Integrated Management System (IMS)

Transcriptie

1 Integrated Management System (IMS) Het IMS combineert methoden en instrumenten om aan de eisen te voldoen van de verschillende betrokken domeinen binnen Corporate Governance. Als manager wordt u dagelijks geconfronteerd met nieuwe informatie en harde feiten over uw bedrijf of uw omgeving. Dit kan direct of indirect van invloed zijn op het bereiken van uw doelstellingen. Bent u altijd in staat om de complexe afhankelijkheden tussen strategische doelstellingen, risico s, kansen, projecten enz. te herkennen? Kunt u deze altijd nauwkeurig inschatten? Bent u op tijd om de effecten (kansen en risico s) te identificeren en de noodzakelijke acties te nemen en hier zo optimaal mogelijk van te profiteren? STRATandGO biedt u de mogelijkheid om uw management informatie te delen, te beheren en te presenteren vanuit één systeem. Zo kunt u direct de effecten van individuele veranderingen bepalen. Integratie met kwantitatieve operationele data (analyses en budgettering) is ook mogelijk. Iedere manager wordt voortdurend geconfronteerd met een overvloed van vragen over het realiseren van de strategische doelstellingen: Werkt onze strategie wel? Met welke risico s worden we geconfronteerd? Herkennen we onze kansen wel? Zijn we op schema met onze strategische projecten? Laten onze kengetallen goede vooruitgang zien? Zijn onze werkzaamheden duurzaam? Hoe kunnen we de prestaties van onze informatietechnologie meten? Wordt het niet hoog tijd om alle relevante informatie samen te voegen in EEN management systeem dat in staat is om strategische vragen te beantwoorden en dat de wisselwerking tussen individuele management data en andere management prestatie data, cijfers en kengetallen weergeeft? Dit alles kan beschikbaar zijn in een systeem onafhankelijk waar u bent, of op welk moment dan ook, snel in een oogopslag met meerdere drill-down opties. Eenvoudig Duidelijk Overzichtelijk STRATandGO is de eerste volledig geïntegreerde management oplossing die een systematische aanpak biedt voor het koppelen van individuele onderdelen van een management systeem met elke andere omgeving die u bepaalt. Zo zal deze systematische oplossing individuele risico s / kansen koppelen aan de strategische doelen. Tevens zullen uw lange termijn doelstellingen integreren met uw strategische doelstellingen. Bovendien is STRATandGO volledig configureerbaar naar de wensen en behoeften van de klant zonder risico van release comptabiliteit. Het effect op de total cost of ownership is daarom zeer positief. Indien u gebruik maakt van andere management informatie, rapportages of systemen, kunnen deze volgens onze logica volledig geïntegreerd worden in de STRATandGO totaaloplossing. Zelfs de modernste enterprise resource planning (ERP) oplossingen zijn alleen in staat om maar een aantal van de bovenstaande vragen te bevestigen, waarbij u dan een langdurige en ingewikkelde route dient te bewandelen om aan de gewenste antwoorden te komen. De meeste management informatie wordt geleverd in gefragmenteerde vorm, en de huidige ERP-oplossingen bieden geen integrale beoordeling van de gevolgen. Deze fragmenten moeten daarna zorgvuldig handmatig worden ingevoerd in een samenvattingdocument of -sheet. Hierbij komt telkens het verhoogde risico op fouten naar voren, of kunnen belangrijke effecten over het hoofd gezien worden. Alle noodzakelijke compilaties van belangrijke management informatie dienen bovendien periodiek verricht te worden gedurende de diverse fases van de rapportage. Dit is naast foutgevoelig tevens tijdrovend en onnodig duur. Elk individueel management systeem kan worden opgehaald via een voor elke klant specifiek gemaakt startscherm. Het hele informatiesysteem is verbonden via een centraal invoerpunt geheel naar de eisen van de klant. Centraal in deze mogelijkheid is de kruisverbinding van de belangrijkste prestatie-indicatoren en -initiatieven, waardoor een geconsolideerde samenvatting op een scherm wordt getoond. 1 / 6

2 Balanced Scorecard Strategische oriëntatie en toezicht op de uitvoering van de strategie zijn van fundamenteel belang voor elk bedrijf. Een integraal instrument voor management en control is de balanced scorecard (BSC), dat bij uitstek geschikt is voor het presenteren en bewaken van de strategie van het bedrijf. Op de lange termijn kan geen enkel BSC-gebaseerd systeem met succes worden geïmplementeerd en operationeel worden gemaakt zonder efficiënte software. STRATandGO stelt u in staat om uw BSC geheel naar eigen inzichten aan te passen inclusief kengetallen, grafie- ken, actiepunten en andere indicatoren. U heeft een vrije keuze van de weergave, die volledig compatible is met uw huisstijl en met uw eigen eisen en wensen. Uw BSC perspectieven, strategische doelstellingen, ken getallen enz. zijn volledig geïntegreerd met andere STRAT andgo oplossingen. Dit geeft u een compleet beeld van uw strategische doelen, bijvoorbeeld met de bijbehorende risico s, kansen, strategische projecten, enz. Onze BSC oplossing is gecertificeerd door de Balanced Scorecard Collaborative Inc. (Kaplan en Norton). Afbeelding: BSC strategische doelstellingen met bijbehorende strategische risico s Afbeelding: uittreksel van een sustainability scorecard Sustainability Scorecard Tegenwoordig zijn langere termijn doelstellingen net zo belangrijk voor de management strategie als de operationele en strategische doelstellingen. In deze context houdt duurzaamheid meer in dan de comptabiliteit met de omgeving. Duurzame actie betekent het juiste evenwicht tussen socialen, economische en ecologische doelen binnen de middellange tot lange termijn vooruitzichten. STRATandGO integreert de duurzaamheiddoelstellingen en presenteert ze als onderdeel van het hele management systeem. Bewaak uw specifieke kengetallen, meetwaarden, kans / risico combinaties, of geplande of lopende projecten, enz. tegen uw gedefinieerde duurzaamheiddoelstellingen. Beoordeel of het bereiken van uw lange termijn doelen in lijn is met uw individuele ideeën en doelstellingen. Duurzaamheiddoelstellingen waaronder gemeten hoeveelheden voor een specifiek streven naar duurzame ontwikkeling 2/6

3 Risk and Opportunity Management Een monitoring systeem voor een vroegtijdige herkenning van potentiële risico s met controle en transparantie is niet alleen een vereiste van de huidige wetgeving. Risico Management (RM) maakt ook deel uit van de taken als zorgplicht en nauwkeurigheid van iedere ondernemer. Professionele RM is systematisch beheer van de risico s. Als zodanig vormt het de basis van corporate control gericht op waarde en winst. Met STRATandGO bereikt u een uitstekende transparantie in uw risico management, en linkt u de risico s aan vroegtijdige waarschuwing indicatoren, maatregelen, projecten, contracten, interne controle processen of andere klantspecifieke factoren. Integreer uw vastgestelde risico s met uw strategische doelstellingen (bijvoorbeeld BSC), met uw strategische planning van uw bedrijf (risico berekening) of met andere management informatie. Net als met de risico s, kunt u ook uw strategische kansen in het systeem vastleggen en evalueren. Ten aanzien van de integratie in de STRATandGO totaal oplossing, opportunity management is in alle opzichten gelijk aan risico management. Onze risico management oplossing werd ontwikkeld in samenwerking met PwC Zwitserland. STRATandGO TM biedt u de volgende voordelen Het toont u welke kansen en risico s van beslissende invloed zijn bij het bereiken van uw bedrijfsdoelstellingen Het helpt u bij de meting van de maximaal mogelijke en acceptabele risico s voor uw bedrijf Het documenteert uw eisen voor het accepteren, meten, regelen en monitoren van kansen en risico s Het toont het effect en de waarschijnlijkheid dat geïdentificeerde kansen en risico s zullen optreden Het toont niet alleen de onderkenning en controle van de risico s individueel, maar laat ook zien hoe deze op elkaar inwerken Het zorgt ervoor dat gekende kansen en risico s zijn gekoppeld aan uw organisatie-eenheden en -processen Het ondersteunt een dynamische evaluatie van kansen en risico s, door de automatische herziening en aanpassing van de relevante management strategie Het maakt gebruik van communicatie tools ter verbetering van het interne proces van kans- en risicomanagement Het is flexibel, transparant en individueel configureerbaar. Afbeelding: RM strategische risico s van een klantspecifieke risicocategorie, inclusief een risico raster Kansen en risico s kunnen worden onderverdeeld in een aantal verschillenden (klantspecifieke) groeperingen (Vb. categorie, schade aan imago, risico-eigenaren, enz.) Elke groepering vormt de basis voor de presentatie van een specifieke risico matrix. 3 / 6

4 Project Portfolio Management Het economische systeem stelt voortdurend de complexiteit van eisen bij aan die van de bedrijven. De snelheid van veranderen neemt van jaar tot jaar toe. Als gevolg hiervan, starten bedrijven steeds meer projecten of programma s op die, voor zover mogelijk, hun aanpak van korte en middellange termijn veranderingen structureren. STRATandGO project portfolio management stelt u in staat om het strategische belang en voordelen van alle lopende en geplande projecten te beoordelen. Dit creëert een goede basis voor de selectie van de juiste projecten middels visuele (project grid) en waarde gebaseerde data en presentaties. Het doel van project portfolio management is om het besluitvormingsproces te structureren zodat voor de komende projecten optimaal gebruik wordt gemaakt van de schaarse middelen. Project portfolio management maakt het ook mogelijk om de in het besluitvormingsproces geselecteerde projecten te managen. Project management wordt noodzakelijk omdat enkele taken uit de organisatie alleen doeltreffend kunnen worden behandeld middels professioneel project management. Als management taak is project management onderverdeeld in project definitie, uitvoering van het project en project besluitvorming. De doelstellingen zijn als volgt: Projecten juist plannen en sturen Beperken van de risico s Benutten van kansen Projectdoelen bereiken in termen van kwaliteit, deadline en gebudgetteerde kosten Deze doelstellingen kunt u precies bereiken, met een indrukwekkende transparantie en geheel volgens uw eisen, met de STRATandGO geïntegreerde project management oplossing. STRATandGO biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid van beheer van strategische projecten, risicovermindering of kans benutting van lopende projecten, of alle andere type projecten binnen een systeem. Tevens kunt u deadlines en kosten bewaken, net als gelinkte of individuele taken of mijlpalen, tot project risico s en kansen. U beheert uw project risico s/kansen in de geïntegreerde risico/kan oplossing, met alle mogelijke configuraties. Afbeelding: PPM project portfolio met gedetailleerde informatie van een specifiek project. Elke individuele taak / mijlpaal kan periodiek worden geëvalueerd in termen van halen deadlines of kosten. Risico s, kansen of acties kunnen worden gekoppeld aan elke taak. 4 / 6

5 Geïntegreerd Dashboard Gewenste uittreksels uit de verschillende uitgebreide management oplossingen kunnen worden gecombineerd in visueel aantrekkelijke dashboards. Deze management dashboards bieden informatie voor alle betreffende managementlagen. Elke manager krijgt precies de relevante informatie die voor hem of haar van strategisch belang is. Afbeelding: geïntegreerd dashboard De drill-down functie, direct benaderbaar van het relevante dashboard, maakt het voor elke gebruiker mogelijk om gedetailleerde informatie op te vragen van de afgesproken doelen, projecten, risico s, enz. Uitgebreide extra opties zoals grafieken, sub-dashboards, periodieke toelichtingen, of links naar een documenten system, zijn aanvullende allround informatie opties die beschikbaar zijn vanuit een dashboard. Samenvatting van de belangrijkste informatie uit de balanced scorecard, risico management, en project management in een dashboard. Meer geïntegreerde oplossingen Interne Controle Systeem Samen met risicomanagement maakt het interne controle systeem (ICS) een belangrijk onderdeel uit van een effectieve corporate governance binnen het bedrijf. Veel landen hebben wettelijke vereisten die de aanwezigheid en de effectiviteit van een intern controle systeem noodzakelijk maakt. STRATandGO ondersteunt iedereen die betrokken is, van managers tot staf en toezichthoudende organisaties, in de nakoming van deze verplichtingen. U kunt alle relevante processen en controles vastleggen, en bekijk de naleving van de vereiste periodieke controles door derden. Tevens kunt u alle controles die gebrekkig bleken verder documenteren. Met onze ICS oplossing heeft u een controle van uw inventaris met de evaluatie van de effectiviteit, maar ook de traceerbaarheid, inclusief eventuele conclusies. Planning voor noodsituaties In het kader van operationele continuïteit, is bij crisismanagement noodzakelijk dat de concepten, de planning en implementatie van maatregelen worden beheerd zodat de uitvoering van de operatie, met name de kernprocessen, verder gaat. Het STRATandGO noodplan biedt een optionele checklijst, waarmee regelmatig de diverse werkfasen voor noodplannen kunnen worden geëvalueerd en gepresenteerd in het systeem. De individuele noodmaatregelen kunnen worden gekoppeld aan de risico s, projecten enz.. Hierdoor kan de geplande procedure periodiek gevolgd worden om voorbereid te zijn op een mogelijk worst-case scenario. Dit kan in het systeem worden gevisualiseerd met verkeerslichten of soortgelijke functies. 5 / 6

6 Met STRATandGO kunnen alle relevant data op het STRATandGO analyse platform beschikbaar komen. De ETL (extraction-transformation-loading) tool importeert data van een bronsysteem en schrijft deze in een doelsysteem. Met open en flexibele architectuur functioneert DIMEX als een universele koppeltool voor alle gestructureerde gegevensbronnen. STRATandGO voor Efficiënte Performance Management Software Solutions Consulting PROCOS Professional Controlling Systems AG ontwikkelt de STRATandGO Software Suite sinds Met deze softwareoplossing, worden bedrijven in alle groottes en sectoren succesvol ondersteund in hun corporate performance management. Onze Business Oplossingen bieden met basisconfiguraties en een accessoires toolset een breed scala van mogelijke toepassingen voor specifieke en zeer complexe eisen. Onze business consultancy adviseurs stellen alles in het werk om de best mogelijke integratie van de software te realiseren in de IT landschappen van de klanten, en om gebruikers tevreden te stellen in hun specialistische gebieden. STRATEGIE MANAGEMENT Balanced Scorecard Strategie implementatie en KPI management Holistische risico- en opportunity management Project portfolio management Strategische planning IT process performance management PLANNING EN BUDGETING Verkoopplanning, kostenplanning, logistieke planning, human-resource planning Geprognotiseerde balans, winst- en verliesrekening, cash flow Multidimensionele planning Top-down/bottom-up planning processen Forecasts, rolling forecasts Simulaties DATA ANALYSE Multidimensionele analyse van omzet, kosten, hoeveelheden enz. Plan/budget vergelijkingen ABC analyses Simulaties What-if scenarios REPORTING/MIS Financiële rapportages Interactieve cockpits/dashboards Data visualiseringen PROCOS Professional Controlling Systems AG Gewerbeweg 15 PO Box 1125 FL-9490 Vaduz Telefoon Telefax PROCOS Benelux B.V. Herengracht 142 NL-1015 BW Amsterdam Telefoon www. stratandgo.nl 6 / 6