om voor elke leerling een rapport op te stellen conform het aangeleverde voorbeeld. De beschikbaarheid van RapportTemplate-bestanden wordt per school geactiveerd. Indien deze functionaliteit geactiveerd is, kan per Groep worden bepaald of men van de traditionele rapportconfiguratie gebruik maakt of van de nieuwe RapportTemplate-bestanden. Hierdoor kan men de functionaliteit gefaseerd invoeren. De volgende beschrijvingen lichten beide varianten van de rapportconfiguratie toe. 55

56 Er zijn 2 mogelijkheden om de gegevens van een rapport configuratie te onderhouden: 1. Door op de knop nieuw te klikken wordt het scherm rapport configuratie detail getoond. Hier kunnen gegevens van een rapport configuratie worden toegevoegd. Het kan zijn dat het systeem een foutboodschap toont omdat er relevante gegevens missen of dat er verkeerde gegevens zijn gespecificeerd. 2. Door op de naam van een rapport configuratie te klikken wordt het scherm rapport configuratie detail getoond met de gegevens van de geselecteerde rapport configuratie. Hier kunnen gegevens worden gewijzigd of kan de rapport configuratie worden verwijderd. Worden gegevens veranderd dan kan het zijn dat het systeem een foutboodschap toont omdat er relevante gegevens missen of dat er verkeerde gegevens zijn gespecificeerd. Wordt de rapport configuratie verwijderd dan kan het zijn dat het systeem een foutboodschap toont omdat de rapport configuratie nog niet verwijderd mag worden. Eerst zullen dan andere onderdelen moeten worden verwijderd. 56

57 8.2 Configuratie van een Rapportconfiguratie voor een vast formaat rapport Scherm voor een nieuw toe te voegen rapportconfiguratie: 57

58 Let op: ondertussen is het scherm uitgebreid met eigenschappen voor opmerkingen. Deze staan verderop beschreven. Uitleg van de verschillende scherm items: Naam Naam van de rapportconfiguratie (verplicht). Beschrijving Beschrijving van de rapportconfiguratie. Pagina grootte Rapport kan op A3, A4 of A5 formaat gemaakt worden. Oriëntatie Geeft aan of het rapport op (A4) papier in de breedte (liggend) of in lengte (staand) moet worden opgemaakt. Eén van de 2 moet gekozen worden. Rapport op 1 Geeft aan of het gehele rapport op 1 pagina geprint moet worden of niet. Dit pagina om te voorkomen dat de software het rapport over meerdere pagina s gaat printen. Aantal Hoeveel rapportperiodes er getoond moeten worden. rapportperioden Rapportaanhef De rapportaanhef geeft aan van wie het rapport is, welk jaar, etc. Door het aanvinken van de rapportaanhef checkbox wordt de rapportaanhef getoond. Er kan gekozen worden waar de rapportaanhef getoond moet worden: links, midden of rechts; boven of onder. Tenslotte kan aangevinkt worden welke items er in de aanhef getoond moeten worden: rapportnummer; schooljaar; groep; leerkracht en leerling. Ieder item is een regel. Logo Door het aanvinken van de logo checkbox wordt het logo getoond op het rapport. Er kan gekozen worden waar het logo getoond moet worden: links, midden of rechts; boven of onder. Afsluiting handtekening leerkracht Afsluiting handtekening ouder/verzorger Pagina nummering Vakken en cijfers kolommen Vakken en cijfers cijfers als vinkjes Kader rond vakken en cijfers Kolom breedte Als de checkbox handtekening leerkracht is aangevinkt zal er een tekst op het rapport verschijnen waar de leerkracht een handtekening kan zetten. Als de checkbox handtekening ouder/verzorger is aangevinkt zal er een tekst op het rapport verschijnen waar de ouder/verzorger een handtekening kan zetten. Als ja gekozen wordt, worden paginanummers geprint. Geeft aan over hoeveel kolommen de vakken en bijbehorende cijfers verdeeld moeten worden. Bij een staand rapport is er plaats voor misschien 2 kolommen. Bij een liggend rapport zullen er meerdere kolommen mogelijk zijn Geeft aan dat er op het rapport een vinkje gezet wordt onder het overeenkomstige plaatje. Bv bij het gebruik van smiley s heb je een sip kijkende, neutrale en lachende smiley. Afhankelijk van het cijfer wordt er dan een vinkje gezet onder de juiste smiley. Als ja gekozen wordt, worden kaders geprint rond vakken en cijfers Afhankelijk van het aantal gespecificeerde kolommen voor vakken en cijfers 58

59 Letter type Letter grootte cijfers, subvakken en commentaar Letter grootte aanhef vast Letter grootte aanhef variabel Letter grootte hoofdvak Letter grootte rapportperiode toevoegen knop terug knop bepaald het systeem een kolombreedte. Het kan zijn dat deze breedte niet naar wens is. Met specificeren van een positieve of negatieve waarde in dit veld kan de breedte van de kolom beïnvloed worden. De aanpassing heeft invloed op zowel de vakken als de rapportperiode. Een waarde van 50 maakt de kolom ongeveer 1 cm breder. Hier wordt het lettertype voor het gehele rapport gespecificeerd. Er kan uit een aantal lettertypes geselecteerd worden. Is het gewenste lettertype er niet bij, laat het 4uIT weten. Specificeert de grootte van de karakters waarmee subvakken, cijfers en commentaar op het rapport getoond worden. De aanhef bestaat uit een vast en variabel gedeelte. Het vaste gedeelte is linkse gedeelte van de aanhef. Deze specificatie beschrijft de tekstopmaak van het vaste deel van de aanhef. Niet alleen de lettergrootte kan worden gespecificeerd, maar ook of karakters vet of schuin getoond moeten worden. De aanhef bestaat uit een vast en variabel gedeelte. Het variabele gedeelte is rechtse gedeelte van de aanhef. Deze specificatie beschrijft de tekstopmaak van het variabele deel van de aanhef. Niet alleen de lettergrootte kan worden gespecificeerd, maar ook of karakters vet of schuin getoond moeten worden. Deze specificatie beschrijft de tekstopmaak van het hoofdvak. Niet alleen de lettergrootte kan worden gespecificeerd, maar ook of karakters vet of schuin getoond moeten worden. Als de achtergrond aangevinkt is wordt de achtergrond van het hoofdvak donker grijs getoond. Deze specificatie beschrijft de tekstopmaak van het rapportperiode. Niet alleen de lettergrootte kan worden gespecificeerd, maar ook of karakters vet of schuin getoond moeten worden. Klik op knop om de nieuwe rapportconfiguratie toe te voegen. Klik op knop om terug te gaan naar het vorige scherm. Vervolg rapport configuratie scherm opmerkingen de eigenschappen die voor opmerkingen gespecificeerd kunnen worden zijn de default waarden die bij het vastleggen van groepopmerkingen in de rapportopmaak automatisch ingevuld worden. 59

60 ruimte boven opmerking kader tonen breedte box aantal regels lege ruimte op het rapport boven de opmerking toon wel of niet een kader om een opmerking de breedte van de opmerking ruimte op het rapport de hoogte van de opmerking ruimte op het rapport 8.3 Configuratie van een Rapportconfiguratie voor een RapportTemplate bestand Achtergrond Een RapportTemplate-bestand is een pdf document. Dit bestand ziet er uit als een gewoon rapport waarbij op de plaats van de tekst die varieert per rapport (zoals de naam van de leerling, vaknamen, cijfers, opmerkingen, e.d.) variabelen opgenomen zijn die automatisch ingevuld worden wanneer een rapport voor een leerling wordt aangemaakt. Dit pdf document wordt door 4uIT aangemaakt door een technische conversie uit te voeren op een Microsoft Word, Excel of Open Office 3.x document naar een specifiek pdf formaat. Dit RapportTemplate-bestand (pdf document) wordt dan voor de betreffende school in de applicatie opgenomen opdat de admin die voor een groep als rapportconfiguratie kan aanwijzen. Enkele bijzonderheden: - Er kunnen meerdere RapportTemplate bestanden voor een school beschikbaar gesteld worden. - Eén RapportTemplate-bestand kan door meerdere groepen als rapportconfiguratie ingesteld worden maar elke groep kan ook een eigen RapportTemplate-bestand hebben. - RapportTemplate-bestanden en traditionele rapportconfiguraties kunnen door elkaar gebruikt worden. - Uiteraard is het raadzaam om de introductie van een RapportTemplate-bestand aan het begin van een schooljaar uit te voeren i.p.v. halverwege het jaar om plotselinge verandering van de rapport layout te voorkomen. - Men kan een RapportTemplate bestand geïsoleerd uittesten: bijvoorbeeld op een dummy groep of op een testomgeving van 4uIT. - 4uIT kan in ruime mate ondersteuning bieden met het opstellen van het voorbeeld rapport. Naar verwachting wordt het opstellen van de definitieve RapportTemplate bestand een interactie tussen school en 4uIT. - 4uIT streeft er naar om op termijn de school zelf de RapportTemplate aan te laten maken. Vanwege de technische complexiteit van de conversie van voorbeeldrapport naar RapportTemplate-bestand is dat helaas nog niet mogelijk. 60

61 8.3.2 Rapportconfiguratie voor een RapportTemplate-bestand onderhouden Een Rapportconfiguratie voor een RapportTemplate-bestand kan men aanmaken, aanpassen of verwijderen als men op de knop klikt in het overzicht van de Rapportconfiguraties of op een van de namen van een rapportconfiguratie die als indicatie (template) heeft. Zie onderstaand voorbeeld: Het volgende scherm wordt getoond: In de combo box kiest men het RapportTemplate-bestand dat voor uw school door 4uIT opgenomen is in de applicatie: in dit voorbeeld Template_BovenbouwV04.pdf. De andere velden spreken voor zich. 61

62 8.3.3 Printen van een rapport o.b.v. een RapportTemplate-bestand Het printen van een rapport o.b.v. een RapportTemplate-bestand voor één of alle leerlingen geschiedt op dezelfde wijze als voor een traditionele rapportconfiguratie. Er is geen verschil Mogelijkheden en onmogelijkheden van een RapportTemplate-bestand. M.b.v. de RapportTemplate functionaliteit is vrijwel elke opmaak van het Rapport mogelijk. Zo kan men zelf bepalen waar de Opmerkingen geplaatst worden: aan het eind van de cijferlijsten of achter de cijfers van elk vak, kan men achtergrond kleuren en logo s gebruiken, zelf het font bepalen, een titel-pagina opnemen, e.d. De mogelijkheden zijn legio. Echter, er zijn enige beperkingen, inherent aan het gebruik van een mal als de RapportTemplate. Waar men rekening mee dient te houden is: - Men moet vooraf de grootte bepalen van de velden en tabellen. Hierdoor kan het gebeuren dat die te klein zijn wanneer de waarden van het Rapport te veel herhalen. Definieer de velden zo groot mogelijk en gebruik zo min mogelijk borders om de velden. - De cijfers worden door het programma voor elke leerling ingevuld in de RapportTemplate. Het cijfer zelf wordt dus opgemaakt door het programma en niet door de RapportTemplate. Uiteraard: men kan in het programma zelf kiezen welke vorm een cijfer-opmaak krijgt en als dat tekort schiet kan 4uIT verzocht worden nieuwe vormen van cijferopmaak toe te voegen. - Het aantal type variabelen is beperkt tot datgene wat door 4uIT vooraf ingeschat is als nuttige informatie op het rapport. Mocht dat onvoldoende zijn en de informatie is in principe beschikbaar in het systeem dan zal 4uIT het aantal variabelen uitbreiden. 62

63 8.4 Rapport opmaak Voor iedere groep gaat de admin kijken hoe de gespecificeerde groepvakken en groepopmerkingen het beste op het rapport getoond kunnen worden. Dit kan nog een flinke klus zijn als alles op één A4-tje getoond moet worden. Maar er kan ook voor gekozen worden om een rapport over meerder pagina s te maken. Wordt gebruik gemaakt van een pdf template dan moeten vakken en opmerkingen alleen in de juiste volgorde worden gezet. De admin selecteert de groep en klikt daarna op de subtab rapportopmaak. Op het rapportopmaak scherm worden alle groepvakken getoond. Er moet een rapportconfiguratie uit de selectielijst gekozen worden. Vervolgens kan er met de hoofd en subvakken geschoven worden door op de rode pijlen te klikken. Om te kijken hoe het rapport geprint gaat worden kan op de voorbeeld knop geklikt worden. Er wordt dan een pdf document gemaakt wat in een nieuw browser window getoond wordt. De admin kan nu zien of het rapport naar wens is. Als het rapport nog niet goed is, kan er weer geschoven worden met de vakken. Net zolang tot het goed is. Tenslotte moet wel de verander knop geklikt worden om de rapportopmaak vast te leggen in het systeem. 63

64 Als gebruik gemaakt wordt van de opmerkingen functionaliteit moeten de opmerkingen ook op volgorde gezet worden en de eigenschappen van de opmerkingen worden vastgelegd. Door op de opmerkingen knop te klikken worden de geselecteerde groep opmerkingen getoond: De volgende acties zijn op deze pagina mogelijk: - door op de pijlen te klikken kan de volgorde van de opmerkingen op het rapport bepaald worden. - door op de wijzigen knop te klikken wordt de getoonde volgorde vastgelegd. - door op een opmerking te klikken wordt de opmerking karakteristieken pagina getoond. Opmerking detail pagina: 64

65 Op deze pagina kunnen karakteristieken per opmerking vastgelegd worden. Deze karakteristieken worden gebruikt om de opmerkingen op het rapport te vast te leggen. Een aantal worden ook gebruikt op de pagina waar de opmerking voor de leerling wordt ingevuld. Een aantal karakteristieken hebben een default waarde zodat ze niet iedere keer ingevuld hoeven te worden. Uiteraard kunnen deze default waarden overschreven worden. Deze default waarden kunnen vastgelegd worden in de rapport configuratie die gekozen is voor de groep. Als een opmerking voor een groep wordt geselecteerd worden meteen de default karakteristieken vastgelegd. Wordt daarna een default karakteristiek in de rapport configuratie gewijzigd, dan heeft dat geen invloed meer op de reeds geselecteerde opmerking. De volgende gegevens worden getoond op het karakteristieken scherm: Opmerking De naam van de opmerking waarvoor de karakteristieken worden getoond. Rapport periodes Als deze checkbox is aangevinkt wordt voor iedere rapport periode deze opmerking getoond. Naam opmerking Als deze checkbox is aangevinkt wordt de naam van de opmerking wordt op het rapport bij de opmerking getoond. Naam rapport periode Als deze checkbox is aangevinkt wordt de naam van de rapport periode wordt op het rapport bij de opmerking getoond. Pagina Als deze checkbox is aangevinkt wordt de betreffende opmerking op een nieuwe rapport pagina gezet. Ruimte boven Met het specificeren van een getal kan de lege ruimte boven de betreffende opmerking op het rapport gedefinieerd worden. Kader Als deze checkbox is aangevinkt wordt er een kader om de opmerking op het rapport 65

66 geprint. Grootte textarea Met het invullen van het aantal kolommen en regels wordt de grootte van de textarea bepaald waarin de leerkracht de opmerking voor de leerling kan invullen. Het idee is dat deze textarea grootte overeenkomt met de hoeveelheid ruimte die voor de opmerking op het rapport is voor zien. Door op de wijzigen knop te klikken worden de karakteristieken voor de opmerking vastgelegd. 66

67 9 Leerling login De Rapport4U applicatie kent ook de mogelijkheid voor leerling en ouders om mee te kijken naar de cijfers gedurende het jaar. Dit is functionaliteit voor iedere school in of uit geschakeld kan worden. Dit in of uitschakelen van de applicatie wordt door 4uIT gedaan. Het login mechanisme is gelijk aan dat van leerkrachten. Op het leerling detailscherm moet bij het opvoeren van een nieuwe leerling een logincode en een wachtwoord worden gespecificeerd. De admin moet er voor zorgen dat de leerling/ouders de beschikking over de logincode en wachtwoord krijgen. Het is ook zinvol om een adres te specificeren voor het geval dat het wachtwoord vergeten is. Want ook de admin kan het wachtwoord niet meer achterhalen. Na het inloggen, krijgt de leerling het volgende scherm te zien: Automatisch wordt de rapport periode getoond die open is (de huidige). Als er meer rapport periodes beschikbaar zijn worden de namen getoond en door op een naam te klikken worden de cijfers voor die rapport periode getoond. 67