Mobiliteitsscan. Voestalpine WBN BV. Uitgebracht aan : Dhr. Andries Rinsma. Uitgebracht door : Dhr. Robin Pot. Datum : 29 mei 2013

Transcriptie

1 Mobiliteitsscan Voestalpine WBN BV Uitgebracht aan : Dhr. Andries Rinsma Uitgebracht door : Dhr. Robin Pot Datum : 29 mei 2013 Referentie Agentschap : MOV Inhoud Hoofdstuk 1: Inleiding...2 Hoofdstuk 2: Slim Werken...3 Hoofdstuk 3: Slim reizen...5 Hoofdstuk 4: Slotwoord...8 Versie : 1.0 Nummer : WBN/RP/

2 Hoofdstuk 1: Inleiding Achtergrond Tijdens de Industriële Revolutie was de productiecapaciteit van (laaggeschoolde) medewerkers de reden om te sturen op een zo hoog mogelijke "aanwezigheid". De huidige 9-5 mentaliteit komt daar ook nog steeds vandaan. Tegenwoordig zijn de medewerkers goed geschoold, willen zich graag ontplooien en hebben een duidelijke behoefte aan eigen verantwoordelijkheid en flexibiliteit. Deze mobiliteitsscan laat zien welke mogelijkheden er binnen Slim Werken, Slim reizen voor uw organisatie zijn om optimaal gebruik te maken van de huidige beschikbare middelen. Hiervoor is een vragenlijst gebruikt om zoveel mogelijk advies op maat te kunnen geven. De scan is volledig gesubsidieerd door het Rijk, waarmee zij het belang onderstreept. Graag bespreken wij deze mobiliteitsscan met u, zodat wij de belangrijkste punten kunnen omzetten in een Plan van Aanpak. Wij wensen u heel veel succes en plezier met dit onderwerp toe! Pagina 2 van 8

3 Hoofdstuk 2: Slim Werken Slim werken is samen te vatten als het tijds- en plaatsonafhankelijk inzetten van medewerkers. Uit onderzoek blijkt dat Slim omgaan met je personeel 75% van de innovatiekracht van het MKB-bedrijf oplevert, de omzet met 20% verhoogt en voor een winstgroei van 10% zorgt. Daarnaast is het van groot belang om de juiste werknemers meer te bieden dan alleen een goed salaris. Zeker de jonge generatie is op zoek naar een werkomgeving die aansluit bij een goede verhouding in de balans tussen werk en privé. Welke middelen staan er tot uw beschikking? Hierbij een greep uit de mogelijkheden die volgens ons voor uw bedrijf toepasbaar zijn: Zelfroosteren In Nederland een betrekkelijk nieuw fenomeen, maar reeds in gebruik bij o.a. GVB en NedTrain. Hierbij wordt op basis van "vraag en aanbod" gewerkt, waarbij werknemers veel meer worden ingezet op de momenten dat het nodig is. Met de juiste software kan een afdelingshoofd de gevraagde bezetting in kaart brengen, en kunnen de medewerkers "intekenen" op betreffende diensten. In het Plan van Aanpak kunnen we verder ingaan op de voorbereidingen (creëren van draagvlak, juiste software, informatievoorziening, gelijke kansen etc.) om dit tot een succes voor werkgever én werknemer te maken. Resultaatgericht werken De grootste verandering van Slimmer Werken zit in de drie V's: Vertrouwen, Vrijheid en Verantwoordelijkheid. Door met de medewerkers resultaat afspraken te maken, is de behoefte om medewerkers van 9-5 te laten werken ook kleiner. Daarbij is het uiteraard van groot belang om de afspraken volgens een vast format en SMART vast te leggen Dit vraagt wel om een andere stijl van leiding geven, die echter prima is aan te leren. Ook de beschrijving van wat er nu eigenlijk van iedereen wordt verwacht een zeer leerzame exercitie, die veel houvast geeft aan beide kanten. Ook zullen de functioneringsgesprekken gestructureerder verlopen, aangezien er een veel beter houvast is. In het Plan van Aanpak gaan we verder in op de te nemen stappen, de te gebruiken formulieren en de training aan leidinggevenden. Hierbij wordt veel aandacht besteed aan het tijds- en plaatsonafhankelijk werken. Laat de medewerkers het zelf bedenken Voor het slagen van de invoering van Slimmer Werken is een draagvlak onder de medewerkers van groot belang. Vandaar dat wij ook adviseren om hen in een vroeg stadium erbij te betrekken, en te vragen wat zij nou belangrijk vinden in hun werk. Hierbij is het goede informatie van belang, en het volgende stappenplan te volgen: 1. Neem de tijd om de mensen voor te bereiden. Zet zelf de eerst stappen, geef geleidelijk aan meer verantwoording en bouw dat uit als blijkt dat zij er goed mee om kunnen gaan Pagina 3 van 8

4 2. Laat ze zelf Slimmer Werken als oplossing bedenken. Geef je medewerkers de kans om zelf na te denken over de huidige belemmeringen. Geef mensen die nu al een andere tijd hanteren het woord en laat de voorbeelden spreken. 3. Organiseer ontmoetingen met bedrijven die al veel verder zijn. In de praktijk zien hoe andere bedrijven dat hebben aangepakt werkt veel beter dan zelf een verhaal houden over "hoe het zou moeten" 4. Implementeer stap voor stap. De ervaring bij andere bedrijven leert dat geleidelijke invoer de grootte kans op succes biedt. Stel de juiste tools beschikbaar Om goed in te kunnen spelen op de vraag naar flexibele inzet van medewerkers is het beschikbaar stellen van de juiste tools onmisbaar. Denk daarbij aan de volgende zaken: Zorg voor benaderbaarheid van alle benodigde gegevens. Dit kan op vele manieren, maar de tendens gaat steeds meer naar "in the Cloud" oplossingen. Hierbij heeft de ondernemer geen eigen IT omgeving meer, maar staat alles op een externe server en is toch bereikbaar voor de daarvoor geautoriseerde personen. Een goed voorbeeld hiervan is Google apps waar steeds meer bedrijven toe overgaan. Naast de bereikbaarheid speelt ook de kostenbesparing een belangrijke rol, aangezien er niet of nauwelijks IT kosten meer zijn. In het Plan van Aanpak kunnen wij beschrijven hoe dit voor uw organisatie zou kunnen werken. BYOD (Bring Your Own Divice) : Zorg er voor dat medewerkers zelf kunnen kiezen welk apparaat het meest geschikt is. Zo zal de één voldoende hebben aan zijn smartphone, maar kan een ander meer uit de voeten met een tablet of zelfs een laptop, afhankelijk van de informatie die verwerkt moet worden. Zorg voor een juiste werkplek thuis. Ook hieraan zijn bepaalde Arbo eisen gesteld. In het Plan van Aanpak kunnen we hier nader op in gaan door een proces voor te stellen die er voor zorgt dat iedere medewerker op de juiste manier aan informatie kan komen en bewerken. Daarnaast laten we zien hoe je het proces rondom de thuiswerkplek in goede banen kan leiden. Pagina 4 van 8

5 Hoofdstuk 3: Slim reizen Met de invoering van Slimmer Werken is de stap naar Slimmer Reizen een logische. In dit Hoofdstuk laten we zien wat de mogelijkheden zijn voor uw organisatie, en hoe we hier in een vervolgplan op in kunnen gaan. Huidige stand van zaken Modal Split De modal split is hieronder weergegeven. De modal split is de verdeling over verschillende vervoersmodaliteiten zoals leaseauto, autovergoeding en fiets: Vervoersmiddel Aantal % Landelijk % Bedrijfsauto 6 12% 25% Eigen auto 31 65% 30% OV - trein/bus 11 23% 10% Fiets / Scooter 0 0% 26% Lopen 0 0% 9% Uit de modal split wordt duidelijk dat er relatief veel medewerkers met de eigen auto naar het werk komen. Met een reistijd van slechts 15 minuten van het dichtstbijzijnde station zit hier nog wel ruimte voor verbetering in. Daarnaast komt er niemand met de fiets. Dit kan worden gestimuleerd door invoering van het fietsenpkan, waardoor er fiscaal vriendelijk een fiets ter bschikking kan worden gesteld. In het Plan van Aanpak kunnen wij hier verder op ingaan. Pagina 5 van 8

6 Stimuleren van zuiniger en bewuster rijgedrag Hiervoor geven wij twee voorbeelden om op te pakken: 1. Monitoren brandstofverbruik. Ervaring leert dat monitoring inclusief een maandelijkse update al leidt tot enige brandstofbesparing (ca. 2%) door bewustwording. Voor de leaseauto s worden de kilometers al geadministreerd. Indien de gereden kilometers naast de brandstofkosten worden neergelegd kan een goed beeld worden verkregen van het verbruik per medewerker. Daarnaast kan dit nog verder gestimuleerd worden door de introductie van een dashboard (welke web based is) en per medewerker toegankelijk met een eigen login. 2. Nog interessanter kan het zijn om een competitie zuinig rijden te organiseren waarin een combinatie wordt gemaakt van het meten van brandstofverbruik, training en een competitie-element waarmee een blijvend effect kan worden verkregen. Wij bevelen hiervoor het Greendriver programma aan. In het Plan van Aanpak kunnen wij hier uitgebreid op ingaan om met name de besparingsmogelijkheden af te zetten tegen de investering, en daarbij gelijk de winst op milieugebied te laten zien. Stimuleren zuiniger wagenpark Bij het publiceren van deze scan is wel aangegeven dat er alleen bedrijfsauto s met A en B labels zijn. De onderverdeling is echter bij ons nog niet bekend. Van de privé auto s zijn er nog geen gegevens ter beschikking gesteld. Label A/B 6 B C D E F Aantal Er zijn eenvoudige manieren om medewerkers te stimuleren om in een zuinige auto te rijden. Zo kan er een bonus/malus op de labels gezet worden, zodat medewerkers direct geld verdienen bij een zuinigere auto, en de werkgeven natuurlijk ook door lagere maandlasten. Naast restricties op labels zou er ook nog gekeken kunnen worden naar restricties op absolute uitstoot. Dit is een eerlijker systeem, wat ook beter aansluit op het fiscale bijtellingregime. In het Plan van Aanpak kunnen wij hier een verder voorstel voor uitwerken. Pagina 6 van 8

7 Stimuleren van alternatieve vervoersmiddelen De trein. Nu alle Intercity's zijn uitgerust met WiFi is de trein tevens een mobiele werkplek geworden. Daarnaast biedt de NS ook zeer aantrekkelijke abonnementen aan, zoals de NS Business Card. Hiermee reis je met 20% korting in de daluren, en kun je gebruiken voor de Fyra, taxi's, OV-fiets, NS Scooter en Greenwheels huurauto's. Bijkomend voordeel is de maandelijkse factuur, dus geen gedoe meer met declaraties. De fiets. Er is een mooie fiscale regeling die de stimulering van fietsen beoogt. Meer informatie hierover is te vinden op: Het is wel raadzaam om een fietsenstalling ter beschikking te stelllen die ruim genoeg is. Verder kan er gedacht worden aan het opzetten van een pool voor elektrische fietsen. De OV-fiets een mooie regeling voor medewerkers die vanaf een station naar het werk reizen. Bij de implementatie van de maatregelen wordt er in ieder geval een elektrische fiets aan u geleverd als stimulans om het elektrisch rijden verder gestalte te geven! Carpoolen. Er zijn diverse landelijk sites die het carpoolen sterk vereenvoudigen. Zo is er Carpooldate.nl, maar is er bijvoorbeeld ook op de ANWB site een uitgebreide tool aanwezig. Deelauto's. Er zijn diverse landelijk werkende bedrijven die deelauto's aanbieden. Een lidmaatschap van bijvoorbeeld GreenWheels of Wheels4all hierop zorgt voor een invulling van tijdelijke behoefte aan vervoer per auto. In het Plan van Aanpak zullen we de mogelijkheden uitwerken die het best passen bij uw onderneming. Onderweg afspreken in plaats van op kantoor Er kunnen veel kilometers en uren bespaard worden door slim af te spreken met collega's en klanten. Er is een scala van mogelijkheden hiervoor, wat het nut dan ook aantoont. Een paar voorbeelden: Youpsa: Een onlime tool om tussen twee plekken de beste meetingpoints te vinden Smart Working Centers: Organisaties als Swung House en Igluu: door heel Nederland waarbij je alleen betaald voor de uren dat je er gebruik van maakt Ook kan je gebruik maken van diverse handige on-line tools om afspraken handig te managen: Pagina 7 van 8

8 Bupp: slimme reserveringtool om werknemers en bezoekers naar een locatie te laten reizen. De tool regelt vervoer (OV of huurauto), parkeerplaats etc incl. vervoersbewijzen Go About en Traffical: dit programma plant o.a. je reistijd en zet deze direct in Outlook. Daarnaast zijn er ook nog mogelijkheden om de mobiliteit uit te besteden aan gespecialiseerde bedrijven als: ForenZo: Biedt scala van mobiliteitsdiensten aan waarmee een goed inzicht in reisgedrag verkregen wordt. Hiermee kan individueel ook beter gestuurd worden, en daarmee de reiskosten verlagen sqoot: leasemaatschappij voor gemotoriseerde tweewielers MobilityMix: Helpt met individuele mobiliteitsoplossingen en budgetten, en heeft daarvoor een aantal pakketten ter beschikking Hoofdstuk 5: Slotwoord Met deze scan hebben wij een aantal mogelijkheden laten zien om op een duurzamere manier te kijken naar de aspecten binnen Sim Werken, Slim Reizen. De aspecten die u het meest aanspreken kunnen wij verder uitwerken in een Plan van Aanpak, welke eveneens gesubsidieerd is. Wij hopen in ieder geval te hebben bijgedragen aan een duurzame start! Uw adviseur: Robin Pot Pagina 8 van 8