Werkinstructie Mutatieformulier

Transcriptie

1 Werkinstructie Mutatieformulier Inleiding Het nieuwe mutatieformulier wordt door diverse medewerkers binnen De Zorgggroep gebruikt om mutaties in het zorgproces door te geven aan de administratie. Naast wijzigingen, die intern van belang kunnen zijn (zoals een wijziging in het bezoekpatroon van de dagactiviteiten) worden via dit formulier ook wijzigingen doorgegeven, die wij als zorgaanbieder verplicht bij het zorgkantoor moeten melden. Deze wijzigingen zijn in het formulier te vinden onder AZR mutaties. Belangrijk is, dat de zorgteams/zorgafdelingen de volgende meldingen voor het zorgkantoor tijdig (binnen 3 werkdagen) en juist doorgeven: Het starten van de zorg Een nieuwe indicatie Een herindicatie (ook al is de cliënt doorlopend in zorg) Een wijziging op een bestaande indicatie (voorbeeld: einddatum van de indicatie wordt aangepast) Het beëindigen van de zorg binnen het eigen team of afdeling Een overplaatsing naar een andere zorgaanbieder Het overlijden van een cliënt Het formulier is zodanig gemaakt, dat bepaalde velden verplicht ingevuld moeten worden. Deze velden zijn gemarkeerd met een sterretje. Als niet alle verplichte velden zijn ingevuld, dan kan het formulier ook niet ingediend worden. Het formulier openen Het nieuwe mutatieformulier is te vinden binnen intranet kopje P&P formulieren. Klik vervolgens op de link MutatieformulierZorg. Het formulier wordt nu geopend. Invullen van het formulier De 3 velden Soort zorg, Invuller en Regio zijn altijd verplicht. Selecteer hier meteen de juiste gegevens. Voor de Geriatrische Revalidatie Zorg (GRZ) zijn ook specifieke velden opgenomen. Daarvoor moet de optie Verblijf worden gekozen. De soort zorg én de regio bepaalt, naar welke afdeling het formulier wordt verzonden. Je ziet dat aan het adres, dat in de grijze balk (naast regio) verschijnt. Meldingen die naar Productadministratie & Planning (P&P) gaan, zijn te herkennen aan het adres clientele.pp@dezorggroep.nl. Functioneel Beheer RS Pagina 1

2 Als je ook andere afdelingen wilt informeren over deze mutaties, dan kun je evt. aanvullende adressen invullen in een optioneel veld. Gebruik je meerdere adressen, dan dienen die gescheiden te zijn door puntkomma s. Helaas is het niet mogelijk om bij de optionele adressen gebruik te maken van distributielijsten (zoals je dat in Outlook hebt). TIP: als je bij de optionele adressen je eigen adres invult, dan ontvang je zelf ook een kopie. Deze kun je vervolgens via Outlook weer gemakkelijk doorsturen naar andere contactpersonen en ook naar leden van een distributielijst (mailgroep). Vervolgens ga je verder met een blok, waarin de cliëntgegevens aangegeven worden. Aan de hand van deze gegevens kan de administratie de juiste cliënt opzoeken in het cliëntregistratiesysteem. Vul minimaal de volgende gegevens in: Cliëntnaam + geboortedatum Cliëntnaam + BSN Je kunt ook aan de sterretjes zien, dat deze gegevens verplicht zijn. Onder dit blok cliëntidentificatie zie je een blok, waarin de wijzigingen in de zorg aangegeven kunnen worden. De inhoud van het blok is afhankelijk van de keuze soort zorg, die je eerder hebt aangegeven. De wijzigingen in de zorg zijn steeds te verdelen in: AZR mutaties (zaken, die we bij het zorgkantoor moeten melden) Wijzigingen in de structurele zorgafspraken (die voornamelijk intern van belang zijn) Plaats altijd een vinkje voor gegevens, waarvan je een wijziging wilt melden. Als voorbeeld zie je hieronder het blok zorgmutaties voor verblijf. Functioneel Beheer RS Pagina 2

3 Bij het melden van een start zorg, einde zorg of mutaties plaats je een vinkje voor de juiste regel (zie 1 in bovenstaande figuur). Standaard wordt dan een korte toelichting getoond, die je evt. weer uit kunt zetten (zie 2 in bovenstaande figuur). Afhankelijk van het vinkje, dat je steeds vóór de regel plaatst, worden achterliggende velden verplicht. Bij sommige velden kun je extra regels toevoegen. Als voorbeeld zie je hieronder de uitbreiding op een Zorgzwaartepakket (ZZP) met behulp van privaatzorg. De cliënt kan bovenop zijn/haar ZZP één of zelfs meerdere producten bijkopen. Elk product wordt met een aparte regel aangegeven: Het resultaat ziet er dan bijvoorbeeld zo uit: Heb je per ongeluk een regel toegevoegd, dan kun je die ook weer verwijderen. Ga hiertoe in de regel staan, die je wilt verwijderen. Er verschijnt nu een knop. Je krijgt dan 3 opties te zien. Klik op de laatste optie ([xxx] verwijderen). De betreffende regel wordt dan verwijderd. Functioneel Beheer RS Pagina 3

4 Vanaf zijn er ten behoeve van de GRZ specifieke velden opgenomen. Deze zijn zichtbaar, wanneer bij soort zorg verblijf is aangegeven. Indien er sprake is van dagbehandeling GRZ, dan wordt bij soort zorg dagactiviteiten gekozen. Wanneer men dan kiest voor een nieuw bezoekpatroon óf wijziging in een bestaand bezoekpatroon, dan kan met een vinkje worden aangegeven, dat dit een GRZ cliënt betreft. Mutaties basisgegevens Naast zorgmutaties is het ook mogelijk om wijzigingen in de basisgevens door te geven. Het gaat hierbij om de volgende soorten wijzigingen: Wijzigen cliëntbasisgegevens (adres etc.) Wijzigen partnergegevens van een cliënt Toevoegen van cliëntgegevens (met name bedoeld, voor cliënten die nog niet in ONS staan) Toevoegen van partnergegevens Overlijden van een partner Tot slot kunnen ook wijzigingen in cliëntrelaties via het formulier worden doorgegeven. Je vindt deze optie in het laatste deel van het formulier. Let erop, dat je bij het wijzigen van cliëntrelatiegegevens zowel de oude gegevens vermeldt alsook de nieuwe. Maak hiertoe twee regels aan (zoals in onderstaand voorbeeld). Het is voor de administratie anders niet duidelijk, welke cliëntrelatie aangepast moet worden. Functioneel Beheer RS Pagina 4

5 Een kopie voor eigen gebruik maken Voordat je het ingevulde formulier indient, kun je eventueel voor eigen gebruik een kopie opslaan in de vorm van een PDF bestand. Klik hiervoor op het pijltje naast het printer icoontje van Internet Explorer. Kies voor Afdrukken Selecteer de printer PDF Creator en klik op Afdrukken Het volgende dialoogvenster verschijnt: Vul de juiste Documenttitel (bestandsnaam) in en klik op Opslaan. Functioneel Beheer RS Pagina 5

6 Dan verschijnt er weer een dialoogvenster, waarmee je het bestand daadwerkelijk kunt opslaan in een door jou gekozen map. Nadat je op Opslaan hebt geklikt, wordt Adobe Reader automatisch met een kopie van het mutatieformulier geopend. Indienen Als de benodigde gegevens correct zijn ingevuld, dan kan het originele formulier (dus niet de kopie in PDF formaat) worden ingediend. Klik hiertoe op de knop Indienen. De gegevens worden dan verstuurd naar de juiste administratie. En indien je ook extra adressen hebt ingevuld in het optionele veld, dan ontvangen zij een CC. Zie ook de TIP op pagina 2 van deze werkinstructie. Probleem Outlook Collega s, die een kopie (cc) ontvangen in Outlook, ervaren problemen bij het printen van het formulier. Pagina 1 wordt namelijk maar voor de helft geprint. Pagina 2 wordt wel normaal afgedrukt. Dit heeft te maken met een fout (bug) in Outlook. Er wordt nog gezocht naar een oplossing voor dit probleem. Tot slot Mochten er nog vragen over deze formulieren zijn, stuur dan een mail naar helpdesk@dezorggroep.nl onder vermelding van het onderwerp vraag aan P&P over het mutatieformulier zorg Functioneel Beheer RS Pagina 6