Plan van aanpak Ouder met ICT

Transcriptie

1 Plan van aanpak Ouder met ICT PROJECTLEIDER: BART DE KONING, JEFFREY CAMPHENS PROJECTNUMMER: 1.0 VERSIE : 0.1(CONCEPT) DATUM : 23 MEI 2016 AUTEUR: BART DE KONING, JEFFREY CAMPHENS Tuindersweg 101 Postbus 1232 mail: [email protected] 2676 BG Maasdijk Tel:

2 Inhoudsopgave Inleiding... 3 Algemeen... 4 Inhoud... 5 Achtergronden... 5 Projectnaam... 5 Opdrachtgever... 6 Opdrachtnemer... 6 Het project en de organizaite... 7 De projectopdracht... 8 Doel... 8 Resultaat... 8 Huidige situatie... 8 Gewenste c.q. situatie... 8 Relatie met andere projecten... 8 Projectactiviteiten... 9 Standaard... 9 Meerwerk Projectgrenzen Projectgrenzen Bereik Randvoorwaarden & beperkingen Kwaliteit DE PROCUCTEN Algemeen Software Servers Randapparatuur Interfaces Tools Cursussen Planning Randvoorwaarden Externe afhankelijkheden Projectplanning Risico s

3 Bijlage Bijlage A -Planning Bijlage B COMPONENTENOVERZICHT Bijlage C - PROTOCOL VAN ACCEPTATIE ACCORDING

4 INLEIDING Dit plan van aanpak is geschreven naar aanleiding van de vraag van Nederland Ouder, om ouderen een beter leven te geven met behulp van ICT. Dit plan van aanpak bestaat uit elf delen. Het eerste deel is de inleiding, dit geeft een beeld van wat er verwacht kan worden van dit plan van aanpak. Het tweede deel geeft globale informatie over het project zoals de projectnaam, opdrachtgever en opdrachtnemer en de daarbij horende overeenkomsten. Het derde deel geeft inzicht in de projectactiviteiten zoals het doel, het resultaat, de huidige, gewenste en nieuwe situatie. Ook de relaties met andere projecten zullen hier aan bod komen. Het vierde deel gaat over de projectactiviteiten. Hierin bespreken we de rol die wij, als ICTHUISZORG vervullen tijdens dit project, en tijdens het samenwerken met andere bedrijven. Het vijfde deel gaat over de projectgrenzen, hierin staat duidelijk wat wij wel, en niet doen. Door het ondertekenen van dit plan van aanpak gaat u akkoord met deze grenzen. Het zesde deel gaat over de producten die wij gebruiken, leveren maar ook de documentatie ervan. In het zevende deel zal de kwaliteit van onze service besproken worden. Als u informatie nodig heeft over de contactpersonen van ICTHUISZORG, of ander aspecten van de organisatie kunt u de gegevens vinden in het achtste deel. Zoals elk goed bedrijf hebben wij een strakke planning. In het negende deel zal zich een planning bevinden die gebruikt is om dit project te realiseren. In het elfde hoofdstuk van het plan van aanpak zijn de eventuele bijlages zoals de planning en de Accordering verwerkt. Ook zijn in dit hoofdstuk de risico`s beschreven dit geeft een overzicht van de tot nu toe onderkende bedreigingen ten aanzien van het project met voorgestelde tegenmaatregelen, de kans van optreden en de mate van negatief effect op het project. 3

5 ALGEMEEN Dit plan van aanpak beschrijft hoe wij dit project gaan leiden en aanpakken, hoe de taken verdeeld worden, wie wat doet en de daarbij horende voorwaarden. Het Plan van Aanpak is tot stand gekomen na overleg met zowel intern betrokken personen als externe betrokkenen. De betrokken partijen in deze zijn: Nederland Ouder, als opdrachtgever van het project; ICTHUISZORG, als begeleider en uitvoerder van het project zoals dit beschreven staat in dit Plan van Aanpak. Het Plan van Aanpak behelst de installatie van de producten die vermeld staan in de offerte bekend onder het projectnummer 1.0, waarvoor opdracht gegeven door Nederland Ouder op 12 Mei

6 INHOUD Dit Plan van Aanpak dient duidelijkheid te verschaffen voor uitvoering van de installatie en implementatie van de daarbij horende web en offline applicatie Het Plan van Aanpak bevat de volgende hoofdstukken: 1. Inleiding 2. Achtergronden 3. De projectopdracht 4. Projectactiviteiten 5. Projectgrenzen 6. De producten 7. Kosten en baten 8. Risico`s Daarnaast wordt een los vel meegeleverd waarop door de betrokken partijen voor akkoord getekend kan worden. ICTTHUISZORG draagt de verantwoordelijkheid van dit project zoals het in dit Plan van Aanpak beschreven staat na accordering van de opdrachtgever, mits er aan alle randvoorwaarden voldaan is door de partijen die hiervoor verantwoordelijk zijn. Bij de oplevering zal ook gecontroleerd worden op de functionaliteiten zoals deze in dit plan zijn vastgelegd. ACHTERGRONDEN PROJECTNAAM De naam van dit project is: Ouder met ICT wij hebben voor deze naam gekozen omdat wij het als ICTHUISZORG belangrijk vinden dat ouderen gezond ouder kunnen worden met behulp van ICT. 5

7 OPDRACHTGEVER Opdrachtgever namelijk, Nederland Ouder heeft dit project uitbesteed aan ICTHUISZORG. Nederland ouder gelegen te Maasdijk bestaat sinds 1980, de contactinformatie is als volgt: Adres Tuindersweg BG Maasdijk Website Contactinformatie Tel: Postbus: 1232 Fax: Contactpersonen Hoofd afdeling verzorging Mark Zuckerberg ( ) Hoofd afdeling communicatie Aishwarya de Leeuw ( ) Hoofd afdeling financiën Meneer Panama Paper ( ) OPDRACHTNEMER Opdrachtnemer namelijk, ICTTHUISZORG verzorgt dit project voor Nederland Ouder. ICTTHUISZORG ouder gelegen te Rotterdam bestaat sinds 1999, de contactinformatie is als volgt: Adres Normalemensenstraat AB Rotterdam Website Contactinformatie Tel: +31(0) Postbus: 1234 Fax: Contactpersonen Hoofd afdeling buitenlandse zaken Mauro Soarex ( ) Hoofd afdeling klantenservice Abraham Server ( ) Hoofd afdeling financiën Rob Kotilainen ( ) 6

8 HET PROJECT EN DE ORGANIZAITE Wij zijn ICTHUISZORG gevestigd in Rotterdam, Normalemensenstraat AB. Wij voeren dit project uit voor het bedrijf Nederland Ouder, de verantwoordelijkheid voor dit project ligt bij Bart de Koning en Jeffrey Camphens. Het project komt voort uit onvrede over de zorgkosten, wij van ICTHUISZORG willen dezen kosten drukken door ICT hulpmiddelen te integreren in de zorg. Doormiddel van deze hulpmiddelen kunnen ouderen beter en goedkoper geholpen worden en communiceren. Het is voor Nederland Ouder de eerste keer dat het bedrijf begint aan een ICT project. Belanghebbende van dit project zijn ICTHUISZORG, Nederland overheid, Nederlandse Overheid en de cliënten van Nederland Ouder. Alle bedrijven investeren in dit project om er vervolgens voordeel uit te halen voor alle partijen. Nederland Ouder, ICTHUISZORG en de Nederlandse overheid investeren geld en middelen in dit project. Voor het geïnvesteerde geld zal Nederland Ouder hun wensen (Beschreven in plan van aanpak) geleverd krijgen. Ook heeft dit project risico s, zo kan het project uitlopen op de planning en zo duur worden. Ook kan het dat er aan het begin een bug in de software zit, dit kan problemen geven. Om dit te voorkomen houden wij de planning strak aan en testen wij de software veelvoudig voordat het uitgegeven zal worden. Door het zetten van een ondertekening gaat Nederland Ouder akkoord met het plan van aanpak. 7

9 DE PROJECTOPDRACHT DOEL De titel van het plan van aanpak vertelt het eigenlijk al :ouder met ICT, het is dus de bedoeling dat we met dit project producten ontwikkelen die het makkelijker maken om ouder te worden. Deze producten zijn ook beschreven in het plan van aanpak. Met deze producten kunnen ouderen beter communiceren en efficiënter geholpen worden, en zo makkelijker ouder worden. RESULTAAT Offline applicatie, namelijk een offline inlogmodule. Webapplicatie/website. o Banner o Eigen template o Noodknop met live videoverbinding in geval van nood, deze geeft informatie weer van de cliënt aan de zorgverlener in geval van nood. Huidige situatie. o Mogelijkheid om te kunnen bloggen. Een mooie huisstijl die vertrouwen en vernieuwing uitstraalt. HUIDIGE SITUATIE De huidige situatie van Nederland Ouder is als volgt, de site is verouderd. De banner is niet uitnodigend en komt niet vertrouwelijk over. Ook is er voor de ouderen geen mogelijkheid om in geval van nood direct contact op te nemen met de zorgverleners. En als er enige vorm van contact wordt gelegd is dit meestal niet genoeg om de situatie goed vast te stellen. Ook heeft Nederland Ouder op het moment van schrijven nog geen mogelijkheid om te bloggen. GEWENSTE C.Q. SITUATIE De ouderen voelen zich beter thuis, de uitstraling van het bedrijf is uitnodigend en modern, ook is de communicatie beter met onder anderen een blog functie. De patiëntgegevens staan veilig in een offline module opgeslagen zodat deze niet gehackt kunnen worden. In geval van nood hebben de cliënten een noodknop, met deze knop kunnen ze direct via een videoverbinding hulp vragen aan een verpleger/verpleegster. Deze verpleger/verpleegster kan hierbij direct de gegevens van de cliënt inzien. RELATIE MET ANDERE PROJECTEN Op dit moment is dit het eerste ICT project voor Nederland Ouder, er is dus nog geen relatie met een ander project. 8

10 PROJECTACTIVITEITEN STANDAARD De uit te voeren standaard werkzaamheden zijn: Domotica Onderzoeksvragen opstellen. Informatie opzoeken. Indelen van de informatie. Verslag maken. Uitzoeken welk CMS we gaan kiezen. Plan van aanpak maken Projectomschrijving maken. Eisen en wensen van de opdrachtgever opsommen. Benodigde kennis en materialen opsommen. Planning maken in MS Project. Persoonlijk ontwikkelingsplan maken. Informatieve website maken Schets maken van de te ontwikkelende website. Site map bijhouden. Offline inlogmodule programmeren in C#. De keuze van het CMS presenteren. Eigen template ontwikkelen en beschrijving opleveren. Overig Banner voor de website ontwerpen. Wekelijkse voorgangsrapportage maken. Testformulier invullen. Product na laten kijken door een andere groepje. Instructie schrijven voor de website. Reflectieverslag n.a.v. POP m.b.v. de STARR-methode. Evaluatieverslag maken. Noodknop maken met de daarbij horende site. 9

11 MEERWERK De werkzaamheden die niet standaard door ICTHUISZORG zullen worden uitgevoerd, worden beschouwd als meerwerk. Dit meerwerk zal, indien van toepassing, op basis van nacalculatie in rekening worden gebracht of door middel van een aanvullende aanbieding. In het onderstaande overzicht staat een aantal van dergelijke werkzaamheden vermeld: Internetverbinding voor tablets. Tablets voor ouderen. Servers opzetten en inrichten. Materieel, bijvoorbeeld de fysieke noodknop. Plaatsing fysiek materieel. PROJECTGRENZEN PROJECTGRENZEN Wij, ICTHUISZORG zullen tijdens dit project alleen de taken uitvoeren die genoemd zijn als standaard uit te voeren taken. De taken die beschouwd zijn als meerwerk zullen niet tijdens dit project worden uitgevoerd door ICTHUISZORG. Taken die op deze grens liggen zoals het instaleren van camera`s bij Nederland Ouder zullen niet worden uitgevoerd tijdens dit project door ICTHUISZORG. BEREIK De begindatum van dit project is 18 mei 2016, als deze datum opschuift zal het project later klaar zijn en zal er een nieuwe planning gemaakt moeten worden, dit zal extra kosten met zich meebrengen en het project vertragen. De einddatum van dit project is 25 Mei 2016, de deadline kan dus verschuiven als het project vertraagd word door interne of externe problemen, we hopen de planning waar mogelijk is strikt te bewaken. 10

12 RANDVOORWAARDEN & BEPERKINGEN Bij de uitvoering van een project is het noodzakelijk om duidelijke randvoorwaarden vast te leggen, zodat bij alle betrokken partijen duidelijkheid is onder welke condities er gewerkt zal worden en waaraan voldaan moet worden. Voor de goede werking van de geboden oplossing zijn de volgende opmerkingen en algemene randvoorwaarden van toepassing: Uitgangspunten: Om dit project succesvol te laten verlopen zijn er voorwaarden nodig, als er niet aan deze voorwaarden word voldaan is er kans dat het project niet succesvol word voltooid. De randvoorwaarden zijn als volgt: Algemeen o Indien in dit Plan van Aanpak strijdigheden staan ten opzichte van het Nederland Ouder-contract prevaleert de formele opdracht, tenzij anders overeengekomen. Omgevingsspecificaties o Het zal noodzakelijk zijn om over een internetverbinding te moeten beschikken tijdens dit project. Spanningsvoorziening o Er moet beschikking zijn over netstroom om de producten te kunnen laten werken, tijdens en na dit project. Installatiebepalingen o Er moet een ruimte zijn om de door Nederland Ouder gewenste producten te kunnen instaleren. o Elke week word er vergaderd o We krijgen gegevens en handleidingen over het huidige systeem o Er moet een budget komen waarmee wij onze werk kunnen uitvoeren o Het kan zijn dat er een storing ontstaat in het server. o Een wijziging in de samenstelling van onze projectgroep o Er kan een onvoldoende motivatie ontstaan bij een project lid o Er kan een langdurige afwezigheid ontstaan Tegenmaatregels Om storingen te voorkomen gaan we uitgebreid testen We zijn een bedrijf, het is mogelijk om een nieuw personeel toe te voegen in onze werkomgeving Tijdens onze wekelijkse besprekingen zorgen wij voor dat ieder werknemer zijn moeilijke vragen kunt stellen zodat zijn kennis weer bijgevuld kan worden. Als er een communicatie probleem ontstaat met de directeur is het de bedoeling dat onze projectleider het overneemt 11

13 KWALITEIT Tijdens dit project is het erg belangrijk dat er kwaliteitsbewaking plaatsvind. Onder deze kwaltijdsbewaking verstaan wij als ICTHUISZORG, Per stap in onze planning controleren wij alles vooral wij de opdracht inleveren. Het definitief project wordt uitvoerig getest door een externe partij. Het op te leveren product word getest op geschiktheid voor de doelgroep van Nederland Ouder. Proceskwaliteit o Vakbekwaamheid o Geschikte procedures o Gebruik methode projectmanagement. Gebruik van (Microsoft Project) planning om alle deadlines zo strikt mogelijk te houden. Gebruik van professionele software pakketten van Adobe en Microsoft. Terugkoppeling aan het einde van het project. 12

14 DE PROCUCTEN ALGEMEEN Het project is onder te verdelen in een aantal elementaire punten: Software Servers Randapparatuur Interfaces Tools Cursussen SOFTWARE Adobe Illustrator CS6 Adobe Muse CS6 Adobe Photoshop CS6 Adobe Acrobat Reader DC Brackets / Notepad++ / Atom (o.i.d.) MS Word 2013 MS PowerPoint 2013 MS Excel 2013 MS Project Professional 2013 MS Outlook 2013 XAMPP / MAMPP / AMPP (o.i.d.) Microsoft Visual Studio 2015 Filezilla Client WordPress SERVERS Hostingpakket + domeinnaam Lokale server (XAMPP / MAMPP / AMPP) RANDAPPARATUUR 2+ laptops / computers SMARTboard INTERFACES Internet browser (Google Chrome, Firefox, Safari, etc.) TOOLS USB-stick Externe HDD CURSUSSEN MOS PowerPoint Specialist MOS Word Specialist MOS Excel Specialist MS Project Professional C# Cursus (les) 13

15 PLANNING RANDVOORWAARDEN Aan de volgende randvoorwaarden dient te zijn voldaan om onderstaande planning te kunnen halen: benodigde resources beschikbaar conform aanvraag. Tijdige besluitvorming. Genoeg speling in de planning. EXTERNE AFHANKELIJKHEDEN Voor de internet verbinding, servers, camera`s en tablets zijn wij afhankelijk voor een derde partij, al deze niet tijdig kan leveren zal ons project ook uitlopen en de deadline verschuiven. PROJECTPLANNING Zie bijlage voor planning in MS-Project. RISICO S De volgende tabel geeft een overzicht van de tot nu toe onderkende bedreigingen ten aanzien van het project met voorgestelde tegenmaatregelen, de kans van optreden en de mate van negatief effect op het project (aangegeven op een schaal van 1 tot 5). De laatste kolom geeft het risico aan (kans*effect). Op deze wijze kan gefundeerd worden afgewogen welke bedreigingen de meeste aandacht of resources verdienen. Tijdens het project wordt deze lijst voortdurend bijgehouden in een risicologboek, met een uitgebreidere beschrijving van de risico s. Toevoeging van bedreigingen of andere wijzigingen worden gemeld in de voortgangsrapportages. Bedreiging Tegenmaatregel Kans Effect Risico Plan van aanpak net tegen de deadline pas af. Extra resources beschikbaar stellen (meer werkuren)

16 BIJLAGE Bijlagen A - Planning Bijlagen B - Componentenoverzicht Bijlagen C - Protocol van acceptatie BIJLAGE A -PLANNING De planning is te downloaden op de site van Nederland Ouder: Link U logt in door 123 te typen en verbolgens op enter te drukken. BIJLAGE B COMPONENTENOVERZICHT Netwerkapparatuur: Systeem Netwerkaparatuur word niet geleverd door ICTHUISZORG Microsoft Windows (10) Systeemsoftware: Dell latitude E5550 Laptop Samsung Galaxy Tab S2 Tablets Randapparatuur: Samrtbord Muis Toetsenbord Touchscreen Applicatiesoftware: Microsoft Windows 10 Android 6.1 Adobe Illustrator CS6 Adobe Muse CS6 Adobe Photoshop CS6 Adobe Acrobat Reader DC Brackets / Notepad++ / Atom (o.i.d.) MS Word 2013 MS PowerPoint 2013 MS Excel 2013 MS Project Professional 2013 MS Outlook 2013 XAMPP / MAMPP / AMPP (o.i.d.) Microsoft Visual Studio 2015 Filezilla Client WordPress 15

17 BIJLAGE C - PROTOCOL VAN ACCEPTATIE De punten zoals beschreven in hoofdstuk XX "XX" zijn in de onderstaande tabel opgenomen. Tijdens de oplevering zal op deze punten worden gecontroleerd. Acceptatiepunt Akkoord Opmerkingen wel niet 1. Reflectieverslag n.a.v. POP m.b.v. de STARRmethode 2. Evaluatieverslag van het project (sjabloon) 3. Presentatie van de CMS + keuzen hiervan 4. Instructiehandleiding website 5. Ingevulde en ondertekend testformulier 6. Realisatie site volgens eisen met schetsontwerp 7. Beschrijving eigen ontwikkelde template 8. Banner 9. voorbereidingsdocumenten, planning (met wekelijkse voortgangsreportage), wensen & eisen,projectomschrijving en verslag domotica 10. Proefopstelling noodknop met camera 11. Proefopstelling noodknop met camera (2-tal) 12. gecombineerd Functioneel en Technisch ontwerp Overige opmerking: Bovenstaande eisen zijn nodig om project succesvol te eindigen. Gezien namens: Paraaf gezien: Datum gezien: Nederland Ouder Bart de Koning ICTHUISZORG 16

18 ACCORDING Wanneer men akkoord gaat met de inhoud van dit Plan van Aanpak, dan verzoeken wij u vriendelijk deze pagina ondertekend te retourneren naar ICTHUISZORG. Projectomschrijving : Ouder met ICT Projectnummer : 1.0 Versie : 1.0 Ondergetekenden verklaren zich akkoord met de inhoud van dit Plan van Aanpak. Nederland Ouder Wilbert de Leeuw Directeur Datum : Plaats : ICTHUISZORG Bart de Koning Jeffrey Camphens Datum : Plaats: 17